Pemetaan SPIP Pada Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

Pemetaan SPIP Instansi PemerintahPerwakilan BPKP Provinsi DIY1Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYKonsep PemetaanPemetaan dilakukan menggunakan pendekatan proses manajemen pemerintah dengan tahapan proses sebagai berikut:Proses KebijakanProses PerencanaanProses PenganggaranProses Pelaksanaan Anggaran/KegiatanProses PenatausahaanProses PelaporanProses PemantauanTujuan dari pemetaan adalah dalam hal Policy Control, Program Control, Budget Control, Service Control2Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYFokus PemetaanFokus pemetaan diarahkan pada kegiatan-kegiatan yang perlu dikendalikan pada setiap proses manajemen. Pada setiap proses kegiatan yang perlu dikendalikan tersebut akan dikaitkan dengan unsur dan sub unsur pengendalian intern yang belum terbangun yang dapat berpengaruh terhadap efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset dan ketaatan atas peraturan.Prioritas pengembangan infrastruktur SPIP akan dikaitkan dengan unsur dan sub unsur yang berkaitan erat dengan kegiatan-kegiatan yang perlu dikendalikan tersebut3Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYMetodologi PemetaanMengidentifikasi kegiatan yang perlu dikendalikan dalam setiap proses manajemen yang dilaksanakan oleh Instansi PemerintahMengidentifkasi risiko potensial yang dapat mengganggu pelaksanaan kegiatan yang perlu dikendalikan dalam setiap proses manajemen yang dijalankanSetiap risiko potensial yang teridentifikasi dikonfirmasikan kepada pelaksana kegiatan untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai pelaksanaan kegiatan yang perlu dikendalikan tersebut Menetapkan penyebab terjadinya risiko dikaitkan dengan unsur dan sub unsur SPIP dengan menggunakan 40 parameter (dalam Perka 853) atau 87 Parameter (dalam Perka 500)4Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYWork Process5

Work ProcessControl Process vs Work Process6

Work ProcessControl ProcessesControl Environment vs Control Process vs Work Process7

Work ProcessControl ProcessesControl EnvironmentWork ProcessProses Kebijakan Kepala Daerah dan SekdaProses PerencanaanProses PenganggaranProses PelaksanaanProses PenatausahaanProses PelaporanProses Pemantauan8SKPDControl Process vs Work ProcessProses PerencanaanProses PenganggaranProses PelaksanaanProses PenatausahaanProses PelaporanProses Pemantauan9RisikoControlAct.InfokomMonitoringControl EnvironmentProses PerencanaanProses PenganggaranProses PelaksanaanProses PenatausahaanProses PelaporanProses Pemantauan10RisikoControlAct.InfokomMonitoringIntegritas & EtikaKompetensiConducive LeadershipPendelegasianSOTKPembi-naan SDMHubungan KerjaAPIP EfektifTahapan PemetaanTentukan Proses Manajemen mana yang akan dipetakanIdentifikasi kegiatan utama dalam proses tersebut yang akan dilakukan pemetaanIdentifikasi proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh SKPD pada setiap kegiatan utamanyaIdentifikasi risiko yang berkaitan dengan setiap proses pelaksanaan kegiatanIdentifikasi pengendalian yang ada untuk detiap proses kegiatanIdentifikasi apakah masih terdapat sisa risiko setelah dilaksanakan pengendalianIdentifikasi penyebab masih terdapatnya sisa risiko untuk setiap unsur dan sub unsur yang berkaitanIdentifikasi infrastruktur yang diperlukan untuk mengendalian sisa risiko tersebutSatgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY11Identifikasi Kegiatan Yang Harus DikendalikanPenentuan Kegiatan Tujuan dari KegiatanPenentuan Proses Yang Harus Dikendalikan Dalam Suatu Kegiatan12Penentuan KegiatanKegiatan adalah kegiatan utama yang dilaksanakan oleh suatu instansi pemerintah pada tahun anggaran tertentu, biasanya terdapat dalam dokumen Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) K/L atau SKPD, atau Tugas Pokok dan Fungsi yang memang sudah menjadi tanggungjawabnya instansi pemerintah walaupun tidak terdapat dalam RKA.Contoh:Kegiatan Rekrutmen PegawaiKegiatan Penyuluhan Petani TambakKegiatan Imunisasi BalitaKegiatan Penyusunan Peraturan DaerahKegiatan Penyelenggaraan Diklat SPIPKegiatan Pengusulan Kenaikan Pangkat PegawaiKegiatan Penyusunan Renstra SKPD13Penentuan Tujuan KegiatanTujuan Kegiatan adalah apa yang akan dicapai dari pelaksanaan suatu kegiatan utama yang dilaksanakan oleh suatu instansi pemerintah pada tahun anggaran tertentu atau Indikator Outcome dari suatu kegiatan, biasanya terdapat dalam dokumen Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) K/L atau SKPD.Contoh:Jumlah penerimaan Pegawai yang berkualitas sesuai dengan Standar Kompetensi yang dipersyaratkanPersentase Petani Tambak yang memahami pengelolaan ikan tambakPersentase peningkatan kesehatan BalitaPersentase Peraturan Daerah yang terselesaikan Persentase pegawai yang telah memahami SPIPPersentase Pegawai yang Pengusulan Kenaikan Pangkat Pegawai tepat waktuKetepan waktu penetapan Renstra SKPD14Penentuan Proses Yang Harus DikendalikanProses yang harus dikendalikan adalah suatu urutan proses utama dalam menjalankan suatu pelaksanaan kegiatan utama, biasanya dapat dilihat dari standar operating procedure (SOP) yang dimiliki oleh instansi pemerintah atau suatu langkah kerja baku yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah.Tataurutan prosesnya mulai dari Input, Proses, output dan delivery

15Contoh:Kegiatan Pelayanan Laboratorium (RSUD)Pengisian Data PasienPengambilan sampel darah atau urinLabelisasi SampelPengujian/ analisis sampel ujiLaporan hasil penujian/ analisisDistribusi Laporan16Contoh:Kegiatan Rekrutmen Pegawai (BKD)Pengumuman RekrutmenPendaftaran calon pegawaiSeleksi administrasiPelaksanaan UjianPenerimaan pegawai Distribusi pegawaiPenyusunan Laporan Pelaksanaan KegiatanDistribusi laporan17Contoh:Kegiatan Penelitian dan Pengembangan (Bappeda)Analisa Kebutuhan (isu)Rancangan Kegiatan (Program)PelaksanaanVerifikasi dan Validasi HasilLaporan Hasil Penelitian dan PengembanganDistribusi laporan18Contoh:Kegiatan Pelayanan Gaji dan Tunjangan PegawaiSinkronisasi Data dgn Subbag KepegawaianPengajuan SPP dan SPMU GajiPengajuan SPP dan SPMU tambahan kekurangan gaji dan tunjangan PegawaiPencairan gaji, Tunjangan Pegawai dan Tambahan Kekurangan Gaji/ Tunjangan PegawaiPertanggungjawaban laporan gaji dan tunjangan pegwaiDistribusi laporan19Contoh Kegiatan Yang Perlu DIkendalikanPolicy ControlMenyusun agenda kebijakan umum pengelolaan keuangan daerah sebagai bahan masukan dalam penyusunan RPJMDProgram ControlMenyusun Rancangan Rencana Kerja Pemerintah DaerahMenyusun berbagai data dan analisis berkaitan dengan penyusunan RKPDBudget ControlMenyusun RAPBDMenyusun DPAService ControlPelayanan laboratorium di RSUDRekrutmen pegawai

20Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYContoh Risiko Potensial Policy ControlAgenda kebijakan umum pengelolaan keuangan daerah tidak terdokumentasikan dengan baikSubstansi isi RPJMD tidak sesuai dengan agenda kebijakan umumnyaRPJMD tidak mengakomodir kerangka pengeluaran jangka menengahRenstra tidak selaras dengan RPJMDRPJMD tidak menyediakan ukuran pencapaian keberhasilan jangka manengah untuk seluruh tujuan, sasaran dan programRenstra tidak menyediakan ukuran pencapaian keberhasilan jangka menengah untuk semua tujuan, sasaran dan program

21Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYContoh Risiko Potensial Program ControlRKPD tidak mengakomodir kemampuan ril pengerahan sumber daya pemdaRKPD tidak selaras dengan RPJMDRenja SKPD tidak mengakomodir kemampuan ril pengerahan sumber daya SKPDRenja SKPD tidak selaras dengan RPJMDRKPD tidak menyediakan ukuran pencapaian keberhasilan jangka pendek yang tepat untuk semua kegiatanRenja tidak menyediakan ukuran pencapaian keberhasilan jangka pendek yang tepat untuk semua kegiatannya

22Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYContoh Risiko Potensial Budget ControlRAPBD tidak mencerminkan kemampuan pemda untuk mengelola sumber daya secara berkesinambunganDPA tidak disusun tepat waktuRKA-SKPD tidak mencerminkan kemampuan SKPD untuk mengelola sumber daya secara berkesinambunganTapkin tidak selaras dengan DPA dan RenjaTidak tersedia data yang memadai dan akurat untuk penyusunan Tapkin SKPDPenyimpangan dalam penyusunan kontrak atas pelaksanaan kegiatanPelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan spesifikasi teknis kontrak atau prosedur pelaksanaan kegiatan23Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYContoh Risiko Potensial Service ControlData pasien tidak validKesalahan pengambilan sampel urin/darah pasienKesalahan labelisasi sampel urin/darah pasienKeterlambatan penyerahan hasil analisis laboratoriumKebocoran soal ujian PNSKecurangan peserta ujianKesalahan penilaian hasil ujianKeterlambatan data presensi pegawai24Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYSecara Umum Infrastruktur SPIP yg hrs dikembangkanPenyusunan kode etik dan mengimplementasikannya untuk meningkatkan integritasPenyusunan standar kompetensi untuk setiap jenjang jabatanMelaksanakan penilaian risikoPenyusunan dan pengembangan berbagai standard operating procedure yang dikaitkan dengan hasil penilaian risikonyaMelaksanakan pemantauan dan evaluasi terpisah atas efektivitas sistem pengendalian intern yang dijalankan25Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIYContoh Hasil PemetaanLevel ManajemenKegiatan UtamaTujuan KegiatanProses Yg Hrs DikendalikanRisiko Potensial(1)(2)(3)(4)(5)Middle ManagementRekrutmen PegawaiDiperolehnya pegawai sesuai dengan Standar Kompetensi yang dipersyaratkanPelaksanaan Ujian Seleksi Pegawai1. Kesalahan materi ujian2. Kerusakan soal ujian3. Kebocoran soal ujian4. Kecurangan pelaksanaan ujian5. Kesalahan penilaian hasil ujian6. Kesalahan pengumuman hasil ujianProses Manajemen: Pelaksanaan KegiatanUnit Organisasi: Sekretaris JenderalContoh Hasil PemetaanRisiko PotensialPenyebab RisikoDampak RisikoProbabilitasDampakPxDLevel Risiko(5)(6)(7)(8)(9)(10)(11)1. Kesalahan materi ujianTidak adanya pedoman materi ujianRendahnya kinerja organisai236Moderat 2. Kerusakan soal ujianKualitas kertas ujian yang rendahRendahnya kinerja organisai248Moderat

3. Kebocoran soal ujianTidak adanya prosedur pengawasan distribusi soal ujianTuntutan hukum, dan turunya reputasi organisasi155Moderat

4. Kecurangan pelaksanaan ujianRendahnya integritas pengawas ujianTurunnya reputasi organisasi3412Tinggi5. Kesalahan penilaian hasil ujianRendahnya kompetensi SDM yang melakukan penilaianTurunnya reputasi organisasi

3515Ekstrem6. Kesalahan pengumuman hasil ujianRendahnya integritas SDMTurunnya reputasi organisasi133RendahProses Manajemen: Pelaksanaan KegiatanUnit Organisasi: Sekretaris JenderalPETA RISIKOMATRIKS ANALISIS RISIKO 5X5Dampak12345DeskripsiProbabilitasLikelihoodTidak signifikanKecilMediumBesarKatastropikHampir pasti90%5Kemungkinan besar70%4Mungkin 50%3Risiko 4Risiko 5Kemungkinan kecil30%2Risiko 1Risiko 2Sangat jarang10%1Risiko 6Risiko 3DeskripsiLevelRisiko NomorEkstrim55Tinggi44Moderat31,2,3Rendah 26Sangat Rendah 10RATING/STATUS:

28Contoh Hasil PemetaanRisiko PotensialPenyebab RisikoPengendalian yang adaSisa RisikoRespon Risiko(5)(6)(12)(13)(14)1. Kesalahan materi ujianTidak adanya pedoman materi ujianSupervisi atasan langsungMasih terjadi kesalahan materi ujianMitigasi2. Kerusakan soal ujianKualitas kertas ujian yang rendahPemisahan fungsiMasih terjadi kerusakan soal ujianMitigasi3. Kebocoran soal ujianTidak adanya prosedur pengawasan distribusi soal ujianPemisahan fungsi dan supervisi atasan langsungMasih adanya kemungkinan terjadi kebocoran soal ujianDibagi4. Kecurangan pelaksanaan ujianRendahnya integritas pengawas ujianPengawasan saat ujianMasih adanya kemungkinan terjadi kecuranganDibagi5. Kesalahan penilaian hasil ujianRendahnya kompetensi SDM yang melakukan penilaianSupervisi atasan langsungMasih terjadi kesalahan penilaian hasil ujianMitigasi6. Kesalahan pengumuman hasil ujianRendahnya integritas SDMSupervisi atasan langsungMasih adanya kemungkinan terjadi kesalahan pengumumanDiterimaProses Manajemen: Pelaksanaan KegiatanUnit Organisasi: Sekretaris JenderalContoh Hasil PemetaanRisiko PotensialResponUnsur SPIPSub Unsur SPIPInfrastruktur yg DiperlukanRisk Owner(5)(14)(15)(16)(17)(18)1. Kesalahan materi ujianMitigasiAktivitas PengendalianAkuntabilitas thd SD & pencatatannyaPenyusunan pedoman penyusunan materi ujianKabiro Kepegawaian2. Kerusakan soal ujianMitigasiAktivitas PengendalianAkuntabilitas thd SD & pencatatannyaSOP atas pembuatan soal ujianKabiro Kepegawaian3. Kebocoran soal ujianDibagiAktivitas PengendalianPembatasan akses thd SD & pencttnnyaSOP atas pendistribusian soalKabiro Kepegawaian4. Kecurangan pelaksanaan ujianDibagiLingkungan PengendalianIntegritas & Nilai Etika, Komitmen thd kompetensiKode Etik,Standar kompetensi PegawaiKabiro Kepegawaian5. Kesalahan penilaian hasil ujianMitigasiLingkungan PengendalianKomitmen thd kompetensiStandar Kompetensi PegawaiKabiro Kepegawaian6. Kesalahan pengumuman hasil ujianDiterimaLingkungan PengendalianIntegritas & Nilai Etika, Akuntabilitas thd SD & PencatatannyaKode Etik,SOP pengumuman hasil ujianKabiro KepegawaianProses Manajemen: Pelaksanaan KegiatanUnit Organisasi: Sekretaris JenderalSekian, Terima Kasih31Satgas SPIP Perwakilan BPKP Provinsi DIY