pejabat perpustakaan dan pengurusan ilmu …

26
BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Upload: others

Post on 18-Nov-2021

16 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB

TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Page 2: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

BAGAIMANAKAH KEADAAN BILIK FAIL ANDA??????

ADAKAH INI???? ADAKAH INI???? ADAKAH INI????

Page 3: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

SISTEM PENGURUSAN FAIL

PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN,

MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL

BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA

APABILA DIPERLUKAN.

MEWUJUDKAN SISTEM PENGURUSAN

REKOD YANG SISTEMATIK, CEKAP DAN

BERKESAN DI SETIAP ORGANISASI

1) PENDAFTARAN FAIL 5) KAD PERGERAKAN FAIL

2) PEMBUKAAN FAIL 6) PEMBAIKAN DAN PENGGANTIAN FAIL ROSAK

3) PENAWANAN FAIL 7) PENYIMPANAN FAIL

4) PENYEDIAAN KERTAS MINIT 8) PENUTUPAN FAIL

9) PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN FAIL

MATLAMAT

KAEDAH PENGURUSAN FAIL

DEFINISI

Page 4: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENDAFTARAN FAIL

BORANG

DIDAFTARKAN MENGGUNAKAN BORANG

PERMOHONAN PENDAFTARAN FAIL

BAHARU / JILID BAHARU

(UMK/B04.06/10/2018 Pind.1)

BERKUATKUASA BULAN JANUARI 2018

DIBUKA BERDASARKAN TRANSAKSI

TRANSAKSI FUNGSI – AKTIVITI – SUB AKTIVITI - TRANSAKSI

Page 5: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

FAIL ASAL DIDAPATI ROSAK

DAN PERLU DIGANTIKAN

DENGAN KULIT FAIL BAHARU

FAIL YANG DIPERLUKAN

BELUM ADA ATAU WUJUD

PERUBAHAN PENTADBIRAN

SESUATU PEJABAT AWAM

ATAU ORGANISASI

FAIL ASAL DITUTUP DAN

BERSAMBUNG PADA KULIT FAIL

JILID BAHARU

SKIMA KLASIFIKASI FAIL

DIROMBAK ATAU BERTUKAR

KEPADA SISTEM

KLASIFIKASI YANG BAHARU

FAIL ASAL TIDAK

DAPAT DIKESAN

04

01

05

02

06

03

PEMBUKAAN FAIL

Page 6: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

JENIS-JENIS KULIT FAIL

ARKIB UMK

TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH SELIAAN

BAHAGIAN KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR

o Perintah dan arahan

biasa jabatan o Siasatan

Dalaman

o Arahan penting untuk

perwakilan negara yang

membuat perundingan

dengan negara asing

o Kertas Jemaah Menteri

mengenai dasar politik

dan ekonomi, maklumat

ketenteraan.

Page 7: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENGGUNAAN TANDA PEMISAH & PEMUSATAN

BERDASARKAN PEKELILING YANG DIKELUARKAN PADA 18 JULAI 2019

CONTOH PENGGUNAAN TANDA PEMISAH (√) :

o UMK.B04.00.100 – 14/1/1 (√)

o UMK/B04.00/100-14/1/1 (X)

CONTOH PEMUSATAN NOMBOR RUJUKAN

o UMK.B01.02.100 – 14/1/1 (PENGGUNAAN SEKARANG)

o UMK.BC/B01.02/100 – 14/1/1

o UMK.PC/B01.02/100 – 14/1/1 PENGGUNAAN DAHULU

o UMK.JL/B01.02/100 – 14/1/1

Page 8: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENAWANAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

TAWAN

FAIL

1

COP TARIKH TERIMA

SURAT/DOKUMEN DI RUANG YANG

KOSONG

2

DAFTAR SURAT DALAM BUKU

DAFTAR FAIL ATAU SISTEM

PENERIMAAN SURAT

3 DITEBUK DI PENJURU ATAS

SEBELAH KIRI (2.5 CM)

4

KANDUNGKAN DOKUMEN DI SEBELAH

KANAN FAIL MENGGUNAKAN TALI HIJAU

(TREASURY TAG);

5

CATATKAN NOMBOR KANDUNGAN

DI PENJURU ATAS SEBELAH KANAN

- SURAT MASUK (DAKWAT MERAH)

- SURAT KELUAR (HITAM / BIRU)

6

7

8

SURAT/DOKUMEN DIMINIT ATAU

DIREKODKAN KE DALAM KERTAS

MINIT.

MENGEMASKINI DAN MENYIMPAN

KAD PERGERAKAN FAIL .

PROSES PENYIMPANAN FAIL

Page 9: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENAWANAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

6

7

Page 10: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENYEDIAAN KERTAS MINIT

(2.3.2) (2.3.3)

………………….. kpd……………bth………….. dmp………..

……………….. drp ……….bth……….. dmp ………………….

PENULISAN MINIT BAGI SURAT KELUAR

PENULISAN MINIT BAGI SURAT MASUK

Page 11: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENYEDIAAN KERTAS MINIT

(2.3.2) (2.3.3)

UMK.B0l.00/l00 – 6/4/l

Rajah 8: Contoh Cara Penulisan Minit

TINDAKAN

Nombor Fail

Surat Masuk

Cara Menulis

Minit Tindakan

Nombor Helaian Kertas Minit

** Nombor Helaian adalah sama

Surat Keluar

Tandatangan

Ringkas & Tarikh Jangan ada

“space”

Jangan ada

“space”

Page 12: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENYEDIAAN KERTAS MINIT

(2.3.2) (2.3.3)

(Am. 6)

Kertas Minit No. UMK.B04.00.100-12/3/1 Helaian No.

………….. kpd ……………………………….. bth …………………dmp ………………….

……………… drp ……………………………………….bth ……………… dmp …………………

……………………… kpd ……………………………………… bth ………………………….. dmp …………………

(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm X 297mm)

1

1

2 Surat Pejabat Pendaftar 20/03/2019 21/03/2019

Emel Pejabat Bendahari 15/03/2019 16/03/2019

3 Surat Bahagian Keselamatan 04/04/2019 05/04/2019

Page 13: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

KAD PERGERAKAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

APABILA FAIL DIMINTA

→ DIKELUARKAN DAN

DICATAT → SINGKATAN

JAWATAN DAN TARIKH

FAIL DIPULANGKAN → KAD

DIMASUKKAN SEMULA.

DILETAKKAN DI TEMPAT

FAIL ASAL → GANTI

DALAM KABINET

DIMASUKKAN KE DALAM FAIL DI

ANTARA KERTAS MINIT DAN

LAMPIRAN → TALI HIJAU.

Page 14: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PEMBAIKAN & PENGGANTIAN FAIL ROSAK

(2.3.2) (2.3.3)

GUNTING KULIT FAIL LAMA

1

2

KELUARKAN SEMUA ISI

KANDUNGAN DI DALAM FAIL

LAMA

Page 15: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PEMBAIKAN & PENGGANTIAN FAIL ROSAK

(2.3.2) (2.3.3)

3 TULIS NOMBOR LAMPIRAN TERAKHIR

PADA KULIT FAIL. SEBAGAI CONTOH

JIKA LAMPIRAN TERAKHIR BERNOMBOR

4, MAKA KULIT FAIL LAMA BERNOMBOR

5. MASUKKAN BORANG PENDAFTARAN

FAIL YANG LAMA KE DALAM FAIL YANG

BAHARU.

Page 16: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PEMBAIKAN & PENGGANTIAN FAIL ROSAK

(2.3.2) (2.3.3)

4

MASUKKAN KULIT FAIL LAMA

BERSEKALI DENGAN LAMPIRAN KE

DALAM FAIL BAHARU

5 MASUKKAN KERTAS MINIT SERTA KAD

PERGERAKAN FAIL (AMBIL DARI FAIL

LAMA)

Page 17: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PEMBAIKAN & PENGGANTIAN FAIL ROSAK

(2.3.2) (2.3.3)

6 TULIS KULIT FAIL BAHARU

BERDASARKAN KLASIFIKASI FAIL

(BAHARU) SERTA PENGGUNAAN

TANDA PEMISAH SERTA KODING

PTJ/FAKULTI.

7 LAMPIRAN SETERUSNYA DI DALAM

FAIL BAHARU AKAN MENGGUNAKAN

NOMBOR 6.

Page 18: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENYIMPANAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

BIL. PERINGKAT TEMPAT PENYIMPANAN

1. RAHSIA BESAR BILIK KEBAL / PETI BESI YANG DIPASANG KUNCI TATAKIRA /

NOMBOR KOMBINASI

- (DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM

KABINET BESI BERPALANG)

2. RAHSIA SEPERTI RAHSIA BESAR ATAU

KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

3. SULIT KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

4. TERHAD KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

5. TERBUKA KABINET BESI BERLACI EMPAT, KABINET BESI BERGERAK

(MOBILE RACK) ATAU RAK BESI STATIK

Page 19: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENUTUPAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

KETEBALAN (4 CM) 100 LAMPIRAN

MANA –MANA YANG TERDAHULU

Page 20: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENUTUPAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

HILANG → DITEMUI

KEMBALI DOKUMEN TAMAT →

TIADA TINDAKAN

LANJUT

5 TAHUN TIDAK DIRUJUK PERUBAHAN

PENTADBIRAN

Page 21: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PENUTUPAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

PERUBAHAN PADA SKEMA KLASIFIKASI FAIL MENCAPAI 100 LAMPIRAN ATAU

KETEBALAN 4CM, MANA YANG

TERDAHULU

PENSTRUKTURAN SEMULA ORGANISASI

Page 22: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

AKTIF TIDAK AKTIF SEPARA AKTIF

JABATAN BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB →→→ PROSES

PELUPUSAN

Page 23: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

KRITERIA PEMINDAHAN FAIL

• DITUTUP

• TIDAK DIRUJUK

• TAMAT TINDAKAN

KRITERIA PELUPUSAN FAIL

• MUSNAH @ ROSAK (BENCANA)

• TIADA NILAI

Page 24: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

RUJUKAN FAIL

(2.3.2) (2.3.3)

RUJUK

FIZIKAL DIGITAL

Page 25: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

KRITERIA SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD

(2.3.2) (2.3.3)

BUKU DAFTAR FAIL/MASTER LISTING FILE (DALAM BUKU ATAU EXCELL)

PENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETUL

PENULISAN TAJUK DAN NOMBOR FAIL

PENGGUNAAN KERTAS MINIT SERTA CATATAN MINIT

PENULISAN LAMPIRAN

PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL BAHARU

PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAIL

PENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKAN

PENYUSUNAN DAN PENYIMPANAN FAIL

TINDAKAN KE ATAS FAIL AKTIF DAN TAMAT TINDAKAN

PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD

Page 26: PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU …

http://perpustakaan.umk.edu.my/arkibv2/

SEKIAN, TERIMA KASIH.