PENGELOLAAN SUMBER DAYA

DI APOTEK

PENGELOLAAN SUMBER DAYA

SUMBER DAYA MANUSIA

ADMINISTRASI

SEDIAAN FARMASI DAN PERBEKALAN KESEHATAN LAIN

PENGELOLAAN SDM Apotek harus dikelola oleh Apoteker

yang Profesional

8 star pharmacist

SDM di apotek - Tenaga kesehatan

- APA- Aping- AA

- Tenaga teknis- Tenaga Administrasi- Kasir/Keuangan- Reseptir- Pembantu Umum

PENGELOLAAN SDM Pahami susunan organisasi di Apotek

kita Job description harus jelas Penempatan the right man on the

right place Human relation komunikasi 2 arah Pembinaan Kesejahteraan reward and punishment

Hal yang perlu diperhatikan dalam mencari karyawan IntelligenceAchievementAttitude InterestPersonality

PENGELOLAAN ADMINISTRASI1. Kesekretariatan Surat menyurat

buku agenda → mencatat keluar masuknya surat buku ekspedisi → mencatat pengiriman surat dan obat - blanko surat (SP/surat pesanan) - barang cetakan → kuitansi, nota, kopi resep, dll

Pembuatan/pengiriman laporan - Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan

OWA,OTC, resep - Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan

keluar) - Laporan tenaga kesehatan

2. Kepegawaian Mencatat:

- biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal lahir, alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji

- absensi pegawai → mencatat cuti yang telah diambil

3. Keuangan Buku kas

uang masuk → penjualan tunai, kredit uang keluar → pembelian harian tunai, kredit

(administrasi pembelian.Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF

dengan perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek yang baru berdiri, 3 bulan pertama pembelian dengan PBF harus tunai.

Buku pembelian/buku hutang Biaya operasional

biaya operasional harian → fotokopi, pembelian bahan bakar, dll

pengeluaran bulanan → rekening listrik, air, telefon, gaji pegawai,dll

pengeluaran tahunan → sewa bangunan, pajak,dll

4. Penyimpanan/pergudangan Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan

obat Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis

obat (missal: merah untuk narkotik, kuning untuk psikotropika, hijau untuk obat bebas)

Kartu selling: kartu yang berfungsi untuk melacak berkurang atau bertambahnya barang. Diletakkan di dekat bahan masing-masing, di dalamnya

memuat tanggal, nomor resep, sisa obat, dan paraf. Buku bon →ambil barang di gudang Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat→mencatat

tanggal ED setiap obat, obat yang rusak Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat

yang sudah menipis Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri Berita acara pemusnahan→misalnya pemusnahan resep,

obat yang sudah rusak/ED

PENGELOLAAN SEDIAAN

FARMASI DI APOTEK

perencanaan

pengadaan

distribusi

penyimpanan

pemusnahan

DMC

PEMILIHAN /SELEKSI OBAT - BF

PENYEDIAAN / PENGADAAN

PENYIMPANAN &DISTRIBUSI

PENGGUNAAN /DRUG USE

MANAJEMENSUPPORT:-organisasi-sumber daya manusia-SIM-financing

MEDICAL LOGISTICMANAGEMENT

(included Medicines)

12

PERENCANANperencana

an

pengadaan

distribusi

penyimpanan

pemusnahan

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN

BUDAYA MASYARAKAT

KEMAMPUAN MASYARAKAT

POLA PENYAKIT

1) Metode Epidemiologi berdasarkan penyebaran penyakit

2) Metode Konsumsi berdasarka penggunaan obat periode lalu

3) Metode Kombinasi gabungan epidemiologi dan konsumsi

4) Metode just in timedibeli saat pasien butuh

METODE PERENCANAAN PENGADAAN

Stok yang tersisa

Arus barang fast moving/slow moving

Kondisi keuangan

Pemilihan PBF

PERTIMBANGAN PERENCANAAN PEMBELIAN BARANG

PEMILIHAN OBAT MENURUT WHO1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek

terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi,

hindari duplikasi.3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah

bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya

lebih baik dari sediaan tunggal5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari

penyakitnya6) Pertimbangan administrasi dan biaya yang

dibutuhkan7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus

dipertimbangkan8) Dipilih obat yang standar mutunya tinggi

PENGADAANMelalui Jalur resmi, sesuai UU

Pengadaan: Pembelian

konsinyasi

perencanaan

pengadaan

distribusi

penyimpanan

pemusnahan

METODE PENGADAAN Tender terbuka : untuk semua rekanan yg

terdaftar, menguntungkan, perlu staf kuat, waktu dan perhatian lama.

Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan tertentu yg punya riwayat baik, harga dpt dikendalikan, tenaga dan beban lebih hemat.

Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan tdk urgent, pendekatan langsung.

Pengadaan langsung : pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu, agak mahal

PEMESANAN Dengan SP

SP Narkotika SP Psikotropika SP untuk obat lain

Di PBF ResmiPemilihan PBF: Legalitas PBF Pelayanan Diskon Bonus Jangka waktu pembayaran Kelengkapan dan kualitas barang Penukaran barang rusak dan ED

1.sp narkotikaterdiri 5 rangkapsatu sp hanya untuk 1 item obatform sp langsung dari kf

SP PsikotropikaTerdiri 2 atau 3

rangkapSatu SP bisa lebih dari

1 item obat

SP Non Narkotika-Psikotropika Terdiri dari 2 rangkap Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras

non narkotika-psikotrpika, Kosmetika, dll

PENERIMAAN BARANGHal-hal yang perlu dicek saat

penerimaan barang:1. Kesesuaian jenis dan jumlah

antara barang dan SP2. Keadaan fisik barang3. Catat No.batch dan ED-nya

DISTRIBUSI meliputi kegiatan pengendalian persediaan

barang, penyimpanan transportasi serta penyelesaian ke pabeanan.

Tujuana) Menjamin ketersediaan obatb) Memelihara mutu obatc) Menghindari penggunaan yang tidak

bertanggung jawabd) Menjaga kelangsungan persediaane) Memperpendek waktu tungguf) Pengendaliaan persediaang) Memudahkan pencarian dan pengawasan

waktu tungguh) Memudahkan pencarian dan pengawasan

perencanaan

pengadaaan

distribusi

penyimpanan

pemusnahan

PENYIMPANANTujuan:

Aman Tidak mudah rusak Diawasi

Display penyimpanan obat di Apotek:a. Alfabetisb. FIFO dan FEFOc. Farmakologid. Bentuk sediaane. Kombinasi

perencanaan

pengadaan

distribusi

penyimpanan

pemusnahan

KETENTUAN PENYIMPANAN BARANG/OBAT1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat

penyimpanan di gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.

2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan obat yang punya batas kadaluarsa.

PENYIMPANAN NARKOTIKAKetentuan lemari penyimpanan narkotika :

1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

2. Mempunyai kunci yang kuat

3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari harus dibuat pada tembok atau lantai

4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan morfin, petididn dan garam-garamnya. Bagian II untuk menyimpan narkotika untuk kebutuhan sehari-hari

PENYIMPANAN PSIKOTROPIKA Dalam lemari yang terpisah dengan

obat/komoditi lainnya

PEMUSNAHAN Barang ED

Ditukar Dimusnahkan

Merupakan kerugian apotek harus diminimalisir

Ada berita acara pemusnahan, isinya: Jenis dan jumlah obat Alasan Cara pemusnahan

perencanaan

pengadaan

distribusi

penyimpanan

pemusnahan

CARA PEMUSNAHAN Obat/bahan padat, dengan cara

ditanam Obat/bahan cair, dengan cara

diencerkan terlebih dahulu

Atau dititipkan ke RS, Dinkes

PEMUSNAHAN NARKOTIKAPemusnahan narkotika dilakukan dalam

hal:1. Diproduksi tanpa memenuhi standar

dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi

2. Kadaluarsa3. Tidak memenuhi persyaratan

digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan

4. Berkaitan dengan tindak pidana

PELAPORAN Laporan penggunaan Psikotropika Laporan penggunaan Narkotika Laporan statistika resep dan pelayanan

obat generik berlogo

SELESAITERIMA KASIH,,,,,