pedoman pengadaan barang dan jasa nomor : 20 / … · petunjuk teknis dan keberadaanya ada 1 di...

PEDOMAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

E-PROCUREMENT PT PEGADAIAN (PERSERO)

LAMPIRAN PERATURAN DIREKSI

NOMOR : 20 / BISNIS III / 2015

TANGGAL : 20 MEI 2015

TGL. BERLAKU : 20 MEI 2015

Pengesahan

Halaman | 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

1. Sistem E-Procurement atau pengadaan barang/ jasa secara elektronik melalui internet di

Indonesia pada perspektif lingkungan BUMN dipercaya sebagai alat/instrument untuk

mewujudkan good governance terutama dalam pengadaan barang/jasa, karena

diharapkan akan meningkatkan efisiensi biaya, efektifitas, waktu siklus yang lebih cepat,

meningkatkan transparansi, meningkatkan persaingan yang sehat dan meningkatkan

akuntabilitas perusahaan.

2. Bahwa dengan situasi dan kondisi internal dan eksternal perusahaan yang semakin

dinamis diperlukan suatu tools guna memberikan kesempatan yang seluas-luasnya

kepada penyedia barang/jasa untuk bersaing secara sehat dalam pengadaan

barang/jasa pada PT Pegadaian (Persero).

3. Tuntutan terhadap penggunaan teknologi memberikan dampak pada penyedia barang/

jasa semakin mudah mengakses sehingga dalam melakukan pendaftaran/mengikuti

proses pengadaan barang / jasa secara E-Procurement pada PT Pegadaian (Persero)

tidak dibatasi oleh jarak dan waktu.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud pedoman ini adalah sebagai Acuan/Panduan pelaksanaan kegiatan pengadaan

barang / jasa di Perusahaan bila dilaksanakan melalui sistem aplikasi E-Procurement PT

Pegadaian (Persero).

Tujuan pedoman ini adalah :

1. Sebagai Panduan pelaksanaan teknis dan administratif yang jelas pada pengadaan

barang/jasa melalui aplikasi E-Procurement Pegadaian, sehingga memudahkan bagi

para perencana, pelaksana serta pengawas dalam proses pengadaan barang dan jasa

sesuai fungsi, tugas, hak dan kewajiban masing-masing yang berkaitan dengan

pengadaan barang dan jasa.

2. Agar pelaksanaan pengadaan barang dan jasa berjalan secara efisien, efektif dan sesuai

dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG).







Pengesahan

Halaman | 2

C. DASAR HUKUM

1. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2005 tanggal 25 Oktober 2005 tentang

Pendirian, Pengurusan, Pengawasan dan Pembubaran Badan Usaha Milik Negara.

2. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-05/MBU/2008 Tanggal

3 September 2008 Tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan jasa

Badan Usaha Milik Negara.

3. Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-15/MBU/2012 Tanggal

25 September 2012 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor

PER-05/MBU/2008 tentang Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Badan Usaha Milik Negara.

4. Anggaran Dasar Perusahaan yang termuat dalam Akta Pendirian PT PEGADAIAN

(Persero) Nomor: 01, tanggal 01 April 2012, yang dibuat dihadapan Nanda Fauz Iwan

SH, MKn., Notaris di Jakarta Selatan dan telah disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak

Azasi Manusia Republik Indonesia berdasarkan Surat Keputusan Nomor: AHU-

17525.AH.01.01 Tahun 2012 tanggal 04 April 2012, berikut perubahannya.

5. Peraturan Direksi PT Pegadaian (Persero) nomor : 94 tahun 2013 tanggal 8 Oktober

2013 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa PT Pegadaian (Persero) jo

Peraturan Direksi PT Pegadaian (Persero) nomor : 37 tahun 2014 tanggal 16 Mei 2014

tentang Batasan Kewenangan Pengadaan Barang dan Jasa PT Pegadaian (Persero).

D. PENGERTIAN

1. E-Procurement PT Pegadaian (Persero) yang selanjutnya disebut E-Procurement adalah

aplikasi berbasis web untuk melakukan proses pengadaan barang/jasa di lingkungan PT

Pegadaian (Persero) secara online.

2 Identity Login atau Id Login adalah identitas yang menunjukkan kepesertaan seseorang

dalam E-Procurement. Identitas ini bersifat rahasia yang dapat diubah sesuai dengan

kebutuhan pemilik identitas.

3 Pengguna aplikasi adalah seseorang yang terdaftar dan diberikan hak akses untuk

melakukan kegiatan membaca (read), merubah (edit) dan mencetak (print), termasuk juga

mengupload dan mendownload dokumen yang diperlukan.







Pengesahan

Halaman | 3

4 Administrator Pusat / Superadmin / SysAdmin adalah karyawan yang memiliki kompetensi

dan diberi tugas dan wewenang serta memahami proses dalam E-Procurement

yang ditunjuk untuk mengelola (membuat / menambahkan, merubah, menghapus) akses

id login dan setingan system tertinggi serta info/data lain yang diperlukan dalam E-

Procurement dengan batasan yang tertuang dalam manual petunjuk teknis dan

keberadaanya hanya ada 1 di Kantor Pusat.

5 Administrator Wilayah adalah karyawan yang memiliki kompetensi dan diberi tugas dan

wewenang serta memahami proses dalam E-Procurement yang ditunjuk untuk mengelola

(membuat / menambahkan, merubah, menghapus) akses id login dan setingan system

kedua tertinggi (dibawah SysAdmin) dengan batasan yang tertuang dalam manual

petunjuk teknis dan keberadaanya ada 1 di tiap Kantor Wilayah dan 1 di Kantor Pusat.

6 Penyedia barang / jasa atau vendor adalah badan usaha, badan hukum, perorangan yang

memiliki kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa serta izin legal atau akta pendirian

perusahaan atau sertifikat keahlian atau sertifikat profesi yang diterbitkan oleh lembaga

yang diakui secara sah.

7 Rekanan/Rekanan Mampu adalah Penyedia barang/jasa yang mendaftar serta mengisi

form dan melakukan upload dokumen softcopy dalam aplikasi E-Procurement serta telah

dinyatakan lulus / mendapat approval oleh petugas / panitia pengadaan barang / jasa dan

/ atau pejabat yang berwenang pada unit kerja penanggunjawab E-Procurement masing-

masing unit kerja.

8 Pengguna barang dan jasa adalah unit / bagian / divisi yang memiliki kebutuhan barang /

jasa serta mengajukan permintaan pengadaan barang / jasa kepada bagian logistik Kanwil

/ divisi logistik Kantor Pusat PT Pegadaian (Persero), atau unit pelaksana pengadaan

lainnya, sesuai ketentuan yang berlaku.

9 Delegator (Manajer Logistik) adalah karyawan / pejabat yang memiliki kewenangan untuk

menentukan/ memilih kepada karyawan / pejabat / tim / panitia mana yang akan

melaksanakan proses pengadaan barang / jasa dalam E-Procurement.

10 Panitia/Pelaksana Pengadaan adalah karyawan yang ditunjuk dalam suatu kepanitiaan

dapat terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Anggota yang ditetapkan oleh Pejabat yang

berwenang atau Direksi PT Pegadaian (Persero) untuk melaksanakan proses pengadaan

barang / jasa pada E-Procurement.







Pengesahan

Halaman | 4

11 Persetujuan Pengadaan barang/jasa adalah persetujuan pengadaan yang disampaikan

kepada Pengguna Barang Dan Jasa yang meminta, sebagai bukti bahwa pengadaan

dapat diproses.

12 Pendelegasian adalah proses verifikasi terhadap proses permintaan pengadaan dari

pengguna barang dan jasa, meliputi persyaratan administratif dan lainnya. Bila dinyatakan

belum lengkap dan sesuai akan dikembalikan untuk diperbaiki, bila sudah akan

dikeluarkan Persetujuan Pengadaan serta diikuti dengan pemilihan/menentukan

karyawan / pejabat / tim / panitia untuk melaksanakan proses pengadaan barang / jasa

dalam E-Procurement.

13 Inisialisasi adalah proses input dalam proses persetujuan pengadaan barang / jasa dalam

E-Procurement yang berkaitan dengan penetapan mekanisme, metode pengadaan, syarat

calon penyedia yang dibutuhkan dan keterangan lain yang terkait dengan pengadaan

yang diajukan oleh Pengguna barang dan jasa.

14 Input adalah kegiatan memasukkan data ke dalam Aplikasi E-Procurement untuk diolah

guna menghasilkan informasi yang diperlukan.

15 Upload adalah proses transmisi / transfer sebuah file dari sebuah sistem komputer

pemakai ke server E-Procurement melalui internet / network.

16 Download adalah proses transmisi sebuah file dari server E-Procurement ke dalam local

komputer client/pemakai atau perangkat yang lainnya melalui internet/network..

17 E-mail adalah adalah sarana kirim mengirim surat / informasi / file melalui Internet /

network.

18 Hardcopy adalah berkas / data / informasi yang dibuat dalam format cetakan pada kertas.

Berupa tulisan tangan, cetakan printer atau hasil teknologi percetakan.

19 Softcopy adalah file atau dokumen yang sebelumnya dibuat menggunakan komputer dari

hasil keluaran hardcopy yang dilakukan scaning atau hasil dari suatu proses E-

Procurement kemudian disimpan di media penyimpanan atau dimunculkan dalam suatu

informasi.

20 Pengadaan barang / jasa manual adalah pengadaan barang / jasa yang prosesnya

dilaksanakan tidak menggunakan aplikasi E-Procurement dengan menggunakan data-

data hardcopy.

21 E-Procurement offline adalah fitur / menu yang disediakan dalam E-Procurement untuk

input / upload dokumen pengadaan barang / jasa yang telah dilaksanakan oleh pengguna

http://id.wikipedia.org/wiki/Surat

http://id.wikipedia.org/wiki/Internet

http://temukanpengertian.blogspot.com/2013/01/pengertian-komputer.html







Pengesahan

Halaman | 5

barang / jasa, terkait dengan metode Pengadaan Jasa Langsung dan Pembelian

Langsung

22 Prakualifikasi adalah proses seleksi (dokumen administrasi dan/atau requirement,

persyaratan mendasar yang ditetapkan) terhadap calon anggota/peserta yang dilakukan

pada awal (sebelum) proses pengadaan dilakukan.

23 Pascakualifikasi adalah proses seleksi (dokumen administrasi dan/atau requirement,

persyaratan mendasar yang ditetapkan) terhadap calon anggota/peserta dilakukan pada

saat proses pengadaan berlangsung yaitu bersamaan atau berurutan dengan evaluasi

harga penawaran (saat proses pembukaan penawaran.)

24 E-Auction adalah layanan pengadaan barang / jasa yang merupakan bagian dari E-

Procurement berbasis local area network atau web / internet. Proses e-auction merupakan

kompetisi penawaran oleh penyedia barang / jasa dengan lebih mengedepankan pada

harga dalam waktu dan tahap yang telah ditentukan

E. KEBIJAKAN

1. Hal – hal yang sudah diatur dalam Peraturan Direksi PT Pegadaian (Persero) nomor : 94

tahun 2013 tanggal 8 Oktober 2013 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa PT

Pegadaian (Persero) jo Peraturan Direksi PT Pegadaian (Persero) nomor : 37 tahun 2014

tanggal 16 Mei 2014 tentang Batasan Kewenangan Pengadaan Barang dan Jasa PT

Pegadaian (Persero) akan tetapi tidak atau belum diatur dalam Pedoman Pengadaan

Barang dan Jasa E-Procurement PT PEGADAIAN (Persero) ini, tetap mengacu kepada

Peraturan Direksi Nomor 94 tahun 2013 jo Peraturan Direksi PT Pegadaian (Persero)

nomor : 37 tahun 2014 tersebut.

2. Petunjuk Teknis Berupa Modul (User Manual), adalah Bagian yang tak terpisahkan dari

Pedoman ini, yang terdiri dari:

a. User Manual (SysAdmin)

b. User Manual (Admin Wilayah)

c. User Manual (Pendelegasian)

d. User Manual (Registrasi Rekanan)

e. User Manual (Rekanan)

f. User Manual (Pengguna Barang dan Jasa)

g. User Manual (Panitia)







Pengesahan

Halaman | 6

BAB II

RUANG LINGKUP DAN KETENTUAN PELAKSANAAN

A. RUANG LINGKUP:

1. Ruang lingkup yang diatur dalam pedoman E-Procurement PT Pegadaian (Persero) adalah

untuk pengadaan barang dan jasa yang mendapat persetujuan pengadaan oleh pejabat

yang berwenang yang secara sifatnya dapat dilakukan dengan aplikasi E-Procurement.

2. Bahwa prosedur pengadaan barang / jasa melalui E-Procurement ini merupakan tata cara,

prosedur dan petunjuk teknis tentang pengadaan dengan menggunakan sistem / aplikasi

E-Procurement.

3. Proses Pengadaan yang dimasukkan atau yang dilaksanakan di dalam Aplikasi E-Procure-

ment ini dibagi menjadi dua jenis, yaitu yang dilaksanakan secara Online dan Off line.

a. E-Procurement secara Online:

Metode pengadaan barang / jasa yang dapat diproses dalam E-Procurement secara

online meliputi :

i. Lelang

ii. Pemilihan langsung

iii. Penunjukan langsung

Dalam pelaksanaan pengadaan di aplikasi E-Procurement secara online ini,

interaksi antara pihak-pihak yang terlibat (Penyedia Barang dan Jasa, Pengguna Barang

dan Jasa, Panitia Pengadaan, dll) dilakukan dan tergambar tahapan demi tahapan

secara langsung di aplikasi, direkam dan didokumentasikan secara lengkap.

b. E-Procurement secara offline:

Pengguna barang dan Jasa yang berdasar kewenangannya, dapat melakukan input

dan/atau upload dokumen pengadaan barang/jasa yang telah dilaksanakan ke dalam

menu E-Procurement offline sebagai dokumentasi atas kegiatan pengadaan yang telah

dilaksanakan secara manual, khusus pada metode:

i. Pembelian Langsung

ii. Pengadaan Jasa Langsung

E-Procurement offline ditujukan sebagai laporan atau database dalam proses

pengadaan yang dilakukan tanpa menggunakan aplikasi E-Procurement secara







Pengesahan

Halaman | 7

online.Input pengadaan dapat dilakukan oleh user / pemegang anggaran / bagian / divisi

masing-masing yang menjadi kewenangannya, setelah proses pengadaan selesai;

Entry E-Procurement offline dengan melakukan input data dan upload dokumentasi

antara lain : nama pengadaan, permintaan pengadaan, SPK / Purchase Order, jenis

pengadaan, metode pengadaan, nama perusahaan pelaksana pekerjaan dan jangka

waktu pekerjaan.

Untuk pengadaan yang memenuhi kriteria dilakukan input dalam E-Procurement

offline, apabila tidak terdapat berkas dokumentasi sesuai dengan yang ditetapkan, dapat

diinput/ diupload berdasarkan dokumentasi pengganti / dipersamakan dengan

dokumentasi yang dimaksud.

B. KETENTUAN PELAKSANAAN

1. Ketentuan Umum

a. E-Procurement merupakan alat berupa aplikasi untuk proses pengadaan barang / jasa

melalui internet.

b. Pengadaan barang dan jasa yang menggunakan E-Procurement harus mendapat

persetujuan dari pejabat yang berwenang.

c. Dokumentasi pengadaan barang dan jasa yang menggunakan aplikasi E-Procurement

adalah pada server PT Pegadaian (Persero) yang bentuknya dapat berupa hardcopy

maupun file softcopy ataupun informasi yang dapat ditampilkan dalam tahapan proses.

d. Proses pelaksanaan E-Procurement yang utama menjadi tanggung jawab pada Divisi

Logistik atau Bagian Logistik Kantor Wilayah masing-masing. Sedang Isi, Materi dari

dokumen menjadi tanggung jawab dari masing-masing Pengguna.

e. Metode pengadaan barang dan jasa E-Procurement adalah mengikuti Pedoman

Pengadaan Barang / Jasa (PPBJ) yang berlaku pada PT. Pegadaian (Persero).

f. Pengguna wajib mentaati semua persyaratan dalam ketentuan ini dan peraturan

pengadaan barang dan jasa dan kebijakan lain yang berlaku di lingkungan PT


g. Pengguna aplikasi wajib menyetujui bahwa transaksi melalui situs E-Procurement tidak

boleh melanggar ketentuan yang berlaku di PT Pegadaian (Persero) dan peraturan

perundang- undangan yang berlaku di Indonesia.







Pengesahan

Halaman | 8

h. Pengguna aplikasi wajib tunduk dan taat pada semua peraturan yang berlaku di

Indonesia yang berhubungan dengan penggunaan jaringan dan komunikasi data baik

di wilayah Indonesia maupun dari dan keluar wilayah Indonesia melalui situs ini.

i. Pengguna aplikasi bertanggungjawab penuh atas isi (content of data) yang diinput/di-

upload pada E-Procurement.

j. Pengguna aplikasi dilarang saling mengganggu proses transaksi atau pelayanan

melalui situs E-Procurement serta dilarang memanipulasi data, mengacaukan sistem

komputer dan jaringan.

k. Keanggotaan akan berakhir apabila :

1) Pengguna aplikasi mengundurkan diri dengan cara mengirim e-mail kepada Unit

Kerja PT Pegadaian (Persero) setempat (dimana Anggota/peserta terdaftar) atau

secara tertulis dan mendapatkan e-mail konfirmasi atau balasan tertulis atas

pencabutan keanggotaannya.

2) Pengguna aplikasi dicabut keanggotaannya secara sepihak oleh PT Pegadaian

(Persero) karena dianggap telah melanggar ketentuan yang telah ditetapkan PT


3) Apabila pengguna aplikasi memiliki catatan performansi/track record atau hasil

evaluasi yang buruk berdasar penilaian PT Pegadaian (Persero).

2. Ketentuan ID Login

a. Id login bersifat rahasia dan penyalahgunaan / kelalaian atas penggunaan id login

menjadi tanggung jawab masing-masing masing-masing pemegang id login.

b. Id login terdiri dari :

1) Administrator Pusat/SysAdmin/Super Admin (Pusat)

2) Administrator Wilayah (Kantor Pusat / Kantor Wilayah)

3) Pejabat yang berwenang di bidang logistik (Delegator/Manajer Logistik)

4) Panitia Pengadaan (Ketua, Sekretaris dan Anggota)

5) Pengguna barang dan jasa

6) Penyedia barang dan jasa / Rekanan / Rekanan Mampu

c. Id login yang masih aktif dapat digunakan oleh pengguna untuk mengakses E-

Procurement di PT PEGADAIAN (Persero) di seluruh Indonesia.

b. Id login penyedia barang dan jasa yang masih aktif dapat langsung digunakan untuk







Pengesahan

Halaman | 9

mengikuti pengadaan melalui E-Procurement di PT PEGADAIAN (Persero) di seluruh

Indonesia.

c. Pengguna aplikasi bertanggungjawab penuh atas kerahasiaan, keamanan dan

penyalahgunaan dari Id login (user-id dan password) miliknya dan semua kegiatan

pengadaan barang dan jasa .

d. Pengguna aplikasi diwajibkan untuk mengganti password-nya secara periodik untuk

tetap menjaga kerahasiaan dan kemungkinan penyalahgunaan oleh pihak lain yang

tidak berhak.

e. Pengguna aplikasi wajib untuk segera memberitahukan kepada PT Pegadaian

(Persero) setempat (dimana dia terdaftar) apabila mengetahui adanya penyalahgunaan

Id-login miliknya oleh pihak lain yang tidak berhak atau jika ada masalah lainnya

terhadap Id-login miliknya.

3. Waktu Pengadaan

a. Waktu yang berlaku / digunakan sebagai acuan dalam proses pengadaan barang / jasa

melalui E-Procurement adalah Waktu Indonesia Bagian Barat (WIB) yaitu waktu yang

ditampilkan dalam aplikasi E-Procurement.

b. Jadwal Waktu dalam proses / tahapan pengadaan ditetapkan oleh panitia/pejabat yang

berwenang dengan dimasukkan dalam E-Procurement pada saat inisialisasi

pengadaan barang /jasa.

c. Dalam hal tidak ada pembatalan/perubahan waktu dalam tahapan proses pengadaan

E-Procurement dari Panitia/Pejabat Pengadaan barang /jasa, maka dimulainya atau

berakhirnya waktu pada tiap-tiap tahap tetap sesuai dengan saat inisialisasi secara

tersistem pada aplikasi E-Procurement.

4. Kerahasiaan Anggota

a. Selama proses pengadaan, para Rekanan harus saling menjaga rahasia masing-

masing peserta secara etika dan moral agar tidak terjadi benturan kepentingan dalam

proses pengadaan barang / jasa.

b. Rekanan tidak diberikan hak untuk mengetahui identitas detail Rekanan lainnya.

c. Demi kepentingan hukum atau penyelidikan hukum, audit serta kepentingan

perusahaan, PT Pegadaian (Persero) dapat memberikan terbatas pada data / dokumen

yang disampaikan oleh Rekanan pada proses pengadaan barang / jasa melalui E-







Pengesahan

Halaman | 10

Procurement.

5. Ketentuan Untuk User/Pengguna:

a. Administrator Pusat/SysAdmin dan Administrator Wilayah:

1) Dalam pembuatan id login administrator wilayah baik yang berada Kantor Pusat

maupun Kantor Wilayah prosesnya dibuat oleh Administrator Pusat/SysAdmin

sedangkan untuk pengguna lainnya dibuat oleh administrator wilayah masing-

masing.

2) SysAdmin dalam melakukan perubahan/pemeliharaan sistem (membuat/ mengedit

/ menghapus) baik profil pengguna, pemeliharaan pengguna, pemeliharaan master

dan monitoring dilakukan bisa atas permintaan dari pengguna.

3) Administrator Wilayah pada Divisi Logistik Kantor Pusat / Bagian Logistik Kanwil

melakukan cek minimal 1 minggu sekali untuk melakukan verifikasi dokumen data

bila ada yang melakukan pendaftaran sebagai calon Rekanan.

4) Administrator Wilayah pada Divisi Logistik Kantor Pusat / Bagian Logistik Kanwil

melakukan download dokumen dari calon Rekanan, apabila dalam verifikasi

dokumen tersebut terdapat kesesuaian data perusahaan maka dilakukan

approval/persetujuan.

5) Administrator Wilayah Divisi Logistik Kantor Pusat / Bagian Logistik Kanwil dapat

meminta calon Rekanan yang telah melakukan pandaftaran untuk mengirimkan

dokumen / data lainnya yang terdiri dari dokumentasi legal dan sertifikat badan

usaha. Pemberitahuan ke calon Rekanan tersebut untuk mengirimkan dokumen /

data hardcopy tersebut dapat melalui e-mail.

b. Penyedia Barang dan Jasa/Rekanan:

1) Penyedia barang dan jasa untuk menjadi pengguna E-Procurement harus

melakukan pendaftaran dan mengisi data perusahaan melalui situs E-Procurement

dengan benar dan dapat dipertanggungjawabkan.

2) Setiap Penyedia barang dan jasa hanya diperbolehkan memiliki 1 (satu) Id login.

3) Penyedia barang dan jasa wajib melakukan pendaftaran dengan melakukan

pengisian data antara lain yaitu :

a. User Identitas (user id)

b. Data Perusahaan







Pengesahan

Halaman | 11

c. Data Lainnya yang terdiri dari dokumentasi legal dan sertifikat badan usaha

4) Pengisian data yang bersifat mandatory (NPWP, SP PKP atau Non PKP, SIUP,

Akta Pendirian Perusahaan, surat pendaftaran akta pendirian perusahaan dari

Kemenkum & HAM dan surat keterangan domisili) wajib diisikan sesuai dengan

dokumen asli.

5) Penyedia barang dan jasa wajib mengupload dokumen legal (softcopy) yang

bersifat mandatory dalam form pengisian data.

6) PT Pegadaian (Persero) tidak menjamin calon anggota/peserta yang melakukan

pendaftaran rekanan untuk di-approval / memperoleh id login sebagai anggota

/peserta dalam E-Procurement Pegadaian

7) Penyedia barang dan jasa yang telah terdaftar sebagai pengguna E-Procurement

wajib memelihara, memperbarui datanya sesuai dengan ketentuan.

8) Dengan menjadi pengguna E-Procurement maka penyedia barang dan jasa

dianggap telah memahami/mengerti dan menyetujui semua isi di dalam Per-

syaratan dan Penggunaan (Terms and Condition) E-Procurement ini.

9) PT Pegadaian (Persero) dapat membatalkan keanggotaan apabila penyedia

barang dan jasa yang terdaftar pada E-Procurement masuk dalam daftar blacklist

di Perusahaan BUMN lain atau Perusahaan Afiliasi BUMN, atau masuk dalam

daftar blacklist dari perusahaan / lembaga yang berwenang dalam menyampaikan

daftar blacklist.

10) Penyedia barang dan jasa yang telah terdaftar sebagai peserta pengadaan harus

memasukkan harga penawaran di E-Procurement secara online dan keterlambatan

serta kelalaian dalam pemasukan penawaran harga penawaran barang dan jasa

menjadi resiko peserta.

11) PT Pegadaian (Persero) tidak menjamin Rekanan ditunjuk sebagai pemenang

pengadaan / pelaksana pekerjaan dalam pengadaan barang / jasa di PT

Pegadaian (Persero) mengingat prinsip-prinsip yang menganut kompetitif /

persaingan yang sehat dan accountable

c. Panitia/Pelaksana Pengadaan:

1) Sebagai pelaksana pengadaan adalah Panitia / tim / pejabat / karyawan yang

dipilih / ditentukan oleh pendelegasi pengadaan untuk melaksanakan proses

pengadaan.







Pengesahan

Halaman | 12

2) Panitia bisa terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Anggota.

3) Kewenangan dari semua panitia di dalam E-Procurement adalah sama, kecuali

untuk Ketua mendapat kewenangan khusus untuk melakukan Persetujuan

Pelaksanaan Pengadaan.

d. Pengguna Barang dan Jasa:

1) Proses input dalam aplikasi E-Procurement pada unit pengguna barang dan jasa

dilakukan oleh karyawan minimal grade 12/setingkat atau karyawan lain yang

mendapat izin dari pimpinan dalam unit kerja.

2) User / pengguna anggaran dapat melakukan penambahan data pengadaan

barang/jasa sesuai kewenangannya yang telah dilaksanakan pada bagian / divisi

masing-masing secara offline pada E-Procurement.

e. Pendelegasi/Manajer Logistik:

1) Pendelegasi/Delegator ini bertugas untuk memverifikasi berkas permintaan

pengadaan yang disampaikan oleh pengguna barang dan jasa, baik data/berkas

hardcopy maupun permintaan pengadaan di E-Procurement.

2) Tugas lainnya adalah mendelegasikan kepada TIM / Panitia / Karyawan yang

memenuhi persyaratan (sesuai ketentuan batas kewenangan PPBJ) untuk

melaksanakan proses pengadaan.

3) Input pendelegasian pada masing-masing unit kerja adalah pejabat minimal grade

13/setingkat, atau pejabat/karyawan yang mendapat kuasa/penunjukan dari Pejabat

yang berwenang dan diketahui minimal oleh Pejabat minimal grade 15.







Pengesahan

Halaman | 13

KETUA SEKRETARIS/

ANGGOTA

PENYEDIA

BARANG/JASA

SYS ADMIN (KPPP)

ADMINISTRATOR

WILAYAH

(KPPP & KANWIL)

PENDELEGASIAN PANITIA PENGGUNA BARANG/ JASA

BAB III

ORGANISASI PENGGUNA DAN KEWENANGAN PELAKSANAAN

A. ORGANISASI PENGGUNA APLIKASI

Organisasi pengguna Aplikasi E- Procurement, diwujudkan dalam bentuk Jenis-Jenis ID/User

Login/Pengguna yang didasarkan kepada kewenangannya untuk mengakses menu-menu di

dalam Aplikasi E- Procurement, dan dapat digambarkan sebagai berikut:

B. HAK AKSES/KEWENANGAN MENU

1. Rekanan:







Pengesahan

Halaman | 14

Pengelolaan data rekanan dilakukan oleh Admin Kanwil, Kantor Wilayah di pegang oleh:

Bagian Logistik (Manajer Logistik), Kantor Pusat oleh: Divisi Logistik Bagian Pengadaan.

2. Administrator Pusat/Administrator/SysAdmin/Super Admin

Pembagian user sesuai jabatan: Hanya ada Di Kantor Pusat di pegang oleh Divisi Logistik

Bagian Pengadaan.

3. Administrator Wilayah

Pembagian user sesuai jabatan: Di Kantor Wilayah di pegang oleh: Bagian Logistik Kantor

Wilayah (Manajer Logistik), Di Kantor Pusat di pegang oleh: Divisi Logistik Bagian

Pengadaan







Pengesahan

Halaman | 15

4. Pengguna Barang / Jasa

Pembagian user sesuai jabatan: di Kanwil di pegang oleh: Unit Pengguna Barang dan

Jasa baik Bagian di Kantor Wilayah Maupun di Kantor Cabang, Di Kantor Pusat di

pegang oleh: Seluruh Divisi di Kantor Pusat.

5. Pendelegasian Pengadaan:

Pembagian user sesuai jabatan: Di Kantor Wilayah di pegang oleh: Bagian Logistik Kantor

Wilayah (Manajer Logistik), Di Kantor Pusat oleh: Divisi Logistik Bagian Pengadaan

6. Panitia (Pelaksana Pengadaan):

Terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Anggota. Hak akses untuk seluruh panita sama kecuali

untuk Persetujuan Pengadaan hanya dimiliki oleh Ketua.

Pembagian user sesuai jabatan: Di Kanwil di pegang oleh: Karyawan/ Pejabat yang

ditunjuk Direksi/Pemimpin Wilayah dan Pejabat Lain sesuai Batas Kewenangannya, Di

Kantor Pusat di pegang oleh: Karyawan/ Pejabat yang ditunjuk Direksi/Jeneral Manajer

dan Pejabat Lain sesuai Batas Kewenangannya. Hak Akses/Kewenangan Menu Panitia

(Pelaksana Pengadaan), ditampilkan dalam 2 halaman berikut:







Pengesahan

Halaman | 16







Pengesahan

Halaman | 17







Pengesahan

Halaman | 18

BAB IV

PROSES PELAKSANAAN PENGADAAN

Seperti yang disampaikan sebelumnya bahwa Metode pengadaan yang dilakukan secara

langsung (online) dalam aplikasi E-Procurement Pegadaian ini adalah metode Lelang, Pemilihan

Langsung dan Penujukan Langsung. Bahwa tahapan Pengadaan, syarat ketentuan utama, tetap

mengacu pada Peraturan Direksi Nomor 94 tahun 2013 tentang Pedoman Pengadaan Barang

dan Jasa PT Pegadaian (Persero).

Proses pelaksanaan pengadaan melalui E-Procurement dapat dilakukan dengan

prakualifikasi atau pascakualifikasi yang ditentukan pada saat persetujuan pengadaan.

Bahwa secara lengkap dan berurutan proses pelaksanaan pengadaan di E-Procurement

Pegadaian ini akan digambarkan dan diuraikan dalam alur-alur proses sebagai berikut:

A. ALUR 1: PERMINTAAN PENGADAAN:







Pengesahan

Halaman | 19

1. Permintaan Pengadaan dilakukan oleh User Pengguna Barang dan Jasa, dengan

mengajukan permintaan (hardcopy berupa: Memorandum/Nota Dinas) dan melakukan

inputan dalam aplikasi E-Procurement dengan login sebagai user yang telah dibuat oleh

Administrator Wilayah (Kantor Pusat/Kantor Wilayah):

a. Input alokasi anggaran/ anggaran gabungan sesuai dengan keterangan yang terdapat

dalam izin prinsip anggaran atau SOA (Surat Otorisasi Anggaran).

b. Input perencanaan dengan mengupload dokumen softcopy (disarankan dengan format

pdf meliputi : izin prinsip anggaran/SOA, TOR dan usulan HPS).

2. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk pelaksanaan permintaan

pengadaan, tahapan demi tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis / Modul:

User Manual (Pengguna Barang dan Jasa)

3. Setelah tahapan di atas dilaksanakan, maka Pengguna Barang dan Jasa menunggu

konfirmasi persetujuan dari: Delegator (Manajer Logistik) atas permintaan tersebut.

B. ALUR 2: PENDELEGASIAN PENGADAAN:

1. Setelah mendapat berkas hardcopy Permintaan Pengadaan yang disertai izin prinsip

anggaran/SOA, TOR dan Usulan HPS dari Bagian/Divisi pengguna dan permintaan

pengadaan melalui E-Procurement, maka Manajer Pengadaan (Kantor Pusat) atau

Manajer Logistik (Kantor Wilayah) melakukan verifikasi berkas serta memeriksa inputan

permintaan di E-Procurement .

2. Bila ternyata tidak lengkap/sesuai maka beri informasi/konfirmasi ke pengguna untuk

melengkapi dan memperbaiki. Bila sudah sesuai maka bisa dilakukan input/approval dan







Pengesahan

Halaman | 20

pendelegasian ke Panitia/Pelaksana Pengadaan untuk dilakukan proses persiapan

pengadaan.

3. Pejabat delegator menyerahkan dokumen izin prinsip pengadaan, TOR dan Usulan HPS

kepada pelaksana pengadaan.

4. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk pelaksanaan permintaan

pengadaan, tahapan demi tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis / Modul:

User Manual (Pendelegasian)

C. ALUR 3: INISIALISASI PENGADAAN, UBAH DATA PENGADAAN, PERSETUJUAN

PENGADAAN DAN JADWAL PENGADAAN :

1. Setelah menerima pendelegasian, maka Panitia/Pelaksana pengadaan akan melakukan

proses inisialisasi pengadaan.







Pengesahan

Halaman | 21

2. Inisialisasi pengadaan antara lain meliputi : nama pengadaan, metode, jenis pengadaan,

proses prakualifikasi/pascakualifikasi, cara negosiasi, sistem evaluasi, kualifikasi

pengalaman penyedia barang / jasa, HPS, kriteria calon penyedia barang / jasa

berdasarkan bidang / sub bidang usaha.

3. Untuk metode pengadaan pemilihan langsung atau penunjukan langsung, maka pada

saat inisialisasi, termasuk juga memilih calon Rekanan yang akan diundang.

4. Persetujuan Inisialisasi pelaksanaan dilakukan oleh ketua Panitia / tim / pejabat /

karyawan yang ditunjuk.

5. Langkah selanjutnya adalah, membuat jadwal pengadaan. Mengisi tanggal, jam dan

tempat/lokasi pelaksanaan kegiatan tiap tahapan proses pengadaan.

6. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk Inisialisasi Pengadaan,

Ubah Data Pengadaan, Persetujuan Pengadaan Dan Jadwal Pengadaan, tahapan

demi tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis / Modul:

User Manual (Panitia/Pelaksana Pengadaan)

D. ALUR 4 : PENGUMUMAN, DAFTAR PENGADAAN, SELEKSI PENDAFTARAN

DAN PENGAMBILAN DOKUMEN, PENETAPAN KRITERIA EVALUASI







Pengesahan

Halaman | 22

1. Pengumuman pengadaan: Pengumuman dan Undangan Pengadaan akan muncul pada

aplikasi E-Procurement setelah dilakukan persetujuan inisialisasi oleh Ketua Panitia.

2. Rekanan harus melakukan pendaftaran sesuai jadwal waktu yang ditentukan dalam

pengumuman atau undangan pengadaan.

3. Proses seleksi pendaftaran terhadap Rekanan: Seleksi pendaftaran pengadaan barang /

jasa berdasarkan kriteria bidang/ sub bidang usaha penyedia barang / jasa dan

persyaratan lain yang diperlukan.

4. Proses pengambilan dokumen: dapat dilakukan oleh seluruh Rekanan yang memenuhi

persyaratan (lelang) atau dapat dilakukan oleh Rekanan yang diundang (Pemilihan

Langsung dan Penujukan Langsung).

5. Penetapan Kriteria Evaluasi dilakukan baik untuk Evaluasi Administrasi maupun Teknis.

6. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk Pengumuman,

Pendaftaran, Seleksi Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen serta Penetapan

Kriteria Evaluasi, tahapan demi tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis /

Modul:


Dan

User Manual (Rekanan)

E. ALUR 5: RAPAT PENJELASAN (AANWIJZING),







Pengesahan

Halaman | 23

1. Proses aanwijzing dapat diinput pada saat pelaksanaan pelaksanaan kegiatan aanwijzing

atau pada saat setelah selesai pelaksanaan kegiatan aanwijzing

2. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk Rapat Penjelasan

(Aanwijzing), tahapan demi tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis / Modul:


F. ALUR 6: PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN PENAWARAN

1. Proses pemasukan penawaran pada E-Procurement dilakukan setelah Rekanan

memasukkan berkas / dokumen yang dipersyaratkan.

2. Harga penawaran secara hardcopy adalah berasal dari hasil cetakan harga penawaran di

E-Procurement Pegadaian yang tercantum dalam web E-Procurement.

3. Rekanan pengadaan dapat memasukkan harga penawaran barang dan jasa lebih dari

1(satu) kali, selama masih dalam rentang waktu pemasukan harga penawaran.

4. Apabila dipersyaratkan pemasukan harga penawaran oleh Rekanan secara hardcopy

maka surat penawaran hardcopy diberi meterai secukupnya, ditandatangani oleh

direktur/pimpinan dan cap perusahaan.

5. Ketentuan 1 s/d 4 dapat berbeda/diubah sesuai ketentuan dalam dalam RKS

6. Pemasukan Harga Penawaran bila dilakukan dengan sistem terbuka dan sistem tertutup:

a. Sistem terbuka adalah penawaran harga yang diinput oleh seluruh Rekanan yang

terdaftar dalam suatu pengadaan barang / jasa dalam E-Procurement, dapat diketahui

/ dilihat oleh Rekanan lain yang ikut dalam pengadaan barang / jasa tersebut.

b. Sistem tertutup penawaran harga yang diinput oleh salah satu Rekanan yang terdaftar

dalam suatu pengadaan barang / jasa dalam E-Procurement, tidak dapat diketahui /

dilihat oleh Rekanan lain yang ikut dalam pengadaan barang / jasa tersebut.

7. Kesalahan dalam memasukkan penawaran harga oleh Rekanan peserta pengadaan

menjadi tanggungjawab Rekanan peserta pengadaan itu sendiri.

8. Harga penawaran barang dan jasa yang diinput terakhir akan direkam/ disimpan serta

menjadi dokumen dalam E-Procurement.

9. Apabila harga penawaran barang dan jasa yang diinput secara online dan hardcopy tidak

sama, maka yang dinyatakan sah adalah harga penawaran yang dimasukkan dalam E-

Procurement dan panitia pengadaan memberitahukan kepada Rekanan peserta

pengadaan untuk dilakukan klarifikasi.







Pengesahan

Halaman | 24

10. Semua harga penawaran yang memenuhi kriteria akan direkam/tersimpan ke dalam

server E-Procurement dan dapat ditampilkan sebagai hasil penawaran pengadaan.

11. Bila dipersyaratkan adanya Jaminan Penawaran, maka Surat Jaminan Penawaran harus

diserahkan ke PT Pegadaian (Persero) paling lambat pada saat pemasukan harga

penawaran atau sesuai ketentuan yang telah ditetapkan dalam RKS

12. Setelah pemasukan penawaran, maka dilanjutkan dengan proses Pembukaan

Penawaran.







Pengesahan

Halaman | 25

13. Untuk Lelang Pembukaan Penawaran dilakukan dihadapan rekanan dan Pengguna

Barang Jasa (yang meminta pengadaan), untuk Pemilihan dan Penunjukan Langsung

cukup dibuka dihadapan Panita dan Pengguna Barang/Jasa.

14. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk Pemasukan Dan

Pembukaan Penawaran ini, tahapan demi tahapan secara detail dapat dilihat pada

Juknis / Modul:


Dan


G. ALUR 7: EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN.







Pengesahan

Halaman | 26

1. Evaluasi terhadap dokumen penawaran di E-Procurement dapat dilakukan terhadap

Dokumen Administrasi, Dokumen Teknis dan Penawaran Harga.

2. Bahwa dilihat dari cara dan waktu pelaksanaan tahapan-tahapannya (berdasar cara/jenis

pemasukannya), maka evaluasi di E-Procurement dibedakan menjadi: 1 dan 2 sampul

a. Untuk yang 1 sampul, maka semua dokumen baik administrasi, teknis maupun

penawaran harga dilakukan evaluasi sekaligus.

b. Untuk yang 2 sampul, Evaluasi di E-Procurement dilakukan dua tahap (tahap 1

administrasi/Teknis dan tahap 2 penawaran harga). Apabila tahap 1 tidak memenuhi

syarat maka dinyatakan gugur dan tidak dapat melanjutkan ke tahap 2. Kedua tahapan

ini dapat dilakukan pada hari yang sama.

3. Hanya kepada Rekanan peserta pengadaan yang sah dalam pemasukan penawaran yang

akan dilakukan proses evaluasi.

4. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk Evaluasi ini tahapan demi

tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis / Modul:


H. ALUR 8: KUNJUNGAN LAPANGAN

1. Kunjungan / Peninjauan lapangan wajib dilakukan bila metode

pengadaaannya adalah Lelang, sedang untuk metode lainnya

sifatnya boleh dilakukan boleh tidak, tergantung tingkat

kepentingannya.

2. Kunjungan Lapangan dilakukan dengan mengunjungi kantor /

workshop / pabrik Rekanan Calon Pemenang sesuai urutan

rangking hasil evaluasi.

3. Peninjauan lapangan dilakukan secara fisik guna mengklarifikasi

kebenaran dokumen penawaran, mengetahui kebenaran kondisi

kantor / workshop / pabrik, tenaga kerja, mesin dan/atau

peralatan, dan keterangan lain yang disampaikan pada dokumen

penawaran.

4. Bagi Calon Pemenang yang memenuhi persyaratan hasil

kunjungan lapangan dilakukan proses input kunjungan lapangan.







Pengesahan

Halaman | 27

5. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk Peninjauan Lapangan ini,

tahapan demi tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis / Modul:


I. ALUR 9: NEGOSIASI HARGA.







Pengesahan

Halaman | 28

1. Undangan negosiasi dapat dilakukan dengan cara pemberitahuan kepada Rekanan

secara tertulis, email, facsimile, lisan atau telpon ke nomor resmi perusahaan calon

pemenang.

2. PT Pegadaian (Persero) berhak melakukan klarifikasi harga kepada calon pemenang

pengadaan barang / jasa pada saat negosasi secara tatap muka untuk mendapatkan

harga terbaik.

3. Pada proses E-Procurement, negosiasi dilakukan kepada calon pemenang I, apabila

calon pemenang I tidak bersedia menurunkan penawarannya sampai maksimal sama

dengan batasan HPS maka PT Pegadaian (Persero) dapat melakukan negosiasi dengan

calon pemenang kedua, apabila terhadap calon pemenang kedua juga tidak bersedia

menurunkan penawarannya sampai dengan maksimal sama dengan batasan HPS maka

negosiasi dilakukan terhadap calon pemenang ketiga, begitu seterusnya dan bila tidak

ada rekanan yang sah yang bersedia menurunkan penawarannya sampai dengan

maksimal sama dengan HPS, maka pengadaan dinyatakan gagal

4. Proses negosiasi yang dilakukan dengan tatap muka, proses input harga negosiasi

dilakukan setelah tercapai kesepakatan harga.

5. Untuk pengadaan yang tidak memerlukan penilaian / evaluasi teknis, panitia dapat

mengundang / memilih secara bersama-sama terhadap Rekanan yang dinyatakan sah

pada saat pembukaan penawaran untuk dilakukan negosiasi / klarifikasi dengan sistem

terbuka atau sistem tertutup.

6. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk Proses Negosiasi ini tahapan

demi tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis / Modul:


Dan


J. ALUR 10: USULAN CALON PEMENANG, PENETAPAN PEMENANG, MASA SANGGAH,

PENUNJUKAN PEMENANG, SPK DAN KONTRAK

1. Usulan calon pemenang pengadaan diproses setelah tercapai kesepakatan harga dengan

calon pemenang

2. Proses penetapan pemenang setelah terdapat tercapai kesepakatan harga negosiasi

dengan calon pemenang dan disetujui oleh pejabat yang berwenang.







Pengesahan

Halaman | 29

3. Rekanan yang diusulkan sebagai pemenang atau yang dinyatakan sebagai pemenang,

akan disampaikan kepada peserta lain dengan menyebutkan nama perusahaan atau

keterangan standart sesuai ketentuan yang berlaku di PT Pegadaian (Persero).

4. Pemberitahuan penetapan pemenang pengadaan dapat dimonitor oleh peserta

pengadaan.

5. Proses input masa sanggah dilakukan sesuai jadwal hari / masa sanggah yang telah

ditentukan.

6. Apabila terdapat sangahan dari peserta pengadaan yang dinyatakan benar maka lelang

dinyatakan gagal dan diproses lelang ulang.

7. Sampai dengan batas akhir masa sanggah, apabila tidak terdapat peserta pengadaan

yang mengajukan sanggah maka proses dilanjutkan ke proses penunjukan pemenang.

8. Penunjukan pemenang dapat dimonitor oleh peserta pengadaan yang ditetapkan sebagai

pelaksana pekerjaan.

9. Proses SPK dilaksanakan setelah penunjukan pemenang

10. Proses perjanjian kontrak dilakukan setelah proses terbitnya SPK.

11. Perjanjian / kontrak yang telah diproses secara offline dapat diupload pada aplikasi E-

Procurement .







Pengesahan

Halaman | 30

12. Secara lengkap uraian proses di Menu E-Procurement untuk Usulan Calon Pemenang,

Penetapan Pemenang, Masa Sanggah, Penunjukan Pemenang, SPK dan Kontrak,

tahapan demi tahapan secara detail dapat dilihat pada Juknis / Modul:


K. SELESAINYA PROSES PENGADAAN E-Procurement

1. Proses pengadaan dinyatakan selesai apabila telah terdapat Rekanan ditunjuk sebagai

pemenang oleh pejabat yang berwenang pada PT Pegadaian (Persero) serta dilakukan

proses SPK dan/atau surat perjanjian / kontrak oleh para pihak.

2. Semua peserta yang mengikuti suatu pengadaan pada akhir pengadaan dapat melakukan

monitoring proses pengadaan melalui situs E-Procurement.







Pengesahan

Halaman | 31

BAB V

PROSES PENDUKUNG PADA E-PROCUREMENT

Proses ini tidak harus selalu dilakukan untuk pelaksanaan suatu pengadaan, tapi harus

sudah ada (siap terseting di system) guna mendukung proses. Proses Pendukung ini cukup

banyak dan sebagian besar berada dalam tanggung jawab/wewenang dari administrator (Secara

lengkap dapat dilihat pada Juknis / Modul SysAdmin dan Admin Wilayah). Di dalam Pedoman ini,

hanya akan disajikan beberapa proses pendukung yang dianggap cukup vital/penting demi

berjalannya proses pengadaan di E-Procurement secara baik.

A. PEMBUATAN USER/AKSES LOGIN

1. Tiap-tiap pengguna dapat mengakses menu pada aplikasi E-Procurement (kecuali

halaman depan) sesuai dengan wewenang yang dimilikinya setelah login ke dalam

aplikasi dengan melakukan verifikasi id login dan password.

2. Id login dan password dapat dibuat melalui Modul Sistem pada aplikasi E-Procurement

oleh pengguna yang memiliki wewenang sebagai administrator (admin), dengan level

tertinggi ada pada Administrator Pusat/SysAdmin, karena admin ini yang bisa membuat id

login untuk 1 level dibawahnya, yaitu administrator Wilayah. Selanjutnya administrator

wilayah yang akan terbanyak dalam membuat dan menyetujui/aproval (termasuk akses

login untuk rekanan) sesuai Kantor Wilayahnya masing-masing.

3. Sedangkan untuk penyedia barang/jasa, id login dan password didapat setelah penyedia

barang/jasa melakukan pendaftaran sebagai penyedia barang/jasa pada menu registrasi

penyedia barang/jasa dan telah di aprov untuk menjadi rekanan.

4. Untuk melakukan pembuatan/penambahan User/Akses Login tersebut diatas,

Administrator dapat menggunakan menu ”Master Login”. Dengan menu ini dapat dipakai

juga untuk mencari daftar login, merubah data login, dan menghapus data login.

5. Untuk melakukanan penambahan, pilih Tambah pada menu Master Login, Ubah untuk

mengubah dan pilih Hapus (silang merah) bila ingin menghapus. Setelah memilih, isikan

(pilih atau ketik) data-data yang dibutuhkan (bila diminta), seperti: nama cabang, unit,

Role, Nama Pengguna, Email, Nama Login, Password dan jangan lupa disimpan.

B. PENDAFTARAN REKANAN

1. Penyedia Barang dan Jasa, yang ingin mengikuti Pengadaan di PT Pegadaian (Persero),







Pengesahan

Halaman | 32

harus melakukan pendaftaran di WEB E-Procurement (registrasi rekanan), sehingga bisa

masuk dalam Daftar Rekanan Mampu Pegadaian (bila memenuhi persyaratan).

2. Para Penyedia Barang dan Jasa tersebut dapat menentukan sendiri Nama Login dan

Passwordnya, kemudian diharuskan untuk mengisikan data-data dan informasi serta

mengupload dokumen-dokumen lain yang dipersyaratkan.

3. Bila seluruh persyaratan sudah dipenuhi, maka tinggal menunggu konfirmasi/aproval dari

administrator wilayah tempat dia mendaftar, dan bila diperlukan bisa langsung

menghubungi via telpon demi percepatan.

4. Bahwa administrator wilayah atau petugas yang diberi wewenang, bisa meminta Penyedia

Barang dan Jasa yang mendaftar untuk membawa dokumen asli persyaratan guna

dilakukan verifikasi sebelum melakukan aproval.

C. UBAH DATA USER

Menu ini merupakan fasilitas yang disediakan aplikasi kepada seluruh pengguna

untuk melakukan perubahan password sendiri jika diperlukan.

D. VIEW DATA REKANAN

1. Pada menu ”Daftar Rekanan”, Panitia/Pelaksana Pengadaan dan Admin Wilayah dapat

melihat daftar penyedia barang/jasa yang terdaftar, serta dapat melihat pengalaman

rekanan dan mencetak hasil.

2. Di dalam Menu dan Sub Menunya antara lain dapat menampilkan: Nama Penyedia

Barang/Jasa, Status Approval Penyedia Barang/Jasa, Kualifikasi, Bidang Usaha, Sub

Bidang Usaha.

E. PENILAIAN REKANAN

1. Pada menu ”Penilaian Rekanan”, Panitia/Pelaksana Pengadaan dapat melihat daftar

penyedia barang/jasa yang terdaftar, serta dapat menilai rekanan atas pengadaan.

2. PT Pegadaian (Persero) berhak menilai kinerja Rekanan peserta pengadaan selama

dalam proses pengadaan barang / jasa ataupun pada pasca pengadaan barang / jasa

dengan kriteria antara lain :

Harga barang dan jasa ( Price )

Kualitas barang dan jasa ( Quality )

Kuantitas barang dan jasa ( Quantity )







Pengesahan

Halaman | 33

Waktu Pengiriman ( Delivery Lead Time )

Pelayanan ( Service )

3. Proses evaluasi Rekanan peserta pengadaan dapat menggunakan metode bobot, passing

grade atau komparasi yang dapat dilakukan secara tersistem dalam aplikasi E-

Procurement.

4. Apabila Rekanan memiliki catatan performansi/track record yang buruk, maka PT

Pegadaian (Persero) berhak/dapat tidak mengundang Rekanan untuk mengikuti proses

pengadaan barang dan jasa dan atau mencabut keanggotaan yang bersangkutan di situs

E-Procurement selama kurun waktu tertentu.

5. PT Pegadaian (Persero) dapat meminta rekomendasi BUMN lain sebagai bahan referensi

dalam melakukan penilaian / evaluasi kinerja pelaksana pekerjaan.

6. Rekanan juga diwajibkan untuk melakukan penilaian terhadap proses pengadaan dan

kepada panitia pengadaan, melewati menu ”Hasil Penilaian” dengan menggunakan id

login yang dimilikinya.

F. BLACKLIST REKANAN

Pada menu ”Backlist Rekanan”, Panitia/Pelaksana Pengadaan dapat melihat daftar

penyedia barang/jasa yang terdaftar, serta dapat melakukan (menambah) backlist rekanan.

G. PENCARIAN REKANAN

Pada menu ”Pencarian Rekanan”, Panitia/Pelaksana Pengadaan dan Administrator

Wilayah dapat mencari data rekanaan berdasarkan Kulaifikasi, Daftar Bidang-Subbidang

Usaha, Daftar Material, dan Daftar Jasa.

H. E-PROCUREMENT OFFLINE:

1. Tambah/Ubah data E-Procurement Offline berfungsi untuk menambah atau mengubah

data-data pengadaan yang tidak secara online dilakukan melalui system. Untuk

mengupload data-data dapat mengisi pada form “Entry & Upload Data E-

PROCUREMENT Offline”.

2. E-Procurement Ofline ini dilakukan/diinput oleh unit kerja yang sama dimana ia sebagai

panitia / pelaksana pengadaan juga sebagai pengguna barang dan jasa tersebut, untuk

pengadaan dengan metode Pengadaan Jasa Langsung dan Pembelian Langsung.

3. Beberapa informasi yang harus dimasukkan antara lain adalah: Nama Pengadaan,

Nomor Pengadaan, Tanggal Pengumuman / Undangan, No Dokumen Pengadaan,







Pengesahan

Halaman | 34

Tanggal Dokumen Pengadaan, Nilai Anggaran, Nilai HPS (Harga Perkiraan Sendiri), No

Izin Prinsip, Tanggal Izin Prinsip, Jenis Pengadaan, Metode Pengadaan, Kualifikasi

Pengadaan, Metode Penyampaian Dokumen, Metode Penawaran Harga, Sistem

Evaluasi Penawaran, Kualifikasi Penyedia Barang/Jasa, Bidang – Sub Bidang Usaha,

Nilai Kontrak, Nama Pelaksana Pekerjaan, Durasi Pekerjaan, Keterangan Pengadaan

I. LIHAT LOGIN

Pada menu ”Lihat Login”, SysAdmin dan Administrator Wilayah dapat melihat daftar

pengguna yang sedang login dan dapat melihat histori login.

J. ALUR LUPA PASSWORD

1. Bila pengguna aplikasi lupa dengan password-nya, harus segera menghubungi

administrator E-Procurement Pegadaian di unit kerja PT Pegadaian (Persero) setempat

(dimana yang bersangkutan terdaftar), kemudian administrator wilayah akan melakukan

reset password-nya dan selanjutnya pengguna aplikasi harus segera merubah default

password tersebut.

2. Sebelum pengguna menghubungi administrator, agar dapat di pantau secara aplikasi,

maka diberanda WEB Aplikasi, pengguna diharuskan mengisikan user login yang

dimilikinya kemudian klik Lupa Password, setelah itu isikan alamat email yang

digunakan.

3. Kemudian Pada menu ”Lupa Password”, administrator dapat melihat daftar pengguna

yang telah request reset password karena lupa password. Untuk me-reset password, klik

Tombol Detil pada kolom Aksi. Selanjutnya muncul form Detil Lupa Password. Untuk me-

reset, klik Tombol Reset Password.

4. Untuk meyakinkan bahwa yang meminta memang yang berhak atas id login tersebut,

kepada Rekanan bisa diminta untuk datang langsung membawa permintaan tertulis serta

persyaratan lain yang dianggap diperlukan yang ditandatangani pejabat yang berwenang

dari Perusahaan penyedia barang dan jasa tersebut.

K. MASTER PANITIA

1. Pada menu ”Master Panitia”, SysAdmin dan administrator Wilayah dapat melihat

daftar panitia, menambah daftar panitia, merubah daftar panitia dan menghapus daftar

panitia. Pada menu index dapat dilihat daftar panitia dan pencarian kepanitiaan.







Pengesahan

Halaman | 35

2. Bahwa untuk menambah dan mengubah daftar panitia, maka terlebih dahulu mereka yang

akan dimasukkan kedalam kepanitian tersebut sudah memiliki akses login dengan role

Panita (Ketua, Sekretaris, Anggota)

L. MASTER BIDANG

Pada menu ”Master Bidang”, administrator dapat melihat daftar bidang, menambah

daftar bidang, merubah daftar bidang dan menghapus daftar bidang. Pada menu index dapat

dilihat daftar bidang dan pencarian bidang.

M. MASTER SUB BIDANG

Pada menu ”Master Sub Bidang”, administrator dapat melihat daftar sub bidang,

menambah daftar sub bidang, merubah daftar sub bidang dan menghapus daftar sub bidang.

Pada menu index dapat dilihat daftar sub bidang dan pencarian sub bidang.

N. MASTER KUALIFIKASI

Pada menu ”Master Kualifikasi”, administrator dapat melihat daftar kualifikasi,

menambah daftar kualifikasi, merubah daftar kualifikasi dan menghapus daftar kualifikasi.

Pada menu index dapat dilihat daftar kualifikasi dan pencarian kualifikasi.

O. PENAMBAHAN KRITERIA / PERSYARATAN ADMINISTRASI

1. Bahwa pada hampir semua jenis Pengadaan, terdapat persyaratan administrasi yang

harus dipenuhi oleh pihak Rekanan. Di dalam E-Procurement saat ini sudah di seting di

system beberapa jenis persyaratan administrasi seperti: Akte Pendirian, NPWP, Domisili

dll.

2. Sesuai dengan perkembangan dan makin banyaknya jenis pengadaan sangat

dimungkinkan adanya perubahan dan penambahan persyaratan administrasi ini (diluar

yang telah diseting) dan ini dapat dilakukan dengan menggunakan menu ”Master

Evaluasi Administrasi” (user: SysAdmin). Dengan menggunakan Menu ini, dapat

dilihat Daftar Evaluasi Administrasi, menambah Daftar Evaluasi Administrasi, merubah

Daftar Evaluasi Administrasi dan menghapus Daftar Evaluasi Administrasi.

P. PENAMBAHAN KRITERIA EVALUASI TEKNIS

1. Bahwa untuk Pengadaan yang memiliki penilaian/evaluasi terhadap aspek teknis, maka

dibutuhkan adanya kriteria terhadap Aspek Teknis tersebut. Di dalam E-Procurement saat







Pengesahan

Halaman | 36

ini sudah di seting di system beberapa jenis kriteria yang dipakai untuk penilaian terhadap

Aspek Teknis tersebut seperti: Daftar Pengalaman, Time Skedul, Metodologi,

DaftarTenaga Ahli dll.

2. Sesuai dengan perkembangan dan adanya syarat-syarat teknis yang sifatnya khusus dari

suatu jenis pengadaan sangat dimungkinkan adanya perubahan dan penambahan

persyaratan administrasi ini (diluar yang telah diseting) dan ini dapat dilakukan dengan

menggunakan menu ”Master Evaluasi Teknis” (user: SysAdmin). Dengan menggu-

nakan Menu ini, dapat dilihat Daftar Evaluasi Teknis, menambah Daftar Evaluasi Teknis,

merubah Daftar Evaluasi Teknis dan menghapus Daftar Evaluasi Teknis.







Pengesahan

Halaman | 37

BAB VI

LAIN – LAIN/ PENUTUP

A. KETENTUAN DI MASA TRANSISI DAN KONDISI KHUSUS

1. PT Pegadaian (Persero) tidak menjamin fasilitas ini berlangsung terus tanpa adanya

gangguan/handal, aman, tepat. Situs E-Procurement Pegadaian berusaha terus

meningkatkan dan memperbaiki performance aplikasinya.

2. Dalam situasi tertentu sehingga aplikasi E-Procurement tidak dapat diakses (offline) yang

disebabkan oleh kondisi tertentu yaitu terganggunya jaringan, tidak tersedianya aliran

listrik dan terganggunya aplikasi maupun server-nya, proses pengadaan dilakukan secara

manual/hardcopy dengan tetap mengacu kepada ketentuan Pedoman Pengadaan Barang

/ Jasa (PPBJ) yang berlaku pada PT. Pegadaian (Persero).

3. Akibat alasan operasional, teknis maupun non teknis PT Pegadaian (Persero) dapat

menghentikan sementara atau permanen terhadap penggunaan E-Procurement beserta

aksesnya tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada Rekanan untuk dilakukan

perubahan, penambahan fitur, pengurangan fitur atau pengembangan aplikasi E-

Procurement maupun aplikasi yang terkait.

4. Selain kemungkinan melakukan penghentian sementara/permanen penggunaan E-

Procurement Pegadaian beserta aksesnya (point 3), terhadap proses pengadaan yang

sedang berjalan, PT. Pegadaian (Persero), dapat mengganti/mengubah proses

pengadaan di E-Procurement menjadi Pengadaan Manual atau Kombinasi antara

Pengadaan Manual dan E-Procurement.

B. PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN KE DEPAN

1. Dengan memperhatikan dinamika perkembangan pada proses pengadaan barang / jasa,

PT Pegadaian (Persero) dapat menambah, mengurangi, memperbaiki aturan dan

ketentuan pada E-Procurement.

2. PT Pegadaian (Persero) berhak/dapat menambah, mengurangi, memperbaiki atau

mengembangkan fitur dalam aplikasi E-Procurement Pegadaian dengan

mempertimbangkan ketentuan lain yang berlaku pada PT Pegadaian (Persero) serta

mengikuti mekanisme internal PT Pegadaian (Persero).







Pengesahan

Halaman | 38

3. Rekanan wajib taat kepada aturan dan ketentuan yang telah ditambah, dikurangi,

diperbaiki tersebut. Apabila Rekanan mengajukan keberatan atau mengundurkan diri dari

keikutsertaannya sebagai Rekanan E-Procurement Pegadaian ini dengan konsekwensi

dapat dilakukan pembatalan sebagai Rekanan .

4. Bahwa untuk saat ini sedang dilakukan kajian dan upaya untuk meningkatkan performa E

Procurement, antara lain:

a. Perbaikan/Penyempurnaan : Parameter, Mekanisme Evaluasi, Perubahan / perbaikan

Template, Paperless, Lebih Meminimkan Tatap Muka

b. Penambahan fitur : E- Auxtion dan atau E-Purchasing

5. Hal-hal yang belum jelas atau belum diatur dalam peraturan / ketentuan E-Procurement ini

ataupun terdapat ketentuan yang bertentangan dengan ketentuan lain yang masih

berlaku, akan dijelaskan/diatur/dibuat dikemudian hari yang ditetapkan oleh Direksi PT


C. TANGGUNG JAWAB DAN AKIBAT (DISCLAIMER)

1. PT Pegadaian (Persero) tidak bertanggung jawab atas semua akibat karena

keterlambatan / kelalaian / kesalahan / kerusakan hasil input data yang disampaikan

Rekanan dalam E-Procurement Pegadaian.

2. Id login menjadi tanggungjawab masing-masing pihak sehingga PT Pegadaian (Persero)

tidak bertanggung jawab atas kerugian materiil maupun non materiil yang terjadi pada

Rekanan dalam penggunaan E-Procurement Pegadaian yang diakibatkan oleh pihak-

pihak lain yang disengaja maupun tidak sengaja mengacaukan / mengatasnamakan

Rekanan tertentu yang mengakibatkan Rekanan tersebut tidak dapat melakukan akses.

3. PT Pegadaian (Persero) tidak bertanggung jawab atas semua akibat yang timbul karena

penggunaan layanan situs E-Procurement Pegadaian pada saat proses pengadaan

barang/jasa sesuai dengan ketentuan/prosedur di lingkungan PT Pegadaian (Persero).

4. PT Pegadaian (Persero) tidak bertanggung jawab atas segala akibat penyalahgunaan

yang dilakukan oleh Rekanan atau pihak lain.

5. Semua keterangan yang dikeluarkan oleh situs E-Procurement Pegadaian terkait dengan

fasilitas situs E-Procurement tidak dapat digunakan oleh Rekanan sebagai jaminan dan

Rekanan bersedia/setuju menggunakan fasilitas situs E-Procurement ini dan menanggung

sendiri semua resiko yang diakibatkannya.







Pengesahan

Halaman | 39

6. PT Pegadaian (Persero) memberikan fasilitas atau modul yang tersedia pada situs E-

Procurement Pegadaian saat ini menurut kebutuhan PT Pegadaian (Persero).

7. PT Pegadaian (Persero) tidak menjamin fasilitas situs E-Procurement ini memenuhi

semua persyaratan/permintaan Rekanan.

D. HAK CIPTA

1. Dilarang mengutip atau meng-copy sebagian atau seluruh isi yang terdapat didalam situs

E-Procurement Pegadaian tanpa izin tertulis dari PT Pegadaian. Pelanggaran atas

ketentuan ini akan dituntut dan digugat berdasarkan peraturan hukum yang berlaku di

Indonesia.

2. Rekanan setuju tidak akan dengan cara apapun memanfaatkan, memperbanyak, atau

berperan dalam penjualan/menyebarkan setiap isi yang diperoleh dari situs E-

Procurement Pegadaian untuk kepentingan pribadi dan/atau komersial.

E. PERSELISIHAN

Rekanan setuju bahwa perselisihan yang terjadi antara Rekanan dan PT Pegadaian

(Persero) harus diselesaikan melalui musyawarah untuk mufakat. Apabila musyawarah tidak

dapat mencapai mufakat, Rekanan sepakat untuk membawa kasus tersebut ke pengadilan

yang berada di wilayah Indonesia.

pedoman pengadaan barang dan jasa nomor : 20 / … · petunjuk teknis dan keberadaanya ada 1 di...

Documents