pengendalian mesyuarat agung -...
TRANSCRIPT
PENGENDALIAN MESYUARAT AGUNG Ezwan bin Bustamin
Ketua Pusat Pengajian Pengurusan Perumahan
INSTITUT KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
BERJAYA HILLS, PAHANG
LATAR BELAKANG PERLEMBAGAAN
PERBADANAN PENGURUSAN
PERSEDIAAN AGM
PROSIDING AGM PASCA AGM RUMUSAN
SKOP SYARAHAN
Di akhir ceramah ini, anda akan berupaya untuk:-
I. Menerangkan peruntukan perundangan mengenai keahlian
Perbadanan Pengurusan dan keanggotaan JK Pengurusan
II. Mengenal pasti keperluan tempoh untuk panggilan AGM dan
ketetapan yang perlu ada dalam AGM;
III. Menerangkan kelayakan untuk mengundi dan dipilih sebagai
anggota JK Pengurusan ketika AGM; dan
IV.Mengawal selia proses pengendalian mesyuarat AGM oleh
JMB/MC dengan lebih berkesan.
OBJEKTIF CERAMAH
BAB 1 :PERUNTUKAN BAGI BADAN PENGURUSAN
(JADUAL KEDUA, AKTA 757)
• Satu perlembagaan yang seragam bagi suatu Perbadanan Pengurusan.
• Bagi memperuntukan perundangan mengenai: • Keahlian • Anggota Jawatankuasa
Pengurusan • Mesyuarat Agung • Mesyuarat jawatankuasa
pengurusan
KEAHLIAN PERBADANAN PENGURUSAN
• Hanya terhad kepada pemilik petak sesuatu skim strata
• Sekiranya LAYAK, mempunyai hak untuk:- • Mengundi
• Dipilih sebagai anggota JK Pengurusan
• Melantik proksi untuk mengundi
KEANGGOTAAN JK PENGURUSAN
• Min. 3 orang; Maks. 14 orang
• Dipilih setiap kali Mesyuarat Agung Tahunan (MAT)
• Mandatori:- • Pengerusi • Setiausaha • Bendahari
• Keanggotaan maks. 3 tempoh berturut-turut.
• Jawatan mandatori maks. 2 tahun berturut-turut.
KELAYAKAN UNTUK DIPILIH SEBAGAI ANGGOTA JK
• Umur lebih 21 tahun
• Pemilik atau pemilik bersama Petak
• Calon oleh pemilik Petak yang merupakan suatu syarikat, pertubuhan, badan berkanun atau mana badan-badan yang lain
• Anggota keluarga terdekat bagi pemilik petak yang mempunyai dua atau lebih Petak.
TIDAK LAYAK UNTUK DIPILIH SEBAGAI ANGGOTA JK
• proksi
• mempunyai caruman atau caj tertunggak
• pemilik bersama yang mana pemilik bersama yang lagi satu telah dipilih/dicalon
• Anggota keluarga terdekat bagi pemilik petak yang mempunyai dua atau lebih Petak apabila bilangan ambang pemilik petak berkenaan melebihi 49% dalam JK Pengurusan
PENGOSONGAN ANGGOTA JK
• Disifatkan berlaku apabila mana-mana perkara dibawah sub perenggan 3(1)(a)-3(1)(l) tercetus.
• Kecuali subperenggan 3(1)(k), diisi oleh syarikat, pertubuhan, perbadanan wakilnya yang baharu dalam tempoh 14 hari.
• Jika pemecatan dibuat melalui EGM, melamtik anggota baharu sehingga MAT seterusnya.
• Anggota JK Pengurusan yang tinggal melantik seorang pemilik yang lain sehingga MAT seterusnya
RUMUSAN BAB 1
• Keahlian sesuatu JMB/MC
• Keanggotaan JK Pengurusan
• Kelayakan untuk menjadi anggota JK Pengurusan
BAB 2 : PERSEDIAAN MESYUARAT
TUJUAN MESYUARAT AGUNG
• Kehendak statut – Perenggan 10 (1), Jadual Kedua, Akta Pengurusan Strata 2013 (Akta 757)
• Sebagai akauntibiliti terhadap perbadanan pengurusan kepada ahli-ahlinya
• Untuk menimbangkan:
I. akaun-akaun;
II. bajet tahunan;
III. pemilihan jawatankuasa pengurusan
IV. Apa-apa urusan yang berkaitan
TEMPOH MATANG PANGGILAN MESYUARAT
• Lazimnya terdapat 4 jenis mesyuarat di bawah pengurusan strata: • Mesyuarat agung tahunan yang
PERTAMA
• Mesyuarat agung tahunan
• Mesyuarat agung luar biasa (EGM)
• Mesyuarat jawatankuasa pengurusan
• Setiap mesyuarat mempunyai cetusan kematangan yang berbeza-beza mengikut sifat mesyuarat berkenaan
TEMPOH MATANG PANGGILAN MESYUARAT
JENIS MESYUARAT PENCETUS KEPERLUAN PIHAK YANG
MEMANGGIL
RUJUKAN STATUT
Mesyuarat agung
tahunan (MAT) JMB
YANG PERTAMA
Dalam tempoh 12
bulan selepas serahan
milikan kosong
Pemaju Seksyen 17 & 18, Akta
757
MAT perbadanan
pengurusan YANG
PERTAMA
Dalam tempoh 1
bulan setelah 25%
syer agregat telah
diserah milik kepada
pembeli
Pemaju Seksyen 57 (1), Akta
757
MAT • Setahun sekali
• Tidak lebih 3 bulan
dari tarikh ulang
tahun MAT
sebelumnya
Jawatankuasa
pengurusan
Perenggan 10 (2),
Jadual Kedua, Akta
757
TEMPOH MATANG PANGGILAN MESYUARAT
JENIS MESYUARAT PENCETUS KEPERLUAN PIHAK YANG
MEMANGGIL
RUJUKAN STATUT
Mesyuarat agung
tahunan luar biasa
(EGM)
Permintaan telah
memenuhi 25% syer
agregat; atau
Arahan COB.
MAKA,
Secepat mungkin dan
tidak lebih dari 6
minggu dari tarikh
cetusannya.
Jawatankuasa
Pengurusan
Perenggan 11 (2),
Jadual Kedua, Akta
757
JK Pengurusan Tidak melewati 2
bulan antara 2
mesyuarat
Jawatankuasa
pengurusan
Perenggan 5 (2),
Jadual Kedua, Akta
757
NOTIS PANGGILAN MESYUARAT
• Satu kaedah rasmi mengikut perundangan
• Cara pemberitahuan kepada pemilik-pemilik petak tentang kendalian sesuatu mensyuarat
• Kandungan notis • Tempat
• Tarikh
• Masa
• Ketetapan/usul
• Pemberitahuan tentang hak mengundi
Notis MAT yang
pertama
JMB
Borang 5, Peraturan-
Peraturan Pengurusan
Strata
(Penyenggaraan dan
Pengurusan) 2015
MC
Borang 14, Peraturan-
Peraturan Pengurusan
Strata
(Penyenggaraan dan
Pengurusan) 2015
TEMPOH PEMBERIAN NOTIS
JENIS MESYUARAT NOTIS MINIMUM PIHAK YANG
DIPANGGIL
RUJUKAN STATUT
MAT yang pertama Tidak kurang 14 hari
dari tarikh mesyuarat
• Pemaju
• Pemilik petak
Seksyen 57 (3), Akta
757
MAT Tidak kurang 14 hari
dari tarikh mesyuarat
Pemilik petak Perenggan 12 (1),
Jadual Kedua, Akta
757
EGM Tidak kurang 14 hari
dari tarikh mesyuarat
Pemilik petak Perenggan 11 (4),
Jadual Kedua, Akta
757
Jawatankuasa
pengurusan
Tidak kurang 7 hari
dari tarikh mesyuarat
Anggota
jawatankuasa
pengurusan
Perenggan 5 (3),
Jadual Kedua, Akta
757
LATIHAN
Mesyuarat
MAT pertama
JMB
Tarikh vacant
possession yang
pertama
1 Jun 2015
Tarikh akhir untuk
kendalikan MAT yang
pertama
Tarikh akhir untuk notis
mesyuarat
Mesyuarat
EGM
Tarikh 25% permintaan
pemilik tercapai
15 Ogos 2015
Tarikh akhir untuk
kendalikan EGM
Tarikh akhir untuk notis
mesyuarat
LATIHAN
Mesyuarat
MAT pertama
JMB
Tarikh vacant
possession yang
pertama
1 Jun 2015
Tarikh akhir untuk
kendalikan MAT yang
pertama
31 Mei 2016
Tarikh akhir untuk notis
mesyuarat
18 Mei 2016
Mesyuarat
EGM
Tarikh 25% permintaan
pemilik tercapai
15 Ogos 2015
Tarikh akhir untuk
kendalikan EGM
Tarikh akhir untuk notis
mesyuarat
CARA PENGIRAAN HARI NOTIS
18 Mei 2016 Hari notis dipamer
19 Mei 2016 Hari ke-2 notis
20 Mei 2016 Hari ke-3 notis
21 Mei 2016 Hari ke-4 notis
22 Mei 2016 Hari ke-5 notis
23 Mei 2016 Hari ke-6 notis
24 Mei 2016 Hari ke-7 notis
25 Mei 2016 Hari ke-8 notis
26 Mei 2016 Hari ke-9 notis
27 Mei 2016 Hari ke-10 notis
28 Mei 2016 Hari ke-11 notis
29 Mei 2016 Hari ke-12 notis
30 Mei 2016 Hari ke-13 notis
31 Mei 2016 Tarikh MAT pertama
JMB
LATIHAN
Mesyuarat
MAT pertama
JMB
Tarikh vacant
possession yang
pertama
1 Jun 2015
Tarikh akhir untuk
kendalikan MAT yang
pertama
31 Mei 2016
Tarikh akhir untuk notis
mesyuarat
18 Mei 2016
Mesyuarat
EGM
Tarikh 25% permintaan
pemilik tercapai
15 Ogos 2015
Tarikh akhir untuk
kendalikan EGM
Tarikh akhir untuk notis
mesyuarat
LATIHAN
Mesyuarat
MAT pertama
JMB
Tarikh vacant
possession yang
pertama
1 Jun 2015
Tarikh akhir untuk
kendalikan MAT yang
pertama
31 Mei 2016
Tarikh akhir untuk notis
mesyuarat
18 Mei 2016
Mesyuarat
EGM
Tarikh 25% permintaan
pemilik tercapai
15 Ogos 2015
Tarikh akhir untuk
kendalikan EGM
25 September 2015
Tarikh akhir untuk notis
mesyuarat
12 September 2015
PENYEDIAAN BUKU LAPORAN TAHUNAN
• Pek dokumen mesyuarat yang mengandungi :
• Agenda MAT
• Salinan minit MAT sebelumnya
• Laporan JK Pengurusan termasuk laporan-laporan JK Kecil
• Salinan akaun teraudit bersama laporan juru audit
• Anggaran belanjawan
• Apa-apa penyataan/usul yang ingin dipertimbangkan
AGENDA MESYUARAT
• Sek. 58 Akta 757 telah menetapkan agenda MAT YANG PERTAMA dimasukkan 8 perkara berikut:-
1. Penentuan bilangan anggota JK pengurusan dan pemilihan mereka;
2. Menimbangkan belanjawan;
3. Memutuskan jumlah caruman caj penyenggaraan dan caruman sinking fund;
4. Menentukan kadar bunga ke atas caj pembayaran lewat;
5. Menimbangkan akaun teraudit;
6. Memutuskan pengambilan insurans;
7. Memutuskan perkara mengenai undang-undang kecil; dan
8. Menimbangkan apa-apa perkara berkaitan dengan penyenggaraan dan pengurusan harta bersama.
Siapa di antara anda yang berpengalaman
menghadiri mana-mana MAT ?
MELETIHKAN sekiranya
berlanjutan selama berjam-
jam.
Tidak akan mendorong ahli-
ahli untuk hadir MAT
seterusnya.
2 JAM TEMPOH IDEAL SESUATU MAT
5 PERKARA UNTUK MENINGKATKAN
KEBERKESANAN MAT
MELETAKKAN MASA TAMAT DALAM AGENDA
• Menjadi amalan biasa letak masa mula tetapi jarang meletakkan masa tamat
• Tidak melebihi 2 JAM dari masa mula
5 PERKARA UNTUK MENINGKATKAN
KEBERKESANAN MAT
MEMULAKAN MESYUARAT TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN
• Mula sebaik sahaja kuorom mencukupi
• 30 minit sekiranya tiada kuorom dipanggil
• Meningkatkan kesedaran kepentingan menepati masa
• URUSAN YANG SERIUS
5 PERKARA UNTUK MENINGKATKAN
KEBERKESANAN MAT
MELETAKKAN TANDA ARAS MASA BAGI SETIAP SEGMEN DALAM AGENDA
• Sebagai gambaran yang jelas tempoh masa yang ditetapkan pada setiap segmen
• Meningkatkan keberkesanan mesyuarat dapat ditamatkan dalam tempoh yang diingini.
• “8.30 pm Mengesahkan minit mesyuarat”
• “8.35 pm Pembentangan maklum balas”
5 PERKARA UNTUK MENINGKATKAN
KEBERKESANAN MAT
AGENDA DINYATAKAN SECARA DESKRIPTIF
• Meningkatkan peluang bagi mendapatkan hasil mesyuarat yang diingini
LEMAH BAIK AMAT BAIK
Maklum balas usul 10.15 pm Permohonan
untuk meluluskan
kerja-kerja pembaikan
/ penggantian
10.15 Syor untuk
meluluskan usul no. 1
“akan cadangan
pembaikan sistem
boom gate”.
10.18 Syor untuk
meluluskan usul no. 2
“akan cadangan
penggantian papan
tanda arah”.
5 PERKARA UNTUK MENINGKATKAN
KEBERKESANAN MAT
KERTAS-KERTAS MESYUARAT DISUSUN DALAM KEADAAN TERATUR
• Kandungan dalam Buku Laporan Tahunan hendaklah disusun sebagaimana mengikut aturan agenda
• Mengelakkan kekeliruan dan kekalutan yang mengheret masa
PENGEMUKAAN USUL
TUJUAN
• Sebagai usaha menambah baik komuniti melalui: Perolehan aset atau perkhidmatan
Meminda atau mewujudkan undang-undang kecil
Apa-apa cadangan yang melibatkan perkara dasar
KAEDAH
• Secara bertulis dihantar ke alamat berdaftar perbadanan pengurusan
• Tidak lewat 7 hari dari tarikh mesyuarat agung yang ingin diadakan
• Dipamer dan dinyatakan sebagaimana dikemukakan oleh pencadangnya
• Tidak mengandungi kata-kata kesat atau menjejaskan keharmonian komuniti
KAEDAH UNTUK MENINGKATKAN KEBERKESANAN PERSETUJUAN USUL
S Spesifik
M Measurable (boleh diukur)
A Action oriented (berhalukan tindakan)
R Realistik
T Technically correct (menepati aspek teknikal)
KAEDAH UNTUK MENINGKATKAN KEBERKESANAN PERSETUJUAN USUL
CONTOH USUL
“Agar perbadanan pengurusan mendirikan pagar keselamatan di sepanjang perimeter kolam renang sebelum cuti sekolah akhir tahun demi meningkatkan tahap pengawasan dan keselamatan pengguna kolam renang di kalangan kanak-kanak.”
ANALISIS USUL
• Spesifik – menjuruskan kepada perkara yang diinginkan
• Boleh diukur – penyampaian dapat diukur
• Berhalukan tindakan – mendirikan pagar keselamatan
• Realistik – tempoh masa adalah wajar; elakkan perkataan serta merta
• Menepati aspek teknikal – usul adalah berkaitan dengan harta bersama
“Agar perbadanan pengurusan menjaga
peralatan harta bersama dalam keadaan sentiasa
baik”
“Agar perbadanan pengurusan menambah baik
tahap keselamatan komuniti”
“Agar perbadanan pengurusan menimbangkan
peningkatan tahap pengawasan di kawasan
kolam renang”
TIDAK SPESIFIK – harta bersama adalah umum
TIDAK REALISTIK – peralatan akan usang dan uzur
(wear and tear)
TIDAK BOLEH DIUKUR – bagaimana ingin
mengetahui tahap penyampaiannya?
BUKAN BERHALUKAN TINDAKAN – hanya untuk
memikirkannya; tiada permintaan untuk melakukan
apa-apa tindakan
“Agar perbadanan pengurusan mengenakan
bayaran sewa kepada penghuni yang ingin
menggunakan dewan serbaguna”
TIDAK MENEPATI ASPEK TEKNIKAL – dewan
serbaguna adalah harta bersama dan setiap
penghuni berhak mendapatkan manfaatnya
tanpa dikenakan sewa
PAPARAN ORANG YANG BERKELAYAKAN MENGUNDI
Nama-nama orang yang berhak mengundi hendaklah:
• Dipamerkan di papan notis rasmi
• Minimum 48 jam sebelum masa mesyuarat
Penting untuk mengelakkan pertikaian dan keraguan
(Perenggan 14, Jadual Kedua, Akta 757)
HAK MENGUNDI PEMILIK
• Secara angkat tangan - satu undi untuk satu petak
• Secara pengundian (poll) – bilangan undi bersamaan dengan unit syer diumpukkan
Hilang hak mengundi seandainya mempunyai tunggakkan pada hari ke-7 sebelum tarikh mesyuarat
(Perenggan 21, Jadual Kedua, Akta 757)
PROKSI
• Wakil yang dilantik oleh pemilik untuk mewakili dirinya melalui suatu surat cara pelantikan
• Dihantar kepada perbadanan pengurusan 48 jam sebelum mesyuarat
• Luput setelah tamat mesyuarat
• Hak mengundi seperti pemilik
• Tidak boleh dilantik menjadi anggota jawatankuasa
DIHADKAN hanya mewakili satu pemilik dalam mana-mana satu mesyuarat agung
HAK MENGUNDI PEMILIK BERSAMA
• Secara angkat tangan - satu undi diberikan kepada proksi dilantik
• Secara pengundian (poll) – bilangan undi bersamaan dengan bilangan syer yang berkadaran terhadap unit syer diumpukkan
(Perenggan 22, Jadual Kedua, Akta 757)
JAWATANKUASA PENGUNDIAN
• Sebaik-baiknya dibentuk di kalangan pemilik-pemilik petak
• Berhak mengundi jika layak
• Peranan dan fungsi
• Menyediakan kertas undi
• Menyediakan tempat pengundian
• Melantik ejen-ejen penyemakan kertas undi
• Melakukan kiraan undi
• Mengumumkan jumlah kiraan undi
RUMUSAN BAB 2
• Tempoh matang mesyuarat
• Tempoh notis mesyuarat
• Agenda mesyuarat
• 5 perkara melancarkan mesyuarat
• SMART
• Orang berkelayakan mengundi
BAB 3 : PROSIDING MESYUARAT
PENDAFTARAN
• Memastikan hanya orang berkelayakan mengundi sahaja yang dibenar mengundi
• Berdasarkan kepada senarai yang telah dipamerkan sahaja
• Mendapatkan kuorom mesyuarat dengan lebih pantas
• Kad pengenalan dan passport sahaja sebagai pengenalan identity
• Tanda undian, kertas undi dan buku laporan tahunan diedarkan ketika ini
TANDA UNDI
• Pelbagai kaedah boleh digunakan
• Sebagai tanda jumlah undi
• Satu undi
• Dua undi
• Tiga undi
• Bertujuan untuk memudahkan kiraan undi dan hanya orang berkelayakan sahaja yang dapat memberikan undi
1
JOE
CINDY
KEHADIRAN ORANG BUKAN BERKELAYAKAN MENGUNDI
• Tiada perundangan menghalang mereka untuk hadir
• Dipisahkan dari orang yang layak mengundi
• MAT bersifat mesyuarat tertutup untuk pemilik-pemilik petak sahaja
• Anggota keselamatan atau COB boleh hadir jika ada keperluan
KUOROM MESYUARAT
SEPARUH dari orang yang berkelayakan yang hadir
Kuorom dibentuk di kalangan orang yang berkelayakan yang hadir
Sekiranya tidak juga dapat dipanggil kuorom
CARA MEMUTUSKAN PERKARA
ANGKAT TANGAN 1 UNDI untuk
1 PETAK
PENGUNDIAN (POLL)
Bilangan SYER YANG DIUMPUKKAN pada
petak
PENGERUSI MESYUARAT
• Hanya pemilik petak sahaja boleh mempengerusikan mesyuarat
• Lazimnya Pengerusi JK Pengurusan
• Ejen/Pengurus harta tidak boleh jadi pengerusi
• Tiada konsep penaung
• Hendaklah mempengerusikan mesyuarat sehingga tamat
?
MEMULAKAN MESYUARAT • Call to order
• Pengerusi berada di hadapan dan diapit bersama setiausaha dan bendahari
• Mengumumkan permulaan mesyuarat dengan menyatakan: • Nama penuh perbadanan
• Nama mesyuarat
• Memperkenalkan anggota JK Pengurusan
• Taklimat housekeeping • Agenda mesyuarat
• Pengungsian mesyuarat
“Saya dengan ini mengisytiharkan
mesyuarat agung tahunan bagi
Perbadanan Pengurusan Pangsapuri
Khidmat Melawati di dewan serbaguna
Saville@Melawati pada hari Selasa
bertarikh 15hb September 2015 ini secara
rasmi dimulakan.”
SYOR MASA
8-10 MINIT
PENGESAHAN MINIT MAT SEBELUMNYA
• Secara wajar minit telah diedarkan sebelum MAT
• Pengerusi mencadangkan minit telah dibaca dan diterima
• Hanya dibaca setiausaha jika ada tuntutan
• Usul untuk mengesahkan minit dan disokong
• Dicatat oleh pencatit minit jika ada pindaan.
SYOR MASA
8-10 MINIT
SYOR MASA
3 MINIT
Jika ADA tuntutan untuk dibaca
Jika TIADA
tuntutan untuk dibaca
PERKARA-PERKARA BERBANGKIT DALAM MINIT
• maklum balas minit mesyuarat perlulah diperolehi, direkodkan dan dilampirkan dalam Buku Laporan Tahunan.
• maklum balas tersebut diterima secara angkat tangan mengikut perkara-perkara yang dibangkitkan
• maklum balas yang tidak diterima sahaja dibincangkan dan seterusnya diputuskan sama ada diterima atau ditangguh
SYOR MASA
8-10 MINIT
PEMBENTANGAN DAN PERBINCANGAN AKAUN TERAUDIT
• dibentangkan oleh bendahari
• dicadangkan diterima dan seterusnya meminta seorang ahli mesyuarat untuk menyokongnya
• pengerusi membuka cadangan sama ada akaun teraudit dan laporan berkenaan untuk dibincangkan
• membuka undian pemutus sekiranya terdapat cadangan ketika perbincangan
SYOR MASA
10-15 MINIT
PEMBENTANGAN BAJET TAHUNAN
• dibentangkan oleh bendahari
• dicadangkan diterima dan seterusnya meminta seorang ahli mesyuarat untuk menyokongnya
• kegagalan untuk diterima memberikan kesan caruman penyelenggaraan tidak boleh ditentukan dan tidak boleh dibelanjakan
• penyedia bajet perlu bersedia untuk menjawab persoalan mengenainya dengan berkesan
SYOR MASA
10 -15 MINIT
PENGUMUMAN PERSARAAN JAWATAN
• anggota jawatankuasa pengurusan hendaklah dipilih pada setiap mesyuarat agung tahunan
• pengerusi hendaklah mengumumkan persaraan kesemua anggota JK Pengurusan
• umumkan juga persaraan kesan dari tempoh maksimum
• 3 tempoh berturut-turut anggota JK Pengurusan
• 2 tahun bagi jawatan Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari
SYOR MASA
3 MINIT
PENENTUAN BILANGAN ANGGOTA JAWATANKUASA PENGURUSAN
• cadangan sama ada ingin mengekal, menambah atau mengurangkan bilangan
• bilangan anggota jawatan kuasa hendaklah di antara 3 hingga 14 orang
• mempunyai jawatan utama terdiri dari seorang pengerusi, setiausaha dan bendahari SYOR MASA
3 MINIT
PENCALONAN ANGGOTA JAWATANKUASA PENGURUSAN
• Pemilihan dilakukan secara satu persatu mengikut jawatan yang telah diputuskan
• Ahli-ahli mesyuarat yang berkelayakan hendaklah mencalonkan penama yang berkelayakan dan disokong dengan seorang ahli mesyuarat yang lain.
• Pengerusi hendaklah memberikan masa yang wajar bagi menggalakkan lebih ramai calon dinamakan
• ditutup sehinggalah seorang ahli mesyuarat mencadangkannya dan disokong
SYOR MASA
3 - 5 MINIT
Untuk setiap jawatan
UNDIAN PEMILIHAN ANGGOTA JAWATANKUASA PENGURUSAN
• hanya dilakukan sekiranya terdapat lebih dari satu nama dicalonkan pada pemilihan sesuatu jawatan
• Secara lumrahnya, undian dilakukan secara angkat tangan
• kaedah pengundian jika telah dituntut dan diputuskan terlebih awal
• pengerusi mempunyai undi pemutus dalam hal jumlah undian yang sama banyak
SYOR MASA
3 - 5 MINIT
Untuk setiap jawatan
UNDIAN PEMILIHAN ANGGOTA JAWATANKUASA PENGURUSAN
• calon yang tidak berjaya dipilih dalam jawatan tertentu dibenarkan bertanding dalam jawatan yang lain tetapi perlu dicalonkan semula dan disokong pencalonannya itu
• Susunan pemilihan anggota jawatankuasa secara lazimnya mengikut tertib Pengerusi, Timbalan Pengerusi (jika berkaitan), Setiausaha, Bendahari dan anggota jawatankuasa lain
SYOR MASA
3 - 5 MINIT
Untuk setiap jawatan
PERBAHASAN DAN PEMUTUS USUL
SYOR MASA
10 -15 MINIT
Pembentangan Usul
Sokongan Usul
Perbahasan Usul
Undian Usul Untuk setiap
usul
• Lazimnya dibentangkan oleh
Pengerusi
• Hanya dibentangkan oleh
pencadang jika ia satu keperluan
bagi mendapatkan penjelasan
yang lebih tepat dan baik terhadap
usul berkenaan
PERBAHASAN DAN PEMUTUS USUL
SYOR MASA
10 -15 MINIT
Pembentangan Usul
Sokongan Usul
Perbahasan Usul
Undian Usul Untuk setiap
usul
• pengerusi hendaklah meminta
seorang ahli mesyuarat untuk
menyokongnya
PERBAHASAN DAN PEMUTUS USUL
SYOR MASA
10 -15 MINIT
Pembentangan Usul
Sokongan Usul
Perbahasan Usul
Undian Usul Untuk setiap
usul
Amalan terbaik perbahasan
berdasarkan Robert’s Rules of Order • Bahasan merujuk kepada Pengerusi dan
bukannya kepada pencadang usul
• Tidak membahaskan personaliti pencadang
• Tidak lebih dari 5 orang untuk membahaskannya
(3 paling ideal)
• Seorang berpeluang maksimum 10 minit dan
tiada peluang kedua
• Tiada debat silang (cross-debate)
PERBAHASAN DAN PEMUTUS USUL
SYOR MASA
10 -15 MINIT
Pembentangan Usul
Sokongan Usul
Perbahasan Usul
Undian Usul Untuk setiap
usul
• hanya pada kiraan angkat tangan orang
yang berkelayakan
• pihak yang tidak mengangkat tangan
dianggap berkecuali dan tidak dikira
sebagai undian • Tertibnya, undi terima dahulu kemudian
diikuti undi tolak
• TIADA usul ditangguh; hanya TERIMA atau
TOLAK • Pengerusi mengisytiharkan pemutusnya
RESOLUSI PEMUTUS
JENIS RESOLUSI SYARAT PENERIMAAN CONTOH USUL
BERKAITAN Ketetapan biasa
(ordinary resolution)
Perlu ada notis sekurang-kurang
7 hari
Bilangan undi menerima
mengatasi bilangan undi menolak
Cadangan pembinaan pagar
keselamatan kanak-kanak di
kolam renang
Ketetapan khas
(special resolution)
Perlu ada notis sekurang-kurang
21 hari
Penerimaan 3/4 daripada orang
yang berhak mengundi yang
hadir
Cadangan pindaan terhadap
undang-undang kecil tambahan
RESOLUSI PEMUTUS
JENIS RESOLUSI SYARAT PENERIMAAN CONTOH USUL
BERKAITAN Ketetapan komprehensif
(comprehensive resolution)
Perlu ada notis sekurang-kurang
30 hari
Pengundian dibuat selepas 60
hari dari MAT
Penerimaan 2/3 daripada unit
syer petak-petak semua pemilik
Cadangan penubuhan
perbadanan pengurusan
subsidiari
Ketetapan sebulat suara
(uninamous resolution)
Perlu ada notis sekurang-
kurangnya 21 hari
Seratus Peratus (100%) pemilik
petak menerima usul
dicadangkan
Cadangan penamatan pecah
bahagi bangunan
PENANGGUHAN MESYUARAT
• Apabila kesemua agenda mesyuarat agung telah pun dilangsungkan
• seorang ahli mesyuarat perlu mengusulkan penangguhan mesyuarat dan disokong oleh seorang ahli mesyuarat yang lain
• pengerusi mengumumkan persaraan anggota jawatankuasa pengurusan yang lama
• penguat kuasaan pemegangan jawatan anggota jawatankuasa yang baru
• mesyuarat kemudiannya secara rasmi ditamatkan dan bersurai
RUMUSAN BAB 3
• Pendaftaran
• Kuorom mesyuarat
• Pengerusi mesyuarat
• Permulaan mesyuarat
• Pengesahan minit
• Pembentangan Akaun Teraudit dan Bajet
• Perbahasan usul
• Resolusi
• Penangguhan
BAB 4 : PASCA MAT
PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT
• Merekod dan menyimpan minit prosiding
• Ditanda tangani oleh Pengerusi dan Setiausaha
• Diedar salinan minit mesyuarat kepada pemilik-pemilik dan dipamer pada papan notis dalam masa 28 hari selepas mesyuarat
FORMAT MINIT MESYUARAT
• format yang lazim diguna pakai
• minit yang mengandungi
segala perbincangan dan
butiran penting ketika
dalam mesyuarat • merekodkan:
• nama pencadang
dan penyokong
• Butiran jumlah undian
• format yang biasanya
digunakan oleh AGM yang
besar dan banyak usul
• merekodkan keputusan
perbincangan dan usul
sahaja
• tidak direkodkan nama
pencadang dan penyokong
• tidak direkodkan butiran
jumlah undian
FORMAT MINIT MESYUARAT
Contoh 5.1 Usul No. 5 … telah
dibentangkan dan disokong
oleh En. Azree Abidin.
5.1.1 Perbincangan:
5.1.1.1 En. Sarkunan….. 5.1.1.2 Pn. Sandra …
5.1.2 Undian secara angkat
tangan merekodkan 32 terima
dan 45 tolak.
5.1.3 Mesyuarat memutuskan
usul no.5 … adalah ditolak
Contoh Agenda 4 : Menentukan bilangan
anggota JK Pengurusan
4.1 Mesyuarat secara angkat tangan memutuskan bilangan JK
Pengurusan dikekalkan pada 5
orang.
Agenda 5 : Pemilihan anggota JK
Pengurusan
5.1 Mesyuarat secara angkat setuju memilih En Ramdan sebagai
pengerusi JK Pengurusan bagi
penggal …
5.2 Mesyuarat setuju memilih Cik Mirah sebagai setiausaha setelah
hanya satu pencalonan sahaja.
PEMFAILAN MINIT MESYUARAT
• Memfailkan kepada COB salinan-salinan dokumen berikut yang diperakui benar dalam masa 28 hari selepas mesyuarat • Akaun teraudit dan laporan
juruaudit yang dibentang dalam AGM;
• Ketetapan yang telah diluluskan pada AGM itu; dan,
• Minit mesyuarat AGM itu.
Ceramah dengan ini telah pun:-
I. Menerangkan peruntukan perundangan mengenai keahlian
Perbadanan Pengurusan dan keanggotaan JK Pengurusan
II. Menyampaikan keperluan tempoh untuk panggilan AGM dan
ketetapan yang perlu ada dalam AGM;
III. Menerangkan kelayakan untuk mengundi dan dipilih sebagai
anggota JK Pengurusan ketika AGM; dan
IV.Menunjukkan proses pengendalian mesyuarat AGM yang lebih
berkesan.
RUMUSAN
APAKAH PERBEZAAN
MESYUARAT AGM JMB/MC
DENGAN MESYUARAT AGM
PERTUBUHAN LAIN?
RUMUSAN