PENGORGANISASIAN

Kuliah ke-5

Pengertian

1. “organisasi” : lembaga (Perguruan Tinggi, Rumah sakit, organisasi politik, dsb)

2. “proses pengorganisasian” : Pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara para anggota organisasi guna mencapai tujuan dengan efisien

Pengorganisasian berarti manajer tsb mengkoordinir sumberdaya manusia dan sbdy lainnya yang dimiliki organisasi. Semakin terpadu dan terarah pekerjaan semakin efektif suatu organisasi.

Proses Pengorganisasian (Ernest Dale)

1. Pemerincian Pekerjaan2. Pembagian kerja3. Pengadaan dan pengembangan mekanisme

untuk mengkoordinasikan pekerjaan.

Proses pengorganisasian tercermin pd struktur organisasi yang mencakup :

1.Pembagian kerja2.Departementalisasi 3.Bagan organisasi formal4.Rantai perintah dan kesatua perintah5.Tingkat-tingkat hirarki manajemen6.Saluran komunikasi7.Penggunaan komite8.Rentang manajemen dan kelompok2 informal

yang tidak dapat dihindarkan

Struktur / Disain Organisasi

Adalah : mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Menunjukkan kerangka dan susunan yang mewujudkan pola hubungan antara fungsi, bagian/posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggungjawab yang berbeda dalam suatu organisasi.

4 faktor utama dalam perancangan struktur organisasi:

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan organisasi

2. Teknologi yang digunakan untuk melaksanakan strategi

3. Anggota organisasi dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4. Ukuran organisasi secara keseluruhan

Unsur-Unsur Struktur Organisasi (Henry Mintzberg):

1. Spesialisasi kegiatan: berkenaan dg pembagian kerja dan penyatuan tugas menjadi satuan kerja (departementalisasi)

2. Standarisasi kegiatan: prosedur yang digunakan org.untuk menjamin terlaksananya pekerjaan

3. Koordinasi kegiatan: prosedur yang mengintegrasikan fungsi satuan kerja dalam org

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan: menunjukkan letak kekuasaan

5. Ukuran satuan kerja: menunjukkan jumlah orang dlm kelompok kerja

Bagan Organisasi: menggambarkan 5 aspek utama organisasi

1. Pembagian Kerja (devision of labor): Merupakan tiang dasar organisasi

2. Rantai perintah (manajer dan bawahan): menunjukkan hubungan wewenang dan tanggungjawab yang menghubungkan atasan dan bawahan

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

(departementalisasi)5. Tingkatan manajemen: Secara keseluruhan

menunjukkan hirarki manajemen.

Klasifikasi Bagan Organisasi:

1. Menurut macam wewenang para pejabat organisasi :

• Bagan Organisasi Garis• Bagan Organisasi Fungsi• Bagan Organisasi Garis dan Staf• Bagan Organisasi Komite• Bagan Organisasi Matriks

2. Menurut bentuk/cara menggambarkan bagan organisasi :

• Bagan Organisasi Piramid• Bagan Organisasi Vertical• Bagan Organisasi Horizontal• Bagan Organisasi Lingkaran

Pembagian Pekerjaan (division of work): Tiang Dasar organisasi

• Merupakan penjabaran tugas pekerjaan, sehingga setiap orang dalam organisasi bertanggungjawab dan melaksanakan aktivitas tertentu, bukan keseluruhan tugas. spesialisasi

• Manfaat spesialisasi pekerjaan : Produktivitas yang lebih besar. Pemilahan seluruh pekerjaan menjadi pekerjaan kecil, sederhana dan terpisah sehingga karyawan dapat mengkhususkan diri.

• Tidak seorangpun yang mampu melaksanakan seluruh aktivitas sendiri, tidak seorangpun memiliki seluruh ketrampilan untuk melaksanakan berbagai pekerjaan.

Alasan perlunya prinsip pembagian kerja:

1. Macam dan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan

2. Banyaknya orang yang terlibat kerjasama dalam suatu organisasi

3. Setiap orang memiliki bakat, minat dan kemampuan yang berbeda dalam setiap pekerjaan.

Aspek-aspek Pembagian Pekerjaan (Spesialisasi Pekerjaan)

1. Kedalaman Pekerjaan (Job Depth): Kadar sejauhmana seseorang dapat mengendalikan pekerjaannya. Jika ditetapkan dg standar yang kaku dan sangat rinci, maka kedalaman pekerjaan akan rendah. Jika disusun tujuan dan aturan secara umum sesuai dgn keleluasaan dan pandangan pegawai, maka kedalaman pekerjaan akan tinggi.

2. Cakupan Pekerjaan (Job Scope): Pelaksanaan yang berbeda yang diperlukan oleh suatu pekerjaan tertentu dan frekuensi pengulangan daur pekerjaan.

• Makin rendah jumlah operasi makin besar frekuensi pengulangan, makin rendah cakupannya.

• Pekerjaan dengan cakupan yang luas menghendaki variasi ketrampilan yang lebih besar, identitas tugas dan umpan balik.

Sisi Negatif Pembagian Kerja:

-> Hasil riset Cris Argyris, F. Herzberg dan Dauglas McGregor: Adanya penyederhanaan kerja dengan mengurangi kedalaman pekerjaan dan cakupan pekerjaan yang ekstrem menyebabkan karyawan merasakan tugas yang monoton, tidak menyenangkan dan tidak memuaskan. Karyawan kehilangan otonomi, tantangan dan tidak mandiri. Hasil penelitian menunjukkan orang dengan spesialisasi tinggi mempunyai kepuasan kerja rendah.

Upaya membuat pekerjaan rutin lebih menyenangkan:

1. Pemekaran pekerjaan (Job Enlargement): Menanggulangi ketidakpuasan dengan meningkatkan cakupan pekerjaan (job scope). Dapat dimulai dengan sistim rotasi pekerjaan.

2. Pemerkayaan Pekerjaan (Job encichment): Menanggulangi ketidakpuasan dengan meningkatkan kedalaman pekerjaan (job depth). Tiap pegawai diberi tanggungjawab untuk mengatur kecepatan kecepatan kerja sendiri, memperbaiki kesalahan sendiri dan memutuskan cara terbaik melaksanakan kerja.

Departementasi

Adalah: Upaya pengelompokan aktivitas pekerjaan sebagai aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat diselenggarakan secara serempak.

Bentuk Departementasi:1. Atas dasar fungsi : Mengelompokkan bagian

disesuaikan dengan fungsi pimpinan (mis. Bag.produksi, pemasaran, personalia dsb). Kebaikan: Adanya spesialisasi, keahlian mendalam, training lebih sederhana dan pengawasan lebih ketat. Kelemahan: timbul persoalan batas wewenang, koordinasi agak sukar.

2. Atas dasar Produk: Berhubungan langsung dengan hasil produksi digolongkan menjadi satu bagian yang diawasi seorang atasan. Kebaikan: perhatian terhadap product line besar, tanggungjawab laba pada departemen. Kelemahan: perlu banyak orang dengan kemampuan manajer puncak, memperbanyak masalah pengawasan.

3. Atas dasar wilayah: Membagi kegiatan berdasarkan daerah geografis berdasarkan teritorial. Kebaikan: meningkatkan koordinasi, komunikasi langsung, dan terciptanya manajer puncak. Kelemahan: memerlukan banyak orang dengan kemampuan menajer puncak dan menambah masalah pengawasan tingkat atas.

4. Atas dasar langganan/konsumen yang dilayani. Kebaikan: pemberian layanan (service) yang baik kepada para langganannya. Kelemahan: bila langganan menghilang, karyawan akan mengganggur.

5. Atas dasar Proses: menggolongkan aktivitas berdasarkan urutan proses produksi. Kebaikan: Adanya spesialisasi, masing-masing bidang makin ahli. Kelemahan: kurangnya manajer berkemampuan puncak.