pengadaan mfrs

PENGADAAN OBAT

Eme Stepani Sitepu, M.Sc., AptFakultas Farmasi Universitas Indonesia

Pengadaan Perbekalan

Proses untuk memperoleh pasokan perbekalan kesehatan dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.

Pengadaan obat : suatu proses untuk mendapatkan perbekalan (obat/barang) farmasi untuk menunjang kegiatan pelayanan rumah sakit.

Kegiatan logistik punya 3 tujuan umum :

Operasional : agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai

Keuangan : agar upaya tujuan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah –rendahnya

Pengamanan : agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya; serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem akuntansi

Prinsip pengadaan memperoleh barang yang berkualitas dengan cara yang paling ekonomis, harga wajar dan pada waktu yang tepat sehingga proses pelayanan tidak terganggu

Tujuan: 1. Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga layak.2. Mendapatkan perbekalan farmasi dengan mutu yang baik.3. Pengiriman barang terjamin tepat waktu,proses terjamin lancar.4. Tidak memerlukan tenaga dan waktu berlebihan.


Menurut Kepmenkes no.1197 /Menkes/ SK/ X/ 2004

Pengadaan adalah Kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui :Pembelian (tender atau langsung)

Produksi/pembuatan sediaan farmasi (steril dan non steril)Merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di RSKriteria obat yang diproduksi :§Sediaan farmasi dengan formula khusus§Sediaan farmasi dengan harga murah§Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil§Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran§Sediaan farmasi untuk penelitian§Sediaan nutrisi parenteral§Rekonstruksi sediaan obat kanker

HIbah/ Droping

Hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembelian

Seringkali pengadaan masih dijumpai pemborosan waktu, dana dan tenaga sehingga menurunkan kualitas pelayanan rumah sakit

Pengadaan merupakan tempat “basah” yang mungkin akhirnya dikendalikan oleh supplier, dimana seharusnya panitia pengadaanlah yang mengendalikan


Siklus Pengadaan Langkah Proses Pengadaan :1.Mereview daftar obat/barang farmasi yang akan diadakan2.Menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli3.Menyesuaikan dengan situasi keuangan4.Memilih metode pengadaan5.Memilih supplier/rekanan6.Membuat syarat kontrak kerja7.Memonitor pengiriman barang8.Menerima barang dan memeriksa9.Melakukan pembayaran serta menyimpan yang kemudian didistribusikan

Pada proses pengadaan ada 3 eleman penting

Indikator pengadaan obat

Macam indikatorMacam indikator TujuanTujuan Cara menghitungCara menghitung

1. Frek1. Frekuensiuensi pengadaan pengadaan tiap item obattiap item obat

1. Menget1. Mengetahuiahui b beerraappaa kalikali obat dipesan/bobat dipesan/buullaann

1. 30 kartu stok obat, lihat 1. 30 kartu stok obat, lihat brp brp kalikali obat dipesan obat dipesan pertahupertahunn

2. Frek2. Frekuensiuensi kesalahan kesalahan fakturfaktur

2. Menget2. Mengetahui berapa kaliahui berapa kali petugas melakukan petugas melakukan kesalahankesalahan

2. Cocokkan 30 l2. Cocokkan 30 leembmbaar r ssuurraat pesanan vs fraktur t pesanan vs fraktur nota pengirimannota pengiriman

3. Frek3. Frekuensiuensi tertundanya tertundanya pembayaran oleh RS pembayaran oleh RS tterhadaperhadap w waaktktuu y yanang g disepakatidisepakati

3. Menget3. Mengetahuiahui kualitas kualitas pembayaran RSpembayaran RS

3. Cocokkan daftar hutang 3. Cocokkan daftar hutang vs daftar pembvs daftar pembaayyaarraann

Metode Pengadaan

1. Tender terbuka2. Tender Terbatas (Restricted tender)3. Negosiasi (Negotiated Procurement)4. Pengadaan Langsung (direct procurement)

Tahap Tender

1. Menetapkan kebutuhan (jenis, jumlah, dan spesifikasi)2. Menyusun dokumen tender (uraian pekerjaan, syarat peserta, cara

penawaran, kelengkapan dokumen penawaran, waktu penyelesaian, tempat penyerahan, syarat harga penawaran,Syarat-syarat umum (pajak, asuransi, pengepakan, transportasi, dll)

3. Pemberitahuan lelang (iklan di media massa, undangan)4. Pemasukan dan pembukuan dokumen penawaran (biasanya yang

memberikan harga terendah menjadi pemenang)5. Evaluasi penawaran (administrasi dan teknis)6. Pengusulan dan penentuan pemenang7. Masa sanggah8. Penunjukkan pemenang 9. Pengaturan kontrak10. Pelaksanaan kontrak

Tender terbukaMelibatkan berbagai sumber obat (termasuk industri farmasi scr

independen/asosiasi)

1. Jadwal tender2. Pengumuman tender mass media atau surat pengumuman3. Persyaratan bagi peserta tender: spesifikasi, cara dan

jadwal pengiriman, tgl terakhir penerimaan proposal4. Periode tender5. Seleksi dan penetapan peserta tender6. Pada penetapan harga metode ini lebih menguntungkan.7. Perlu staf yang kuat8. Perlu waktu yang lama serta perhatian penuh

Tender terbatas (restricted tender)1. Melibatkan sejumlah tertentu peserta, yg

punya riwayat yg baik2. Masing-masing peserta mendapat undangan

sifatnya tertutup3. Sikap tender lebih singkat, biaya lebih hemat,

beban kerja lebih ringan drpd tender terbuka4. Mengurangi resiko lead time yg terlalu

panjang.5. Harga masih bisa dikendalikan.

Negosiasi (Negotiated procurement)

1. Metode pengadaan relatif sederhana dan waktu lebih lebih pendek

2. Pengelola obat dapat menawarkan secara rinci kepada pemasok

3. Sering digunakan untuk kontrak pengadaan obat jangka panjang

4. Dilakukan bila item obat tidak urgent, tidak banyak, biasanya dilakukan pendekatan langsung, untuk item tertentu.

Pengadaan Langsung

1. Cara paling sederhana2. Melakukan pembelanjaan sesuai dibutuhkan

langsung kepada pemasok3. Bargaining power rendah (bagi pengelola suplai),

karena tidak ada pilihan lain4. Sebaiknya dilakukan pada keadaan emergency,

item obat sedikit, atau jika tak mungkin dilakukan negosiasi

5. Harga tertentu, relatif lebih mahal.

Dalam pemilihan metode, ada 2 langkah pokok:

Persyaratan/ keperluan obatSetelah menentukan jumlah dengan segala persyaratan

spesifikasinya, ada dana atau tidak. Jika ada maka tentukan obat-obatnya,dihitung keperluannya (jumlahnya). Langkah berikutnya apakah produk pemerintah/bukan, bila bukan langsung ke panitia pengadaan untuk menentukan metode pengadaan.

Persyaratan/keperluan pengadaan: pemilihan metode berdasarkan sasaran:a. Harga yg paling menguntungkan RSb. Terjamin realisasinya baik dalam pengepakan, pengiriman

maupun mutu barang.c. Mengurangi peluang untuk hal-hal yg dapat mengganggu

kelancaran pengadaan

Kriteria Pemasok Kualitas :1. Sesuai dengan ketentuan yg diminta RS2. ED minimal 1 -2 tahun3. Pengepakan dan Label harus mencantumkan dengan jelas (nama,

batch/lot number, tanggal produksi, cara penyimpanan, nama, alamat pabrik)

Pelayanan :1. Ada brosur/leaflet yang memuat informasi obat2. Mempunyai certificate of analisis, test sterilisasi, bioavailabilitas dan

dokumen lain yang diperlukan ketepatan dokumen3. Tidak pernah terlambat dalam pengiriman Waktu pengiriman4. Garansi , Kebijakan ED5. Memiliki reputasi yang baik

Kontrak Kerja dan Syarat:Merupakan pengikat yang mengatur kedua belah pihak,

pembeli dan rekananKomponen dalam persyaratan kontrak:Harga: tercantum, umumnya dibawah harga pasaran.

Pertimbangan: potongan harga, inflasi dan bunga uang krn kalau tidak cermat RS bs rugi

Syarat pembayaran:biasanya melalui bank. Perlu surat jaminan atas dasar prestasi kerja atau atas waktu (30, 40 hari dst)

Standar mutu, dokumen apa yg diminta/hrs dilampirkan. Apa farmakologik, farmasetik atau farmakokinetik

Kontrak Kerja dan Syarat:Penamaan dan labelling, perlu mencantumkan nama dagang dan atau nama generik. Agar tidak salah guna.

Spesifikasi masing-masing barang, nama dagang, dosis, statement yang lain.

Tanggungan finansial, dititipkan di BankTanggal pengiriman, hak patent dan pengepakanKadaluwarsa

Terima kasih

pengadaan mfrs

Documents