pelan perancangan strategik: bidang pentadbiranmajakir.net/wp-content/uploads/2016/02/02- ps-...

Pelan Perancangan Strategik: Bidang Pentadbiran 2016-2020

38

UNIT KEWANGAN

1.0 PENDAHULUAN

Bidang kewangan merupakan salah satu bidang pengurusan yang penting di sesebuah

organisasi seperti sekolah.Terdapat 4 jenis kumpulan kewangan yang diurus oleh pihak

sekolah iaitu Kumpulan Kewangan Kerajaan,Kumpulan Wang Awam ,Kumpulan Wang Asrama

dan Kumpulan Kewangan yang diurus melalui eSPKB dibawah terletak dibawah seliaan

Jabatan Akauntant Negara Malaysia.

Kesemua kumpulan kewangan ini perlu diurus dengan efektif bagi memastikan setiap

sen peruntukan yang diterima sama ada dari pihak kerajaan atau dari komuniti dibelanja dan

diurus mengikut arahan perbendaharaan yang ditetapkan dan pekeliling kewangan yang

sedang berkuatkuasa. Kecekapan dalam pengurusan kewangan ini merupakan intipati utama

PPPM 2013-2025.Juteru, adalah menjadi KPI utama pihak pengurusan sekolah untuk

mencapai pengurusan berstatus cemerlang dalam pengurusan kewangan untuk keempat

kumpulan kewangan tersebut

Bagi mencapai hasrat dan impian itu semua pihak di sekolah ini perlu memahami dan

menghayati KPI itu dan seterusnya menyusun strategi yang sesuai bagi mencapai impian

tersebut.

2.0 OBJEKTIF

2.1 Memastikan Pembantu Tadbir yang dilantik untuk mengurus kumpulan kewangan

sekolah dapat mengurus kewangan dengan cemerlang dan mematuhi prosedur

kewangan yang telah ditetapkan oleh pihak Perbendaharaan.

2.2 Memastikan Ketua Panitia dan Ketua Unit yang mempunyai peruntukan sendiri

mengurus kewangan mengikut prosedur kewangan yang sedang dikuatkuasakan.

2.3 Mencapai taraf Sijil Pengurusan Kewangan Cemerlang untuk ke empat-‘empat

kumpulan pengurusan kewangan sekolah.

2.4 Memastikan pengurusan Aset Alih dan Aset Tak Alih kerajaan dapat diurus dengan

sempurna mengikut prosedur yang ditetapkan oleh pihak kerajaan.

2.5 Dapat menjadi benchmark kepada sekolah-sekolah lain dalam pengurusan

kewangan sekolah..


39

3.0 SENARAI AJK

3.1 Pengerusi : Tn. Abdul Aziz Mohamed Zain - Pengetua

3.2 Tim Pengerusi : En. Anuar Sidek - PK Pentadbiran

3.3 Setiausaha : Pn. Dayang Zubaidah - Pembantu Tadbir

3.4 AJK : En. Duraman Ramlee -PK HEM

: Sapri Mahrup - PK KOKUM

: Dg. Nismah Awang Addul Rahman - PK Tingkatan 6

: Japrin Kulit – Kum. Kewangan eSPKB - Ketua Pembantu Tadbir

: Rasinam Hj Marman –Kum. Kew. Kerajaan -Pembantu Tadbir

: Dayang Zubaidah (Kum Wang SUWA & PWR) -Pembantu Tadbir

: Saniah Yakcub (Kumpulan Wang Asrama) - Penyelia Aasrama

:Ketua Bidang

:Ketua Unit

:Ketua Panitia Mata Pelajaran

:Pegawai Aset


40

4.0 CARTA ORGANISASI UNIT KEWANGAN

TIMBALAN PENGERUSI

Anuar bin Sidek

Penolong Kanan Pentadbiran DG48

SETIAUSAHA

Dg. Zubaidah Pg. Ampuan Ibrahim

Pembantu Operasi N11

KETUA PANITIA MATA PELAJARAN

Ketua Unit

PEGAWAI ASET KERAJAAN

Mohd. Yamin bin Siki -Guru DG44

JURU AUDIT DALAMAN (Asrama)

Dg. Irme Hafziany binti Ag. Yusof

Guru DG41

KUMPULAN WANG ASRAMA

Saniah binti Yacob

Penyelia Asrama N22

PENOLONG KANAN Ko-KUM

Sapri bin Marup – DG48

JURU AUDIT DALAMAN (KWS)

Lenny Kuan

Guru DG41

KUMPULAN WANG SUWA/PWR

Dg. Zubaidah binti Pg Ampuan Ibrahim

Pembantu Operasi N11

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

Anuar bin Sidek – DG48

JURU AUDIT DALAMAN (KWK)

Amanda Wong Li Ling

Guru DG44

KUMPULAN WANG KERAJAAN

Rasinam binti Marman

Pembantu Tadbir N22

PENOLONG KANAN TINGKATAN 6

Dg. Nismah binti Abdul Rahman

PK T6 DG48

JURU AUDIT DALAMAN (e-SPKB)

Edward Jack

Guru DG48

PENYEDIA e-SPKB

Japrin Chin bin Kulit

Ketua Pembantu Tadbir N22

PERAKU I

Anuar bin Sidek - PKI DG48

Durahman @ Durahman bin Wahap

- PK HEM DG48

PERAKU II

Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain

Pengetua Cemerlang DG54

PEGAWAI PEMERIKSA

JAWATANKUASA SEBUTHARGA

JAWATANKUASA PENGURUSAN

ASET KERAJAAN

PENGERUSI

Hj. Abdul Aziz bin Mohamed Zain

Pengetua Cemerlang DG54

PENOLONG KANAN HEM

Anuar bin Sidek – DG48

PEGAWAI PELUPUSAN


41

5.0 PENCAPAIAN SEMASA- (TOV)

BIL TAHUN SIJIL AUDIT

1.

2010

Tanpa Teguran - Memuaskan

2.

2011

Tanpa Teguran- Memuaskan

3.

2012


4.

2013


5

2014

Tanpa Teguran -Baik

6.0 PELUNJURAN – (ETR)

BIL TAHUN SIJIL AUDIT

1.

2016

Tanpa Teguran - Cemerlang

2.

2017

Tanpa Teguran- Cemerlang

3.

2018


4.

2019


5

2020

Tanpa Teguran –Cemerlang

Anugerah Pengurusan Kewangan Cemerlang

7.0 ANALISIS SWOT

7.1 KEKUATAN

7.1.1 Bilangan Pembantu Tadbir yang cukup

7.1.2 Pegawai Aset yang berdedikasi

7.1.3 Pembantu Tadbir yang mengurus gaji staf berdedikasi dan

berpengalaman

7.1.4 Kemudahan

7.2 KELEMAHAN

7.2.1 Terdapat Pembantu Tadbir dan penyelia Asrama kurang cekap dan kurang

7.2.2 pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah

7.2.3 Terdapat sesetengan Pembantu Tadnir atau Penyelia Asrama yang berkira

dari segi kerja

7.2.4 Sikap kerja bertangguh dan kurang teliti serta tidak mahu dengar nasihat

7.2.5 Terdapat pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang lebih cenderung

kepada urusan peribadi peribadi


42

7.3 PELUANG

7.3.1 Terdapat Ketua Pembantu Tadbir di sekolah jiran yang berpengalaman yang

7.3.2 boleh membantu memberi bimbingan dan tunjuk ajar

7.3.3 Audit Dalam Bahagian Beaufort sentiasa bersedia memberi bimbingan dan

khidmat nasihat kepada pihak sekolah

7.3.4 Pihak PPD papar sentiasa memberi kursus dan bangkel untuk membantu

membetulkan pengurusan kewangan sekolah

7.4 ANCAMAN

7.4.1 Urusan peribadi Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama yang mengganggu

penupuan kepada pengurusan kewangan sekolah

8.0 ISU-ISU

BIL ISU UTAMA

1. Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang

pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.

2. Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan

Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir

3. Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam

dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana

yang diharapkan

4. Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik oleh

Pembantu Tadbir,Ketua Panitia dan Ketua Unit.


43

9.0 PELAN STRATEGIK DAN PELAN TINDAKAN

9.1.Isu: Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.

ISU STRATEGIK OBJEKTIF

KPI TOV

(2015)

SASARAN (ETR)

2016 2017 2018 2019 2020

ISU 1

Ketua Pembantu

Tadbir,Pembantu

Tadbir dan Penyelia

Asrama kurang

pengalaman dalam

pengurusan

kewangan sekolah.

S1

Meningkatkan

kemahiran

pengurusan

kewangan untuk

pembantu Tadbir

yang mengurus

kewangan

sekolah

O1

Meningkatkan

kemahiran

dalam

pengurusan

kewangan

sewangan

sekolah

Peratus teguran

audit keatas

pengurusan

kewangan

sekolah dapat

dikurangkan

Sebanyak 20

% kesalahan

dalam

pengurusan

kewangan

sekolah

15 %

10%

5%

0%

0%

INTERVENSI 1. Menghantar Ketua Pembantu Tadbir dan Pembantu Tadbir menghadiri kursus kewangan di peringkat daerah dan

negeri

2. Audit Dalam perlu kerap membuat semakan keatas pengurusan kewangan sekolah

3. Pentadbir sekolah perlu memantau dengan teliti dokumen perakaunan dalam pengurusan kewangan sekolah

PPPM 2013-2025 Anjakan ke 5 : Memastikan Pemimpin sekolah berprestasi Tinggi ditempatkan di sekolah

Anjakan ke 10 : Memaksimumkan keberhasilan murid bagi setiap ringgit


44

Pelan Tindakan Model PDCA 2016 – 2020

ISU 1 Ketua Pembantu Tadbir,Pembantu Tadbir dan Penyelia Asrama kurang pengalaman dalam pengurusan kewangan sekolah.

OBJEKTIF Meningkatkan kemahiran pengurusan kewangan dalam kalangan Pembantu Tadbir dalam mengurus kewangan sekolah

INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 INTERVENSI 3

Menghantar kursus pengurusan kewangan untuk Pembantu Tadbir di peringkat daerah dan negeri Mengadakan kursus audit dalam di peringkat daerah Pentadbir sekolah membuat pemantauan keatas dokumen kewangan

TINDAKAN Plan

TEMPOH PELAKSANAAN Do

KOS & SUMBER LOKASI PEMANTAUAN DAN PENAMBAHBAIKAN Check and Action

KPI

Pengetua mengenalpasti Pembantu Tadbir yang kurang berpengalaman dan berbincang dengan pihak PPD untuk memberi kursus yang sesuai untuk mereka.

Intervensi ini dilaksanakan sebanyak 3 kali setahun bagi tempoh pelaksanaan Pelan Perancangan Strategik 2016-2020

Tiada kos yang diperlukan kerana kos kurus dibawah tanggungan PPD. Kos tuntutan perjalanan perlu ditanggung oleh sekolah dibawah. OS21000 : RM 20x 4 Orang =RM80 untuk sekali kursus. RM80 x 3 kali kursus setahun =RM240 setahun. Manakala intervensi lain tidak memerlukan kos kerana ia melibatkan tugas harian.

Bilik Gerakan PPD dan pejabat sekolah

Juru Audit dan Pentadbir sekolah membuat semakan dokumen dan membuat pembetulan keatas ketidak akuran pengurusan kewangan sekolah.

Peratus kesalahan dalam pengurusan kewangan sekolah dapat dikurangkan dari pada 20% ke 15%,10%,5% dan 0% kesalahan sepertimana yang ditetapkan dalam KPI pengurusan kewangan sekolah.


45

9.2. Isu 2: Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir


KPI TOV

(2015)

SASARAN (ETR)

2016 2017 2018 2019 2020

ISU 2

Sikap kerja

bertangguh dan

Tidak fokus kepada

kerja hakiki dalam

kalangan Ketua

Panitia ,ketua Unit

dan Pembantu

Tadbir

S1

Meningkatkan

kesedaran

Pembantu Tadbir

supaya lebih

fokus kepada

kerja.

O1

Meningkatkan

kesedaran

Pembantu

Tadbir yang

mengurus

kewangan

supaya lebih

fokus kepada

kerja.

Kerja dapat

dapat disiapkan

mengikut tarikh

yang ditetapkan

pada setiap

hujung bulan.

Sebanyak

40% kerja tidak

dapat

disiapkan

mengikut masa

yang

ditetapkan

30 %

20%

10%

0%

0%

INTERVENSI 1. Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana

2. Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan

3. Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat.




46


ISU 2 Sikap kerja bertangguh dan Tidak fokus kepada kerja hakiki dalam kalangan Ketua Panitia ,ketua Unit dan Pembantu Tadbir

OBJEKTIF Meningkatkan kesedaran Pembantu Tadbir yang mengurus kewangan supaya lebih fokus kepada kerja.

INTERVENSI 1 INTERVENSI 2 INTERVENSI 3

Mengadakan Kursus Intergiriti kepada semua Anggota kumpulan Pelaksana Memberi ingatan dan nasihat dalam mesyuarat pengurusan kewangan Pentadbir perlu memanggil Pembantu Tadbir yang bermasalah untuk diberi nasihat dan menghantar kursus pengurusan kewangan

TINDAKAN Plan



KPI

Pengetua berbincang dengan Ketua Pembantu Tadbir dan Penyelaras LDP sekolah untuk merancang kertas kerja dan melaksanakan kursus intergriti kepada AKP


Kos Kursus LDP RM100 X 2 kali kursus=RM200. Peruntukan dibawah OS29000

Bilik Gerakan Sekolah

Ketua Pembantu Tadbir akan membuat pemantauan untuk melihat keberkesanan kursus

Peratus ketidakcepatan menyiapkan laporan kewangan dapat dikurangkan dapada 40% kepada 30%,20%,10% dan 0% sepertimana yang ditetapkan dalam KPI.


47

9.3.Isu 3: Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah

tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan.


KPI TOV

(2015)

SASARAN (ETR)

2016 2017 2018 2019 2020

ISU 3

Ahli Jawatankuasa

Pengurusan Akaun

dan Kewangan

sekolah, Juru Audit

Dalam dan Ahli

Jawatankuasa

Pengurusan Aset

Sekolah tidak

berfungsi

sepertimana yang

diharapkan.

S1

Meningkatkan

kemahiran Juru

Audit Dalam dan

AJK Pengurusan

Aset Sekolah

O1

Kemahiran Juru

Audit Dalam dan

AJK

Pengurusan

Aset Sekolah

dapat

ditingkatkan.

Tahap

kecekapan

pegawai yang

terlibat dapat

ditingkatkan

Tahap

Sederhana

Cekap

Cekap

Cekap

Ceme

rlang

Ceme

rlang

INTERVENSI 1. Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD

2. Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan)




48


ISU 3 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Akaun dan Kewangan sekolah, Juru Audit Dalam dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Sekolah tidak berfungsi sepertimana yang diharapkan .

OBJEKTIF Kemahiran Juru Audit Dalam dan AJK Pengurusan Aset Sekolah dapat ditingkatkan

INTERVENSI 1 INTERVENSI 2

Kursus dalam Perkhidmatan oleh PPD Bengkel Penguditan dan perekodan Aset (Alih dan Tetap Kerajaan)

TINDAKAN Plan



KPI

Ketua Pembantu Tadbir berbincang dengan PPD untuk mangadakan kursus kepada juru Audit Dalam dan AJK Pgurusan Aet Sekolah. Ketua Pembantu Tadbir bersama Penyelaras LDP untuk mengadakan Bengkel pengurusan Aset Kepada AJK Aset Sekolah dan KP Mata pelajaran dan Ketua Unit


Tiada kos yang diperlukan kerana kos kurus dibawah tanggungan PPD. Kos tuntutan perjalanan perlu ditanggung oleh sekolah dibawah. OS21000 : RM 20x 4 Orang =RM80 untuk sekali kursus. RM80 x 2 kali kursus setahun =RM160 setahun. Manakala intervensi ke 2 RM 100 x2 kali kursus setahun =RM200.Peruntukan dibawah OS29000.

Bilik Gerakan PPD Bilik Gerakan sekolah

Ketua Pembantu Tadbir akan memantau pelaksanaan kursus dan Bengkel Pengurusan Aset tersebut untuk melihat keberkesanananya dan membuat penambahbaikan berterusan

Tahap kecekapan pegawai yang terlibat dapat ditingkatkan dari tahap sederhana ke tahap Cekap dan cemerlang seperti yang telah ditetapkan dalam KPI sekolah.


49

9.4.Isu 4: Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia

dan Ketua Unit.


KPI TOV

(2015)

SASARAN (ETR)

2016 2017 2018 2019 2020

ISU 4

Rekod Kewangan

dan Aset kerajaan

tidak diselenggara

dengan baik dan

kemaskini oleh

Pembantu Tadbir

Kewangan, Ketua

Panitia dan Ketua

Unit

S1

Memastikan

rekod kewangan

diselenggara

dengan betul dan

kemaskini

O1

Meningkatkan

kemahiran dan

kecekapan

pegawai yang

mengurus

kewaangan

sekolah .

Peratus

penyelenggaran

rekod kewangan

yang kemaskini

dan tepat dapat

ditingkatkan

Tahap

penyelenggara

n rekod

kewangan

ditahap 60 %

70 %

80%

905%

100%

100%

INTERVENSI 1.Bengkel Pengurusan Aset Sekolah

2.Pemeriksaan oleh Juru Audit dan Pemeriksa Aset




50


ISU 4 Rekod Kewangan dan Aset kerajaan tidak diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Pembantu Tadbir Kewangan, Ketua Panitia dan Ketua Unit

OBJEKTIF Meningkatkan kemahiran dan kecekapan pegawai yang mengurus kewaangan sekolah

INTERVENSI 1 INTERVENSI 2

Bengkel Pengurusan Aset Sekolah Pemeriksaan oleh Juru Audit Dalam dan Pemeriksa Aset

TINDAKAN Plan



KPI

Ketua Pembantu Tadbir dan Penyelaras LDP berbincang untuk mengadakan Bengkel Pengurusan Aset kepada Pegawai yang terlibat.


Kos Bengkel RM 150 x 2 kali setahun = RM 300. Sumber kewangan dari peruntukan sekolah di bawah OS29000

Bilik Gerakan sekolah

Ketua Pembantu Tadbir dan pengetua memantau pelaksanan kursus dan pelaksanaan pengurusan aset sekolah.

Peratus penyelenggaran rekod kewangan yang baik dan kemaskini dapat ditingkatkan dari 60% kepada 70%,80$,90% dan 100% seperti yang dinyatakan dalam KPI sekolah.


51

10.0 PENUTUP

Pengurusan kewangan yang cemerlang merupakan harapan kepimpinan sekolah. Oleh itu,

semua pihak yang terlibat secara langsung dengan pengurusan kewangan sekolah perlu

menjiwai impian dan harapan tersebut. Diantara pihak yang terlibat secara langsung dengan

pengurusan kewangan ini adalah bermula dari Pengetua, Penolong Kanan, Ketua Bidang,

Ketua Unit, Ketua Panitia Mata Pelajaran, Pembantu Tadbir Kewangan dan seterusnya

Pegawai Aset sekolah perlu melaksanakan tugas masing-masing mengikut prosedur dan

peraturan kewangan yang sedang dikuatkuasakan. Tanpa komitmen dan kesungguhan dalam

melaksanakan tugas tersebut agak sukar untuk mencapai tahap pengurusan kewangan

cemerlang yang diimpikan itu.

pelan perancangan strategik: bidang pentadbiranmajakir.net/wp-content/uploads/2016/02/02- ps-...

Documents