pengadaan barang & jasa

PENGADAAN BARANG & JASA

Flashcard

Sebutkan hal-halyang harus dipersiapkan dalam

setiap proses pengajuan barang dan jasa?

Jujur

•Spec & Brand

•Harga est.

Material

•Budget

•Material

Purchase Requisition • Vendor

Request for

Quotation

•Price Approved

Purchase Order

• BAST

Good Receipt

• Invoice

• FakturPajak

Invoice

Saat proses pengajuan Puchase Requisition,bagaimana cara melihat status approval?

Flow Process PR –Inv Transaction

Masuk ME53N utk display PR

Merupakan status PR approver

Pengajuan di Need More Data oleh Controller, dengan catatan dapat dilihat di text

1

2

3

1. Klik Transaction Code : …………2. Tanda .. Menandakan…

3. Klik texts untuk melihat feedback dari approver

Bagaimana cara melihat siapa InisiatorRequest for Quotation dari Purchase Requsition

yang sudah di-create?

Pruchasing Group (PGr) merupakanpenanda RFQ akandiproses by HO atau by Region (buy at)

1


Display Purchase Requisition, Klik Texts, lihat pada status PGr, jika plantnya adalah Head Office maka RFQ akandi proses oleh Head Office, demikian sebaliknya jika dilakukan oleh Region makaplant akan tercatat ADMF Region

Bagaimana cara mengecek pengerjaanPurchase Requisition pada sistem E-Procurement?


AMonitor Pengadaan utk melihat status pengerjaan PR1

2

3

4

1. Klik Menu Laporan,2. Lalu klik monitor pengadaan3. Dalam field pencarian, isi nama permintaan atau nomor pengajuan4. lalu check pelaku saat ini , Untuk lebih lengkap klik Aksi

AMonitor Pengadaan utk melihat status pengerjaan PR1

2

3

4

Bagaimana Contoh saat melakukan pencarianstatus Purchase Requisition?

Menunjukkan status pelaku PR approval


Bagaimana cara melihatstatus approver saat pengajuan RFQ?

Menunjukkan status pelaku RFQ approval

Monitoring pengadaan → Evaluasi penawaran pada e-procurement → Evaluasi penawaran & status approval

1 2 3


Klik Monitoring Pengadaan, lalu klik evaluasi penawaran pada E-Procurement, lihatevaluasi penawaran dan status approval

Bagaimana cara melihatpenawaran vendor lebih detail?

• Keterangan harga yang di-input oleh Vendor dapat dilihat melalui Monitoring Pengadaan• Harga ini yang berlaku untuk dibawa menjadi PO

Monitoring pengadaan → Field Tabulasi

1

2


Mengapa selalu terjadi error saat proses Purchase Order?


• Keterangan Term of Payment, Term of Delivery

• Harga yang dimasukkan oleh Vendor tidak boleh 0 (nol) rupiah, hal iniakan menyebabkan error pada saat PO

4 hal apa saja yang perlu dipertimbangandalam proses pengajuan aset untuk dapat menjadi pertimbangan harga?

Unit Price /

Spare partInstallation fee

Tax Delivery cost

ASSET

1. Untuk transaksi pembelian asset baru, disarankan biayapemasangan / instalasi & biaya kirim dapat dileburkan secaraproporsional ke dalam harga barang. Jangan menambahkanmaterial Jasa Pengiriman Barang / Dokumen.

2. Nilai asset merupakan nilai total sampai barang siap dipakai. 3. Material : JASA PENGIRIMAN BARANG/DOKUMEN EN GA202000002

adalah untuk biaya kurir (Intan Logistik, PCP, Ninja, anteraja.com, sicepat).

Notes


Bagaimana melakukan pengecekanterhadap status PO Number,

Good Receipt dan Invoice Purchase Requsition?

Kode Transaksi: ME23N1

2

• Status PO number, GR, dan Invoice per PR melalui ME53N

• Atau pengecekkan langsungmelalui ME23N


Transaction Code : ME23NLihat pada keterangan status saat display Purchase Requsition


Kode Transaksi: ME23N1

2

Bagaimana cara melihat status Purchase Order dalam

proses pengadaan barang dan jasa?

Keterangan status PO apakah sudah full approved atau belum melaluiME53N (display PR) atau ME23N (display PO)

1


Bagaimana cara melakukandownload Purchase Order?

Cara men-download Form PO utk dikirimkan keVendor

1

2

3 4


Bagaimana cara mengubahdokumen Purchase Orderdalam bentuk PDF

sehingga dapat dilakukan print?

convert to PDF

1

2 Print review

3 Print


Bagaimana melakukan monitoring proses pengajuan Good Receive oleh vendor?

Monitoring status pengajuan GR oleh Vendor

1

2

34

5


Monitoring status GR approver oleh Controller atau HCGA

6


Monitoring status GR approver oleh Controller atauHCGA

6

Saat dilakukan klik proses maka akan terlihat proses Good Receive-nya.Jika GR belum di approve, terlihat siapa saja PIC yang bisa claim untukmelakukan GR confirm.


Tampilan baru Monitoring GR, memperlihatkan lebih detail siapa yang melakukan GR confirm per PO, data NIK, dan tanggal GR di confirm.

Bagaimana mengetahui bahwa Good Receivesudah terconfirmed dan masuk ke PO SAP?

A

GR yang sudah di-confirmed akan masuk ke PO SAP

12


Bagaimana melakukan pengecekanapakah invoice sudah masuk ke SAP

untuk dilakukan pembayaran?

Pengajuan Invoice dr Vendor yang sudah masuk ke SAP (status parked → receipt)


Bagimana cara melihattracking status pembayaran vendor?


Accounting Doc number untuk melakukan tracking status pembayaran

1

2

3

4

• Pada saat melihat purchase Order history, klik nomor Good Receive,

• Pilih follow on Document, pilih basic data lalu check tracking status pembayarannya

Bagaimana melakukan trackinginformasi pembayaran barang dan jasa

yang sudah diajukan?


Masuk FBL1N utk melanjutkan tracking pembayaran PO

2

3

4

Kode Transaksi: FBL1N

1

1. Masuk pada transaction code : FBL1N 2. Isi vendor account,3. isi company code :ADMF4. Klik all time


• Mencocokkan Acct no doc sebelumnya• Clearing doc berarti pembayaran sudah dijalankan• PBk (Payment Block) → A, R → permintaan open block ke Finance

5

6

Bagaimana melakukan pengecekankapan vendor sudah dilakukan pembayaran?


Informasi Tanggal dan Nominal paid per PO

2

1

Bagaimana vendor mengetahuibahwa sudah dilakukan

pembayaran proses pengadaan barang dan jasa?

Informasi Tanggal dan Nominal paid per PO tercantum di Invoice Monitoring Vendor

1

2


Bagaimana jika vendor sudah melakukancreate invoice namun

data belum masuk Purchase Order SAP?


Jika Vendor sudah melakukan create Invoice namun data belum masuk PO SAP

Bagaimana melakukan check apakahinvoice rejected atau tidak?

• Masuk ZMMR0005 utk melakukan tracking jika Invoice rejected• Status Invoice reject ter-update ke eProc, Vendor mengajukan ulang

Transaction Code: ZMMR00051

2 3

4


Mengapa Vendor Gagal Create Invoice MelaluieProcurement?


BP dengan status 5 (in change / in review) atau 7 (Rejected) akan mengalamigagal Invoice create sampai data BP diperbaiki dan dipastikan full approved.Cara mengecek status BP di SAP melalui Tcode ZMME0002.

Perubahan Strategy Approval UntukTransaksi Crem Sewa


Transaksi Crem Sewa, untuk approval Technical Scoring, Persetujuan Pemenang(Level 1), dan GR approver akan dialihkan seluruhnya ke Crem HO tanpa melihatship to.

Bagaimana melakukan pengecekanbahwa Vendor sudah terdaftar ke dalam

E-Procurement?

A

Status company profile per Vendor (BP) di eProc

1

23

1. Pada sistem E-Procurement2. klik list vendor3. Masukkan pencarian dengan menyertakan nomor atau nama mitra


Bagaimana Untuk Melihat Data LegalitasBusiness Partner Pada SAP Logon?


Status company profile per Vendor (BP) di ZMME0002

Transaction Code: ZMME00021

2

3

Klik transaction code : ZMME0002Lalu input nomor business partnernya, lalu klik centangJika sudah ok, maka akan terlihat company profile vendor sesuai dengan nomorBusiness Partner yang dicari

Apakah arti dari Status PKP dan lampiran SPPKP?

1

2

Un-checklist

Status PKP (Pengusaha Kena Pajak) dan lampiran SPPKP (Surat PengukuhanPengusaha Kena Pajak)


1. Klik transaction code : ZMME0002

2. Lalu lihat nomor business partnernya, lalu klik centang

3. Jika sudah ok, maka akan terlihat company profile vendor sesuai dengannomor Business Partner yang dicari

Mengapa penting untuk mencentangatau tidak mencentang status PKP?


PKP = Pengusaha Kena PajakPKP berkaitan dengan PPN (baik PPN 10% maupun PPN 1%).Biasanya status PKP atau tidak ditandai dengan kepemilikan SPPKP :Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (wajib dilampirkan jika transaksinya ada pengenaan PPN)Jika tidak melampirkan SPPKP, maka transaksi dengan Adira tidak boleh mencantumkan pajak.

Notes

Dalam proses negosiasi vendor,apa step yang paling penting diketahui?

Negotiations

• Proses Negosiasi dilakukan oleh HCGA atau Procurement melalui step NEGOSIASI di eProc bersama Vendor.

• Selesai mengirimkan pesan negosiasi jangan klik SETUJU pada step Negosiasi sampai harga disetujui

Notes

Bagaimana cara melihat perbedaanharga awal dengan negosiasi?

A

• Hasil negosiasi terlihat di baris NEGO dg keterangan hasil cost saving•Harga negosiasi tidak boleh 0 (nol) rupiah, jika harga tidak bisa turun lagi,

mohon tuliskan kembali harga awal

Negotiations

Bagaimana caranya melakukan pengecekanbahwa budget sudah tidak cukup atau masih ada

untuk dipergunakan saatproses pengajuan barang dan jasa?

Budget Checking

Bagaimana Caranya Melakukan Technical Scoring?

Techical Scoring

Untuk transaksi CREM SEWA, wajib di pilih evaluator CREM HO.

Techical Scoring

eProcurement akan me-resume-kan hasil penilaian dari technical evaluator (dengan tetap memunculkan data detail penilaian per PIC technical evaluator –terlihat di Laporan Monitoring).

Appendix

Notes

1. TCode List2. Invoice Status display3. BP Registration (1)4. BP Registration (2)5. BP Registration (3)6. BP Registration (4)

pengadaan barang & jasa

Documents