pendahuluan · web viewperjalanan ke pt abadi rama textile. menunggu mr rajaj. menawarkan produk...
TRANSCRIPT
MODUL PERKULIAHAN
SALESMANSHIP
MANAJEMEN WAKTU
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
ProgramManajemen 14 84046 Christina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M
Abstract KompetensiMenjelaskan pentingnya pengelolaan waktu bagi sales executives, bagaimana merencanakan hari kerja, dan bagaimana meningkatkan produktivitas hari kerja.
Mampu melakukan manajemen waktu dengan benar.
PendahuluanDi kebanyakan survei dari program pelatihan bisnis, manajemen waktu merupakan salah
satu topik yang paling sering diajarkan. Alasannya adalah produktivitas yang tinggi dapat
dicapai melalui manajemen waktu yang lebih baik. Demikian pula dengan seorang Sales
Executive, harus mampu mengelola waktunya dengan baik. Hal ini karena, Sales
Executives adalah pekerja lapangan. Pada saat di lapangan, mereka menjadi tuan atas
dirinya sendiri. Mereka bekerja tanpa pengawasan langsung dari atasannya. Mereka bebas
mengatur diri sendiri, pekerjaan dan jam kerjanya. Mereka bebas menemukan siapa yang
akan ditemui dan kepada siapa barang atau jasa akan ditawarkan. Walaupun bebas
mengatur diri sendiri, namun di balik kebebasan itu termuat tanggung jawab yang tidak
ringan. Di lapangan, seorang Sales Executives menghabiskan sebagian besar hari kerjanya
itu. Jumlah hasil penjualan yang dapat mereka capai sangat tergantung dari keberhasilan
mereka mengelola hari, jam, dan menit-menit kerjanya. Bagi Sales Executives, waktu adalah
uang.
Bagaimana Tenaga Penjual Membagi Waktu Mereka Bagaimana tenaga penjual menghabiskan waktu mereka ? Pada gambar 14.1 terlihat
bahwa waktu yang digunakan untuk menjual, baik kepada pelanggan, prospecting, atau
pada service call, secara rata-rata kurang dari 50% waktu seorang Sales Esecutives.
Sedangkan sisa waktunya adalah untuk mengerjakan tugas administrasi sebesar 34 % dan
untuk menunggu atau di perjalanan sebesar 32%.
Memperbaiki jumlah waktu yang dipergunakan adalah peluang untuk menghasilkan
produktivitas yang tinggi. Diperkirakan bahwa 10 % perbaikan pada waktu tenaga penjual
akan menghasilkan lebih dari 5% kenaikan dalam volume penjualan. Hal ini merupakan
salah satu alasan mengapa perusahaan berinvestasi besar pada teknologi tenaga penjual.
Pentingnya teknologi ditunjukkan pada gambar 14.1 yang menunjukkan bahwa tenaga
penjual menghabiskan 15% waktu mereka pada service calls.
2016 2 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 14.1. Bagaimana tenaga penjual menggunakan waktu mereka
Manajemen Waktu Tenaga PenjualMeskipun semua perusahaan menekankan pada peningkatan waktu penjualan, 34% dari
waktu tenaga penjual dihabiskan pada tugas-tugas administrasi. Gambaran ini tidak berubah
selama dekade 2 tahun terakhir. Meskipun penting bagi tenaga penjual untuk memberikan
informasi kepada perusahaan pelanggan dan pesaing, kunci utama untuk mengelola waktu
secara efektif adalah mengetahui dan mengendalikan aktivitas yang cenderung
menghabiskan waktu. Berikut ini adalah daftar apa yang kebanyakan tenaga penjual
pertimbangkan sebagai penyebab waktu terbuang :
1. Interupsi telepon
2. Kunjungan singgah sebentar
3. Kekurangan disiplin diri
4. Krisis
5. Meeting
6. Kekurangan tujuan, prioritas, dan deadlines
7. Tidak memutuskan dan menunda-nunda
8. Berusaha melakukan banyak di waktu yang sama
9. Meninggalkan tugas yang belum selesai
10. Komunikasi yang tidak jelas
Dua hal yang menghabiskan waktu terbesar adalah interupsi telepon dan kunjungan.
Sisanya adalah kekurangan disiplin, lemahnya tujuan, yang mengindikasikan manajemen
diri yang lemah dari tenaga penjual. Salah satu aspek manajemen waktu yang penting
dalam penjualan adalah mengetahui kapan pelanggan bersedia memberikan waktu untuk
bertemu. Kuncinya adalah melakukan kontak dengan pelanggan pada waktu tersebut, dan
menangani tugas-tugas lain di luar waktu tersebut.
Langkah awal yang sering direkomendasikan untuk memperbaiki manajemen waktu
adalah mempersiapkan daftar personal dan tujuan professional dan kemudian
2016 3 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
melakukannya satu tahap pada waktu yang sama. Menulis apa yang akan dilakukan esok
hari adalah langkah awal yang baik. Langkah selanjutnya adalah untuk memberi ranking
(mengurutkan) tugas-tugas atas dasar tingkat kepentingannya. Kemudian, ketika kita
memulai hari, mulailah melakukan tugas pertama dan menyelesaikannya tugas tersebut
sampai selesai. Setelah itu, memeriksa kembali prioritas dan mulai melakukan tugas kedua.
Lanjutkan dengan tugas-tugas lainnya berdasarkan urutan tingkat kepentingannya.
Seseorang punya kebiasaan untuk membuat perencanaan harian, langkah selanjutnya
adalah untuk membuat perencanaan mingguan atau beberapa waktu ke depan.
Kebanyakan tenaga penjual membutuhkan perencanaan panggilan mingguan. Idenya
adalah untuk menyemangati tenaga penjual untuk merencanakan serangkaian panggilan
untuk setiap hari, untuk panggilan melakukan appointment, dan untuk pengaturan waktu
yang lebih baik. Sekarang teknologi seperti Blackberries dan smart phones membantu
manajemen waktu untuk tenaga penjual yang sibuk karena ukuran, kemudahan dibawa, dan
kemungkinan untuk dihubungkan dengan beragam personal computers.
Stephen Covey, seorang konsultan pengembangan pribadi dan professional memberi
saran untuk menganalisis manajemen waktu dengan menggunakan kerangka kerja, seperti
pada gambar 14.2. “Tingkat kepentingan” (importance) merujuk pada setiap aktivitas yang
penting bagi seseorang untuk dilakukan dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan “tingkat
urgensi” (Urgency) menunjukkan tekanan waktu yang kita rasakan untuk melakukan suatu
aktivitas. Menurut Covey, aktivitas pada kuadran Emergencies dan Recreations
membutuhkan perhatian mereka. Orang-orang mendapatkan kontrol atas hidup mereka
dengan memberikan sedikit waktu pada aktivitas yang membuang-buang waktu dan
memberikan perhatian lebih pada aktivitas personal growth. Time wasters (tingkat urgensi
tinggi, tetapi tingkat kepentingan rendah) yang meliputi panggilan telepon, pertemuan, dan
kerja administratif yang tidak diperlukan, adalah segala sesuatu yang meminta perhatian kita
segera. Aktivitas personal growth (tingkat urgensi rendah, tetapi tingkat kepentingan tinggi)
meliputi aktivitas seperti membaca jurnal professional atau buku-buku, mengikuti
pengembangan professional atau kursus eksekutif, mempelajari bagaimana area fungsional
lain berfungsi, atau memprospek pelanggan baru. Dengan mempertimbangkan tingkat
urgensi dan tingkat kepentingan akan memberikan perspektif berguna pada bagaimana kita
dapat menggunakan waktu kita lebih produktif.
2016 4 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 14.2. Manajemen waktu
Merencanakan Hari KerjaKinerja Sales Executives yang memuaskan dapat dicapai apabila mereka merencanakan
hari kerjanya dengan baik. Dengan rencana kerja yang professional, Sales Executives dapat
bekerja lebih efisien. Setiap jam kerja mereka di lapangan difokuskan pada upaya menutup
transaksi penjualan, bukan mengunjungi calon pembeli semata-mata. Dengan rencana
kerja yang baik, Sales Executives dapat melakukan kunjungan dan presentasi penjualan
yang lebih efektif, sehingga tidak memboroskan jam-jam kerja mereka tanpa hasil.
Bahan Masukan Rencana Kerja
Untuk menyusun rencana kerja diperlukan bahan masukan yang akurat. Bahan masukan
yang akurat membantu Sales Executives menyusun rencana kerja yang wajar, tidak terlalu
pesimis tetapi juga tidak terlalu optimis. Bahan masukan yang perlu disiapkan Sales
Executives untuk menyusun rencana kerja adalah sebagai berikut :
Laporan tentang para pelanggan tetap
Setiap Sales Executives sebaiknya mempunyai data tentang pelanggan-pelanggan yang
mereka kunjungi secara tetap. Pelanggan tetap adalah sumber pesanan pembelian
produk yang kontinyu. Sales Executives sebaiknya menyusun kartu-kartu pelanggan
tetap mereka secara alphabetis dari A sampai Z. Dalam setiap kartu pelanggan
dicantumkan nama, alamat, nomor telepon, telefax, e-mail. Juga dicantumkan tanggal-
tanggal kunjungan masa lalu dan tanggal-tanggal serta jumlah pesanan produk. Kalau
perlu dalam setiap kartu pelanggan dicantumkan preferensi hari dan jam kunjungan,
serta catatan penting yang ingin mereka ingat. Kartu-kartu pelanggan tersebut
dikelompokkan area demi area pemasaran, misalnya Jakarta Pusat, Jakarta Selatan,
Jakarta Utara, Jakarta Timur dan Jakarta Barat. Kartu tersebut dapat dipergunakan
sebagai bahan masukan menyusun rencana dan jadwal kunjungan tiap area pemasaran.
2016 5 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
Contoh kartu-kartu pelanggan dapat dilihat pada tabel 14.1.
Tabel 14.1. Contoh Kartu Laporan Kunjungan Kepada Pelanggan
PT Abadi Rama Textile
Jl Raya Bekasi Km 22,5
Jakarta 13960
Telpon : 4894507 (5 lines)
Fax : 4894508
Contact person :
Mr. Rajaj Kumar
Purchasing Manager
Preferensi kunjungan
Rabu, Jum’at 11.00 – 13.
Kunjungan Pesanan pembelian
Tanggal Jenis kunjungan Tanggal Jumlah (Rp 000)
5/7/00 Presentasi produk
baru, menawarkan
produk lama.
Pelanggan akan
meneliti
penggunaan produk
baru
9/7/00 Produk lama : 1.758
22/7/00 Presentasi lanjutan
produk baru
Sumber : Sutojo, 2003 : 181
Dari contoh kartu pelanggan tersebut, Sales Executives mempunyai catatan kapan
kunjungannya terakhir kepada pelanggan tertentu, serta hasil yang diperoleh. Catatan
ini berguna untuk menyusun rencana kunjungan selanjutnya, termasuk kapan kunjungan
itu sebaiknya dilakukan dan apa yang akan dibicarakan.
Laporan tentang calon pembeli
Sebaiknya Sales Executives juga menyusun kartu calon pembeli yang pernah
dikunjungi. Bentuk kartu kunjungan itu sama dengan kartu pelanggan. Untuk calon
pembeli individual di samping nama dan alamat, juga dicantumkan pekerjaan dan
jabatan, usia, hobi dan informasi pribadi lainnya yang dapat dipergunakan untuk
memperlancar presentasi penjualan. Contoh kartu laporan calon pembeli, dapat dilihat
pada tabel 14.2.
Tabel 14.2. Contoh kartu laporan calon pembeli
2016 6 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
H3
Feriawan Tanoto
Jl. Terate 12, Bukit Hijau
Jakarta Selatan, Telp.72220971, 722208722
Manajer Riset & Pengembangan Bank Umum, Usia 48 tahun.
Berkeluarga, dua putera (19 dan 14 tahun), SMU dan SLTP.
Hobby memancing ikan dan mengumpulkan barang antik.
Prospect tertarik pada polis asuransi kendaraan bermotor dan mungkin juga polis
asuransi kebakaran.
Tgl Kunjungan Catatan
20/2/00 Kepastian pembelian polis menunggu
kepastian kepindahan ke Surabaya – Juli
perlu dikunjungi lagi.
Sumber : Sutojo, 2003 : 183.
Laporan kegiatan sehari-hari
Laporan kegiatan sehari-hari wajib diisi Sales Executives tiap akhir hari kerjanya.
Catatan tentang jam-jam setiap kegiatan harus diisi seperti senyatanya dan bukan
perkiraan. Dengan laporan ini, Sales Executives memperoleh gambaran tentang berapa
jumlah waktu yang diperlukan untuk menjalankan tiap jenis kegiatan kerjanya. Contoh
laporan kegiatan sehari-hari dapat dilihat pada tabel 14.3.
Tabel 14.3. Contoh kartu laporan kegiatan harian.
Tanggal : 7/6/00
Jam Kegiatan Catatan
2016 7 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
08.00 – 08.15
08.15 – 09.45
09.45 – 09.50
09.50 – 10.10
10.10 – 10.25
10.10 – 10.25
Memeriksa surat pesanan
pelanggan di kantor.
Perjalanan ke PT Abadi
Rama Textile.
Menunggu Mr Rajaj.
Menawarkan produk lama
dan baru.
Perjalanan ke PT Junita
Garment.
Perjalanan ke PT Junita
Garment.
Tidak ada pesanan.
Jl. Diponegoro macet
banyak demo.
Pesanan produk lama Rp.
1.235.065, produk baru
Rp. 525.090.
Calon pembeli baru.
Sumber : Sutojo, 2003 : 184.
Ringkasan laporan
Setiap akhir minggu dan bulan hendaknya disusun ringkasan laporan kegiatan harian,
termasuk laporan kunjungan pelanggan dan calon pembeli. Dalam ringkasan laporan itu
dimasukan jumlah jam kerja yang telah dihabiskan tiap jenis kegiatan selama satu
minggu dan bulan. Ringkasan laporan kegiatan mencantumkan :
a. Jumlah calon pembeli yang ditemukan.
b. Jumlah pesanan pembelian produk yang diperoleh.
c. Jumlah kunjungan regular kepada para pelanggan.
d. Jumlah biaya penjualan (diskonto, biaya perjalanan, sampel produk, dsb) yang telah
dikeluarkan.
e. Jumlah kunjungan presentasi pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya (serta hasil
presentasi).
Dengan menyusun ringkasan laporan kerja mingguan dan bulanan, Sales Executives
secara jujur dapat menganalisis hari kerja mereka sendiri. Mereka dapat mengetahui
kekurangan dan kelebihan diri sendiri dalam menjalankan tugas, dan dapat menganalisis
kegiatan mana yang perlu diperbaiki, apakah rute perjalanan mengunjungi pelanggan
dan calon pembeli dapat diperpendek. Apakah pembuatan janji pertemuan dengan
pelanggan dapat menghemat jam kerja, apakah waktu menunggu masih tetap lama dan
apa sebabnya. Ringkasan laporan kegiatan mingguan dan bulanan dapat dipergunakan
untuk menganalisis satu demi satu presentasi penjualan yang dilakukan Sales
Executives selama minggu atau bulan berjalan. Bagaimana hasil pendekatan,
pengutaraan produk dan cara mengakhiri presentasi tiap-tiap kunjungan. Kalau belum
berhasil apa sebabnya dan bagaimana cara memperbaikinya. Faktor penting lain yang
perlu dianalisis adalah apakah selama minggu atau bulan berjalan standar efisiensi kerja
2016 8 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
yang ditentukan perusahaan dapat dipertahankan. Standar efisiensi kerja Sales
Executives diukur dengan rasio efisiensi, yaitu perbandingan antara jumlah kunjungan
dengan jumlah presentasi penjualan dan pesanan pembelian yang diperoleh.
Contoh :
Bila perusahaan menentukan rasio efisiensi 10/4/1, mereka menilai Sales Executives
bekerja secara efisien apabila setiap kali mengunjungi sepuluh orang calon pembeli,
minimum mereka dapat melakukan empat kali presentasi dan menerima satu kali
pesanan pembelian. Dari contoh ini, standar rasio efisiensi 10/4/1, apabila minggu yang
lalu Sales Executives berhasil mengunjungi 40 calon pembeli, minimum mereka harus
dapat melakukan presentasi penjualan 16 kali dan menerima empat pesanan pembelian
produk.
Menentukan Sasaran Kerja
Hasil evaluasi laporan kerja merupakan bahan masukan untuk menyusun rencana kerja
Sales Executives bulan berikutnya. Dengan bahan masukan itu, mereka dapat menentukan
sasaran kerja yang realistis. Termasuk sasaran kerja adalah jumlah calon pembeli yang
ingin dikunjungi, jumlah hasil penjualan produk, jenis produk yang ingin ditingkatkan
penjualannya, pelanggan yang akan diusahakan meningkatakan pesanan pembelian.
Sasaran kerja sebaiknya ditentukan tidak setinggi mungkin, melainkan serealistis mungkin.
Sasaran yang tinggi tetapi tidak realistis sulit dicapai, sehingga dapat menimbulkan frustasi
dan kurang percaya diri karena tidak dapat mencapai sasaran kerja. Sedangkan sasaran
yang realistis dan dapat dicapai mendorong Sales Executives berprestasi kerja yang lebih
baik lagi.
Kuota Tambahan
Sasaran kerja yang dirasakan paling efisien adalah kuota kunjungan calon pembeli, jumlah
presentasi penjualan dan pesanan pembelian yang ditentukan perusahaan sebagai kuota
daerah pemasaran yang dipercayakan kepada masing-masing Sales Executives. Bagi
Sales Executives yang ingin berprestasi lebih baik, kuota yang ditentukan perusahaan
hanyalah merupakan sasaran kerja minimum. Sebaiknya di atas sasaran kerja minimum itu
akan ditambahkan satu jumlah tertentu yang didasarkan atas hasil analisis kinerja diri sendiri
Sales Executives.
Menyusun Strategi Kerja dan Jadwal Pelaksanaan
Setelah mengetahui sasaran kerja yang realistis, Sales Executives menyusun strategi
bagaimana mencapai sasaran itu dan ditulis dalam sebuah buku panduan. Buku tersebut
memuat rincian hal-hal yang ingin dicapai (misalnya calon pembeli baru dan hasil penjualan)
serta jadwal pelaksanaan kerja untuk mencapai sasaran itu hari demi hari dan minggu demi
2016 9 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
minggu. Selanjutnya setiap awal minggu, Sales Executives meneliti kembali apa yang harus
mereka lakukan tiap hari selama minggu tersebut. Pada tiap akhir hari kerja di samping
mengisi laporan kegiatan harian mereka juga menulis kegiatan apa sesuai dengan buku
panduan yang harus mereka lakukan esok harinya guna mencapai sasaran kerja yang telah
disusun.
Meningkatkan Produktivitas Hari KerjaMenurut John W Ernest (Sutojo, 2003 : 186), ada lima cara untuk meningkatkan
produktivitas hari kerja Sales Executives. Kelima cara tersebut adalah sebagai berikut :
1. Memperpanjang jam kerja harian.
Umumnya, kantor atau perusahaan bekerja dari jam delapan pagi hingga jam lima sore.
Tetapi ada juga yang telah mulai bekerja sejak jam tujuh pagi dan bersedia menerima
tamu pada jam tersebut. Ada juga perusahaan yang tetap bekerja setelah jam lima sore.
Banyak Sales Executives memanfaatkan jam-jam kerja esktra perusahaan tersebut
untuk mengunjungi mereka. Jam makan siang dapat juga dimanfaatkan untuk
mengundang calon pembeli makan bersama untuk menceritakan berbagai macam hal
tentang produk yang ditawarkan. Oleh karena biaya mengundang makan cukup besar,
maka pada waktu tersebut disarankan hanya untuk menawarkan produk dengan harga
tinggi.
2. Setia pada jadwal kerja.
Salah satu godaan Sales Executives di lapangan adalah tidak disiplin menjalankan
jadwal kerja harian yang mereka buat sendiri. Seorang Sales Executives yang
professional tidak membiarkan dirinya tergoda untuk menyimpang dari jadwal kerja
harian yang telah disusunnya. Apabila karena sebab di luar kemampuannya, jadwal
kerja harian tidak dapat dipenuhi, mereka menyediakan cadangan kegiatan yang
ekuivalen dengan yang tidak dapat dikerjakan hari itu. Sebagai contoh, apabila karena
sesuatu hal calon pembeli yang telah bersedia dikunjungi membatalkan pertemuan,
Sales Executives harus berusaha menemui calon pembeli lain tanpa perjanjian.
3. Memanfaatkan seluruh waktu kerja.
Seringkali pertemuan dengan calon pembeli berakhir lebih pendek dari yang
dijadwalkan. Dengan demikian pada hari itu, Sales Executives mempunyai kelebihan
jam kerja. Jam kerja lebih seperti itu hendaknha dipergunakan secara produktif,
2016 10 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
misalnya utnuk menulis catatan harian atau menelpon calon pembeli untuk membuat
perjanjian pertemuan.
4. Mempergunakan peralatan suplemen.
Peralatan suplemen yang dapat dipergunakan Sales Executives untuk meningkatkan
produktivitas hari kerjanya adalah pesawat telpon di kantor atau telpon seluler. Dengan
telpon, Sales Executives dapat menghubungi pelanggan untuk membicarakan berbagai
macam hal. Contoh : (a) Kebijaksanaan tambahan potongan rabat kepada pelanggan
lama, (b) Produk baru yang akan diterjunkan ke pasar, atau (c) Menanyakan pesanan
pembelian ulang. Pesawat telpon juga dapat dipergunakan untuk mendapatkan
perjanjian pertemuan.
5. Tidak mengandalkan daya ingat sendiri.
Sebaiknya, Sales Executives perlu mencatat hasil pertemuannya dengan calon pembeli
dan pelanggan. Terutama hal-hal yang perlu segera ditindaklanjuti harus dicatat. Bila
sudah berjanji akan memberikan sesuatu seperti brosur atau contoh produk pada
kunjungan berikutnya seharusnya juga dicatat. Pada saat Sales Executives akan
mengadakan kunjungan berikutnya, catatan-catatan tersebut sebaiknya dibaca terlebih
dahulu sehingga tidak terlupakan. Jika lupa memenuhi janji, hal ini akan memboroskan
waktu Sales Executives dan juga waktu calon pembeli, karena harus melakukan
kunjungan kembali di lain waktu.
2016 11 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id
Daftar PustakaCron, W.L. & Decarlo, T.E., 2010, Sales Management : Concept and Cases, 10 edition, John
Willey & Sons (Asia) Pte Ltd.
Sutojo, S., 2003. Salesmanship, PT. Damar Mulia Pustaka, Jakarta.
2016 12 Salesmanship
Pusat Bahan Ajar dan eLearningChristina Ariadne Sekar Sari, S.E., M.M http://www.mercubuana.ac.id