PENGURUSAN KEWANGAN

(a) SUMBER KEWANGAN

Pada awal tahun, Bahagian Kewangan Kementrian Pelajaran akan menyalurkan

peruntukan kewangaan mengikut taraf sekolah iaitu Pusat Tanggungjawab (PTj) dan

sekolah bertaraf Bukan Pusat Tanggungjawab (PTj). Sekolah seperti sekolah

menengah Berasrama Penhu, Sekolah Menengah Teknik, Sekolah Menegah Agama

Persekutuan, Sekolah Sukan, dan Sekolah Menengah Khas merupakan sekolah-

sekolah bertaraf PTj. Ketua PTj bagi sekolah-sekolah ini ialah Jabatan Sekolah,

Jabatan Pendidikan Teknikal, Jabatan Pendidikan Agama dan Moral, dan Jabatan

Pendidikan Khas di Kementrian Pelajaran. Sekolah-sekolah menengah di Sabah dan

Sarawak adalah bertaraf PTj. Sekolah-sekolah rendah di Sabah dan Sarawak bukan

bertaraf PTj, tetapi bagi sekolah-sekolah tersebut, pusat PTj adalah Pejabat Pendidikan

Bahagian atau Daerah.

Kebanyakan sekolah rendah dan menengah di Semenanjung Malaysia pula

adalah bertaraf bukan PTj. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa buah sekolah

menengah dan sekolah rendah di Semenanjung Malaysia yang dipilih dan dinaikkan

taraf sebagai PTj disebabkan kecermerlangan dalam pengurusan kewangan

sekolahnya. Proses ini akan diteruskan sehingga semua sekolah menengah dan

rendah di Malaysia bertaraf PTj.

Sekolah-sekolah rendah dan menengah yang bertaraf PTj akan menerima

peruntukan secara waran bantuan kerajaan. Segala bayaran adalah melalui Jabatan

Akauntan Negara. Sekolah-sekolah bertaraf bukan PTj pula akan menerima peruntukan

secara geran melalui Jabatan Pendidikan Negeri (JPN). Geran yang diterima daripada

JPN dibayar terus melalui akaun bank sekolah. Struktur dan Sistem Pengurusan

Kewangan Sekolah dapat dilihat dalam Gambar Rajah 1 di bawah.

Semua sekolah akan menerima bantuan PCG (per capita grant). Bantuan PCG

(per capita grant) dieberikan oleh kerajaan kepada semua sekolah sama ada sekolah

PTj atau sekolah bukan PTj mengikut bilangan murid sekolah itu. PCG yang diberikan

adalah berbentuk PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. PCG untuk mata

pelajaran termasuklah mata teras, wajib, tambahan, atau bahasa asing dan

elektif.Contohnya, bagi sekolah rendah harian yang mempunyai bilangan murid seramai

100 orang, sekolah itu akan menerima PCG mata pelajaran teras sebanyak RM 1200,

PCG mata pelajaran wajib sebanyak RM 2400 dan mata pelarajaran tambahan RM

2.00 seorang murid.

PCG bukan mata pelajaran adalah untuk Pusat Sumber Sekolah, Bimbingan dan

Kauseling, LPBT/LPK sekolah dan LPBT/LBT Asrama. Contonnya, bagi Pusat Sumber

sekolah, PCG diberi sebanyak RM 1500 bagi bilangan muid yng kurang daripada 100

orang, dan tambahan RM14 jika murid lebih daripada 100 hingga 500 orang. RM 13

diberikan jikan pelajra lebih 501 orang dant tambahan RM12 bagi pelajar melebihi 1000

orang.

Selain bantuan kewangan PCG, sekolah juga menerima bantuan kewangan

melalui Kumpulan Wang Sumbangan Orang Awam (SUWA). Wang SUWA sekolah

ialah wang yang diterima oleh pihak sekolah selain daripada pemberian bantuan

daripada pihak kerajaan. Antara punca-punca kewangan yang boleh diambil diambil

sebagai Wang Suwa ialah yuran khas daripada murid-murid, derma daripada orang

ramai, sewaan harga sekolah dan jualan daripada kedai buku sekolah . Wang yang

dikutip boleh digunakan oleh pihak sekolah bagi perbelanjaan yang dapat memberi

manfaat secara langsung kepada murid-murid.

Peruntukan dan wang yang diperolehi oleh pihak sekolah akan dibahagikan

kepada panitia-panitia atau guru kanan mata pelajaran. Dalam mata pelajaran

Kemahiran Hidup Sekolah Rendah, sumber kewangan adalah melalui PCG dan SUWA.

Guru Panitia Kemahiran Hidup boleh menggunakan peruntukan ini untuk mata

pelajaran mereka. Namun, prosedu-prosedur pengurusan kewangan dan perbelanjaan

haruslah selaras dengan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunana Sekolah

yang dikeluarkan olen Kementrian Pelajaran Malaysia (KPM).

(b) PERANCANGAN PEMBELAJARAN

Pengurusan kewangan organisasi seperti sekolah adalah proses penggunaan

wang secara optimum supaya organisasi itu dapat mencapai objektif pedidikan yang

ditetapkan. Pengurusan kewangan yang cekap bukannya bermakna penjimatan tetapi

lebih kepada pengurusan kewangan yang memberikan pulangan pendidikan

terbaik. Menurut Zaidatao Akmaliah (2000), pengetua selaku pentadbir sekolah

bertanggungjawab penuh bagi merancang, mengurus, mengawal, serta menentukan

pengurusan kewangan di sekolah adalah cekap dan berkesan.

Para pengetua dan guru-guru perlu memahami maksud dan konsep akauntabiliti

dalam pengurusan kewangan sekolah. Akauntabiliti merupakan satu proses yang

melibatkankan perancangan, pengagihan dan penggunaan tenaga manusia, wang

tunai, barangan(aset) dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi

ataupun sekolah. Oleh itu,para pengetua perlu mentadbir kewangan sekolah mengikut

panduan dalam Buku Panduan Sekolah, Arahan Perbendaharan, dan surat-surat

pekeliling kewangan.

Menurut Adi Badiozaman (2001), terdapat tiga aspek kewangan yang perlu diberi

perhatian oleh pemimpin sekolah dalam usaha meningkatkan dan menjamin

akauntabiliti dan keberkesanan pengurusan kewangan di peringkat sekolah masing

masing. Pertama, ialah tahap penglibatan pengetua dalam hal-ehwal pengurusan

kewangan. Kedua, ialah kecekapan mengenal pasti dan memperbaiki beberapa

kelemahan dalam pengurusan dan pengawalan kewangan. Ketiga, ialah kemahiran dan

keupayaan mewujudkan beberapa pendekatan dan mekanisme pengurusan bagi

meningkatakan akauntabiliti dalam kalangan semua pihak warga sekolah.

Seseorang pengetua atau pemimpin di sekolah haruslah mewujudkan satu

sistem pengurusan yang cekap dan berkesan bagi memastikan matlamat sekolah

tercapai. Sehubungan dengan itu, satu jawantankuasa kewangan bagi mengendalikan

urusan kewangan sekolah haruslah ditubuhkan. Jawantan kuasa ini biasanya

dipengerusikan oleh pengetua atau guru besar selaku pengawai pengawal di sekolah

dan dibantu oleh penolong kanan selaku naib pengerusi. Setiausaha jawantankuasa

kewangan boleh dilantik di kalangan pembantu tadbir sekolah. Ahli jawatankuasa pula

terdiri daripada penolong kanan Hal Ehwal Murid (HEM), Ketua Bidang, Guru Kanan

Mata Pelajaran dan Juruaudit Dalaman sekolah. Tujuan Juruaudit Dalaman adalah

mengkaji kelemahan dalam sistem Pengurusan Kewangan Sekolah. Juruaudit dalaman

hendaklah terdiri daripada guru yang tidak terlibat dalam urusan menandatangani cek

bayaran. Jawatankuasa Kewangan Sekolah dilihat dalam Gambar Rajah 2 di bawah.

Gambar Rajah 2 : Ahli Jawatankuasa Kewangan Sekolah

Pengerusi

Pengetua / Guru Besar

Naib Pengerusi

Penolong Kanan (Akademik)

Setiausaha

Pembantu Tadbir

Penolong Kanan

(HEP)Juru Audit Dalaman

Ketua Bidang Guru Kanan Mata Pelajaran

Tugas ahli jawantankuasa kewangan sekolah adalah untuk mengawasi,

mengesan dan menyelia semua urusan kewangan mengikut peraturan yang

berkuatkuasa meliputi pengurusan perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan

hasil, penyediaan dan pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan

sekolah.

Guru Kanan Mata Pelajaran atau Guru Panitia akan menerima peruntukan

daripada Guru Besar. Guru itu kemudiaanya akan membuat perancangan perbelanjaan

tahunan panitia berdasarkan peruntukan per kapita murid (PCG). Perancangan

perbelanjaan itu dibuat mengikut keperluan panitia. Contohnya, ketua panitia

Kemahiran Hidup sekolah rendah akan merancang perbelanjaan tahunan pada awal

tahun. Contoh Anggaran Perbelanjaan Panitia Kemahiran Hidup boleh dilihat dalam

Gambar Rajah 3 di bawah.

SEKOLAH KEBANGSAAN (P) METHODIST

75200, MELAKA

ANGGARAN PERBELANJAAN

PANITIA KEMAHIRAN HIDUP 2011

Bil.

Huraian Aktiviti Pegawai

Bertanggungjawab

Anggaran

Kos

Tarikh

Perlaksanan

1. Menghasilkan

projek kerja kayu

tahun 4

RM 8X80 =RM 640

Guru Kemahiran

Hidup

RM 640.00 Februari

hingga Ogos

2. Menghasilkan

projek kerja kayu

tahun 5

RM 8 X70 = RM

560

Guru Kemahiran

Hidup

RM 560.00 Februari

hingga Ogos

3. Menghasilkan

projek kerja kayu

tahun 6

RM 8 X70 =RM 560

Guru Kemahiran

Hidup

RM 560.00 Februari

hingga Ogos

4. Membeli bahan

habis guna

a) Syelek

b) Thinner

c) Turpentine

d) Cat

e) Paku

f) Gam Kayu

Guru Kemahiran

HIdup

RM 300.00 Februari

hingga Mac

5. Penyelengaran

bengkel dan

peralatan

Guru Kemahiran

HIdup

RM 300.00 Februari

hingga Mac

6. Membeli alat bantu

mengajar untuk

P&P Guru KH

a) Carta

b) Model

Guru Kemahiran

Hidup

Februari

hingga Ogos

Jumlah Besar RM 2660.00

DISEDIAKAN OLEH

………………………………..

(PN. KAMISAH ALI)

Ketua Panitia Kemahiran Hidup

Gambar Rajah 3 : Contoh Anggaran Perbelanjaan Kemahiran Hidup

(c) BIDANG TUGAS GURU

Bidang Tugas guru adalah mengikut jawatan yang dipegang di sekolah masing-

masing. Antara bidang tugas Guru Panitia Kemahiran Hidup ialah : -

a) Mematuhi tatacara dan prosedur perbelanjaan yang betul

a) Membuat anggaran perbelanjaan kewangan tahunan untuk panitia berdasarkan

peruntukan PCG (per grant capita) dan Wang SUWA (Kumpulan Wang Sumbangan

Orang Awam)

b) Memaklumkan anggaran perbelanjaan pantia kepada pengetua

c) Membeli peralatan bengkel dan merekod stok

d) Memastikan stok sentiasa dikemas kini

e) Memastikan kemudahan dan kelengkapan di bengkel Kemahiran Hidup

diselenggarakan dengan baik.

(d) PEMATUHAN PROSEDUR PERBELANJAAN

Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan di mana pengurusan aset dan

kewangan adalah amat penting.Mengikut pernyataan oleh Kementrian Pendidikan

Malaysia, Bahagian Kewangan (2000), pihak sekolah perlu mematuhi peruntukan

dalam Akta Kewangan dan Arahan Perbendaharaan di samping peraturan-peraturan

yang dikeluarkan dari semasa ke semasa oleh pihak Kementrian Pendidikan melalui

surat-surat pekeliling. Adalah menjadi dasar Kementrian Pendidikan memberi

penekanan kepada Pengurusan Kewangan dan Perakaunan yang berkesan. Segala

sumber pendapatan perlu diurus dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan

supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat diuruskan dengan efisien dan

optimum. Oleh itu, guru panitia atau guru Kemahiran Hidup haruslah mematuhi tatacara

dan prosedur perbelanjaan yang betul

Guru-guru perlu mengelakkan perkara-perkara yang tidak mematuhi prosedur.

Antara perkara yang tidak mematuhi prosedur ialah, membuat pembayaran

menggunakan wang awam dengan cara tidak teratur, menyebabkan berlakunya

kekurangan atau kehilangan wang awam/harta benda kerajaan, gagal menyelenggara

akaun dan rekod kewangan dengan sempurna, Kesalahan-kesalahan ini boleh

dikenakan surcaj berdasarkan Perkara 18 dalam Akta Prosedur Kewangan 1957.

PENGURUSAN ALATAN DAN BAHAN

(a) PEROLEHAN

Perolehan merangkumi peruntukan bekalan dan perkhidmatan dilakukan

daripada perbelanjaan sekolah. Terdapat beberapa jenis perolehan iaitu perolehan

bekalan, perolehan perkhidmatan, dan perolehan kerja.

Perolehan bekalan adalah perolehan barang dan peralatan. Contohnya,

peralatan bengkel, perabot, dan bahan mentah. Perolehan perkhidmatan bermaksud

khidmat kerja manusia atau kepakaran untuk melaksanakan sesuatu kerja tertentu.

Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah perkhidmatan bukan perunding seperti

pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pembersihan,

pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan bangunan, dan pengendalian

makanan. Perolehan kerja pula melibatkan pembinaan dan penyenggaraan fizikal. Ia

juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

Gambar Rajah 4 : Contoh Peralatan Kemahiran Hidup di Bengkel

Sebagai ketua panitia atau guru Kemahiran Hidup, perolehan boleh dibuat oleh

sekolah melalui beberapa cara. Cara yang pertama ialah perolehan melalui kontrak

pusat. Bekalan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah dibeli terus daripada

pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat. Walau bagaimanapun, sekolah

dibenarkan membeli di luar kontrak pusat sekiranya pesanan itu tidak mencapai had

pesanan minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi

barangan berkenaan. Sekiranya bekalan tidak disenaraikan dalam kontrak pusat,

pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga yang

berpatutan dan berkualiti, tertakluk kepada nilai bekalan tersebut. (Tatacara

Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, 2012)

Terdapat beberapa prosedur perolehan yang perlu dipatuhi oleh guru panitia

Kemahiran Hidup untuk pembelian barang melalui kontrak pusat. Pertama sekali,

Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Sekolah perlulah diadakan. Setelah mengetahui

peruntukan yang ada untuk mata pelajaran Kemahiran Hidup, guru panitia tersebut

harus menyediakan anggaran belanja mengurus. Selepas itu, guru tersebut perlulah

menyemak semua peruntukan kewangan daripada pihak pejabat ataupun kerani

kewangan. Guru itu kemudiaannya boleh mengisi Borang Nota Minta dan memilih

pembekal yang telah berdaftar dengan kontrak pusat. Guru boleh merujuk kepada Guru

Besar ataupun kerani untuk senarai pembekal yang berdaftar. Selepas itu, barulah

pesanan tempatan dikeluarkan. Contoh Borang Nota Minta dapat dilihat dalam Rajah 4

di bawah.

Selepas menerima barang, guru haruslah menilai dan menganilisis barang

tersebut. Guru harus memastikan barang yang diterima elok dan selamat digunakan.

Sekiranya tiada masalah, guru boleh merekod stok. Kemudian, pembayaran akan

dibuat oleh pihak sekolah. Akhirnya, guru boleh merekod keluar stok yang digunakan.

Prosedur pembelian dapat ditunjukkan dalam Gambar Rajah 5 di bawah.

NOTA MINTA

Rujukan : ...................................

Tarikh : ...................................

Kepada

Pengetua

.......................................................................................

Daripada : ............................................................................................ Jawatan :

..............................................................

Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun ..................................

Berhubung dengan pekara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan

permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut :-

Bil Perihal barang KuantitiAnggaran

Harga

Tarikh

Diperluka

n

Catatan oleh

Pengetua/ Guru

Besar

Peruntukan : .............................................................

Subsisiari matapelajaran : ............................................

Baki peruntukan semasa : .............................................

Sekian, terima kasih

Yang Benar, Permohonan di atas Diluluskan/Tidak

Diluluskan

T.T. Pemohon T.T. Pengetua/Guru Besar

................................................. ................................................

( ) ( )

Tarikh: Tarikh:

Rajah 4 : Contoh Nota Minta

CARTA ALIRAN PROSES PEMBELIAN

Rajah 5: Carta Aliran Proses Pembelian

Kaedah kedua ialah pembelian melalui kontrak pusat sistem panel. Perolehan

melalui item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel hendaklah diuruskan sendiri oleh

setiap sekolah di kalangan syarikat panel pembekal yang dilantik.

Kaedah yang ketiga ialah pembelian terus. Pembelian setiap jenis item yang

melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat melalui

pembelian terus. Pembelian boleh dibuat dengan mana-mana pembekal yang berdaftar

atau tidak berdaftar dengan Kementrian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau

bukan bumiputera. Pembelian haruslah dibuat kepada pembekal yang biasa dipercayai

dan memberi harga yang terbail. Namun demikian, guru haruslah mendapatkan

kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawb (PTj) hendaklah diperoleh bagi semua perolehan

melebihi RM 20,000 setahun bagi setiap item.

Kaedah yang keempat ialah sebut harga. Kaedah perolehan bekalan,

perkhidmatan dan kerja yang melebihiRM50,000 hingga RM100,000 dengan mendapat

senarai harga sekurangkurangnya dari 5 buah syarikat. Dalam hal ini, guru panitia atau

guru Kemahiran Hidup haruslah bekerjasama dan mendapatkan bantuan daripada Guru

Besar. Guru Besar hendaklah mempamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut

Harga) di papan kenyataan awam sekolah masing-masing. Notis tersebut hendaklah

menyatakan sekolah yang memanggil sebut harga, tajuk sebut harga, syarat kelayakan

penyebut harga, bidang, tempat sebut harga perlu dihantar, dan tarikh tutup sebut

harga.

Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh hari berturut-turut dan

pemberitahuan sebut harga sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang

tempoh tersebut. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksnakan sama ada

melalui pos berdaftar, pos laju, ataupun serahan tangan. Satu daftar hendaklah

diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembekal/

syarikat yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.

Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan. Satu

penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu tawaran harga sahaja.

Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan. Sebut harga hendaklah dietrima,

dijadualkan, dan dilaksanakan sebagaimana bagi tender.