pengolahan terbitan berkala jurnal di upt …...selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan...
TRANSCRIPT
i
PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL
DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh
Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan
Oleh :
Heni Astuti
D 1806049
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2009
ii
PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul :
PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL DI UPT
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
Karya :
HENI ASTUTI
D 1806049
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D
III Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret.
Surakarta, 17 Juni 2009
Mengetahui
Dosen Pembimbing
Riah Wiratningsih, S.S, M.Si
NIP : 19760813 200003 2 001
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Hari :
Tanggal :
Panitia Penguji Tugas Akhir
Penguji 1 :
1. Drs. Sudjini, S. Sos, M.Si (..............................)
NIP : 19530812 198003 1 005
Penguji 2 :
2. Riah Wiratningsih, S.S, M.Si (…………………..)
NIP : 19760813 200003 2 001
Dekan
Drs. Supriyadi, SU NIP. 130 814 593
iv
MOTTO
- Kedamaian tidak ada di puncak gunung atau didasar samudra tetapi
kedamaian ada dalam hati dan sikapmu
- Percayalah pada dirimu sendiri
- Orang berilmu itu besar sekalipun dia itu kecil, sebaliknya orang bodoh itu
kecil sekalipun dia itu besar
- Bila kamu mencintai sesuatu cintailah dengan sewajarnya, karena boleh jadi
orang yang kau benci akan menjadi yang lebih kau cintai
v
PERSEMBAHAN
Kepada Allah Syukur kami haturkan pada-Mu dan dalam naungan
Ridho-Mu. Kupersembahkan karya sederhana ini untuk :
1. Kedua Orang tuaku atas kasih sayang yang diberikan
kepadaku
2. Papiku tersayang (lato), yang setia membantu dan
menemaniku
3. Teman-teman angkatan 2006
4. Almamaterku
vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penulis diberi kekuatan untuk menyelesaikan Tuigas Akhir
ini dengan baik dan dapat selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Tugas Akhir ini disusun untuk melengkapi persyaratan kelulusan program
DIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.
Selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Yang terhormat Bapak Drs. Supriyadi, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
2. Bapak Drs. Alex Ibnu Muridjal, M. Si, selaku ketua program D3
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret.
3. Bapak Daryono, S.Sos selaku Dosen Pembimbing Akademik D3
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret.
4. Ibu Riah Wiratningsih S.S, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir
5. Bapak Drs. Sudjini S.Sos, M.Si selaku Penguji Tugas Akhir
6. Bapak Drs. Harmawan, M. Lib, selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas
Sebelas Maret.
7. Ibu Sri Hartati, S.H. Selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta
vii
8. Seluruh staf UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
9. Seluruh teman Angkatan 2006 Program Studi Perpustakaan
10. Semua pihak yang telah memberikan bantuan yang berguna bagi penyusunan
Laporan Tugas Akhir ini.
Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca
yang berkepentingan.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Penulis
HENI ASTUTI NIM. D1806049
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................................................. i
HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... iii
HALAMAN MOTTO ................................................................................................ iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................................. v
KATA PENGANTAR ................................................................................................ vi
DAFTAR ISI .............................................................................................................. viii
HALAMAN TABEL .................................................................................................. x
HALAMAN GAMBAR ............................................................................................. xi
HALAMAN LAMPIRAN .......................................................................................... xii
BAB I. PENDAHULUAN ......................................................................................... 1
A. Latar Belakang .............................................................................. 1
B. Tujuan ........................................................................................... 4
C. Pelaksanaan ................................................................................... 4
D. Metode Pengumpulan Data ........................................................... 5
E. Rumusan Masalah yang diambil dalam Tugas Akhir ................... 6
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA..................................................................... 7
A. Pengertian Terbitan Berkala .......................................................... 7
B. Sejarah Jurnal ................................................................................. 11
C. Karakteristik Terbitan Berkala ...................................................... 13
D. Fungsi Terbitan Berkala ................................................................ 15
E. Pengadaan Terbitan Berkala ......................................................... 17
F. Pengolahan Terbitan Berkala Jurnal ............................................. 19
ix
BAB III. GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN UNY ................. 22
A. Sejarah UPT Perpustakaan UNY .................................................. 22
B. Gedung .......................................................................................... 24
C. Koleksi .......................................................................................... 26
D. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNY ............................... 30
E. Tenaga ........................................................................................... 31
F. Sumber Dana ( sumbangan Buku Alumni ) .................................. 31
G. Sarana dan Prasarana .................................................................... 32
H. Layanan ......................................................................................... 33
BAB IV. PEMBAHASAN MASALAH ......................................................... 50
A. Pengolahan Koleksi terbitan Berkala Jurnal di UPT Perpustakaan UNY 50
B. Hambatan-hambatan dan Pengolahan Koleksi Terbitan berkala di UPT
Perpustakaan UNY ........................................................................ 60
C. Pemecahan .................................................................................... 60
BAB V. PENUTUP ......................................................................................... 61
A. Kesimpulan ................................................................................... 61
B. Saran .............................................................................................. 62
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 63
LAMPIRAN
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Jumlah koleksi Buku
Tabel 2 Jumlah Koleksi Majalah
Tabel 3 Formasi Tenaga
Tabel 4 Perangkat Keras Komputer
Tabel 5 Perangkat Keras Printer
Tabel 6 Jumlah Koleksi Elektronik
Tabel 7 Koleksi Terbitan Berkala Jurnal
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Struktur Organisasi Di UPT Universitas Negeri Yogyakarta
Gambar 2 Tampilan Input Jurnal
Gambar 3 Tampilan Utama Pada OPAC
Gambar 4 Jurnal yang kita inginkan
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Tugas Untuk Pelaksanaan Magang
Lampiran 2 Catatan Kerja Harian Mahasiswa Selama Magang
Lampiran 3 Daftar Kegiatan Mahasiswa Selama Magang
Lampiran 4 Jadwal Tugas Karyawan
Lampiran 5 Kartu Indeks ( Kardeks) atau Inventaris Terbitan Berkala
Lampiran 6 Daftar Hadir Pengunjung
Lampiran 7 Stempel UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
Lampiran 8 Password Jurnal Elektronik Bulan Maret 2009
Lampiran 8 Lembar Bon Pinjam Foto copy
Lampiran 9 Kartu Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta
Lampiran 10 Sertifikat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 11 Fotocopy Nilai Magang
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Perpustakaan pada awalnya dianggap tidak penting bagi masyarakat,
namun dengan berkembangnya modernisasi maka perpustakaan sebagaimana
yang ada dan berkembang sekarang dipergunakan sebagai salah satu pusat
informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah
budaya bangsa, serta berbagai layanan jasa lainnya, telah ada sejak jaman dulu
kala. Sebuah perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok,
yaitu pertama mengumpulkan semua informasi yang sesuai dengan bidang
kegiatan dan misi lembaganya dan masyarakat yang dilayaninya. Kedua,
melestarikan, memelihara, dan merawat seluruh koleksi perpustakaan, agar tetap
dalam keadaan baik, utuh, layak dipakai, dan tidak lekas rusak. Ketiga, adalah
menyediakan untuk siap mempergunakan dan diperdayakan atas seluruh sumber
informasi dan koleksi yang dimiliki perpustakaan, bagi para pemakainya.
(Sutarno,2003:1)
Bagi Perpustakaan Perguruan Tinggi sendiri mempunyai tujuan untuk
memperlancar dan mensukseskan program-program serta proyek-proyek yang
diletakkan oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Fungsi dari perpustakaan
itu sendiri adalah jantung dari semua program pendidikan universitas atau
institut yang bersangkutan, yaitu ia harus mampu membantu dan menjadi pusat
kegiatan akademis lembaga pendidikan. Fungsi lainnya adalah pusat alat-alat
bahan peraga pengajaran, dalam membantu memperlancar jalannya perkuliahan
1
xiv
serta praktikum-praktikum, perpustakaan dapat menyediakan bahan dan fasilitas
yang dibutuhkan oleh para dosen dalam perkuliahan didalam kelas.( Soedjono
Trimo,1990:3)
Layanan terbitan berkala adalah salah satu layanan yang harus ada di
suatu perpustakaan perguruan tinggi. Hal ini disebabkan informasi yang
terkandung di dalam koleksi terbitan berkala lebih mutakhir daripada informasi
yang ada di buku. Hasil penelitian dari para peneliti banyak yang dimuat di
dalam jurnal-jurnal ilmiah. Informasi dari koleksi terbitan berkala ini banyak
dimanfaatkan oleh sivitas akademika perguruan tinggi untuk penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan.
Koleksi Terbitan berkala merupakan suatu publikasi yang direncanakan
terbit secara terus menerus dalam kurun waktu yang tidak terbatas. Termasuk
dalam jenis terbitan ini adalah jurnal, majalah, bulletin, warta, surat kabar, dan
lain-lain. Dalam hal ini penulis hanya membatasi penulisan yang akan
membahas tentang koleksi terbitan berkala berupa jurnal. Ciri khas bahan
pustaka ini adalah memiliki judul seri yang cukup mencolok, juga memiliki
volume, nomor, dan tahun terbit. Lazimnya terbit secara teratur (periodik)
seperti mingguan, bulanan, dwi bulanan, empat bulanan, semesteran (tengah
tahunan), tahunan dan lain-lain. Isinya sangat menarik sehingga pembaca
senantiasa menantikan nomor selanjutnya.
Jenis koleksi ini yang paling populer dimasyarakat adalah majalah.
Memang dari sejarah perkembangannya terbitan berkala diawali dari adanya
majalah. Majalah yang dalam bahasa inggrisnya’Magazine’ semula hanya
khusus menyajikan tulisan-tulisan dibidang kebudayaan dan atau ilmu
pengetahuan. Kemudian istilah itu digunakan untuk menyebutkan segala jenis
xv
penerbitan berkala yang lebih luas. Isinya meliputi segala bentuk karya sastra,
liputan jurnalistik, pandangan tentang berbagai topik aktual yang patut untuk
diketahui khalayak. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi serta adanya berbagai penemuan-penemuan ilmiah, maka lahirlah
terbitan berkala berupa jurnal penelitian koleksi ini pada perkembangannya akan
sangat mewarnai kualitas di UPT Perpustakaan UNY.
Namun masih banyak perpustakaan yang belum mengelola koleksi
terbitan berkala dengan baik. Di satu sisi kurangnya pengetahuan dan
keterampilan petugas dalam mengelola koleksi tersebut, karena terbatasnya
sarana yang dimiliki perpustakaan dalam proses pengolahan. Bertolak dari hal
tersebut di atas dalam laporan ini akan dibahas pengolahan koleksi terbitan
berkala Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Program
DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta mendidik dan melatih
mahasiswa yang berminat dalam dunia perpustakaan untuk menjadi tenaga kerja
pendayagunaan perpustakaan dan mampu memberi efek positif bagi kemajuan
insan perpustakaan khususnya. Oleh karena itu PKL merupakan sebuah
kesempatan bagi bagi mahasiswa untuk mempraktekkan ilmu yang telah diproses
di bangku kuliah. Dengan PKL ini mahasiswa akan dapat gambaran yang
sebenarnya mengenai kegiatan di sebuah perpustakaan.
Alasan penulis memilih membahas Pengolahan Terbitan Berkala berupa
Jurnal di UPT Universitas Negeri Yogyakarta karena terbitan berkala memiliki
karakteristik tersendiri yang menempatkan terbitan itu sebagai media penyebaran
informasi baru yang efektif. Sehingga memerlukan penataan dan pengolahan
secara profesional, agar terbitan dapat dimanfaatkan secara optimal. Bahwa saat
xvi
ini terbitan berkala khususnya jurnal banyak diperlukan untuk referensi para
mahasiswa.
B. TUJUAN
1. Untuk mengetahui proses pengolahan koleksi terbitan berkala berupa Jurnal
di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang ada dalam pengolahan koleksi
terbitan berkala berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta.
3. Untuk mengetahui upaya memudahkan dalam pengolahan koleksi terbitan
berkala berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
C. PELAKSANAAN
Praktek kerja lapangan di laksanakan di UPT Perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta yang beralamat di kampus Universitas Negeri Yogyakarta
karangmalang Yogyakarta 55281. Praktek kerja lapangan dilaksanakan pada
tanggal 16 februari s/d 24 Maret 2009
Hari Senin s/d kamis : Pukul 08.00-14.00 WIB
Hari Jum’at : Pukul 08.00-11.00 WIB
D. METODE PENGUMPULAN DATA
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dengan
menggunakan metode sebagai berikut :
a. Metode Observasi
Yaitu metode dengan pengamatan dan pencatatan secara langsung ke obyek
yang akan diteliti. Penulis mengumpulkan data yang diperoleh dari
xvii
pengamatan secara langsung terhadap kegiatan dan kondisi UPT
perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
b. Metode Wawancara
Yaitu metode yang dipakai untuk memperoleh data dengan cara melakukan
interview atau wawancara dan tanya jawab terhadap dosen pembimbing atau
pihak lain yang bisa memberikan informasi dan masukan yang berkaitan
dengan obyek penelitian. Penulis melakukan Wawancara secara langsung
kepada karyawan perpustakaan di Universitas Negeri Yogyakarta.
c. Metode literatur
Yaitu dengan cara pengumpulan data sekunder yang dapat diperoleh dengan
memanfaatkan sarana yang ada, baik dalam kampus atau di luar kampus.
Dengan menggunakan bahan pustaka dan literatur memiliki relevansi dengan
subyek yang akan di bahas dalam laporan Praktek kerja lapangan.
xviii
E. RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah yang di ambil dalam Tugas Akhir ini adalah :
1. Bagaimana pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Berupa Jurnal di UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
2. Hal apa saja yang menjadi hambatan-hambatan dalam pengolahan Koleksi
Terbitan Berkala Berupa Jurnal di UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta?
3. Bagaimana pemecahan masalah untuk memudahkan dalam pengolahan Jurnal
atau Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta?
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
xix
A. PENGERTIAN TERBITAN BERKALA
Terbitan berseri atau disebut juga dengan terbitan berkala adalah salah
satu jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan perguruan tinggi. Pengertian
dari terbitan berseri atau terbitan berkala adalah salah satu terbitan yang berisi
informasi berita atau surat kabar, berita keilmuan serta kejadian-kejadian yang
menyangkut ekonomi, politik dan lain-lain yang menarik di masyarakat.(Abdul
Rahman Saleh,1996:3)
Berdasarkan kata ”periodicals” yang diartikan sebagai majalah, terbitan
berkala, berisi banyak artikel yang ditulis beberapa orang, diterbitkan oleh
lembaga, instansi, yayasan, maupun perkumpulan yang membentuk susunan
redaksi sebagai penanggungjawab penerbitan ini dan terbit dalam frekuensi
tertentu seperti mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulan, maupun semesteran.
(Lasa HS, 1994:14).
Jadi bisa disimpulkan bahwa yang dimaksud Terbitan berkala di sini
mencakup pengertian sebagai yang di maksud dalam bahasa inggris; periodicals,
serials, magazines, bulletine, daily, newspaper, annual report dan lain
sebagainya. Oleh karena itu yang dapat dikategorikan ke dalam kelompok
terbitan berkala ini antara lain berupa; terbitan berseri, terbitan berkala, laporan
tahunan, majalah, bulletin, mingguan, surat kabar, jurnal, prosiding, review dan
majalah dinding.
Jenis terbitan ini merupakan salah satu publikasi yang menyampaikan
kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam bidang ekonomi, politik dan hal-
hal lain yang menarik masyarakat. Publikasi ini memang di rencanakan untuk
xx
terbit terus menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas, dikelola oleh
sekelompok orang yang pada umumnya disebut ‘Redaksi”. Redaksi inilah yang
bertanggung jawab atas penerbitannya dan yang menentukan apakah suatu
tulisan itu layak dimuat atau tidak. Publikasi ini terbit dengan kala, waktu
tertentu dengan jangka waktu tetap maupun tidak tetap, disebarluaskan kepada
kalangan tertentu maupun kepada masyarakat pada umumnya.
Beberapa pengertian yang terkait dengan terbitan berkala antara lain
(Lasa HS,1994:14) :
a. Majalah/magazine
Istilah ini biasanya dipergunakan untuk menyebut majalah pada
umumnya. Yakni terbitan berkala yang berisi bacaan untuk umum, ditulis
oleh beberapa orang dengan bahasa popular sehingga mudah dipahami
oleh umum.
b. Terbitan berseri/serials
Publikasi yang diterbitkan berurutan, baik dinyatakan dengan angka atau
dinyatakan dengan huruf misalnya; buku, majalah, laporan, brosur,
prosiding dan lain-lain.
c. Buletin/bulletine
Suatu publikasi yang diterbitkan pada jangka waktu tertentu oleh
lembaga Pemerintah, badan sosial, organisasi profesi maupun lembaga
pendidikan yang diberi nomor urut.
d. Pamphlet/pamphlet
xxi
Penerbitan insidentil yang jumlah halamannya paling banyak satu
halaman. Terbitan ini berisi pemberitahuan, pengumuman maupun berita
yang disebarluaskan secara Cuma-Cuma.
e. Ringkasan, sari karangan, abstrak/abstract
Isi pokok suatu karangan, penelitian, disertasi, tesis, skripsi dan lain-lain.
Ringkasan ini kadang-kadang dikumpulkan dan disusun sistematis dalam
bidang atau lingkungan tertentu, kemudian diterbitkan dalam jangka
waktu tertentu. Sering juga diberi tanda urutan angka maupun huruf.
f. Laporan tahunan/annual report
Penerbitan tahunan yang bersisi tinjauan peristiwa, kegiatan lembaga,
organisasi selama satu tahun dan kadang terbatas pada bidang tertentu.
g. Laporan bersejarah/annals
Penerbitan yang memuat catatan peristiwa dalam ilmu pengetahuan dan
teknologi yang terjadi selama satu tahun, transaksi suatu organisasi serta
kemajuan dalam bidang tertentu.
xxii
h. Lembaran/leaflet
Terbitan yang terdiri dari satu lembar yang dilipat menjadi dua, tiga, atau
lebih tanpa dijilid maupun dijahit. Publikasi ini disebarluaskan kepada
masyarakat luas berisi informasi tertentu; pendidikan, pertunjukan,
penyelenggaraan seminar dll.
i. Surat kabar, harian, Koran/newspaper, daily
Terbitan berkala berupa lembaran, tidak dijilid, terbit tiap hari, berisi
berita, pengumuman, laporan, pemikiran yang aktual atau sesuatu yang
perlu segera diketahui oleh masyarakat pada umumnya.
j. Warta, warta singkat, warta ringkas/news, news in brief
Terbitan suatu instansi, lembaga pada waktu tertentu berisi berita
maupun laporan kegiatan secara ringkas. Disajikan dalam bentuk berita,
terdiri dari beberapa lembar dan kadang dijilid sederhana atau distaples.
k. Jurnal/journal
Terbitan dalam bidang tertentu oleh instansi, badan, organisasi profesi
maupun lembaga keilmuan. Terbit secara berkala dan teratur berisi
informasi ilmiah, hasil penelitian, prosiding seminar maupun pertemuan
ilmiah yang lain.
l. Brosur/brochure
Karya cetak pendek, hanya terdiri dari beberapa lembar. Cetakan ini
diikat dengan tali, benang atau distaples dan tidak dijilid. Berisi
pemberitahuan tentang akan adanya kegiatan yang perlu diketahui oleh
masyarakat.
xxiii
Kiranya masih terdapat sekian istilah misalnya; acta, prosiding,
dan transaction maupun majalah dinding, yang semua itu dapat
digunakan untuk kepentingan tertentu.
B. SEJARAH JURNAL
Memahami asal-muasal penerbitan jurmal ilmiah. Jurnal ilmiah seperti
yang kita kenal sekarang pertama kali terbit pada tahun 1665 di Inggris, tepatnya
tanggal 6 Maret 1665 dengan terbitnya Philosophical Transactions of the Royal
Society. Editor Jurnal ilmiah pertama itu adalah Henry Oldenburg, secretary dari
The Royal Society dan jurnal itu dibiayai pribadi oleh Henry Oldenburg. Pada
masa itu di Inggris para penemu, penjelajah dan peneliti mendapatkan tempat
sangat terhormat di masyarakat Inggris. Orang berlomba-lomba meneliti dan
menjelajah untuk menemukan sesuatu yang baru dan penemuan yang
spektakular mendapat perhatian dan imbalan yang besar dari kerajaan. Untuk
itulah diperlukan suatu mekanisme untuk menilai penemuan-penemuan: apakah
benar-benar baru dan siapa yang paling berhak mendapatkannya.
Jurnal ilmiah pada masa itu dengan demikian mempunyai empat fungsi:
1. Registrasi, yaitu pendaftaran terhadap adanya penemuan baru.
2. Disseminasi, yaitu penyebarluasan hasil penemuan baru tersebut.
3. Archive, yaitu membentuk koleksi dari penemuan-penemuan yang ada
4. Sertifikasi, yaitu mendapatkan pengakuan dari The Royal Society setelah
sebelumnya ditelaah dulu oleh para anggota The Royal Society dari bidang
yang sama.
Keempat prinsip jurnal ilmiah di atas pada dasarnya tidak berubah
sampai sekarang. Registrasi merupakan fungsi yang amat penting sebagai
xxiv
pengakuan terhadap sang penemu. Suatu penemuan dianggap belum ada apabila
penemuan itu belum ditulis dalam suatu artikel dan diterbitkan dalam jurnal
ilmiah. Salah satu kasus mutakhir yang banyak menarik perhatian adalah
mengenai siapa sebenarnya penemu virus HIV dua puluh tahun yang lalu, Robert
Gallo dari Amerika Serikat atau Luc Montagnier dari Pasteur Institute, Perancis.
Luic Montagnier diakui sebagai penemu virus HIV sebab pada Jurnal Nature
(1983) telah menunjukkan keberhasilannya mengisolasi retrovirus tersebut.
Disseminasi bertujuan mendapatkan pengakuan dan kolaborasi dari para rekan
sejawat. Archive bertujuan melestarikan informasi ini untuk keperluan di masa
datang.
Sertifikasi untuk mendapatkan pengesahan terhadap penelitian (dan
dampaknya) oleh jurnal yang mutunya sudah dikenal. Tidak ada sama sekali
disebut mengenai tujuan komersial penerbitan suatu jurnal ilmiah. Peran Jurnal
ilmiah lebih pada pengakuan terhadap hasil penelitian dan sama sekali bukan
untuk tujuan komersial. Bahwa faktanya para penerbit jurnal ilmiah bisa menjadi
raksasa penerbitan adalah hal lain.
(www.edu2000.org/portal/index2.php?option=com)
C. KARAKTERISTIK TERBITAN BERKALA
Terbitan berkala ini apabila dibandingkan dengan publikasi maupun
koleksi lain, ternyata memiliki cirri khas/karakteristik yang antara lain (Lasa HS,
1994:17) :
1. Dalam satu kali terbit memuat beberapa karangan yang ditulis oleh beberapa
orang dengan topik yang berbeda dan dengan gaya bahasa yang berlainan.
xxv
2. Artikel, tulisan maupun karangan pada umumnya tidak terlalu panjang
sebagaimana pada buku teks. Dengan membaca karangan pendek itu
seseorang dapat menangkap ide pokok yang dikemukakan penulis.
3. Menyampaikan berita, peristiwa, penemuan, dan ide baru atau sesuatu yang
dianggap menarik perhatian masyarakat pada umumnya.
4. Dikelola oleh sekelompok orang, yang kemudian membentuk perkumpulan,
organisasi maupun susunan redaksi. Redaksi inilah yang mengelola dan
bertanggung jawab atas terbitan ini dengan tugas-tugas antara lain :
a. Mempersiapkan naskah yang berupa artikel, pemberitahuan,
pengumuman, iklan dan lain-lainnya.
b. Mengoreksi naskah dan menentukan apakah suatu tulisan itu layak
dimuat atau tidak.
c. Bertanggung jawab atas tulisan, artikel yang dimuat itu.
d. Bertanggung jawab atas penerbitannya.
e. Ada biaya atau tidak, ada naskah atau tidak, redaksi yang mengusahakan
semua itu.
5. Merupakan bentuk arsip ilmiah yang telah diketahui oleh masyarakat
umum.
Tulisan-tulisan yang dimuat dalam majalah, surat kabar telah diketahui oleh
banyak orang atau masyarakat awam. Berbeda dengan isi buku teks
misalnya yang hanya diketahui oleh kalangan terbatas. Oleh karena itu
apabila orang ingin menelusuri kembali akan suatu topik yang dimuat oleh
terbitan berkala, maka akan mudah menemukannya. Pencarian ini dapat
dilakukan ke perpustakaan terkait, ke redaksi, agen-agen majalah atau ke
toko buku. Usaha ini dapat juga dengan menghubungi penulisnya. Sebab
xxvi
seringkali seorang penulis artikel mencantumkan alamat instansinya agar
mudah dihubungi atau sebagai pertanggungjawaban moral.
6. Terbit terus menerus dengan memiliki kala, waktu, frekuensi terbit tertentu.
Berbeda dengan buku teks yang terbitnya tidak dapat dipastikan. Mungkin
sekali terjadi bahwa suatu judul buku sekali terbit lalu berhenti. Akan tetapi
tidak tertutup kemungkinan bahwa suatu judul buku dalam satu tahun dapat
terbit dua atau tiga kali karena sedang diminati masyarakat.
xxvii
7. Memiliki sistem kontrol internasional
Ciri ini dapat kita amati pada pencantuman nomor ISSN (International
Standard Serial Number) pada setiap judul jurnal atau terbitan berseri
lainnya.
Pencantuman nomor ISSN ini mempunyai banyak manfaat antara lain :
a. Mengetahui perkembangan penerbitan terbitan berkala, terbitan berseri
suatu Negara dari waktu ke waktu.
b. Untuk mengetahui perkembangan minat ilmu pengetahuan suatu bangsa
melalui banyaknya terbitan berseri yang mereka hasilkan.
c. Memudahkan komunikasi informasi antar perpustakaan maupun pusat
informasi terutama yang berkaitan dengan kompetensi.
d. Memudahkan pemesanan terbitan terutama untuk langganan jurnal ke luar
negeri. Sebab kenyataannya tidak sedikit judul jurnal, jurnal yang sama
yang diterbitkan oleh Negara yang berbeda.
D. FUNGSI TERBITAN BERKALA
Tulisan, ulasan yang dimuat oleh terbitan berkala ini merupakan ide atau
gagasan asli seorang atau beberapa pengarang yang disusun ringkas sehingga
sering disebut dengan literature primer. Terbitan ini sebenarnya sangat berguna
untuk memajukan studi dan merupakan sarana yang lebih efektif dalam
pengembangan ilmu pengetahuan.
Oleh karena itu, terbitan ini memegang peran penting dalam lalu lintas
informasi dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Peran yang
dimainkan terbitan ini antara lain karena :
xxviii
1. Dapat memberikan ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman
beberapa orang. Dalam lembaran-lembaran itulah dituangkan karangan,
ulasan maupun hasil wawancara dengan beberapa ahli. Dengan demikian
majalah itu merupakan wadah pemikiran dan renungan beberapa orang.
2. Menyampaikan gagasan, ide dan penemuan baru dalam bidang tertentu.
Dengan mengetahui ini semua seseorang akan dapat mengembangkan lebih
lanjut dalam bentuk tulisan maupun disampaikan dalam seminar, diskusi
maupun dalam bentuk penataran, kursus, perkuliahan dan lain sebagainya.
Sebagaimana diketahui bahwa terbitan berkala jenis Jurnal itu banyak
ragamnya mengingat pembacanya yang sangat heterogen tingkat pendidikan dan
minat mereka. Dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka majalah
menurut jenisnya dapat dibagi menjadi :
1. Jurnal umum
Jenis ini dipersiapkan untuk konsumsi umum. Berisi bermacam-macam
bidang misalnya; pendidikan, ilmu pengetahuan, olahraga, politik,
keterampilan dan lain sebagainya.
Jurnal ini ditulis dengan gaya bahasa popular agar mudah dipahami oleh
segenap lapisan masyarakat yang bermacam-macam pendidikannya itu.
xxix
2. Jurnal teknis
Jurnal teknis ini ditulis dengan gaya bahasa teknis, pelaksanaan bidang
tertentu, memperbaiki peralatan, memasang komponen tertentu. Ditujukan
kepada para teknisi, pekerja lapangan, laboran maupun mereka yang bekerja
di pabrik-pabrik, industri-industri dan lain-lain.
3. Jurnal ilmiah
Jenis ini ditulis dengan bahas ilmiah sehingga sulit dipahami oleh masyarakat
pada umumnya. Ditujukan kepada para ilmuwan terutama yang sebidang
sebagai media komunikasi ilmu antar mereka. Penyertaan gambar, foto,
ilustrasi sebagai pendukung dan memperjelas tulisan.
4. Jurnal ilmiah populer
Jurnal ini berisi tulisan-tulisan tentang keilmuan atau bidang tertentu, ditulis
dengan gaya bahasa yang ringan, bahasa harian dan populer sehingga orang
luar bidang itu dapat memahami dan juga kalangan umum terpelajar. Media
ini dimaksudkan sebagai bacaan umum untuk menambah pengetahuan
mereka dalam bidang itu.
E. PENGADAAN TERBITAN BERKALA
Untuk mengadakan tebitan berkala di suatu perpustakaan, lembaga, pada
prinsipnya sama dengan pengadaan koleksi lainnya. Pengadaan koleksi ini dapat
ditempuh dengan cara (Lasa HS, 1994:25) :
xxx
1. Melanggan/beli
Sebelum menentukan judul-judul majalah yang perlu dilanggan, lebih dulu
perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
a. Tersedianya anggaran, dana
b. Mengetahui bidang-bidang yang dicakup perpustakaan itu
c. Mengetahui minat, bidang calon pengguna
d. Memperhatikan dan mencek lebih dahulu judul-judul majalah yang telah
dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan.
2. Hadiah/sumbangan
Kecuali melanggan, suatu perpustakaan dapat menerima majalah melalui
sumbangan dari perorangan maupun lembaga.
Untuk mendapatkan sumbangan ini, suatu perpustakaan harus dikenal lebih
dahulu. Untuk memperkenalkan diri, kiranya perlu mengajukan surat
permohonan ke lembaga, yayasan maupun organisasi profesi yang
menerbitkan majalah tertentu.
3. Tukar menukar publikasi/exchange publication
Yakni suatu usaha pengadaan koleksi dengan cara tukar menukar terbitan
dengan perpustakaan atau lembaga lain. Cara ini merupakan usaha untuk.
1. Pemerataan dalam penyebaran informasi.
2. Memupuk kerjasama antarperpustakaan dalam pelayanan informasi.
3. Saling membantu diantara sesama pusat informasi.
4. Sebagai langkah awal program ini, seharusnya suatu perpustakaan atau
lembaga memiliki terbitan, publikasi yang berupa majalah, bulletin
maupun hanya dalam bentuk daftar pustaka baru/accession list.
xxxi
5. Publikasi itu dikirimkan keperpustakaan, instansi yang terkait disertai
surat pengantar tentang penawaran tukar-menukar publikasi.
Setiap perpustakaan harus memiliki pengadaan bahan pustaka yang baik,
untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Selain itu, pustakawan lebih mudah
untuk mengelola sebuah perpustakaan sehingga pembaca nyaman dalam
mendapatkan koleksi yang diinginkan.
F. PENGOLAHAN TERBITAN BERKALA JURNAL
Semua terbitan berkala yang diterima oleh perpustakaan harus segera
diproses. Agar jurnal bisa lebih up to date dan segera dapat digunakan oleh
pembaca yang menbutuhkan informasi. Sebab informasi yang dikandungnya
berupa masalah yang aktual/menarik. Keterlambatan pemrosesan berarti
menghambat proses perkembangan ilmu pengetahuan. Langkah-langkah
pengolahan terbitan berkala:
1. Pemeriksaan
Judul jurnal yang diterima hendaknya diperiksa lebih dahulu apakah diterima
sebagai hadiah/sumbangan, langganan, tukar atau sekedar titipan.
2. Pemberian cap, tanda
Pemberian stempel atau cap ini diletakkan pada halaman yang paling depan
yakni halaman setelah sampul/cover, asal tidak dikenakan pada tulisan.
3. Pencatatan
Pencatatan dapat dipilih diantara beberapa cara, antara lain :
a. Sistem kartu registrasi
Untuk majalah terbit tiap bulan atau lebih
b. Dicatat dalam buku inventaris
xxxii
Pada sistem ini, kecuali dicatat pada kartu-kartu tersebut, juga dicatat
pada buku inventaris. Sistem ini memang menambah pekerjaan, akan
tetapi dari segi ketertiban administrasi, cara ini lebih sesuai. Sebab akan
segera diketahui jumlah eksemplar dari waktu ke waktu
4. Pembuatan kartu katalog
Semua jurnal maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh
perpustakaan perlu dibuatkan daftar katalog. katalog ini dapat berbentuk
buku/printed catalog maupun kartu/card catalog.
Katalog ini sangat membantu pencari informasi dalam pengenalan
judul majalah yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Dengan daftar yang
berisi data lengkap itu, mereka akan mengetahui nomor-nomor maupun judul
jurnal apa saja yang dimiliki perpustakaan itu.
Untuk para pengunjung cukup dibuatkan katalog judul, sedangkan
untuk administrasi perpustakaan cukup menyimpan kartu registrasinya.
Apabila dikehendaki juga bisa dibuatkan katalog untuk cek/arsip. Adapun
data yang perlu dicantumkan dalam pembuatan katalog ini anatara lain :
a. Judul jurnal, judul paralel, anak judul.
b. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui,
maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.
c. Frekuensi, kala terbit.
d. ISSN/Internasional Standard Serial Number.
e. Kota terbit.
f. Nama lembaga, organisasi penerbit, redaksi.
g. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan.
xxxiii
h. Nama pimpinan redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal
kalangan luas. Sebab tidak sedikit suatu majalah mendapat perhatian dari
masyarakat lantaran diasuh oleh orang-orang terkenal.
i. Ukuran tinggi jurnal.
j. Edisi yang dapat diartikan sebagai :
- geografi : asia, indonesia.
- bahasa : inggris, perancis, jerman
- bentuk : mikrofis, dll.
k. Catatan-catatan lain yang diperlukan.(Lasa HS,1994:55)
BAB III
GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
A. SEJARAH UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
Berdirinya perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat
dipisahkan dari sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena perpustakaan
xxxiv
didirikan bertepatan waktu dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu
tanggal 21 Mei 1964 yang kemudian tanggal tersebut dijadikan dies natalisnya.
Pada awalnya, perpustakaan menempati salah satu ruangan di fakultas
ilmu pendidikan yang saat itu jumlah pegawainya hanya 4 (empat) orang terdiri
dari 1 (satu) orang kepala, 2 (dua) orang staf, dan 1 (satu) orang pembantu
umum.
Tahun 1970 perpustakaan dipindahkan ke gedung rektorat (sekarang
gedung registrasi lama) dengan luas bangunan 520 m² yang saat ini digunakan
untuk ruang MKU dan perpustakaan Fakultas Ilmu Pendidikan.
Dengan SK rektor nomor 28/1970, 1 Januari 1971 perpustakaan menjadi
lembaga tersendiri yang statusnya langsung di bawah rektor dan dipimpin oleh
seorang direktur perpustakaan. Sejalan dengan itu dikeluarkan SK rektor nomor
29/1970 tanggal 22 Desember 1970 bahwa semua perpustakaan fakultas dan
jurusan melebur ke dalam perpustakaan Institut. Integrasi perpustakaan tersebut
baru selesai tahun 1974. Selaras dengan perkembangan jumlah koleksi dan
tuntutan layanan, pada tahun 1974 perpustakaan dipindahkan lagi ke gedung baru
seluas 1.044m² (sekarang gedung LPM dan Lemnit).
Pada tahun 1978 perpustakaan mengalami perubahan status, setelah
keluarnya SK rektor nomor 81/PT27R/78, menjadi suatu bagian dan dipimpin
oleh seorang kepala bagian di bawah biro administrasi akademik dan
kemahasiswaan.
Perubahan terjadi lagi, dengan diberlakukannya PP nomor 5 tahun 1980
tentang organisasi perguruan tinggi di Indonesia dan SK Mendikbud nomor
0140/1983 tentang organisasi dan tata kerja IKIP Yogyakarta, ditetapkan
kedudukan perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang berada
xxxv
dibawah dan bertanggungjawab kepada rektor. Adapun pembinaan sehari-hari
dilakukan oleh pembantu rektor 1, pengelolaannya terdiri dari kepala
perpustakaan dan kepala sub bagian tata usaha.
Pada tahun 1983 diterbitkan SK mendikbud nomor 0142/1983 tentang
organisasi tata kerja IKIP Yogyakarta yang kemudian diperbaharui dengan SK
Mendikbud nomor 0101/0/1983, kemudian SK Mendikbud nomor 0174/1995
yang memberikan status sebagai unit pelaksana teknis sejajar dengan UPT
lainnya di lingkungan UNY.
Dalam rangka pengembangan, pada tahun 1979-1990 berturut-turut
perpustakaan menerima kunjungan 3 (tiga) orang konsultan UNDP yaitu :
Mr.Bjorn Tell bidang jaringan perpustakaan, Mr.Lorens bidang pengembangan
tenaga, dan Mr. FG Poole bidang perencanaan gedung/ bangunan untuk
melakukan survey kemungkinan pengembangan perpustakaan. Salah satu
realisasinya pada tahun 1996 telah selesai dibangun gedung perpustakaan yang
cukup representative dengan luas ± 4.212 m² dan letaknya strategis dekat pintu
masuk utama kampus atau sebelah barat gedung rektorat UNY.
B. GEDUNG
Sejarah dengan pesatnya perkembangan universitas maka perpustakan
perlu menyesuaikan diri terutama dalam hal penyediaan fasilitas ruang baca.
Sejak berdiri hingga sekarang, UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta
telah mengalami 3 kali perpindahan gedung. Gedung yang sekarang terdiri dari 3
(tiga) lantai yang luasnya 4.212 m². Adapun penataan ruang secara rinci adalah
sebagai berikut :
1. Lantai Satu
xxxvi
Dari utara ke selatan ruangan terdiri dari :
a. Ruang layanan peminjaman/sirkulasi R.1.14
b. Ruang penitipan tas dan barang-barang lain yang tidak boleh dibawa
masuk ke ruangan/lantai atas.
c. Looby untuk istirahat dan kantin. Ditempatkan almari katalog yang berisi
daftar semua koleksi milik perpustakaan.
d. Ruang elektronik library
e. Ruang layanan administrasi keanggotaan perpustakaan
f. Ruang koleksi cadangan sirkulasi
g. Kamar kecil untuk pengunjung
h. Ruang pengelolaan
i. Ruang komputer
j. Gudang
2. Lantai dua
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :
a. Ruang baca dan koleksi tentang bahasa dan sastra, sains dan teknologi,
seni dan olah raga, geografi dan sejarah (golongan 4-9)- R.2.10.
b. Ruang kerja kepala perpustakaan dan tata usaha –R.2.09.
c. Looby untuk istirahat, juga tersedia fotocopy untuk keperluan
pengunjung.
d. Ruang pertemuan, digunakan untuk rapat staf, dan menerima tamu
perpustakaan- R.2.06.
e. Ruang pelayanan referensi/informasi –R.2.08.
f. Dapur/pantry –R.2.05.
g. Ruang ATK –R.2.02.
xxxvii
h. Kamar kecil untuk pengunjung dan karyawan
i. Ruang majalah/ terbitan berkala –R.2.03.
3. Lantai tiga
Dari utara ke selatan, ruangan terdiri dari :
a. Ruang baca dan koleksi karya-karya umum, filsafat dan psikologi, agama,
dan ilmu-ilmu sosial termasuk pendidikan, kependudukan, poitik,
ekonomi, hokum, hankam, etnografi, (golongan 0-3) – R.3.12.
b. Ruang koleksi khusus ilmu perpustakaan, dokumentasi, dan informasi –
R.3.08.
c. Ruang baca –R.3.06
d. Ruang baca –R .3.05
e. Ruang pertemuan/ diskusi – R.3.10
f. Looby untuk istirahat
g. Mushola –R.3.09
h. Kamar kecl dan tempat wudhu untuk pengunjung dan karyawan –R.3.04
i. Koleksi skripsi/tesis/disertasi dan laporan penelitian –R.3.03
C. KOLEKSI
1. Koleksi Buku
Koleksi perpustakaan sampai dengan bulan September 2008 terdiri
dari buku/monografi yang berupa buku teks, buku informasi (fakta), buku
rujukan (referensi), laporan penelitian, skripsi/tesis/disertasi, dengan rincian
sebagai berikut :
xxxviii
TABEL 3.1.
KOLEKSI BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Indonesia Asing Jumlah Gol Jenis
Judul Eks Judul Eks Judul Eks
1 Karya umum 2.546 5.659 849 1.272 3.395 6.931
2 Filsafat 2.291 7.436 2.807 4.499 5.098 11.935
3 Agama 1.502 3.520 234 340 1.736 3.860
4 Ilmu social 30.280 72.568 13.176 17.377 43.456 89.945
5 Bahasa 2.654 7.148 2.097 5.910 4.751 13.058
6 Ilmu murni 4.711 19.296 4.668 10.147 9.379 20.443
7 Ilmu terapan 13.781 33.652 9.101 13.154 22.257 46.714
8 Seni dan OR 3.100 9.197 2.198 3.186 5.298 12.383
9 Kesusasteraan 2.535 7.424 2.424 5.782 4.959 13.206
10 Sejarah, geografi 1.706 3.790 1.144 1.335 2.850 5.125
Jumlah 65.106 169.690 38.698 63.002 103.804 232.692
Sumber: Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009
2. Koleksi Majalah
Untuk melengkapi koleksi, UPT perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta melanggan dan menerima hadiah pustaka yang berupa majalah
maupun jurnal. Jika dirinci keadaan majalah sampai dengan September 2008
sebagai berikut :
TABEL 3.2.
KOLEKSI MAJALAH DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Indonesia No Jenis
Langganan Hadiah Jml.
1 Jurnal 106 166 272
2 Majalah 83 112 195
xxxix
ilmiah populer
3 Majalah
popular
48 40 88
4 Surat kabar
a. Harian b. Mingguan
10
17
0
1
10
18
5 Lain-lain 81 1326 1407
Jumlah 345 1645 1990
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari
2009
Untuk lebih memperdayakan koleksi, maka diperlukan adanya suatu
pengaturan penempatan koleksi agar dapat memberikan nilai fungsi praktis
dan efisien, penempatannya sebagai berikut :
1) Buku
a. Buku tandon (Reverse Books), diberi tanda “R” ditempatkan di lantai
II dan III, buku ini hanya terdiri dari satu eksemplar dari setiap judul
dan kelebihannya ditempatkan di ruang peminjaman, karena itu
koleksi ini hanya boleh dibaca di tempat (tidak dipinjamkan).
b. Buku pinjaman/sirkulasi, buku ini ditempatkan di ruang peminjaman
lantai I. Dimungkinkan karena eksemplarnya lebih dari satu, maka
dapat dipinjamkan dengan prosedur dan persyaratan yang telah diatur
dalam taat tertib dan prosedur peminjaman. Baik buku tendon maupun
buku pinjaman penempatannya disusun menurut kelas/subjek.
2) Skripsi/Tesis/Disertasi
Koleksi ini ditempatkan di ruang khusus (3.03), penggunaannya
sangat terbatas dengan persyaratan tertentu. Di ruang
xl
tesis/skripsi/disertasi penyusunan koleksi berdasarkan fakultas dan subjek
buku.
3) Laporan penelitian
Koleksi laporan penelitian ditempatkan di lantai III ruang 3.03.
Koleksi ini hanya dibaca di tempat, dan dapat difotokopi. Pergerakannya
disusun menurut fakultas dan kemudian berdasarkan subyeknya.
4) Koleksi Rujukan (Referensi)
Koleksi rujukan ditempatkan di lantai II ruang 2.08.
pemanfaatannya hanya boleh dibaca di tempat, dan boleh dipinjam untuk
difotokopi. Koleksi ini disusun menurut jenis disertai kelas/subyek.
5) Koleksi Majalah/Jurnal
Koleksi tersebut hanya dapat dibaca di tempat tidak dapat
dipinjam dibawa pulang kecuali untuk difotokopi. Penyusunannya
menurut abjad judul. Majalah baru ditayangkan (didisplay) dan majalah
yang sudah lengkap nomornya dibendel/dijilid serta ditempatkan diruang
yang sama. Di ruang majalah ini, pengunjung bisa membaca surat kabar
yang didisplay dan majalah yang telah dibendel.
6) Koleksi yang dikemas dalam bentuk elektronik
Berkaitan dengan perkembangan teknologi informasi UPT
perpustakaan membuka layanan elektronik library yang semua koleksinya
dikemas dalam bentuk elektronik, berupa OPAC dan ruang internet yang
disediakan untuk pengguna perpustakaan dan ditempatkan di lantai I. Di
ruang itu pemakai dapat menelusur berbagai macam literature yang
sumber informasinya selalu baru atau actual. Untuk melayani pemakai
yang mengakses internet penambahan fasilitas berupa computer dan
xli
printer selalu diupayakan dengan cara penambahan pengadaan komputer
sejumlah 40 unit.
D. STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI
YOGYAKARTA
Di bawah ini disajikan struktur organisasi UPT perpustakaan UNY
sebagai berikut :
BAGAN 3.1
STRUKTUR ORGANISASI
REKTOR
PR II PR I PR III
Ka. Perpustakaan
Kasubag TU Ketua kelompok Pustakawan
PUM
Surat & ATK
Ruang & APK
Parkir
Penitipan Tas
Kebersihan
Korbid lay khusus
Layanan e library
Pend. pemakai
Penerbitan
Statistik
Korbid Lay Pemakai
Keanggotaan
Layanan Sirkulasi
Layanan referensi
Korbid Lay Teknis
Seleksi bhn Pustaka
Inv. Bhn Pustaka
Klas & Tjk Subjek
Deskripsi Katalog
Pasca katalog
Korbid pengemb TI
Peng. Hardware &
Software
xlii
Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan UNY, 2008
E. TENAGA
Di bawah ini disajikan formasi tenaga sampai bulan September 2008
sebagai berikut :
TABEL 3.3
FORMASI TENAGA DI UPT PERPUSTAKAAN UNY SAMPAI BULAN
FEBRUARI 2009
Gol Tingkat pendidikan jml Ketr No jenis
SLTP SLTA DII/DIII S1 S2 L P
IV - - - 2 - 2 1 1
III - 4 4 3 - 11 6 5
Pustakawan
II - - 7 - - 7 3 4
1.
jumlah 4 11 5 20 10 10
IV - - - - - - - -
III - 1 1 4 - 6 5 1
Non
Pustakawan
III - 5 3 - - 8 7 1
2.
Jumlah 6 4 4 14 12 2
Front Office
Layanan baca
Layanan Koran
Perawatan bhn Ptk
Perpustakaan Fakultas
xliii
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan Februari 2009
F. SUMBER DANA (SUMBANGAN BUKU ALUMNI)
Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang akan mengakhiri masa
studi dan mengikuti wisuda serta untuk mendapatkan surat keterangan bebas
pinjam dari perpustakaan, dikenakan peraturan sebagai berikut :
a. Setiap mahasiswa diwajibkan menyerahkan satu buah buku sumbangan
seharga minimal Rp. 10.000,00 untuk mahasiswa S0, Rp. 15.000,00 untuk
mahasiswa S1, dan Rp. 30.000,00 untuk mahasiswa S2/S3.
b. Sumbangan buku tersebut harus dilampiri bukti pembelian serta surat
keterangan dari ketua jurusan/program studi yang menerangkan akan
kesesuaian buku tersebut dengan kebutuhan jurusan/program studi dari
mahasiswa yang bersangkutan.
c. Sumbangan buku diserahkan kepada bagian layanan administrasi
keanggotaan untuk mendapatkan bukti penerimaan sumbangan buku.
G. SARANA DAN PRASARANA
Untuk memperlancar jalannya pelayanan dan pengolahan bahan pustaka
di perpustakaan, maka disajikan sarana dan prasrana sebagai berikut :
1. Perangkat Keras Komputer
TABEL 3.4.
3. Tenaga tidak
tetap
1 4 - - - 5 5 -
Jumlah 1 14 15 9 39 27 12
xliv
PERANGKAT KERAS KOMPUTER DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
Jenis Jumlah Kondisi
PC Pentium IV 12 unit + 4 server Baik
PC Pentium III 1 unit Baik
PC Pentium II 2 unit + 1 server Baik
PC Pentium I 15 unit 5 unit rusak
PC 486 3 unit Semua rusak
PC 386 3 unit 2 unit rusak
LCD 1 unit Baik
Amplifier 2 unit 1 unit rusak
Tape recorder 4 unit 3 unit rusak
Head phone 7 unit Baik
Video cassette recorder 1 Rusak
Televisi 7 Baik
VCD player 6 Baik
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan
Februari 2009
xlv
2. Perangkat Keras Printer
TABEL 3.5.
PERANGKAT KERAS PRINTER DI UPT PERPUSTAKAAN UNY
No Jenis Jumlah Kondisi
1 Epson LQ-1050 1 buah Rusak
2 Epson LQ- 1170 1buah Rusak
3 Epson LQ-1070 1buah Rusak
4 Epson LX- 300 1buah Baik
5 Epson LX 800 1buah Rusak
6 Panasonik 1buah Rusak
7 HP Laser 5L 1buah Rusak
8 Canon BJ 1000 1buah Baik
9 Canon BJ 265 1buah Baik
10 Canon BJ 200Sp 2 buah Baik
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai bulan Februari 2009
3. Koleksi Electronic Library
TABEL 3.6.
KOLEKSI ELEKTRONIC LIBRARY
No Jenis Judul Eks. Kondisi
1 Pita Cassete 282 387 Baik
2 VCD 20 20 Baik
3 CD ROM 78 78 Baik
4 Jurnal Elektronik 572 Baik
5 Kumpulan berita di
indonesia
43
Sumber : Data statistik perpustakaan UNY sampai dengan bulan
Februari 2009
H. LAYANAN
xlvi
1. Sistem layanan
Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan
terbuka (open access). System layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan
kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan system tersebut
pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan
pustaka yang dikehendaki. Selain itu pengguna akan merasa lebih dekat
dengan bahan pustaka.
2. Macam layanan perpustakaan
2.1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) merupakan
bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pemakai. Layanan sirkulasi
diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
2.1.1. Peminjaman
Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang
terkait dengan peminjaman, mencakup data peminjam, koleksi
yang dipinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman
dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada
peraturan peminjaman pustaka di halaman 13.
Prosedur peminjaman :
a. Mencari data bibliografi melalui catalog atau jaringan catalog
computer (OPAC = On-Line Public Acces Catalogue)
b. Setelah data ditemukan, cari bahan pustaka tersebut pada
ruang koleksi peminjaman (lantai 1).
xlvii
c. Menyerahkan bahan pustaka & selipkan kartu tanda anggota
perpustakaan yang masih berlaku kepada petugas.
d. Setelah selesai diproses oleh petugas, bahan pustaka dan
kartu tanda anggota diterimakan kepada peminjam.
2.1.2. Pengembalian
Layanan pengembalian meliputi kegiatan mencatat
semua hal yang terkait dengan pengembalian, mencakup data
pengembali, koleksi yang dikembalikan, waktu pengembalian,
termasuk memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan.
Prosedur pengembalian :
a. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam
dengan disertai kartu tanda anggota perpustakaan.
b. Petugas melakukan proses pengembalian dan akan
menyerahkan kembali kartu tanda anggota perpustakaan
apabila proses telah selesai.
2.2. Layanan rujukan dan informasi
Layanan ini berada di ruang 2.08 (lanta II). Bentuk layanannya
berupa bantuan secara langsung bersifat personal bagi mereka yang
mencari dan membutuhkan informasi tertentu. Koleksi rujukan
merupakan suatu buku atau publikasi, di mana seseorang dapat
berkonsultasi untuk mencari fakta atau informasi tentang latar belakang
objek, orang, atau peristiwa secara cepat dan mudah. Kecepatan dan
kemudahan tersebut dikarenakan informasi buku rujukan dikemas secara
sistematis dan khusus (alfabetis, kronologis, tabular dan atau menurut
kelompok tertentu/klasifikasi menurut topic/subyek/itemnya).
xlviii
Bagian layanan ini juga memberikan petunjuk/informasi teknis tentang
bagaimana menggunakan perpustakaan secara baik dan benar. Koleksi
rujukan/referensi lazimnya hanya dibaca sebagian dan tidak untuk
dibaca seluruhnya, sehingga koleksi rujukan tidak untuk
dipinjamkan/dibawa pulang.
2.3. Layanan Majalah
Sebenarnya bukan hanya majalah, tetapi semua jenis terbitan
berkala lainnya, baik yang dilanggan maupun hadiah/pemberian/tukar-
menukar. Jurnal ilmiah, tabloid, majalah, popular dll, yang berbahasa
Indonesia meupun berbahasa asing. Koleksi terbitan berkala
ditempatkan di ruang 2.08 (lantai 2). Majalah terbitan baru dipajang di
rak pajangan (Display Sheet) dan untuk majalah yang telah dijilid
dipajang di rak buku. Pemanfaatan koleksi majalah dilayani dengan cara
dibaca ditempat serta dapat difotokopi.
Prosedur peminjaman untuk difotokopi :
- Mengambil bahan pustaka yang diperlukan
- Mengisi formulir bon pinjam fotokopi di meja petugas ruang dan
meniggalkan kartu tanda anggota perpustakaan.
- Setelah difotokopi, kembalikan pada petugas ruang dan menerima
kembali kartu tanda anggota perpustakaan.
xlix
2.4. Layanan indeks dan kumpulan berita Indonesia
Indeks artikel dapat diakses pada setiap workstation jaringan On
Line Public Access Catalogue (OPAC) yang ada di UPT perpustakaan.
2.4.1. Indeks
Agar lebih mudah mengakses artikel jurnal dan majalah
ilmiah yang ada di perpustakaan UNY, maka disusunlah indeks.
2.4.2. Kumpulan Berita Indonesia
Berisi semua berita dan artikel dari seluruh terbitan yang
ada di Indonesia bersifat elektronis yang dapat diakses dari
seluruh jaringan Local Area Network (LAN) UNY, informasinya
tersaji secara fulltext.
2.5. Layanan koleksi baca
Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada
pemakai dengan menyediakan minimal satu eksemplar dari setiap judul
bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Koleksi mengenai : ilmu
bahasa, ilmu murni, ilmu terapan/teknologi, seni, olahraga dan hiburan,
kesusasteraan, geografi, serta sejarah, berada di ruang 2.10 (lantai 2).
Sedangkan untuk karya umum, filsafat, psikologi, agama, dan ilmu-ilmu
sosial termasuk pendidikan berada di ruang 3.12 (lantai 3). Pemanfaatan
koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjamkan
kecuali untuk difotokopi.
2.6. Layanan koleksi Disertasi/Tesis/Skripsi
Layanan yang berada di ruang 3.03 (lantai 3) ini menyediakan
koleksi disertasi/tesis/skripsi. Karena keterbatasan ruangan, maka tidak
semua koleksi disertasi/tesis/skripsi dapat dipajang di ruang layanan.
l
Pemanfaatan koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dapat
dipinjam dibawa pulang.
2.7. Layanan koleksi penelitian
Layanan ini berada dalam satu ruangan dengan layanan
disertasi/tesis/skripsi, yaitu ruang 3.03 (lantai 3). Menyajikan laporan
penelitian yang disusun oleh dosen UNY. Pemanfaatan koleksi ini hanya
untuk dibaca di tempat dan tidak dapat dipinjamkan kecuali untuk
difotokopi sesuai dengan prosedur. Koleksi ini akan segera disajikan
dalam bentuk digital.
2.8. Layanan koleksi elektronik
Koleksi elektronik ditempatkan di ruang 1.08 (lantai 1).
Menyajikan koleksi bersifat elektronis yang meliputi :
- Pita rekam/kaset pelajaran bahasa asing (inggris, jerman, dan lain-
lain)
- CD interaktif pembelajaran bahasa inggris
- CD-ROM (compact disc-read only memory) berbagai bidang
- Layanan internet
- Layanan jurnal elektronik, terdiri dari 700 judul jurnal internasional
bidang kependidikan.
Penyediaan koleksi elektronik ini dilengkapi denga fasilitas operasi yang
diperlukan, meliputi tape recorder, VCD player, DVD player, LCD dan
perangkat computer. Adapun prosedur pemanfaatannya adalah sebagai
berikut:
- Menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan
- Memilih koleksi elektronik yang dikehendaki
li
- Menghubungi petugas apabila ada kesulitan
2.9. Layanan jasa fotokopi
Sebagai antisipasi dari kesibukan sebagian pengunjung
perpustakaan yang tidak banyak waktu luang maupun alasan lain,
sehingga harus mengcopy bahan pustaka.
2.10.Layanan jasa penelusuran informasi
Layanan ini dimaksudkan dalam rangka membantu menelusur
informasi di perpustakaan. Dengan harapan pengguna dapat memperoleh
informasi dengan cara mudah, cepat, dan tepat.
Sering terjadi informasi yang diinginkan tidak ditemikan saat
penelusuran padahal informasi tersebut ada di perpustakaan.
Bagaimanapun penelusuran informasi merupakan suatu ketrampilan.
Ketrampilan ini tidak dapat diperoleh dalam waktu singkat dan juga
tidak dapat diperoleh hanya karena seringnya melakukan, tetapi harus
pula memiliki cukup pengetahuan tentang organisasi informasi,
kemasan, dan format-format informasi yang semakin beragam bentuk
dan penyajiannya. Selain itu juga harus memahami system temu kembali
informasi yang ada di UPT perpustakaan UNY.
Dari sisi inilah peran pustakawan sebagai komunikator dan
mediator sangat diharapkan. Khususnya bagi pengguna yang mengalami
kesulitan dalam menemukan informasi, sehingga perlu bantuan jasa
penelusuran. Dengan demikian informasi ditemukan untuk dimanfaatkan
secara optimal.
Layanan jasa penelusuran informasi di perpustakaan UNY
dilayani di ruang 2.08 (lantai 2). Layanan penelusuran tidak terbatas
lii
pada koleksi intern saja tetapi dalam kondisi tertentu diusahakan
menelusur informasi di perpustakaan/pusat-pusat informasi di luar
perpustakaan UNY.
2.11.Layanan akses informasi dengan computer
Melalui akses informasi dengan computer pengguna dapat
memperoleh print out dari data bibliografi yang telah diakses agar
memudahkan penemuan informasi selanjutnya.
2.12.layanan pendidikan pemakai
Pendidikan pemakai merupakan program yang
diselenggarakan oleh perpustakaan yang diberikan kepada
pengguna/calon pengguna perpustakaan. Kegiatan ini berupa pemberian
petunjuk agar mampu memanfaatkan semua bentuk dan jenis jasa
layanan yang tersedia, sehingga dapat memperoleh informasi dengan
mudah, efektif, dan efisien.
Ragam bentuk pendidikan pemakai yang diselenggarakan oleh
perpustakaan UNY adalah sebagi berikut :
- Orientasi perpustakaan
Dimasukkan dalam materi POSKAM (Pekan Orientasi Studi
Kampus) selama 2 jam bagi mahasiswa baru baik program S0, S1,
maupun pasca sarjana (S2 dan S3).
- Bimbingan singkat
Pemberian petunjuk secara spontan dan bersifat personal
yang diberikan oleh pustakawan (khususnya pustakawan yang
bertugas di referensi dan informasi) bagi pengguna yang
menghendaki.
liii
- Information Communication and Technology
Pelatihan pemanfaatan koleksi perpustakaan elektronik.
Terdiri dari cara penelusuran informasi bibliografi yang
menggunakan program CDS/ISIS baik melalui intranet maupun
internet, penelusuran berita/artikel Indonesia melalui jaringan
intranet (LAN UNY), juga penelusuran artikel jurnal internasional
bidang pendidikan juga dapat diakses melalui internet dan intranet
(LAN UNY).
2.13.Layanan jasa konsultasi teknis
Konsultasi teknis yang dimaksud adalah kegiatan atau pemberian
bimbingan, saran, dan petunjuk professional dalam bidang perpustakaan,
dokumentasi, dan informasi bagi yang memerlukan.
Layanan jasa ini tidak hanya bagi civitas akademika UNY, tetapi juga
kepada masyarakat luas. Kegiatannya meliputi :
- Penulisan karya tulis di bidang pusdokinfo terutama memberikan
bantuan materi sebagai bahan landasan teori/tinjauan pustaka.
- Teknis manajemen pengelolaan untuk berbagai jenis perpustakaan,
pusat informasi, dan pusat sumber belajar.
- Otomasi perpustakaan khususnya dengan program SIPISIS.
- Tempat untuk praktikum, baik bagi mahasiswa UNY maupun dari
luar UNY.
Pengguna layanan jasa konsultasi teknis yang disediakan oleh
perpustakaan UNY, menunjukkan bahwa proporsi antara civitas
akademika UNY dan pengguna dari luar UNY adalah sebanding.Bagi
liv
masyarakat yang memerlukan layanan jasa konsultasi teknis ini dapat
menghubungi UPT perpustakaan UNY.
2.14.Layanan penyebaran informasi ilmiah terbaru terseleksi
Layanan ini memungkinkan bagi pengguna untuk mengatahui
informasi-informasi baru yang berkaitan dengan bidang yang diminati.
Untuk saat ini melayani informasi berupa artikel (full text) dan juga
daftar judul artikel dari jurnal-jurnal dan majalah ilmiah yang dimiliki
perpustakaan. Kajian profil pengguna belum dapat dilakukan secara
personal/individual tetapi baru pada taraf jurusan/program studi yang
ada di lingkungan UNY.
Layanan ini diselenggarakan dengan tujuan :
- Membantu pengguna agar dapat selalu mengikuti perkembangan
ilmu pengetahuan yang diminatinya.
- Memungkinkan pengguna mengetahui informasi mutakhir yang
tersedia di perpustakaan.
- Memungkinkan terjadinya hubungan yang harmonis antara
pengguna dan pustakawan, sehingga pemanfaatan koleksi dapat
optimal.
3. Peraturan dan tata tertib
Pendayagunaan koleksi perpustakaan dapat terlaksana secara optimal
apabila didukung oleh suasana yang kondusif. Dengan begitu pengguna
merasa nyaman dan aman selama berada di perpustakaan. Karena itu maka
disusunlah peraturan dan tata tertib.
3.1. Tata tertib pengunjung
lv
Setiap pengunjung perpustakaan wajib mentaati peraturan dan
tata tertib sebagai berikut :
a. Menunjukkan kartu tanda anggota (KTA) perpustakaan UNY atau
kartu mahasiswa UNY yang masih berlaku.
b. Men-scan kartu tanda anggota perpustakaan
c. Dilarang :
1. Membawa masuk tas atau yang sejenis ke dalam ruangan
2. Membawa makanan atau minuman ke dalam ruangan
3. Merokok, makan, dan minum di dalam ruangan
4. Memakai sandal jepit, jaket, topi, kaos tanpa krah, dan kacamata
hitam dalam gedung perpustakaan.
3.2. Jam buka dan layanan
Dalam rangka peningkatan layanan kepada pengguna, UPT
perpustakaan universitas negeri yogyakarta memberikan pelayanan
dengan ketentuan waktu sebagai berikut :
a. Jam buka perpustakaan
Senin- Kamis : 07.30- 18.00 wib
Jum’at : 07.30- 10.30 wib
Sholat jum’at
13.00- 18.00 wib
Sabtu : 07.30- 11.30 wib
b. Jam pelayanan peminjaman/pengembalian
Senin- Kamis : 07.30- 16.00 wib
Jum’at : 07.30- 10.00 wib
Sholat jum’at
lvi
13.00- 16.00 wib
Sabtu : 07.30- 11.00 wib
3.3. Pemakai jasa perpustakaan
Sebagaimana fungsi dan peran perpustakaan perguruan tinggi,
maka UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta diperuntukkan
bagi :
a. Mahasiswa universitas negeri yogyakarta
b. Dosen universitas negeri yogyakarta
c. Karyawan universitas negeri yogyakarta
d. Anggota dari luar universitas negeri yogyakarta
3.4. Syarat keanggotaan
Seluruh civitas akademika berhak untuk menggunakan fasilitas
yang ada di perpustakaan. Tidak menutup kemungkinan masyarakat dari
luar. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus mendaftarkan dengan
ketentuan sbb :
a. Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta
1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku.
2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2 lembar.
3) Mengisi blanko pendaftaran
b. Dosen dan karyawan UNY
1) Menyerahkan salinan atau fotokopi SK sebanyak 1 lembar.
2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm, sebanyak 2 lembar.
3) Mengisi blanko pendaftaran
c. Masyarakat dari luar dapat menjadi anggota dengan keputusan sbb :
1) Menunjukkan kartu identitas
lvii
2) Menyerahkan surat keterangan dari instansi atau lembaganya
3) Mengisi blanko pendaftaran
d. Bagi mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta yang berminat
menjadi anggota Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi
(FKP2T) diberlakukan persyaratn sebagai berikut :
1) Menunjukkan kartu mahasiswa yang masih berlaku
2) Menyerahkan pasphoto ukuran 2x2 cm sebanyak 2 lembar
3) Membayar uang adminidtrasi sebesar Rp. 8.000,--
kartu anggota FKP2T berlaku untuk satu semester.
3.5. Peminjaman pustaka
Peminjam datang sendiri (tidak boleh diwakilkan) dengan
menunjukkan kartu tanda anggota perpustakaan.
Lama peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam
adalah sbb:
a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada lembar
peminjaman yang telah disediakan.
b. Meninggalkan kartu tanda anggota perpustakaan UNY
c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar
d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit)
3.6. Fotokopi
Untuk kepentingan pendidikan, koleksi perpustkaan dapat
difotokopi dengan persyaratan sebagai berikut :
a. Mencatat data bibliografi koleksi yang akan difotokopi, pada lembar
peminjaman yang telah disediakan.
b. Meninggalkan kartu tanda anggota perpustakaan UNY
lviii
c. Jumlah koleksi yang dipinjam maksimal 2 eksemplar
d. Waktu pinjam paling lama 3 jam (3x 60 menit)
3.7. Keterangan bebas pinjam
Untuk memperlancar proses penyelesaian studi dan ketertiban
administrasi layanan, UPT perpustakaan UNY memberikan surat
keterangan bebas pinjam untuk kepentingan pendaftaran wisuda. Surat
keterangan tersebut diberikan dengan syarat menyerahkan sumbangan
satu buah buku kepada perpustakaan, sesuai dengan kebutuhan program
studi/jurusannya yang disertai surat keterangan dari ketua program
studi/jurusannya.
3.8. Sanksi
Untuk lebih meningkatkan tegaknya peraturan dan tata tertib
serta keamanan yang berlaku pada UPT perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta, maka bagi anggota perpustakaan yang melanggar ketentuan
yang telah digariskan akan dikenakan sanksi sebagai berikut :
a. Pengguna perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku
pinjaman di bagian sirkulasi dikenakan denda Rp. 300,00 per buku
tiap hari keterlambatan (sesuai tata tertib peminjaman)
b. Keterlambatan mengembalikan koleksi yang difotokopi, pada bagian
layanan baca dikenakan denda Rp.500,00 per buku tiap jam
keterlambatan.
c. Pengguna perpustakaan yang merusakkan sebagian dan atau
keseluruhan atau menghilangkan bahan pustaka yang menjadi
tanggungjawab peminjamannya dikenakan ketentuan sebagai berikut
:
lix
1) Mengganti bahan pustaka yang rusak sebagian dan atau
keseluruhan atau hilang tersebut dengan bahan pustaka yang
sama.
2) Tidak boleh mengganti bahan pustaka dengan hasil fotokopian.
d. Pengguna yang tidak mentaati tata tertib dan peraturan, baik
sebagian atau keseluruhan, tidak diperkenankan memanfaatkan
fasilitas yang ada di perpustakaan.
3.9. Penitipan tas
Pengunjung perpustakaan yang akan memasuki ruang layanan,
baik itu ruang sirkulasi, ruang baca, dan ruang yang lain, disediakan jasa
layanan penitipan tas. Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut :
a. Jasa layanan penitipan tas diberikan kepada semua pengunjung
perpustkaan
b. Jasa layanan penitipan tas diberikan selama jam layanan
perpustakaan
c. Pengguna jasa layanan penitipan tas diharuskan meminta nomor
kepada petugas sebagai bukti penitipan.
d. Barang berharga (HP, kamera, kalkulator, dan uang ) tidak boleh
dititipkan dan harus dibawa dan dijaga sendiri.
e. Barang dan atau uang yang hilang bukan merupakan tanggungjawab
perpustakaan.
3.10.Parkir
Layanan parkir yang disediakan oleh perpustakaan diberikan
dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Layanan parker diberikan hanya kepada pengunjung perpustakaan
lx
b. Jasa layanan parker diberikan selama jam layanan perpustakaan
c. pengguna parker harus menunjukkan surat tanda nomor kendaraan
d. jasa layanan parker bukan merupakan jasa layanan penitipan
kendaraan dan layanan parker tidak dikenai biaya.
e. Kendaraan yang hilang atau rusak bukan menjadi tanggungjawab
perpustakaan.
lxi
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
A. Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Di UPT Perpustakaan UNY
Terbitan Berkala bukan hanya jurnal, tetapi semua jenis koleksi terbitan
lainya, baik yang dilanggan maupan hadiah atau pemberian. Jurnal ilmiah,
tabloid, majalah populer dan lain-lain, yang berbahasa indonesia maupun bahasa
asing. Pengolahan terbitan berkala merupakan kegiatan pengolahan koleksi
majalah, jurnal dan surat kabar. Sebelum disajikan ke pembaca perlu diadakan
pengolahan agar menjadi bentuk infomasi yang dapat diatur pada tempat tertentu
dan disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang berlaku. Sehingga siap
digunakan oleh siapa saja yang memerlukan koleksi terbitan berkala yang
diterima perpustakaan harus segera diproses.
Pada praktisnya jurnal tidak diregistrasi pada buku induk, tetapi cukup
dengan kartu registrasi (recordcard atau kardeks). Penggunaan kartu
memungkinkan pengelolaan koleksi jurnal /terbitan berkala melakukan kontrol
lebih mudah terhadap kelengkapan nomor-nomor yang dikoleksinya. Pada setiap
kesempatan kita mengetahui bahwa nomor atau edisi yang seharusnya sudah
datang ternyata masih kosong, maka kita dapat segera konfirmasi kepada penjual
(agen) seandainya itu adalah berasal dari pembelian.
Data yang harus dicatat dari jurnal antara lain keterangan mengenai
judul, ISSN, kala terbit (frekuensi), penerbit (redaksi), alamat dan nomor
terbitan yang diterima, serta asal perolehannya. Seandainya koleksi tersebut
50
lxii
berasal dari pembelian, maka dicantumkan pula besarnya harga. Informasi
tersebut lalu diisikan dalam kolom-kolom recordcard.
Jurnal yang baru pertama kali diterima, dibuatkan recordcard baru.
Selanjutnya recordcard difile secara alfabetis berdasarkan judul. Dari
recordcard kita dapat mengetahui jumlah judul yang dikoleksi oleh
perpustakaan. Dengan perhitungan setiap lembar menunjukkan satu judul
terbitan berkal. Untuk mempermudah pengelolaan kita dapat membedakan
antara terbitan yang berasal dari pembelian ataupun berasal dari sumbangan atau
hadiah.
Jurnal tidak perlu diberi label nomor panggil. Namun demikian untuk
mempermudah pergerakan perlu kiranya dibuatkan kode yang memungkinkan
membedakan antara judul satu dengan judul lainnya. Penyusunan dalam rak, jika
koleksinya tidak terlalu besar cukup menurut abjad judul majalah / jurnal
terbitan berkala tersebut. Selanjutnya dalam judul itu sendiri, penyusunannya
dilakukan menurut volume, nomor, dan tahun terbit majalah tersebut. Jurnal
dapat pula dikelompokkan menurut subsektor (subyek luas), lalu pada setiap
subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan selanjutnya menurut
tahun terbit, volume, dan nomor.
Rak penyimpanan Jurnal harus dipisahkan dari rak koleksi tersebut.
Jurnal yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran, tentunya setelah
diproses terlebih dahulu, seperti pencatatan dalam recordcard, tidak lupa
distempel lalu ditempel kode yang berfungsi sebagai pembeda dengan judul
yang identik. Karena lazimnya perpustakaan hanya memiliki satu copy
(eksemplar) dari masing-masing judul terbitan, maka dalam layanannya koleksi
lxiii
ini hanya dapat dibaca di ruang penyimpanan koleksi yang tentunya sudah
dilengkapi dengan meja dan kursi baca.
Jenis-Jenis Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Di UPT Perpustakan
Universitas Negeri Yogyakarta.
TABEL 4.1
KOLEKSI TERBITAN BERKALA PERPUSTAKAAN UNY
TH. 2005 S/D 2008
Nama Jurnal Volume Keterangan
OLAHRAGA: Jurnal
Ilmiah
Volume 9 Edisi Agustus 2005
Volume 10 Edisi April 2006
Volume 10 Edisi Agustus 2006
Volume 12 No.1 April 2008
Volume 12 No.2 Agustus 2008
Membeli
Jurnal Penelitian Saintek Volume 6 No.1 Oktober 2005
Volume 7 No.1 April 2004
Volume 11 No.2 Oktober 2008
Membeli
IMAJI : Jurnal Seni dan
Pendidikan Seni
Volume 1 No.1 Februari 2005
Volume 3 No.1 Februari 2007
Volume 4 No.2 Agustus 2008
Membeli
Jurnal Penelitian dan
Evaluasi
Volume I No.1 2001
Volume II No.3 2003
Volume III No.4 2004
Volume VI No.7 2007
Volume VII No.1 2008
Membeli
lxiv
Jurnal Penelitian
Humaniora
Volume 6 No.1 Juli 2002
Volume 7 No.1 April 2003
Volume 12 No.1 April 2008
Membeli
Paradigma : Jurnal
Psikologi Pendidikan
Konseling
Volume 1 No.01 Januari 2008
Volume 1 No.02 Juli 2008
Membeli
Medikora : Jurnal ilmiah
Kesehatan Olahraga
Volume I No.1 April 2007
Volume I No.2 Oktober 2007
Volume II No. 1 April 2008
Membeli
INOTEK : Jurnal Inovasi
dan Aplikasi Teknologi
Volume 9 No.2 Agustus 2006
Volume 10 No.1 Februari 2007
Volume 10 No.2 Agustus 2007
Volume 11 No.01 Januari 2008
Membeli
Dinamika Pendidikan :
Majalah Ilmu Pendidikan
Volume VII No.3 Nov. 2001
Volume VIII No.1 Maret 2002
Volume VIII No.2 Nov. 2002
Volume 4 No.1 Mei 2008
Membeli
Litera : Jurnal Penelitian
Bahasa, Sastra dan
pengajarannya
Volume 3 No.1 Januari 2005
Volume 4 No.1 Januari 2006
Volume 6 No. 1 Januari 2008
Membeli
Jurnal Pendidikan
Matematika dan Sains
Volume IX Edisi khusus April
2006
Volume X No.1 Juni 2007
Membeli
lxv
Volume X No.2 November
2007
Volume XI No.1 Juni 2008
Kreativa : Jurnal Kreatif
Bahasa, Sastra dan Seni
Volume VI No.III April 2008 Hadiah
Jorpres : Jurnal Olahraga
Prestasi
Volume 1 No.2 Juli 2007
Volume 2 No.1 Januari 2008
Hadiah
Jurnal Pendidikan Jasmani
Indonesia
Volume 3 No.1 April 2007
Volume 5 No.1 November 2007
Volume 5 No.1 April 2008
Hadiah
Sumber : Laporan Pelaksana Program Kerja UNY Tahun 2008
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi saat ini, koleksi
terbitan berseri banyak yang diterbitkan dalam bentuk elektronik. Contoh dari
hal itu adalah: jurnal elektronik, kliping elektronik, online newspaper dan lain-
lainnya. Koleksi elektronik ini bisa diakses melalui internet dari manapun.
Terbitan berkala memiliki ciri-ciri khusus seperti yang telah disebutkan
di atas maka cara pengolahannya berbeda dengan jenis koleksi perpustakaan
lainnya. Penyimpanan koleksi terbitan berkala sebaiknya diletakkan dalam
ruangan tersendiri dalam arti tidak dicampur dengan koleksi buku. Adapun
langkah- langkah pengelolaan terbitan berkala jurnal adalah sebagai berikut:
1. Setiap terbitan berkala jurnal yang diterima hendaknya diperiksa terlebih
dahulu, apakah sebagai hadiah / membeli. Terbitan berkala tidak diregitrasi
pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu registrasi (record card atau
lxvi
kardeks). Kardeks disimpan dalam rak tertentu dan disusun menurut abjad
judul jurnal.
2. Terbitan berkala diberi tanda stempel kepemilikan dari perpustakaan pada
halaman sampul, halaman judul, halaman tertentu dan seterusnya.
3. Data yang dicatat dari jurnal antara lain keterangan mengenai judul, ISSN,
kala terbit (frekuensinya), penerbit, dan nomor terbitan yang diterima, serta
asal perolehannya. Kemudian dicatat kedalam kartu Kardeks untuk
memisahkan antara jenis Jurnal.
4. Jurnal yang baru pertama kali diterima, setelah di registrasi diproses ke data
base. Inventaris jurnal cukup dilakukan satu kali untuk setiap judul seri,
sedangkan nomor-nomor lanjutan sejak nomor yang pertama kali dikoleksi
perpustakaan, cukup dicantumkan pada kartu registrasi.
GAMBAR 4.1
TAMPILAN INPUT JURNAL DARI DATA BASE SIPISIS
Form Pemesanan - Bookmark ] Tampilan berdasarkan : [ Nama Tag –
Nomor Tag - XML ]
<< Kembali ke hasil pencarian
Judul Jurnal Pendidikan Jasmani
Indonesia
Bahasa Ind
Pengarang Suyanto, Djihad Hisyam
lxvii
5. Jurnal tidak perlu diberi label nomor panggil, namun diberi label judul
jurnal. Misalnya, judul jurnal ”Jurnal Penelitian Saintek volume 6 No.1
Oktober 2005” jadi pada sampul jurnal ditulis sebagai berikut : JPS 1-2005
6. Penyusunan koleksi terbitan berkala dalam rak, jika koleksinya tidak terlalu
besar cukup menurut abjad judul terbitan berkala tersebut. Selanjutnya di
dalam judul itu sendiri, penyusunannya dilakukan menurut volume, nomor,
dan tahun terbit majalah tersebut.
7. Terbitan berkala dapat pula dikelompokkan menurut subsektor (subjek luas),
lalu pada setiap subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan
selanjutnya menurut tahun terbit, volume dan nomor.
8. Rak penyimpanan terbitan berkala harus dipisahkan dari rak koleksi untuk
buku.
ISSN 979924613
Edisi/Volume Volume 5 No.1 April 2008
Tempat
Terbit Yogyakarta
Penerbit Adicita Karya Nusa
Tahun Terbit 2008
Subjek Pendidikan
lxviii
9. Terbitan berkala yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran
setelah terbit jurnal yang baru.
Pada umumnya koleksi terbitan berkala dilayankan dengan sistem
terbuka tetapi pemakai hanya boleh membaca di dalam perpustakaan, tidak
boleh dipinjam dibawa pulang. Pemakai boleh memfotokopi artikel dari jurnal /
majalah yang diinginkan. Selain itu pada layanan terbitan berkala ini terdapat
juga layanan informasi terpilih. Layanan ini menyajikan informasi-informasi
terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang
sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi
ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi
utama, misalnya dengan menyediakan indeks artikel, indeks jurnal yang terpilih
seperti jurnal elektronik dan lain –lain.
Cara pengindeksan jurnal ilmiah/ artikel:
- Dicari no.klasifikasi kemudian ditentukan tajuk subyeknya dan ditulis
nama pengarang artikel (penulisan nama dibalik).
- Tulis judul artikel dan anak artikel.
- Judul jurnal.
- Ditulis tahun, volume, no.jurnal, bulan terbit, tahun terbit dan jumlah
halaman.
Kegunaan indek sama seperti katalog pada umumnya, agar pembaca tahu
dimana letak dari jurnal.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penujang perguruan
tinggi bersama – sama dengan unsur penunjang lainnya berperan serta
melaksanakan kegiatan demi tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Peran
lxix
perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai pengumpul, penyusun dan
memelihara informasi, serta menyebarkan informasi.
Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh Ibu Hartati, selaku Kepala
UPT Perpustakaan UNY yang Mengatakan :
”Selain mengoleksi koleksi jurnal yang tercetak UPT Perpustakaan
UNY, juga mengoleksi jurnal yang berbentuk non cetak yaitu
Jurnal Pendidikan dan Jurnal Ilmu Pengetahuan. Penambahan
jurnal prosesnya melalui kerjasama dari beberapa pihak yang
kemudian dimasukkan ke pangkalan data”.
(hasil wawancara 10 Maret 2009)
Proses digitalisasi dimasukkan ke pangkalan data supaya dapat
digunakan secara online oleh pembaca dari jurnal cetak di scan menjadi jurnal
digital, kemudian jurnal dikirim dan disebarkan oleh oriental skulear. Kemudian
diadakan pengeditan atau pengabungan file dimasukkan ke website Universitas
Negeri Yogyakarta (library.uny.ac.id) dan dapat dibrowsing oleh pembaca di
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta mempunyai 1245 judul jurnal
non cetak terdiri dari 745, Judul jurnal pendidikan dan 500
judul jurnal ilmu pengetahuan. Jurnal non cetak bapat diakses melalui website
(www.pruquest.com) agar lebih lengkap semua mahasiswa, para karyawan, dan
dosen harus mempunyai email masing-masing karena untuk mengakses jurnal
tersebut harus menggunakaan password yang tiap bulannya berubah maka bila
password baru akan dikirim ke email semua mahasiswa dan para karyawan.
Kelebihan dari jurnal elektronik adalah :
- Informasinya selalu baru (namun artikel yang terdapat pada jurnal
ilmunya belum sepenuhnya teruji)
lxx
- Tidak memerlukan tempat yang luas, cukup dengan 1 komputer.
- Mengurangi biaya perawatan
- Biayanya lebih murah
- Dapat digunakan oleh banyak orang dan secara bersamaan.
Dengan demikian Pengolahan terbitan berkala berupa jurnal merupakan
salah satu kegiatan pengolahan koleksi dari berbagai macam pengolahan yang
dilakukan oleh Staf UPT Perpustakaan UNY. Khususnya dalam pengolahan
koleksi – koleksi elektronik seperti jurnal elektronik, yang sekarang banyak
diminati oleh para mahasiswa sebagai informasi yang cepat didapat,mudah
diakses dan lengkap informasinya. maka dari itu setiap perguruan tinggi
memiliki koleksi jurnal elektronik.
lxxi
B. Hambatan - Hambatan Dalam Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT
Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.
1. Kurangnya pegawai di perpustakaan bagian pengolahan terbitan jurnal
menghambat pengolahan jurnal.
2. Alat pengolahan misalnya komputer yang tidak lancar memperlambat proses
pengolahan jurnal, apalagi dalam proses digitalisasi.
3. Tempat/ruangan yang sempit mengakibatkan tatanan koleksi tidak rapi.
4. Kurangnya perhatian dari petugas, karena adanya rotasi kerja dalam satu
bulan.
C. Pemecahan masalah untuk memudahkan dalam pengolahan jurnal
1. Kurangnya pegawai yang ada di perpustakaan dapat dilakukan dengan
penambahan pegawai dengan merekrut pegawai baru.
2. Untuk mempermudah pengolahan koleksi terbitan berkala jurnal di UPT
Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta harus ada alat yang baik untuk
mempermudah pengolahan jurnal.
3. Ada penambahan ruangan untuk menempatkan Jurnal agar pengelompokan
koleksi mudah diatur sesuia dengan kelompok koleksi dan tertata rapi.
4. Agar pengolahan dapat diatur dengan baik maka petugas di bagian
pengolahan terbitan berkala harus mengacu pada sistem pengolahan terbitan
berkala yang telah ada, dalam arti konsisten atau petugas yang ada di
bagian pengolahan sebaiknya tetap tidak perlu ada perubahan tiap bulan.
BAB V
PENUTUP
lxxii
A. Kesimpulan
Dari hasil metode observasi, wawancara dan literatur dari UPT
Perpustakaan UNY, Penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut :
1. Proses pengolahan Terbitan Berkala Jurnal di UPT Perpustakaan UNY
adalah :
a. Pertama kali yang dilakukan ketika koleksi terbitan berkala jurnal yang
diterima adalah diperiksa, apakah sebagai hadiah / Membeli. Kemudian
Jurnal tidak diregistrasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu
registrasi (record card atau kardeks).
b. Terbitan berkala diberi stempel kepemilikan dari perpustakaan dan data
yang dicatat dari jurnal antara lain mengenai judul, ISSN, kala terbit,
penerbit dan nomor terbitan yang diterima.
c. Jurnal tidak perlu diberi label no panggil, cukup diberi label judul,
letak koleksi, penempatan jurnal dipisahkan dari koleksi buku, setelah
ada jurnal yang baru diolah kemudian dipasang di rak.
2. Hambatan - hambatan dalam pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT
Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.
a. Kurangnya pegawai di bagian pengolahan Jurnal menghambat proses
pengolahan jurnal.
b. Alat pengolahan yang kurang memadai mengakibatkan proses
pengolahan jurnal tidak lancar.
c. Adanya rotasi kerja setiap satu bulan mengakibatkan para pegawai tidak
maksimal dalam bekerja.
3. Pemecahan masalah untuk memudahkan dalam pengolahan jurnal
lxxiii
a. Perlu penambahan pegawai dalam proses pengolahan jurnal.
b. Perlunya alat yang memadai untuk mempermudah proses pengolahan
jurnal.
c. Agar proses pengolahan Jurnal maksimal maka harus ada petugas
khusus yang menangani Pengolahan jurnal.
B. Saran
1. Perlu adanya karyawan yang khusus mengelola pengolahan jurnal agar
proses pengolahannya maksimal. Untuk meningkatkan pelayanan kepada
pemustaka di UPT perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta perlu
menambah pegawai, karena sumber daya manusia yang ada sekarang di rasa
masih kurang.
2. Terbatasnya alat pengolahan jurnal menghambat jalannya pengolahan maka,
perlu penambahan komputer untuk mempercepat pengolahan jurnal.
3. Perlunya alokasi dana untuk biaya penambahan koleksi Jurnal Elektronik,
dan biaya untuk penambahan jumlah alat pengolahan atau komputer agar
mempercepat pengolahan.
lxxiv
DAFTAR PUSTAKA
...................... 2009. Seluk-beluk Penerbitan Jurnal Ilmiah. 4 Juni 2009 <http://
www.edu2000.org/portal/index2.php?>
Abdul Rahman Saleh. 1996. Pengolahan Terbitan Berseri. Universitas Terbuka,
Jakarta.
Lasa. H.S. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Kanisius, Yogyakarta.
Soedjono Trimo. 1990. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Yayasan Obor
Indonesia, Jakarta.
Sutarno. 2003. Perpustakaan dan Mayarakat. Yayasan Obor Indonesia, Jakarta.
Sulistyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Remaja rosdakarya,
Bandung.
UPT Perpustakaan Univesitas Negeri Yogyakarta. 2008. Buku Panduan UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. UPT Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta, Yogyakarta.