8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

1/17

PENGURUSAN DANPENTADBIRAN PEJABAT

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

2/17

Definisi Pejabat

Akta Pejabat, Kedai dan Bangunan Kereta api (1963)Pejabat ialah sebuah bangunan atau sebahagiandaripada bangunan yang digunakan sebagai pejabatuntuk menyempurna dan melaksanakan kerja dan

tujuan pejabat.

Tujuan pejabat :

menjalankan kerja-kerja pentadbiran,

perkeranian (surat-menyurat, perakaunan, fail-memfail, fotostat)

menguruskan kewangan, mengendalikan telefon dantelegraf.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

3/17

Sistem Pejabat

Objektif Pengurusan dan PentadbiranPejabat

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

4/17

1. Bertambahnya perkhidmatan kerajaan dan undang-undang yang mengkehendaki lebih kakitangan untuk

melaksanakannya.

2. Keperluan yang melebih daripada biasa terhadappengawalan yang ketat bagi kewangan,

pengeluaran, keselamatan, stok dan sebagainya.

3. Teknik pengurusan telah menjadi semakin rumit dankompleks.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

5/17

4. Keputusan yang dilakukan oleh pengurus untuk

tujuan kemajuan kadang-kadang memerlukannyamempertahankan organisasi melalui urusan

pejabat.

5. Segala maklumat perlu disimpan bagimemastikan keputusan yang dibuat oleh

organisasi adalah tepat dan terkini.

6. Tempat berurusan antara organisasi denganpelanggan

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

6/17

Sistem Pejabat

Sistem Pejabat Terbuka Sistem Pejabat Tertutup

Ruangannya lebih terbuka, bebas bergerakdan hanya dipisahkan oleh dinding bolehubah dan karidor.

Kakitangan sesuatu jabatan diletakkanberhampiran ketua jabatan masing-masingdan terasing daripada jabatan yang lain.

Kelebihan:a. Menjimatkan kos kontrak dan tenaga

elektrik.b. Menjimatkan keperluan ruang.c. Penyusunan semula lebih fleksibel.

Penyusunan kelengkapan pejabatmengikut pengkhususan tugas masing-

masing dan diletakkan mengikut susunanyang kekal mengikut pelan asalpembinaan bangunan pejabat tersebut.

Sistem ini memerlukan kospenyelenggaraan yang lebih tinggi.

Kedudukan pengurus lebih tertutup sama

ada dengan pekerja bawahan ataupundengan pengurus-pengurus yang lain.

Kurang popular dalam kalanganorganisasi yang memerlukanperhubungan kerja yang efektif antarajabatan.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

7/17

Jawatankuasa Pengurusan &

Pentadbiran Pejabat Ketua pembantu

tadbir

Pembantu tadbir

(kewangan)

Pembantu makmal

Pembantu

pengurusan murid

Juru teknik

komputer

Juru teknik elektrik

Pemandu

Penyelia asrama

kanan

Pembantu am

pejabat

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

8/17

Pecahan Tugas Jawatankuasa

Pengurusan&Pentadbiran Pejabat

Memberi Penjelasan Perakaunan

Penyelarasan Tugas

Dan AktivitiPerundangan

Pengendalian Sistem Fail

OrganisasiPentadbiran

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

9/17

AKTIVITI

PEJABAT

Perkhidmatan

oPengurusan Pentadbirano Pemprosesan data & maklumato Kewangan

Penerimaan dan Penghantrana

o Memeriksa barang yangditerima (dari luar) danbarang yang hendakdihantar (keluar)

Merekodkan Maklumat

o Segala maklumat yang diterimadirekodkan untuk rujukan masaakan datang.

Dokumen

o Dokumen yang diterimadiasingkan mengikutkategori dan disimpan sertamenyusunnya dengan kemasdalam fail tertentu.

Borang-borang

o Menyediakan pelbagai jenisdan bentuk borang untukpelbagai kegunaan.

Surat-menyurat

o Mengirim dan menerimasurat.

Mengurus Kewangan

o Pendapatan dan perbelanjaanperlu diurus dengan teraturdan sempurna.

Mengendalikan Mesin

o Penggunaan pelbagai mesin(fotostat, telefon, fax, dsb.)perlu dicatatkan.

Pemprosesan Data

o Data yg diterima harus dikumpul, disusun, dianalisis dan disatukan.

o Data & maklumat harus disimpan dgn menggunakan teknologi terkini utk. menjimatkan ruang pejabat.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

10/17

MASALAH DAN

PENAMBAHBAIKANPENGURUSAN DAN

PENTADBIRAN PEJABAT

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

11/17

PENAMBAHBAIKAN

PENGURUSAN&PENTADBIRAN PEJABAT1. Bagaimanakah menjadikan pengurusan &

pentadbiran lebih efisyen?

J: Wujudkan aliran kerja - meminimumkanpergerakan pekerja, alat tulis danmemberikan kawalan yang maksimum.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

12/17

J: Semua peralatan, borang-borang dansebagainya hendaklah senang diambil dandicapai oleh staf dan mudah puladikembalikan ke tempat asal.

J: Semua fail rujukan hendaklah diletakkandi tempat yang selamat dan mudah

dirujuk.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

13/17

J: menetapkan tarikh akhir bagi sesuatu

tugasan yang diberikan kepada staf.

J: menyediakan peti aduan supaya stafdapat melancarkan perjalanan

pengurusan dan pentadbiran.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

14/17

2. Bagaimanakah mewujudkan suasana

kerja yang kondusif?

J: Peredaran udara hendaklah mencukupiterutama sekali sekali semasa pejabat

mengalami kerosakan alat hawa dingin atauterputus bekalan elektriksuhu pejabat yangtinggi menyebabkan staf tidak selesa danmenjejaskan kerja atau output.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

15/17

J: Pejabat haruslah sentiasa kemas dan

dihias agar kelihatan lebih ceria dan

menarik.

J: Pejabat hendaklah mendapat

pencahayaan yang terang daripada punca

elektrik, cahaya tiruan, tingkap dan

cahaya matahari.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

16/17

3. Bagaimanakah cara meningkatkan motivasi

kerja staf sokongan?J: Pemberian sijil penghargaan, insentif, pujian

dan galakan.

J: Meraikan staf dalam majlis khas

J: Melibatkan staf dalam aktiviti sekolah.

Contoh, hari sukan, hari guru, hari keluarga,

rombongan sekolah dll.

8/2/2019 Pengurusan dan pentadbiran pejabat

17/17