PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITIPENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

TOPIK : PEROLEHANTOPIK : PEROLEHAN

KAEDAH PEROLEHAN UNIVERSITI KAEDAH PEROLEHAN UNIVERSITI (UMUM)(UMUM)

Perolehan melalui panjar wang runcitPerolehan melalui panjar wang runcit Kontrak pusatKontrak pusat Perolehan terusPerolehan terus SebuthargaSebutharga TenderTender Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrakPerolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak Perolehan melalui perkhidmatan perundingPerolehan melalui perkhidmatan perunding

Dasar Perolehan UniversitiDasar Perolehan Universiti

Peraturan tender yang saksamaPeraturan tender yang saksama Membantu Dasar Perolehan Kerajaan iaitu Membantu Dasar Perolehan Kerajaan iaitu

menggalakkan perkembangan industri tempatan menggalakkan perkembangan industri tempatan termasuk dasar perolehan barangan import melalui termasuk dasar perolehan barangan import melalui penggunaan pengangkutan (perkapalan/pengangkutan) penggunaan pengangkutan (perkapalan/pengangkutan) dan insurans tempatandan insurans tempatan

Memberi keutamaan syarikat BumiputeraMemberi keutamaan syarikat Bumiputera Menggalak pemindahan teknologi dan latihanMenggalak pemindahan teknologi dan latihan Sebagai “leverage” untuk mendapatkan konsesiSebagai “leverage” untuk mendapatkan konsesi

Objektif Pengurusan Perolehan UniversitiObjektif Pengurusan Perolehan Universiti

Best value for moneyBest value for money Kualiti yang terjaminKualiti yang terjamin Sebagai alat untuk mencapai dasar kerajaanSebagai alat untuk mencapai dasar kerajaan Menggalakkan pertumbuhan industri tempatanMenggalakkan pertumbuhan industri tempatan Pengurusan stor yang cekap dan berkesanPengurusan stor yang cekap dan berkesan Pemindahan teknologiPemindahan teknologi Menjimatkan pertukaran wang asingMenjimatkan pertukaran wang asing

Prinsip PerolehanPrinsip Perolehan

Akauntabiliti awamAkauntabiliti awam Diuruskan secara telus (transparent)Diuruskan secara telus (transparent) Nilai faedah yang terbaik (best value for Nilai faedah yang terbaik (best value for

money)money) Saingan terbukaSaingan terbuka Adil dan saksamaAdil dan saksama

Definasi Alatan, Kerja, PerkhidmatanDefinasi Alatan, Kerja, Perkhidmatan AlatanAlatan – pembelian alatan, barang bahan yang – pembelian alatan, barang bahan yang hanya perlu dibekal dipasang dan diujilari hanya perlu dibekal dipasang dan diujilari (komisyen) (komisyen)

KerjaKerja - perolehan yang melibatkan bahan dan - perolehan yang melibatkan bahan dan komponen binaan dimana skop kerja berpelan. komponen binaan dimana skop kerja berpelan.

PerkhidmatanPerkhidmatan - perolehan yang melibatkan tenaga - perolehan yang melibatkan tenaga kerja seperti cuci bangunan, mengangkut sampah kerja seperti cuci bangunan, mengangkut sampah dan lain-lain. dan lain-lain.

Pihak Berkuasa Pusat Bagi Perolehan Pihak Berkuasa Pusat Bagi Perolehan

Universiti Sains MalaysiaUniversiti Sains Malaysia Kuasa Am

Universiti Sains Malaysia adalah pihak berkuasa pusat bagi perolehan (Bekalan, Kerja dan Perkhidmatan) sama ada di Malaysia atau di luar negara dalam pengawalan, penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan, penggunaan, pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara Pusat Tanggungjawab dan pelupusan barang-barang.

Kuasa Khusus Membuat kontrak bagi perolehan Pusat Tanggungjawab dengan mengenakan terma-terma dan syarat-syarat yang paling menguntungkan/berfaedah;

Mengeluarkan arahan kepada Pusat Tanggungjawab bagi Mengeluarkan arahan kepada Pusat Tanggungjawab bagi pengawalan, peruntukan untuk barang-barang, kerja dan pengawalan, peruntukan untuk barang-barang, kerja dan perkhidmatan yang diberikan.perkhidmatan yang diberikan.

Mengambil tindakan ke atas individu, firma, syarikat dan pertubuhan Mengambil tindakan ke atas individu, firma, syarikat dan pertubuhan serta perunding yang didapati telah bersalah kerana keingkaran serta perunding yang didapati telah bersalah kerana keingkaran dalam melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak dalam melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak memuaskan daripada memasuki tender atau sebutharga atau memuaskan daripada memasuki tender atau sebutharga atau memberi perkhidmatan kepada Universiti Sains Malaysia bagi memberi perkhidmatan kepada Universiti Sains Malaysia bagi sesuatu tempoh yang berpatutan.sesuatu tempoh yang berpatutan.

Mengenakan denda ke atas firma-firma, syarikat yang Mengenakan denda ke atas firma-firma, syarikat yang tidak menyempurnakan bekalan, perkhidmatan atas kerja di dalam tidak menyempurnakan bekalan, perkhidmatan atas kerja di dalam

sesuatu tempoh yang dinyatakan. sesuatu tempoh yang dinyatakan.

Tanggungjawab Pegawai PengawalTanggungjawab Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab sendiri Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyenggaraan dan pengawalan am barang-barang penyenggaraan dan pengawalan am barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya dikawal dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya dikawal olehnya. olehnya.

(AP (AP 167.1)167.1)

Tanggungjawab Pegawai AwamTanggungjawab Pegawai Awam

Pegawai Awam adalah bertanggungjawab Pegawai Awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang awam, kerja berhubung dengan barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di bawah dan perkhidmatan yang diterima di bawah kawalannya atau dalam simpanannya.kawalannya atau dalam simpanannya.

(AP 167.2)(AP 167.2)

Keizinan Membuat PerolehanKeizinan Membuat Perolehan

Seseorang Pegawai Pengawal boleh mengizinkan membuat perolehan Seseorang Pegawai Pengawal boleh mengizinkan membuat perolehan yang mana peruntukan telah disediakan dalam anggaran yang yang mana peruntukan telah disediakan dalam anggaran yang diluluskan bagi Pusat Tanggungjawabnya, tertakluk kepada arahan-diluluskan bagi Pusat Tanggungjawabnya, tertakluk kepada arahan-arahan kewangan Universiti dan semua peraturan Perbendaharaan. arahan kewangan Universiti dan semua peraturan Perbendaharaan.

Kajian Pasaran Dalam PerolehanKajian Pasaran Dalam Perolehan

Setiap Pegawai yang menguruskan perolehan diwajibkan membuat kajian Setiap Pegawai yang menguruskan perolehan diwajibkan membuat kajian pasaran yang berpatutan bahawa barang yang akan dibeli itu adalah pasaran yang berpatutan bahawa barang yang akan dibeli itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Andaian ini dibuat setelah yang paling sesuai dan menguntungkan. Andaian ini dibuat setelah mengambil kira kualiti, harga, kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain mengambil kira kualiti, harga, kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan. yang berkaitan. Keutamaan Kepada Barang Buatan TempatanKeutamaan Kepada Barang Buatan Tempatan - Perolehan melalui - Perolehan melalui import hanya akan dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak boleh import hanya akan dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan. diperolehi secara tempatan.

Senarai Barang-BarangSenarai Barang-Barang Semua Jabatan hendaklah menyimpan senarai barang-barang dan Semua Jabatan hendaklah menyimpan senarai barang-barang dan menyampaikan senarai barang-barang itu kepada Bendahari pada menyampaikan senarai barang-barang itu kepada Bendahari pada akhir tiap-tiap tahun. Senarai itu hendaklah mempunyai butir-butir akhir tiap-tiap tahun. Senarai itu hendaklah mempunyai butir-butir yang menunjukkan kuantiti pada awal tahun, tambahan dalam tahun yang menunjukkan kuantiti pada awal tahun, tambahan dalam tahun dan juga jumlah pada akhir tahun. Satu ruang hendaklah dikhaskan dan juga jumlah pada akhir tahun. Satu ruang hendaklah dikhaskan juga untuk menunjukkan tempat barang-barang itu disimpan. Senarai juga untuk menunjukkan tempat barang-barang itu disimpan. Senarai barang-barang itu hendaklah dibahagikan kepada 5 kategori iaitu:- barang-barang itu hendaklah dibahagikan kepada 5 kategori iaitu:-

Perabot dan alat kelengkapan sahaja. Perabot dan alat kelengkapan sahaja. Alat kelengkapan yang dibeli daripada Kumpulan Wang Universiti. Alat kelengkapan yang dibeli daripada Kumpulan Wang Universiti. Barang-barang yang diderma.Barang-barang yang diderma. Barang-barang yang dibeli daripada Kumpulan Wang yang diderma.Barang-barang yang dibeli daripada Kumpulan Wang yang diderma. Barang-barang dari mana pengecualian daripada duti kastam telah Barang-barang dari mana pengecualian daripada duti kastam telah

diberi. diberi. Semua barang-barang hendaklah ditanda menunjukkan harta Semua barang-barang hendaklah ditanda menunjukkan harta Universiti. Universiti.

AKTIVITIAKTIVITI PRA-TENDER PELAWAAN SEBUTHARGA PELAWAAN TENDER UNIVERSITI LAPORAN TEKNIKAL ALATAN/KERJA PENYEDIAAN KERTAS KERJA SEBUTHARGA (PTJ) PENYEDIAAN KERTAS KERJA (TENDER) JAWATANKUASA SEBUTHARGA JAWATANKUASA PEROLEHAN JAWATANKUASA PERLANTIKAN PERUNDINGAN KONTRAK PEROLEHAN/KERJA DENDA ‘LAD’ PEMBEKAL PELAWAAN SEBUTHARGA MTO LANTIKAN MTO LAPORAN SEBUTHARGA/TENDER KAWALAN & PEMANTAUAN BERKALA SEBUTHARGA (NYAHPUSAT KE PTJ)

SPESIFIKASI PENENTUAN SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGA/TENDERSEBUTHARGA/TENDER

TIDAK BOLEH MENJURUS KEPADA JENAMA TIDAK BOLEH MENJURUS KEPADA JENAMA ATAU BUATAN (MODEL) SEKIRANYA ATAU BUATAN (MODEL) SEKIRANYA TERPAKSA, UNGKAPAN “ATAU PERSAMAAN” TERPAKSA, UNGKAPAN “ATAU PERSAMAAN” HENDAKLAH DIGUNAKAN.HENDAKLAH DIGUNAKAN.

MEMAKLUMKAN KEPADA PEMBEKAL APA MEMAKLUMKAN KEPADA PEMBEKAL APA

YANG DIPERLUKAN OLEH PENGGUNAYANG DIPERLUKAN OLEH PENGGUNA

MEMBERI KRITERIA ALATAN YANG MEMBERI KRITERIA ALATAN YANG DITAWARKAN SUPAYA PERBANDINGAN DITAWARKAN SUPAYA PERBANDINGAN ALATAN BOLEH DIBUAT.ALATAN BOLEH DIBUAT.

(AP 174.1)

SPESIFIKASI PENENTUAN SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGASEBUTHARGA

MASALAH-MASALAH BERIKUT HENDAKLAH MASALAH-MASALAH BERIKUT HENDAKLAH DIELAKKAN.DIELAKKAN.

------------------------------------------------------------------

KEKABURANKEKABURAN

TIDAK LENGKAPTIDAK LENGKAP

TIDAK TERANGTIDAK TERANG

TIDAK TEPATTIDAK TEPAT

(AP 174.1)

SPESIFIKASI PENENTUAN SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGASEBUTHARGA

PENENTUAN PERLU MENGAMBILKIRA PENENTUAN PERLU MENGAMBILKIRA “ACCESSORIES” YANG DIPERLUKAN DAN “ACCESSORIES” YANG DIPERLUKAN DAN LAIN-LAIN KEPERLUAN SEPERTI LAIN-LAIN KEPERLUAN SEPERTI

KEPERLUAN UNTUK LATIHANKEPERLUAN UNTUK LATIHAN MAKLUMAT TENTANG ALAT GANTIANMAKLUMAT TENTANG ALAT GANTIAN MANUALMANUAL LUKISANLUKISAN

PEROLEHAN BEKALAN PEROLEHAN BEKALAN Kuasa Perolehan Kuasa Perolehan

Pembelian terus boleh dilakukan untuk perolehan seperti Pembelian terus boleh dilakukan untuk perolehan seperti berikut:-berikut:-Harga sehingga RM10,000.00 - PTJ boleh dapatkan Harga sehingga RM10,000.00 - PTJ boleh dapatkan sebutharga dari mana-mana pembekal.sebutharga dari mana-mana pembekal.>RM10,000,00 hingga RM20,000.00 - PTJ boleh >RM10,000,00 hingga RM20,000.00 - PTJ boleh membuat pembelian terus kepada Syarikat Bumiputera.membuat pembelian terus kepada Syarikat Bumiputera.

> RM20,000.00 ke atas hingga RM50,000.00 - Jika tidak > RM20,000.00 ke atas hingga RM50,000.00 - Jika tidak melalui proses sebutharga, kuasa Naib Canselor melalui proses sebutharga, kuasa Naib Canselor meluluskan pembelian terus, tetapi kepada pembekal meluluskan pembelian terus, tetapi kepada pembekal Bumiputera sahaja. Sekiranya tiada Bumiputera, Bumiputera sahaja. Sekiranya tiada Bumiputera, kelulusan Kementerian Kewangan perlu diperolehi. kelulusan Kementerian Kewangan perlu diperolehi.

samb……….samb……….

Melebihi RM50,000.00 hingga RM200,000.00 termasuk Melebihi RM50,000.00 hingga RM200,000.00 termasuk juga pembelian dari luar negarajuga pembelian dari luar negara

Jika tidak melalui proses sebutharga semua pembelian termasuk pembelian terus dari luar negara perlu memohon kelulusan Kementerian Kewangan yang biasanya dibuat melalui Naib Canselor.

Keutamaan Kepada BumiputeraKeutamaan Kepada BumiputeraSPP Bil 4 Tahun 1995SPP Bil 4 Tahun 1995

perolehan yang melebihi RM100,000, adalah dikehendaki memberi keutamaan harga kepada syarikat Bumiputera untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan mengikut peratusan seperti berikut:-

Nilai Tender Peratusan Keutamaan :

Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 10%Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta 7%Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta 5%Melebihi RM 5 juta hingga RM10 juta 3%Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta 2.5%Melebihi RM15 juta Tiada

Sebutharga Sebutharga Bekalan Bernilai Tidak Melebihi RM200,000.00Bekalan Bernilai Tidak Melebihi RM200,000.00SPP Bil 2 Tahun 2001SPP Bil 2 Tahun 2001

Pembelian setiap jenis item yang berkaitan melibatkan jumlah Pembelian setiap jenis item yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000.00 tetapi tidak melebihi perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000.00 tetapi tidak melebihi RM200,000.00 boleh dibuat dengan mempelawa sebutharga RM200,000.00 boleh dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal yang berdaftar daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkenaan. dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkenaan.

Perolehan bekalan yang bernilai melebihi RM20,000.00 hingga Perolehan bekalan yang bernilai melebihi RM20,000.00 hingga RM100,000.00 hendaklah dibuat secara sebutharga dikalangan RM100,000.00 hendaklah dibuat secara sebutharga dikalangan lima (5) pembekal bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan lima (5) pembekal bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan . Kementerian Kewangan .

Jika bilangan sebutharga yang dikehendaki tidak boleh didapati, Jika bilangan sebutharga yang dikehendaki tidak boleh didapati, Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuas hati bahawa Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuas hati bahawa bilangan pembekal yang ada kurang daripada lima (5). bilangan pembekal yang ada kurang daripada lima (5).

Keputusan Jawatankuasa SebuthargaKeputusan Jawatankuasa Sebutharga Dibuat oleh satu Jawatankuasa yang mengandungi tiga (3) orang. Dibuat oleh satu Jawatankuasa yang mengandungi tiga (3) orang. Dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti.Dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti. Tanggungjawab - meneliti semua sebutharga yang diterima samada Tanggungjawab - meneliti semua sebutharga yang diterima samada

alat-alat yang dipelawa boleh diterima atau tidak dari segi teknikal alat-alat yang dipelawa boleh diterima atau tidak dari segi teknikal berasaskan kepada ciri-ciri penting dalam penentuan/spesifikasi berasaskan kepada ciri-ciri penting dalam penentuan/spesifikasi yang telah disediakan dalam dokumen sebutharga. yang telah disediakan dalam dokumen sebutharga.

Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menerima tawaran yang Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menerima tawaran yang paling baik segi harga dan kualiti mengikut keperluan PTJ dan paling baik segi harga dan kualiti mengikut keperluan PTJ dan penentuan sebutharga. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju penentuan sebutharga. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima, sebab-sebab penolakan tawaran itu hendaklah dinyatakan terima, sebab-sebab penolakan tawaran itu hendaklah dinyatakan dalam keputusan sebutharga. dalam keputusan sebutharga.

Satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan Satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebutharga hendaklah disimpan oleh Urusetia Sebutharga untuk sebutharga hendaklah disimpan oleh Urusetia Sebutharga untuk tujuan audit. tujuan audit.

(AP 170.3)(AP 170.3)

Perolehan Melebihi RM200,000.00 Dipelawa Secara Perolehan Melebihi RM200,000.00 Dipelawa Secara Tender SPP Bil 2 Tahun 2001Tender SPP Bil 2 Tahun 2001

Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi setiap yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi setiap jenis item/barangan, kecuali jika dibenarkan dengan jenis item/barangan, kecuali jika dibenarkan dengan menulis kepada Kementerian Kewangan memohon menulis kepada Kementerian Kewangan memohon kelulusan seperti berikut:- kelulusan seperti berikut:-

Keperluan MendesakKeperluan Mendesak - mendesak dan perlu - mendesak dan perlu disegerakan. Sekiranya perolehan tersebut tidak dibuat disegerakan. Sekiranya perolehan tersebut tidak dibuat dengan segera maka akan memudaratkan dan dengan segera maka akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam. menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam.

Sambungan….Sambungan….

Bagi Maksud PenyeragamanBagi Maksud Penyeragaman - memastikan kesesuaian - memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan yang sedia ada dengan barangan penggunaan antara barangan yang sedia ada dengan barangan baru yang akan dibeli, maka permohonan untuk membeli baru yang akan dibeli, maka permohonan untuk membeli barangan yang sama dan daripada pembekal yang sama secara barangan yang sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh dipertimbangkan. rundingan terus boleh dipertimbangkan.

Satu Punca Bekalan/perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Satu Punca Bekalan/perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Franchais) - Franchais) - Pembelian khusus yang mana hanya satu Pembelian khusus yang mana hanya satu syarikat sahaja yang dapat membekalkan barangan atau syarikat sahaja yang dapat membekalkan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti membeli alat ganti perkhidmatan yang dikehendaki seperti membeli alat ganti dan lain-lain. dan lain-lain.

Sambungan….Sambungan….

Melibatkan Keselamatan/Strategik - Melibatkan Keselamatan/Strategik - Perolehan yang melibatkan Perolehan yang melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang strategik yang perlu alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang strategik yang perlu dirahsiakan.dirahsiakan.

Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera - Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera - Dalam usaha Dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat Bumiputera yang bertaraf untuk memupuk pertumbuhan syarikat Bumiputera yang bertaraf pembuat, Kerajaan telah mengadakan tender khusus yang dibuka pembuat, Kerajaan telah mengadakan tender khusus yang dibuka kepada pembuat berkenaan sahaja. Bagi barangan tertentu yang kepada pembuat berkenaan sahaja. Bagi barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat Bumiputera sahaja, mana terdapat satu atau dua pembuat Bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus bolehlah dipertimbangkan bagi perolehan secara rundingan terus bolehlah dipertimbangkan bagi membantu mewujudkan pembuat Bumiputera yang berdaya membantu mewujudkan pembuat Bumiputera yang berdaya saing.saing.

Publisiti Tender Publisiti Tender publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal

yang yang bona fidebona fide berpeluang untuk menyertai tender dan dengan demikian berpeluang untuk menyertai tender dan dengan demikian membolehkan Universiti Sains Malaysia mendapatkan tawaran yang membolehkan Universiti Sains Malaysia mendapatkan tawaran yang terbaik. terbaik.

Pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambil kira. Pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambil kira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah diketahui tidak lebih lima (5) kontraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal diketahui tidak lebih lima (5) kontraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal ini, demikian kelulusan Kementerian Kewangan hendaklah diperolehi ini, demikian kelulusan Kementerian Kewangan hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar dengan surat kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar dengan surat berdaftar.berdaftar.

(AP 172)(AP 172)

Semua dokumen tender/sebutharga hendaklah dimasukkan ke dalam Semua dokumen tender/sebutharga hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka. sebelum ianya dibuka.

Peti Tawaran Tender/SebuthargaPeti Tawaran Tender/Sebutharga

Petender sendiri hendaklah memasukkan tender atau Petender sendiri hendaklah memasukkan tender atau sebutharga ke dalam peti tawaran berkunci. Peti sebutharga ke dalam peti tawaran berkunci. Peti Tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan Tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan Jabatan berkenaan. Keselamatan hendaklah sentiasa Jabatan berkenaan. Keselamatan hendaklah sentiasa dijaga. Waktu tender ditutup bagi penerimaan dijaga. Waktu tender ditutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hari bekerja.hari bekerja.

(AP 196)(AP 196)

Jenis Perolehan

Pembelian Terus Sebutharga Tender

Amaun /

Perihal

≤ RM10,000.00 >RM10,000.00 ≤RM20,000.00

≤ RM50,000.00 >RM50,000.00 ≤RM200,000.00

>RM20,000.00 ≤RM200,000.00

>RM200,000.00

Alatan (Vot 335)

Kerja (Vot 332 dan 333)

Perbelanjaan Lain (Lain-lain Vot)

Tempoh Pelawa Alatan --- 21 hari

Bekalan habisguna --- 14 hari

Kerja --- 14 hari

Alatan - 30 hari Kerja - 21 hari

Surat Pekeliling Perbendaharaan

SPP 10/1993 – Peraturan Perolehan Percetakan Kerajaan

SPP 16/1993 – Panduan Kod Bidang

SPP 2/1995 – Tatacara Penyediaan, Penilaian Dan Penerimaan Tender

SPP 4/1995 – Dasar dan Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera

SPP 2/1999 – Had Nilai Perolehan, Kuasa Dan Tanggungjawab Lembaga Perolehan Dan

Jawatankuasa Sebutharga

SPP 11/1999 - Tatacara Penyediaan, Penilaian Dan Penerimaan Tender

SPP 7/2002 – Penggunaan Bahan / Barangan / Perkhidmatan Tempatan Dalam Perolehan kerajaan

SPP 8/2004 – Had Nilai dan Syarat-Syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan dan Perkhidmatan

RINGKASAN JENIS PEROLEHAN UNIVERSITIRINGKASAN JENIS PEROLEHAN UNIVERSITI

Pembelian Runcit Bagi Jumlah Perbelanjaan Tidak Pembelian Runcit Bagi Jumlah Perbelanjaan Tidak Melebihi RM20,000.00 Setahun. Melebihi RM20,000.00 Setahun.

Boleh dibuat oleh Ketua Pusat Tanggungjawab yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak melebihi RM20,000.00 setahun bagi setiap jenis item/barangan yang berkaitan dengan membuat pesanan terus kepada syarikat pilihan yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan.

Pembelian daruratPembelian darurat

Pembelian yang perlu dibuat segera atau serta merta di mana kelewatan perolehan akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam. Dalam hal demikian pembelian hendaklah dihadkan kepada kuantiti barang yang mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan. Laporan perlunya pembelian itu dibuat hendaklah dikemukakan kepada Bendahari dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pembelian untuk dihantar kepada Kementerian Kewangan untuk tujuan penyiasatan dan audit.

Penentuan Untuk Tender Atau SebuthargaPenentuan Untuk Tender Atau Sebutharga

Penentuannya hendaklah jelas supaya petender Penentuannya hendaklah jelas supaya petender mendapat gambaran mengenai kehendak-kehendak mendapat gambaran mengenai kehendak-kehendak Universiti Sains Malaysia.Universiti Sains Malaysia.

Tender Tender Antarabangsa

Hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan dan Hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak boleh diperolehi di dalam perkhidmatan yang tidak boleh diperolehi di dalam negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima (5) wakil jualan dalam negeri bagi barang-barang dan (5) wakil jualan dalam negeri bagi barang-barang dan perkhidmatan tersebut yang berdaftar dengan perkhidmatan tersebut yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Kementerian Kewangan.

SENARAI JAWATANKUASASENARAI JAWATANKUASA

JAWATANKUASA Dan

KEAHLIAN

SEBUTHARGA PRA TENDER ALATAN

PRA TENDER

KERJA

PEROLEHAN KECIL

PEROLEHAN B PEROELHAN A

Pengerusi Timbalan Naib

Canselor (P&I)

Timbalan Naib

Canselor (P&I)

Timbalan Naib

Canselor (P&I)

Timbalan Naib

Canselor (P&I)

Naib Canselor Naib Canselor

Ahli-Ahli 2 Wakil Senat Bendahari

/ wakilnya

Dua orang ahli

pakar Bendahari /

wakilnya Wakil Pusat

Tanggungjawab

Pengarah / wakil Jab.Pembangunan Bendahari/wakilnya

Wakil SenatWakil Senat Ahli PakarAhli Pakar BendahariBendahari Pengarah Jab Pengarah Jab

Pembangunan Pembangunan

(Kerja)(Kerja)

Wakil Lembaga Wakil Lembaga

Pengarah Pengarah

UniversitiUniversiti Wakil SenatWakil Senat Wakil Wakil

Kementerian Kementerian

PendidikanPendidikan Wakil Wakil

Kementerian Kementerian

KesihatanKesihatan Pengarah Pengarah

Kampus Kampus

KesihatanKesihatan BendahariBendahari

Wakil Lembaga

Pengarah Universiti Wakil Senat Wakil Kementerian

Kewangan Wakil Kementerian

Kesihatan Pengarah Kampus

Kesihatan Bendahari

Kenal pasti alatan mengikut keutamaan dan tahap kritikal penggunaannya.

Sediakan spesifikasi mengikut keutamaan dan elakkan menjurus kepada satu penjenamaan.

Memastikan peruntukan mencukupi dan alatan yang diluluskan oleh Belanjawan.

Anggaran harga alatan yang diimport mestilah mengambilkira kos MTO dan KWIBK.

Mengenalpasti tempoh/tarikh sebenar perolehan alatan. Dilarang memecah kecilkan perolehan untuk mengelak pelawaan

melalui sebutharga atau tender. Pastikan borang pesanan yang dikeluarkan oleh PTJ diterima pada hari

yang sama iaitu mengikut tarikh borang pesanan dikeluarkan (Mengelak kelewatan penghantaran).

Laporan Penilaian Teknikal : Penerimaan atau penolakan tawaran perlu disokong dengan justifikasi yang jelas.

Perkara-Perkara Yang Perlu Diambil Perhatian

Perkhidmatan Awam harus memberi perhatian kepada usaha-usaha untuk meningkatkan tahap kualiti pengurusan kewangan disamping meningkatkan tahap akauntabiliti

Kawalan kewangan perlu untuk memastikan program dan aktiviti dilaksanakan dengan cekap dan berkesan dan pencapaiannya memenuhi objektif organisasi.

Akauntabiliti yang tinggi adalah tunjang kepada pembentukan sesebuah pentadbiran yang TEGUH, CEKAP DAN TELUS.

RUMUSAN

SEKIANSEKIAN

TERIMA KASIHTERIMA KASIH