PENGURUSAN KENDERAAN

26 SEPTEMBER 2012

TAIPING,

PERAK DARUL RIDZUAN

PENGGUNAAN

PENGURUSAN BUKU LOG

KAD TOUCH N GO

KAD INDEN MINYAK

PENYENGGARAAN

PELUPUSAN &

HAPUS KIRA

SKOP PENGURUSAN KENDERAAN

PENGGUNAAN KENDERAAN

1. Perlantikan Pegawai Pengangkutan Ketua Jabatan perlu melantik seorang

Pegawai bagi menjaga urusan pengangkutan.

Bagi 20 buah kenderaan untuk tujuan khas, Pegawai Pengangkutan seboleh-bolehnya mempunyai kelulusan sijil dalam bidang kejuruteraan motor.

2. Tugas dan tanggungjawab Pegawai Kenderaan dinyatakan di dalam Senarai Tugas .

3. Fail Sejarah bagi setiap kenderaan diselenggarakan.

4. Penggunaan Kenderaan Hak Milik Kerajaan Tujuan rasmi sahaja Tidak dilindungi skim insurans kenderaan Tanggungjawab pegawai yang

menyalahguna ke atas segala tuntutan jika berlaku kemalangan

BUKU LOG

Dokumen yang digunakan untuk mengawal dan memantau penggunaan

kenderaan

Atau

Buku yang digunakan bagi merekod butiran:

• kenderaan dan alat kelengkapan• perjalanan• penggunaan bahan api• penggunaan minyak pelicin

Setiap catatan dalam Buku Log hendaklah dibuat berpendua.

Catatan dimulakan dengan muka helai yang baru bagi sesuatu bulan.

Buku Log disediakan bagi semua kenderaan.

Buku Log diperiksa secara mingguan dan bulanan oleh Pegawai Kenderaan.

PENGURUSAN BUKU LOG

Buku Log disimpan bersama kenderaan

Keratan salinan asal Buku Log yang telah dicatit disimpan di Pejabat

Pemeriksaan mengejut ke atas setiap Buku Log dan kenderaan hendaklah dibuat.

Tarikh• Tarikh kenderaan digunakan. Contohnya -

23/04/2007.

Masa• Dari - Masa kenderaan mula

digunakan• Hingga - Masa kenderaan tamat

digunakan Nama Pemandu• Kereta Jabatan – Nama Pemandu

Nama Pemandu (Samb.)• Kereta Khas – Nama Pegawai Khas tersebut

@ Nama Pemandu Jabatan / Persendirian (Jika Ada).

Tujuan Dan Perjalanan• Kereta Jabatan & Khas - Kegunaan rasmi

(Nyatakan tujuan menggunakan kereta itu. Contohnya, Mesyuarat Belajawan Di JPM)

• Kereta Khas – Tujuan persendirian (Memadai mencatatkan “Kegunaan Persendirian” )

Nama Dan Tandatangan Pegawai Yang Memberi Kuasa

• Kereta Jabatan – Nama dan tandatangan Pegawai Kenderaan

• Kereta Khas – Nama dan tandatangan Pegawai Khas tersebut.

Nama Dan Tandatangan Pegawai Yang Mengguna

• Kereta Jabatan – Nama dan tandatangan Pegawai yang mengguna.

• Kereta Khas – Nama dan tandatangan Pegawai Khas tersebut.

Bacaan Odometer• Bacaan Odometer perjalanan.

Kiraan Km/Batu• Kereta Jabatan – Jumlah Km/batu

perjalanan untuk satu-satu tugas rasmi.• Kereta Khas – Jumlah Km/batu perjalanan

untuk satu-satu tugas rasmi/persendirian.

Pembelian Bahan Api• Bil. Pesanan – untuk catatan no. Resit Kad

Inden belian bahan api.• Petrol/Diesel – Jumlah bahan api yang

dibeli sama ada petrol / diesel.• Minyak Pelicin – Jumlah minyak pelicin

yang dibeli.

Cerakinan Penggunaan Bahan Api (CPBA)• Dari Bulan Lepas (Dalam tangki) – (a)• Jumlah Dibeli – (b)• Jumlah (a+b) – (c)• Dalam Tangki – (d)• Jumlah digunakan(c-d) – (e)• Liter per 100km/B.S.G – (f)

KAD TOUCH N GO

Kad elektronik prabayar yang digunakan untuk membuat

bayaran tol dan letak kereta tanpa resit.

PENGGUNAAN KAD TOUCH N GO

Kad disimpan oleh pegawai kenderaan

Di rekod sebagai dokumen kerajaan

Diberi kepada pemandu apabila diarah menjalankan tugas melibatkan laluan bertol

Kad diserah semula kepada pegawai kenderaan setelah tugas selesai

Penggunaan kad direkod dalam buku daftar

Butir-butir penggunaan kad hendaklah juga dicatit dalam buku log

Semua butiran penggunaan kad dimasukkan ke dalam buku daftar

Butir-butir di dalam buku daftar dikemaskini.

Kad diserah semula kepada pegawai kenderaan

Buku daftar disimpan dengan selamat.

Kad-kad perlu dijaga dengan baik.

Kehilangan kad dilaporkan sebagai kehilangan wang awam.

Pemandu hendaklah merekod butir-butir

penggunaan kad berkenaan di dalam

buku rekod

Kad-kad hendaklah direkod sebagai

dokumen Kerajaan.

DAFTAR KAD TOUCH N GO

TOUCH N GO

DAFTAR PENGGUNAAN

KAD TOUCH N GO

DAFTAR KAD TOUCH N GO

Bil. No. Siri Kad PTJ/Bahagian/Unit

Contoh format Daftar kad Touch N Go:

Contoh Daftar Penggunaan Kad Touch N Go.

Semua Pegawai Pengurusan Tertinggi Gred Utama/Khas C Dan Ke Atas yang dibekalkan dengan Kereta Rasmi Jawatan (KRJ) dibekalkan dengan Kad TnG dan Smart Tag dengan syarat berikut:

Pembekalan kad TnG dan Smart Tag adalah sebagai satu kemudahan.

Nilai maksimum kad RM500.00 setiap bulan.

Kad TnG berkenaan hanya akan ditambah nilai sebulan sekali setiap 1hb. Hingga 5hb berdasarkan baki kad pada bulan tersebut.

Kad TnG dan Smart Tag direkodkan sebagai inventori kerajaan.

19

PEMBEKALAN KAD ELEKTRONIK TOL TOUCH N GO DAN SMART TAG UNTUK PEGAWAI PENGURUSAN TERTINGGI GRED UTAMA/KHAS C DAN KE ATAS ATAU SETARAF DI KEMENTERIAN/JABATAN PERSEKUTUAN

Pegawai perlu dipertanggungjawabkan sekiranya berlaku kehilangan dan kerosakan kad TnG dan Smart Tag berkenaan.

Pegawai yang berkhidmat di Sabah dan Sarawak tidak dibekalkan kemudahan ini kecuali ada keperluan.

Kemudahan ini tidak dipanjangkan kepada pegawai contract for service.

20

KAD INDEN MINYAK

Kad inden digunakan bagi pembelian minyak petrol/diesel.

Sistem penggunaan kad inden adalah sejajar dengan perkembangan teknologi semasa.

Menggantikan Borang Inden AM 367 Pindaan 3/82.

Diperolehi daripada Syarikat Petronas dan Shell - perjanjian kontrak dengan pihak kerajaan.

Kad Inden hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan pada setiap masa kecuali Kad Inden Pegawai Kanan Jusa C dan ke atas.

Sebelum Kad Inden diserah kepada pemandu untuk mengisi minyak petrol ke dalam kenderaan jabatan, Pegawai Kenderaan hendak memastikan maklumat di Daftar Pergerakan Kad Inden diisi dahulu dan ditandatangani sebelum dan begitu juga selepas selesainya pengisian minyak.

PENGGUNAAN KAD INDEN MINYAK

PEREKODAN

Semua butiran pembelian minyak hendaklah direkodkan dalam buku log kenderaan oleh pemandu/pemegang kad (termasuk bacaan odometer).

Ruangan liter/RM di Daftar Pergerakan Kad Inden juga perlu diisi.

TUGASAN BULANAN PEGAWAI KENDERAAN

Mengedarkan laporan analisa kenderaan penggunaan minyak petrol atau invois kepada setiap pemandu atau pemegang kad untuk semakan bagi mengesahkan setiap bayaran.

TUGAS BULANAN PEMANDU/PEMEGANG KAD

Pemegang kad atau pemandu hendaklah menyemak dan mengesahkan penyata pembelian minyak berdasarkan resit-resit yang dikumpulkan.

Contoh Buku Daftar Pergerakan Kad Inden Minyak

Contoh Daftar Pergerakan Kad Inden Minyak

Contoh Penyata Bulanan

PENYENGGARAAN

Kenderaan Jabatan hendaklah direkodkan di dalam KEW.PA-13 iaitu Senarai Aset Yang Memerlukan Penyenggaraan kerana kenderaan Jabatan memerlukan penyenggaraan berjadual.

Setiap penyenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan di dalam KEW.PA-14.

PELUPUSAN DAN KEHILANGAN

PELUPUSAN

1. Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 daripada JKR.

2. Kenderaan yang tidak ekonomik untuk dibaiki perlu diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa dan mengemukakan KEW.PA-17 bersama-sama KEW.PA-16 untuk kelulusan.

PELUPUSAN DAN KEHILANGAN

Setelah lulus, Ketua Jabatan hendaklah mengambiltindakan berikut : Label Hak Kerajaan Malaysia dan nama

Kementerian/ Jabatan pada aset dipadamkan.

JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan.

Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa.

KEHILANGAN

Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan mengikut peraturan di bawah:

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Bab F – Kehilangan dan Hapus Kira).

ISU-ISU AUDIT BERKAITAN PENGURUSAN KENDERAAN

Penggunaan Kenderaan Jabatan

i. Pegawai kenderaan tidak dilantik secara bertulis.

ii. Fail sejarah kenderaan tidak disediakan.

iii. Kenderaan digunakan tanpa kelulusan pegawai kenderaan.

iv. Buku log tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

v. Cerakinan Penggunaan Bahan Api (CPBA) tidak dilengkapkan.

Kawalan Kad Inden Minyak

i. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.

ii. Penyata pembelian tidak disemak dengan salinan resit sebelum bayaran dilakukan.

iii. Pembelian petrol tidak diisi di dalam Buku Log.

Kawalan Kad “Touch N Go”

i. Daftar Kad "Touch N Go" tidak diselenggarakan.

ii. Daftar Penggunaan Kad "Touch N Go" tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.