PENERAPAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA TOKO BANDUNG JAYA

PEMATANGSIANTAR

LAPORAN KERJA PRAKTEK LAPANGAN

Oleh

HENNY SANTIKA

Nim. 13110007

PROGRAM STUDI TEKNIK KOMPUTER

POLITEKNIK BISNIS INDONESIA

PEMATANGSIANTAR

2015

LEMBARAN PENGESAHAN

PENERAPAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA TOKO BANDUNG JAYA

PEMATANGSIANTAR

KERJA PRAKTEK LAPANGAN

Oleh

HENNY SANTIKA

Nim. 13110007

Pematangsiantar, ….. - …… - 20xx

Disetujui oleh : Diketahui dan disahkan oleh

Dosen Pembimbing Ketua Program Studi

Teknik Komputer D3

…………………………………. …………………………………

SURAT PERNYATAAN

Perihal KP PI PKL

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Henny Santika

NIM : 13110007

Program Studi : Teknik Komputer

Jenjang Studi : D-3

Konsentrasi Bidang : Teknik Komputer

Telah melaksanakan Kerja Praktek / Penulisan Ilmiah / PKL dengan judul dan tempat Kerja Praktek / Penulisan Ilmiah / PKL sebagai berikut:

Judul Laporan : Penerapan Sistem Informasi Penjualan pada

(diisi bila KP/PI/PKL di perusahaan) Toko Bandung Jaya Pematangsiantar

Tempat : Toko Bandung Jaya

Alamat : Jln. Bandung No. 38

No. Telpon : (0622) 22588

Sehubungan dengan Kerja Praktek/ Penulisan Ilmiah/ PKL tersebut, dengan ini saya menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa Kerja Praktek/ Penulisan Ilmiah/ PKL dan pembuatan laporannya merupakan hasil kerja saya sendiri (tidak menyuruh orang lain yang mengerjakan). Bila pernyataan saya ini ternyata tidak benar, maka saya bersedia dikenakan sanksi yang telah ditetapkan oleh Politeknik Bisnis Indonesia Pematangsiantar yakni Pembatalan Laporan Kerja Praktek/ Penulisan Ilmiah/ PKL, dan harus saya ulang pada semester berikutnya.

Demikian surat pernyataan ini saya perbuat dengan sungguh sungguh, dalam keadaan sadar dan tanpa ada tekanan dari pihak manapun.

Pematangsiantar, xx- xx - 2015Saya yang membuat pernyataan

………………………………………

MateraiRp. 6000

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, karena berkat

rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja

Lapangan yang berjudul “PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA TOKO

BANDUNG JAYA.”

Dalam penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis tentunya

mendapat bantuan, dukungan, serta perhatian dari berbagai pihak. Oleh karena itu,

penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak

yang member bantuan, dukungan, serta perhatian tersebut, yaitu kepada :

1. Bapak Calen, SE.,MM., selaku Direktur Politeknik Bisnis Indonesia,

Pematangsiantar.

2. Bapak Sahat Sonang, S.Kom.,MM., selaku Ketua Program Studi Teknik

Komputer.

3. Bapak --- selaku dosen pembimbing, atas ketersediaan beliau memberikan

petunjuk, bantuan dan membimbing penulis dalam menyusun penulisan

Praktek Kerja Lapangan ini.

4. Pimpinan dan seluruh staff karyawan Toko Bandung Jaya Pematangsiantar

yang telah membantu penulis untuk mendapatkan data dan informasi yang

diperlukan dalam penyusunan Praktek Kerja Lapangan ini.

5. Orang tua saya yang selalu memberikan support, sehingga saya dapat

menyelesaikan Laporan PKL ini dengan sesegera mungkin.

6. Seluruh teman-teman yang telah memberikan bantuan dalam menyelesaikan

penulisan Praktek Kerja Lapangan ini.

Mengingat penulis masih dalam proses belajar, penulis menyadari bahwa masih

banyak kesalahan, oleh karena itu penulis meminta maaf sebelumnya atas

kesalahan yang akan ditemukan dalam penulisan Laporan Praktek Kerja

Lapangan. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang

membangun dari pembaca sekalian. Penulis juga berharap penulisan Laporan

Praktek Kerja Lapangan ini dapat memberikan pengetahuan dan wawasan baru

bagi pembacanya.

Pematangsiantar, September 2015

Penulis,

Henny Santika

13110007

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .....................................................................................

BAB I PENDAHULUAN

1.1................................................................................................................Latar

Belakang ..............................................................................................

1.2................................................................................................................Tujua

n ............................................................................................................

1.3................................................................................................................Manf

aat .........................................................................................................

1.4................................................................................................................Ruan

g Lingkup .............................................................................................

1.5................................................................................................................Meto

de Pengumpulan Data ..........................................................................

1.6................................................................................................................Wakt

u dan Tempat Kerja Praktek Lapangan (KPL) ....................................

BAB II GAMBARAN UMUM

2.1................................................................................................................Sejar

ah Perusahaan .......................................................................................

2.2................................................................................................................Struk

tur Organisasi dan Bidang Usaha .........................................................

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada saat ini perkembangan teknologi semakin pesat, Dalam sebuah perusahaan

maupun instansi-instansi lainnya, pemanfaatan dan penggunaan teknologi

informasi diantaranya sistem pengarsipan data sangat penting untuk menunjang

perkembangan perusahaan. Hal ini dikarenakan dengan adanya suatu system

pengarsipan data pada suatu perusahaan maka dapat mempercepat suatu proses

kerja dan dapat memudahkan dalam mengolah data serta menjadikan pengolahan

data menjadi lebih teratur dan rapih.

Bandung Jaya merupakan sebuah toko yang sedang berkembang dan bergerak

dalam bidang penjualan dan pembelian barang-barang perabotan rumah tangga.

System informasi pengolahan data pada toko Bandung Jaya masih manual atau

masih menggunakan sistem pencatatan pada buku besar, sehingga terkadang

bagian penjualan dan pembelian kesulitan dalam pengontrolan barang dan melihat

stock barang maupun pembuatan laporan, seperti laporan penjualan, pembelian,

data suplier, pencarian data barang, dikarenakan masih menggunakan sistem

pencatatan yang manual juga data-data yang telah dibuat sewaktu-waktu dapat

hilang atau membutuhkan waktu lama dalam pencarian data barang.

Maka berdasarkan pemaparan permasalahan di atas, penulis ingin mengadakan

penelitian pada Toko Bandung Jaya dengan judul “PENERAPAN SISTEM

INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BANDUNG JAYA”

1.2. Tujuan

Tujuan dalam melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah :

1. Memberikan pandangan dan pengalaman langsung di lapangan kepada

mahasiswa bagaimana system penjualan yang ada di toko Bandung Jaya.

2. Menerapkan ilmu pengetahuan yang didapat dibangku perkuliahan secara teori

sebagai suatu bentuk persiapan untuk terjun ke dunia lapangan.

3. Mendorong dan meningkatkan pola pikir, disiplin, dan tanggung jawab

mahasiswa dalam menjalankan tugas.

4. Memperoleh informasi tentang sistem kerja yang ada di toko Bandung Jaya.

1.3. Manfaat

Manfaat dalam melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini adalah :

1. Bagi Politeknik Bisnis Indonesia

a. Terjalinnya kerja sama antara Politeknik Bisnis Indonesia dengan Toko

Bandung Jaya.

b. Mengetahui kemampuan Mahasiswa dalam dunia kerja .

2. Bagi Mahasiswa

a. Mahasiswa dapat mengetahui tentang dunia kerja yang sebenarnya.

b. Mahasiswa dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama

perkuliahan ke dalam dunia kerja.

c. Mendewasakan pola pikir mahasiswa untuk melaksanakan tugas dan

memecahkan suatu permasalahan.

d. Membekali mahasiswa dengan pengalaman dan memperluas wawasan

sebagai persiapan guna menyesuaikan diri dengan dunia kerja.

3. Bagi Perusahaan

a. Membantu karyawan meringankan pekerjaannya, sehingga pekerjaan

dapat diselesaikan dengan waktu yang lebih cepat.

b. Menjalin hubungan kerjasama yang baik antara pihak Politeknik Bisnis

Indonesia dengan Toko Bandung Jaya.

c. Melalui Praktek Kerja Lapangan perusahaan dapat memperbaiki

permasalahan yang ada di dalam sistem tersebut sehingga dapat

menigkatkan kualitas perusahaan.

1.4. Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup dalam Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Toko

Bandung Jaya Pematangsiantar, yakni membahas sistem informasi penjualan pada

Toko Bandung Jaya Pematangsiantar.

1.5. Metode Pengumpulan Data

Secara umum dalam rangka pengumpulan data yang dilakukan penulis pada saat

pelaksanaan Kerja Praktek Lapangan adalah dengan menggunakan metode–

metode berikut :

1.    Metode Observasi

Dalam metode observasi ini penulis diberi kesempatan untuk melakukan dengan

cara pengamatan langsung proses penjualan pada Toko Bandung Jaya.

2.    Wawancara

Pada metode ini, penulis diberi kesempatan untuk langsung mengumpulkan

sumber data informasi yang diperlukan dengan mengajukan pertanyaan kepada

pihak-pihak yang terkait.

3.    Sampel

Dalam metode pengambilan data penulis diijinkan untuk mengambil/ mengcopy

beberapa contoh dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penjualan seperti

faktur penjualan.

1.6. Waktu dan Tempat Kerja Praktek Lapangan (KPL)

Waktu Kerja Praktek Lapangan di lakukan dari tanggal 1 Agustus 2015 sampai

dengan 1 September 2015. Lokasi penulis melaksanakan Kerja Praktek Lapangan

yaitu di Toko Bandung Jaya Jln. Bandung No.38 Pematangsiantar.

BAB IIGAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Singkat

Toko Bandung Jaya merupakan toko yang menjual berbagai macam barang-

barang perbotan rumah tangga. Toko ini telah berdiri sejak tahun ---. Kegiatan

rutin yang dilakukan di toko ini yaitu penjualan barang-barang perabotan rumah

tangga secara tunai dan kredit.

Adapun barang-barang yang dijual di toko ini antara lain spring bed, lemari

pakaian, meja tamu, meja tulis, sofa dan berbagai jenis perabotan rumah tangga

lainnya dengan berbagai merk.

2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka untuk mewujudkan suatu pola

tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkar

kerjasama. Struktur organisasi mutlak diperlukan agar dapat diketahui dengan

jelas bagaimana hubungan antara bagian serta tugas , wewenang dan

tanggung jawabnya disetiap bagian struktur organisasi mempunyai tanggung

jawab dan kewajiban-kewajiban terhadap pengembangan perusahaan. Setiap

bagian didalam struktur organisasi harus mampu bekerja secara professional,

dan harus dapat berinteraksi dengan bagian lainnya sehingga didapat

kerjasama yang optimal antar fungsi.

Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat

menentukan kedudukan dalam perusahan. Sistem yang di gunakan dalam

struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh

sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Gambaran mengenai

susunan struktur organisasi pada Toko Bandung Jaya dapat dilihat pada gambar

dibawah ini:

Adapun sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bagian dari struktur

organisasi yang terdapat pada Toko Bandung Jaya yaitu sebagai berikut :

1. Pempinan Toko Bandung Jaya

a. Bertugas untuk memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan.

b. Membuat suatu kebijakan.

c. Memeriksa laporan penjualan.

2. Staff Bagian Keuangan

a. Mencatat transaksi penjualan, penerimaan dan pengeluaran kas ke jurnal.

b. Membuat laporan keuangan.

c. Bertanggung jawab atas pengeluaran dan pemasukan uang.

d. Mengarsipkan faktur-faktur pendukung transaksi penjualan barang.

e. Menerima order dari konsumen.

3. Staff Bagian Gudang

a. Bertanggung jawab dalam pengecekan keluar masuknya barang.

b. Membuat laporan barang masuk dan barang keluar.

4. Karyawan

a. Menerima laporan staff bagian gudang atas pengeluaran dan pemasukan

stock barang.

b. Melakukan bongkar muat barang.

c. Mengantarkan barang pesanan konsumen.

BAB IIITINJAUAN PUSTAKA

3.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari kumpulan atau himpunan dari unsur,

komponen-komponen, prosedur-prosedur atau variable yang terorganisir, yang

saling berinteraksi atau berhubungan, saling ketergantungan antara satu dan

lainnya dimana setiap system dibuat agar bersama-sama dapat menangani dan

menyelesaikan sesuatu saran tertentu secara rutin terjadi dan terus berulang.

Unsur, komponen atau variable yang dimaksud bukan hanya bagian yang tampak

secara fisik tetapi juga hal-hal yang bersifat abstrak atau konseptual seperti misi,

pekerjaan yang kegiatan kelompok yang informal dan sebagainya.

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Jogianto, 2005 : 1).

Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4) definisi system adalah “Sistem adalah

sekumpulan hal kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama

atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu, sehingga membentuk satu

kesatuan untuk melaksanakan sutu fungsi guna mencapai tujuan”.

Menurut Romley (2006 : 2) “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih

komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan”.

Sedangkan menurut whitten (2006 : 23) dalam buku metode desain dan analis

mengungkapkan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses atau di

organisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi yang dibentuk dari

kombinasi data yang diharapkan memiliki arti penerimaan”.

Sistem juga dijelaskan oleh Winarno (2006 : 15) yaitu “sekumpulan komponen

yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan masing-masing

komponen, komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang lain, tetapi tetap

dapat bekerja sama”.

Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefinisikan suatu system sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Secara umum suatu system

dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen

yang terorganisir, saling beinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan

terpadu untuk mencapai tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Menurut Ladjamudin (2008 : 10) “memahami dan mengembangkan suatu

sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur -unsur

yang membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu

system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu system yang terdiri dari sejumlah komponen atau elemen yang

saling berinteraksi, yang artinya komponen atau elemen saling bekerjasama

membentuk satu kesatuan.Komponen atau elemen system dapat berupa

sub-system atau bagian bagian system. Setiap sub-sistem mempunyai

sifat-sifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi dan mempunyai

proses secara keseluruhan.

2. Batasan System (Bondary)

Adalah daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang

lainnya atau dengan lingkungan luar. Batasan system dengan system yang

lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan system tersebut

memungkinkan suatu system dipandang sebagai satu kesatuan. Dan batas

suatu system juga menunjukkan ruang lingkup (scope) dari system tersebut.

3. Lingkungan Luar System (Environment)

Adalah system yang merupakan semua diluar batas dari system yang

mempengaruhi operasi system.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan suatu medis penghubung antara satu sub-sistem dengan sub-sistem

lainnya. Keluaran (output) dari sub-sistem akan menjadi masukan (input)

untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan suatu system adalah energi yang dimasukan kedalam system.

Masukan tersebut dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan sinyal (Signal Input). Maintenance input adalah energi yang

digunakan agar system tersebut dapat beroperasi. Sedangkan signal input

adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran system adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.

Keluaran juga dapat dijadikan masukan untuk sub-sistem yang lainnya.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Pengolahan system dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sub system proses pengolahan data

barang akan menjadi laporan-laporan berupa tagihan dan laporan yang

dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu system yang mempunyai maksud tertentu, ada yang bermaksud

untuk mencapai tujuan. Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup

yang lebih sempit. Sasaran suatu system sangat menentukan masukan

yang dibutuhkan system dan keluaran yang dihasilkan system. Suatu sytem

diakatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan yang diharapkan.

Klasifikasi Sistem

Menurut pendapat Jogianto Hartonodalam bukunya yang berjudul Analisis dan

Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi

Bisnis berpendapat bahwa suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi seperti

berikut:

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa permikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada

secara fisik.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam sedangkan

sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu

Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara

tepat sedangkan sistem tak tertentu adalah sistem dengan perilaku ke depan

yang tidak dapat diprediksi.

4. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luar

atau otomatis, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan

terpengaruh oleh lingkungan luar.

Pengendalian Sistem

Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup, maka sistem harus mempunyai daya

membela diri atau system harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian

dari suatu system dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control

system), pengendalian umpan maju (feed forward control system) dan

pengendalian pencegahan (preventive control system).

a. Sistem Pengendalian Umpan Balik

Bentuk dasar dari didtem yang sederhana terdiri dari masukan, pengolah dan

keluaran yang tidak menyediakan suatu system pengendalian.

Untuk maksud pengendalian, dapat ditambahkan suatu system pengendalian

umpan balik sebagai berikut ini.

Pengendalian umpan balik merupakan proses pengukur keluaran dari sistem

yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu, bilamana terjadi perbedaan-

perbedaan atau penyimpangan-penyimpangan akan dikoreksi untuk

memperbaiki masukan system selanjutnya.

b. Sistem Pengendalian Umpan Maju

Sistem pengendalian umpan maju (feed forward control system) disebut juga

dengan sitilah (positif feedback) umpan balik positip. positif feedback

mencoba mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang

positip. Sistem ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan

balik.

c. Sistem Pengendalian Pencegahan

Sistem pengendalian pencegahan mencoba untuk mengendalikan sistem

dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan

untuk masuk ke dalam sistem. Sistem pengendalian intern (internal control)

merupakan contoh penerapan dari sistem pengendalian pencegahan.

3.2. Pengertian Informasi

Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal

datum atau data item. Terdapat pengertian data menurut beberapa ahli,

diantaranya :

1. Data  adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan

kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat

tertentu di dalam dunia bisnis. Bisnis adalah perubahan dari suatu nilai yang

disebut transaksi. (Tata Sutabri 2012:1)

2. Menurut John J. Longkutoy dalam bukunya Pengenalan Komputer , Istilah

data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta

yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol,

gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang

menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain. (Tata Sutabri

2012:2)

3. Menurut Sutarman  (2012:3) “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang

berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil

pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf,

simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.

4. Menurut Situmorang (2010:1), “Data adalah things known or assumed, yang

berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap”.

Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk.

Peranan data dalam menghasilkan suatu informasi yang berkualitas dan akurat

sangatlah penting. Sehingga informasi tersebut dapat mendukung pengambilan

keputusan.

Definisi Informasi

Informasi merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam suatu

organisasi, jika informasi kurang baik maka sistem akan tidak berjalan dengan

baik. Sumber informasi data adalah kumpulan fakta-fakta atau kejadian-kejadian

yang nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Berikut ini adalah definisi-definisi informasi yang dikemukakan oleh beberapa

ahli yaitu:

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang

penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam

pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu

juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta,2004).

Informasi menurut Jogianto Hartono dalam bukunya yang berjudul Analisis dan

Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi

Bisnis berpendapat bahwa : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.

Informasi menurut DR. Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem

Informasi Akuntansi : Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer yaitu :

“Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”.

Gordon B. Davis  , informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu

bentuk yang mempunyaiarti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan

terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang. (Tata Sutabri 2012:1)

Menurut Sutarman (2012:14), “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang

diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si

penerima”.

Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8), “Informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik

kesimpulan bahwa “Informasi merupakan data yang telah diolah, dibentuk,

ataupun dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu bagi penggunanya”.

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :

1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai.

2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan

pemakai.

3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Pengembangan Informasi

Pengembangan informasi dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki

sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan

diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu :

a. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang

terjamin.

b. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut.

c. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin

atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.

Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu

akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus

Mulyanto, 2009 : 247).

a. Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat

mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat

apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari

kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi

(data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau

mengubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi

antara lain adalah:

1. Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila

informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam

pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan,

sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol

atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

2. Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar

sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.

3. Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau

merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.  

b. Tepat Waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya

tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan

mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam

pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan

berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat

dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk

mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan

bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-

teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan

informasi tersebut.

c. Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti

bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya,

informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan

kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada

penanggung jawab laboratorium.

Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of

information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan

biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk

mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.

Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:

1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2. Untuk mendapatkan pengalaman.

3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam

pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4. Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa

lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang

tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan

yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan

dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir

keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai

efektivitasnya.

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan

antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal

menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang

dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

1. Kemudahan dalam memperoleh

Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara

mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai

jika sulit diperoleh.

2. Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai

lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap

menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

3. Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian

yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena

akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan

kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak

bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat

dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5. Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh

pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak

bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada

saat pengambilan keputusan.

6. Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.

Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

7. Fleksibilitas/ keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi.

Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat

pengambilan keputusan.

8. Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan

kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber

yang diolah.

9. Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak

menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

10. Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat

mencapai nilai yang sempurna.

3.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai banyak pengertian, namun pada dasarnya

mengarah pada dasar yang sama. Sistem merupakan kumpulan elemen-

elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk proses masukan yang ditujukan

kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan

kesimpulan yang diinginkan. (Kristanto, 2003). Informasi merupakan hasil

pengolahan data sehingga menjadi bantuk yang penting bagi penerimanya

dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang

dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak

langsung pada saat mendatang. (Sutanta, 2004)

Dari pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi dapat

didefinisikan sebagai suatu kegiatan prosedur-prosedur yang diorganisasikan,

bilamana akan dieksekusi akan mendukung informasi atau pengambilan

keputusan dan pengendalian didalam organisasi (Henry C. Lucas dalam

Jogiyanto, 1997)

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan

(building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen

output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software,

komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling

berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai

sasaran.

1. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,

yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi

sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database

atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk

memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan

memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu

informasi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer

dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu

disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya

informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga

berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau

dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS

(Database Management System).

8. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,

temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu

sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal

yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur

terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

ELEMEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur,

perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi

data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis

sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur

disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis

prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk

penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat

pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal

masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem

manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik

dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media

penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan

sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas,

mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan

lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak

melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna

jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara

khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi

diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital

yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang

disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari

suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang

memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

Sistem Informasi dalam suatu Organisasi

Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi khususnya

dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi :

1. Perencanaan (Planning)

Proses untuk memukurkan secara matang dan bijaksana serta menetapkan

sasaran serta tindakan berdasarkan metode yang paling baik.

2. Pelaksanaan (Organizing)

Proses untuk menata dan menetapkan pekerjaan dan sumber daya manusia

yang ada.

3. Pengendalian (Controlling)

Proses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi sesuai dengan metode

atau prosedur yang telah ditetapkan.

Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut :

1. Input

Input adalah proses yang menggambarkan suatu kegiatan untuk menyeidakan

data yang akan diproses.

2. Proses

Proses adalah bagaimana suatu data yang diolah untuk menghasilkan suatu

informasi yang bernilai lebih.

3. Output

Output adalah suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses.

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Kontrol

Kontrol adalah suatu aktivasi untuk menjamin bahwa sistem informasi

tersebut bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem

telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal,

yaitu :

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama,

permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan

organisasi,

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan.

3. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya

pemerintah).

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas

kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu

yang lama untuk menyelesaikannya.