penerapan teknologi informasi dalam ......a.viii.5.a (2) laporan penerapan teknologi informasi dalam...

BALAI BIOTEKNOLOGI

DEPUTI BIDANG TEKNOLOGI AGROINDUSTRI DAN BIOTEKNOLOGI

BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI

2020

PENERAPAN TEKNOLOGI

INFORMASI DALAM PELAYANAN

BALAI BIOTEKNOLOGI - BPPT

POKJA VIII

PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena hanya

dengan rahmat-Nyalah kami akhirnya bisa menyelesaikan Laporan Penerapan

Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi.

E-Government merupakan salah satu bentuk atau model sistem pemerintahan

yang berlandaskan pada kekuatan teknologi digital, dimana semua pekeraan

administrasi, pelayanan terhadap masyarakat, pengawasan dan pengendalian

sumber daya milik organisasi yang bersangkutan, keuangan, pajak, retribusi,

karyawan dan sebagainya dikendalikan dalam satu sistem. E-Government merupakan

perkembangan baru dalam peningkatan kualitas layanan publik yang berbasis pada

pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sehingga layanan publik menjadi

lebih transparan, akuntabel, efektif dan efisien.

Balai Bioteknologi sudah mulai menerapkan beberapa teknologi informasi dalam

pemberian pelayanan kepada pelanggan. Penerapan e-government dalam pemberian

pelayanan kepada pelanggan merupakan wujud komitmen dari Balai Bioteknologi

yang ingin memberikan pelayanan secara lebih efisien dan efektif.

Semoga Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai

Bioteknologi dapat memberikan manfaat bagi pihak – pihak yang berkepentingan dan

menjadi bahan perbaikan untuk pelaksanaan ke depannya.

Tangerang Selatan, 18 Juni 2020

A.VIII.5.a (2) Laporan Penerapan Teknologi Informasi dalam Pelayanan Balai Bioteknologi

Balai Bioteknologi 1

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Konsep e-government telah lama dicanangkan oleh pemerintah, hal tersebut

ditandai dengan dikeluarkan Instruksi Presiden Republik Indonesia No 3 Tahun 2003

tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Hal tersebut

didasarkan pada perubahan yang tengah dihadapi oleh kehidupan berbangsa dan

bernegara di Indonesia yang secara fundamental menuju ke sistem kepemerintahan

yang demokratis transparan serta meletakkan supremasi hukum. Berdasarkan hal

tersebut, pemerintah mengupayakan kelancaran komunikasi dengan pihak lainnya

termasuk masyarakat untuk mengakomodir derasnya aliran ekspresi masyarakat

serta sebagai sarana pertanggungjawaban dan keterbukaan kinerja serta mampu

memberi tanggapan secara cepat dan efektif.

Melalui transformasi menuju e-government, pemerintah dapat mengoptimalkan

pemanfaatan kemajuan teknologi untuk memberi pelayanan yang prima kepada

masyarakat. Lebih dari itu, transformasi ini juga tentunya dapat mengeliminasi sekat

– sekat organisasi birokrasi, serta membentuk jaringan sistem manaemen dan proses

kerja yang memungkinkan instansi – instansi pemerintah bekerja secara terpadu

untuk menyederhanakan akses ke semua informasi dan layanan publik yang harus

disediakan oleh pemerintah. Dengan demikian, seluruh lembaga – lemabaga negara,

masyarakat, dunia usaha dan pihak – pihak berkepentingan lainnya dapat setiap saatn

memanaatkan informasi dan layanan pemerintah secara optimal.

Pemanfaatan teknologi informasi mencakup 2 aktivitas yang berkaitan yaitu

pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara

elektronis serta pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik

dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.

Terdapat beberapa jenis dari penerapan e-government, yaitu e-budgeting, e-

procurement, e-audit, e-catalog, e-payment, e-controlling dan e-health. Penerapan e-

government dapat dimanfaatkan untuk kegiatan operasional yang berupa pelayanan

kepada pihak eksternal ataupun untuk mempermudah kegiatan internal. Namun

keduanya memiliki tujuan yang serupa yaitu untuk meningkatkan kualitas pelayanan

dan operasional yang dilakukan.



Balai Bioteknologi, sebagai salah satu unit kerja di BPPT yang berhubungan

langsung dengan pihak lainnya terkait dengan layanan yang diberikan telah

menerapkan teknologi informasi untuk mengakomodir hal tersebut. Teknologi

informasi yang dimaksud memanfaatkan website resmi milik BPPT dan Balai

Bioteknologi. Pada website resmi milik BPPT yang bernama https://layanan.bppt.go.id

dapat diperoleh informasi mengenai layanan yang diberikan, SOP pelaksanaan

kegiatan serta fasilitas yang dimiliki. Sedangan pada website resmi milik Balai

Bioteknologi yaitu https://balaibiotek.bppt.go.id/, informasi tentang Balai Bioteknologi

secara lengkap dapat diperoleh, diantaranya profil Balai Bioteknologi, layanan yang

diberikan, SOP pelaksanaan kegiatan/ layanan, info mengenai PP Tarif, produk

hukum hingga pada laporan sebagai bahan pertanggungjawaban Balai Bioteknologi

selaku badan publik dalam bentuk LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintahan), RENSTRA (Rencana Strategi) dan PENKIN (Penilaian Kinerja) serta

informasi dan fasilitas lainnya guna memberika pelayanan prima. Balai Bioteknologi

juga mulai menggunakan teknologi informasi untuk survey kepuasan pelanggan.

Dasar Hukum

1. Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem

Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2018 tentang Pedoman Evaluasi Sistem

Pemerintahan Berbasis Elektronik

3. UU No. 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas UU Informasi dan Transaksi

Elektronik atas UU No 11 Tahun 2008 atau UU ITE yang mengatur tentang

informasi serta transaksi elektronik atau teknologi informasi secara umum

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 82 Tahun 2012 tentang

Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

5. UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

6. UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

7. Instruksi Presiden No.3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional

Pengembangan E-Government Indonesia

https://layanan.bppt.go.id/

https://balaibiotek.bppt.go.id/



Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan

Balai Bioteknologi adalah sebagai bentuk pertanggungjawaban Balai Bioteknologi-

BPPT. Adapun tujuan penyusunan Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam

Pelayanan Balai Bioteknologi adalah untuk memberikan informasi mengenai

penerapan teknologi informasi dalam pelayanan Balai Bioteknologi yang selama ini

dilakukan.



PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PELAYANAN BALAI BIOTEKNOLOGI

I-PROS Biotek (Inventory Procurement System Balai Bioteknologi – BPPT)

I-PROS Biotek atau Inventory Procurement System Balai Bioteknologi – BPPT

merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Balai Bioteknologi BPPT untuk

membantu dalam proses pengadaan barang maupun jasa. Aplikasi ini bersifat internal

yang dapat memudahkan dalam mengorganisir proses pengadaan barang/jasa.

Gambar 1 Halaman login aplikasi I-Pros Biotek

Gambar 2 Halaman Dashboard aplikasi I-Pros Biotek



Gambar 2 menunjukkan tampilah halaman dashboard aplikasi I-Pros Biotek. Pada

halam ini terlihat alur proses pengadaan yang diajukan diproses. Masing-masing

tahapan tersebut memiliki pihak yang bertanggungjawab. Selain itu, pada bagian di

samping kiri terdapat menu aplikasi I-Pros Biotek ini yang terdiri dari homepage,

create data dan inbox revisi pengadaan. Di bagian bawah halaman juga terdapat

tombol “Lihat Semua Data” yang berisi data seluruh pengadaan barang/jasa, baik

yang baru diajukan, masih dalam proses ataupun sudah selesai yang tersusun

menjadi bentuk database.

Gambar 3 Halaman form create data

Saat klik menu “create data”, maka akan langsung diarahkan ke form “create data”.

Disini, calon pihak yang ingin mengajukan pengadaan barang/jasa harus mengisi

beberapa data antara lain tanggal input, kegiatan, detil kegiatan, nama pengaju dan

unggah nota dinas atau dokumen pendukung jika diperlukan. Pada menu “inbox revisi

pengadaan” terdapat informasi mengenai revisi atau perbaikan data pengadaan

barang/jasa daari pihak terkait.



SILARIS (Sistem Informasi Layanan Penerimaan Sampel)

Gambar 4 Tampilan awal aplikasi "SILARIS"

SILARIS merupakan inovasi teknologi informasi yang dibangun untuk pelayanan pada

jasa pengujian. Seluruh kegiatan jasa pengujian dari awal hingga akhir proses

memanfaatkan teknologi informasi ini, sehingga setiap tahapan kegiatan dapat

dipantu via SILARIS.

Aplikasi ini akan meringkas alur kerja pelayanan penerimaan sampel yang berlaku

selama ini di Balai Bioteknologi, misalnya pembayaran akan dilakukan di awal,

bendahara akan mendapatkan email ketika input data sampel (Pengajuan Sampel),

pelanggan dapat tracking progress pengerjaan sampel, proses pembayaran sudah

langsung ke negara, tidak ada pembayaran ke unit kerja lagi, mengurangi

kemungkinan pengujian yang overload, feedback pelanggan akan tercatat jelas,

karena ada fitur survei kepuasan pelanggan, pelanggan tidak perlu bolak-balik ke

Balai Bioteknologi (akan menghemat biaya pelanggan). Maka pengoperasian aplikasi

ini sangat jelas berhubungan langsung dengan budaya kerja dan pola pikir di

lingkungan kerja Balai Bioteknologi serta merupakan bentuk nyata perwujudan

Wilayah Bebas Korupsi.



Berikut merupakan alur proses penerimaan sampel berdasarkan proses yang disusun

pada SILARIS (Sistem Informasi Layanan Penerimaan Sampel):

1. Pelanggan melakukan login

2. Pelanggan melakukan input form

3. Bendahara memasukkan “Kode Billing”

4. Pelanggan melakukan transfer pembayaran

5. Bendahara melakukan verifikasi pembayaran

6. Pelanggan mengirim sampel ke alamat Balai Bioteknologi

7. Bahan sampel diserahkan ke laboratorium

8. Pengujian sampel di laboratorium

9. Pembuatan sertifikat

10. Pelanggan mengisi survei kepuasan layanan

11. Pengambilan sertifikat

Gambar 5 Tampilan dashboard aplikasi "SILARIS"

Pada tampilan dashboard, terlihat beberapa menu antara lain form sampel yang juga

terdiri dari submenu “input permintaan sampel” dan “lihat permintaan sampel”, update

kode billing, verifikasi pembayaran, pengujian sampel dan survey kepuasan

pelanggan. Selain itu, di bagian atas terdapat ikon lonceng yang berisi notifikasi

permintaan pengecekkan sampel menunggu untuk dikonfirmasi.



Gambar 6 Tampilan halaman permintaan sampel

Pada halaman permintaan sampel, terlihat adanya daftar permintaan pengujian

sampel dari beberapa pelanggan. Adapun informasi yang tertera antara lain tanggal

pengajuan, no penerimaan sampel, nama pelanggan, perusahaan/instansi pelanggan

berasal, alamat pelanggan, email dan nomor telepon pelanggan.



Gambar 7 Tampilan detil permintaan pengujian sampel

Pada tampilan detil permintaan pengujian sampel, terdapat beberapa informasi

diantaranya data pelanggan/customer, keterangan mengenai jasa pengujian yang

dilakukan serta biaya pengujian.



Gambar 8 Halaman permintaan sampel

Pada halaman “Input Permintaan Sampel”, pelanggan harus mengisi data-data seperti

nama, perusahaan/instansi, alamat, kode pos, email, telepon, nama sampel, jenis

sampel, bentuk sampel, tempat sampel dan keterangan tambahan lainnya yang

mungkin harus diketahui oleh pihak penguji.

Gambar 9 Halaman lihat permintaan sampel

Pada halaman “lihat permintaan sampel” terdapat daftar permintaan/order pengujian

dari pelanggan kepada Balai Bioteknologi.

Untuk saat ini, sebagian fitur aplikasi SILARIS sudah berjalan. Namun, untuk

kedepannya perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut supaya aplikasi ini berjalan

dengan optimal.



SIGABBI (Sistem Informasi Pegawai Balai Bioteknologi)

Gambar 10 Halaman login aplikasi "Sigabbi"

SIGABBI merupakan teknologi informasi yang memfasilitasi para pegawai Balai

Bioteknologi untuk menyimpan dokumennya secara online. Hal ini untuk

memudahkan kegiatan atau urusan – urusan yang menggunakan dokumen –

dokumen terkait, diantaranya SK Pengangkatan PNS, SK Fungsional, KTP, Ijazah,

Jurnal, hasil karya ilmiah dan lainnya.

Aplikasi ini akan memudahkan para pegawai Balai Bioteknologi untuk menyimpan dan

mencari berkas kepegawaian mengingat banyaknya berkas kepegawaian yang harus

diarsipkan. Aplikasi ini memungkinkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

kerja baik dari segi waktu maupun tenaga, memudahkan ketelusuran data,

mendukung program ramah lingkungan dengan tidak menggunakan kertas

(paperless). Maka pengoperasian aplikasi ini sangat jelas berhubungan langsung

dengan budaya kerja dan pola pikir di lingkungan kerja Balai Bioteknologi serta

merupakan bentuk nyata perwujudan Wilayah Bebas dari Korupsi.



Gambar 11 Halaman dashboard aplikasi "Sigabbi"

Pada halaman dashboard, ditampilkan informasi dari pemilik akun yang terdiri dari

nama, NIP dan pangkat/golongan. Pada tombol “tampilkan selengkapnya”, informasi

rinci dari pemilik akun dapat ditampilkan, seperti yang tertera pada Gambar 12.

Gambar 12 Tampilan rinci data pegawai

Selain itu, pada dashboard ini juga terdapat menu lainnya yang terdiri dari mutasi

satker, pendidikan, keluarga dan golongan. Menu mutasi satker memperlihatkan

informasi mutasi satker yang pernah dilakukan oleh pemilik akun, menu pendidikan

memperlihatkan pendidikan yang pernah ditempuh oleh pemilik akun, menu keluarga

berisi data keluarga dari pemilik akun dan menu golongan berisi data golongan dari

pemilik akun.



Website Balai Bioteknologi (https://balaibiotek.bppt.go.id/)

Balai Bioteknologi juga memiliki website resmi miliknya sendiri, yaitu

https://balaibiotek.bppt.go.id/. Website ini secara langsung dikelola oleh Balai

Bioteknologi. Informasi yang tertera pada website ini sudah lengkap, mulai dari profil

Balai Bioteknologi, berita terkini terkait kegiatan Balai Bioteknologi, jurnal ilmiah,

layanan jasa yang diberikan, SOP dalam pelaksanaan kegiatan/ layanan, PP Tarif

layanan Balai Bioteknologi, produk hukum yang dikeluarkan oleh Kedeputian TAB dan

Balai Bioteknologi, serta laporan pertanggungjawaban dari Balai Bioteknologi sebagai

salah satu kewajibannya dalam melaporkan kinerjanya kepada publik dalam bentuk

LAKIP, RENSTRA dan PENKIN.

Gambar 13 Tampilan Website Balai Bioteknologi

Website Balai Bioteknologi tidak hanya berisi informasi yang dapat dimanfaatkan

oleh publik/ pelanggan, namun juga dapat dimanfaatkan oleh para pegawai Balai

Bioteknologi. Informasi yang dapat dimanfaatkan oleh para pegawai Balai

Bioteknologi umumnya terletak pada submenu “Internal” pada halaman website Balai

Bioteknologi. Informasi tersebut diantaranya mengenai pelatihan yang pernah





diberikan oleh pegawai Balai Bioteknologi serta Panduan Duper. Panduan Duper atau

Daftar Usulan Angka Kredit Perekayasa memberi informasi kepada pegawai Balai

Bioteknologi mengenai Konsep Duper dan Panduan/ Manual Duper yang berisi

panduan menggunakan Aplikasi Duper. Hal ini tentunya sangat bermanfaat bagi para

pegawai yang ingin mengajukan angka kredit kerekayasaan yang telah dilakukannya.

Selanjutnya, informasi mengenai pelatihan yang pernah diadakan oleh Balai

Bioteknologi untuk para pegawainya sebagai salah satu sarana untuk meningkatkan

kompetensi para pegawai.

Pada website Balai Bioteknologi juga terdapat menu “Chatting”. Menu ini berupa

ikon kecil berwarna biru yang terletak di pojok kanan bawah halaman depan website.

Menu ini merupakan fasilitas untuk konsultasi, penyampaian saran hingga pada

pengaduan klien. Jika pelanggan atau masyarakat ingin berkonsultasi terkait layanan

Balai Bioteknologi, memberi saran atau melakukan pengaduan terkait layanan atau

kerjasama yang telah dilakukan, dapat disampaikan via fasilitas tersebut. Konsultasi,

saran ataupun pengaduan yang disampaikan nantinya akan ditanggapi oleh pegawai

yang bersangkutan.



Gambar 14 Menu “Chatting” pada Webiste Balai Bioteknologi



Survey Kepuasan Pelanggan

Gambar 15 Survey kepuasan pelanggan di website Balai Bioteknologi

Survey kepuasan pelanggan dapat diakses melalui website resmi Balai Bioteknologi.

Dengan mengklik link survei kepuasan pelanggan tersebut, maka calon responden

akan diarahkan ke form survei. Responden dapat memberikan persepsi terkait

pelayanan yang diberikan oleh Balai Bioteknologi melalui form tersebut.

Gambar 16 Form survei kepuasan pelanggan



Teknologi informasi juga digunakan dalam melakukan survei kepuasan

pelanggan. Survei kepuasan pelanggan ini menggunakan aplikasi berupa dekstop

dan aplikasi survei. Fasilitas ini terletak di lobi Balai Bioteknologi. Fasilitas ini dapat

digunakan oleh seluruh pelanggan atau klien Balai Bioteknologi, mulai dari kalangan

mahasiswa, masyarakat umum, pegawai negeri dan pegawai swasta. Fasilitas ini

merupakan salah satu sarana untuk menilai kualitas yang diberikan kepada

pelanggan/ klien serta menjadi umpan balik tentunya untuk meningkatkan kualitas

pelayanan yang diberikan. Hasil dari surveinya dapat dilihat langsung melalui Menu

“Result” yang ada pada layar.

Gambar 17 Fasiltas Survei Kepuasan Pelanggan



PENUTUPAN

Balai Bioteknologi telah menerapkan teknologi informasi dalam pelayanan yang

diberikan. Saat ini, teknologi informasi yang digunakan yaitu SILARIS (Sistem

Informasi Layanan Penerimaan Sampel), SIGABBI (Sistem Informasi Pegawai Balai

Bioteknologi) dan I-PROS (Inventory Procurement System) dan website resmi Balai

Bioteknologi. Adanya aplikasi-aplikasi ini tentunya dapat memudahkan pekerjaan.

Selain itu, dengan memanfaatkan teknologi informasi, masyarakat dapat mengakses

beberapa informasi mengenai Balai Bioteknologi, diantaranya profil Balai Bioteknologi,

layanan yang diberikan, fasilitas yang dimiliki, produk dan inovasi yang telah dihasilkan

hingga pada laporan pertanggungjawaban kepada masyarakat terkait kinerja dan

capaian Balai Bioteknologi (LAKIP, RENSTRA dan PENKIN).

Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi ini

disusun dengan harapan mampu memenuhi fungsinya sebagai sarana

pertanggungjawaban dan akuntabilitas sesuai amanah yang telah diemban.

Mengingat laporan ini berisi tentang penerapan teknologi informasi dalam pelayanan

Balai Bioteknologi yang sifatnya kontinyu, maka laporan ini juga dapat menjadi sarana

umpan balik bagi penyempurnaan penerapan untuk ke depannya. Laporan ini juga

kami susun secara ringkas sebagai acuan dan pedoman dalam mengembangkan

Teknologi Informasi dalam Pemberian Layanan Balai Bioteknologi ke depannya

supaya dapat memberikan pelayanan prima.

penerapan teknologi informasi dalam ......a.viii.5.a (2) laporan penerapan teknologi informasi dalam...

Documents