penerapan teknologi informasi di perpustakaan sekolah melalui elibrary

PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DI

PERPUSTAKAAN SEKOLAH MELALUI ELIBRARY

TUGAS KE : 1

DASAR TEKNOLOGI INFORMASI

KELAS B

NAMA : PUTU RUSDI ARIAWAN

NIM : 0804405050

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO

UNIVERSITAS UDAYANA

2009

Dasar Teknik Informasi ©2009 1

Implementasi TI dalam Pelayanan Perpustakaan

Teknologi dalam hal ini TI bukan merupakan hal yang murah. Untuk itu

apabila perpustakaan ingin mengimplementasikan TI dalam layanan dan

aktifitasnya perlu direncanakan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi agar

tidak ada kesia-siaan dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula

pada pemborosan waktu, tenaga, pikiran dan keuangan. Ada beberapa hal yang

perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka penerapan TI pada

perpustakaan, yakni:

Dukungan Top Manajemen / Lembaga Induk

Kesinambungan / Kontinuitas

Perawatan dan Pemeliharaan

Sumber Daya Manusia

Infrastruktur Lainnya seperti Listrik, Ruang/Gedung, Furniture, Interior

Design, Jaringan Komputer, dsbnya.

Pengguna Perpustakaan seperti faktor kebutuhan, kenyamanan, pendidikan

pengguna, kondisi pengguna, dll

Hal-hal tersebut diatas akan menentukan sejauh mana penerapan TI di

perpustakaan khususnya di layanan perpustakaan dapat berjalan dengan baik.

Penerapan TI dalam bidang layanan perpustakaan ini dapat dilihat dari beberapa

hal seperti:

a. Layanan Sirkulasi

Penerapan TI dalam bidang layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal

diantaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna,

administrasi keanggotaan, dll. Selain itu dapat juga dilakukan silang layan

antar perpustakaan yang lebih mudah dilakukan apabila teknologi informasi

sudah menjadi bagian dari layanan sirkulasi ini. Teknologi saat ini sudah

memungkinkan adanya self-services dalam layanan sirkulasi melalui fasilitas


barcoding dan RFID (Radio Frequency Identification). Penerapan teknologi

komunikasipun sudah mulai digunakan seperti penggunaan SMS, Faksimili

dan Internet.

b. Layanan Referensi & Hasil-hasil Penelitian

Penerapan TI dalam layanan referensi dan hasil-hasil penelitian dapat dilihat

dari tersedianya akses untuk menelusuri sumber-sumber referensi elektronik /

digital dan bahan pustaka lainnya melalui kamus elektronik, direktori

elektronik, peta elektronik, hasil penelitian dalam bentuk digital, dan lain-lain.

c. Layanan Journal / Majalah / Berkala

Pengguna layanan journal, majalah, berkala akan sangat terbantu apabila

perpustakaan mampu menyediakan kemudahan dalam akses ke dalam journal-

journal elektronik, baik itu yang diakses dari database lokal, global maupun

yang tersedia dalam format Compact Disk dan Disket. Bahkan silang layan dan

layanan penelusuran informasipun bisa dimanfaatkan oleh pengguna dengan

bantuan teknologi informasi seperti internet.

d. Layanan Multimedia / Audio-Visual

Layanan multimedia / audio-visual yang dulu lebih dikenal sebagai layanan

“non book material” adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan

TI. Pada layanan ini pengguna dapat memanfaatkan teknologi informasi dalam

bentuk Kaset Video, Kaset Audio, MicroFilm, MicroFische, Compact Disk,

Laser Disk, DVD, Home Movie, Home Theatre, dll. Layanan ini juga

memungkinkan adanya media interaktif yang dapat dimanfaatkan pengguna

untuk melakukan pembelajaran, dsbnya. Hal lain yang perlu diperhatikan

dalam layanan perpustakaan adalah pengguna yang mempunyai keterbatasan,

seperti penglihatan yang kurang, buta, pendengaran yang kurang dan

ketidakmampuan lainnya. Layanan Multimedia / Audio-Visual memungkinkan

perpustakaan dapat memberikan pelayanan kepada para pengguna dengan

kriteria ini. Sebagai contoh dari bentuk penerapan teknologi untuk itu adalah

Audible E-books, Digital Audio Books, InfoEyes (Virtual Reference), Braille,

dsbnya.


e. Layanan Internet & Computer Station

Internet saat ini menjadi “bintang” dalam TI. Orang sudah tidak asing lagi

untuk menggunakan internet dalam kehidupannya. Untuk itu mau tidak mau

perpustakaanpun harus dapat memberikan layanan melalui media ini. Melalui

media web perpustakaan memberikan informasi dan layanan kepada

penggunanya. Selain itu perpustakaan juga dapat menyediakan akses internet

baik menggunakan computer station maupun WIFI / Access Point yang dapat

digunakan pengguna sebagai bagian dari layanan yang diberikan oleh

perpustakaan. Pustakawan dan perpustakaan juga bisa menggunakan fasiltas

web-conferencing untuk memberikan layanan secara online kepada pengguna

perpustakaan. Web-Conferencing ini dapat juga dimanfaatkan oleh bagian

layanan informasi dan referensi. OPAC atau Online Catalog merupakan bagian

penting dalam sebuah perpustakaan, untuk itu perpustakaan perlu menyediakan

akses yang lebih luas baik itu melalui jaringan lokal, intranet maupun internet.

f. Keamanan

Teknologi informasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk memberikan

kenyamanan dan keamanan dalam perpustakaan. Melalui fasilitas semacam

gate keeper, security gate, CCTV dan lain sebagainya, perpustakaan dapat

meningkatkan keamanan dalam perpustakaan dari tangan-tangan jahil yang

tidak asing sering terjadi dimanapun.

g. Pengadaan

Bagian Pengadaan juga sangat terbantu dengan adanya teknologi informasi ini.

Selain dapat menggunakan TI untuk melakukan penelusuran koleksi-koleksi

perpustakaan yang dibutuhkan, bagian ini juga dapat memanfaatkannya untuk

menampung berbagai ide dan usulan kebutuhan perpustakaan oleh pengguna.

Kerjasama pengadaan juga lebih mudah dilakukan dengan adanya TI ini.

Implementasi TI dalam layanan perpustakaan dari waktu ke waktu akan

terus berkembang baik itu untuk keperluan automasi perpustakaan maupun

penyediaan media / bahan pustaka berbasis TI ini.


KONSEP PERPUSTAKAN SEKOLAH SEBAGAI ELIBRARY

Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke

depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini perlu didukung oleh perkembangan

teknologi informasi, dimana pemanfaatannya telah merambah ke berbagai bidang.

Hingga saat ini tercatat beberapa permasalahan di dunia perpustakaan

yang coba diatasi dengan menggunakan teknologi informasi.

Adapun alasan yang mendasari pemikiran tentang perlunya penggunaan teknologi

informasi di perpustakaan adalah sebagai berikut:

a). Perkembangan teknologi informasi di komputer semakin membuka

peluangpeluang baru bagi perpustakaan untuk mengimplementasikan

penggunaannya secara murah dan mudah.

b). Perpustakaan sebagai lembaga edukatif, informatif, preservatif dan rekreatif

yang diterjemahkan sebagai bagian dari aktifitas ilmiah, tempat penelitian,

tempat pencarian data/informasi yang otentik, tempat menyimpan, tempat

rekreasi edukatif, perlu didukung dengan sistem teknologi informasi masa kini

dan masa yang akan datang yang sesuai kebutuhan untuk mengakomodir

aktifitas tersebut, sehingga informasi dari seluruh koleksi yang ada dapat

diakses oleh berbagai pihak yang membutuhkannya.

c). Volume pekerjaan perpustakaan mengelola puluhan ribu hingga ratusan ribu,

bahkan bisa jutaan koleksi, dengan layanan mencakup masyarakat sekolah

(peserta didik, tenaga kependidikan, dan masyarakat luas), perlu didukung

dengan sistem otomasi yang futuristik (punya jangkauan kedepan), sehingga

dapat memberikan layanan yang prima, yaitu layanan yang dapat

mempermudah pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi seperti

dokumen , gambar dan database dalam format digital dengan cepat, tepat, dan

akurat.


Konsep penggunaan teknologi informasi yang ditawarkan di

perpustakaan diantaranya adalah elibrary atau perpustakaan digital. Pada

dasarnya, perpustakaan digital itu sama saja dengan perpustakaan biasa, hanya

saja memakai prosedur kerja berbasis komputer dan sumber informasinya digital.

Koleksi perpustakaan digital tidak terbatas pada dokumen elektronik pengganti

bentuk cetak saja tetapi juga artefak digital yang tidak bisa digantikan dalam

bentuk tercetak.

Perpustakaan digital melayani mesin, manajer informasi, dan pemakai

informasi. Manajemen koleksinya meliputi penyimpanan dan pelayanan bantuan

penelusuran informasi.

Sayangnya, pertumbuhan perpustakaan digital masih dilakukan dengan

trial and error, sehingga timbul kesan pemborosan dan kesiasiaan. Keadaan seperti

ini sebenarnya bisa dikurangi sehingga menekan biaya dan waktu yang tidak

perlu, antara lain dengan survei dan studi banding yang kuat.

Lahirnya perpustakaan digital di Indonesia ini disambut baik para

pengelola informasi atau pustakawan. Kebanyakan pustakawan terbuka terhadap

perubahan teknologi, tetapi juga masih mengingat fungsi tradisional mereka, yaitu

membantu orang untuk mencari informasi, baik dalam bentuk digital atau

tercetak.

Sosialisasi program perpustakaan digital terhadap para anggota jaringan

dan para pengguna itu penting. Dalam hal ini, perlu peningkatan kesadaran akan

fungsi utama mereka, yaitu memberikan kemudahan akses pengguna terhadap

informasi. Untuk mempermudah akses, pustakawan perlu mendorong pengguna

perpustakaan digital untuk melek informasi (information literate). Pengguna

perpustakaan yang seperti iniadalah mereka yang sadar kapan memerlukan

informasi dan mampu menemukan informasi, mengevaluasinya, dan

menggunakan informasi yang dibutuhkannya itu secara efektif dan beretika

Pada tahap pembangunan dan pemberdayaan perpustakaan, perhatian

diarahkan pada penyelesaian bangunan fisik, penyediaan sarana lainnya seperti

utilities, jaringan informasi, pengisian dengan isi materi koleksi.


Pada tahap pengembangan perpustakaan secara umum, termasuk

pengembangan fungsi dan program kegiatan, serta pengembangan koleksi terus

menerus.

Untuk kategori operasi, fokusnya makin diberikan pada pengembangan

organisasi pengelola, pengembangan sistem operasi perpustakaan, pelaksanaan

pemberian pelayanan, pembuatan programprogram baru, upaya untuk makin

mandiri dengan mengurangi ketergantungan pada sumbangan, serta mobilisasi

dana dan sumber daya baik secara berkala maupun permanen.

Semua penjelasan ini adalah untuk meyakinkan semua pihak bahwa

rangkaian pekerjaan yang harus dilakukan ke depan adalah masih sangat panjang

karena itu harus dilakukan dengan sebaikbaiknya.

Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melayani 1 orang pengguna jasa

perpustakaan dalam pelayanan sirkulasi kurang lebih 3 sampai dengan 5 menit.

Sedangkan, apabila menggunakan sistem computer dibutuhkan waktu kurang dari

30 detik. Hal ini mengindikasikan bahwa perpustakaan yang masih menggunakan

sistem konvensional kurang optimal dalam hal pelayanan. Salah satu jawaban atas

permasalahan tersebut adalah adanya suatu aplikasi program perpustakaan yang

serba computer (perpustakaan digital).

Digitasi perpustakaan merupakan salah satu jawaban terhadap pelayanan

sirkulasi dan pelayanan informasi yang selama ini dikeluhkan masyarakat

pengguna jasa perpustakaan. Hal ini tentunya dapat mengeliminir image negatif

terhadap perpustakaan yang selama ini barangkali identik dengan tempat yang

kurang berperan dalam dunia informasi, menjadi sebuah tempat yang secara aktif

memberikan layanan informasi kepada penggunanya baik yang bersifat ilmiah,

edukatif, rekreatif, ataupun fungsifungsi lainnya.

Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut:

(1) long distance service,

(2) akses yang mudah,

(3) murah (cost efective),

(4) pemeliharaan koleksi secara digital,


(5) jawaban yang tuntas,

(6) jaringan global.

Manfaat perpustakaan digital diantaranya adalah :

1. media penyebaran pengetahuan

2. untuk penyimpanan (repository)

3. untuk perawatan/preservasi

4. media promosi/etalase hasil karya civitas akademika,

5. mencegah duplikasi dan plagiat

A. PrinsipPrinsip

Pengembangan Perpustakaan digital

(1) koleksinya meliputi materi dari berbagai sumber,

(2) pemakai harus disajikan suatu pandangan homogen dan beragam sumber.

Dari pandangan di atas kemudian dielaborasi menjadi empat isu strategis yang

berkaitan dengan pengembangan dan pendayagunaan perpustakaan di lingkungan

sekolah seperti berikut ini.

1. Penyediaan sarana layanan merupakan suatu keharusan untuk mendorong

peningkatan pemanfaatan Komputer yang pada gilirannya bermuara pada

peningkatan kualitas dan produktivitas warga sekolah.

2. Publikasi dengan perpustakaan digital mampu mendorong peningkatan kualitas

karya yang dihasilkan oleh warga sekolah.

3. Penyediaan infrastruktur Komputer di dalam sekolah mampu meningkatkan

efisiensi penyediaan layanan.

4. Kolaborasi antara bahan pustaka dan perpustakaan sesuai dengan fungsinya

masingmasing mampu dikembangkan dengan pelayanan informasi berbasis

Web yang sesuai dengan harapan warga sekolah.


Berdasarkan isu strategis seperti yang dikemukakan di atas dapat

dirumuskan strategi pengembangan perpustakaan digital. Setiap perpustakaan

memiliki strategi pengembangan yang berbeda satu sama lain, tergantung pada

kondisi awal masingmasing perpustakaan.

Belajar dari pengalaman perpustakaan lain akan dapat membantu dalam

perumusan strategi yang sesuai dengan kondisi masingmasing perpustakaan.

Langkah selanjutnya, pustakawan harus mampu mengidentifikasi

sumberdaya yang tersedia di dalam sekolah terutama sumberdaya manusia yang

dapat dijadikan mitra dalam pengembangan. Kolaborasi sebagai hubungan formal

dalam proses pengembangan mulai dari formulasi ide, perancangan, pengujian

produk hingga implementasi adalah sangat penting.

Beberapa faktor yang berpengaruh dalam perumusan strategi tersebut

antara lain adalah:

(a) berapa besar perpustakaan digital yang akan dibangun;

(b) pustaka apa saja yang menjadi kebutuhan akses di dalam sekolah;

(c) komponen apa saja yang akan dibutuhkan;

(d) siapa saja praktisi yang mempunyai keahlian,

(e) pengguna,

(f) pengembang,

(g) tenaga teknis yang akan disertakan dalam pengembangan; dan

(h) fungsifungsi apa saja yang dapat didukung secara lokal atau apa saja yang

harus dipasok oleh pemasok.

B. Unsur Unsur

Pendukung

Dalam sistem digitasi perpustakaan (digital library system) dipersyaratkan

berbagai unsur yang mendukung dan saling berkaitan satu dengan yang lainnya

Unsurunsur yang dimaksud adalah sebagai berikut:


1. Pengguna (user),

2. Perangkat keras (hardware),

3. Perangkat lunak (software),

4. Data,

5. Network/LAN,

6. Manual/prosedur penjelasan.

Rencana pengembangan Perpustakaan digital harus dinyatakan secara

jelas dan detail. Rencana tersebut menjadi dasar pijakan untuk melakukan seluruh

kegiatan rutin perpustakaan. Salah satu cirri rencana yang baik adalah bila rencana

itu dirumuskan di dalam visi dan misi Perpustakaan. Visi dan misi perpustakaan

harus relevan dengan visi dan misi sekolah. Tujuan, sasaran, dan strategi pun

harus dinyatakan secara jelas dan detail di dalam rencana strategis perpustakaan

(telah dibahas pada bagian perencanaan perpustakaan). Selanjutnya, rencana

perpustakaan yang baik harus mampu mencerminkan kebutuhan dari seluruh

stakeholder perpustakaan. Secara sederharna, stakeholder perpustakaan dapat

dikelompokkan ke dalam tiga kelompok:

a. Personal atau kelompok yang mempengaruhi arah pengembangan perpustakaan

(kepala sekolah atau yayasan bila sekolah tersebut swasta)

b. Pengelola perpustakaan, yakni yang melakukan pekerjaan atau tugastugas

perpustakaan

c. Personal atau kelompok yang menggunakan perpustakaan dan layanannya

(siswa, guru, karyawan, dan masyarakat)

Kebutuhan seluruh stakeholder harus mampu diterjemahkan dalam

rencana kerja perpustakaan yang sebelumnya diakomodir terlebih dahulu dalam

need assesment kebutuhan (meliputi analisis situasi dan perangkat yang

diperlukan), sehingga rencana kerja yang ada dilaksanakan sesuai dengan sasaran

yang ditetapkan dan memenuhi kebutuhan dan kepuasan (stakeholder

satisfication).


Untuk mendukung terlaksananya rencana perpustakaan digital tersebut,

beberapa usaha yang diperlukan dapat berupa:

1. Mengembangkan rencana strategis perpustakaan.

Rencana strategis adalah proses yang berulang yang meliputi evaluasi,

pembaharuan, dan verifikasi terhadap rencana strategis yang dibuat. Biasanya

dilakukan 5 tahun sekali. Rencana strategis itu harus dikomunikasikan dengan

seluruh staf perpustakaan dan menjamin akan adanya dukungan penuh dalam

implementasinya.

2. Menyiapkan dan menyusun draf rencana tahunan, yang biasanya dikenal

dengan perencanaan operasional. Pengelola perpustakaan kemudian

mengkomunikasikannya, memnta persetujuan kepala sekolah dan meminta

restu dari komite sekolah. Penyusunan rencana operasional tahunan harus

melibatkan seluruh staf perpustakaan.

3. Menetapkan kebijakan perpustakaan (library policy decition) dan standar

pelaksanaan tugastugas perpustakaan dalam bentuk Standard Operating

Procedure (SOP).

4. Memonitor dan mengevaluasi kinerja perpustakaan (monitoring and evaluating

library performance) selama triwulan (tiga bulan sekali).

5. Membuka kotak saran yang memungkinkan seluruh pengguna perpustakaan

dapat memberikan masukan, komentar, saran, usulan, dan kritikan terhadap

penyempurnaan program kerja perpustakaan.

Sistem Berbasis Komputer di Perpustakaan

Langkah yang diperlukan dalam pembuatan dan pengembangan software

yang akan digunakan dalam perpustakaan digital, diperlukan studi banding pada

perpustakaan yang telah menggunakan software yang serupa yang kemudian akan

di setup dalam perpustakaan kita. Studi ini sangat membantu operasional

perencanaan program digitasi, disamping memperoleh informasi pengembangan


software yang digunakan oleh perpustakaan itu, juga memperluas jaringan dengan

perpustakaan yang lain.

Adapun informasi yang diperlukan dalam pengembangan sistem berbasis

komputer adalah sebagai berikut:

1. Gambaran umum tentang sistem yang akan digunakan

Sebelum mengaplikasikan program yang akan digunakan dalam mendigitasi

perpustakaan, terlebih dahulu melihat gambaran dari sistem yang akan

diigunakan. Dalam hal ini apakah sistem tersebut khusus interal perpustakaan

atau dipublikasikan melalui internet/berbasis WEB (dari softwaresofware open

source) seperti yang kembangkan di beberapa perguruan tinggi maupun

instansi pemerintah.

2. Kelebihan dan kelemahan sistem yang digunakan Dengan menggunakan nalisis

SWOT (Strenght, Weakness, Opertunity, dan Threat) keunggulan dan

kelemahan sistem dapat teridentifikasi dengan baik. Adapun analisis SWOT

telah diuraikan pada bagian ketiga dalam buku ini, yakni tentang manajemen

perpustakaan.

3. Alternatif solusi yang dapat diterapkan.

Setiap kebijakan yang diambil akan berdampak pada nilai (value). Nilai yang

dimaksud bisa positif atau yang lebih tragis lagi bahwa nilai tersebut

berdampak negatif pada lembaga yang mengambil keputusan tersebut.

Misalnya saja terjaadi perubahan lingkungan kerja yang dilihat dari perspektif

pelayanan pengguna, perpustakaan sekolah harus memperkenalkan suatu

pelayanan baru yang berkaitan dengan akses sumberdaya informasi dan

publikasi melalui Web (sistem yang digunakan). Layanan digital berfungsi

menyediakan fasilitas dan bimbingan penggunaan perpustakaan sekolah,

mengidentifikasi berbagai sumberdaya yang tersedia melalui sistem dan

menyebarluaskannya kepada kelompok pengguna, melakukan penelusuran atas

pesanan pengguna, dan mendigitalisasi semua koleksi perpustakaan untuk

dipublikasikan melalui sistem komputerisasi yang digunakan di perpustakaan.


4. Alokasi biaya

Alokasi biaya yang digunakan dalam penyediaan layanan digital seperti

layaknya pengenalan suatu pelayanan baru memerlukan pendanaan baik untuk

investasi awal maupun operasionalnya. Berapa besar biaya yang diperlukan

adalah tergantung pada berbagai faktor diantaranya infrastruktur dan prasarana

yang tersedia, jumlah terminal layanan akses yang akan disediakan, jenis server

yang akan digunakan, dan tenaga pengembang yang tersedia di lingkungan

sekolah.

Sumber pendanaan untuk layanan digital berasal dari anggaran

perpustakaan atau anggaran sekolah yang dialokasikan untuk perpustakaan.

Perpustakaan harus mengalokasikan biaya pengadaan peralatan komputer dan

peralatan pendukung lainnya dalam Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja

(RAPBS).


DAFTAR PUSTAKA

Arif, Ikhwan. Konsep dan perencanaan dalam automasi perpustakaan.

Yogyakarta : Universitas Gajah Mada, 2003.

Basuki, Sulistyo. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka

Utama, 1993.

Sismanto. Manajemen perpustakaan digital. Malang : Pondok Pesantren

Miftahul Ulum, 2007.

Sugiyanto. Perpustakaan sekolah. Jakarta : Kompas, 2002.

penerapan teknologi informasi di perpustakaan sekolah melalui elibrary

Documents