pembelajaran manajemen proyek
TRANSCRIPT
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
1/47
PROJECT MANAGEMENT
Elisa Kusrini
1
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
2/47
Materi Training
Introduction to Management Project Framework
Project Integration Management
Project Scope Management
Project Time Management
Project Cost Management
Project Quality Management
Project Human Resource Management
Project Communications Management
Project Risk Management
Project Procurement Management
2
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
3/47
Materi Training 1
A. Pengertian manajemen Proyek
B. Project cycle
C. Tahapan proyek dan PMBOKD. Software manajemen proyek
E. Faktor kesuksesan dan kegagalan manajemen
proyekF. Work breakdown structure
3
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
4/47
A. Pengertian manajemen proyek
ProyekSuatu proyek adalah suatu kegiatan/usaha sementara/temporer yang dikerjakan untuk menyelesaikan suatutujuan tertentu dengan batas waktu tertentu.
MANAJEMEN PROYEK (PMI)
Kegiatan merencanakan,mengorganisasi,
mengarahkan dan mengendalikan sumber daya yang
terdiri dari manusiadan materialdengan menggunakanteknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang
telah ditentukan, yaitu lingkup, MUTU, JADWAL, dan BIAYA
serta memenuhi keinginan para STAKEHOLDER
4
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
5/47
Tujuan Proyek
Manajemen proyek untuk mengelolasumberdaya agar dapat mencapai tujuan
proyek.Scope
Biaya
Mutu
Waktu
K3
Kepuasan
Pelanggan
Tujuan
Proyek
Sumberdaya:Manusia
Material
AlatFinansial
Dll
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
6/47
B. Baums Project Cycle (1978)
Identification
Preparation
AppraisalImplementation
Evaluation
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
7/47
IdentificationIdentifikasi proyek, karena:
Kebutuhan (need base)
Peluang memanfaatkan sumber daya yang
ada (resource base)
Permintaan pasar / peluang bisnis (market
base)Identification
Preparation:
Studi kelayakan
AppraisalImplementation
Evaluation
Seleksi beberapa
program / proyek
yang diusulkan
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
8/47
Identification
Pertanyaan dibawah ini perlu diperhatikan
dalam tahap identifikasi:
Mengapa proyek akan diwujudkan
/dilaksanakan?
Apa tujuan proyek?
Profit / Non Profit ?
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
9/47
Preparation (Persiapan )
Studi Kelayakan (feasibility studies):
mengkaji aspek-aspek kelayakan proyek
(hukum, sosbud, teknis, ekonomi, finansial,
lingkungan, dll)
Design
Identification
Preparation:
Studi kelayakan
AppraisalImplementation
Evaluation
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
10/47
Studi Kelayakan
Studi kelayakan adalah penelitian yang
menyangkut berbagai aspek seperti aspek
hukum, sosial, ekonomi, budaya, pasar, teknis,
teknologi, manajemen dan keuangan.
Digunakan untuk mengambil keputusan
apakah suatu proyek akan dikerjakan
ditundaatau tidak dikerjakan.
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
11/47
Aspekaspek studi kelayakan
Hukum: Perijinan, peraturan pemerintah
Sosial budaya: dampak sosial, adat
Ekonomi: meningkatkan / menurunan ekonomi masyarakat
Pasar: jumlah konsumen, daya beli Teknis: persyaratan teknis, keamanan, dapat dikerjakan
Keuangan: sumber dana, NPV, ERR, payback period, resiko
Lingkungan: Amdal
Kondisi saat ini & akan datang
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
12/47
Appraisal Penilaian apakah proyek akan
dijalankan / tidak Review dan planning secara
komprehensif semua aspekproyek (teknis, ekonomi,finansial, )
Identification
Preparation:
Studi kelayakan
Appraisal
Implementation
Evaluation
Dibuat dokumen informasi proyek terkini(updated), termasuk anggaran proyek.
Negosiasi & approval
Persiapan pelaksanaan
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
13/47
Implementation
Procurement / Project Delivery
Pelaksanaan /Konstruksi
Pengawasan Progress Reporting
Hasil Identification
Preparation
AppraisalImplementation
Evaluation
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
14/47
Evaluation
Apakah tujuanproyek tercapai
Apakah proyek sesuai
dengan yangdiharapkan.
Juga 3 pertanyaan dibawah ini untuk evaluasi:
What went well during the project?
What didnt go so well?
What would project leaders and team members do
differently during future projects?
Identification
Preparation:
Studi kelayakan
AppraisalImplementation
Evaluation
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
15/47
C. Phases of Project Management
(PMBOK)
Initiation Planning Execution
Monitoring&
Controlling
Closing
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
16/47
Initiation
Review tujuan proyek.
Koordinasi dengan stakeholders.
Mengetahui wewenang unsur-unsur
proyek. Siapa saja?
Ruang lingkup, kemungkinan perubahan
(Change Orders)
Identifikasi karakter kegiatan, bukan
membuat daftar kegiatan
Review anggaran, waktu pelaksanaan
Initiation Planning ExecutionMonitoring &
ControllingClosing
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
17/47
Planning
Buat daftar kegiatan yang akan dikerjakanbisa dibantu dengan Work Breakdown
Structure (WBS)
Kegiatan-kegiatan diurutkan secara logisnetwork diagram
Waktu masing-masing kegiatan sehingga
dapat dihitung kapan selesainya proyek
Initiation Planning ExecutionMonitoring &
ControllingClosing
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
18/47
Execution
Disebut juga tahap implementasi Pada dasarnya pelaksanaan rencana yang dibuat
dalam tahap Planning
Penggunaanproject management software
akan sangat membantu (MS Project, Primavera)
Pelaksanaan dapat lebih cepat / sesuai / lebih
lambat dari rencana
Mengelola penggunaan sumber daya
Mengelola biaya, mutu, waktu, resiko,
perubahan
Progres pelaksanaan terkoordinasi dengan
semua unsur proyek
Initiation Planning ExecutionMonitoring &
ControllingClosing
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
19/47
Monitoring
Mengamati pelaksanaan sesuai rencana.
Jika terjadi banyak perubahan mungkin perlu
kembali ke tahap Planning untuk membuat
rencana ulang dan reschedule.
Initiation Planning ExecutionMonitoring &
ControllingClosing
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
20/47
Closing
Membuat laporan akhir daftar kegiatan,waktu, biaya, perubahan, dll.
Tanda tangan penerimaan proyek
(Penyerahan I / II).
Initiation Planning ExecutionMonitoring &
ControllingClosing
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
21/47
21
Project Management Framework
(Kerangka Manajemen Proyek)
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
22/47
9 Knowledge Areas of Project
Management (PMBOK)
1. Project Integration Management
2. Project Scope Management
3. Project Time Management
4. Project Cost Management
5. Project Quality Management
6. Project Human Resource Management
7. Project Communications Management8. Project Risk Management
9. Project Procurement Management
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
23/47
1. Project Integration Management
Menguasai secara terintegrasi proses-prosesyang diperlukan dalam mencapai tujuan proyek.
Proses:1. Pembuatanproject charter
2. Penentuan scope (ruang lingkup) proyek
3. Project management plan development4. Project execution
5. Monitoring and control of project work
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
24/47
PENGELOLAAN INTEGRASI (PROJECT
INTEGRATION MANAGEMENT)
PenyusunanRencana (Plan
Development)
PelaksanaanRencana (Plan
Execution)
Pengendalian
Perubahan (Integrated
Change Control)
OutputPerencanaan Proyek
Keterangan Pendukung
OutputWork Result
Change requests
Output
Tindakan Koreksi
Revisi Perencanaan
Teknik & Metode bersangkutan
24
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
25/47
2. Project Scope Management
Menentukan dan mengendalikan apa yang termasukdan tidak termasuk dalam proyek
Proses termasuk:1. scope planning
2. scope definition
3. creation of a Work Breakdown Schedule
4. scope verification
5. scope control
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
26/47
PENGELOLAAN LINGKUP (SCOPE
MANAGEMENT)
Inisialisasi ProyekKomitmen perush terhdp
pengadaan proyek
Perencanaan danDefinisi Lingkup
Pengendalian dan
Verifikasi Lingkup
OutputOtorisasi Mulai Penentuan Pimpro
Project Charter
OutputUraian Lingkup
Work Breakdown Structure
Output
Tindakan Koreksi
Scope Change
Formal Acceptance
Teknik & Metode
Bersangkutan sepertiSeleksi Proyek dengan
Studi Kelayakan yg
Dilihat dari berbagai
Aspek (Finance,
Ekonomi, dll)
Cost and Benefit Ratio)
26
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
27/47
3. Project Time Management
Agar proyek dapat diselesaikan tepat waktu.
Proses termasuk:
1. defining activities2. sequencing activities
3. estimating resource activities
4. estimating duration of activities
5. developing the project schedule
6. controlling the project schedule
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
28/47
PENGELOLAAN WAKTU DAN JADWAL
(TIME & SCHEDULE MANAGEMENT)
Identifikasi
Kegiatan
Output
Daftar kegiatan
Penyususan
Urutan
Kegiatan
Output
Daftar kegiatan
Jaringan Kerja
Perkiraan
Kurun Waktu
Output
Jaringan kerja dgn
kurun waktu
Penyusunan
Jadwal
Output
Jadwal Induk
Pengendalian
Waktu dan
Jadwal
Output
Tindakan Koreksi
Jadwal Revisi
Teknik & MetodeBersangkutan antara lain :
Bagan Balok, CPM, PERT,
, Historical Record,
Resource Leveling
(Pemerataan Alokasi Sumber Daya), dll
28
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
29/47
4. Project Cost Management
Merencanakan biaya, estimating, budgeting dan
mengendalikan biaya agar proyek dapat diselesaikan
sesuai anggaran.
Proses termasuk:
1. cost estimating
2. cost budgeting3. cost control
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
30/47
PENGELOLAAN BIAYA (COST
MANAGEMENT)
PerencanaanSumber Daya
Perkiraan
Biaya
Budgeting
OutputKeperluan Sumber Daya
perkegiatan
Output
Estimasi Biaya
Data Pendukung
Output
Tindakan Koreksi
Revisi angka Anggaran
Pengendalian
Biaya
Output
Budget perkegiatan
Renc. Penarikan Dana
Teknik & Metode
Bersangkutan (Data History,
Data Bank, Katalog, Parametris,
Cost & Schedule Control)
30
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
31/47
5. Project Quality Management
Kegiatan yang menentukan kebijakan kualitas,
tujuan dan tanggung jawab agar hasil
pekerjaan memuaskan kebutuhan
Proses termasuk:
1. quality planning
2. performing quality assurance
3. performing quality control
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
32/47
PENGELOLAAN MUTU (QUALITY
MANAGEMENT)
Program
PengelolahanMutu
Quality
Assurance
Quality
Control
Output
Policy, Organisasi, RencanaKerja
Output
Document QA / QC
Output
Hasil Test, Hasil Inspeksi,
Acceptance, Rework
Teknik & Metode
Bersangkutan antar lain :
Destruction Test,
Performance Test,
Control Chart, Sampling
32
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
33/47
6. Project Human Resource
Management
Mengorganisasi dan memenej tim proyek
Proses termasuk:
1. human resource planning
2. acquiring the project team
3. developing the project team4. managing the project team
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
34/47
PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA
(HR MANAGEMENT)
Perencanaan
Organisasi
Pengisian
Personil
Pembentukan
Team Work
Output
Struktur Organisasi, UraianTugas, Staffing Plan
Output
Personil Proyek, Staf
Proyek
Output
Team Work, Peningkatan
Kinerja
Teknik & Metode
Bersangkutan antar lain :
Teori Umum Organisasi,
Kebijakan dan Prosedur
Perusahaan, Pelatihan,
Kontrak Berjangka
34
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
35/47
7. Project Communications
Management
Kegiatan untuk memastikan informasi proyek yang
benar, diperoleh dengan benar, tepat waktu, dan
didistribusikan dengan benar.
Proses termasuk:
1. communications planning
2. information distribution3. performance reporting
4. managing stakeholders
PENGELOLAAN KOMUNIKASI
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
36/47
PENGELOLAAN KOMUNIKASI
(COMMUNICATION MANAGEMENT)
Perencanaan
Komunikasi
Distribusi
Informasi
Laporan
Kinerja
Output
Lembaran perencanaan
komunikasi
Output
Lembaran Catatan Informasi
Output
Proposal Kinerja
Teknik & Metode
Bersangkutan antar lain :
Pertemuan, Rapat,
Membuat Laporan Tertulis, SIM
Penutupan
AdministrasiOutput
Arsip Proyek, Laporan
Penutupan
36
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
37/47
8. Project Risk Management
Proses untuk meningkatkan kemungkinan / dampak suatukejadian positif dan mengurangi kemungkinan/ dampak suatukejadian negatif.
Di-update sepanjang pelaksanaan proyek
Proses termasuk:1. risk management planning
2. risk identification
3. qualitative risk analysis
4. quantitative risk analysis
5. risk response planning
6. risk monitoring and control
PENGELOLAAN RESIKO (RISK
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
38/47
PENGELOLAAN RESIKO (RISK
MANAGEMENT)
Identifikasi &
KlasifikasiRisiko
Kuantifikasi
Risiko
PembentukanTanggapan
thdp Risiko
Output
Daftar Sumber Risiko &
Penggolongan Risiko
Output
Tingkatan Besar/Kecilnya
Risiko, Potensi Terjadinya
Risiko
Output
Rencana Penanganan,
Asuransi.
Teknik & Metode
Bersangkutan antar lain :
Simulasi, Ilmu Statistik
Program
Pemantauan&
Pengendalian
Output
Tindakan Koreksi 38
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
39/47
9. Project Procurement Management
Proses untuk membeli/ mengadakan produk,material, jasa atau hasil yang diperlukan untukmelaksanakan pekerjaan proyek.
Termasuk contract management dan change control
processes untuk order pengadaan
Proses termasuk:1. planning purchases and acquisitions
2. contract planning
3. requesting seller responses
4. selecting sellers
5. contract administration
6. contract closure
PENGELOLAAN PENGADAAN DAN KONTRAK
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
40/47
PENGELOLAAN PENGADAAN DAN KONTRAK
(PROCUREMENT MANAGEMENT)
Perencanaan
pengadaan
Penyiapan
Dokumen
Proses Lelang
Output
Kebijakan Pengadaan,
Daftar Pengadaan
Output
Rancangan Kontrak,
Dokumen Lelang
OutputProposal Kontrak
Teknik & Metode
Bersangkutan antar lain :
Analisis Sewa Beli,
Pemilihan Jenis Kontrak,
Cara Pembayaran,
Pengendalian Perubahan,
(Closure2 yang ada pada kontrak)
Administrasi
Kontrak Output
Penyerahan dan
Pembayaran, Acceptance
40
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
41/47
PM Knowledge Areas & Process GroupsPM Process
Groups /
Knowledge Area
Processes
Initiating Process
Group
Planning Process Group Executing Process Group Monitoring & Controlling
Process Group
Closing
Process
Group
Project
Management
Integration
Develop Project Charter
Develop Prelim Project
Scope Statement
Develop Project Management Plan Direct and Manage Project
Execution
Monitor and Control Project Work
Integrated Change Control
Close Project
Project Scope
Management
Scope Planning
Scope Definition
Create WBS
Scope Verification
Scope Control
Project Time
Management
Activity Definition & Sequencing
Resource Estimating
Duration EstimatingSchedule Development
Schedule Control
Project Cost
Management
Cost Estimating
Cost Budgeting
Cost Control
Project Quality
Management
Quality Planning Perform Quality Assurance Perform Quality Control
Project HR
Management
Human Resources Planning Acquire Project Team
Develop Project Team
Manage Project Team
ProjectCommunications
Management
Communications Planning Information Distribution Performance ReportingManage Stakeholders
Project Risk
Management
Risk Management Planning
Risk Identification
Qualitative / Quantitative Risk
Analysis
Risk Response Planning
Risk Monitoring and Control
Project Procurement
Management
Plan Purchases and Acquisitions
Plan Contracting
Request Seller Responses
Select Sellers
Contract Administration Contract Closure
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
42/47
D. Software Manajemen Proyek The Project Management Institute (PMI) melakukan survey terhadap
software manajemen proyek tahun 1999 yang melakukan perbandingan
lebih dari 200 software.
www.ALLPM.COMadalah situs internet untuk informasi teknologi
manajemen proyek.
Beberapa software populer al:
Primavera (Primavera system Inc.)
MacProject (Apple computer Corp.)
Pertmaster (Westminster Software,Inc.)
VisiSchedule (Paladin Software Corp.)
TimeLine (Symantec Corp.)
MS Project (Microsoft Corp)
42
http://www.allpm.com/http://www.allpm.com/ -
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
43/47
Software Scheduling
Software ada yang murah hingga yang mahal. Antara $500 -$4000 untuk personal computer.
Yang murah dapat menangani scheduling untuk beberaparatus kegiatan, sedangkan yang mahal dapat menangani
pekerjaan hingga tak terbatas.
Software scheduling dapat:
Membantu penghitungan early & late dates
Mencetak diagram dalam laporan-laporan
Melakukan rekalkulasi schedule dengan cepat
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
44/47
Software Scheduling
Meskipun demikian penjadwalan tetapdikerjakan oleh orang, bukan komputer.
Komputer tidak dapat menentukan hubungan
antar pekerjaan, dll. Komputer hanya membantu penghitungan,
sorting, storing dan matching data. Dengankomputer scheduling dapat dilakukan denganlebih teliti dan cepat.
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
45/47
E. Faktor Keberhasilan dan Kegagalan
Manajemen Proyek
Penyebab Kegagalan Proyek(http://www.projectperfect.com.au/info_it_projects_fail.php )
1. Perencanaan yang buruk
2. Ruang lingkup proyek tidak Jelas
3. Berubahnya spesifikasi kebutuhan ditengah-tengahjalannya proyek
4. Jangka waktu implementasi yang tidak realistis
5. Kurangnya dukungan manajeman dan keterlibatan
user6. Gagalnya komunikasi antar anggota tim
7. Keahlian SDM yang tidak memadai
45
http://www.projectperfect.com.au/info_it_projects_fail.phphttp://www.projectperfect.com.au/info_it_projects_fail.php -
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
46/47
(1)Tujuan dan Misi proyek yang didefinisikan dengan jelas
(2)Dukungan top management
(3)Perencanaan Proyek,(4)Keterlibatan client/Pelanggan
(5)Tim Pelaksana
(6)Teknis dan teknologi
(7)Penerimaan Pelanggan
(8)Pengawasan proyek dan Umpan balik
(9)Komunikasi
(10)Troubleshooting/ Pemecahan masalah.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan
operasionalisasi manajemen proyek :
(Pinto dan Slevin (1986), Shtub et.al (1994))
46
-
8/10/2019 Pembelajaran Manajemen Proyek
47/47
Faktor SDM Dalam Manajemen Proyek
Hasil Penelitian menyatakan Kemampuan seorang
manajer proyek dapat menentukan kesuksesan dariproyek.
Projek Manajer yang Baik:Communicator
ManagerInovatorTechnically competent,Respected and aware
AdministratorLeader
Able to work under pressureGoal-orientedKnowledgeable about the companySenior