pengembangan aplikasi pengendalian anggaran
TRANSCRIPT
1
PENGEMBANGAN APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN
Antonius H Purba FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS GUNADARMA
ABSTRAK
Aplikasi Pengendalian Anggaran adalah sebuah aplikasi yang digunakan
untuk melakukan pengontrolan terhadap rencana anggaran dan pengeluaran yang
sudah direncanakan, aplikasi ini dibangun untuk meningkatkan kinerja perusahaan
PT Indo Pratama Teleglobal., karena selama ini, proses yang berlangsung masih
secara manual sehingga waktu yang dibutuhkan lebih lama untuk menyetujui
proposal anggaran yang diajukan.
Proses pertama adalah staf akan membuat rencana anggaran dengan jumlah
tertentu, kemudian semua rencana anggaran tersebut akan diperiksa oleh manager.
Jika rencana anggaran tidak sesuai dengan kriteria, maka rencana anggaran
tersebut akan ditolak oleh manager. Setiap rencana anggaran yang belum disetujui
oleh manager akan diperbaiki kembali oleh staf dan akan di cek kembali oleh
manager. Semua rencana anggaran akan disimpan dalam database. Rencana
anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan direalisasikan ke sumber-
sumber pengeluaran perusahaan. Sumber-sumber pengeluaran tersebut adalah :
Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PO), Pembelian Langsung (PL), Job
Order Request (JOR), Surat Perintah Kerja (SPK).
Sumber pengeluaran mempunyai laporan yang bisa dilihat oleh pengguna
aplikasi setiap saat.
Deskripsi sumber pengeluaran dijelaskan sebagai berikut :
• Permintaan pembelian (Purchase Requisition) dibuat oleh staf dan
akan diperiksa oleh manager. Manager akan menentukan status dari
permintaan pembelian apakah disetujui atau ditolak.
2
• Setiap pengeluaran permintaan pembelian (Purchase Requisition)
yang sudah disetujui oleh manager akan dipakai untuk pengeluaran
melakukan pembelian langsung (PL) dan pemesanan pembelian
(Purchase Order) oleh perusahaan. Pembelian Langsung bisa
dilakukan berdasarkan permintaan pembelian dan tanpa pemesanan
pembelian.
• Sumber pengeluaran untuk permintaan pekerjaan (Job Order
Request) akan direncanakan oleh staf dan akan diperiksa oleh
manager. Manager akan menentukan status dari permintaan
pekerjaan apakah ditolak atau disetujui.
• Jika permintaan pekerjaan (Job Order Request) sudah disetujui maka
permintaan tersebut akan dipakai untuk menghasilkan Surat Perintah
Kerja (SPK) berdasarkan permintaan pekerjaan (Job Order Request).
Semua data pengeluaran akan disimpan dan dibuat dalam bentuk
laporan pengeluaran.
• Laporan pengeluaran ini bisa dilihat oleh semua user yang
menggunakan aplikasi kecuali administrator.
Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan
menggunakan database SQL Server 2000.
Kata Kunci : Pengendalian Anggaran, PHP, SQL Server.
PENDAHULUAN
Memasuki era globalisasi sekarang ini merupakan suatu kewajiban setiap
bangsa dituntut untuk mampu berkomunikasi disegala bidang tanpa ada halangan
yang cukup berarti. Kemajuan teknologi yang besar mampu mendorong semua itu
terjadi. Di Indonesia sebagai salah satu negara berkembang dituntut untuk mampu
menyiapkan diri untuk menghadapi globalisasi disegala bidang khususnya
dibidang perekonomian. Dewasa ini banyak perusahaan yang berkembang sangat
3
pesat dan memegang peranan penting dalam pembangunan. Dengan semakin
luasnya kesempatan usaha, maka persaingan antar perusahaan sejenis akan
semakin ketat. Untuk mampu bersaing antar perusahaan sejenis lainnya,
perusahaan harus dapat mengerahkan sumber daya dan teknologi yang dimilikinya
untuk mencapai tingkat produksi yang paling optimal dan menguntungkan.
Dengan demikian dibutuhkan manajemen perusahaan yang mampu bekerja secara
efisien dan efektif demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan yaitu untuk
memperoleh laba dan mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.
Keberhasilan perusahaan tidak lepas dari upaya pengelolaan yang dilakukan
oleh manajemen (manager) yang terampil dan berbakat dalam mengelola
perusahaan tersebut, manajemen bertumpu pada fungsi perencanaan, fungsi
pelaksanaan, dan fungsi pengendalian sehingga diharapkan tujuan yang telah
ditetapkan perusahaan dapat tercapai. Dengan demikian nampaklah bahwa
anggaran adalah alat bagi manajemen untuk membantu menjalankan fungsi-
fungsinya.
Anggaran lazim dipergunakan sebagai sistem perencanaan, koordinasi dan
pengawasan dalam perusahaan. Anggaran nampaknya cukup memadai untuk
dipergunakan sebagai alat perencanaan yang baik, sehingga koordinasi dan
pengawasan yang dilaksanakan dapat memadai pula. Dengan demikian jelaslah
bahwa anggaran dapat dipergunakan sebagai salah satu alat pengendalian kegiatan
perusahaan.
Anggaran menjadi masalah yang cukup menarik untuk dibahas, karena
dengan disusunnya anggaran. Maka dapat dilihat taksiran-taksiran dari hasil-hasil
atau pengeluaran-pengeluaran, jauh sebelum kegiatan dilaksanakan.
Sistem pengontrolan rencana anggaran dan pengeluaran di PT Indo Pratama
Teleglobal masih berjalan secara konvensional. Sistem sekarang belum mampu
mempermudah staf dalam pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran. Setiap
rencana anggaran dan pengeluaran yang akan diberikan ke manager untuk
disetujui, masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan teknologi
informasi. Cara seperti ini tidak efektif dan tidak efisien. Dimana selama proses
4
pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran yang dibuat oleh staff, sampai
disetujui oleh Manager, membutuhkan waktu 3-5 hari kerja.
Sehingga diperlukan suatu aplikasi untuk mempermudah staff dalam
pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran, dimana para manager terlebih
dahulu akan login ke dalam aplikasi untuk menyetujui segala anggaran dan
pengeluaran yang telah dimasukkan ke dalam system. Aplikasi ini disebut
Pengendalian Anggaran. Diharapkan setelah adanya aplikasi ini, proses pengajuan
rencana anggaran dan pengeluaran yang dibuat oleh staff, sampai disetujui oleh
Manager, dapat selesai pada hari yang sama.
METODE PENILITIAN Untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka digunakan beberapa metode
yang mendukung penelitian, berupa :
1. Studi pustaka
Penulis memperoleh data dengan cara mencari buku-buku, diktat-diktat yang
ada hubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dipelajari dan
digunakan sebagai pegangan teoritis, juga sebagai data pelengkap laporan ini.
2. Studi lapangan
Metode pengumpulan data yang dilakukan langsung di lapangan untuk
mendapatkan data yang diperlukan. Riset lapangan meliputi aktifitas sebagai
berikut :
a. Wawancara.
Mengadakan wawancara dengan para karyawan atau petugas yang
mempunyai hubungan langsung dengan masalah perencanaan anggaran di
PT Indo Pratama Teleglobal.
b. Observasi.
Penulis memperoleh data dengan cara melakukan pengamatan secara
langsung terhadap hal-hal yang menyangkut masalah anggaran di PT Indo
Pratama Teleglobal, dan mencatat kejadian-kejadian yang berhubungan
5
dengan kegiatan prosedur penyusunan dan pelaksanaan anggaran untuk
memperoleh pengertian dengan jelas.
c. Daftar Pertanyaan.
Yaitu pengisian daftar pertanyaan yang penulis isi berdasarkan data-data
yang berhubungan dengan masalah yang diteliti pada perusahaan.
DEFINISI DFD DAN ERD DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu modeling tool yang memungkinkan
sistem analis menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja proses
dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut alur
data. Beberapa fungsi DFD yaitu :
1. DFD membantu para analis sitem meringkas informasi tentang sistem,
mengetahui hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan
aplikasi secara efektif.
2. DFD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan
analis sistem.
3. DFD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi untuk
pengembangan alternative sistem fisik.
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang dipakai untuk
mendokumentasikan data-data yang ada dengan cara mengidentifikasi tiap jenis
entitas (entity) beserta hubungannya (relationship). Etode ini digunakan untuk
menjelaskan suatu skema database. Terdapat dua macam ERD, yaitu conceptual
ERD dan physical ERD.
PROSES BISNIS PERENCANAAN ANGGARAN
Berikut akan dijelaskan proses bisnis yang terjadi dalam Pengendalian
Anggaran.
Proses pertama adalah staf akan membuat rencana anggaran dengan jumlah
tertentu, kemudian semua rencana anggaran tersebut akan diperiksa oleh manager.
Jika rencana anggaran tidak sesuai dengan kriteria, maka rencana anggaran
6
tersebut akan ditolak oleh manager. Setiap rencana anggaran yang belum disetujui
oleh manager akan diperbaiki kembali oleh staf dan akan di cek kembali oleh
manager. Semua rencana anggaran akan disimpan dalam database. Rencana
anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan direalisasikan ke sumber-
sumber pengeluaran perusahaan. Sumber-sumber pengeluaran tersebut adalah :
• Purchase Requisition (PR)
• Purchase Order (PO)
• Pembelian Langsung (PL)
• Job Order Request (JOR)
• Surat Perintah Kerja (SPK)
Sumber pengeluaran mempunyai laporan yang bisa dilihat oleh pengguna
aplikasi setiap saat.
Deskripsi sumber pengeluaran dijelaskan sebagai berikut :
• Permintaan pembelian (Purchase Requisition) dibuat oleh staf dan akan
diperiksa oleh manager. Manager akan menentukan status dari permintaan
pembelian apakah disetujui atau ditolak.
• Setiap pengeluaran permintaan pembelian (Purchase Requisition) yang sudah
disetujui oleh manager akan dipakai untuk pengeluaran melakukan pembelian
langsung (PL) dan pemesanan pembelian (Purchase Order) oleh perusahaan.
Pembelian Langsung bisa dilakukan berdasarkan permintaan pembelian dan
tanpa pemesanan pembelian.
• Sumber pengeluaran untuk permintaan pekerjaan (Job Order Request) akan
direncanakan oleh staf dan akan diperiksa oleh manager. Manager akan
menentukan status dari permintaan pekerjaan apakah ditolak atau disetujui.
• Jika permintaan pekerjaan (Job Order Request) sudah disetujui maka
permintaan tersebut akan dipakai untuk menghasilkan Surat Perintah Kerja
(SPK) berdasarkan permintaan pekerjaan (Job Order Request). Semua data
pengeluaran akan disimpan dan dibuat dalam bentuk laporan pengeluaran.
7
• Laporan pengeluaran ini bisa dilihat oleh semua user yang menggunakan
aplikasi kecuali administrator.
PROSEDUR PERENCANAAN ANGGARAN
Prosedur perencanaan anggaran dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar Prosedur Perencanaan Anggaran
Prosedur perencanaan anggaran:
1. Proses perencanaan anggaran akan dilakukan oleh staf. Setiap anggaran
yang sudah direncanakan oleh staf harus melalui proses persetujuan dari
manager.
2. Jika anggaran yang direncanakan belum disetujui oleh manager, maka
akan kembali ke proses perencanaan anggaran yang dilakukan oleh staf.
Tapi jika rencana anggaran sudah disetujui oleh manager maka rencana
anggaran tersebut akan disimpan ke database.
8
3. Rencana anggaran dapat juga direvisi oleh staf. Setiap melakukan revisi
pada rencana anggaran, harus mendapat persetujuan dari manager. Jika
revisi anggaran sudah disetujui oleh manager maka revisi tersebut
dimasukkan ke database. Tapi jika revisi anggaran belum disetujui maka
akan kembali ke proses revisi anggaran yang dilakukan oleh staf.
PROSEDUR PERENCANAAN PENGELUARAN
Gambar Prosedur Perencanaan Pengeluaran
Setiap rencana anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan
dialokasikan ke sumber pengeluaran perusahaan yang disebut dengan rencana
pengeluaran. Sumber pengeluaran terdiri dari lima sumber yaitu :
• Permintaan pembelian / Purchase Requisition (PR) adalah proses permintaan
pembelian oleh staf untuk perusahaan dengan spesifikasi yang sudah
ditentukan.
9
• Job Order Request (JOR) adalah proses untuk memesan permintaan pekerjaan
oleh staf dengan spesifikasi yang sudah ditentukan.
• Purchase Order (PO) adalah proses untuk memesan pembelian untuk
perusahaan dengan spesifikasi yang sudah ditentukan.
• Pembelian langsung (PL) adalah proses membeli langsung suatu barang bagi
perusahaan tanpa terlebih dahulu melalui proses pemesanan barang.
Pembelian Langsung bisa dilakukan dengan permintaan pembelian (Purchase
Requsition) dan tanpa permintaan pembelian (Purchase Requsition).
• Surat Perintah Kerja (SPK) adalah proses untuk memberikan perintah kerja
kepada staf yang sudah disetujui oleh pihak perusahaan dengan spesfikasi
yang sudah ditentukan.
Hasil dari setiap proses Job Order Request (JOR) dan Purchase Requisition
(PR) akan diklarifikasi oleh sebuah proses penawaran (bidding). Setiap Job Order
Request (JOR) yang sudah melalui proses penawaran (bidding) akan
menghasilkan Surat Perintah Kerja (SPK). Purchase Requsition (PR) yang sudah
melalui proses penawaran (bidding) akan menghasilkan Purchase Order (PO) dan
Pembelian Langsung (PL).
PROSEDUR PELAPORAN
Gambar Prosedur Pelaporan
Semua rencana anggaran dan pengeluaran akan diproses untuk
menghasilkan laporan.
10
DESKRIPSI FUNGSIONAL
Deskripsi fungsi merupakan penjelasan proses dari aplikasi, yang
digambarkan dalam bentuk ERD dan DFD. Pada DFD akan digambarkan
bagaimana data akan mengalir dari setiap proses yang terjadi sebagai data yang
masuk ataupun data yang keluar. Pada DFD ini juga akan dijelaskan bagaimana
proses penambahan data yang akan mempengaruhi data yang lain. Selain itu
dalam DFD terdapat data store sebagai tempat penyimpanan data atau sumber
data, dimana data store pada DFD ini merupakan entity pada ERD. Data store
tersebut akan menjadi tabel yang akan digunakan pada database budget control.
Pada DFD diusahakan setiap data store pada proses level berikutnya atau proses
pengembangan dari level sebelumnya harus berasal dari entity pada ERD,
sehingga tidak akan terdapat data store yang muncul tiba-tiba pada suatu proses.
KONTEKS DIAGRAM
Diagram konteks atau dengan kata lain disebut dengan DFD level 0 adalah
diagram yang digunakan untuk menggambarkan input dan output dari Aplikasi
Pengendalian Anggaran. Diagram konteks tersebut terdiri atas eksternal entity,
aplikasi yang dibangun, dan data flow.
Gambar Konteks Diagram
11
DFD LEVEL 1
DFD level 1 merupakan pengembangan dari diagram konteks aplikasi.
Dalam DFD terdapat proses-proses yang terjadi pada aplikasi dan juga data store
sebagai tempat penyimpanan data. Data store pada aplikasi akan menjadi tabel-
tabel untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan.
Gambar DFD Level 1
DFD LEVEL 2 LOGIN
DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi
pada DFD level 2 adalah proses registrasi user yang hanya bisa dilakukan oleh
administrator, mengganti password yang bisa dilakukan oleh semua user dan
proses authentikasi.
Gambar DFD Level 2 Login
12
DFD LEVEL 2 MENAMPILKAN DATA
DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi
pada DFD level 2 adalah proses menampilkan data budget, menampilkan data
Pembelian Langsung (PL), menampilkan data Purchase Order (PO),
menampilkan data Purchase Requisition (PR), menampilkan data Job Order
Request (JOR), menampilkan data Surat Perintah Kerja (SPK) dan
menampilkan statistik data.
Gambar DFD Level 2 Menampilkan Data
13
DFD LEVEL 2 MENAMBAH DATA
DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi
pada DFD level 2 adalah proses menambah data budget, Pembelian Langsung
(PL), Purchase Order (PO), Purchase Requisition (PR), Job Order Request (JOR),
Surat Perintah Kerja (SPK).
Gambar DFD Level 2 Menambah Data
14
DFD LEVEL 2 MENGUBAH DATA
DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi
pada DFD level 2 adalah proses mengubah data budget, mengubah data
Pembelian Langsung (PL), mengubah data Purchase Order (PO), mengubah data
Purchase Requisition (PR), mengubah data Job Order Request (JOR), mengubah
data Surat Perintah Kerja (SPK).
Gambar DFD Level 2 Mengubah Data
15
DFD LEVEL 2 MENGHAPUS DATA
DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi
pada DFD level 2 adalah proses menghapus data budget, menghapus data
Pembelian Langsung (PL), menghapus data Purchase Order (PO), menghapus data
Purchase Requisition (PR), menghapus data Job Order Request (JOR), menghapus
data Surat Perintah Kerja (SPK).
Gambar DFD Level 2 Menghapus Data
16
DFD LEVEL 3 MENAMPILKAN STATISTIK DATA
DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 2. Proses yang terjadi
pada DFD level 3 adalah proses menampilkan data statistik budget, menampilkan
data statistik Pembelian Langsung (PL), menampilkan data statistik Purchase
Order (PO), menampilkan data statistik Purchase Requisition (PR), menampilkan
data statistik Job Order Request (JOR), menampilkan data statistik Surat Perintah
Kerja (SPK).
Gambar DFD Level Menampilkan Statistik Data
17
E – R DIAGRAM
Berikut adalah gambar Entity Relationship Diagram :
Gambar E-R Diagram
18
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Aplikasi Pengendalian Anggaran dibangun untuk mengelola dan
mengendalikan data anggaran di PT Indo Pratama Teleglobal. Aplikasi
Pengendalian Anggaran memiliki beberapa fungsi antara lain : mencari data
anggaran, menghapus data anggaran, menambah data anggaran, mengubah data
anggaran, mencari data pengeluaran, menghapus data pengeluaran, menambah
data pengeluaran, mengubah data pengeluaran, mencari data user, menghapus data
user, menambah user, mengubah data user, laporan data anggaran per perioda,
laporan data pengeluaran per perioda, statistik anggaran per perioda.
Penggunaan bahasa pemograman PHP pada pengembangan aplikasi
pengendalian karena PHP merupakan bahasa pemrograman berbasis web yang
memiliki kemampuan untuk memproses data dinamis untuk pengolahan database.
PHP mendukung untuk mengakses data diluar dari database native yang
dimilikinya, seperti SQL Server, Oracle, mySQL, dan lain sebagainya. Hal ini
sangat mendukung dan mempermudah untuk pembuatan aplikasi Pengendalian
Anggaran.
Saran
Pada aplikasi yang dibuat ini tidak menangani proses pemberitahuan bahwa
ada rencana anggaran atau pengeluaran yang harus mendapat proses approval dan
kemudahan bagi manager melakukan proses approval tersebut, baik berupa email
maupun sms, sehingga diharapkan pada pengembangan aplikasi pengendalian
anggaran di masa yang akan datang, ide ini dapat digunakan.
19
DAFTAR PUSTAKA
[1] Paul Bocij, Dave Chaffey, Andrew Greasley, Simon Hickie, 1999,
Business Information Systems, Prentice Hall.
[2] URL : http://en.wikipedia.org/wiki/Information_systems, Mei 2009
[3] URL : http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram, Mei 2009
[4] URL : http://jalinas.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/1026/
DFD.pdf, Mei 2009
[5] URL : http://en.wikipedia.org/wiki/Entity-relationship_model,
Mei 2009
[6] URL : http://iaprima.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5459/
Bahasan9a_ERD.pdf, Mei 2009