MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengembangan Sistem Informasi Secara Insourcing dan Outsourcing

Oleh:

Taufik Triadi K25161106

Untuk memenuhi salah satu persyaratan kurikuler pada Program Studi

Magister Manajemen dan Bisnis Sekolah Bisnis Institut Pertanian Bogor

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR

2016

i

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas

kelimpahan rahmat, nikmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan proposal

ini yang berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Secara Insourcing dan

Outsourcing ” sebagai salah satu syarat dalam mata kuliah Sistem Informasi

Manajemen.

Penulis mengucapkan terima kasih atas dukungan dan bantuan dalam

penyusunan proposal ini, antara lain:

1. Allah Swt.

2. Kedua Orang Tua saya dan kakak saya yang saya cintai

3. Teman-teman E62 yang dicintai telah memberikan motivasi dan semangat

kepada penulis dalam penyusunan makalah ini .

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna dan tak

luput dari kesalahan.Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran

yang membangun.

Bogor, 17 Februari 2017

Taufik Triadi

ii

DAFTAR ISI

Halaman

BAB I. PENDAHULUAN ..................................................................... 1

A. Latar belakang ............................................................................ 1

B. Tujuan ......................................................................................... 2

C. Metodologi .................................................................................. 2

BAB II. Tinjauan Pustaka ...................................................................... 3

A. Sistem Informasi ......................................................................... 3

B. Pengembangan Sistem Informasi ............................................... 3

BAB III. Pembahasan ............................................................................ 10

A. Keputusan Pemakaian Sistem Outsourcing atau Insourcing ...... 10

B. Metode-metode pengembangan sistem informasi ...................... 11

C. Pertimbangan dalam pelibatan pihak luar .................................. 10

D. Permasalahan penerapan dan pengembangan sistem ............. 11

BAB III. Penutup .................................................................................... 16

A. Kesimpulan ................................................................................. 16

B. Saran .......................................................................................... 16

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................ 17

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan, bisnis, suatu manajemen/organisasi/perusahaan memerlukan pengambilan keputusan, baik dalam operasional sehari-hari maupun dalam perencanaan strategis ke masa depan. Proses pengambilan keputusan harus dilandasi data dan Informasi yang tepat agar isi keputusan yang diambil tepat sasaran. Informasi diperoleh dari pengolahan data, dan pengolahan data dilaksanakan oleh sistem informasi dengan dukungan teknologi informasi. Di dalam organisasi bisnis, fungsi-fungsi organisasi misalnya adalah fungsi akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia, Produksi dan keuangan. Contoh-contoh sistem Informasi yang kita kenal adalah :

Sistem Informasi akuntansi (SIAKU atau SIA)

Sistem Informasi Pemasaran (SIPEM)

Sistem Informasi sumber daya manusia (SISDM)

Sistem Informasi Produksi (SIPRO)

Sistem Informasi Keuangan (SIKEU)

Sistem Informasi di tingkat manager bawah adalah Process Control System (PCS)

Sistem Informasi di tingkat manager keatas adalah sistem penunjang keputusan (Decision Support Systems atau DSS)

Sistem pakar (Expert Systems atau ES)

Sistem Informasi Geografis (Geographic Information System atau GIS)

Jaringan Neural Buatan (Atificial Neural Network atau ANN)

Sistem Informasi Eksekutif (executive Information System atau EIS) dll

Sistem yang ada dalam pengembangan sistem teknologi Informasi terus berkembang dan pengembangan ini dapat berupa sistem metode paket (package), metode prototip (protiping), metode pengembangan oleh pemakai (end user computing atau end user development) dan metode outsourcing. Pemilihan faktor-faktor ini disesuaikan dengan keadaan ketersediaan paket, sumber daya sistem teknologi Informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian sistem. Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan bisnis karena sistem informasi dapat berfungsi sebagai sistem pendukung operasi (operations support system) yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan, selain itu sistem informasi juga berperan didalam sistem pendukung manajemen (management support system) yang dapat meningkatkan pengambilan keputusan manajerial kearah yang lebih baik.

Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi usaha kecil dan menengah, seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun Outsourcing juga diikuti oleh munculnya resiko-resiko baru seperti penurunan dalam

2

kinerja sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Resiko tersebut menyebabkan munculnya biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost).

Resiko-resiko sebagaimana dimaksud umumnya muncul bila keputusan Outsourcing didasari semata-mata oleh dorongan untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan secara sembarangan. Untuk meminimalkan risiko tersebut pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Pengambil keputusan harus bisa menentukan tingkat resiko yang bisa ditolerir pada biaya yang paling minimal. Pertimbangan terhadap resiko, biaya dan manfaat dari aktifitas Outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan Outsourcing atau tidak.

B. Tujuan

Penulisan tugas ini bertujuan

1. Membahas fungsi outsourcing dalam perusahaan. 2. Menganalisa keunggulan outsourcing dan insourcing, data apa saja yang

diperlukan baik internal maupun eksternal. Bagaimana keberhasilan perusahaan atau organisasi menggunakan sistem penerapan outsourcing dalam mengidentifikasi potensi pasar dengan menggunakan data yang didapat dari berbagai sumber, analisis, dan proses pengambilan keputusan.

3. Memberikan saran pengembangan agar perusahaan atau industri agar lebih baik lagi dalam transformasi paradigma sistem informasinya ke masa depannya.

C. Metodologi

Penulisan Penyusunan makalah ini menggunakan beberapa tahapan yang dipilih penulis yaitu:

1. Pengumpulan data dan informasi terkait pemanfaatan sistem outsourcing perusahaanatau organisasi

2. Studi literatur berdasarkan buku dan jurnal ilmiah sebagai landasan teori penulisan makalah.

3. Identifikasi dan analisis yang dilakukan oleh sistem sehingga diperoleh hasil yang berguna dalam membantu proses pengambilan keputusan.

4. Identifikasi kebaikan dan kelemahan sistem outsourcing

3

BAB II

Tinjauan Pustakan

A. Sistem Informasi

Menurut O’Brien, Sistem Informasi merupakan kombinasi yang terdiri dari

orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komputer dan jaringan

komunikasi, serta basis data untuk mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan

informasi dalam suatu bentuk organisasi. Sedangkan Menurut Mc Leod, Sistem

Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan dalam mengumpulkan

informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan

informasi.

Pada dasarnya, Pengertian Sistem Informasi terbentuk melalui kegiatan operasi

yang tetap yaitu :

Mengumpulkan data

Mengelompokkan data

Menghitung dan menganalisa data

Menyajikan laporan data

Sasaran dalam Sistem Informasi, yaitu :

Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan

Meningkatkan efektifitas ekonomi

Meningkatkan penyelesaian tugas

Komponen dalam Sistem Informasi, yaitu :

Manusia, seperti manajer, operator, analis dan programmer

Database, kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sehingga

pengguna sistem informasi mudah mengakses.

Telekomunikasi, sebagai penghubung antara pengguna sistem dengan

sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang

efektif.

Perangkat keras, melengkapi data dengan memasukkan, memproses dan

mengeluarkan data.

Perangkat lunak, suatu program dan instruksi yang diberikan pada komputer.

B. Pengembangan Sistem Informasi

Dalam pengembangan sistem informasi pada suatu perusahaan atau organisasi

dapat dilakukan dalam tiga (3) cara, yaitu sebagai berikut:

Insourcing

4

Insourcing merupakan pengoptimalan karyawan dalam perusahaan untuk

dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu

sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di

luar perusahaan secara fulltime, atau temporary. Kompensasi yang diterima juga

mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh

perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau

perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga

dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain

yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan

dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang

mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu.Dalam kaitannya dengan TI,

Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang

ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Keunggulan dan

kekurangan sistem insourcing sebagai berikut:

Tabel.1 Keunggulan dan kekurangan sistem insourcing

keunggulan sistem insourcing Kekurangan sistem insorcing

Sistem informasi yang dikembangkan

sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan

sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan

serta dokumentasi yang disertakan lebih

lengkap.

Biaya pengembangannya relatif lebih murah

karena hanya melibatkan pihak

perusahaan.

Sistem informasi yang dibutuhkan dapat

segera direalisasikan dan dapat segera

dilakukan perbaikan untuk

menyempurnakan sistem tersebut.

Mudah untuk melakukan modifikasi dan

pemeliharaan (maintenance) terhadap

sistem informasi karena proses

pengembangannya dilakukan oleh

karyawan perusahaan tersebut.

Adanya insentif tambahan bagi karyawan

yang diberi tanggung jawab untuk

mengembangkan sistem informasi

perusahaan tersebut.

Lebih mudah melakukan pengawasan

(security access) dan keamanan data lebih

Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan

SDM yang menguasai teknologi informasi.

Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi

operator dan programmer sehingga ada

konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.

Pengembangan sistem informasi

membutuhkan waktu yang lama karena

konsentrasi karyawan harus terbagi dengan

pekerjaan rutin sehari-hari sehingga

pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan

efisien.

Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan

untuk mengembangkan sistem informasi

karena bukan merupakan core competency

pekerjaan mereka.

Perubahan dalam teknologi informasi terjadi

secara cepat dan belum tentu perusahaan

mampu melakukan adaptasi dengan cepat

sehingga ada peluang teknologi yang

digunakan kurang canggih (tidak up to date).

Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang

sistem informasi dapat menyebabkan

kesalahan persepsi dalam pengembangan

5

terjamin karena hanya melibatkan pihak

perusahaan.

Sistem informasi yang dikembangkan dapat

diintegrasikan dengan lebih mudah dan

lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Proses pengembangan sistem dapat

dikelola dan dikontrol.

Dapat dijadikan sebagai keunggulan

kompetitif sebab sekaligus menunjukkan

kemandirian dalam berusaha dan

menambah rasa percaya diri perusahaan

akan kemampuannya.

Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak

karyawan sehingga dapat mendukung

pengembangan sistem yang sedang

dijalankan dan tidak adanya konflik

kepentingan bila dibandingkan dengan

outsourcing.

Cocok untuk pengembangan sistem dan

proyek yang kompleks

Kedekatan departemen yang mengelola

sistem informasi dengan end-user sehingga

akan mempermudah dalam

mengembangkan sistem sesuai dengan

harapan.

Pengambilan keputusan yang dapat

dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa

adanya intervensi dari pihak luar

distem dan kesalahan/resiko yang terjadi

menjadi tanggung jawab perusahaan

(ditanggung sendiri).

Perlu waktu yang lama untuk

mengembangkan sistem karena harus

dimulai dari nol.

Kesulitan para pemakai dalam menyatakan

kebutuhan dan kesukaran pengembangan

memahami mereka dan seringkali hal ini

membuat para pengembang merasa putus

asa.

Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas

karena tidak adanya target yang ditetapkan

sehingga sulit untuk diprediksi oleh

perusahaan.

Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh

karyawannya sendiri.

Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam

rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas

dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa

organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan

pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka

daripada dengan meng-outsourcing-nya.

Outsourcing

Dalam buku “Introduction to Information Systems” menurut O’Brien dan

Marakas (2010 ), outsourcing adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang

semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan

6

memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI,

outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak

penyedia layangan eksternal. Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan sebagai

penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan

memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan.

08113249363

Aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai

berikut:

Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)

Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and

implementation)

Data centre operations

End-user support

Help desk

Dukungan teknis (Technical support)

Perancangan dan desain jaringan

Network operations

Systems analysis and design

Business analysis

Systems and technical strategy

metode outsoucing memiliki kelebihan dan kekurangan yang dapat dilihat

dalam table berikut:

Tabel 2. Keunggulan dan kekurangan sistem outsourcing

keunggulan sistem outsourcing Kekurangan sistem outsourcing

Meningkatkan fleksibilitas untuk

melakukan atau tidak melakukan

investasi.

Biaya menjadi lebih murah karena

perusahaan tidak perlu membangun

sendiri fasilitas SI dan TI.

Memiliki akses ke jaringan para ahli dan

profesional dalam bidang SI/TI.

Dapat mengeksploitasi skill dan

kepandaian dari perusahaan outsource

dalam mengembangkan produk yang

diinginkan perusahaan.

Mempersingkat waktu proses karena

Adanya perbedaan kompensasi dan

manfaat antara tenaga kerja internal

dengan tenaga kerja outsourcing.

Jika menandatangani kontrak

outsourcing yang berjangka lebih dari

3 tahun, maka dapat mengurangi

fleksibilitas seandainya kebutuhan

bisnis berubah atau perkembangan

teknologi yang menciptakan peluang

baru dan adanya penurunan harga,

maka perusahaan harus

merundingkan kembali kontraknya

dengan pihak outsourcer.

Ketergantungan dengan perusahaan

7

beberapa outsourcer dapat dipilih

sekaligus untuk saling bekerja sama

menyediakan layanan yang dibutuhkan

perusahaan.

Fleksibel dalam merespon perubahan SI

yang cepat sehingga perubahan arsitektur

SI berikut sumberdayanya lebih mudah

dilakukan karena perusahaan outsource

SI pasti memiliki pekerja TI yang

kompeten dan memiliki skill yang tinggi,

serta penerapan teknologi terbaru dapat

menjadi competitive advantage bagi

perusahaan outsource.

Perusahaan dapat mengkonsentrasikan

diri dalam menjalankan dan

mengembangkan bisnis intinya, karena

bisnis non-inti telah didelegasikan

pengerjaannya melalui outsourcing.

pengembang SI akan terbentuk karena

perusahaan kurang memahami SI/TI

yang dikembangkan pihak outsourcer

sehingga sulit untuk mengembangkan

atau melakukan inovasi secara internal

di masa mendatang.

Mengurangi keunggulan kompetitif

perusahaan karena pihak outsourcer

tidak dapat diharapkan untuk

menyediakan semua kebutuhan

perusahaan karena harus memikirkan

klien lainnya juga.

Kehilangan kendali terhadap SI dan

data karena bisa saja pihak outsourcer

menjual data dan informasi

perusahaan ke pesaing.

Dari kelebihan dan kelemahan yang dimiliki oleh outsoucing muncul berbagai

pemikiran kenapa suatu perusahan memilih metode ini. Menurut Rahardjo (2006),

outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat

dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving),

perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan

akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan.

Outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan

sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga

memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada

kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya

secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing

merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis

mereka.

Co Sourcing

Co-sourcing adalah sebuah model pengembangan sistem informasi yang

melibatkan staf dari dalam perusahaan dan penyedia layanan eksternal. Perusahaan

dan penyedia layanan eksternal memiliki tanggung jawab bersama untuk

membangun, menyediakan dan mengoperasikan sistem informasi. Model ini

melibatkan tugas-tugas outsourcing tertentu.

Pemilihan metode co-sourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya

dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu

sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal baik kuantitas

8

maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani system informasi

manajemen tersebut secara efektif dan efisien. Di sisi lain, perusahaan

menginginkan adanya kontrol dan pengawasan terhadap sistem informasi yang akan

dikembangkan tersebut. Pola kerjasama penyediaan IT dengan cosourcing yaitu:

Perusahaan dan penyedia jasa IT berbagi sumberdaya bersama. Penyedia

jasa IT dapat menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan perusahaan

menyediakan ruangan dan fasilitas lain

Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa saja

bekerja dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu bisa bergabung

dengan perusahaan klien. Tabel berikut ini menjelaskan keunggulan dan

kekurangan co-sourcing:

Tabel.3 Keunggulan dan kekurangan Co-Sourcing

keunggulan sistem co sourcing Kekurangan sistem co sourcing

Umumnya sistem informasi yang

dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

perusahaan karena karyawan yang

ditugaskan mengerti kebutuhan sistem

dalam perusahaan.

Biaya pengembangannya relatif lebih

rendah karena hanya melibatkan pihak

perusahaan.

Sistem informasi yang dibutuhkan dapat

segera direalisasikan dan dapat segera

melakukan perbaikan untuk

menyempurnakan sistem tersebut.

Sistem informasi yang dibangun sesuai

dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan

dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.

Mudah untuk melakukan modifikasi dan

pemeliharaan (maintenance) terhadap

sistem informasi karena proses

pengembangannya dilakukan oleh

karyawan perusahaan tersebut.

Adanya insentif tambahan bagi karyawan

yang diberi tanggung jawab untuk

mengembangkan sistem informasi

perusahaan tersebut.

Lebih mudah melakukan pengawasan

(security access) dan keamanan data lebih

Keterbatasan jumlah dan tingkat

kemampuan SDM yang menguasai

teknologi informasi.

Pengembangan sistem informasi

membutuhkan waktu yang lama

karena konsentrasi karyawan harus

terbagi dengan pekerjaan rutin

sehari-hari sehingga pelaksanaannya

menjadi kurang efektif dan efisien.

Perubahan dalam teknologi informasi

terjadi secara cepat dan belum tentu

perusahaan mampu melakukan

adaptasi dengan cepat sehingga ada

peluang teknologi yang digunakan

kurang canggih (tidak up to date).

Membutuhkan waktu untuk pelatihan

bagi operator dan programmer

sehingga ada konsekuensi biaya

yang harus dikeluarkan.

Adanya demotivasi dari karyawan

ditugaskan untuk mengembangkan

sistem informasi karena bukan

merupakan core competency

pekerjaan mereka

9

terjamin karena hanya melibatkan pihak

perusahaan. Sistem informasi yang

dikembangkan dapat diintegrasikan lebih

mudah dan lebih baik terhadap sistem yang

sudah ada.

Beberapa alasan yang mendasari pemilihan metode co-sourcing oleh perusahaan :

Perusahaan menginginkan pengawasan langsung untuk membangun fitur

dan fungsi sistem informasi

Perusahaan ingin tetap mempertahankan pengetahuan korporasi

Perusahaan menginginkan adanya win-win relationship dengan partner yang

berkompeten dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan

Perusahaan menginginkan pengetahuan SI menjadi bagian dari pengetahuan

perusahaan

Tidak keberatan dengan adanya negosiasi ulang biaya pengembangan

sistem informasi seiring dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi

yang cepat

Perusahaan membutuhkan aksi yang efektif, cepat dan fleksibel terhadap

strategi bisnisnya

Perusahaan membutuhkan perbaikan dan peningkatan sistem yang

berkelanjutan

Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan baik.

10

BAB III

PEMBAHASAN

A. Keputusan pemakaian sistem outsourcing atau insourcing

Dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan bisnis di Indonesia yang telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang kinerja bisnisnya secara signifikan. Sistim informasi tidak lagi hanya digunakan untuk pemrosesan data ataupun penyimpanan data, namun telah digunakan secara luas untuk membantu dalam pengambilan keputusan, intelejen bisnis, sarana komunikasi dengan konsumen dan lain sebagainya.

Model outsourcing dipilih dalam American standar karena dalam setahun dapat menghemat $ 2 juta karena melakukan outsourcing terhadap operasi keuangan dan penggajian (Laudon dan Laudon, 1998)

Ketika masa masa banjir pembeli maka menghilangkan penyediaan sarana dan cukup melakukan pengeluaran yang sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan dari pihak luar.

B. Metode – Metode Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan beberapa cara. Menurut Jogiyanto (2003) pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan dua cara. Cara pertama adalah pengembangan sistem informasi konvensional dengan menggunakan siklus hidup pengembangan sistem atau system development life cycle (SDLC). Sistem dikembangkan oleh analis sistem, yaitu orang yang memiliki kemampuan mengembangkan sistem cara profesional. Pengembangan sistem dilakukan melalui tahapan analisis sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, dan operasi serta perawatan sistem. Cara kedua adalah dengan menggunakan metode baru yang merupakan metode alternatif dari metode SLDC, sehingga dapat disebut dengan metode-metode alternatif (alternatif methods). metode-metode alternatif meliputi:

a. Paket (package) b. Prototipe (prototyping), c. Pengembangan oleh pemakai akhir (end-user development atau end-

user computing) d. Outsourcing.

Selain itu, pertumbuhan penerapan dan pengembangan sistim informasi dapat dilihat dari menjamurnya perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa pembangunan Information Technology baik secara outsourcing maupun secara insourcing. Hal ini tentu sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan information technology baik dalam dunia bisnis maupun lingkungan lainnya. Keputusan insourcing atau outsourcing adalah didasarkan pada beberapa hal yaitu jumlah budget yang dianggarkan, keputusan strategis, berdasarkan kontribusi aktivitas TI tersebut terhadap operasi dan posisi bisnis dan berdasarkan atas analisis strategic grid yang nantinya bisa dilihat dalam penjelasan halaman berikutnya.

11

Berdasarkan besarnya budget,dari keputusan insourcing atau outsourcing dapat ditentukan sebagai berikut ini :\

a. De facto insourcing Keputusan ini merupakan 100 % budget untuk insourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem Informasi atau departemen IT.

b. Total in-sourcing Keputusan ini merupakan sebagian besar (sekitar 80% budget ) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.

c. Selective outsourcing Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80 % budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan dioperasikan oleh penyedia jasa outsourcing.

d. Total outsourcing Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80% budget) pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa luar.

Berdasarkan jenis aplikasinya selain outsourcing sekarang menjadi alternative untuk dipilih, tidak setiap aplikasi tepat untuk di-outsource-kan (Jogiyanto, 2003)

Daerah outsourcing (Jogiyanto,2003)

Petuah conventional mengatakan bahwa aplikasi-aplikasi yang dapat dioutsource-kan adalah aplikasi-aplikasi yang jenisnya tidak strategis dan tidak kritikal seperti tampak pada gambar diatas ini. Menurut petuah konvensional ini, jika aplikasi yang bersifat strategis di –outsource-kan, maka akan kehilangan keuntungan kompetisinya sehingga tidak menjadi strategis lagi. Kehilangan keuntungan kompetisinya karena outsourcer dapat menyediakan jasa semacam kepada pesaing pesaing dapat mempunyai aplikasi yang sama. Petuah konvensional juga menyarankan untuk tidak meng-outsource-kan aplikasi –aplikasi yang kritis dengana alasan jika terjadi gangguan dengan aplikasinya, maka akan sangat terlambat untuk diperbaiki apabila aplikasi tersebut dikerjakan di tempat outsourcer yang terpisah dengan tempat perusahaan. Contoh aplikasi yang tidak boleh di-outsource-kan adalah reservasi tiket pesawat terbang.

C. Pertimbangan dalam pelibatan pihak luar untuk menangani sistem adalah :

Pertimbangan dalam proses outsourcing:

Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem Informasi dengan hati-hati. Sebaiknya pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman.

Menandatangani kontrak, kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggungjawab dan dapat dijadikan pegangan dalam melanjutkan dan menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan

12

Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap akitiviatas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah

Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang, dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan proyek berlangsung

Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentase tingkat penyelesaian proyek. Kelemahan yang juga perlu mendapat perhatian pada cara pengembangan sistem oleh pihak luar adalah adanya ketergantungan yang terus menerus terhadap pihak pengembangan karena yang memegang kode sumber seluruh program yang digunakan untuk membentuk sistem tetap menjadi hak pengembang.

D. Permasalahan Penerapan dan Pengembangan Sistim Informasi di Indonesia

Dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan bisnis di Indonesia yang telah menerapkan sistim informasi untuk menunjang kinerja bisnisnya secara signifikan. Sistim informasi tidak lagi hanya digunakan untuk pemrosesan data ataupun penyimpanan data, namun telah digunakan secara luas untuk membantu dalam pengambilan keputusan, intelejen bisnis, sarana komunikasi dengan konsumen dan lain sebagainya.

Selain itu, pertumbuhan penerapan dan pengembangan sistim informasi dapat dilihat dari menjamurnya perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa pembangunan Information Technology baik secara outsourcing maupun secara insourcing. Hal ini tentu sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan information technology baik dalam dunia bisnis maupun lingkungan lainnya. Keputusan apakah sistem teknologi Informasi akan di-outsource atau di-insource dapat juga ditentukan dengan kontribusi aktivitas TI tersebut terhadap operasi dan posisi bisnis. Dengan demikian terdapat dua dimensi untuk mengevaluasi keputusan outsourcing ini sebagai berikut :

Kontribusi TI terhadap posisi bisnis yang dapat terdiri dari :

Diferensiasi (differentiation) yaitu aktivitas TI yang member kontribusi posisi bisnis yang strategis yang dapat membuat perusahaan berbeda dengan perusahaan lainnya.

Komoditas (commodity ) yaitu aktivitas TI hanya seperti komoditas biasa tidak menyumbangkan posisi terhadap operasi bisnis yang kritikal

Kontribusi TI terhadap bisnis yang dapat terdiri dari :

Kritikal (critical) yaitu TI digunakan untuk operasi bisnis yang kritikal.

Berguna (useful) yaitu TI sangat berguna untuk digunakan pada operasi bisnis, tetapi bukan operasi bisnis yang kritikal. Dari dua buah dimensi ini dapat diperoleh empat kategori kontribusi TI terhadap posisi dan operasi bisnis sebagai berikut ini, lihat gambar 1 :

13

Gambar 1. Kontribusi aktivitas TI terhadap posisi dan operasinya di bisnis Source : Lacity, Mary C, Leslie P. Willocks, Feeny, “ The value of selective IT sourcing “ “ siloam Management Review, Spring 1996.

Berdasarkan analisis strategis Grid , aplikasi TI yang memberikan posisi strategis kepada perusahaan sebaiknya tidak di-outsource tetapi dikembangkan dan dioperasikan dalam internal perusahaan. Mc Farlan dan Mc Kenny’s strategic grid dapat digunakan untuk menganalisis kontribusi TI terhadap posisi strategis perusahaan. Ada dua dimensi yaitu pertama adalah ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI sekarang dan yang kedua adalah portfolio pengembangan aplikasi aplikasi TI di masa depan (ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI di masa depan). Dari dimensi ini diperoleh empat kuadran (jogiyanto,2003), yaitu :

1. Factory dengan rekomendasi aplikasi TI untuk di-outsource 2. Strategic/strategis dengan rekomendasi aplikasi TI untuk tidak di-outsource 3. Support dengan rekomendasi aplikasi TI untuk di-outsource 4. Turnaround dengan rekomendasi aplikasi TI untuk tidak di-outsource seperti

tampak di gambar 2 berikut ini :

14

Gambar 2. Portfolio pengembangan aplikasi-aplikasi TI di masa depan Source : Mc Farlan and Mc Kenney’s strategic grid. Mc Farlan, F. Warren ; and R.L. Nolan, “ How to manage an IT outsourcing alliance, “ Siloam Management Review, Winter 1995,p.16.

Jika keputusan untuk di- outsource-kan sudah diputuskan maka langkah berikutnya adalah mengevaluasi beberapa strategi kontrak yang tersedia. Evaluasi strategi kontrak menggunakan dua buah dimensi sebagai berikut ini (Jogiyanto, 2003).

1. Gaya pembelian (purchasing style) yang menjelaskan gaya hubungan antara perusahaan dengan penyedia jasa outsourcing yang terdiri dari :

a. Transaksi (transaction) yaitu pembelian yang regular dengan kontrak tepat waktu

b. Hubungan baik (Relationship) yaitu hubungan pembelian dalam bentuk partnership

2. Fokus pembelian (Purchasing focus) yaitu menjelaskan siapa yang mengoperasikan dan mengelola aktivitas-aktivitas TI yang terdiri dari :

a. Sumber daya (Resources) yaitu aktivitas TI dikelola sendiri oleh departemen TI internal dengan sumber dayanya yang diperoleh dari outsourcer

b. Hasil (Results) outsourcer mengelola aktivitas TI, perusahaan menerima hasil akhirnya.

Kombinasi dari dua dimensi diperoleh empat macam alternative kontrak outsourcing yaitu :

1. Beli dalam (Buy in) yaitu outsourcer menyediakan sumber daya TI semacam pemrogram computer. Pengelolaan kegiatan-kegiatan TI masih dikerjakan di

15

departemen TI secara internal. Hubungan kerja perusahaan dan outsourcer hubungan bisnis jangka pendek.

2. Pemasok terpilih (Preferred suppliers) yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya TI semacam pemrogram computer. Pengelolaan kegiatan TI masih dikerjakan di departemen TI secara internal. Hubungan kerja bisnis jangka panjang

3. Kontrak penuh (contract-out) yaitu outsourcer menyediakan sumber-sumber daya TI program computer mengelola kegiatan TI dan bertanggungjawab menyediakan hasilnya

4. Kontraktor terpilih (Preferred contractor) yaitu perusahaan dan outsourcer membangun kerjasama jangka panjang misalnya membuat kembali perusahaan outsourcing untuk menyediakan sumber daya, mengelola kegiatan-kegiatan TI dan menyediakan hasilnya.

Sebagai contoh dalam keputusan melakukan outsourcing aplikasi TI untuk dana pension di suatu bank. Dari hasil kematangan dan integrasi teknologi yang dimiliki dapat dijelaskan sebagai berikut ini. Bank tersebut menggunakan teknologi computer mainframe untuk aplikasi TI pada umumnya. Teknologi ini merupakan yang mereka kuasai. Tingkat kematangan bank ini pada Technology mainframe adalah tinggi.

Aplikasi TI untuk dana pensiunnya tidak menggunakan teknologi mainframe ini akan tetapi menggunakan teknologi client server yang masih baru di perusahaan tersebut. Dari segi aplikasinya , aplikasi TI dana pensiun ini terpisah dengan aplikasi aplikasi TI yang lainnya sehingga tingkat integrasinya rendah. Untuk itu dari hasil evaluasi maka diputuskan bahwa aplikasi TI untuk dana pension bank tersebut dapat di-outsource-kan dengan bentuk pemasok terpilih (preferred supplier)

16

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4. 1. KESIMPULAN

Sistem informasi manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting . Sistem informasi manajemen ini akan sangat membantu perusahaan seperti dalam mengumpulkan, menyimpan serta mengolah data-daya yang diperlukan. Perusahaan harus mengerti benar arti pentingnya kontrol operasional dan pengembangan TI (teknologi Informasi) mampu terus bersaing dengan para kompetitor.

Untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang efektif dan kompetitif terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan yaitu secara insourcing, outsourcing serta co-sourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing, disesuaikan dengan karakter perusahaan, budget perusahaan dan juga kegunaan fungsional sistem Informasi tersebut, tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan bagaimana kondisi yang ada. Dengan begitu pengembangan sistem informasi manajemen yang dibangun dapat diterapkan secara optimal dan memberikan dampak yang positif serta memberikan keuntungan terhadap perusahaan.

4.2. SARAN

Dari pemaparan diatas, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan jika memilih sistem harus disesuaikan dengan :

1. Kebutuhan perusahaan. 2. Kondisi/skill tenaga kerjanya yang berhubungan dengan sistem Informasi 3. Dokumentasi harus baik karena sistem jika Dokumentasi kurang baik hasilnya

juga tidak maksmimal, jadi perlu adanya komitment seluruh management dan karyawan yang selalu berkesinambungan dan profesional dalam mendukung keberhasilan sistem yang dipilih baik outsourcing, paket maupun dikelola internal/insourcing.

4. Setiap karyawan harus dilatih secara berkesinambungan agar dapat melakukan input data dengan benar agar data yang didapatkan benar-benar maksimal dan benar.

5. Pemilihan pihak outsourcing harus dilakukan /dicari pihak yang bisa dipercaya jangan sampai data penting jatuh ke tangan competitor mungkin lebih detail di kontrak kerjasama outsourcingnya

17

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto H.M. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Andi Offset. Yogyakarta

Jurnal manajemen dan agribisnis ISSN 1693-5853 Vol 8 No : 1 Maret 2011

Kadir, Abdul. (2003). Pengenalan Sistem Informasi Edisi 1. Andi Offset. Yogyakarta.

Laudon, Kenneth C. , Laudon, Jane P. 1998. Management Information Systems New Approaches to Organization & Technology. 5th edition, Prentice Hall International, Inc.

Lacity, Mary C, Leslie P. Willocks, Feeny, “ The value of selective IT sourcing “ siloam Management Review, Spring 1996.

Lacity, Mary C; Leslie P. Willlcocks; and David F. Feeny, “ The value of selective IT sourcing”, “ Sloan Management Review, Spring 1996.

Mc Farlan and Mc Kenney’s strategic grid. Mc Farlan, F. Warren ; and R.L. Nolan, “ How to manage an IT outsourcing alliance, “ Siloam Management Review, Winter 1995,p.16. Murhada dan Giap, Yong Ceng (2011). Pengantar teknologi Informasi. Mitra wacana Media

Wright, 2006. Managing Information Technology Fourth Edition. Prentice-Hall. New Jersey.

http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/13/pengembangan-sistem-informasi-dengan-

menggunakan-pendekatan-insourcing-atau-outsourcing-di-perusahaan/

https://tyomulyawan.wordpress.com/2014/01/02/metode-pengembangan-sistem-

informasi-perusahaan-insourcing-outsourcing-co-sourcing/