penyelengaraan buku tunai
DESCRIPTION
Buku TunaiTRANSCRIPT
1
OBJEKTIF1. Menerapkan kefahaman yang mendalam terhadap konsep, sistem dan peraturan yang terlibat dalam Penyelenggaraan Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah;
2. Menerapkan konsep Penyelenggaraan Buku Tunai dari perspektif kawalan Pengurusan Kewangan; 3. Mengawal Terimaan dan Bayaran mengikut Peraturan Kewangan; 4. Merekod urusniaga dengan sempurna.2
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
UNDANGUNDANG-UNDANG DAN PEKELILING1. 2. 3. 4. Akta Tatacara (disemak 1972). Prosedur Kewangan 1957
Arahan Perbendaharaan. Akta Pendidikan 1996 (Peraturan-peraturan Pendidikan Akaun dan Audit 2002. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Bahagian Kewangan KPM Edisi 4 2005 dan Ralat Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah KP 1602/900/A-1/SJ6 Jld II /(33) bertarikh 27 September 2007. Pekeliling-Pekeliling Kewangan yang berkuatkuasa.3
5.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
BUKU TUNAI1. Merupakan buku perakaunan utama bagi merekodkan segala urusniaga penerimaan / kutipan dan pembayaran Kumpulan Wang Sekolah. 2. Diselenggarakan dengan sempurna mengikut Pekeliling Perbendaharaan Kewangan yang berkuatkuasa. dan dan
3.Merupakan dokumen asas bagi penyediaan Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah.Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 4
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAISetiap kali urusniaga (berlaku penerimaan pembayaran) dan, berlaku dan
Setiap akhir bulan untuk tujuan pengimbangan serta penyediaan Penyata Penyesuaian Bank.(TPKPKWS 4.5)Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 5
JENIS BUKU TUNAI1. BUKU TUNAI INDUK Kumpulan Wang Kerajaan - DKS009 Kumpulan Wang SUWA - DKS010 Kumpulan Wang Asrama - DKS011 (Format tidak boleh dipinda) BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
2.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
6
FORMAT BUKU TUNAI1. Terimaan Sebelah Kiri Tarikh Perihal Nombor Resit Lajur Analisis Jumlah Terimaan Jumlah Masuk Bank Tarikh Masuk Bank Tandatangan ringkas Pengetua / Guru Besar7
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
FORMAT BUKU TUNAI2. Bayaran Sebelah Kanan Tarikh Perihal Nombor Baucar Nombor Cek Lajur Analisis Jumlah Bayaran Tandatangan ringkas Pengetua / Guru BesarJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 8
LAJUR ANALISIS (KWK)I. BANTUAN PERKAPITA MATA PELAJARAN
Teras Wajib Tambahan /Tambahan Bahasa Asing Elektif Elektif ElektifJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 9
LAJUR ANALISIS (KWK)2. BANTUAN PERKAPITA BUKAN MATAPELAJARAN LPBT Bimbingan dan Kaunseling Pusat Sumber Sekolah 3. Pra Sekolah 4. Peperiksaan Kerajaan (MUET) 5. Pendidikan Khas Integrasi 6. Biasiswa 7. PelbagaiJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 10
LAJUR ANALISIS (KWS)Kokurikulum Kertas Ujian Sukan Tahunan Sekolah Caj/Sewaan (Kantin, Lain-lain) Sumbangan Pelbagai
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
11
LAJUR ANALISIS (KWA)LPBT / LPK Bantuan Makanan Makanan Pendaftaran Dobi PelbagaiJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 12
FORMAT BUKU TUNAI1.BUKU TUNAI KERAJAAN Terimaan Bayaran 2.BUKU TUNAI SUWA Terimaan Bayaran 3. BUKU TUNAI ASRAMA Terimaan Bayaran 4. PANJAR WANG RUNCITJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 13
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI1. Diselenggara berasingan mengikut: Kumpulan Wang Tahun Kewangan 2. Catatan / Penulisan / Perekodan: Pada hari urusniaga Mengikut susunan urusniaga(AP 144)Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 14
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI3. Catatan Terimaan : Mengikut RESIT (RP01) 4. Catatan Bayaran :Mengikut BAUCARJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 15
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI5. Setiap pindaan ditandatangan ringkas. hendaklah
(Tidak boleh dipadam, tetapi dipotong dengan satu garisan dan catatan yang betul ditulis semula di atas) AP 147
6.
Perlu diimbang tiap-tiap akhir bulan tanpa menunggu Penyata Bank dan ditandatangani oleh Penyedia dan PengesahTPKPKWS 4.3.816
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI7. Penyata Penyesuaian Bank perlu dibuat sebaik sahaja Penyata Bank diterima dan ditandatangani oleh Penyedia dan Pengesah beserta tarikh.TPKPKWS 4.6.3 (d)
8. Disimpan di tempat yang selamat (di premis sekolah)Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 17
AGIHAN PCG MP TERAS(a) 60 % (Sains, 40 % 30 % 30 % Matematik, Bahasa Inggeris) - Sains - Matematik - Bahasa Inggeris
(b) 40 % (Lain-lain Mata Pelajaran Teras) (c) Sivik dan KewarganegaraanJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 18
AGIHAN PCG MP TERASContoh:Teras : RM5,000.00 60 % (SMBI) 40 % (Lain-lain M/P)
60 % daripada RM5,000.00 = RM3,000.00 40 % Sains = RM1,200.00
RM 3,000
30 % MT 30 % BI
= RM 900.00 = RM 900.0019
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
AKAUN SUBSIDIARIAkaun Subsidiari perlu diselenggarakan bagi butiran yang memerlukan keterangan lanjut. Akaun Subsidiari perlu diselenggarakan bagi setiap Kumpulan Wang Kerajaan dan Kumpulan Wang SUWA Akaun Subsidiari Kumpulan Wang Kerajaan Bantuan M/PelajaranTeras
Akaun SubsidiariSains, Matematik, Bahasa Inggeris Dan Mata Pelajaran Lainlain. Sivik dan Kewarganegaraan20
SekolahRendah / Menengah
Teras
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
Bantuan MPelajaranElektif
Akaun SubsidiariSains Tulen Pengajian Islam Sastera Ikhtisas Bahasa Kemanusiaan Teknologi Vokasional Teras Wajib Tambahan LPBT Pusat Sumber Sekolah Bimbingan & Kaunseling
SekolahMenengah Sahaja
Teras Wajib Tambahan LPBT Pusat Sumber Bimb.Kaunseling
Pendidikan Khas Integrasi Rendah sahaja
Nota: Bagi sekolah Pendidikan Khas Integrasi tidak perlu pecahan dalam mata pelajaran teras. Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 21
Bantuan Mata Pelajaran Teras Wajib Elektif
Akaun Subsidiari Teras Wajib Elektif
Sekolah Pendidikan Khas Integrasi Menengah Masalah Penglihatan dan Pembelajaran Pendidikan Khas Integrasi Menengah Masalah pendengaran
Teras Teras Wajib Wajib Elektif I Elektif I Elektif II Elektif II Elektif III Elektif III Nota: Bagi sekolah Pendidikan Khas Integrasi tidak perlu pecahan dalam mata pelajaran teras.22
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
Bantuan Bukan M/pelajaran Pelbagai
Akaun Subsidiari RMT SBT KWAPM RIMUP J-QAF/KEM BESTARI SOLAT Faedah Bank (Lain-lain bantuan kerajaan yang ada tujuan).
Sekolah Semua Sekolah
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
23
AKAUN SUBSIDIARI (KWS)Bantuan Bukan MP Pelbagai Akaun Subsidiari Kegiatan Agama Islam / Pendidikan Moral Faedah Bank Majalah Kedai Buku Pertaruhan Kantin Pertaruhan Kedai Buku Lain-lain terimaan untuk sesuatu tujuan Sekolah Semua sekolah
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
24
PINDAH PERUNTUKANSekiranya berlaku kekurangan peruntukan bagi satu-satu aktiviti, pindahan peruntukan ( virement ) perlu dibuat. Pindahan boleh dibuat daripada peruntukan lain.Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 25
PROSES VIREMENT1. 2. 3. Ia melibatkan dua peruntukan. Bertujuan menampung perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan. Bidang Kuasa: Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang peruntukan/butiran dan borang seperti berikut:
BIL 1.
PINDAH PERUNTUKAN KUMPULAN WANG KERAJAAN * Antara kumpulan PCG mata pelajaran
BIDANG KUASA MELULUS Pengurus Sekolah
BORANG Borang PP1
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
26
PROSES VIREMENTBIL PINDAH PERUNTUKAN Antara kumpulan PCG mata pelajaran ke PCG bukan mata pelajaran. Di antara kumpulan PCG bukan mata pelajaran. 2. Dari kumpulan wang SUWA ke kumpulan Wang Kerajaan BIDANG KUASA MELULUS Ketua PTJ BORANG Borang PP2 Borang PP2 Borang PP3
Ketua PTJ
Ketua PTJ
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
27
PROSES VIREMENTBIL 3. PINDAH PERUNTUKAN Diantara peruntukan dalam kumpulan wang SUWA Diantara peruntukan dalam Kumpulan Wang Asrama Dari kumpulan wang SUWA ke kumpulan Wang Asrama BIDANG KUASA MELULUS Ketua PTJ BORANG Borang PP3 Borang PP3 Borang PP3
4.
Ketua PTJ
5.
Ketua PTJ28
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
PROSES VIREMENTBuku Tunai dikemaskini. Baki butiran mencukupi bagi membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun. Permohonan hanya bagi menampung perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan tidak ada apa-apa lagi pendapatan tambahan yang dijangka diperoleh bagi tahun dan butiran berkenaan. Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun kewangan semasa. Guna Borang Pindah Peruntukan yang berkaitan.Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 29
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI KUMPULAN WANG SUWAJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 30
LATIH AMALSoalan Buku Tunai Terimaan KWS Buku Tunai Bayaran KWS Subsidiari Penyata Bank Penyata Penyesuaian Bank Jaw. Terimaan Buku Tunai KWS Jaw. Bayaran Buku Tunai KWS Jaw. Penyata Penyesuaian BankJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 31
IMBANGAN BUKU TUNAIBandingkan dua bahagian antara TERIMAAN dengan BAYARAN yang mana lebih banyak urus niaga berlaku. Gariskan satu garisan lurus di bahagian yang lebih urusniaga hingga ke bahagian yang kurang urusniaga.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
32
IMBANGAN BUKU TUNAIJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 33
IMBANGAN BUKU TUNAIDi ruang TERIMAAN ada 3 barisan: Jumlah Terimaan
Jumlah Besar
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
34
IMBANGAN BUKU TUNAIDi ruang BAYARAN ada 3 barisan: Jumlah Bayaran Baki akhir Jumlah Besar
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
35
IMBANGAN BUKU TUNAIRuangan TERIMAAN atau BAYARAN yang kurang urus niaga, digaris lurus dari lajur awal hingga ke lajur akhir; dan Garis melintang di lajur jumlah setiap kali Buku Tunai ditutup dan diimbang. Amaun defisit hendaklah ditulis dalam kurungan. Sekiranya catatan dalam buku tunai memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua terimaan dan bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan ke muka surat yang berikutnya.Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 36
AKAUN BANKAkaun Bank mesti dibuka di bank tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan TPKPKWS 4.5.1 dan surat SPP Bil. 10 Tahun 1983 Permohonan dihantar ke Jabatan Akauntan Negara Cawangan Negeri masing-masing melalui Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri. Dokumen yang perlu disediakan dalam permohonan pembukaan akaun bank. Borang Kuasa Tetap (AK 52) Isi 5 salinan Kad Contoh Tandatangan
(Isi 5
kad setiap satu akaun.Dapatkan kad dari bank)37
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
38
PENYATA PENYESUAIAN BANK1. Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh pihak sekolah bagi menyesuaikan baki di Buku Tunai dengan baki di Penyata Bank
2. Penyata Penyesuaian Bank hendaklah disediakan secara berasingan dan difailkan dengan sempurna. 3. Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh Penyata Bank diterima.Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 39
SEBAB PERBEZAANKemasukan wang yang belum diambilkira oleh bank Pengeluaran cek di Buku Tunai Kesilapan pihak bank Cek-cek yang belum ditunaikan Cek tak laku Wang dimasukkan terus ke bank Faedah bank Caj bank dan caj perkhidmatanJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 40
yang
tidak
direkod
SURCAJKesalahan Yang Boleh Dihukum Denda (Surcaj) (Seksyen 18 Akta Prosedur Kewangan 1972) dan A.P. 327 Gagal mengutip dan menguruskan dipertanggungjawabkan; 1957 Disemak kutipan yang
Membuat bayaran tidak mengikut peraturan; Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau kerosakan harta-harta kerajaan; Gagal menyimpan akaun dan rekod-rekod yang perlu dengan sempurna dan teratur; Gagal membuat bayaran / menangguhkan bayaranJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 41
CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI MULADapatkan Buku TunaiRekod baki awal di Bahagian terimaan bagi semua butiran di ruangan-ruangan analisis yang berkaitan dengan berpandukan baki akhir bulan lepas (sekiranya ada). Lengkapkan juga ruangan tarikh, perihal dan jumlah.
Rekod urusniaga urusniaga harian mengikut susunan tarikh.
Rujuk kepada resit dan rekodkan butiranbutiran berikut: Tarikh: Perihal: No.Resit Amaun mengikut ruangan analisis yang berkenaan Jumlah Terimaan: Tandatangan:
Terimaan
Bayaran
A
Rujuk baucar dan cek, rekodkan butiran-butiran berikut; Tarikh: Perihal: No. Baucar: No. Cek: Amaun mengikut ruangan analisis yang berkenaan: Jumlah Bayaran: Tandatangan:
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
42
ATutup dan imbangkan Buku Tunai pada akhir bulan
Terima Penyata Bank dari bank berkenaan Penyata Penyesuaian Bank Mesti disediakan bagi memastikan Perbezaan antara Penyata Bank dan Buku Tunai.
Failkan Penyata Bank mengikut Kumpulan Wang.
Kemukakan Buku Tunai kepada Pengetua /Guru Besar untuk pengesahan.
TAMATJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 43
CARTA ALIRAN BUKU TUNAI DAN PATSTerimaan Buka Akaun Bayaran
Resit
Buku Tunai Tutup dan Imbang Buku Tunai
Baucer Akaun Subsidiari PATSKOM
Penyata Bank
Penyata Penyesuaian Bank
PATSJabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat 44
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran Pejabat
45