pemberkasan arsip berdasarkan alpanumerik...
TRANSCRIPT
![Page 1: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/1.jpg)
PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK
DISAMPAIKAN PADA BIMTEK TATA KELOLA ARSIP PERGURUAN TINGGI
Di lingkungan Universitas Airlangga
DRA. SULISTYOWATI,MM
Surabaya, 13 September 2019
![Page 2: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/2.jpg)
PENGERTIAN
⚫ Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan nomor dan angka sebagai kode dari masalah, lokasi, nama orang atau identitas lain
⚫ Umum digunakan :- Kepolisian Negara RI- Batan- ANRI- LAN- Kementerian Pertanian,- Kementerian Luar Negeri dll
![Page 3: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/3.jpg)
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
1. Filing cabinet/lemari penyimpanan arsip2. Sekat/Guide
Alat pembatas yang keras dan kaku biasaynyaterbuat dari karton, berfungsi sebagai petunjuklokasi dari arsip yang dicari.Guide mempunyai tab/tonjolan yang letaknyabervariasi, berfungsi untuk mencantumkanidentitas arsip.a. Sekat/guide primer
untuk memberikan petunjuk padamasalah utama/primer.
b. Sekat/guide sekunderuntuk memberikan petunjuk pada sub masalah/sekunder
![Page 4: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/4.jpg)
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
c. Sekat/guide tertierGuide yang berfungsi untuk memberikan petunjuk pada sub sub masalah/tertier.
3. FOLDERMap yang terbuat dari kertas manila, berfungsi untuk menempatkan arsip.a. Folder Individual
Memuat arsip dari satu koresponden (perorangan, instansi).
b. Folder KhususMemuat arsip yang dianggap khusus
c. Folder Beragam/MiscellaneousBerisi arsip-arsip dari berbagai koresponden yang dijadikan satu kelompok karena arsipnya masih sedikit.
![Page 5: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/5.jpg)
3. Kertas label
4. Out Indikator : sebagai alat untuk mengganti arsip yang dipinjam
a. Out Guide: mengganti folder yang diambil / dipinjam
b. Out Sheet : mengganti arsip yang diambil / dipinjam, diletakkan
di folder dimana arsip itu diambil
PERALATAN YANG DIGUNAKAN
![Page 6: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/6.jpg)
OUT INDIKATOR
NO NAMA
PEMINJAM
KODE
ARSIP
TANGGAL
PINJAM
TANGGAL
KEMBALI
PARAF
PINJAM
PARAF
KEMBALI
![Page 7: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/7.jpg)
SOFTWARE
1. INDEKS
Adalah kata tangkap arsip untukmemudahkan dalam penemuan kembaliarsip
Angka → angka urut, tanggal, tahun
Kepegawaian (KP)
Mutasi (KP.30)
Kenaikan Gaji Berkala (KP.30.2)
1994, 1995, 1996, dst
![Page 8: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/8.jpg)
KP. 00
1994
KP. 00
1995
KP. 00
1996
KP. 00
ANALISA
KEBUTUHAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS ANGKA – TAHUN)
![Page 9: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/9.jpg)
SOFTWARE
• Nama Organisasi
Kepegawaian (KP)
Mutasi (KP.30)
Tenaga Perbantuan(KP.30.5)
LAN, LIPI, DDN, dst
![Page 10: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/10.jpg)
KP. 03.05
LAN
KP. 03.05
LIPI
KP. 03.05
KP. 03.05
TENAGA
PERBANTUAN
KP. 03
MUTASI
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS NAMA ORGANISASI)
![Page 11: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/11.jpg)
Indeks berupa : nama wilayah/geografi
Kepegawaian (KP)
Pengangkatan (KP.02)
Bandung, Jakarta, Serang
![Page 12: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/12.jpg)
KP. 02
BANDUNG
KP. 02
JAKARTA
KP. 02
SEMARANG
KP. 02
PENGANGKATAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS GEOGRAFI)
![Page 13: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/13.jpg)
– Masalah/SubyekKepegawaian (KP)
Kesejahteraan (KP.06)
Cuti (KP.06.01)
Tahunan, Besar, Bersalin, CLTN
![Page 14: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/14.jpg)
KP. 06.01
BESAR
KP. 06.01
BERSALIN
KP. 06.01
DILUAR
TANGGUNGAN
NEGARA
KP. 06.01
CUTI
KP. 06
KESEJAHTERAAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS MASALAH)
![Page 15: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/15.jpg)
Indeks berupa : Nama Orang
Kepegawaian (KP)
Kesejahteraan (KP.06.01)
Aminah, Chatarina, dewiyah
![Page 16: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/16.jpg)
KP. 06.01
HAMIL - AMINAH
KP. 06.01
HAMIL - CHATARINA
KP. 06.01
HAMIL - DEWIYANI
KP. 06.01
CUTI
KP. 06.01
KESEJAHTERAAN
KP.
KEPEGAWAIAN
(INDEKS NAMA ORANG)
![Page 17: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/17.jpg)
Index RelatifSuatu daftar masalah yang disusun secara alpabetis yangditentukan kode klasifikasinya.AAnggaran
- Rutin KU.20.01- Pembangunan KU.20.02
Absensi Pegawai KP. 00.01
2. KODEAdalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan dalampenemuan kembali arsip. Dapat berupa :
Angka Murni01 umum
01.10 Urusan Dalam01.02 Gedung Kantor01.03 Rumah Dinas
![Page 18: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/18.jpg)
02 Peralatan02.01 ATK02.02 Mesin Kantor
03 pemerintahan03.01 Pemerintah Pusat03.02 Presiden03.03 Wapres
Abjad✓Tunggal
A - Masalah OrganisasiB - Masalah KepegawaianC - Masalah Keuangan, dst
![Page 19: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/19.jpg)
✓ GandaAA - Masalah AdministrasiKP - Masalah KepegawaianKU - Masalah Keuangan
Gabungan Abjad dan Angka
AK Perkeretaapian00 Pembinaan10 Stasiun
101 Tanah/Lokasi102 bangunan/Gedung/Desain103 Perlengkapan104 Status/Jenis105 Retribusi
003 Angkutan Penumpang004 Angkutan Barang
![Page 20: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/20.jpg)
3. POLA KLASIFIKASIAdalah Pengelompokkan arsip berdasarkan permasalahan
a. Klasifikasi Fasilitatif
Klasifikasi permasalahan arsip organisasi untuk kegiatan penunjang/fasilitatif (kepegawaian, Keuangan, Perencanaan, Kehumasan, Hukum, Pengawasan dll)
b. Klasifikasi Substantif
Klasifikasi permasalahan arsip organisasi untuk kegiatan pokok/substantif (Angkutan Jalan, Perkeretaapian, Angkutan Sungai, Danau dan Penyebrangan , Angkutan Laut, dll).
![Page 21: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/21.jpg)
POLA KLASIFIKASI SUBYEK
Pola/bagian yang berupa daftar pengelompokan subyek/masalah yang dibuat secara berjenjang dan dibuat berdasar tugas dan fungsi organisasi secara logis dan sistematis.
![Page 22: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/22.jpg)
PROSEDUR PENATAAN
1. Pemeriksaan/Inspecting- tanda siap file- kelengkapan- kondisi fisik
2. Penentuan indeksmenentukan kata tangkap dapat berupa subyek, lokasi, nama orang, atau identitas lainnya. Indeks berkas harus :- singkat, jelas, mudah diingat- berupa kata benda/pengertian kebendaan- berorientasi pada kebutuhan pemakai- harus dapat dikelompokkan dalam pola klasifikasi
(kalau sudah ada)
![Page 23: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/23.jpg)
PROSEDUR PENATAAN
3. Penentuan kode untuk subyek merupakan penggabungan antara huruf dan angka (lihat skema klasifikasi);- Subyek utama/sub subyek diberi kode
- jika jumlah kurang dari 5 surat maka diberi kode M (misscelaneaus)
- jika jumlah sudah lebih dari 5 surat maka dikode sesuai dengan kode klasifikasi;
![Page 24: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/24.jpg)
PROSEDUR PENATAAN
4. Tunjuk silang (cross reference);- Digunakan apabila dalam satu berkas
mengandung 2 atau lebih informasi;
- Bagian dari berkas disimpan ditempat yang berbeda;
- Adanya pergantian nama dari organisasi, orang dll.
![Page 25: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/25.jpg)
PROSEDUR PENATAAN
5. Penyortiran, yaitu mengelompokkan : subyek utama,sub subyek dansub sub subyek sesuai dengan rinciannya;
6. Pembuatan label (labeling);
7. Penyimpanan pada lemari penyimpanan arsip.
![Page 26: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/26.jpg)
KEUNTUNGAN 1. Efisiensi dalam pelayanan, karena
penemuan kembali secara langsung;
2. Mendukung program penyusutan;
3. Subjek yang saling berkaitandikelompokkan dalam satu kegiatan(informasi utuh);
4. Dapat menggambarkan proseskegiatan sejak awal sampai akhir;
![Page 27: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/27.jpg)
KERUGIAN1. Indeks yang kurang tepat akan
menyulitkan penemuan kembali;
2. Memerlukan biaya besar, karena banyak menggunakan sekat dan folder;
3. Subyektifitas penentuan indeks dapat terjadi, memungkinkan satu berkas diberi indeks yang lain oleh petugas yang berbeda;
4. Perlu SDM berpengalaman dan memahami tugas dan fungsi organisasi serta dasar kearsipan
![Page 28: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/28.jpg)
1. Adanya permintaan peminjaman arsip, lewattelepon atau datang langsung;
2. Petugas melakukan pencatatan padabuku/lembar peminjaman;
3. Petugas mencari arsip pada tempatpenyimpananya (lemari);
4. Petugas mengambil arsip sesuai denganpermintaan dan menempatkan out indikatorpada tempat arsip yang dipinjam;
5. Petugas memasukkan arsip pada map peminjaman arsip, dengan terlebih dahulumemberikan batasan waktu peminjaman.
PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP
![Page 29: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/29.jpg)
Peminjam Arsip
Penemuan Kembali & Peminjaman Arsip di Unit Pengolahan
Prosedur
Retrieval
Penentuan
Kode Masalah
Pencarian pada
Daftar Isi Berkas
Lokasi Simpan
Penentuan
Indeks Berkas
Pencatatan pada
Daftar Isi Berkas
atau Bon Pinjam
Prosedur
Peminjaman
Prosedur
Pengembalian
Pencatatan
Pengembalian pada
Daftar Isi Berkas
atau Bon Pinjam
Lokasi Simpan
1
2
3
4
57
8
9
10
11
12
6 13
![Page 30: PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPANUMERIK …arsip.unair.ac.id/wp-content/uploads/2019/09/ALFANUMERIK_SUBYEK.pdf · PENGERTIAN ⚫Cara penyimpanan arsip dengan menggunakan gabungan](https://reader030.vdocuments.net/reader030/viewer/2022040711/5e14fc087a4db9183e6a7a94/html5/thumbnails/30.jpg)