PENGURUSAN PELAKSANAAN HRMIS DI DEWAN BANDARAYA KUALA LUMPUR (DBKL)

23 FEBRUARI 2016Pembentangan Oleh:

Pengarah, JPSM

KANDUNGAN PEMBENTANGAN:

Ringkasan Struktur Organisasi DBKL

Pelaksanaan HRMIS di DBKL

Strategi Pelaksanaan HRMIS

Cabaran pelaksanaan HRMIS

RINGKASAN STRUKTUR ORGANISASI DBKL

CARTA ORGANISASI

DBKL

DATUK BANDAR

PENGARAH EKSEKUTIF(PERANCANGAN)

JABATAN PERANCANGAN FIZIKAL & BANDAR

JABATAN KAWALAN & PENGAWASAN BANGUNAN

JABATAN PERANCANGAN INFRASTRUKTUR

JABATAN PERANCANGAN EKONOMI & PEMBANGUNAN

JABATAN AUDIT DALAM

PENGARAH EKSEKUTIF(PENGURUSAN PROJEK)

JABATAN PELAKSANAAN PROJEK &

PENYELENGGARAAN BANGUNAN

JABATAN KEJURUTERAAN AWAM & PENGANGKUTAN

BANDAR

JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL & ELEKTRIKAL

JABATAN PEMBANGUNAN LANDSKAP & REKREASI

JABATAN UKUR BAHAN

PENGARAH EKSEKUTIF(PEMBANGUNAN SOSIO-

EKONOMI)

JABATAN PERKHIDMATAN KAWASAN

JABATAN PELESENAN & PEMBANGUNAN PENJAJA

JABATAN PENGUATKUASAAN

JABATAN PENGURUSAN PERUMAHAN &

PEMBANGUNAN KOMUNITI

JABATAN KESIHATAN & ALAM SEKITAR

JABATAN KEBUDAYAAN, KESENIAN & SUKAN

PENGARAH EKSEKUTIF (PENGURUSAN)

JABATAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

JABATAN KEWANGAN

JABATAN PENILAIAN & PENGURUSAN HARTA

JABATAN UNDANG-UNDANG & PENDAKWAAN

JABATAN INTEGRITI

JABATAN PENGURUSAN MAKLUMAT

JABATAN PENTADBIRAN

JABATAN PERANCANGAN KORPORAT

BUKIT BINTANGBANDAR TUN

RAZAKLEMBAH PANTAI SEGAMBUT CHERAS BATU WANGSA MAJU SETIAWANGSA SEPUTEH KEPONG TITIWANGSA

BIRO PELANCONGAN KUALA LUMPUR

CARTA JABATAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PENGARAH

BAHAGIAN PEMBANGUNAN

SUMBER MANUSIA BAHAGIAN PERKHIDMATAN

SUMBER MANUSIAINSTITUT LATIHAN DBKL UNIT PENTADBIRAN

UNIT PERANCANGAN

ORGANISASI

UNIT INOVASI

DAN KUALITI

UNIT PENGURUSAN

MAKLUMAT PERSONEL

UNIT KEMUDAHAN DAN

PERSARAAN

UNIT PENGAMBILAN

UNIT KEBAJIKAN &

KAUNSELING

PENTADBIRAN

KEWANGAN

UNIT KUARTERS, ASRAMA

& RUMAH REHAT

PEJABAT PENDAFTAR

PUSAT PENGAJIAN

PUSAT PENGURUSAN

PUSAT KESIHATAN ALAM SEKITAR

PUSTA PERANCANGAN BANDAR

PUSAT KEWANGAN HARTA

PUSAT KEJURUTERAAN

PUSAT ARKITEK & BANGUNAN

PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT

PUSAT PERUNDANGAN &

PENGUATKUASAAN

PUSAT PROGRAM ANTARBANGSA

PUSAT LANDSKAP & HORTIKULAR

KEKUATAN TENAGA

KERJA:

2 P&P dan 7 Kump.

Sokongan

UNIT PRESTASI

DAN KENAIKAN PANGKAT

PECAHAN KUMPULAN KAKITANGAN DBKL: JUMLAH KESELURUHAN: 9,837

575 (6%)

5,291 (54%)

3,971 (40%)

PENGURUSAN & PROFESIONAL SOKONGAN 1 SOKONGAN 2

*Sumber: Sistem ePBT (Data kakitangan aktif sehingga Februari 2016)

PELAKSANAAN HRMIS DI DBKL

MODUL HRMIS YANG DIGUNAKAN DI DBKL

Modul Data Penjawatan.

Modul Pengurusan Rekod Peribadi.

Modul Penamatan Perkhidmatan.

Modul Pentadbiran Sistem.

Submodul Pengurusan Perubatan.

Berikut adalah modul/submodul yang diguna pakai di DBKL:

SEJARAH PELAKSANAAN HRMIS DI DBKLAntara 10 agensi terpilih sebagai agensi perintis bagi pembangunan HRMIS

Menggunakan aplikasi HRMIS secara rasmi, iaitu:

• Modul Data Perjawatan

• Modul Pengurusan Rekod Peribadi dan Profil Perkhidmatan

• Modul Pentadbiran Sistem

Menggunakan Pegawai Khidmat Singkat untuk mengemas kini hampir 10,000

maklumat pemilik kompetensi bagi Modul Pengurusan Rekod Peribadi

(sangkutan ke Jabatan).

Pengurusan Tertinggi DBKL mewajibkan penggunaan Modul Pengurusan Rekod

Peribadi di DBKL.

Modul Pengurusan Rekod Peribadi dijadikan sebahagian Petunjuk Prestasi

Utama (KPI) di peringkat DBKL.

Submodul perisytiharan harta diperkenalkan melalui latihan ke DBKL.

Wakil jabatan dilantik untuk mengemaskini rekod peribadi kakitangan

di peringkat jabatan.

Minggu HRMIS mula diperkenalkan dan dilaksanakan bagi menggalakkan

pengemaskinian data secara individu.

1999

2004

2006

2007

2008

SEJARAH PELAKSANAAN HRMIS DI DBKL HRMIS Modul Pengurusan Rekod Peribadi dan Profil Perkhidmatan serta Modul

Data Perjawatan dikemaskini secara berterusan.

Modul Pengurusan Rekod Peribadi dan Profil Perkhidmatan dijadikan KPI

di peringkat Kementerian yang diturunkan ke agensi.

Submodul Pengurusan Perubatan (eGL) diperkenalkan ke DBKL

Modul Penamatan Perkhidmatan diperkenalkan ke DBKL.

Pihak Pengurusan DBKL mewajibkan penggunaan Modul Penamatan

Perkhidmatan di DBKL.

Wakil jabatan dilantik dan dilatih bagi mengemaskini Submodul Perisytiharan

Harta.

Pengurusan Tertinggi mengeluarkan arahan agar semua pegawai dan

kakitangan DBKL wajib mengisytiharkan harta dengan menggunakan

HRMIS – Submodul Perisytiharan Harta.

2009

2010

2011

2012

…sambungan

Pengurusan Tertinggi bersetuju menerima KPI Kementerian yang diturunkan ke

agensi untuk pencapaian penggunaan HRMIS – Submodul Perisytiharan Harta.

Pengemaskinian HRMIS secara berterusan.

Pemantauan HRMIS ke Jabatan dijadualkan secara berkala.

2013 -

2015

PERATUSAN PENGEMASKINIAN MODUL REKOD PERIBADI & PROFIL PERKHIDMATAN DAN SUBMODUL PERISYTIHARAN

HARTA HRMIS (2008 – 2015)

*Data diambil pada suku terakhir setiap tahun pada bulan yang berbeza

86.7

93.47 95.02

99.92 99.86 99.8 99.95 100

73.85

83.16

99.0792.6

100

50

70

90

110

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

REKOD PERIBADI & PROFIL PERKHIDMATAN PERISYTIHARAN HARTA

PERATUS (%)

TAHUN

BIL. KRITERIAPERATUS

PENCAPAIAN

1

Modul Data Perjawatan:

Pengemaskinian Data Perjawatan: Perbandingan Bilangan

Perjawatan Di Antara HRMIS dan MyPost

100%

2

Modul Pengurusan Rekod Peribadi dan Profil Perkhidmatan:

Pemurnian data bagi 24 elemen Data Perjawatan, Rekod Peribadi

dan Profil Perkhidmatan di HRMIS.

100%

3 Pelaksanaan Perisytiharan Harta Melalui HRMIS. 100%

STATUS PELAKSANAAN HRMIS (KPI 2015):

Sumber: Kementerian Wilayah Persekutuan

STRATEGI PELAKSANAAN HRMIS

STRATEGI PELAKSANAAN HRMIS DI DBKL

i. Komitmen Pengurusan

DBKL mendapatkan komitmen daripada Pihak Pengurusan bagi

menyokong usaha pengemaskinian maklumat dan kemasukan data

ke dalam sistem dengan kerjasama pegawai serta kakitangan yang

lain.

ii. HRMIS dijadikan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) di DBKL dan

Kementerian Wilayah Persekutuan.

Setelah HRMIS dijadikan KPI, pencapaian prestasi pengemaskinian

HRMIS telah dipantau lebih kerap serta diberi lebih penekanan.

STRATEGI PELAKSANAAN HRMIS DI DBKL

iii. Melantik dan Melatih Wakil Jabatan di DBKL

Wakil jabatan dilantik bagi membantu pegawai dan kakitangan di Jabatan

untuk mengemaskini maklumat. Sesi latihan diadakan bagi memastikan

wakil jabatan lebih kompeten untuk membantu pegawai dan kakitangan

di jabatan masing-masing dalam mengemas kini maklumat HRMIS.

iv. Wakil Jabatan sebagai Pengantara Pemantauan HRMIS

Wakil jabatan berkerjasama rapat dengan Sekretariat HRMIS bagi tujuan

pemantauan pengemaskinian maklumat di setiap jabatan. Wakil jabatan

akan menyampaikan maklumat berhubung masalah berkaitan teknikal dan

perjalanan sistem untuk tindakan selanjutnya oleh Sekretariat HRMIS.

…sambungan

STRATEGI PELAKSANAAN HRMIS DI DBKL

v. Mengadakan Minggu HRMIS di peringkat DBKL.

Program diadakan bagi menggalakkan kakitangan DBKL terutama yang

berada di lapangan untuk mengemas kini maklumat ke dalam sistem.

Sekretariat HRMIS akan membantu kakitangan secara individu untuk

mengemaskini maklumat ke dalam sistem.

vi. Pemantauan Penggunaan HRMIS di setiap Jabatan

Sekretariat HRMIS akan bergerak ke setiap jabatan bagi melihat tahap

penggunaan HRMIS dan membantu sebarang permasalahan berkaitan

pengemaskinian maklumat HRMIS.

…sambungan

CABARAN PELAKSANAAN HRMIS

CABARAN PELAKSANAAN HRMIS DI DBKL

i. Kurang komitmen daripada pegawai dan kakitangan.

Pegawai dan kakitangan kurang memberi komitmen bagi mengemaskinidata-data di dalam sistem HRMIS.

ii. Pengenalpastian data yang tidak berintegriti.

DBKL tidak dapat mengenal pasti data-data yang tidak berintegritidengan serta-merta bagi tujuan pengemaskinian semula data.

iii. Keberkesanan sistem pelaporan HRMIS.

Sistem HRMIS di peringkat DBKL tidak dapat menjana laporankeseluruhan pengisian maklumat yang telah dilakukan. DBKL tidakdapat memanfaatkan sepenuhnya sistem tersebut bagi kegunaan lainyang memerlukan ringkasan data berkaitan pegawai dan kakitangan.(Contoh: Kakitangan berbangsa Melayu/Cina/India).

STRATEGI PELAKSANAAN HRMIS 2016i. Mengadakan Minggu HRMIS di peringkat DBKL.

ii. Mengadakan pemantauan penggunaan HRMIS di setiapJabatan secara berkala.

iii. Melantik semula dan melatih wakil-wakil jabatan agar lebihkompeten untuk membantu kakitangan di peringkat jabatan.

iv. Menguatkuasakan syarat agar kakitangan lantikan baru perlumengemaskini maklumat HRMIS dalam tempoh yangditetapkan.

SEKIAN, TERIMA KASIH