pejabat pengadaan simpel - simpel.lpse.kemenkeu.go.id · oleh pejabat pengadaan dan pphp untuk...
TRANSCRIPT
Copyright © 2013 Pusat LPSE
PETUNJUK PENGGUNAAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG
(SIMPeL) Versi 1.0.0
UNTUK PEJABAT PENGADAAN DAN PPHP
Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710
Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219
Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan
Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
1
1. Pendahuluan
Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung yang disingkat
menjadi SIMPeL, antara lain dilatarbelakangi oleh adanya kesulitan dalam melakukan
pemantauan dan reporting pelaksanaan pengadaan langsung, karena saat ini pengadaan
langsung masih dilaksanakan secara manual dan belum dilakukan melalui sistem. Padahal
saat ini sebagian besar pengadaan dilakukan melalui pengadaan langsung. Hal ini sejalan
dengan peningkatan batasan pengadaan langsung, yaitu sesuai Perpres 70 tahun 2012,
batasan nilai untuk pengadaan langsung yang semula sampai dengan 100 juta menjadi 200
juta untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, dan pengadaan jasa
konsultansi sampai dengan 50 juta. Oleh karena itu, Pembangunan sistem ini, diharapkan
dapat memfasilitasi hal tersebut melalui sentralisasi data pengadaan langsung.
Disamping hal di atas, sejalan dengan reformasi pengadaan dan reformasi birokrasi di
lingkungan Kementerian Keuangan, pembangunan sistem ini juga diharapkan dapat
meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan langsung, melakukan manajemen
database hasil pengadaan langsung yang baik, yaitu dari sisi pengkatagorisasian barang
yang dapat dikembangkan untuk katalog dan analisa standar biaya, database penyedia untuk
pengembangan vendor management pengadaan langsung, serta memudahkan aparat
pengawas internal dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan
langsung.
Berdasarkan hal di atas, secara keseluruhan pembangunan sistem ini bertujuan untuk
meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelaksanaan pengadaan
langsung.
1.1 Pejabat Pengadaan
Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pengadaan adalah personil yang
ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung.
Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Pejabat
Pengadaan mempunyai wewenang, sebagai berikut :
a. Melaksanakan pengadaan langsung dengan SPK, yang terdiri dari :
1) Mereview HPS yang dikirim PPK.
2) Membuat jadwal dan mengirim undangan kepada penyedia yang terpilih dari referensi
penyedia.
3) Memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga.
4) Mengundang penyedia yang memenuhi syarat untuk proses klarifikasi teknis dan
negosiasi harga.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
2
5) Memasukkan tanggal dan nomor Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung, dan
mengirimkannya kepada PPK.
b. Melaksanakan pembelian Langsung untuk fitur pencatatan pembelian, yang terdiri dari :
1) Menginput data referensi penyedia pembelian langsung yang belum terdapat di
referensi penyedia.
2) Menginput data kuitansi/bukti pembelian.
3) Merekam detil barang/pekerjaan.
4) Mengirimkan detil barang/pekerjaan ke Pejabat Penerima Hasil Pekerjan (PPHP).
1.2 Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)
Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Pejabat Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
(PPHP) adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan
menerima hasil pekerjaan.
Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), PPHP
mempunyai wewenang, sebagai berikut :
Melaksanakan pemerikaan barang/pekerjaan untuk pembelian langsung menggunakan
pencatatan pembelian, yang terdiri dari :
1. Memeriksa per item barang/pekerjaan
2. Memasukkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan
3. Mengirimkan hasil pemeriksaan barang/pekerjaan kepada pejabat pengadaan
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
3
1.3 Alur Proses Pengadaan Langsung
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
4
1.4 Alur Proses Pembelian Langsung
2 Memulai Aplikasi
2.1 Akses ke dalam Aplikasi SIMPeL
Pejabat Pengadaan dan PPHP mendapatkan kode akses (user id dan password) dari
Admin Satker pada kantor yang bersangkutan berdasarkan Surat Penunjukan sebagai
Pejabat Pengadaan atau PPHP.
Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan
password, kemudian klik tombol . Pada menu ini juga terdapat tombol “lupa
password” yang digunakan apabila Pejabat Pengadaan dan PPHP lupa password untuk
login.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
5
Untuk menggunakan tombol “lupa password” ini, pengguna akan diminta untuk
memasukkan alamat email yang terdaftar di sistem, kemudian sistem akan memverifikasi
kebenaran alamat email tersebut dan mengirimkan link untuk masuk ke menu perubahan
password. Selanjutnya pengguna diminta untuk memasukkan password yang baru.
3 Penjelasan Fitur dan Fungsi
Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan
oleh Pejabat Pengadaan dan PPHP untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL.
3.1.Pejabat Pengadaan
3.1.1 Penyedia
Menu ini digunakan untuk melihat referensi penyedia pengadaan langsung yang telah
terdaftar di aplikasi SIMPeL, refensi penyedia yang direkam untuk pembelian langsung
menggunakan fitur pencatatan pembelian. Untuk penggunaan fitur ini, pejabat pengadaan
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
6
dapat menambahkan referensi penyedia untuk pembelian langsung yang berlum terdapat di
referensi penyedia.
List Penyedia
Keterangan :
: Tombol untuk melihat detil penyedia
: Tombol untuk memasukkan nama penyedia ke data kuitansi/bukti pembelian
Detil Penyedia
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
7
Syarat Pendaftaran
3.1.2 Menu Paket dengan SPK
Menu ini digunakan untuk melaksanakan proses pengadaan langsung dengan SPK
berdasarkan status pelaksanaan pengadaan, yaitu “sent” � paket pengadaan langsung baru
dikirim dari PPK, “process” � paket pengadaan langsung sedang berjalan (dalam proses),
dan “close” � paket pengadaan langsung tersebut telah selesai dilaksanakan dan telah
diumumkan penyedianya.
List Paket Pengadaan Lansung :
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
8
3.1.3 Menu Pembelian Langsung
Menu ini digunakan untuk melaksanakan pembelian langsung melalui pencatatan
Pembelian. Fitur ini baru terbatas untuk mencatat bukti pembelian/kuintasi dan rincian
barang/pekerjaan ke dalam aplikasi SIMPeL.
3.2 Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP)
Menu ini digunakan untuk memasukkan hasil pemeriksaan per jenis barang/pekerjaan
dan mengirimkannya ke Pejabat Pengadaan.
3.3 Menu Ganti Password
Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk
keperluan keamanan dan kemudahan mengingat.
3.4 Proses Pengadaan Langsung dengan SPK
3.4.1 Pembuatan Jadwal
1. Pejabat Pengadaan mereview paket dan HPS Pengadaan Langsung yang dikirim oleh
PPK.
2. Pejabat Pengadaan membuat Jadwal Pengadaan Langsung dengan mengklik tombol
.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
9
View detil Paket dan Rincian HPS
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
10
Form Jadwal Pengadaan Langsung
View Jadwal Pengadaan Langsung
3.4.2 Mengundang Penyedia
Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang dipilih dari data referensi penyedia
yang dapat difilter sesuai kebutuhan. Pada fitur ini Pejabat Pengadaan dapat melihat kembali
detil penyedia.
List Penyedia
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
11
View detil penyedia
3.4.3 Persetujuan Pakta Integritas
Pada saat akan mengirim undangan, pejabat pengadaan diminta untuk membaca dan
menyetujui Pakta Integritas. Jika tidak mengklik tombol persetujuan, maka proses tidak dapat
dilanjutkan.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
12
Selanjutnya undangan akan terkirim secara otomatis melalui sistem ke penyedia yang
bersangkutan.
View undangan melalui email penyedia
3.4.4 Pembukaan Penawaran
Pejabat Pengadaan melakukan pembukaan penawaran dan melakukan pengecekan
data pendukung penawaran, data penyedia, dan data penawaran. Untuk melakukan proses
ini, pejabat pengadaan memilih paket pengadaan langsung yang sesuai dari list data paket
dan mengklik tombol untuk melanjutkan proses berikutnya.
List Paket Pengadaan Langsung
Detai paket pengadaan langsung, yang terdiri dari tab detail barang/pekerjaan sebagai data
HPS, tab schedule, dan tab penyedia.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
13
Klik tab penyedia untuk melihat file upload (jika ada), data penyedia, data pendukung, dan
data penawaran sebagai bahan untuk evaluasi
Data Pendukung
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
14
Data Penyedia
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
15
Data Penawaran
3.4.5 Evaluasi Penawaran
Pejabat pengadaan memasukkan hasil evaluasi administrasi, teknis, harga ke dalam
sistem.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
16
3.4.6 Undangan Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga
Pejabat Pengadaan mengundang penyedia yang memenuhi syarat yang sesuai untuk
proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga dengan mengklik tombong “Undang”
Selanjutnya undangan negosiasi tersebut akan muncul di email penyedia yang bersangkutan.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
17
View undangan melalui email
3.4.7 Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga
Pejabat pengadaan melakukan proses klarikasi teknis dan negosiasi harga. Proses ini
dilakukan secara manual. Hasilnya saja yang dimasukkan ke dalam sistem.
Tampilan sebelum input harga negosiasi
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
18
Form Input Hasil Negosiasi
Tampilan Setelah Input Hasil Negosiasi
3.4.8 BA Hasil Pengadaan Langsung
Pejabat Pengadaan menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung
dengan mengklik tombol .
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
19
Form Input BA Hasil Negosiasi
Setelah menginput tanggal dan nomor BA Hasil Pengadaan Langsung, pejabat pengadaan
mengklik tombol kirim ke PPK dan Umumkan. Selanjutnya BA Hasil Pengadaan Langsung
akan muncul di halaman utama.
Notifikasi paket pengadaan telah berhasil diumumkan penyedianya.
Tampilan di halaman Utama Web
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
20
3.5 Pembelian Langsung
3.5.1 Pejabat Pengadaan
a. Rekam data kuitansi
Pilih menu pembelian langsung muncul daftar kuitansi/bukti pembelian. Selanjutnya klik
button “Add New” untuk menambahkan data kuitansi/bukti pembelian baru.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
21
b. Muncul daftar referensi penyedia. Pilih penyedia yang sesuai, jika tidak ada, dapat
merekam penyedia baru untuk pembelian langsung.
c. Klik tombol untuk memasukkan nama penyedia ke perekaman kuitansi/bukti
pembelian.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
22
Isi jenis barang, data tahun anggaran, kode RUP (tidak wajib), jenis bukti, nomor bukti,
kode kegiatan, kode output, kode MAK, jumlah uang, tanggal kuitansi/bukti pembelian,
tanggal lunas bayar, nama penerima, jabatan penerima uraian.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
23
d. Rekam detail barang
Form Input Barang :
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
24
e. Kirim ke PPHP
f. View dan Cetak Kuitansi/Bukti Pembelian, Rincian Kuitansi, dan Rincian Hasil
Pemeriksaan dari PPHP
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
25
3.5.2 PPHP
a. Klik menu pembelian Langsung, pilih data kuitan/bukti pembelian yang statusnya “Sent”,
kemudian klik button untuk proses selanjutnya.
b. Checklist hasil pemeriksaan barang yang telah sesuai
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
26
c. View dan Cetak Rincian Hasil Pemeriksaan Barang
3.6 Menu Ganti Password
Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan
keamanan dan kemudahan mengingat.
Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 1.0.0 – Pejabat Pengadaan & PPHP
Copyright © 2013 Pusat LPSE
27
4. Mengakhiri Aplikasi
5. Penutup
Petunjuk pengoperasian ini dibuat mengikuti versi aplikasi SIMPeL yang dirilis. Untuk
update aplikasi SIMPeL terbaru, petunjuk pengoperasiannya akan diupload di halaman
utama aplikasi SIMPeL.
Apabila mendapat kesulitan dalam pengoperasian aplikasi SIMPeL, dapat
menghubungi alamat dan nomor telepon unit layanan helpdesk yang terdapat di website
aplikasi SIMPeL (halaman ”Kontak Kami”).