pengolahan bahan pustaka
DESCRIPTION
Buku Materi Pokok Modul UT Pengolahan Bahan Pustaka oleh Yuyu Yulia dan B. Mustafa, tahun 2007TRANSCRIPT
1
Pendahuluan
• MODUL 9 Sistem Otomasi di Perpustakaan Drs. B. Mustafa, M.Lib.
odul ini membahas prinsip penerapan sistem otomasi
perpustakaan dalam kaitannya dengan organisasi
informasi dan dokumen di perpustakaan. Namun
sebelumnya akan dibahas dasar-dasar penerapan sistem otomasi
dalam menjalankan fungsi-fungsi dan kegiatan di perpustakaan
secara umum. Juga akan dibahas secara umum dan ringkas
mengenai penggunakan hardware dan software atau teknologi
informasi tertentu tertentu dalam mendukung sistem otomasi
perpustakaan. Sistem otomasi perpustakaan dapat dijelaskan secara
sederhana adalah “Menjalankan seluruh (sebagian besar)
kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan
dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer)
secara terpadu.”
Bagian kegiatan di perpustakaan yang biasa diotomasikan
adalah:
1. Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, verifikasi dan pemesanan serta pembelian buku dsb).
2. Pengolahan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan nomor klasifikasi, penentuan subjek, pembuatan dan pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi, dsb).
3. Pelayanan kepada pengguna: a. Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (Online Public
Access Catalog) b. Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan
keterlambatan, denda, pemesanan (reservasi). Semua kegiatan bagian ini biasa dikenal sebagai sistem layanan sirkulasi.
c. Sistem pelaporan dan pembuatan statistik.
M
2
d. Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan otomatis bagi pengunjung perpustakaan.
Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan memahami
dan mampu menjelaskan:
1. Pengertian tentang prinsip sistem otomasi di perpustakaan
secara umum dan dalam kaitannya dengan organisasi
informasi dan dokumen.
2. Ruang lingkup kegiatan sistem otomasi perpustakaan.
3. Berbagai jenis contoh software dan hardware serta
teknologi informasi yang banyak diterapkan untuk sistem
otomasi perpustakaan di Indonesia.
4. Sistem otomasi yang biasa dimanfaatkan pada berbagai
kegiatan dalam perpustakaan.
5. Sistem database dan teknik pengelolaannya.
6. Sumberdaya manusia dalam sistem otomasi perpustakaan.
1 Sistem Otomasi Perpustakaan
ang dimaksud dengan sistem otomasi disini secara sederhana
adalah “Menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di
perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan
menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara
terpadu.”
Ada beberapa kata kunci yang telah dicetak tebal pada kalimat
penjelasan diatas, yaitu seluruh atau sebagian besar kegiatan. Jadi
Suatu sistem perpustakaan baru dapat dikatakan menggunakan sistem
otomasi kalau sudah memanfaatkannya untuk seluruh atau paling tidak
sebagian besar kegiatan yang dilakukan. Kalau hanya untuk satu
kegiatan, misalnya hanay untuk menginput dan menampilkan katalog
perpustakaan, belumlah dapat dikatakan menerapkan sistem otomasi.
Kalau penggunaan komputer hanya untuk satu atau dua kegiatan, itu
Y Pengertian
3
berarti hanay menggunakan komputer di perpustakaan. Belum dapat
dikatakan sistem otomasi perpustakaan. Kata kunci lain yang dicetak
tebal adalah meningkatkan mutu layanan. Tujuan utama dari
penerapan sistem otomasi di perpustakaan, adalah untuk meningkatkan
mutu layanan di perpustakaan. Karena itu, sistem otomasi yang tidak
dapat meningkatkan mutu layanan, tidak dapat dikatakan suatu sistem
otomasi. Kata kunci terakhir yang tentu saja penting adalah
menggunakan sarana teknologi informasi atau komputer secara
terpadu. Ini berarti tidak hanya komputer yang digunakan dalam
mengembangkan sistem otomasi di perpustakaan, melainkan ada pula
bentuk teknologi informasi lainnya. Walaupun tentu saja intinya adalah
perangkat keras dan perangkat lunak komputer, seperti yang biasa
digunakan pada umumnya di kantor-kantor. Semua sistem dan sarana itu
digunakan secara terpadu atau saling terkait satu sama lain. Biasanya
dilakukan dalam suatu sistem jaringan.
Seperti telah disebutkan diatas, bahwa suatu sistem seharusnya
bermanfaat dalam meningkatkan mutu layanan perpustakaan. Tentu ini
menyangkut pula dua hal. Yaitu sistem otomasi akan bermanfaat bagi
pengguna yang akan memerlukan layanan perpustakaan dan akan pula
bermanfaat bagi petugas perpustakaan yang akan melakukan tugas
pelayanan, termasuk petugas penyiapan pelayanan di bagian lain
perpustakaan, misalnya bagian pengembangan koleksi, bagian
pengolahan bahan pustaka dan bermanfaat pula bagi petugas di berbagai
bagian lain yang ada di perpustakaan.
Keuntungan bagi pengguna dan petugas perpustakaan dengan adanya sistem
otomasi perpustakaan:
Keuntungan bagi pengguna perpustakaan dengan adanya sistem
otomasi:
• Pengguna akan lebih mudah dalam mencari informasi.
• Pengguna mendapat lebih banyak pilihan titik pencarian (kata kunci,
subjek, pengarang pertama, pengarang kedua dan seterusnya, semua
kata atau istilah yang terdapat pada judul buku). Bandingkan dengan
sistem katalog manual, yang biasanya sebuah buku hanya bisa
4
dicari pada sistem katalog manual melalui nama pengarang, atau
melalui kata pertama dari judul buku, atau melalui kata atau istilah
subjek yang diangkat sebagai tajuk pencarian.
• Pengguna akan lebih nyaman menggunakan sistem temu-balik.
Diharapkan tentu saja akan lebih nyaman bagi pengguna dalam
mencari informasi, karena pengguna cukup menekan tombol-tombol
pada papan-ketik komputer, data katalog yang dicari dapat segera
muncul di layar komputer. Pengguna tidak perlu menarik laci
katalog, dan memilih-milih dari ratusan kartu katalog yang berjejer
dalam laci, seperti yang sering dialami pada pencarian katalog buku
pada sistem kartu katalog.
• Waktu layanan lebih cepat. Rata-rata pencarian informasi katalog
koleksi menggunakan komputer akan jauh lebih cepat dibandingkan
pencarian melalui katalog sistem manual. Tentu saja karena memang
komputer, apalagi menggunakan perangkat komputer yang paling
mutakhir, maka sistem kerja komputer semakin cepat, jauh lebih
cepat dibandingkan kemampuan manusia mencari informasi tertentu
dalam kumpulan informasi yang berjumlah banyak sekali.
• Ada kepastian bagi pengguna tentang keberadaan dokumen yang
dicari sebelum menuju rak penyimpanan koleksi. Hal ini karena
dalam sistem pencarian informasi pada katalog (OPAC) yang biasa
digunakan pada sistem otomasi, status keberadaan bahan pustaka
dapat diketahui melalui sistem katalog online yang diterapkan.
• Selain itu data pada sistem katalog terotomasi dengan mudah dapat
disalin (dicopy) jika diinginkan untuk berbagai keperluan, serta
berbagai keuntungan lain sistem otomasi perpustakaan yang dapat
dimanfaatkan oleh pengguna.
Keuntungan bagi petugas perpustakaan dengan adanya sistem
otomasi:
• Petugas akan lebih mudah dalam melaksanakan kegiatan dan
pekerjaannya.
• Petugas dapat memanfaatkan hasil pekerjaannya yang sudah
dilakukan untuk berbagai keperluan lain. Misalnya jika petugas
sudah melakukan input data untuk membuat katalog buku pada
sistem OPAC, maka data yang sama dapat pula dimanfaatkan untuk
5
membuat bibliografi dengan penampilan dan susunan yang berbeda
dengan data katalog. Namun data yang diolah tetap sama. Hal ini
merupakan kelebihan utama dari sistem otomasi. Ini dikenal dengan
istilah reusable (dapat digunakan kembali) atau dikenal juga bahwa
sistem otomasi mengurangi atau menghilangkan kegiatan yang
bersifat redundan atau menghilangkan pengulangan pekerjaan yang
sesungguhnya tidak perlu.
• Pekerjaan tentu akan lebih cepat diselesaikan. Misalnya akan
mengurutkan atau mengabjad kartu katalog, yang pada sistem manual
dilakukan sendiri oleh petugas. Dengan sistem otomasi pengabjadan
atau pengurutan dapat dilakukan secara otomatis dengan komputer
dalam waktu yang sangat cepat, walau data akan yang diabjad atau
diurut berdasarkan nomor atau sistem tertentu berjumlah sampai
puluhan ribu. Pekerjaan seperti ini dengan mudah dapat diselesaikan
dengan cepat menggunakan sarana komputer dalam sistem otomasi.
• Bahkan dengan memanfaatkan sarana teknologi informasi yang
semakin beragam bentuk, format dan tujuannya, berbagai kegiatan
yang dahulu susah payah dan memakan enerji banyak dan waktu
yang lama, kini dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Cobalah
misalnya menduplikasi gambar berwarna secara manual. Akan sulit
dan lama dilakukan. Tetapi dengan sistem terotomasi, gambar
berwarna dapat dipindai (discan) menggunakan peralatan document
scanner, lalu setelah gambar diubah ke dalam bentuk digital, dapat
dicetak (diprint) dengan printer berwarna sehingga dihasilkan
duplikasi gambar yang serupa. Bahkan gambar tersebut dapat pula
dimanipulasi (diedit dan diubah-ubah) sedemikian rupa sesuai
dengan keinginan baik ukuran, ketajaman warna dan sebagainya.
• Dengan sistem otomasi petugas dapat mengembangkan atau
meningkatkan sistem layanan baru secara lebih proaktif yang
sebelumnya sulit dilakukan secara manual. Misalnya pengguna yang
lokasinya jauh dari perpustakaan akan mudah dilayani menggunakan
sarana teknologi informasi. Bahkan jam layanan perpustakaan dapat
diperpanjang sampai 24 jam dalam sehari. Semua sistem layanan
tambahan ini dapat dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan
langsung oleh manusia atau pustakawannya.
6
• Petugas dapat lebih kreatif memikirkan dan mengembangkan cara
kerja untuk kemudahan dalam memberi layanan yang semakin
bermutu kepada penggunanya.
KOMPONEN SISTEM OTOMASI
Sistem otomasi perpustakaan, sebagaimana sistem otomasi pada
umumnya, secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen.
Komponen itu adalah (1) hardware, (2) software, (3) data atau database
dan yang juga penting dibahas disini adalah komponen (4) sumberdaya
manusia (SDM).
Hardware atau perangkat keras, yaitu benda atau peralatan
teknologi informasi yang digunakan dalam sistem otomasi perpustakaan.
Termasuk disini adalah perangkat komputer, printer, document scanner,
barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem untuk
fasilitas internet, hub untuk keperluan sistem jaringan dan berbagai
peralatan teknologi mutakhir lainnya yang semakin banyak digunakan di
perpustakaan. Penjelasan mengenai hardware untuk sistem otomasi
perpustakaan akan dibahas secara ringkas saja dalam Modul 9 ini.
Software atau perangkat lunak, yaitu program komputer yang
digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan sistem otomasi.
Ada beberapa jenis software yang banyak digunakan, misalnya software
sistem operasi (misalnya Windows, Linux, dsb), software tool (misalnya
program pengelola database dsb), software aplikasi (misalnya MS Office,
CDS/ISIS) dan jenis software lain misalnya untuk hiburan (Game dsb).
Penjelasan mengenai software untuk sistem otomasi perpustakaan akan
dibahas secara ringkas pula dalam Modul 9 ini.
Data atau database adalah kumpulan informasi terstruktur dan
saling terkait yang akan diolah dan dimanfaatkan melalui sistem otomasi.
Istilah lain yang sering digunakan untuk pengertian yang sama adalah
basisdata atau pangkalan data. Dalam modul ini akan digunakan istilah
database. Database untuk sistem otomasi perpustakaan adalah database
katalog koleksi perpustakaan (misalnya katalog buku, majalah) atau
database lain, misalnya database anggota perpustakaan, database pegawai
perpustakaan dsb. Komponen ini akan dibahas secara lebih mendalam
dalam Modul 9 ini, karena sesuai dengan pokok bahasan dari
keseluruhan modul.
7
Sumberdaya manusia (SDM) sebagai komponen sistem otomasi
tidak kalah pentingnya untuk dibahas dalam modul ini. SDM otomasi
adalah orang yang akan mengoperasikan sistem otomasi. SDM sistem
otomasi di perpustakaan dapat terdiri atas petugas perpustakaan sebagai
operator sistem, manajer sistem, dan pengguna sistem. Semua komponen
SDM ini perlu pula dikaji secara ringkas untuk mengetahui peranan dan
fungsi serta pembagian dan cara kerjanya masing-masing dalam
mendukung sistem otomasi perpustakaan secara keseluruhan.
Hardware atau perangkat keras dalam sistem otomasi
perpustakaan merupakan komponen yang cukup penting. Tentu saja
penting karena sistem otomasi tidak akan bisa dimulai tanpa adanya
peralatan untuk mendukung sistem otomasi. Dalam hal ini hardware
misalnya adalah perangkat komputer sebagai bagian inti dari penyiapan
peralatan sistem otomasi. Sistem otomasi tidak akan bisa dijalankan
tanpa adanya peralatan. Perangkat komputer biasanya adalah peralatan
pertama yang diadakan untuk memulai suatu pengembangan kearah
sistem otomasi perpustakaan.
Saat ini perkembangan hardware sudah sedemikian maju. Beragam
jenis dan fungsi hardware sudah dibuat untuk mendukung beragam jenis
pekerjaan, termasuk pekerjaan dalam bidang perpustakaan. Berikut
adalah uraian ringkas, dengan spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi
pada saat buku ini ditulis, mengenai hardware yang dapat digunakan
untuk mendukung kegiatan di perpustakaan.
(1) KOMPUTER: Monitor dengan ukuran 14, 15, 17, 21 inci dst (maksud dari ukuran ini adalah panjang diagonal layar monitor) Keyboard dengan tipe biasa dengan kabel (serial, PS/2 dan USB), optical atau wireless Mouse dengan tipe Serial (bulatan ujungnya besar) dan PS/2 (bulatan kecil), USB (berbentuk pipih). Sekarang ada tipe wireless dan tipe optical. CPU (Central Processsing Unit) Casing (Wadahnya CPU) dengan tipe Desktop dan Tower, ATX (otomatis mati saat shutdown) dan nonATX. Mainboard/motherboard dengan tipe OnBoard dan Tidak OnBoard. Cards (Kartu) berupa Kartu VGA dan kartu lainnya (jaringan-LAN Card, suara-Sound Card). Processor tipe Intel Pentium IV, AMD, dll.
Hardware Sistem Otomasi Perpustakaan
8
Memory (RAM = Random Access Memory) ukuran 128, 256, 512Mb dst
HARDDISK: Pada mulanya hanya DUA MEGABYTE, kini sudah sampai puluhan dan ratusan GIGA BYTE. 1 GB=1000 MB, 1 MB=1000KB, 1 KB=1000 (sebenarnya 1024) Byte, 1 Byte=8 bit. Ukurannya 1300, 1700 sampai 7000 KBPS (Kilo Byte Per Second), jauh lebih tinggi kecepatan aksesnya dari pada CD.
CD-READER:
Berfungsi untuk membaca data/informasi digital dalam CD (Compact Disc). Tipe internal (pada umumnya, artinya bersatu dalam casing CPU)
Tipe eksternal (saat pertama kali muncul, kecepatannya baru 2X) Diukur dengan kecepatan membaca, saat ini 48, 56, 62 X (maksudnya dapat membaca 62X150 Kilobyte per detik)
CD-WRITER:
Berfungsi untuk merekam/menulis (burning) data/informasi digital ke CD. Internal, dipasang bersatu dengan casing.
Eksternal, dipasang diluar tidak bersatu dengan casing. Diukur dengan kecepatan, misalnya 32/12/40, maksudnya menulis (burning=membakar) data ke CD-R dengan kecepatan maksimum 32X, menulis ke CD-RW dengan kecepatan maksimum 12X dan membaca dengan kecepatan maksimum 40X. DOCUMENT SCANNER:
Non-ADF (Single feed), memindai (scanning) lembar per lembar. ADF (Automatic Document Feeder), dapat memindai secara beruntun banyak lembaran dokumen sekaligus. OCR (Optical Character Recognized), dokumen digital yang masih bisa diedit TMA (Transparent Materials Adapter), dapat memindai klise foto atau slide. Image, teks dokumen digital yang tidak bisa lagi diedit Editable text, dokumen yang dapat diedit dan dicopy-paste.
BARCODE READER/SCANNER:
Alat untuk membaca kode barcode atau kode garis Tipe handheld dan static
Jenis CCD (Closed Contact Device) dan LRD (Long Range Device=Laser) Jenis lainnya: wand (sensor biasanya di bawah permukaan meja konter pasar swalayan), dan lightpen (seperti pena).
PRINTER:
Tipe berwarna atau hitam putih. Jenis Laser. DeskJet, BubbleJet dan DotMatrix.
Tipe 4 in 1 (Fax, modem, fotocopy sekaligus printer) HUB:
9
Penghubung/penyambung/pembagi/penguat arus data dalam suatu sistem jaringan.
Tipe 10 atau 100 MBPS (Mega Byte Per Second). MODEM:
Untuk mengakses internet secara dial-up. Tipe internal dan eksternal.
Diukur dengan kecepatan akses data: misalnya 56 Kbps (Kilo byte per second)
KABEL: BNC, mirip kabel antene TV, baik untuk jarak jauh, walau lebih lambat dari UTP. UTP berisi delapan lembar kabel warna-warni kecil. FO (Fiber Optic) kabel jaringan yang mengantar sinya dengan kecepatan tinggi.
CD (Compact Disc): CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory), hanya dapat dibaca, tidak dapat dihapus dan ditulisi (burn) lagi. Biasanya CD yang diperoleh langsung dari penerbitnya. CD-R (CD-Recordable), dapat diisi lagi, sering juga disebut CD-WORM (Write Once Read Many) CD-RW (CD-Rewritable), dapat diisi, dihapus dan diisi ulang seperti layaknya disket atau floppy-disk.
CD-Audio, CD yang berisi rekaman suara (hanya suara saja), misalnya CD musik.
VCD (Video CD), yang berisi gambar gerak (motion dan suara) DVD (Digital Versatile Disc), jenis disc tipe baru yang daya tampungnya jauh lebih besar, serta tampilan resolusi gambarnya jauh lebih baik dari disc biasa.
CD-DUPLICATOR: Alat yang dapat memperbanyak CD master. Ada yang dapat menduplikat 1 CD ke 1 CD, ada yang dapat 1 CD ke 5 CD, dst.
CARD-READER: Alat yang dapat membaca kartu memory (memory card). Ada yang tipe 8 in 1, artinya satu alat dapat membaca delapan macam tipe kartu memori. Ada pula yang tipe 12 in 1 (satu alat dapat membaca 12 macam kartu memori) atau tipe All in One.
MEMORY CARD: Kartu memori berbentuk pipih kecil yang dapat menampung data dalam jumlah cukup besar. Tipenya macam-macam yaitu : SD (Secure Digital Card), CF (Compact Flesh Card), MS (Memory Stick), MMC (Multi Media Card), SM (Smart Media), xD (Extra Secure Card), dsb.
FLAHSDRIVE: Media penyimpanan data yang bentuknya kecil tetapi dapat menyimpan data besar dari 32 MB, 62 MB, 128 MB sampai giga byte. Dapat berfungsi seperti layaknya disket.
MEDIA KOMUNIKASI:
10
Beberapa media atau saluran komunikasi antar peralatan misalnya Infrared, Bluetooth, USB (Universal Serial Bus), WiFi, RFID (Radio Frequency Indentification).
Software sistem otomasi perpustakaan adalah perangkat lunak yang
digunakan untuk menjalankan fungsi-fungsi atau pekerjaan di
perpustakaan. Seperti diketahui secara garis besar fungsi atau kegiatan di
perpustakaan terdiri atas fungsi atau kegiatan (1) pengembangan koleksi,
(2) pengolahan koleksi dan (3) pelayanan kepada pengguna. Untuk semua
fungsi dan kegiatan tersebut dapat dibuatkan software aplikasi untuk
mendukungnya dalam sistem otomasi.
1. Aplikasi Untuk Pengembangan Koleksi
Aplikasi untuk mendukung sistem otomasi kegiatan pengembangan
koleksi yang mencakup pemilihan, pemesanan dan pembelian bahan
pustaka kini banyak beredar, baik yang gratis maupun yang harus
dibeli. Ada yang dengan mudah dapat didownload dari internet secara
gratis, adapula yang harus dipesan dan dibeli dengan harga tertentu.
Kebanyakan memang aplikasi seperti ini menjadi bagian dari suatu
software aplikasi lengkap sistem otomasi perpustakaan. Jarang ada
aplikasi yang khusus menyediakan fitur untuk sistem pengembangan
koleksi. Namun ada sejumlah penerbit atau distributor buku yang
menerbitkan semacam katalog penerbit berbentuk digital dan
disebarkan ke seluruh dunia kepada calon pembeli buku dalam jumlah
besar misalnya perpustakaan. Katalog penerbit dalam bentuk digital
tersebut, selain memuat data dan informasi mengenai buku-buku yang
akan dijual, terdapat pula didalamnya software untuk melakukan
pencarian informasi dan melakukan pemesanan. Sebagai contoh
adalah BookWise yang diterbitkan oleh Booksellers Association di
Inggris. Lihat gambar berikut. Pada aplikasi ini terdapat fungsi
pencarian informasi buku yang dapat dibeli pada sejumlah penerbit
luar negeri, terutama di Eropah. Pencarian dan pemilihan judul buku
dapat dilakukan melalui kata kunci pada judul, nama pengarang, kata
atau istilah subjek dan berbagai titik-carian lain.
Software Sistem Otomasi Perpustakaan
11
Dengan menggunakan aplikasi yang ada dalam paket promosi buku
dalam format digital ini, kita dapat mencari nomor klasifikasi sebuah
buku dalam subjek tertentu. Sehingga produk ini dapat pula digunakan
untuk membantu kegiatan di bagian pengolahan dalam menentukan
nomor klasifikasi suatu judul buku tertentu. Dalam produk seperti ini
biasanya yang digunakan adalah bagan klasifikasi DDC (Dewey
Decimal Classification). Bahkan seluruh data bibliografis dapat dengan
mudah dicopy untuk digunakan dalam database yang akan dibangun.
Hal ini karena dari BookWise on CD ini dapat dicopy data mengenai
judul, pengarang, penerbitan, kolasi, ISBN dan informasi lain yang
dibutuhkan untuk membangun suatu database katalog perpustakaan.
Ini akan berguna meringankan pekerjaan petugas katalogisasi. Cara
pengatalogan seperti ini biasa disebut sistem copy cataloging (katalog
salinan).
2. Aplikasi Untuk Pengolahan bahan Pustaka
Software aplikasi yang dapat digunakan untuk pengolahan bahan
pustaka juga semakin banyak dibuat oleh putera-putera Indonesia.
Aplikasi semacam ini digunakan untuk mengolah bahan pustaka
semacam proses katalogisasi. Dengan software seperti ini petugas
perpustakaan melakukan kegiatan input data bibliografi bahan pustaka
ke dalam database yang sudah dirancang. Data bibliografis ini pada
umumnya sama saja dengan data bibliografi yang dibuat dengan sistem
manual. Hanya tekniknya saja yang berbeda. Ada kalanya suatu
12
aplikasi tertentu menuntut cara pemasukan tertentu. Ada kalanya pula
format tertentu yang digunakan, misalnya format INDOMARC
(Indonesian Machine Readable Catalog) yang digunakan menuntut
cara pemasukan data tertentu. Misalnya dengan menggunakan tanda ^
(tudung) dalam pengetikan data pada ruas-ruas data untuk menandai
sub-ruas. Mengenai format INDOMARC ini akan dibahas lebih
mendalam pada bagian lain modul ini. Aplikasi lain yang banyak
digunakan di Indonesia untuk pengolahan bahan pustaka adalah yang
dikenal dengan CDS/ISIS (Computerized Document
Service/Integrated Set of Information System). CDS/ISIS dibuat oleh
UNESCO dan disebarkan secara gratis untuk digunakan di seluruh
dunia, terutama di negara berkembang, termasuk Indonesia. CDS/ISIS
yang kini sudah dalam versi Windows termasuk aplikasi yang paling
banyak digunakan di perpustakaan di Indonesia. Bahkan aplikasi ini
dapat dikembangkan lagi fitur-fiturnya sehingga dapat melakukan
fungsi-fungsi yang lebih lengkap dari software aslinya. Misalnya dapat
ditambahkan fitur-fitur untuk sistem sirkulasi, OPAC, pencatatan
pengunjung perpustakaan dan sebagainya. Pemanfaatan aplikasi
CDS/ISIS versi windows ini akan dibahas lagi lebih mendalam pada
bagian lain.
3. Aplikasi untuk Pelayanan kepada Pengguna
Aplikasi lain adalah untuk keperluan layanan kepada pengguna.
Termasuk di dalamnya adalah fungsi untuk mempermudah pencarian
informasi atau katalog perpustakaan. Fitur seperti ini misalnya dikenal
dengan istilah OPAC yang sudah dissinggung di bagian depan. OPAC
dengan kepanjangan Online Public Access Catalog berarti sistem
katalog yang dapat diakses pengguna secara umum secara online
menggunakan sistem komputer. Kelebihan fitur OPAC dibandingkan
dengan katalog berbentuk kartu antara lain adalah bahwa dengan fitur
ini, pengguna bukan saja dapat mencari informasi dari berbagai titik
carian (nama seluruh pengarang, setiap kata-kata dalam judul, subjek
dan sebagainya) namun lebih jauh lagi, pengguna dapat mengecek
apakah sebuah buku sedang dipinjam atau ada tersimpan di jajaran rak
sesuai dengan nomor penempatannya. Fitur aplikasi lain untuk layanan
kepada pengguna adalah fitur untuk sirkulasi buku yang akan
13
dipinjamkan. Umumnya fitur-fitur untuk sirkulasi mencakup
peminjaman, pengembalian, pemesanan, dan denda bagi yang
terlambat mengembalikan buku pinjaman jika diperlukan. Selain itu
terdapat fitur untuk pencatatan pengunjung perpustakaan secara
otomatis. Sebagai pengganti sistem pencatatan secara manual yang
banyak dipraktekkan oleh perpustakaan di Indonesia.
PEMILIHAN SOFTWARE APLIKASI OTOMASI
PERPUSTAKAAN
Dalam mengembangkan sistem otomasi perpustakaan, banyak
pilihan yang dapat dilakukan. Sebagai pedoman dalam memilih
sistem aplikasi untuk otomasi perpustakaan, berikut diberikan
daftar hal-hal yang perlu diperhatikan:
1. Alasan dan tujuan untuk mengembangkan sistem otomasi.
Apakah sudah perlu mengembangkan sistem otomasi
perpustakaan atau belum saatnya. Untuk ini perlu dilihat atau
disurvei kebutuhan pengguna perpustakaan.
2. Anggaran yang tersedia apakah berbasis rutin atau berbasis
proyek. Pendanaan berbasis proyek biasanya cocok untuk
pengembangan awal, tetapi untuk pemeliharaan sistem
sebaiknya menggunakan sistem anggaran rutin. Dana proyek
biasanya cukup besar untuk memulai suatu proyek
pengembangan yang memerlukan dana besar untuk investasi
peralatan, software dan kegiatan awal. Tetapi perlu dipikirkan
dan diantisipasi apakah ada dana rutin untuk memelihara sistem
tersebut. Biasanya perangkat otomasi memerlukan dana
pemeliharaan yang cukup besar secara rutin. Termasuk yang
perlu diperhatikan adalah kemampuan untuk melakukan
pekerjaan besar dan lama yaitu kegiatan input data.
3. Apakah tersedia cukup SDM, baik kuantitas maupun kualitas
yang diperlukan untuk pengembangan dan pemeliharaan sistem
otomasi? Kebutuhan SDM sesungguhnya dapat pula dipenuhi
dengan memanfaatkan SDM dari luar, jika tidak ada SDM yang
mampu yang dimiliki perpustakaan. Karena memang sistem
14
otomasi memerlukan SDM dengan keterampilan tertentu dan
khusus. Tentu saja ini pun menuntut tersedianya dana yang
cukup.
4. Dukungan infrastruktur lingkungan. Ini dimaksudkan bahwa
perpustakaan sering tidak bisa bekerja sendiri untuk memelihara
sistem otomasi. Diperlukan dukungan dan kerja sama dengan
unit lain dalam suatu lembaga induk. Misalnya unit lain yang
penya fasilitas atau SDM untuk perbaikan sistem otomasi.
5. Dukungan pengambil kebijakan apakah cukup baik? Pimpinan
perlu mendukung sepenuhnya program pengembangan sistem
otomasi. Kalau tidak, maka biasanya sistem otomasi tidak akan
bertahan lama, karena pimpinan kurang tertarik untuk
mengembangkannya. Mungkin pimpinan punya prioritas lain di
perpustakaan yang ingin dikembangkan pula yang juga
menuntut dana besar.
6. Secara teknis perlu diperhatikan fasilitas atau fitur yang
disediakan pada sistem otomasi tersebut. Apakah sesuai dengan
kebutuhan perpustakaan.
7. Jalur pengembangan sistem otomasi. Apakah akan membeli
software jadi atau sesungguhnya ada kemampuan untuk
membuat sendiri sistem otomasi. Kemampuan itu mungkin
terdapat pada unit lain dalam instansi induk yang sama.
Misalnya di unit komputer dalam instansi yang sama ada SDM
yang mampu membuat sistem otomasi perpustakaan. Tentu ini
merupakan salah satu pilihan. Namun secara umum, pilihan
jalur ini sering kurang berhasil. Karena harus mulai dari awal
dalam tahap pengembangan. Akan lebih baik, kalau ada dana,
untuk membeli sistem yang sudah jadi dan sudah lama teruji
kehandalannya.
8. Kalau dapat carilah sistem yang murah atau kalau perlu yang
gratis. Kini di internet tersedia banyak software gratis. Tentu
saja perlu dicari yang sesuai kebutuhan dan selanjutnya dapat
dipelihara dan diperbaiki sendiri oleh SDM perpustakaan.
15
9. Kalau terpaksa harus membeli, sebaiknya aplikasi yang dipilih
yang mempunyai sistem pemeliharaan purna jual yang baik.
10. Kalau dapat pilih aplikasi yang dapat dikembangkan lagi atau
diupgrade..
Data atau database dalam suatu sistem otomasi perpustakaan merupakan
komponen yang sangat penting atau bahkan paling penting dari suatu
sistem otomasi. Tanpa adanya data atau database yang baik dan benar,
maka akan sia-sialah investasi besar dalam pengembangan sistem otomasi.
Karena itu tidak salah kiranya kalau diibaratkan bahwa data merupakan
jiwa dari suatu sistem otomasi. Ketiadaan database yang baik dan benar
secara berkesinambungan, akan membuat tujuan dari sistem otomasi
perpustakaan itu sendiri yaitu meningkatkan mutu layanan tidak akan
tercapai.
Oleh karena itu, pembahasan mengenai data ini akan diberikan secara
lebih lengkap dan mendalam dalam kegiatan belajar ini.
Sumberdaya manusia atau SDM dalam sistem otomasi perpustakaan
adalah petugas perpustakaan yang akan mengoperasikan sistem otomasi.
Namun dalam kegiatan belajar ini akan disinggung pula sedikit mengenai
pengguna perpustakaan sebagai pengguna akhir dari sistem otomasi
perpustakaan yang akan dibangun.
SDM sistem otomasi di perpustakaan sama halnya dengan SDM
sistem otomasi pada umumnya, yaitu ada yang berfungsi sebagai operator
yang akan menjalankan sistem otomasi dan ada yang disebut sebagai
manajer sistem otomasi yang akan mengelola sistem otomasi.
Sesungguhnya masih ada SDM lain dalam suatu sistem otomasi, misalnya
SDM perancang sistem dan SDM yang berfungsi untuk memelihara sistem
otomasi agar dapat digunakan untuk meningkatkan mutu layanan
perpustakaan secara berkesinambungan dan berkembang. Namun SDM
perancang sistem tidak akan dibahas disini. Sedangkan fungsi
pemeliharaan dan pengembangan sistem akan dicakup dalam fungsi
manajer sistem otomasi.
Data dalam Sistem Otomasi Perpustakaan
SDM dalam Sistem Otomasi Perpustakaan
16
Operator Sistem Otomasi
Operator sistem adalah orang yang akan mengoperasikan dan
menjalankan fungsi-fungsi sistem otomasi untuk mendukung kegiatan di
perpustakaan, misalnya memilih buku pada katalog penerbit dalam bentuk
digital, melakukan pemesanan buku melalui internet, input data bibliografi
di bagian pengolahan, melaksanakan proses peminjaman buku di bagian
sirkulasi, atau membantu pengguna mencari data katalog buku melalui
OPAC.
Operator sistem otomasi seperti ini perlu menguasai penggunaan
aplikasi. Untuk itu mereka perlu mengikuti pelatihan-pelatihan dasar
komputer dan pelatihan mengenai aplikasi yang digunakan. Selain itu,
operator sistem perlu mengetahui karakteristik sistem secara keseluruhan,
agar dapat menggunakan aplikasi secara baik. Meskipun seorang operator
sistem tidak perlu menguasai sepenuhnya masalah sistem otomasi yang
digunakan. Karena tugasnya utamanya hanya akan menjalankan sistem,
bukan untuk memperbaiki dan mengembangkan sistem. Selain
kemampuan teknis, seorang operator perlu pula memiliki sifat yang teliti
dan apik dalam bekerja menggunakan sistem otomasi. Hal ini karena agar
suatu sistem otomasi dapat dimanfaatkan dengan dengan baik, sistem
memerlukan data yang benar dan tepat, serta sistem diperlukan secara apik,
dalam arti tidak sembrono oleh operator sehingga cepat rusak.
Manajer Sistem Otomasi
Manajer sistem adalah orang yang bertanggungjawab memelihara
sistem otomasi secara keseluruhan. SDM ini perlu mengetahui secara
menyeluruh dan mendalam mengenai karakteristik dari sistem otomasi dan
menguasai aplikasi yang digunakan. Hal ini karena jika terjadi gangguan,
diharapkan manajer sistem dapat melakukan perbaikan-perbaikan kecil
seperlunya agar sistem layanan otomasi tetap dapat berjalan dengan baik
dan lancar. Bahkan seorang manajer sistem dapat saja mencoba
mengembangkan sistem ke arah yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Dalam hal terjadi gangguan berat sedemikian rupa pada sistem
otomasi, sehingga manajer sistem sendiri tidak sanggup melakukan
perbaikan sistem, maka manajer sistem inilah yang dapat berkomunikasi
dengan perancang sistem tentang jenis kerusakan dan mekanisme
perbaikannya. Manajer sistem harus dapat menjelaskan dengan baik
gangguan yang timbul.
17
Manajer sistem otomasi juga dapat bertugas dalam hal peliharaan
data yang dikelola dalam sistem otomasi. Hal ini jika memang jumlah SDM
dalam perpustakaan yang menerapkan sistem otomasi agak terbatas,
sehingga terjadi kerja rangkap dalam pengelolaan sistem otomasi.
Untuk lebih memantapkan pemahaman Anda terhadap materi Kegiatan
Belajar 1, kerjakanlah latihan di bawah ini !
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem otomasi perpustakaan?
2. Sebutkan dan jelaskan komponen yang ada dalam sistem otomasi
perpustakaan!
3. Sebutkan dan jelaskan mengenai sumberdaya manusia yang diperlukan
dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan!
Langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengerjakan soal nomor 1
adalah:
1. Pelajari Kegiatan Belajar 1, pada bagian awal.
2. Bayangkan apa hakekat dan tujuan pengembangan suatu sistem
otomasi perpustakaan.
Langkah-langkah yang diambil untuk mengerjakan soal nomor 2 adalah:
1. Pelajari bagian tengah dari Kegiatan Belajar 1
2. Bayangkan dan catat hal-hal apa yang kiranya diperlukan dalam
pengembangan suatu sistem otomasi perpustakaan
Langkah-langkah yang diambil untuk mengerjakan soal nomor 3 adalah:
1. Pelajari bagian ke akhir dari Kegiatan Belajar 1
2. Bayangkan siapa dan kemampuan apa kiranya yang diperlukan untuk
mengelola sistem otomasi perpustakaan.
Yang dimaksud dengan sistem otomasi perpustakaan secara sederhana
adalah “Menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di
perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan
menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara terpadu.”
Petunjuk Jawaban Latihan
Rangkuman
18
Sistem otomasi perpustakaan, sebagaimana sistem otomasi pada
umumnya, secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen.
Komponen itu adalah (1) hardware, (2) software, (3) data atau database
dan yang juga penting dibahas disini adalah komponen (4) sumberdaya
manusia (SDM).
Sistem otomasi perpustakaan yang baik diharapkan akan bermanfaat
bukan saja bagi petugas perpustakan, namun lebih penting lagi akan
bermanfaat untuk kemudahan dan kenyamanan bagi pengguna
perpustakaan.
Sistem otomasi perpustakaan dapat dilakukan pada semua bidang
kegiatan di perpustakaan, mulai dari bagian pengembangan koleksi, bagian
pengolahan bahan pustaka dan terutama sistem otomasi dapat dilakukan
pada bagian-bagian yang berhubungan dengan layanan kepada pengguna
perpustakaan.
Beri tanda (X) pada jawaban yang Anda anggap paling tepat.
1) Yang dimaksud dengan otomasi perpustakaan adalah :
a. Menggunakan komputer untuk mengerjakan satu atau dua jenis
kegiatan di perpustakaan.
b. Memanfaatkan komputer dan sarana teknologi lainnya di
perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan.
c. Memanfaatkan komputer dan sarana teknologi lainnya secara
terpadu di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan.
2) Komponen dari sistem otomasi perpustakaan adalah:
a. Hardware, software dan data.
b. Hardware, software, data dan sumberdaya manusia.
c. Hardware, software, data dan dana.
3) Bagian di perpustakaan yang dapat diotomasikan:
a. Pengembangan koleksi dan pengolahan
b. Pengembangan koleksi dan pelayanan saja.
c. Pengembangan koleksi, pengolahan bahan pustaka dan pelayanan
4) Dalam mengembangkan sistem otomasi perpustakaan, aplikasi dapat
diadakan melalui cara:
Tes Formatif 1
19
a. Membuat sendiri atau membeli jadi
b. Membuat sendiri sesuai dengan kebutuhan
c. Membeli saja aplikasi yang sudah jadi.
5) Manfaat sistem otomasi OPAC bagi pengguna perpustakaan dibawah
ini semua benar, KECUALI :
a. Dapat mencari dari berbagai titik carian
b. Dapat mengetahui status keberadaan suatu dokumen sebelum
dicari di rak
c. Dapat digunakan untuk mencetak sistem barcode.
Cocokanlah hasil jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes formatif 1
yang berada di bagian belakang modul ini. Hitung jumlah jawaban Anda
yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk menentukan
tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Rumus:
Jumlah jawaban yang benar Tingkat penguasaan : __________________________ x 100 %
5
Artinya tingkat penguasaan yangAnda capai :
90 % - 100 % = baik sekali
80 % - 89 % = baik
70 % - 79 % = cukup
< 70 % = kurang
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, Anda dapat
meneruskan ke modul berikutnya. Bagus ! Tetapi bila tingkat penguasaan
Anda di bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1 terutama
bagian yang belum Anda kuasai.
20
2 Database pada Sistem Otomasi Perpustakaan
Seperti telah disinggung pada kegiatan belajar yang lalu bahwa
database dapat dianggap sebagai jiwa dari suatu sistem otomasi
perpustakaan. Tanpa adanya database yang benar sesuai dengan kondisi
bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dan sesuai dengan pengguna
yang menjadi anggota perpustakaan, maka sistem otomasi tidak akan
berjalan dengan baik.
Dalam kegiatan belajar ini, akan diuraikan secara lebih lengkap
mengenai prinsip-prinsip database dalam bidang perpustakaan. Istilah
database sering juga disebut sebagai basisdata atau pangkalan data. Namun
dalam kegiatan belajar ini akan digunakan saja istilah database.
Database dalam konteks sistem otomasi perpustakaan adalah
kumpulan data bibliografi atau data mengenai pengguna secara terstruktur
dan saling berkaitan. Contoh database di perpustakaan adalah database
koleksi buku atau database koleksi majalah yang dimiliki oleh
perpustakaan. Dapat juga berupa kumpulan data pengguna anggota
perpustakaan atau database anggota perpustakaan atau database petugas
perpustakaan. Unsur database adalah cantuman atau record. Jadi database
terdiri atas kumpulan cantuman (selanjutnya disebut saja cantuman). Satu
cantuman terdiri atas beberapa ruas atau field. Setiap ruas (selanjutnya
disebut saja ruas) dapat terdiri atas sub-ruas. Dalam ruas atau sub-ruas
inilah data bibliografi diketikkan pada komputer.
Berikut contoh pengetikan salah satu ruas pada database buku yang
menggunakan format INDOMARC, yaitu ruas Impresum (Penerbitan):
260 Impresum (abc) ^aBandung^bMQS Publishing^c2005
Data bibliografi diatas adalah cara pengetikan dengan format INDOMARC
pada ruas impresum (penerbitan). Terketik data mengenai kota terbit yaitu
Bandung pada sub-ruas 260a (ditandai dengan tanda tudung a), penerbit
21
MQS Publishing pada sub-ruas 260b (ditandai dengan tudung b) dan tahun
terbit 2005 pada sub-ruas 260c (ditandai dengan dengan tudung c).
Kumpulan ruas impresum, bersama dengan ruas lain misalnya ruas
pengarang, judul, ISBN, Nomor Klasifikasi, dan ruas lainnya akan
membentuk suatu cantuman dalam suatu database di komputer yang
misalnya seperti berikut:
999 No. Induk (a) [R] ^a001/05%^a002/05%^a003/05
980 Jumlah Eksemplar (a) ^a3
20 ISBN (a) ^a979-3503-96-3
100 Pengarang (a) ^aGymnastiar, Abdullah
245 Judul (ab) ^aTaushiayah satu menit
260 Impresum (abc) ^aBandung^bMQS Publishing^c2005
300 Kolasi (a) ^avii, 100 hlm
650 Subjek (axyz) ^aAkhlak
695 Kata Kunci(ax) [R] ^aTaushiyah%^akepribadian^aIslam
99 Nomor Panggil (lab) ^a297.3^bGYM t
Contoh cantuman diatas pada layar komputer, dalam bentuk tampilan
katalog model tradisional kira-kira seperti berikut:
Uraian mengenai format INDOMARC akan dibahas lebih mendalam pada
bagian lain modul ini.
Kumpulan cantuman yang terdiri atas informasi bibliografi seperti diatas
untuk judul-judul buku yang lain, akan membentuk suatu database.
297.3
GYM Gymnastiar, Abdullah
T Taushiyah satu menit. Bandung: MQS Publishing,
2005.
vii, 100 hlm.
ISBN: 979-3503-96-3
Akhlak; Taushiyah; Kepribadian; Agama-Islam
22
Misalnya selain buku karangan Abdullah Gymnastiar diatas, perpustakaan
masih memiliki ratusan, ribuan atau bahkan puluhan ribu buku lain dalam
berbagai subjek, dan semua data bibliografinya yang sudah diinput ke
dalam komputer dengan format INDOMARC seperti diatas, maka
kumpulan data itulah yang disebut database buku untuk perpustakaan
tersebut.
INDOMARC
INDOMARC (Indonesian MAchine Readable Catalog) adalah suatu
format cara menuliskan data bibliografi pada sistem komputer.
INDOMARC dibuat pertama kali oleh sebuah tim yang dibentuk
Perpustakaan Nasional tahun 1986. Namun sesungguhnya sejak tahun
1984, Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (waktu itu masih bernama
PDIN=Pusat Dokumentasi dan Informasi Nasional), sebenarnya sudah
menggunakan sistem MARC, tetapi bukan INDOMARC, karena sistem
penomoran ruasnya berbeda dengan INDOMARC. Lagi pula memang
waktu itu belum ada INDOMARC. Tahun 1988, Direktorat Pendidikan
Tinggi (DIKTI) melalui Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakaan (UKKP),
membuat INDOMARC sendiri dengan mengadopsi INDOMARC yang
dibuat tim Perpustakaan Nasional tahun 1986. Kedua versi INDOMARC
ini pada dasarnya mengadopsi USMARC (United States of America
MAchine Readable Catalog), yang sudah lama ada dan diterapkan di
Amerika. Sebelumnya beberapa negara ASEAN sudah punya MARC
tersendiri, misalnya PHILMARC, MALMARC, SINGMARC. Juga negara
tetangga kita Australia telah lama menerapkan AUSMARC.
INDOMARC versi yang dibuat DIKTI inilah yang akhirnya banyak
digunakan oleh perpustakaan di Indonesia, terutama perpustakaan
perguruan tinggi, dan jenis perpustakaan lain selain perpustakaan daerah.
Perpustakaan daerah di tiap provinsi semuanya menggunakan INDOMARC
versi yang dibuat Perpustakaan Nasional, karena memang secara historis
perpustakaan daerah dibawah koordinasi Perpustakaan Nasional.
INDOMARC seperti telah disinggung diatas mengatur format
pengisian data bibliografi menggunakan komputer. MARC menggunakan
ISO 2907 sebagai standar pertukaran data elektronik. Memang tujuan
23
dibuatnya MARC ini adalah untuk mengatur standar format database agar
memudahkan sistem pertukaran data elektronik terutama untuk buku.
Berikut daftar ruas INDOMARC versi Dikti lebih lengkap yang
banyak digunakan di Indonesia.
RUAS DATABASE BUKU DENGAN FORMAT INDOMARC :
Nama Ruas Kode Ruas
(TAG) Kode
Subruas Tanggal Pemasukan Data 980 -
Bahasa 990
-
ISBN 20
ab
No. Kendali 35
a
Kode Bahasa 41
abh
No. Panggil 80
a
No. Panggil Setempat 99
lab
Entri Utama [Orang] 100
aq
Entri Utama Badan Korporasi 110
ab
Entri Utama Nama Pertemuan 111
andc
J u d u l 245
abc
E d i s i 250 ab
Impresum 260
abc
Kolasi 300
abce
S e r i 440
anvx
Catatan Umum 500
aa
Entri Tambahan Subjek ( R ) 650
axyz
Kata Kunci ( R ) 695
a
Entri Tambahan [Orang] ( R ) 700
aq
Entri Tamb. Badan Korporasi 710
ab
Entri Tamb. Konperensi 711
andc
Badan Pemilik 850
a
Jumlah Eksemplar 985
abc
24
Kode Operator 986
-
Nomor Induk (Nomor Barcode) ( R ) 999
a
Catatan: ( R ) berarti ruas terulangkan atau isi datanya bisa lebih dari
satu terulang-ulang. Kode abcd dan seterusnya adalah sub-ruas.
Kode ruas dengan format INDOMARC ini dapat dijadikan kode
standar saat memberi nama atau kode ruas-ruas database yang akan dibuat.
Dengan demikian akan menjadi standar dan sama untuk semua database
yang dibuat oleh perpustakaan yang berbeda-beda. Keuntungannya adalah
pada suatu saat jika perpustakaan akan bertukar data, struktur databasenya
sudah sama, sehingga tidak perlu lagi ada proses konversi atau penyesuaian
struktur database.
DUBLIN CORE
Dublin Core adalah standar format penulisan metadata atau database
untuk untuk sharing dokumen digital. Dublin Core banyak digunakan
dalam membangun metadata dokumen digital pada sistem perpustakaan
digital untuk tujuan sharing dokumen digital melalui internet. Gagasan
membuat suatu standar baru dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan
standar lama pertukaran data elektronik seperti MARC. MARC dianggap
terlampau rumit sehingga hanya dapat dimengerti dan bisa diterapkan oleh
pustakawan yang sudah ahli. MARC dianggap kurang bisa digunakan
untuk mengelola sumber-sumber informasi di internet. Dublin Core
dikembangkan sejak tahun 1995 di Dublin OHIO Amerika Serikat. Dublin
Core yang lebih sederhana dibandingkan dengan MARC diharapkan bisa
diterapkan secara luas oleh berbagai kalangan. Hal ini karena (Aditirto,
2003):
1. Dublin Core dibuat sesederhana mungkin agar dapat digunakan baik oleh awam (bukan pengatalog) maupun profesional. Diharapkan bahwa pencipta resource itu sendiri akan dapat membuat metadata (deskripsi) karya mereka tanpa memerlukan pelatihan khusus
2. Semua unsur bersifat opsional dan dapat diulang apabila diperlukan 3. Unsur-unsur diterima secara internasional, dan dapat diterapkan oleh
semua disiplin ilmu 4. Setiap unsur dapat diperluas agar data yang lebih khusus (misalnya
untuk disiplin ilmu atau aplikasi khusus) dapat tertampung 5. Dapat ditempatkan di dalam Web page (embedded) biasanya sebagai
bagian dari header, sehingga dapat dideteksi oleh web robot atau spider
25
Dublin Core terdiri atas 15 ruas yaitu: Title, Creator, Subject, Description, Publisher, Contributor, Date, Type, Format, Identifier, Source, Language, Relation, Coverage, Rights.
Berikut adalah penjelasan mengenai ke 15 ruas tersebut:
1. Title. Nama atau judul dari sumber informasi.
2. Creator. Pembuat, yaitu orang atau badan yang paling bertanggung
jawab atas pembuatan suatu sumber informasi.
3. Subject. Topik atau subjek, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor kode klasifikasi. Dianjurkan agar ruas ini diisi dengan menggunakan panduan standar istilah misalnya tajuk subjek atau thesaurus, atau bagan klasifikasi standar.
4. Description. Keterangan atau penjelasan tentang isi dari sumber
informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi, uraian.
5. Publisher. Orang atau badan yang menayangkan atau mempublikasikan sumber informasi.
6. Contributor. Orang atau badan yang ikut menciptakan suatu sumber
informasi, misalnya editor, ilustrator, penerjemah, dsb. Peran orang atau badan tersebut cukup penting, namun tidak sama dengan creator
7. Date. Tanggal pembuatan atau tanggal publikasi di internet.
8. Type. Jenis atau kategori sumber informasi, misalnya situs, video,
audio, buku elektronik (e-book), laporan, prosiding, peta, foto, dsb.
9. Format. Format fisik, misalnya jenis media, ukuran, durasi, warna, dsb, yang berkaitan dengan perangkat lunak dan keras yang akan digunakan untuk menampilkan informasi.
10. Identifier. Nomor atau angka dan huruf yang mengidentifikasi sumber
informasi, seperti Uniform Resource Locator (URL) atau alamat situs web, Uniform Resource Number (URN), Uniform Resource Identifier (URI), Digital Object Identifier (DOI), atau ISBN (untuk sumber non-digital).
11. Source. Rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi, misalnya
ISBN dari buku yang menjadi asal suatu informasi.
12. Language. Bahasa yang digunakan dalam sumber informasi.
13. Relation. Hubungan sumber informasi dengan sumber yang lain. Misalnya asal gambar dari suatu dokumen, bab yang diambil dari sebuah buku.
14. Coverage. Cakupan isi ditinjau dari segi geografis (nama negara,
wilayah, dsb.), atau periode (tahun, kurun waktu).
26
15. Rights. Hak cipta dan hak lain yang harus diperhatikan dalam proses mengakses, menggunakan, atau menyebarluaskan suatu sumber informasi.
Kini format metadata Dublin Core sudah banyak digunakan di
Indonesia, terutama oleh perpustakaan yang sudah mulai merintis layanan
perpustakaan digital. IndonesiaDLN (Indonesian Digital Library
Network) yang dirintis oleh KMRG ITB Bandung, kini anggotanya sudah
banyak sekali di Indonesia dan bahkan di luar negeri. Partner atau
anggotanya yang juga menyumbangkan informasinya untuk ditayangkan di
internet, menggunakan format Dublin Core untuk metadatanya.
Kebanyakan partner IndonesiaDLN menggunakan GDL (Ganesha Digital
Library) sebagai aplikasinya untuk mengelola dokumen full-text yang
ditayangkan di internet.
WINISIS
Database dapat dibuat menggunakan berbagai program aplikasi
database yang ada dan banyak beredar di kalangan perpustakaan di
Indonesia. Salah satu program aplikasi database yang dapat digunakan
adalah CDS/ISIS versi Windows.
CDS/ISIS Versi Windows atau lebih dikenal sebagai Winisis adalah
suatu program yang dapat digunakan untuk mengelola database
perpustakaan. Sesungguhnya memang software aplikasi ini dibuat untuk
digunakan pada perpustakaan, pusat-pusat informasi dan dokumentasi serta
kearsipan. Program ini dapat diperoleh secara gratis dari UNESCO. Jadi
bukan merupakan program komersial, dimana kita harus membeli untuk
dapat menggunakannya. Pada awalnya CDS/ISIS versi DOS yang dirilis
tahun 1985 hanya dapat digunakan untuk mengelola data berupa teks.
Namun dengan kemajuan dan perkembangan teknologi, kini CDS/ISIS
versi Windows atau WINISIS dapat pula digunakan untuk menangani data
berbentuk selain teks. Dengan kata lain WINISIS dapat pula menangani
data multimedia. Yang dimaksud dengan data multimedia adalah
kombinasi data berupa teks, gambar diam atau gambar gerak (video), serta
data berupa suara.
Versi beta dari WINISIS dirilis bulan Oktober 1996 oleh Divisi
Pengembangan Software UNESCO. Versi beta dari suatu program
aplikasi adalah versi uji coba yang sengaja diluncurkan untuk digunakan
27
oleh masyarakat secara umum. Diharapkan masyarakat umum yang
menggunakan program tersebut dapat memberi masukan berupa saran dan
kritik untuk perbaikan versi tersebut. Versi resmi yaitu veri 1.31 baru
diluncurkan bulan November 1998. Tanggal 17 Desember 1998 disket
program yang terdiri atas dua buah disket floppy secara resmi dikirimkan
ke distributor di seluruh dunia. Di Indonesia distributor resminya adalah
PDII-LIPI (Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah - Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia). Disket program juga disertai dengan contoh data
dari CDS/ISIS versi DOS (yaitu database dengan nama CDS dan THES)
dengan penambahan format tampilan yang sesuai untuk versi windows.
WINISIS sudah memenuhi kriteria standar yang diharapkan bagi program-
program berbasis windows. WINISIS versi 1.4 Build 19 telah diluncurkan
lagi pada bulan Januari 2001. Versi ini lebih lengkap dari versi
sebelumnya. Versi selanjutnya adalah versi 1.5 Build 2 yang diluncurkan
bulan Okrober 2003. Akhirnya pada tahun Desember 2003 dirilis versi 1.5
build 3 yang dianggap paling stabil.
Pengguna WINISIS yang sebelumnya sudah pernah menggunakan
CDS/ISIS versi DOS akan lebih mudah menggunakan program ini. Karena
prinsip-prinsip dasar program berbasis Windows ini sama dengan program
pendahulunya yang berbasis DOS.
WINISIS dapat dijalankan pada komputer berbasis Windows, baik
Windows versi 3.XX atau Windows versi 9X keatas. Windows versi 3.XX
adalah Windows 3.1 dan versi 3.11 (Work-groups) yang kini sudah sangat
jarang digunakan. Sedangkan yang dimaksusd dengan Windows 9X keatas
adalah Windows versi 95, atau Windows versi lebih baru yaitu versi 98,
2000, Me, NT atau Windows XP.
File Instalasi
WINISIS sangat mudah diinstal. Program sumber versi 1.5 berupa file
yang sebagian termampatkan (terkompres) dapat dimuat dalam satu CD
yaitu file yang dapat mekar sendiri (self-extracting) pada saat proses
instalasi. Ini berarti jika Anda melakukan instalasi maka program
instalasinya (INSTALL.EXE) akan mengekstrak file termampatkan
tersebut sehingga menjadi sejumlah file berikut foldernya, yang dibutuhkan
untuk menjalankan program. Selama proses instalasi berlangsung sejumlah
pertanyaan (pilihan) harus dijawab, misalnya nama grup windows, path dari
28
data dan program, bahasa default (misalnya EN=English atau IT=Italy)
serta jenis font yang akan digunakan (S=small atau L=large). Proses
menginstal program ini pada komputer sangat mudah, sebagaimana
menginstal program pada umumnya. Pembaca hanya perlu mengikuti
perintah yang diberikan di layar saat proses instalasi berlangsung.
Pembaca dapat memperoleh sumber program dari PDII-LIPI Jalan
Gatot Subroto Jakarta. Sebenarnya program ini dapat pula diperoleh
dengan mudah di beberapa perpustakaan perguruan tinggi yang sudah
menginstalnya. Program dapat pula didownload dari internet pada alamat:
http://www.unesco.org/pub.
Berikut adalah contoh tampilan awal Winisis, setelah membuka
cantuman awal database contoh yaitu database CDS.MST.
KETERBATASAN DAN KAPASITAS WINISIS
Seperti diketahui Winisis dapat mengelola data teks dan data
multimedia. Winisis sudah banyak dimanfaatkan di bidang perpustakaan
untuk mengelola database koleksi perpustakaan seperti buku, majalah,
laporan penelitian, koleksi tugas akhir mahasiswa dan berbagai database
jenis koleksi lain seperti koleksi video dan rekaman suara. Winisis yang
sudah banyak digunakan di Indonesia, selain mempunyai kelebihan,
mempunyai keterbatasan pula dalam mengelola database. Berikut adalah
daftar kemampuan dan kapasistas Winisis dalam mengelola database:
29
Fitur dan Jenis Kemampuan
Winisis
Kemampuan dan Kapasistas
Maksimum jumlah database Tak terbatasMaksimum jumlah cantuman dalam database 16 jutaMaksimum ukuran cantuman (record) 32000 karakterMaksimum ukuran ruas (field) 32000 karakter Maksimum jumlah ruas 200 (diluar repeatable)Maksimum jumlah baris FST 600Maksimum jumlah kata dalam Stopwords 799Maksimum jumlah karakter dalam format tampilan
10000 karakter
Maksimum ukuran buffer display format 64000 karakter
Prinsip Membuat Nama Database, Ruas dan Struktur Database pada Winisis
Dalam membuat nama database, beberapa prinsip berikut perlu
diperhatikan:
1. Nama database sebaiknya MNEMONIC atau nama sesuai dengan isi
database. Jadi kalau isinya adalah data buku, sebaiknya diberi nama
BUKU. Kalau isinya adalah jurnal, sebaiknya diberi nama JURNAL.
Jangan memberi nama suatu database sesuai dengan nama orang yang
membuat database tersebut. Hal ini sering terjadi pada para pemula
dalam membuat database. Namun jika database akan digunakan oleh
umum, sebaiknya perhatikan prinsip nomor satu ini.
2. Nama harus singkat. Bahkan jika akan digunakan Winisis untuk
membuat struktur databasenya, maka panjang nama maksimal 6 (enam)
digit.
3. Ruas-ruas database harus sesuai dengan unsur data yang diperlukan.
4. Ruas-ruas perlu diberi kode secara sistematik, atau sebaiknya sesuai
dengan standar format INDOMARC.
5. Perhatikan tipe data yang akan diisikan dalam ruas-ruas database.
Apakah huruf saja, angka saja atau campuran huruf dan angka, atau
data yang berpola, misalnya: HH/BB/TTTT. Ini misalnya berarti data
yang akan diisikan berpola DUA DIGIT TANGGAL lalu garis miring
kemudian DUA DIGIT BULAN lalu garis miring kemudian EMPAT
DIGIT TAHUN. Contoh: 30/11/2005, yang artinya tanggal 30
November 2005.
6. Apakah data yang akan diisikan dalam ruas akan terulangkan
(Repeatable) atau tidak? Data terulangkan adalah data yang dapat
muncul lebih dari satu kali yang dapat diisikan kedalam satu ruas
30
dengan kedudukan setara. Misalnya ruas Kata Kunci pada database
BUKU, mungkin kata kuncinya lebih dari satu. Atau ruas Pengarang
Kedua dan Ketiga, bisa berisi lebih dari satu nama pengarang, dengan
kedudukan setara dalam database untuk diakses dan ditampilkan.
7. Apakah ada sub-ruas atau tidak? Sub-ruas adalah bagian kecil dari satu
ruas. Biasanya ada ruas yang masih terdiri dari sub-ruas lagi, karena isi
sub-ruas ini sangat berkaitan dengan isi sub-ruas lain, sehingga
ditempatkan dalam satu ruas saja. Pada format INDOMARC misalnya,
penerbitan (impresum) yaitu kota terbit, penerbit dan tahun terbit
diletakkan dalam satu ruas yaitu ruas 260, tetapi dalam sub-ruas yang
berbeda yaitu kota terbit pada sub-ruas 260^a ,penerbit pada sub-ruas
260^b dan tahun terbit pada sub-ruas 260^c. Ketiga unsur data ini
sangat erat kaitannya, sehingga ditempatkan dalam satu ruas yang
sama, walau berbeda sub-ruas.
CONTOH RUAS-RUAS BUKU
Perhatikan contoh berikut, yaitu struktur database BUKU yang akan
dibuat dengan program Winisis menggunakan format INDOMARC yang
sangat disederhanakan. Sebagian ruas saja yang dibuat karena hanya
sebagai contoh saja. Ruas lainnya yang tentu saja diperlukan dapat dibuat
sendiri oleh pembaca. Ruas yang dibuat adalah ruas Pengarang dengan
kode INDOMARC 100a, ruas Judul dengan kode INDOMARC 245ab,
Impresum dengan kode INDOMARC 260abc dan ruas Kolasi dengan kode
INDOMARC 300abc.
31
Gambar diatas menunjukkan tampilan pada Winisis, saat kita akan
membuat struktur database BUKU dengan pilihan ruas-ruas dan sub-ruas
tertentu. Pembaca diharapkan menginstal dan mencoba sendiri, jika akan
mempraktekkan langsung pembuatan struktur database BUKU dengan
program aplikasi Winisis. Masih diperlukan langkah-langkah selanjutnya
untuk menjadikannya suatu database utuh di Winisis. Disini hanya
disinggung secara ringkas saja.
Perhatikan bahwa ruas-ruas yang dibuat ada yang mempunyai dua
sub-ruas yaitu ruas Judul, yakni untuk informasi judul utama dan anak
judul atau judul paralel; ada yang mempunyai tiga sub-ruas yaitu ruas
Impresum, yang akan menampung kota terbit, penerbit dan tahun terbit.
Ruas Pengarang dan Kolasi walau diberi kode sub-ruas a, namun dalam
praktek, kebanyakan hanya diisi satu sub-ruas. Pengarang yaitu ruas 100
biasa hanya diisi dengan data seperti berikut: ^aGymnastiar, Abdullah.
Sedangkan Kolasi, ruas 300, kini disarankan hanya diisi jumlah halaman,
jadi hanya diisi: ^avii, 100 hlm. Sub-ruas b yaitu catatan bibliografi dan
ilustrasi serta sub-ruas c yaitu informasi mengenai tinggi buku dalam
ukuran sentimeter (cm), yang dalam sistem manual masih digunakan, pada
umumnya dianjurkan tidak diisi lagi, karena manfaatnya sangat kurang
dalam sistem otomasi.
Dalam modul ini, petunjuk dan teknik menggunakan Winisis untuk
membuat database hanya diberikan secara sekilas dalam bentuk uraian teori
saja. Agar dapat menggunakan dengan baik program Winisis untuk
membuat dan mengelola database, pembaca dianjurkan mencari dan
menginstal program Winisis, lalu mencari buku petunjuk mengenai
Winisis untuk dipelajari secara lebih lengkap. Kini ada beberapa buku telah
ditulis mengenai pemanfaatan Winisis dalam mengelola database
perpustakaan. Sesungguhnya jika kita sudah berhasil menginstal program
Winisis, maka otomatis akan terbentuk pula file buku panduan yang
menjelaskan secara rinci dan lengkap bagaimana menggunakan Winisis
untuk berbagai keperluan di perpustakaan. Setelah program Winisis diinstal
dengan benar, maka pada sub-folder WINISIS/DOC, akan terbentuk secara
otomatis beberapa file, yang antara lain berisi buku panduan menggunakan
Winisis sebanyak kurang lebih 123 hakaman.
32
STRUKTUR DATABASE LAIN
Selain koleksi BUKU, tentu saja di perpustakaan ada jenis koleksi
lain, misalnya MAJALAH atau JURNAL, dan koleksi multimedia misalnya
CD dan sebagainya. Semua jenis koleksi ini tentu kalau diperlukan dapat
dibuatkan pula databasenya agak dapat dimanfaatkan menggunakan sistem
otomasi yang diterapkan.
Prinsip pembuatan database untuk jenis koleksi lain sesungguhnya
sama saja dengan cara pembuatan database untuk jenis koleksi buku.
Perbedaannya hanya pada nama dan jumlah ruas atau sub-ruas serta cara
pengisian data pada ruas dan subruas tersebut. Pada koleksi majalah atau
jurnal misalnya, tentu akan ada ruas ISSN (International Standard Serial
Number), dan bukannya ISBN (InternationalStandr Book Number) seperti
pada database buku. Pada jurnal tentu ada informasi mengenai frekwensi
terbit, nomor dan edisi terbitan majalah atau jurnal, dan sebagainya.
Pada database multimedia tentu saja akan ada ruas yang berisi
informasi mengenai format media, misalnya apakah media dalam bentuk atau
format VCD atau DVD, film ril atau kaset. Akan ada ruas yang berisi
informasi mengenai durasi atau lamanya suatu media dapat dijalankan,
biasanya dalam satuan menit; akan ada ruas yang akan diisi dengan informasi
mengenai peralatan untuk menjalankan media tersebut dan berbagai ruas lain
yang akan diisi informasi sesuai dengan jenis media. Pembaca dapat secara
kreatif memikirkan informasi apa kiranya yang diperlukan oleh calon
pengguna media tersebut. Semua informasi yang kiranya akan diperlukan
oleh pengguna, jika seorang pengguna akan menggunakan media yang
disediakan di perpustakaan, perlu dibuatkan ruas atau sub-ruasnya dan
datanya diisikan dalam database, sehingga pada akhirnya dapat disajikan
dalam tampilan di layar komputer, jika ada pengguna yang memerlukannya.
Teknik pemberian kode untuk ruas atau sub-ruas tersebut, dapat mengikuti
estándar jika sudah ada estándar format penulisannya. Tetapi jika belum ada,
maka sistem penamaan ruas dan sub-ruas dapat dibuat sendiri oleh perancang
database. Yang perlu diperhatikan adalah kemudahan, manfaat serta
konsistensi dalam pembuatan struktur database. Konsistensi dalam
pembuatan kode ruas dalam struktur database akan membantu dalam
pembuatan struktur database lain, serta kemudahan jika di kemudian hari
akan dilakukan pengintegrasian beragam database. Hal ini karena untuk
nama ruas yang sama, kodenya sudah sama. Misalnya jika pada database
33
buku, pengarang buku diberi kode 100 (sesuai dengan standar format
INDOMARC), maka pada database Multimedia misalnya, nama pencipta
produk sebaiknya digunakan pula angka 100 sebagai kode ruas database
multimedia tersebut.
PEMELIHARAAN DATABASE
Mengelola database mencakup kegiatan pembuatan database,
pemasukan, penghapusan dan pengeditan serta pemeliharaan data,
termasuk pembuatan data cadangan (backup). Pada bagian ini akan dibahas
mengenai pemeliharaan database, khususnya pembuatan dan pemanfaatan
data cadangan.
Pemeliharaan database adalah mengelola database secara rutin dan
teratur agar semua cantuman dapat digunakan dengan baik dalam waktu
yang lama dengan isi data yang benar dan mutakhir. Pemeliharaan data
diperlukan karena ada banyak gangguan yang dapat terjadi. Gangguan ini
dapat mengakibatkan data dalam jumlah besar yang sudah dibangun dalam
waktu yang lama dan menghabiskan dana besar dapat saja hilang tanpa
bekas dalam waktu sekejap. Tentu saja kejadian ini tidak diinginkan.
Dari waktu ke waktu, ada kalanya kita mengalami ‘musibah’ berupa
kehilangan atau kerusakan data. Karena musibah itu, maka data kita yang
jumlahnya mungkin sudah banyak sekali tidak bisa dimanfaatkan. Tentu
ini merupakan musibah yang sangat merugikan. Karena mungkin data itu
sudah dibangun selama bertahun-tahun. Kerusakan atau kehilangan data itu
dapat membuat kita repot karena tidak ada data cadangan. Untuk mengetik
ulang data itu diperlukan waktu, tenaga dan dana yang tidak sedikit. Tentu
semua orang tidak ingin mengalami kerepotan seperti itu.
Kerusakan atau kehilangan data dapat disebabkan karena kerusakan
komputer (harddisk) secara fisik, terserang virus atau komputer dicuri
orang. Agar terhindar dari masalah yang tidak perlu seperti itu, salah satu
jalan yang paling efektif adalah dengan secara rutin dan teratur membuat
data cadangan.
Masalah virus adalah suatu fenomena yang umum dialami kalau kita
bekerja dengan komputer. Gangguan virus dapat menghilangkan program
atau data. Kehilangan program sesungguhnya tidak terlalu menjadi
masalah karena dengan mudah kita dapat mencari dan mengcopy lagi
program yang hilang tersebut. Tetapi tidak demikian halnya kalau
34
kehilangan data. Oleh karena data kita tidak bisa didapatkan dari pihak
lain, melainkan dari kita sendiri. Karena itulah maka sangat diperlukan
pembuatan data cadangan. Agar apabila suatu saat data hilang, karena
virus misalnya, maka kita masih mempunyai data cadangan yang disimpan
di tempat lain. Kehilangan program masih mungkin didapatkan dari toko
komputer atau pembuat program, tetapi kehilangan data tidak bisa
didapatkan dari toko-toko komputer.
Data dapat pula hilang karena kerusakan hardware atau komputer
tempat menyimpan data dicuri orang. Kembali pembuatan data cadangan
yang disimpan pada komputer lain sangat perlu disini. Kalau satu
komputer yang memuat data hilang, kita masih punya komputer lain yang
juga memuat data cadangan.
Berkas cadangan sebaiknya dibuat beberapa copy dan disimpan di
tempat yang berbeda. Lain dari pada itu perlu dibuatkan catatan atau
keterangan mengenai nama, lokasi penyimpanan dan tanggal melakukan
pembuatan data cadangan serta jumlah cantuman yang dibuat.
Data cadangan sebaiknya disimpan pada media lain, baik berupa
harddisk lain, disket atau CD-R. Semua media penyimpanan ini sebaiknya
dibuat beberapa copy dan disimpan pada tempat yang aman dan berbeda.
Kita selalu berharap dan berdoa agar data cadangan tidak perlu
dimanfaatkan. Jika data cadangan tidak dimanfaatkan, berarti data ril yang
sedang digunakan sehari-hari dalam keadaan utuh dan tidak terganggu.
Meskipun dalam waktu yang lama tidak pernah terjadi gangguan pada data
ril yang digunakan sehari-hari, jangan lalai melakukan pembuatan data
cadangan. Secara rutin dan berkala kita harus senantiasa melakukan proses
pembuatan data cadangan. Tidak ada seorang pun yang mutlak senantiasa
terhindar dari malapetaka kehilangan data. Yang penting dijaga adalah
bahwa jangan sampai layanan dengan sistem otomasi yang sudah dirintis
dan dibangun lama jangan sampai gagal total atau kembali ke titik awal
hanya karena kita kehilangan data.
PENGEMBANGAN KE ARAH PERPUSTAKAAN DIGITAL
Sistem otomasi yang sudah berjalan dengan baik, selanjutnya dapat
dikembangkan lagi kearah pengembangan perpustakaan digital. Kini trend
35
untuk mengembangkan layanan perpustakaan digital semakin besar.Yang
dimaksud dengan perpustakaan digital adalah suatu sistem layanan
perpustakaan yang memberi layanan berupa sharing dokumen dalam
bentuk teks lengkap (full-text). Dengan kata lain pengguna layanan
perpustakaan digital dapat memanfaatkan koleksi lengkap suatu
perpustakaan dalam bentuk digital. Layanan seperti ini biasa digunakan
dengan memanfaatkan sarana teknologi informasi seperti internet atau
melalui pemanfaatan media optik seperti CD dan DVD. Jika dimanfaatkan
menggunakan fasilitas internet, maka layanan dokumen fulltext bahkan
dapat dimanafaatkan oleh pengguna yang lokasinya berada jauh dari lokasi
perpustakaan. Bahkan pengguna dapat berjarak lain kota atau lain negara
dengan perpustakaan yang memberikan layanan. Waktu layanannya pun
bisa berlangsung selama 24 jam dalam sehari. Hal ini karena layanan
digital dilakukan menggunakan sistem komputer yang stand-by setiap saat.
Sesungguhnya layanan perpustakaan digital dapat pula memberikan
layanan kepada pengguna bukan saja dalam bentuk teks, tetapi dapat dalam
format lain seperti video, gambar, suara dan sebagainya. Namun semua
dalam format digital
Perpustakaan digital atau digital library didefinisikan oleh Witten dan
Bainbridge (2003) sebagai berikut:
A focused collection of digital objects, including texts, video, and audio, along with methods for access and retrieval, and selection, organization, and maintenance of the collection
Jadi sesungguhnya, dengan mempelajari definisi diatas, perpustakaan
digital sesungguhnya sama saja dengan perpustakaan konvensional. Hal ini
karena tetap mengoleksi berbagai jenis dokumen dalam bidang tertentu
(khusus atau fokus), ada pemilihan koleksi, sistem organisasi dan
pemeliharaan koleksi, ada sistem temu balik informasi. Yang
membedakannya hanya format dari koleksinya yaitu dalam bentuk digital.
Karena itu cara memanfaatkannya pun berbeda. Karena harus
menggunakan srana teknologi informasi, misalnya komputer.
Karena format dokumen yang dikelola dan dilayankan dalam
perpustakaan digital berbeda, maka tentu saja sistem dan teknik
pengelolaan serta pelayanan dokumennya berbeda. Standar yang
digunakan untuk mengelola dokumen dan databasenya pun berbeda. Untuk
36
perpustakaan digital, seperti telah diuraikan di bagian depan, standar format
metadatanya menggunakan standar Dublin Core.
Pilihan perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan digital
tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan kemampuan
perpustakaan.
Untuk lebih memantapkan pemahaman Anda terhadap materi Kegiatan
Belajar 2, kerjakanlah latihan di bawah ini !
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan database, cantuman dan ruas serta
sub-ruas?
2. Sebutkan dan jelaskan standar format yang digunakan dalam
merancang database!
3. Apakah persamaan dan perbedaaan prinsip antara perpustakaan
konvensional dengan perpustakaan digital?
Langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengerjakan soal nomor 1
adalah:
1. Pelajari Kegiatan Belajar 1, pada bagian awal.
2. Bayangkan apa hakekat dan tujuan suatu data akan dimanfaatkan oleh
pengguna.
Langkah-langkah yang diambil untuk mengerjakan soal nomor 2 adalah:
1. Pelajari bagian tengah dari Kegiatan Belajar 2
2. Bayangkan kesulitan yang akan dihadapi kalau akan membuat database
tanpa adanya panduan-panduan.
Langkah-langkah yang diambil untuk mengerjakan soal nomor 3 adalah:
4. Pelajari bagian ke akhir dari Kegiatan Belajar 2
5. Bayangkan apa unsur dan kegiatan pada sistem layanan perpustakaan
konvensional, lalu bayangkan pula jika dokumen yang dilayankan
berformat digital, yang tidak bisa dibaca secara manual. Database dalam konteks sistem otomasi perpustakaan adalah kumpulan
data bibliografi atau data mengenai pengguna secara terstruktur dan saling
berkaitan. Contoh database di perpustakaan adalah database koleksi buku
atau database koleksi majalah yang dimiliki oleh perpustakaan. Dapat juga
berupa kumpulan data pengguna anggota perpustakaan atau database
Petunjuk Jawaban Latihan
Rangkuman
37
anggota perpustakaan atau database petugas perpustakaan. Unsur database
adalah cantuman atau record. Jadi database terdiri atas kumpulan
cantuman. Satu cantuman terdiri atas beberapa ruas atau field. Setiap ruas
dapat terdiri atas sub-ruas. Dalam ruas atau sub-ruas inilah data bibliografi
diketikkan pada komputer.
Untuk membuat database diperlukan software aplikasi yang dapat
membuat database. Salah satu aplikasi untuk membuat database yang
banyak digunakan perpustakaan di Indonesia adalah CDS/ISIS versi
Windows atau lebih dikenal dengan nama Winisis. Winisis dibuat oleh
UNESCO dan dibagikan secara gratis ke seluruh dunia, terutama ke negara
berkembang. Winisis dapat mengolah database berupa teks dan
multimedia.
Untuk merancang database di perpustakaan, misalnya untuk database
koleksi buku atau majalah atau jurnal di perpustakaan, diperlukan standar
format pengkodean ruas dan sub-ruas apabila diperlukan. Perpustakaan
Indonesia biasa menggunakan INDOMARC sebagai standar penulisan
format data bibliografi untuk sistem otomasi. Selain INDOMARC, dikenal
pula Dublin Core, sebagai standar pembuatan ruas-ruas dalam metadata
untuk perpustakaan digital atau digital library. Dublin Core lebih sederhana
dibandingkan INDOMARC.
Beri tanda (X) pada jawaban yang Anda anggap paling tepat.
1) Yang dimaksud database adalah :
a. Kumpulan data yang saling berkaitan.
b. Kumpulan data terstruktur.
c. Kumpulan data yang saling berkaitan dan terstruktur.
2) Suatu cantuman dalam suatu database perpustakaan, terdiri atas:
d. Ruas-ruas dan sub-ruas
e. Sejumlah jenis koleksi perpustakaan.
f. Format INDOMARC dan Dublin Core.
3) Winisis sebagai aplikasi pembuat database dapat digunakan untuk
mengelola:
a. Data teks dan data format multimedia
b. Data teks saja.
c. Data format multimedia saja
Tes Formatif 2
38
4) INDOMARC adalah:
a. Salah satu software yang banyak digunakan di Indonesia
b. Sistem otomasi layanan perpustakaan
c. Format standar penentuan kode ruas database koleksi perpustakaan.
5) Dublin Core adalah:
a. Software yang digunakan untuk sistem perpustakaan digital
b. Sistem layanan perpustakaan digital
c. Format standar format metadata untuk dokumen digital.
Cocokanlah hasil jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes formatif 2
yang berada di bagian belakang modul ini. Hitung jumlah jawaban Anda
yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk menentukan
tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Rumus:
Jumlah jawaban yang benar Tingkat penguasaan : __________________________ x 100 %
5
Artinya tingkat penguasaan yangAnda capai :
90 % - 100 % = baik sekali
80 % - 89 % = baik
70 % - 79 % = cukup
< 70 % = kurang
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, Anda dapat
meneruskan ke modul berikutnya. Bagus ! Tetapi bila tingkat penguasaan
Anda di bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1 terutama
bagian yang belum Anda kuasai.
KUNCI JAWABAN TES FORMATIF
Tes Formatif 1
39
1. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C. Karena hanya pilihan jawaban C
yang memberikan manfaat sistem otomasi paling lengkap. Dua pilihan jawaban
lainnya (a dan b) tidak lengkap memberi manfaat sistem otomasi perpustakaan.
2. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban B. Karena hanya pilihan jawaban B
inilah yang secara tepat mendaftar semua komponen sistem otomasi
perpustakaan. Pilihan jawaban A kurang lengkap dan pilihan jawaban B, keliru
mendaftar dana sebagai komponen tetapi tidak mendaftar sumberdaya manusia
sebagai komponen penting sistem otomasi.
3. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C, karena paling lengkap mendaftar
bagian di perpustakaan yang dapat diotomasikan. Pilihan A dan B kurang lengkap
mendaftar bagian di perpustakaan yang dapat diotomasikan.
4. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban A. Pilihan jawaban B dan C hanya
memuat satu pilihan yang dapat ditempuh dalam mengadakan aplikasi sistem
otomasi perpustakaan.
5. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C, karena pilihan jawaban A dan B
memuat manfaat yang sesungguhnya dari OPAC, padahal yang diminta adalah
yang bukan manfaat OPAC, yang ditandai dengan kata KECUALI pada bagian
pertanyaan.
1. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C. Karena hanya pilihan jawaban C
yang memberikan pengertian database secara lengkap. Dua pilihan jawaban
lainnya (a dan b) tidak lengkap memberi penjelasan tentang arti database.
2. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban A. Karena hanya pilihan jawaban A
inilah yang secara tepat menjelaskan unsur-unsur dari suatu cantuman yaitu ruas
dan sub-ruas. Pilihan jawaban B dan C salah memberi penjelasan.
3. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban A, karena paling lengkap mendaftar
data yang dapat dikelola dengan aplikasi Winisis, yakni data tekls dan data
multimedia. Pilihan B dan C kurang lengkap mendaftar jenis data yang dapat
dikelola dengan progrm Winisis.
4. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C. Karena INDOMARC bukan
program aplikasi komputer dan bukan pula sistem pelayanan, melainkan standar
format database. Karena itu pilihan jawaban A dan B salah.
Tes Formatif 2
40
5. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C, karena Dublin Core bukan
software dan bukan pula sistem layanan perpustakaan digital, melainkan format
standar metadata dokumen digital. Karena itu pilihan A dan B salah.
41
DAFTAR PUSTAKA Aditirto, Irma U. Dublin Core: Format metadata untuk web resources. Majalah
Marsela. Vol. 10. No. 5, 2003: 15-18. Mustafa, B. Winisis: Software tepat guna untuk pengelolaan perpustakaan, dokumentasi
dan informasi. Bogor: IPB Pres, 2005. Myburgh, Sue. The New information profesional: how to thrive in the information age
doing what you love. Oxford, England: Chandos Publishing, 2005. Witten, Ian H. dan Bainbrigde, David. How to build a digital library. Amsterdam:
Morgan Kaufmann, 2003.