pelatihan manajemen sekretariatan ipnu ranting pakistaji
TRANSCRIPT
�ل�ى ي ن� إ �د�ي �م ب �نت �د�اي �ذ�ا ت إ �وا �ذ�ين� آم�ن �ه�ا ال ي� �ل�ى �ا أ ن� إ �د�ي �م ب �نت �د�اي �ذ�ا ت إ �وا �ذ�ين� آم�ن �ه�ا ال ي� �ا أ
�م �ك ن �ي �ب ب ت �ك ي �وه� و�ل �ب ت م%ى ف�اك �ج�ل� م�س� �م أ �ك ن �ي �ب ب ت �ك ي �وه� و�ل �ب ت م%ى ف�اك �ج�ل� م�س� أ
ع�دل� �ال �ب, ب �ات ع�دل�ك �ال �ب, ب �ات ك
“Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah tidak secara tunai untuk
waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya
dengan benar....”
(QS. Al Baqarah : 282)
Test Kosentrasi
Jika saya katakan Jika saya katakan HaiHai jawabnya jawabnya HaloHalo
Jika saya tanyaJika saya tanya Paham Paham Jawabnya Jawabnya Ya Iya Ya Iya Dong, secara ane Gitu. Loe..! Dong, secara ane Gitu. Loe..!
Jika saya tanya Jika saya tanya Bisa..? Bisa..? JawabannyaJawabannya Pasti Pasti Bisa...! Bisa...!
Jika saya tanya Jika saya tanya Ngantukk!!! Ngantukk!!! Jawabannya Jawabannya (Berdirilah) lalu katakan Oh Tidak Bisa...!(Berdirilah) lalu katakan Oh Tidak Bisa...!
ManajemenManajemen
Administrasi dan kesekretariatan Administrasi dan kesekretariatan
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMAIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
RANTING PAKISTAJIRANTING PAKISTAJI
Opening““Sekretarismu sangat Sekretarismu sangat
menentukan menentukan keberhasilan keberhasilan
rencana-rencanamu rencana-rencanamu dan kalau saja dia dan kalau saja dia mau, bisa saja dia mau, bisa saja dia
menghancurkanmu menghancurkanmu lebih cepat dari pada lebih cepat dari pada pesaing-pesaingmu pesaing-pesaingmu
ataupun aturan-ataupun aturan-aturan lainnya yang aturan lainnya yang
kau buat” kau buat”
• Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu:
• Merencanakan (Planning)• Menyusun (Arranging)• Menghimpun (Collecting)• Mencatat (Recording)• Mengolah (Processing)• Mengendalikan (Controlling)• Mengirim (Transfering)• Menyimpan (Filing)
TUJUAN
• Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
• Mengamankan rahasia organisasi.
• Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan, pelaksanaan, fungsi, manajemen.
FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
• Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
• Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.• Pengendali informasi internal dan eksternal
organisasi• Sebagai alat komunikasi organisasi.• Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia
organisasi.• Sentral teknologi transfer informasi.• Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
“…. Dan janganlah kamu bosan menuliskannya untuk batas
waktunya baik hal yang kecil, maupun yang besar, yang demikian
itu lebih adil disisi AllahLebih dapat menguatan kesaksian dan
lebih mendekatkan kamu kepada ketidak raguan.
(QS. Al-Baqarah: 282)
Data-data/ dokumen yang diarsipkan
• Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan struktur organisasi, job desk, dll.)
• Sistem dan mekanisme standar organisasi (SOP).• Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per
periode kepengurusan.• Proposal dan laporan pertanggungjawaban per
kegiatan/ kepanitiaan.• Database pengurus/SDM.• Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI,
donatur, dll.).• Administrasi sehari-hari (Notulensi Syuro, surat
keluar/masuk, pengelolaan papan informasi/mading, catatan harian, dll.).
Administrasi
Ruang lingkupnya Logo & cap Surat menyurat Dokumentasi Proposal Laporan Timeline Notulensi SOP (Bukan makanan ya…??)
Kesekretariatan???
Kesekretariatan = Administrasi
+ Tempat
+ Sarana
+ SDM
+Identitas Organisasi
Kesekretariatan1. Pengelolaan surat
Standarisasi surat masuk & keluar
Penomoran2. Sarana Komunikasi
Internal Papan pengumuman Buku & papan
komunikasi3. Manajemen
Pengarsipan Dokumen yang di
arsipkan Bentuk arsip Keamanan arsip &
kontrol4. Pengelolaan fisik
sekretariat
Administrasi
Ruang lingkupnya Logo & cap Surat menyurat Dokumentasi Proposal Laporan Timeline Notulensi syuro SOP (
Surat
Logo Lembaga/
Panitia
Nama lembaga/panitiaAlamat, no. telp keskretariatan, e-mail
Logo Lembaga/PanitiaNama lembaga/panitia
Alamat, no. telp keskretariatan, e-mail
PIMPINAN RANTINGIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
PAKISTAJI – KABAT - BANYUWANGI Sekretariat: Jln. KH AHMAD ASY’ARI NO 90 Pakistaji- Kabat - Banyuwangi
Tlp: 0251-335894
Surat
PIMPINAN RANTINGIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
PAKISTAJI – KABAT - BANYUWANGI Sekretariat: Jln KH AHMAD ASY’ARI No 90 Pakistaji – Kabat - Banyuwangi
Tlp: 0251-335894
Surat
1.f
Nomor Surat/ Tujuan Surat/ Nama Panitia /Lembaga / Bulan/ Tahun
005/e/Al Intisyar UIKA/XI/2011
Ket. : i Internale Eksternal
005/e/DEKADE/Al Intisyar UIKA/XI/2011
005/i/SWITER/Al Intisyar UIKA/XI/2011
Surat
Untuk Nomor Surat Sekretaris (Kesekretariatan)Tujuan Kemana:Tanggal:Perihal:
Pengarsipan surat masukNo Tgl Msk Alamat
PengirimTgl & No Surat Pihak yg
ditujuPrihal Lampiran Ket
1 13/1/13 Pc Ipnu Banyuwangi
11/1/2013-02/e/Pcipnu/X/2013
Pr Ipnu Pakistaji
Undangan Pamplet, Agenda Acara
Diarsipkan(Box 5)
2 14/06/13 Panitia isro miroj link kemangi
10/06/2013- 01/e/phbi/UI/VI/2013
Pr ipnu Pakistaji
Undangan 1 lembar Diarsipkan (Box 5)
3 15/10/11
Pengarsipan Surat KeluarNo Tgl
KeluarDari Tujuan Tanggal & No
SuratPrihal Lampiran Ket
1 13/10/13 Pr Ipnu Pakistaji
Pc Ipnu Banyuwangi
005/e/Al Intisyar UIKA/X/2011
Undangan Pamplet, Agenda Acara
Diarsipkan(Box 6)
2 14/10/11 Dep. Kaderisasi
Ceo Centra Kreatifitas Mahasiswa
006/i/SWITER/Al Intisyar
UIKA/X/2011
Permohonan Dana
Profosal Diarsipkan (Box 7)
3 15/10/11
Surat
Lampiran Berkas yang mendampingi surat (Jika Ada)Biasa Berapa Berkas?Ex : 2 (Dua) Lembar
1 (Dua) Bundel ProposalDll.
Surat
1. Keputusan2. Keterangan3. Permohonan izin4. Undangan5. Tugas6. Kuasa7. Perjanjian8. Pengantar9. Pemberitahuan
SURAT
Pakistaji, 15 Oktober 2013Sesuaikan dengan bulan pada no Surat
Surat
• Salam pembuka yang ditulis lengkap “Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wabarakaatuh”. Salam ditulis dua spasi dibawah tujuan surat. Puji syukur bagi ALLAH swt dan shalawat nabi.
• Maksud/isi surat yang sesungguhnya ditulis dalam bahasa yang jelas dan singkat. Waktu acara , tanggal dan lain-lain ditulis indent sejauh satu kali tabs.
• Kalimat penutup yang berisi harapan dan ucapan terima kasih. Salam penutup yang ditulis 1 spasi dibawah kalimat penutup dengan penulisan yang lengkap. Dan di tutup dengan “Wassalamu’alaikum wa rahmatullaahi wabarakaatuh”
Surat
Surat
Type A Type B
Surat
Type DType C
Surat
Ketua PanitiaKetua Umum
Sekretaris Panitia
Ketua Panitia
Ketua Umum
Sekretaris Panitia
Urutan Tanda Tangan
Belajar Buat Surat Yuk.....
Proposal ??????????
Fungsi Proposal 1.Permohonan Dana2.Penyampai Tujuan3.Penyampai Kegiatan
Kapan sich sebaiknya buat proposal????
Penyusunan proposal kegiatan harus selambat-lambatnya 2 (dua) bulan sebelum kegiatan dilaksanakan
JUDUL PROPOSAL
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
Proposal1. Lambang UIKA2. Lambang Kegiatan dan
Lambang LDK Al Intisyar3. Nama Kegiatan4. Tema Kegiatan5. Waktu dan tempat
pelaksanaan 6. Alamat dan sekretariat
pelaksana atau UKM LDK Al Intisyar dan CP (Contact Person)
• Al Qur’an, Hadist Rasul atau dasar hukum lainnya• Telaah filosofis untuk
pencapaian apa yang diharapkan dan Dasar pemikiran
ProposalJudul Proposal
LATAR BELAKANG
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
• Menarik• Mudah di ingat• Sesuai dengan Tujuan
Acara
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
NAMA KEGIATAN
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
AMT Seminar Out Bound Pelatihan Tabligh Akbar Festival Dll.
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
JENIS DAN BENTUK KEGIATAN
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
Ada tujuan umum dan tujuan khusus yang mencantumkan target-target secara kualitas/kuantitas yang ingin dicapai
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
TUJUAN KEGIATAN
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
Kapan & Dimana tempat kegitan tersebut dilaksanakan
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
WAKTU, TEMPAT
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
kepada siapa kegiatan ini ditujukan:MahasiswaAnggota LDKMasyarakat UmumCivitas Akademika UIKADll
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
SASARAN/TARGET
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
berisi harapan dan keinginan
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
PENUTUP
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
Nama KegiatanTemaTanggal PengesahanPada lembar pengesahan,yang menandatangani adalah :•Ketua Pelaksana•Sekretaris Pelaksana•Mengetahui Ketua LDK•Menyetujui Pembantu Rektor III UIKA
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
LEMBAR PENGESAHAN
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
(Rencana pengeluaran & rencana pemasukan) termasuk lampiran I
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
RENCANA ANGGARAN
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
Proposal
Termasuk dalam Lampiran II
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
SUSUNAN KEPANITIAAN
Susunan acara
(Menuliskan nama pembicara) Termasuk lampiran III
ProposalJudul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
SUSUNAN ACARA
Sistematika LPJ KegiatanI. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang (masalah,kegiatan)B. Tujuan KegiatanC. Dasar Kegiatan (Al Qur’an,Hadist Rasul atau dasar hukum lainnya).
II. PELAKSANAAN KEGIATANA. Nama KegiatanB. Tema KegiatanC. Waktu dan Tempat PelaksanaanD. PesertaE. Susunan KepanitiaanF. Susunan acara
III. ANGGARAN BIAYA Pengeluaran Pemasukkan
IV. HASIL DAN EVALUASI KEGIATAN Deskripsi Kegiatan Evaluasi Kegiatan Rekomendasi
V. PENUTUP Uraian Lembar Pengesahan Lampiran (Daftar Nota, Nota, Dokumentasi, Presensi,dll)