PELUPUSAN REKOD

APA ITU PELUPUSAN REKOD Akta Arkib Negara 2003 (629)

Cara menguruskan pengasingan rekod

dengan tujuan;

(i) pemusnahan;

(ii) pemindahan ; atau selainnya

3

KAEDAH PELUPUSAN REKOD

TIDAK MEMPUNYAI

JADUAL

PELUPUSAN REKOD

(JPR)

JADUAL PELUPUSAN

REKOD (JPR)

JPR URUSAN AM

(HOUSEKEEPING)

JPR FUNGSIAN

(Operasi)

- Bergantung

dengan agensi

yang telah ada

JPR

JPR (KEWANGAN DAN

PERAKAUNAN)

4

JPR – Rujuk www.arkib.gov.my

5

PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN

(JPR Pelupusan Rekod Kewangan Dan Perakaunan

Terbitan Arkib Negara Tahun 2008)

6

PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD URUSAN FUNGSIAN

7

Rekod awam yang tidak aktif hendaklah dibuat pengasingan dan permohonan pelupusan hendaklah menggunakan format borang yang telah ditetapkan

P.U. (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008) diwartakan pada 13 Oktober 2008

TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM

PEMISAHAN

(PEMISAHAN PERTAMA – asing dulu)

Penutupan Fail – 100 lampiran @ 4 sm tebal

Bilik Registri

Lebih 3 bulan (daripada tarikh tutup) pindah daripada bilik fail ke bilik rekod Bilik Rekod

Susun rekod mengikut tahun ditutup, siri, no. seturut, masuk dalam kotak (labelkan) dan disusun di rak

Sediakan senarai induk (kedudukan)

(Daftar Fail Tutup)

9

(PEMISAHAN KEDUA – untuk pelupusan)

BILIK REKOD

PENGASINGAN REKOD LEBIH 5

TAHUN DARIPADA TARIKH PENUTUPAN

DAN TIDAK AKTIF

@

CUKUP TEMPOH SIMPANAN (JPR)

10

Kumpulan Rekod

1)Urusan Am (Housekeeping)

2)Urusan Fungsian

Pelupusan

M S SJ

Siri Rekod

100 – Pentadbiran

200 – Tanah, Bangunan & Infrastruktur

300 – Aset

400 – Kewangan

500 – Sumber Manusia

600 ke atas – Fungsian

JPR

Urusan Am 2012

-sda-

-sda-

Kewangan 2008

Urusan Am 2012

Fungsian (jika ada)

PELUPUSAN REKOD –

Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

11

Pelupusan

M S SJ

Musnah

ISO

Mesyuarat Seksyen

Profil syarikat

Bil

Waran

Senarai perjawatan

Iklan perjawatan

Simpan Jabatan

Arahan dan

Perintah Pejabat

Awam

Buku pelawat VIP

Kertas Jemaah

Menteri berkaitan

Jabatan

PELUPUSAN REKOD –

Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

Simpan Arkib

Laporan Tahunan

Soalan/Jawapan Parlimen

Keratan Akhbar

Buku Rekod Perkhidmatan

Mesyuarat Pengurusan

Jabatan

Siri Rekod

100

200

300

400

500

600 ke atas

Musnah

2/08 & 12/08

2/08 & 12/08

2/08 & 12/08

4/08 & 13/08

2/08 & 12/08

2/08 & 12/08

5/08 & 12/08

Simpan

11/08

11/08

11/08

-

11/08

11/08

-

PELUPUSAN REKOD –

Penggunaan Borang

JPR

Urusan Am 2012

-sda-

-sda-

Kewangan 2008

Urusan Am 2012

Fungsian (jika ada JPR)

Fungsian (jika tiada JPR)

Menandatangani dan mengecap di setiap muka surat borang

14

FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH

SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRI

DAN DIIKAT BUNDLE

14

15

KAJIAN dan PENILAIAN

PRIMARY (UTAMA)

SECONDARY (KEDUA)

16

PRIMARY (UTAMA)

(Daripada sudut agensi pewujud)

samada telah tamat tindakan;

samada masih dirujuk;

samada masih diperlukan ataupun tidak;

NILAI PENTADBIRAN

NILAI KEWANGAN

NILAI PERUNDANGAN

KEGUNAAN AM

“Hanya jauhari yang kenal manikam”

17

NILAI KEDUA (SECONDARY VALUE)

(DARIPADA SUDUT PANDANGAN ARKIB) NILAI KEKAL/BERTERUSAN

SEJARAH

PENYELIDIKAN

PERUNDANGAN

HAK INDIVIDU

18

1. Rekod pada dan sebelum 31 Disember 1948 (Semenanjung Malaysia) & pada dan sebelum 30 September 1963 untuk Sabah dan Sarawak – pengecualian pelupusan

-Keputusan Lembaga Penasihat Arkib Negara 2. Rekod yang dipersetujui dalam Jadual Pelupusan

Rekod Jabatan 3. Rekod yang dipersetujui oleh KP ANM (Telah melalui proses ulangkaji)

REKOD-REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN

19

1) Rincih 2) Jual 3) Padam 4) Tanam 5) Bakar

KAEDAH

PELUPUSAN REKOD

20

PELUPUSAN

REKOD TERPERINGKAT

-Dilaksanakan selaras dengan Akta Rahsia

Rasmi 1972 [Akta 88] dan Arahan

Keselamatan

-Khidmat nasihat boleh didapati daripada

Pejabat Ketua Keselamatan Kerajaan

Malaysia (CGSO)

PELUPUSAN

REKOD TERPERINGKAT

Tempoh ikut JPR (jika ada)

Proses – rujuk Arahan Keselamatan

Jika dokumen sendiri – rujuk Buku Daftar Surat

Rasmi Am 492A untuk kelas semula dan

kemaskini dalam Buku Daftar Surat Rasmi Am

492B (bagi dijadikan rekod terbuka)

Jika dokumen milik Jabatan lain – mohon

kebenaran melupus

Rekod terperingkat PERLU dikelas semula

menjadi rekod terbuka bagi tujuan pelupusan 21

22

Pejabat awam perlu beritahu KP Arkib Negara dengan mendeskripsikan rekod yang hendak dimusnahkan

Penalti ke atas pejabat awam yang tidak patuh kepada perundangan Arkib

LARANGAN PEMUSNAHAN

REKOD AWAM

23

Penalti Seksyen 25 (5) Akta Arkib Negara:

didenda tidak lebih RM5,000.00

ATAU

1 tahun penjara

ATAU

kedua-dua

24

Menepati tempoh simpanan yang

ditetapkan selaras dengan keperluan

undang-undang dan peraturan

Memastikan rekod yang diperlukan sahaja

disenggara bagi mudah dikawal, diakses dan

dipelihara.

Mengurangkan ruang simpanan rekod dan

penjimatan kos ruang, peralatan dan penjagaan

rekod

Tanggungjawab sosial:

Rekod bernilai kekal dipindahkan segera ke

ANM sebagai khazanah warisan negara