PEDOMAN UMUMPENYELENGGARAN KEARSIPAN DI LINGKUNGANPEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

Disampaikan pada kegiatan Rakor Pembinaandan Evaluasi Penerapan Peraturan

Ketatalaksanaan di Lingkungan Pemerintah Provdan Kab/Kota se-Jatim.

Oleh :Dra. DIYAH KUSWARDANI, MM

Kasi. Pembinaan Kearsipan

Nama Lengkap : DIYAH KUSWARDANI

Nama Panggilan : NINA

Tempat/tgl lahir : Banyumas, 11 Juli 1966

Pangkat/Gol : Pembina / IV a

Alamat : Perum Mutiara Citra Asri E III/ 26 - SDA

Pendidikan : S 2 / Magister Manajemen

Pengalaman Kerja: - Arsiparis di Arsip Nasional RI (1994-1997)

- Kasubid. Diklat di ANRIWIL Jatim (1997-2000)

- Kasubid. Bina Aparatur Kearsipan ( 2000 – 2005 )

(Badan Arsip Prov Jatim)

- Kasubid. Akuisisi Arsip ( 2005 – 2009 )

- Kasubid. Pemasyarakatan Kearsipan ( 2009 – 2017)

(Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jatim).

- Kaseksi Pembinaan Kearsipan 20 17 - Sekarang

HP : 0813 – 3056 - 6014

Nama Lengkap : DIYAH KUSWARDANI

Nama Panggilan : NINA

Tempat/tgl lahir : Banyumas, 11 Juli 1966

Pangkat/Gol : Pembina / IV a

Alamat : Perum Mutiara Citra Asri E III/ 26 - SDA

Pendidikan : S 2 / Magister Manajemen

Pengalaman Kerja: - Arsiparis di Arsip Nasional RI (1994-1997)

- Kasubid. Diklat di ANRIWIL Jatim (1997-2000)

- Kasubid. Bina Aparatur Kearsipan ( 2000 – 2005 )

(Badan Arsip Prov Jatim)

- Kasubid. Akuisisi Arsip ( 2005 – 2009 )

- Kasubid. Pemasyarakatan Kearsipan ( 2009 – 2017)

(Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jatim).

- Kaseksi Pembinaan Kearsipan 20 17 - Sekarang

HP : 0813 – 3056 - 6014

UPAYA MENDORONG PENINGKATANKUALITAS PENYELENGGARAANKEARSIPAN DI JAWA TIMUR

UPAYA TERWUJUDNYA TERTIB ARSIPDI LINGKUNGAN PERANGKATDARAH PROV DAN KAB/KOTA DIJATIM SESUAI KAIDAH KEARSIPAN

TUJUAN

UPAYA MENDORONG PENINGKATANKUALITAS PENYELENGGARAANKEARSIPAN DI JAWA TIMUR

UPAYA TERWUJUDNYA TERTIB ARSIPDI LINGKUNGAN PERANGKATDARAH PROV DAN KAB/KOTA DIJATIM SESUAI KAIDAH KEARSIPAN

“Jawa Timur Gemar Membaca dan TertibKearsipan Tahun 2019”

Untuk mewujudkan visi pembangunan DinasPerpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa TimurTahun 2014 – 2019, maka misi pembangunanditetapkan sebagai berikut :(a) Mewujudkan masyarakat Jawa Timur

gemar membaca(b) Mewujudkan Tertib Kearsipan

dilingkungan Pemerintah Provinsi,Kabupaten/Kota Se Jawa Timur

4

KEARSIPAN URUSANSIAPA?

Kearsipan adalah urusan PemerintahWAJIB bagi Pemerintah Daerah Provinsidan Pemerintah Daerah Kab/Kota. (UUNo. 23/2014 psl 11 ayat 2) Arsip dan Kearsipan menentukan baik

buruknya pengelolaan administrasilembaga Arsip dan Kearsipan memiliki

konsekwensi hukum

Kearsipan adalah urusan PemerintahWAJIB bagi Pemerintah Daerah Provinsidan Pemerintah Daerah Kab/Kota. (UUNo. 23/2014 psl 11 ayat 2) Arsip dan Kearsipan menentukan baik

buruknya pengelolaan administrasilembaga Arsip dan Kearsipan memiliki

konsekwensi hukum

5

LANDASAN FILOSOFIS PENYELENGGARAANKEARSIPAN

Arsip akan selalu tercipta seiring dengan aktivitasorganisasi/instansi;

Arsip diciptakan untuk kepentingan organisasi,tetapi juga memiliki nilai guna penting bagiorganisasi ( nilai guna Primer danSekunder/informasional dan kebuktian;

Arsip adalah identitas dan jati diri bangsa; Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya

dapat menjamin perlindungan kepentingan negaradan hak-hak keperdataan rakyat;

Tuntutan mewujudkan pemerintahan yang modern; Tuntutan peningkatan kualitas pelayanan publik; Kebutuhan tata kelola Pemerintahan yang baik (good

governance)

17/11/2017 6

Arsip akan selalu tercipta seiring dengan aktivitasorganisasi/instansi;

Arsip diciptakan untuk kepentingan organisasi,tetapi juga memiliki nilai guna penting bagiorganisasi ( nilai guna Primer danSekunder/informasional dan kebuktian;

Arsip adalah identitas dan jati diri bangsa; Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya

dapat menjamin perlindungan kepentingan negaradan hak-hak keperdataan rakyat;

Tuntutan mewujudkan pemerintahan yang modern; Tuntutan peningkatan kualitas pelayanan publik; Kebutuhan tata kelola Pemerintahan yang baik (good

governance)

TUJUAN PENYELENGGARAANKEARSIPAN

Pasal 3 UU 43 tahun 2009MENJAMIN

MENJAMIN

Terciptanya arsip yang baik dan benar

Ketersediaan arsip yang autentik dantepercaya

Terwujudnya penyelenggaraan kearsipanyang handal

17/11/2017 7

MENJAMIN

Terwujudnya penyelenggaraan kearsipanyang handal

Perlindungan kepentingan negara danhak keperdataan rakyat

Keamanan dan keselamatan arsip

Keselamatan aset negara

Peningkatan kualitas pelayanan publik

ARSIP ADALAH REKAMAN KEGIATANATAU PERISTIWA DALAM BERBAGAI

BENTUK DAN MEDIA SESUAI DGNPERKEMBANGAN T.I. YANG DIBUAT DAN

DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARAPEMDA, LEMBAGA PENDIDIKAN,

ORSOSPOL DAN PERORANGAN DALAMPELAKSANAAN KEHIDUPAN

BERMASYARAKATAN, BERBANGSA DANBERNEGARA.

PENGERTIANARSIP

ARSIP ADALAH REKAMAN KEGIATANATAU PERISTIWA DALAM BERBAGAI

BENTUK DAN MEDIA SESUAI DGNPERKEMBANGAN T.I. YANG DIBUAT DAN

DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARAPEMDA, LEMBAGA PENDIDIKAN,

ORSOSPOL DAN PERORANGAN DALAMPELAKSANAAN KEHIDUPAN

BERMASYARAKATAN, BERBANGSA DANBERNEGARA.

Ismi. sosialisasi layanan arsip 2015.

Arsip yang tercipta dari kegiatanArsip yang tercipta dari kegiatanLembaga Negara dan kegiatan yangLembaga Negara dan kegiatan yang

menggunakan Sumber Danamenggunakan Sumber DanaNegara dinyatakan sebagai ArsipNegara dinyatakan sebagai Arsip

Milik Negara.Milik Negara.

Arsip NegaraArsip NegaraArsip yang tercipta dari kegiatanArsip yang tercipta dari kegiatan

Lembaga Negara dan kegiatan yangLembaga Negara dan kegiatan yangmenggunakan Sumber Danamenggunakan Sumber Dana

Negara dinyatakan sebagai ArsipNegara dinyatakan sebagai ArsipMilik Negara.Milik Negara.

MEDIA (REKAM INFORMASI)ARSIP/DOKUMEN

1.Arsip kertas (konvensional)

3. Arsip pandangdengar• Arsip gambar

statik• Arsip gambar

bergerak• Arsip rekaman

suara

2.Arsip peta udara (kartografik)dan gambar rancang bangunan(blue print)

3. Arsip pandangdengar• Arsip gambar

statik• Arsip gambar

bergerak• Arsip rekaman

suara

4.Bentuk mikro(micro film)

5. Arsip elektronik

Negatif Foto dan VCD

PENATAAN ARSIP FOTO DAN VCD

PERMASALAHAN KEARSIPANARSIP ASAL SIMPAN

ARSIP MENUMPUK / TIDAK ADA DAFTAR

LINGKUP MANAJEMEN KEARSIPANMANAJEMEN

ARSIP DINAMIS

MANAJEMENARSIP STATIS

Penciptaan

PengklasifikasianPelayanan

Pengklasifikasian

Penggunaan &Pemeliharaan

PenyusutanAkuisisi

Preservasi

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

1. Arsip Vital2. Arsip Aktif3. Arsip Inaktif

Dilakukan terhadap

1. Arsip Vital2. Arsip Aktif3. Arsip Inaktif

PENCIPTAARSIP

PENCIPTAARSIP

LEMBAGA KEARSIPAN:ANRI, ARDAPROV,

ARDAKAB/KOT, APT

LEMBAGA KEARSIPAN:ANRI, ARDAPROV,

ARDAKAB/KOT, APT

Menjadi Tanggung jawab Menjadi tanggung jawab

Arsip Dinamis:Arsip yang digunakansecara langsung oleh

pencipta arsip dandisimpan selama

jangka waktu tertentu.

PembedaanArsip

Prosespenyusutan

Arsip Statis: Arsip yangdihasilkan oleh pencipta

arsip karena memilikinilai guna kesejarahan,telah habis retensinya,

dan berketeranganpermanen

PembedaanArsip

ARSIP AKTIF(active records)

ARSIPINAKTIF

(inactive records)

ARSIP VITAL(vital records)

Arsip yang frekuensipenggunaannya tinggi dan

atau terus menerus

ARSIP AKTIF(active records)

ARSIPINAKTIF

(inactive records)

ARSIP VITAL(vital records)

Arsip yang frekuensipenggunaannya tinggi dan

atau terus menerus

Arsip yang frekuensipenggunaannya telah

menurun

Arsip yang keberadaannya merupakanpersyaratan dasar bagi kelangsungan

operasional pencipta arsip, tidakdapat diperbaharui dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang

LOKASI SIMPAN ARSIP

DibuatDaftar ArsipAktif

ARSIP PERSONAL

Penataan arsip aktif (berdasarkan klasifikasi)

PUSAT BERKAS ( di TU dan di UP)

Penataan Arsip di Odner

PENATAAN ARSIP IN AKTIFDI PUSAT ARSIP/RECORD CENTER

PENYIMPANAN ARSIPVITAL/ASET

LEMARI BESI PIPA UNTUK ARSIP PETA

PENATAAN ARSIP STATIS AC

PENGATUR SUHU RUANGANRoll Opac

PEMELIHARAAN ARSIP

FUMIGASI ARSIPRESTORASI

Alih MediaAudio Visual(Vidio)

23

PP 28/2012

UU43/2009

DASAR PENYELENGGARAAN KEARSIPANSECARA NASIONAL

PERKA ANRI

PERDANO.4/2015

24

PERDIREKTURPERMEN/LEM PERREKTOR

PERGUB. JATIM

Instrumen WAJIBPengelolaan ArsipDinamis (4 pilar)

TataNaskahDinas

TataNaskahDinas

Klasifikasi Arsip

Klasifikasi Arsip

JadwalRetensi

Arsip (JRA)

SistemKlasifikasiKeamanandan Akses

Arsip

SistemKlasifikasiKeamanandan Akses

Arsip

SistemKlasifikasiKeamanandan Akses

Arsip

SistemKlasifikasiKeamanandan Akses

Arsip

Ditetapkan masing-masing PenciptaArsip berdasarkan Pedoman yang

ditetapkan oleh Kepala ANRI.Khusus untuk JRA terlebih dahulu

mendapatkan persetujuan dariKepala ANRI

KEEMPATNYA HARUS SINERGI DAN TERINTEGRASI

PerKa.ANRINo. 2 /2014

TATA NASKAH DINAS

TND/SURATDINAS

1. Dasar membuat naskah dinas/suratdinas

2. Diatur Oleh Permen, Perdirektur,Perektor, Pergub, Perbup/Wali.

3. Harus ada pembakuan4. Harus efektif dan efisien5. Tidak mudah dipalsukan7 . Ditaati Setiap Aparatur Organisasi

TND/SURATDINAS

1. Dasar membuat naskah dinas/suratdinas

2. Diatur Oleh Permen, Perdirektur,Perektor, Pergub, Perbup/Wali.

3. Harus ada pembakuan4. Harus efektif dan efisien5. Tidak mudah dipalsukan7 . Ditaati Setiap Aparatur Organisasi

25/10/2015 26

KLASIFIKASI ARSIP

KLASIFIKASIARSIP

1. Dasar penataan arsip dinamis.2. Diatur dengan Permen, Perdirektur, Perektor,

Pergub, Perbup/Wali, dll3. Pengelompokan informasi harus sistematis

dan logis;4. Pengkodean klasifikasi informasi harus

kronologis;5. Klasifikasinya harus fleksibel dan mudah

dikembangkan seiring dengan perkembanganfungsi organisasi;

6. Klasifikasinya harus mampu menyatukanberkas/Informasi;

7. Klasifikasi mudah diaplikasi oleh petugas;8. Klasifikasi dapat dirujuk untuk pembuatan JRA

dan Klasifikasi keamanan dan akses arsip;9. Arsip yang ditata berdasarkan klasifikasi

mudah Disusutkan.

KLASIFIKASIARSIP

1. Dasar penataan arsip dinamis.2. Diatur dengan Permen, Perdirektur, Perektor,

Pergub, Perbup/Wali, dll3. Pengelompokan informasi harus sistematis

dan logis;4. Pengkodean klasifikasi informasi harus

kronologis;5. Klasifikasinya harus fleksibel dan mudah

dikembangkan seiring dengan perkembanganfungsi organisasi;

6. Klasifikasinya harus mampu menyatukanberkas/Informasi;

7. Klasifikasi mudah diaplikasi oleh petugas;8. Klasifikasi dapat dirujuk untuk pembuatan JRA

dan Klasifikasi keamanan dan akses arsip;9. Arsip yang ditata berdasarkan klasifikasi

mudah Disusutkan.25/10/2015 27

JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

JRA

1. Dasar penyusutan dan penyelamatan arsiporganisasi

2. Diatur dengan Permen, Perdirektur, Perektor,Pergub, Perbup/Wali, dll;

3. Wajib dimiliki setiap organisasi pemerintah;4. JRA memuat jenis arsip yang diciptakan setiap

organisasi;5. Memiliki kejelasan jangka simpan arsip masa

aktif, inaktif dan nasib akhir arsip.

JRA

1. Dasar penyusutan dan penyelamatan arsiporganisasi

2. Diatur dengan Permen, Perdirektur, Perektor,Pergub, Perbup/Wali, dll;

3. Wajib dimiliki setiap organisasi pemerintah;4. JRA memuat jenis arsip yang diciptakan setiap

organisasi;5. Memiliki kejelasan jangka simpan arsip masa

aktif, inaktif dan nasib akhir arsip.

25/10/2015 Sharing Session/14/10/2016 28

KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP (KKAA)

1. Pengkategorian pengaturan ketersediaan arsipdinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum danotoritas legal pencipta arsip untuk mempermudahpemanfaatan arsip;

2 Diatur dengan Permen, Perdirektur, Perektor,Pergub, Perbup/Wali, dll

3. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis darikerusakan dan kehilangan;

4. Mengatur akses arsip dinamis yang sesuai ketentuanperaturan perundang-undangan;

5. hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yangmempunyai kewenangan untuk akses;

6. Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapatmengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau stafdi bawahnya;

7. Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannyatidak dapat mengakses arsip yang dibuat olehpejabat di atasnya

KKAA

1. Pengkategorian pengaturan ketersediaan arsipdinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum danotoritas legal pencipta arsip untuk mempermudahpemanfaatan arsip;

2 Diatur dengan Permen, Perdirektur, Perektor,Pergub, Perbup/Wali, dll

3. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis darikerusakan dan kehilangan;

4. Mengatur akses arsip dinamis yang sesuai ketentuanperaturan perundang-undangan;

5. hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yangmempunyai kewenangan untuk akses;

6. Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapatmengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau stafdi bawahnya;

7. Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannyatidak dapat mengakses arsip yang dibuat olehpejabat di atasnya25/10/2015 29

KEGIATANPENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS

PENCIPTAANARSIP

PENYUSUTANARSIP

PEMELIHARAANARSIP

PIMPINAN UPBERTANGGUNGJAWA

B ATASKETERSEDIAANPENGOLAHAN,

PENYAJIAN ARSIPVITAL DAN ARSIP

AKTIF

PENGGUNAANARSIP

PEMELIHARAANARSIP AKTIF

TANGGUNG JAWABPIMPINAN UP

BERTANGGUNGJAWAB ATASKETERSEDIAAN

PENGOLAHAN, PENYAJIANARSIP INAKTIF UNTUK

KEPENTINGANPENGGUNAAN INTERNALDAN PUBLIK SERTA ALIH

MEDIA

PEMBUATANARSIP

PENERIMAAN ARSIP

PIMPINAN UPBERTANGGUNGJAWA

B ATASKETERSEDIAANPENGOLAHAN,

PENYAJIAN ARSIPVITAL DAN ARSIP

AKTIF

PEMELIHARAANARSIP AKTIF

TANGGUNG JAWABPIMPINAN UP

PEMELIHARAANARSIP IN AKTIF

TANGGUNG JAWABPIMPINAN UK

DILAKUKANOLEH

PENCIPTAARSIP

BERDASARKAN JRA

TATA NASKAH DINAS(PerKa. ANRI No. 2/2014)

Untuk menjaga keutuhan,keautentika dan keselamatanarsip

dasar

SOP TATA KELOLAKEARSIPAN

1. PEDOMANPENGELOLAAN ARSIPAKTIF

PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP

DAFTAR ARSIPAKTIF

2. PEDOMANPENGELOLAAN ARSIPINAKTIF

DAFTAR ARSIPINAKTIF

2. PEDOMANPENGELOLAAN ARSIPINAKTIF3. PEDOMANPENGELOLAAN ARSIPVITAL/ASET

4. PEDOMANPENYUSUTAN ARSIP

DAFTAR ARSIPINAKTIF

DAFTAR ARSIPVITAL/ASET

DAFTAR ARSIP USULMUSNAHDAFTAR ARSIP USULSERAH

5. PEDOMAN PENGELOLAANARSIP STATIS

DAFTARINVENTARISASI/GUIDE ARSIP

PENYUSUNAN PEDOMANKEARSIPAN

PENYUSUNAN PEDOMANKEARSIPAN

HASIL

1. Penyelamatan Arsip , 29/20042. Pengelolaan Arsip Foto, 21/20043. JRA Kepegawaian, 18/20054. Tata Kearsipan, 26/20095. Tata Naskah Dinas , 113/20106. Pengelolaan Arsip Vital, 23/20117. Pengelolaan Info. dan Dok. /20118. JRA Fasilitatif Non Keu & Kepeg, 40/20139. JRA Keuangan, 70/201310. Pedoman Penyusutan Arsip, 10/201611. Pedoman Pengelolaan Arsip Aset, 53/201612. Tupoksi Unit Kearsipan, 7/201613. Pedoman Pengawasan Kearsipan No.91/201614. Pedoman Akuisis dan ganti rugi No. 23/201615. JRA substanstif ttg Kearsipan dan Perpustakaan thn

2017

PERDA

1. Penyelenggaraan Kearsipan , 4 /2015

PENYUSUNANPERATURAN/PEDOMAN (1)(di Lingk. Pemprov Jatim)

PENGEMBANGANSUMBER DAYA

HASIL PERGUB

1. Penyelamatan Arsip , 29/20042. Pengelolaan Arsip Foto, 21/20043. JRA Kepegawaian, 18/20054. Tata Kearsipan, 26/20095. Tata Naskah Dinas , 113/20106. Pengelolaan Arsip Vital, 23/20117. Pengelolaan Info. dan Dok. /20118. JRA Fasilitatif Non Keu & Kepeg, 40/20139. JRA Keuangan, 70/201310. Pedoman Penyusutan Arsip, 10/201611. Pedoman Pengelolaan Arsip Aset, 53/201612. Tupoksi Unit Kearsipan, 7/201613. Pedoman Pengawasan Kearsipan No.91/201614. Pedoman Akuisis dan ganti rugi No. 23/201615. JRA substanstif ttg Kearsipan dan Perpustakaan thn

2017

REGULASI

PERKA

1. Pedom. Layanan Arsip, No. 407/20122. Pedom. Akuisisi Arsip, No. 1138/20123. Pedom. Pengelolaan Arsip Statis, thn 20124. Pedom. Perawatan Arsip Kertas, thn 20125. Pedom. Layanan Jasa Kearsipan, thn. 20126. Standar Boks Arsip, thn 20127. Pedom. Pembinaan Kearsipan, No. 188/1315/20138. Pedom. Wawancara Sejarah Lisan, thn 2013.9. SOP Layanan pembuatan manual No. 1050/201310.SOP Jasa penataan arsip No. 26/201211. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif, 201412. SOP Pengoperasian aplikasi Pengelolaaan Arsip Inaktif, 2014

PENYUSUNAN PEDOMAN (2)

REGULASI

1. Pedom. Layanan Arsip, No. 407/20122. Pedom. Akuisisi Arsip, No. 1138/20123. Pedom. Pengelolaan Arsip Statis, thn 20124. Pedom. Perawatan Arsip Kertas, thn 20125. Pedom. Layanan Jasa Kearsipan, thn. 20126. Standar Boks Arsip, thn 20127. Pedom. Pembinaan Kearsipan, No. 188/1315/20138. Pedom. Wawancara Sejarah Lisan, thn 2013.9. SOP Layanan pembuatan manual No. 1050/201310.SOP Jasa penataan arsip No. 26/201211. SOP Pengelolaan Arsip Inaktif, 201412. SOP Pengoperasian aplikasi Pengelolaaan Arsip Inaktif, 2014E

DARAN

1. SE Gub.Pemanfaatan ADD Untuk AMD, No. 141/7957/011/20122. SE Gub.Penyediaan Pusat Arsip SKPD, No. 045/4850/210.6/20123. Ka. Bapersip, Pengangkatan Arsiparis Kab/Kota, No. 045/35/21.8/2013

Dalam proses penyusunan

1. JRA Substantif (Urusan Perikanan dan Kelautan,Pemberdayaan Perempuan, Catatan Sipil) dalam proses diANRI.

2. Pedoman Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip 3. Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip adalah sumber ilmu pengetahuandan jembatan masa depan

36

Welcome To The GreatIndonesia

Terima Kasih ...

Biro Adm. Perekonomian

Terima Kasih ...