pengurusan stor 2

KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN

TAJUK CERAMAH

PENGURUSAN STORPENGURUSAN STOR

Penyampaian OlehPenyampaian Oleh

BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN

PERBENDAHARAAN MALAYSIAPERBENDAHARAAN MALAYSIA

PENGURUSAN STOR

1 PENDAHULUAN1. PENDAHULUAN1.1. Pengurusan Stor merupakan satu aspek

Pengurusan Kewangan yang penting.g g y g p g1.2. Barang-barang dalam stor merupakan modal

terikat yang tidak menghasilkan faedah berbanding d di i d l b kdengan wang yang di simpan dalam bank.

1.3. Terdapat lebih kurang 2500 stor Kerajaan di pelbagai Kementerian/Jabatan dengan anggarandi pelbagai Kementerian/Jabatan dengan anggaran nilai stok sebanyak RM4 billion.

1.4. Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan Panduan P b d h T P S dPerbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1995(Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusang g g gStor )

PERKARA-PERKARA YANG DITIMBULKAN SEMASA PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET KERAJAAN

PENGURUSAN STOR• Simpanan melebihi keperluan;• Simpanan melebihi keperluan;

• Kehilangan terus berlaku / stok usang;Kehilangan terus berlaku / stok usang;

• Verifikasi Stok / pemeriksaan stok tidak Ve as Sto pe e saa sto t da dilaksanakan;

• Ruang stor yang sempit & ketiadaan/kekurangan peralatan pengendalian (MHE);

• Kakitangan kurang mahir.

PENGURUSAN STOR

DEFINASI STOR

Stor secara umum merupakan tempat penerimaan, penstoran, pengeluaran dan penyelenggaraan barang-barang.

DEFINASI STOKDEFINASI STOK

Barang belum guna yang perlu disimpan untukBarang belum guna yang perlu disimpan untuk kegunaan operasi atau penyelenggaraan.

STOR PUSAT (STOR MATERIAL SPESIFIK PDRM & DEPOT BEKALAN KEMENTAH)

STOR KAWASAN/ NEGERI/STOR KAWASAN/ NEGERI/DAERAH (STOR JAB. PERTANIAN, JKR dll)

STOR UNIT – (STOR ALAT TULIS)

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

MEMASTIKAN STOK BARANG-BARANG SENTIASA KEDAPATAN ( Readily available ) SEPERTI DAN APABILA DIKEHENDAKI OLEH PELANGGAN.MENYIMPAN BARANG CARA TERBAIK DENGAN MEMBERI PERLINDUNGAN, PENJAGAAN DAN PENYELENGGARAAN JSEWAJARNYA SEMASA DALAM SIMPANAN.

PENGURUSAN STOR SEBAGAI SATU ELEMEN DALAM PENGURUSAN BEKALAN

PEROLEHAN

TenerMULA AKHIR

T PENGURUSAN STORPE

ender

Ret

PETerimaan Simpanan Keluaran

PENGURUSAN STOR

ERO

r

Kont

tur

ELU

Terimaan Simpanan Keluaran

Daftar Senarai/Katalog Barang-BarangLEH

trak

n

S

PUS

Kawalan Stok / Penokokan Stok

Daftar Senarai/Katalog Barang Barang

HAN

Pesa

tor

SANPengiraan Stok /Verifikasi Stok

Penyelenggaraan Rekod-Rekod

N anan

re

NPengiraan Stok /Verifikasi Stok

FUNGSI PENGURUSAN STOR

Memberi khidmat sokongan bekalan *material kepada pelanggan-pelanggan ( dalaman atau luaran ) dengan melaksanakan tugas-tugas seperti:g g p

Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal;Menyimpan barang-barang mengikut lokasi-lokasiMenyimpan barang-barang mengikut lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum;Menjaga dan menyelenggara barang-barang semasa dalam simpanan supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh diguna;dan boleh diguna;

(* Bahan mentah, barang separa siap, alat ganti, barang domestik, bekalan pejabat, hardware dsbg .)

FUNGSI PENGURUSAN STOR (samb.)

Mengatur pengeluaran barang-barang seperti dan apabila dipohon oleh pelanggan-pelanggan.

Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar -masuk barang-barang secara teratur dan kemaskini.

M k k k titi k k t k k dMengemukakan kuantiti penokokan stok kepada Bahagian Perolehan bagi menambah stok barang-barang ke paras-paras yang ditetapkan.

Mengamalkan dua 2 aspek keselamatan iaitu: l ( f ) d l b ba. Keselamatan (safety ) semasa pengendalian barang-barang

b. Keselamatan ( security ) bagi bangunan dan kawasan stor.

PENGURUSAN STOR

PENEMPATAN STORPENEMPATAN STOR

Kawasan dimana stor ditempatkan hendaklah pdititikberatkan supaya ia mempunyai aliran yang memudahkan pergerakan kenderaan d k k d l d ldan kakitangan dalam pengendalian barang-barang.

PENGURUSAN STOR

SUSUN ATUR STOR

TERIMAAN

PENYIMPANAN

PENGELUARAN

Barang yang kerap digunakan. SemuaBarang yang kerap digunakan. Semuabarang standard hendaklah disenaraikandalam satu katalog mengandungimaklumat nombor kod perihalmaklumat nombor kod, perihalrupabentuk, unit dan harga. (Contohubat-ubatan dan alat ganti).

Barang yang kerap digunakan.

Mengurangkan bilangan penjenisanMengurangkan bilangan penjenisanbarang yang serupa.

PENGURUSAN STOR

SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOKSISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK(a) Kad Kawalan Stok

Stor Pusat - KEW 300-J1&J2Stor Pusat KEW. 300 J1&J2Stor Kawasan/Negeri/Daerah -Kew. 300-J3Merekod:-(a) Kuantiti & harga setiap barang yang

diterima(b) k d k l d l h l(b) Kuantiti, kadar keluaran dan jumlah nilai

setiap keluaran(c) Kuantiti Stok Maksima Angka Menokok(c) Kuantiti Stok Maksima, Angka Menokok

Stok & Kuantiti Minima* Disimpan berasingan dari barang-barang

Kad Kawalan Stok digunakan secara bersiri dan satu Buku Daftar perlu diwujudkan.

LAMPIRAN J-3(Panduan 85)

KAD KAWALAN STOK KEW. 300-J3J

19..

19..

20..

Paras Stok

Unit

Unit

Kuantiti Pesanan : ( Ekonomi / Tetap )

RM

Harga Keluaran Seunit

Maksima

No. Vokeb:

Keluaran Tahunan

Memesan

No. Kod

Kuantiti

Unit Terimaan/Keluaran

Minima

Tempat :

19…

19..

20…

Keluaran Suku Tahun Semasa

Pertama

Kedua

Ketiga

Keempat

Pem-belian Tahunan

RM

RM RM RM RM Kuantiti

Tarikh No. Rujukan

Terimaan

Keluaran

Baki Stok

Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

Tempat Hantara

Harga

Hantaran / No. Pesanan Kerajaan

Kuantiti

Seunit

Jumalah

Kuantiti

RM

Kuantiti

RM

Tarikh

No. Rujukan

Kuantiti

Kuantiti Diterima

Item Stor: Kumpulan :

Gerakan : Cepat / Perlahan No. Lejar: No. Kad:

PENGURUSAN STOR

SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK

(b) Kad Petak – Kew. 300-J4Digunakan untuk merekod terimaan, keluaran g ,dan baki stok.

k b b bDitempatkan bersama barang-barang

LAMPIRAN J-4KAD PETAK KEW.300 J4

Nombor Kod :……………………... Lokasi:……………………..P ih l B K lPerihal Barang :……………………. Kumpulan:………………...

Nombor Rujukan / Unit :……………….

No.Garisan

No. BTB atauBPPB

Terima Keluar Baki Tarikh dan tandatangangPenyelenggaraStor

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Baki dipindahkan ke hadapan

BTB : Baucar Terimaan Barang BPPP : Baucar Pemesanan / Pengeluaran Barang

PENGURUSAN STOR

KAWALAN STOKKAWALAN STOK

Memastikan paras keperluan yang betul dari segi p p y g gkuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan

Mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan p , , g pmodal yang terlibat.

PENGURUSAN STOR

KAWALAN STOK

Sistem kawalan stok yang baik dan berkesan dapat menghasilkan perkara-perkara berikut:(a) Kurangnya berlaku ketiadaan stok(b) penggunaan modal yang ekonomik kurangnya

wang terikat dalam bentuk stokwang terikat dalam bentuk stok(c) perhatian lebih tertumpu kepada barang-

barang bernilai tinggig gg(d) taksiran mengenai keperluan ruang simpanan

dapat dibuat

KAWALAN STOK (samb.)

Memberi Kumpulan Barang-Barang:

KUMPULAN A M k 30% d i d i j iKUMPULAN A - Merupakan 30% daripada senarai jenis barang dalam stor yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi.p gg

KUMPULAN B - Merupakan 70% daripada senarai jenis b l b lbarang yang mempunyai nilai pembelian tahunan yang rendah daripada barang-barang dalam kumpulan A.g p

Tujuan mewujudkan kumpulan tersebut adalah supaya jabatan boleh memberi tumpuan kepada barang barang bernilai tinggi oleh keranamemberi tumpuan kepada barang-barang bernilai tinggi oleh kerana (mengikut kajian) barang-barang dalam Kumpulan A menguasai 70% daripada nilai keseluruhan stok dalam simpanan.

KAWALAN STOK( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang-Barang - TPS Panduan 110)

• SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI KUMPULAN

• SENARAI BARANG SETELAH DIBERI KUMPULAN

Bil. No. Kod Perihal Barang Jumlah Nilai Belian 2 Thn.

Purata Nilai Belian

Bil No Kod Perihal Barang Purata Nilai Belian

Kumpulan

1.2

FE 123AF 230

Oil Filter Air Filer

Kebelakangan

(RM)

9,000.005,700.00

Tahunan

4,500.002.850.00

1.

2

FE 123

UJ 232

Oil Filter

Universal Joint

4.500.00

4,051.00

A

A2.3.

4.

5.

AF 230BL 758

FB 429

WB 359

Air FilerBrake Lining

Fan Belt

Wiper Blade

,2,810.00

1,424.00

680.00

1,405.00

712.00

340.00

1 950 00

2.

3.

4.

5.

UJ 232

AF 230

TB 775

WR 111

Universal Joint

Air Filter

Timing Belt

Wheel Bearing

2,850.00

2,751.00

1,950.00

1 405 00

A

B

B

B6

7.

89.

WR 111

TB 775

UJ 232HL 521

Wheel Bearing

Timing Belt

Universal JointHead Lamp

3,900.00

5,502.00

8,102.00790.00

1,950.00

2,751.00

4,051.00395.00

6.

7.

8.

9.

BL 758

FB 429

PR 089

HL 521

Brake Lining

Fan Belt

Piston Ring

Head Lamp

1,405.00

712.00

695.00

395.00

B

B

B

B9.

10

HL 521

PR 089

Head Lamp

Piston Ring 1,390.00 695.009.

10.

HL 521

WB 359

Head Lamp

Wiper Blade 340.00 B

*Pecahan mengikut kumpulan hendaklah diberi dengan menggunakan Lampiran KEW 300M -Panduan 111 dalam TPS)

*Daripada 10 jenis jenis alat ganti di atas, perlu di pililh 3 jenis yang mempunyai purata belian tahunan paling tinggi

PENGURUSAN STOR

KAWALAN STOKPARAS STOK BARANG TEMPATANPARAS STOK BARANG TEMPATANKUMPULAN AKuantiti Stok Maksima - 4 bulan penggunaanp ggAngka Menokok Stok - 3 bulan penggunaanKuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaanContoh Pengiraan : Kuantiti Pengeluaran Tahunan 2003 – 24,000 Pengeluaran bulanan 24 000/12 2 000Pengeluaran bulanan = 24,000/12=2,000

Maksima = 2,000 x 4 = 8,000AMS = 2,000 x 3 = 6,000Minima = 2,000 x 2 = 4,000

PENGURUSAN STOR

KAWALAN STOK

PARAS STOK BARANG TEMPATANKUMPULAN B

Kuantiti Stok Maksima - 6 bulan penggunaanAngka Menokok Stok - 3 bulan penggunaanKuantiti Stok Minima - 2 bulan penggunaan

PENGURUSAN STOR

KAWALAN STOK

PARAS STOK BAGI BARANG DIPEROLEHI DARI STOR PUSATKUMPULAN A

Kuantiti Stok Maksima - 3 bulan penggunaanAngka Menokok Stok - 2 bulan penggunaanK i i S k Mi i 1 b lKuantiti Stok Minima - 1 bulan penggunaan

PENGURUSAN STOR

KAWALAN STOK

PARAS STOK BARANG DIPEROLEHI DARI STOR PUSAT

KUMPULAN BKuantiti Stok Maksima - 4 bulan penggunaanAngka Menokok Stok - 2 bulan penggunaanKuantiti Stok Minima - 1 bulan penggunaan

PENGURUSAN STOR

KAWALAN STOK

PARAS STOK

Paras stok boleh dikaji semula dari masa kesemasa sekiranya ada perubahan mengenai tempoh penyerahanpenyerahan.

Masa yang paling sesuai untuk mengkaji paras stokMasa yang paling sesuai untuk mengkaji paras stok adalah ketika membuat pesanan baru.


Panduan-Panduan Penting berkaitan Kawalan Stok:Panduan Panduan Penting berkaitan Kawalan Stok:Panduan 117Paras stok bagi barang impot boleh disimpan pada sesuatumasa mengikut budibicara Ketua Jabatan denganmengambilkira masa penyerahan, nilai dan kepentingannya.Walau bagaimanapun stok maksima tidak boleh melebihi 12Walau bagaimanapun stok maksima tidak boleh melebihi 12bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan KetuaSetiausaha Perbendaharaan.

Panduan 119 :Pemesanan atau permintaan pertama kali bagi barang-Pemesanan atau permintaan pertama kali bagi barangbarang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan minimasahaja sehingga angka penggunaan sebenar diperolehi dan

k i t t i t l bih li tikangka permintaan atau permintaan yang lebih realistikditentukan.


Panduan-Panduan Penting berkaitan Kawalan Stok:

Panduan 115 :Barang-barang yang mahal nilainya, yang boleh dibeli g g y g y , y gdi pasaran tempatan tidak perlu di stok, kecuali jika terdesak dan pemesanan dibuat hanya apabila diperlukan.

Panduan 116Panduan 116Paras stok boleh diubah untuk menyesuaikan keperluan bila berlaku kecemasan atau keadaan memerlukan stok berlebihan seperti terjadinya wabak, banjir dsbg.

KEPERLUAN MENYIMPAN STOK

1. DASAR PERTAHANAN NEGARAKesiapsiagaan ( readiness ) bagi menghadapi sebarangkemungkinan.kemungkinan.

2. KEPENTINGAN / KENTENTERAMAN AWAMContoh : Simpanan resab - stok beras negara.

Simpanan perang bahan kimia pembersih/merawatSimpanan perang - bahan kimia pembersih/merawatair.

Stok vaksin / ubat -wabak penyakit.3 S3. DASAR KEMENTERIAN / JABATAN

Penyelenggaraan loji dan peralatan. ( Air, letrik, bomba, penyiaran dll.)

4. KECEMASANBencana alam – tsunami, banjir, tanah runtuh dll.

5. TEMPOH TUNGGU (Lead time ) YANG PANJANG BAGI ( ) JMEMPEROLEHI BEKALAN Barang import.Barang tempahan khas ( made to order )

KONSEP KERARAH MENCAPAI STOK 0SIFAR

(zero based warehousing)

0

STOK OPERASI

( Barang tempatan)

STOK SIFAR

TEMPOH TUNGGU LAMA/ BARANG IMPORT

( g p )

KEPENTINGAN AWAMDASAR KEMENTERIAN/ JABATAN

S OC S

DASAR PERTAHANAN NEGARA

PEMBEKAL / STOCKISTPENGELUAR / PEMBUAT

PENGURUSAN STOR

PENERIMAANPENERIMAAN

Mengesahkan barang yang diterima adalah g g y gseperti yang dipesan dan mengikut spesifikasi dari segi kualiti dan kuantiti.

Sebarang kerosakan dilaporkan segera kepada Pegawai Penyelia dan pembekal.g y p

Semua penerimaan hendaklah didaftar dalam daftar penerimaan.

PENGURUSAN STOR

SUSUN ATUR STORSUSUN ATUR STOR

Susunatur yang diwujudkan mestilah y g jmengambikira ruang bagi memudahkan kakitangan dan alat pengendalian bergerak dengan selamatdengan selamat.

Boleh menjimatkan masa dalam kerja-kerja j j jmengendali barang-barang.

PENGURUSAN STOR

SISTEM LETAKAN STOKSISTEM LETAKAN STOK

Letakan Stok Tetapp

Letakan Stok Rambang

PENGURUSAN STOR

PENYIMPANAN BARANG-BARANGPENYIMPANAN BARANG BARANG

(a) Menggunakan ruang simpanan secara ( ) gg g pekonomik

(b) Menyusun dengan cara yang teratur( ) d k h l k k(c) Menyusun agar tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan(d) Menyusun bagi memudahkan pengeluaran(d) Menyusun bagi memudahkan pengeluaran

mengikut sistem MDKD

Jenis Barang Tempat PenyimpananJenis Barang Tempat PenyimpananBarang tidak tahan lembab

Bilik kering

(transforma & lensa kemera)

Ubat-ubatan Bilik hawa dingin

Cat-cat dan tayar Ruang bersilingCat-cat dan tayar Ruang bersiling

Barang yang tahan kepada cuaca

Di tempat lapang dan berpagarkepada cuaca panas & hujan

Jenis Barang Tempat Penyimpanan

B i Di i d l b k d d b i Barang tercerai Disimpan dalam bekas standard bagi memudahkan pengeluaran.Barang yang tidak boleh dibungkus Barang yang tidak boleh dibungkus seperti alat perkakas disusun atau ditindan dengan baik untuk mengelak dari berkarat dan rosak dari berkarat dan rosak.

Simen-simen dan kayu

Di ruang kering yang mempunyai laluan angin.ayu a ua a g .

Barang-barang berat

Diletakan paras rak paling bawah untuk keselamatan.

Barang berharga & menarik

Dalam almari atau tempat berkunci.

Menanda Tarikh Luput Tempoh

Tarikh luput dicatat di kotak, bekas atau bungkusan barangLuput Tempoh atau bungkusan barang.

Senarai Barang Semua barang bertarikh luput hendaklah disenaraikan.

Kod Warna Teg biru dikepilkan pada Kawalan StokStok

Sistem MDKD Menggunakan Sistem MDKD.

Penyelenggaraan Menyediakan Buku Daftar Penyelenggaraan Buku Daftar

Menyediakan Buku Daftar menggunakan Kew. 300-Q. 6 bulan sebelum tamat tempoh hendaklah dicatatkan diruangan khas

Minyak Petrol & Disel Simpan jauh dari bangunan Minyak Petrol & Disel Simpan jauh dari bangunan stor & jika boleh tangki bawah tanah.

Bahan Mudah Terbakar Cecair, gas,asid & kimia yang mudah terbakar hendaklah disimpan di bangunan disimpan di bangunan berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran.

T d P l B k b k d b d Tanda Pengenalan Bekas-bekas diberi tanda pengenalan secukupnya.

Kl id k d i k b t t Klorid kapur, soda api, karbon tetra klorid, kaliam hidroksid, kuperam sulfat, amonia klorid disimpan di tempat dingin dan kering.

Bekas di alas dengan flatform kayu.

Bahan kimia berlainan jenis disimpan dalam bekas berasingan.

PENGURUSAN STOR

PENYELENGGARAAN BARANG-BARANGPENYELENGGARAAN BARANG BARANG

Menyapu minyak untuk mengelak dari berkaraty p y g

Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelak debu

Menyembur ubat serangga

PENGURUSAN STOR

PENGELUARAN BARANG-BARANGPENGELUARAN BARANG BARANG

Setiap pengeluaran hendaklah dibenarkan oleh p p gpegawai stor atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis.

Setiap pengeluaran sebaik-baiknya menggunakan Sistem MDKDSistem MDKD.

PETUNJUK UTAMA PRESTASI PENGURUSAN STOR

1. KADAR PUSINGAN STOK

2. PARAS PERKHIDMATANSTOK PERKHIDMATAN

3. BILANGAN / 4. KETEPATAN STOK 5. ITEM BERGERAK PERATUSAN STOK KOSONG

PERLAHAN

PENGURUSAN STOR

PRESTASI STOR

(a) Nilai Keluaran

Adalah jumlah nilai yang terlibat dalam pembekalan barang-barang kepada pengguna dalam sesuatu tempohdalam sesuatu tempoh.

PENGURUSAN STOR

PRESTASI STOR

(b) Kadar Pusingan Stok

Berapa kali sesuatu barang dikeluarkan dalam sesuatu tempoh (selalunya setahun)

Kadar pusingan stok yang baik adalah melebihi 4 pusingan4 pusingan

PENGURUSAN STOR

PRESTASI STOR

(c) Paras Perkhidmatan

Peratus pesanan dari pengguna yang dapat dipenuhi daripada jumlah pesanan yang diterima sebenarnyaditerima sebenarnya.

PENGURUSAN STOR

PRESTASI STORPRESTASI STORUntuk mencapai prestasi yang baik perkara berikut perlu di ambilkira:-p(a) Nilai baki stok di awal tahun(b) Nilai baki stok dihujung tahun(c) Nilai pembelian tahunan

k b bPrestasi terjejas jika menyimpan barang-barang lambat bergerak atau usang.

Barang bergerak perlahan – tidak dikeluarkan 3 tahun dari tarikh diterima.

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR( KADAR PUSINGAN STOK )

BAKI BAKI AWAL NILAI KADAR PUSINGANAWALTAHUN

RM 33,000.00 NILAIPENGELUARANTAHUNAN

KADAR PUSINGANSTOK( Keseluruhan Item )

TAHUN RM 1,800 PENGELUARANTAHUNAN

US GSTOK

( Mengikut Kumpulan Item)

1. Petrol,Oil &

RM 5,400.00Oil &Lubricants(POL)2. Alat Tulis RM 11,200.00 a. Kertas

Penduab. Kertas

Fotostat

a. RM1000

b. RM5000

RM11,200. RM1,800 + RM1,500

2

RM70,700RM70,700

33,000. + 23,000 2

Fotostatc. Tonerd. Fail

Kosong

c. RM4200

d. RM1000

RM11,200 RM11,200 1,650

= 6.73. BarangDomestik

RM5,600.00Domestik

4. Alt GantiLetrik

RM14,500.00RM70,700

28,000.

5. Alat RM24,000.00GantiKenderaan

,

= 2.5

BAKI AKHIRTAHUN RM 23,000.00

BAKI AKHIRTAHUN

RM1,500

SISTEM KESELAMATAN STOR

1. KAWALAN KESELAMATAN(a) Penempatan stor berasingan dari lain-lain bahagian sesebuah Jabatan( ) p g g

(b) Mengwujudkan perkara-perkara berikut:-

☯ pagar keselamatan disekeliling kawasan stor

☯ mengawal 24 jam oleh Pengawal Keselamatan

☯ pemasangan lampu “flood light” pada waktu malam

☯ pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera)☯ pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera)

☯ tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu

☯ penggunaan pas kebenaran keluar masuk

☯ aturcara penjagaan dan penyimpanan kunci stor selepas waktu pejabat

SISTEM KESELAMATAN STOR

1. KAWALAN KEBAKARAN☯ Dilengkapkan dengan sistem kawalan keselamatan yang sesuai dan g p g y g

memadai

☯ Alat pemadam api diletakan di tempat strategik

☯ Alat pemadam api diperiksa dari masa ke semasa☯ Alat pemadam api diperiksa dari masa ke semasa

☯ Tanda-tanda amaran mengenai kebakaran seperti Dilarang Merokok dipamerkan

☯ Barang-barang yang mudah terbakar diasingkan dan dilengkapkan dengan tanda amaran

☯ Pandangan dan nasihat Jabatan Bomba hendaklah diperolehi dalam rancangan kawalan kebakaran

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)( Petikan dari ‘ Dictionary of Occupational Classification’ -

Kementerian Sumber Manusia )

1. Menerima barang ke dalam stor. Mengeluar berbagai jenis barangan, peralatan, bahan mentah dan menyelenggara rekod b bbagi setiap barang.

2. Menyemak kemasukan bekalan dibanding dengan pesanan,bil/baucar barang. Mengenalpasti, menimbang, atau mengukur dan menyemak berbagai barang bagi memastikan kebetulan bekalan.

3. Melekatkan atau mengikat slip pengenalan kepada barang-barang dengan memberi nombor kod atau tanda.

4. Memasukkan butiran barang yang diterima ke dalam daftar stok.sto

5. Menyelenggara rekod yang sistematik bagi setiap barang dengan menunjukkan stok dalam tangan

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)(samb.)

6. Memastikan penyimpanan dan penjagaan/pemeliharaanbarang yang sempurna.

7. Mengeluarkan stok di atas permintaan pelanggan dengan membuat catatan di dalam rekod.

8. Melaksanakan pemeriksaan fisikal berkala ke atas barang-barang dan menyelaras dengan rekod.

9. Memberi penyata berkala dan laporan menunjukkan kedudukan dan keadaan stok kepada pegawai atasan.

10. Menyedia rekuisisi bagi penokokan dan pengantian barang atas nasihat pegawai atasan.

11. Menyelia tugas pekerja-pekerja bawahan.

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF

1. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatang pBekalan barang tidak terputus melalui penyimpanan kuantiti optimum.

Kedudukan stok barang bergerak perlahan/usang semakin berkurangan.

Kurang/tiada aduan daripada pelanggan ( kelewatan, kualiti dll.)Kurang/tiada aduan daripada pelanggan ( kelewatan, kualiti dll.)

2. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.Maklumat/data sentiasa tepat dan kemaskini berikutan ketekunan Maklumat/data sentiasa tepat dan kemaskini berikutan ketekunan menyelenggara rekod-rekod secara sistematik.

Maklumat/data sangat berguna bagi penyediaan belanjawan dan merancang perolehanmerancang perolehan.

Mempunyai daftar/vokabulari katalog barang yang lengkap.

Memerlukan hanya sedikit masa untuk menyedia maklumat/data Memerlukan hanya sedikit masa untuk menyedia maklumat/data secara ad-hoc.

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR YANG EFEKTIF (samb.)

3. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-g g gbarang kecuali kekurangan yang dibenarkan.Menyemak baki stok selepas setiap pengeluaran.

Segera menyelaras rekod berikutan berlakunya sebarang perselisihan stok.

4 Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro aktif 4. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan-pelanggan dan Bhg.Kewangan/ Perolehan.Sentiasa menasihati pelanggan mengenai kedudukan permintaan.

Mengedar dari masa ke masa senarai kedudukan barang dalam stor.

Mengenalpasti dan memahami barang-barang yang merosot dalam keadaan biasa.

Memaklumkan segera kepada kepada Bh Kewangan/Perolehan Memaklumkan segera kepada kepada Bh. Kewangan/Perolehan mengenai sebarang isu/masalah mengenai barang yang hendak diterima.


5. Stor sentiasa dalam kedaan kemas dan bersih.Tahap kekemasan susunatur dan kebersihan yang tinggi bagi Tahap kekemasan susunatur dan kebersihan yang tinggi bagi keselesaan bekerja.

Memberi keselesaan kepada pegawai-pegawai pemeriksa/ pemverifikasi stok melaksanakan tugaspemverifikasi stok melaksanakan tugas.

Berkeupayaan menggunakan ruang stor secara optimum melalui pemasangan/penggunaan sistem dan jenis rak yang sesuai.

6. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan.Menyemak baki stok selepas setiap pengeluaran.

Segera menyelaras rekod berikutan berlakunya sebarang perselisihan stokstok.


7. Stor mempunyai perhubungan baik dan berperinsip p y p g p pdengan pembekal-pembekal.Tiada unsur-unsur penyelewengan dan pilih kasih semasa berurusan dengan pembekal/syarikat pengangkutandengan pembekal/syarikat pengangkutan.

Berupaya membuat pembekal-pemekal memahami peranan dan tanggungjawab stor semasa menerima barang-barang.

8. Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta

l i f i lsyor penyelesaian secara profesional.Contoh :

M l ti b b t tid k d t i Mengenalpasti sebab mengapa stor tidak dapat mencapai sasaran kadar pusingan stok yang ditetapkan.

Berupaya mengumpul, memproses dan menganalisis maklumat/data bagi menyokong pencapaian prestasi.

Berkeupayaan mentaksir keperluan ruang simpanan dan mengenalpasti rak-rak yang sesuai.


9. Pegawai dan kakitangan stor menyedari dan berusaha memahami dan mempelajari penggunaan teknologi maklumat, pengkomputeran dan peralatan moden bagi mempertingkatkan prestasi pengurusan stor.Si t K l St k Sistem Kawalan Stok

Sistem Pengesanan Aset ( Asset Tracking )

Materials Handling EquipmentsMaterials Handling Equipments.

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN

• PENGURUSAN STOR

• Mewujudkan stok simpanan selaras dengan j p gdasar / faktor-faktor tertentu;

• Memantau prestasi stor bagi memastikanMemantau prestasi stor bagi memastikan kelarisan penggunaan barang-barang;

• Mengkaji keperluan menyimpan stok bagi• Mengkaji keperluan menyimpan stok bagi barang-barang/gunasama yang mudah diperolehi dengan tujuan supaya stor stordiperolehi dengan tujuan supaya stor-stor Jabatan berkemungkinan boleh digabungkan, dikecilkan atau hanya menyimpan stok operasidikecilkan atau hanya menyimpan stok operasi sahaja( stor ditutup)

PEMANTAUAN PENGURUSAN STOR OLEH KEMENTERIAN KEWANGAN

• Perbendaharaan memantau prestasi pengurusan stor Jabatan-jabatan bagi mengenalpasti Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah (kurang dari 4 kadar pusingan)

• Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah disyor mengkaji / merasionalisasikan kedudukan pengurusan/fungsi stor dalam konteks menggabung, mengecil atau menutup stor.

• Pengurusan Stok di Jabatan-jabatan disyor menuju ke arah mencapai ‘Stok Sifar’ atau hanya menyimpan ‘Stok Operasi.

ISU DAN MASALAH PENGURUSAN STOR( Laporan Ketua Audit Negara )

1. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhiperaturan.

2. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.g p j3. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut

jadual.4. Penyimpanan barang tidak teratur.4. Penyimpanan barang tidak teratur.5. Pegangan stok berlebihan.6. Kelewatan tindakan pelupusan.7 Kehilangan barang stor terus berlaku7. Kehilangan barang stor terus berlaku.8. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit,

kekurangan peralatan stor dan pengendalian (racking danl h dl )materials handling equipments)

9. Pengurusan stor tidak dipermodenkan.10. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang

Pengurusan Stor.11. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan.

pengurusan stor 2

Documents