penyelesaian masalah dan membuat keputusansrikemuningindah.orgfree.com/pmmk slaid.pdfpenyelesaian...

Penyelesaian Masalah dan

Membuat Keputusan

Pendekatan penyelesaian masalah dan

membuat keputusan secara strategik

ABDUL RAZAK ALIAS Pensyarah Kanan

Institut Aminuddin Baki

Bandar Enstek, Nilai

[email protected] / 0199474045

mailto:[email protected]

ABDUL RAZAK BIN ALIAS

Ketua Jabatan Jabatan Mentoring & Coaching

Institut Aminuddin Baki

Genting Highlands NPQH (IAB); Diploma Pertanian (UPM); Diploma Pendidikan (UTM), Bacelor Sains Pertanian (UPM); Sarjana Kepengetuaan (UM) Certificate in Coaching Practice Programme (UMCCeD); Kursus Leadership Coaching & Mentoring (IAB); Certificate Programme on Coaching & Mentoring (The University of Waikato); Coaching & Mentoring – Awareness (Shaker Sdn Bhd)

Bidang Latihan di IAB

Coaching &

Mentoring

Perancangan Strategik

019 – 947 4045

abdulrazakal@iab. edu.my

Pengalaman Mengajar & Mentadbir 1990 Mula mengajar, SMK Kuala Krau 1992 – 1999 PK Kokurikulum SMK Kuala Krau PK HEM, SMK Kuala Krau GKMP T & V, SMK Kuala Krau 1999 – 2000 Cuti Belajar 2001 PK Petang, SMK Mentakab 2002 – 2009 Memangku Pengetua & Care Taker, SBPI Temerloh PK, SBPI Temerloh 2009 PK, SMK Datuk Bahaman 2009 – 2014 Ketua Jabatan JMC, IAB 2009 – Sekarang Pensyarah Kanan, IAB

“Tiada masalah

begitu besar atau

kompleks yang tidak

dapat lari

daripadanya.”

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

“Sentiasa

terdapat

penyelesaian

yang mudah

untuk setiap

masalah

manusia.”

Berhenti

• dan bertenang

Fikir

• rancangan

Menyelesaikan Masalah

• secara bijak

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

“Sumber kesilapan

yang paling biasa

dalam membuat

keputusan

(pengurusan) ialah

penekanan kepada

mencari jawapan

yang betul daripada

soalan yang betul.”

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Cabaran Yang Kita Hadapi

Bekerja secara bersendirian

- Kenal pasti satu atau dua cabaran

yang tidak dapat diselesaikan atau

masalah yang dihadapi organisasi

pada hari ini atau satu atau dua

keputusan yang perlu dibuat dalam

masa terdekat. Tulis di atas kad.

- Apabila anda telah selesai dengan

kad anda, kumpulkannya di meja

anda dan serahkan kepada jurulatih. A

BD

UL

RA

ZAK

ALI

AS

/ 0

19

94

74

04

5;

abd

ulr

azak

al@

iab

.ed

u.m

y

Objektif Pembelajaran

Di akhir sesi latihan peserta berupaya;

• mengenal pasti halangan biasa

kepada penyelesaian masalah dan

membuat keputusan yang berkesan

• menggunakan prinsip penyelesaian

masalah dan membuat keputusan

yang berkesan dalam situasi

kehidupan sebenar.

• menjelaskan model tujuh langkah

penyelesaian masalah.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Objektif Pembelajaran

• menggunakan model penyelesaian

masalah terhadap situasi yang

spesifik.

• menulis pernyataan masalah yang

jelas.

• menjelaskan model tujuh langkah

membuat keputusan.

• membincangkan strategi dan

kaedah untuk melibatkan pelbagai

pemegang taruh dalam

penyelesaian masalah dan membuat

keputusan. AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Agenda Pembelajaran Sesi 1

• Meneroka sejarah kita

menyelesaikan masalah dan

membuat keputusan.

• Mengenal pasti prinsip penyelesaian

masalah dan membuat keputusan.

• Menjelaskan dua pendekatan


keputusan.

• Menggunakan model penyelesaian

masalah.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Agenda Pembelajaran Sesi 2

• Menulis pernyataan masalah.

• Menggunakan model membuat

keputusan.

• Melibatkan orang lain dalam


keputusan.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Bertemu dan Meraikan!

• Perkenalkan diri anda dengan rakan

semeja.

• Kongsikan objektif anda untuk hari

ini.

• Sebagai satu kumpulan … kenal

pasti beberapa matlamat / isu yang

diminati.

• Bangunkan dua atau tiga soalan

tentang penyelesaian masalah dan

membuat keputusan yang kumpulan

anda mahukan jawapan sebelum

berakhirnya hari ini. AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Apakah

masalah?

Apakah

keputusan?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Masalah adalah …

• ketiadaan atau kekosongan yang

tinggal sehingga respons yang

sesuai ditemui.

[“jurang” antara status semasa

dan status yang dikehendaki.]

Masalah muncul dalam situasi di mana

seorang individu atau kumpulan gagal

untuk mencari cara yang berkesan

untuk mencapai atau memenuhi

keperluan seseorang, kumpulan,

komuniti atau masyarakat. AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Keputusan adalah …

• pilihan yang diambil daripada

antara penyelesaian atau pilihan

alternatif apabila berhadapan

dengan menyelesaikan masalah,

memenuhi keperluan yang tidak

dipenuhi atau mencari cara terbaik

untuk mencapai matlamat atau cita-

cita.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Sejarah PMMK Kita …

Secara bersendirian …

• Kenal pasti contoh dalam organisasi

di mana penyelesaian masalah dan

membuat keputusan berlaku dengan

baik. Mengapakah ianya berlaku

dengan baik? Apakah akibat ianya

dapat dilakukan dengan baik?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


Secara bersendirian …

• Kenal pasti contoh dalam organisasi

di mana penyelesaian masalah dan

membuat keputusan TIDAK berlaku

dengan baik. Mengapakah ianya

tidak berlaku dengan baik? Apakah

akibat tidak mencapai keputusan

yang diharapkan ini?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


Dalam kumpulan kecil …

• Berkongsi sejarah PMMK anda.

• Kenal pasti trend dan tema PMMK

yang berjaya. Apakah beberapa

sebab menghasilkan PMMK yang

baik? Apakah akibatnya?

• Kenal pasti trend dan tema PMMK

yang tidak berjaya. Apakah

sebabnya? Apakah akibatnya?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

7 Prinsip Pemikiran – Penembusan

Penyelesaian Masalah & Membuat

Keputusan

Dalam kumpulan kecil …

• Fahami dan bincang artikel

berkaitan dengan tujuh prinsip …?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


PMMK

1. Menangani setiap masalah

berdasarkan keunikannya.

2. Menjelaskan tujuan anda.

3. Meneroka “penyelesaian-selepas-

seterusnya”.

4. Menggunakan pemikiran bersistem.

5. Menghadkan pengumpulan data

anda.

6. Melibatkan perspektif yang pelbagai.

7. Melihat kembali penyelesaian,

masalah dan penyelesaian-selepas-

seterusnya.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


PMMK

Secara bersendirian

1. Prinsip manakah organisasi lakukan

fungsi dengan cukup baik dalam

mengamalkan pendekatan mereka

terhadap penyelesaian masalah dan

membuat keputusan?

2. Prinsip manakah organisasi

cenderung tidak mengamalkan?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


PMMK

Dalam kumpulan kecil, bincang …


cenderung untuk ikut dan amalkan.


cenderung untuk TIDAK ikut dan

amalkan.

3. Bagi prinsip yang dikenal pasti

dalam soalan kedua, kenal pasti

tindakan yang individu harus ambil

bagi meningkatkan pengaplikasian

prinsip ini dalam organisasi. AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Pendekatan PMMK

• Pendekatan Intuitif – Menyelesaikan

masalah melalui instuisi (gerak hati),

celik akal, dan pemikiran mencapah.

• Pendekatan Rasional / Analitis –

Menyelesaikan masalah melalui

proses berstruktur formal,

sistematik, berperaturan dan

saintifik.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Bila menggunakan pendekatan ini

Dalam kumpulan kecil anda,

pendekatan yang ditetapkan untuk

anda, …

• Kenal pasti kekuatan dan

kelemahan pendekatan ini.

• Kenal pasti bila untuk menggunakan

setiap pendekatan dan TIDAK

menggunakan setiap pendekatan.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Model Penyelesaian Masalah

1. Memilih dan mendefiniskan masalah

Mengecilkan masalah

Siapa perlu terlibat

2. Mendefinisi hasil yang dihasratkan,

tujuan yang lebih tinggi dan

pengukuran

Kenal pasti ukuran kejayaan

3. Kenal pasti sebab yang berpotensi

4. Kenal pasti halangan yang berpotensi

5. Kenal pasti tindakan menangani punca

6. Membangunkan pelan tindakan

7. Melaksanakan, memantau, menilai dan

menyemak AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


1. Memilih masalah dan menentukan pernyataan

masalah (mengecilkan masalah; siapa perlu

terlibat)

2. Menentukan hasil yang diingini – matlamat

dan objektif (ukuran kejayaan)

3. Menyenaraikan punca masalah yang

berpotensi.

4. Mengenalpasti halangan dan rintangan yang

berpotensi

5. Mengenalpasti tindakan untuk menangani

punca masalah dan menyelesaikan masalah.

6. Membangunkan garis masa pelaksanaan dan

menugaskan tanggungjawab untuk tindakan

7. Melaksanakan, memantau kemajuan, dan

menyemak semula rancangan. AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


1

• Memilih masalah dan menentukan pernyataan masalah (mengecilkan masalah; siapa perlu terlibat)

2

• Menentukan hasil yang diingini – matlamat dan objektif (ukuran kejayaan)

3 • Menyenaraikan punca masalah yang berpotensi.

4

• Mengenalpasti halangan dan rintangan yang berpotensi

5

• Mengenalpasti tindakan untuk menangani punca masalah dan menyelesaikan masalah.

6

• Membangunkan garis masa pelaksanaan dan menugaskan tanggungjawab untuk tindakan

7

• Melaksanakan, memantau kemajuan, dan menyemak semula rancangan. A

BD

UL

RA

ZAK

ALI

AS

/ 0

19

94

74

04

5;

abd

ulr

azak

al@

iab

.ed

u.m

y

Apakah yang

mempengaruhi

penyelesaian masalah

anda?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Faktor yang mempengaruhi proses

penyelesaian masalah

• Siapa yang terlibat (dan tahap

pengetahuan terhadap masalah)

• Apakah maklumat yang anda ada

disediakan untuk anda

• Masa yang ada

• Pengalaman dan pengetahuan

berkaitan masalah

• Dinamik kumpulan

• Saiz kumpulan

• Penyelesaian masalah secara

kumpulan dll. AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Kecerdasan Imaginasi Anda

• Apakah kecerdasan imaginasi

anda?

• Bekerja sebagai satu pasukan bagi

menyelesaikan teka teki “di luar

kotak” ini.

• Bekerja dengan pantas bagi menjadi

kumpulan pertama melengkapkan

kuiz Kecerdasan Imaginasi

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Dalam atau Luar?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Muda atau veteran?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Dalam bayangan …

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Sambungkan titik-titik …

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Ianya sangat mudah mencadangkan

penyelesaian apabila anda tidak tahu

terlalu banyak tentang masalah.

Malcolm Forbes

U.S. business leader

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Menulis Pernyataan Masalah

• Menyatakan masalah secara objektif

(berasaskan kenyataan atau fakta

sebenar). Memberi tumpuan kepada

fakta: antara apakah yang diketahui

dengan apakah yang diandaikan.

• Menyatakan soalan: Apakah yang

tidak berfungsi? Apakah yang tidak

betul? Mengapakah isu ini kita perlu

beri perhatian?

• Elakkan sebab dan penyelesaian

tersirat.

• Mengecilkan skop masalah. AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Menulis Pernyataan Masalah

• Kenal pasti hubungan sesuatu

masalah dengan masalah lain.

• Membangunkan visi masalah yang

dikongsi bersama.

• Membangunkan visi hasil yang

dikongsi bersama

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Sampel Pernyataan Masalah

Kepimpinan atasan tidak

menyokong keputusan oleh

staf barisan hadapan.

Kita tidak bekerja bersama

secara efektif sebagai satu

pasukan.

Kakitangan memiliki sikap

yang buruk di setiap

peringkat organisasi

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


Kepimpinan atasan tidak

menyokong keputusan

oleh staf barisan hadapan.

Kepimpinan atasan

membuat keputusan dan

mengambil tindakan yang

bertentangan dengan

cadangan staf barisan

hadapan.

Kita tidak bekerja bersama

secara efektif sebagai satu

pasukan.

Kita tidak mencapai

prestasi hasil dan

keputusan yang spesifik.

Kakitangan memiliki sikap

yang buruk di setiap

peringkat organisasi

Kakitangan di setiap

peringkat organisasi tidak

mencapai kualiti dan

matlamat produktiviti

mereka.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


Kesilapan operator

mencipta jumlah reja yang

tidak boleh diterima.

Peluasan produk baru kita

keseluruhannya gagal

kerana kurangnya

pemahaman terhadap

keperluan pelanggan.

Generasi baru pekerja

mempunyai idea yang

tidak realistik apa yang

dilakukan bagi

mengerakkan organisasi

ke peringkat lebih tinggi.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


Kesilapan operator

mencipta jumlah reja yang

tidak boleh diterima.

Bagaimanakah kita boleh

menambah baik kualiti

produk dan produktiviti

pekerja dalam proses

pembuatan kita?


secara keseluruhannya

gagal kerana kurangnya

pemahaman terhadap

keperluan pelanggan.


gagal mencapai sasaran

jualan untuk 3 suku tahun

terakhir.

Generasi baru pekerja

mempunyai idea yang

tidak realistik apa yang

dilakukan bagi

mengerakkan organisasi

ke peringkat lebih tinggi.

Pekerja baru (umur 19 -

25) cenderung

menunjukkan tahap

kekecewaan yang tinggi

dengan laluan kerjaya

organisasi. AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Alat dan Teknik PMMK

• Percambahan Fikiran (Brainstorming)

• Teknik Kumpulan Nominal

• Diagram Sebab_akibat

• Matriks Keputusan

• Diagram Kesamaan Dan Saling

Berhubungan

• Analisis Force Field

• Matriks „Adalah / Bukanlah‟

• Pemetaan Minda

• Diagram Pokok

• Perbandingan Berpasang

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Percambahan Fikiran

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Teknik Kumpulan Nominal

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Diagram Sebab Akibat

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Matriks Keputusan

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Diagram Kesamaan dan Saling

Berhubungan A

BD

UL

RA

ZAK

ALI

AS

/ 0

19

94

74

04

5;

abd

ulr

azak

al@

iab

.ed

u.m

y

Analisis Force Field

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Matriks Adalah / Bukanlah

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Pemetaan Minda

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Diagram Pokok

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Perbandingan Berpasangan

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Proses Membuat Keputusan

• Menjelaskan keputusan yang ingin

dibuat

• Mengecilkan keputusan

• Kenal pasti siapa perlu terlibat

• Menjelaskan hasil yang dihasratkan,

objektif strategik dan tujuan yang

lebih tinggi

• Kenal pasti ukuran kejayaan

• Susun kemestian dan kemahuan

anda, susun secara berperingkat

daripada banyak kepada kurang

dan beri nilai (1 – 10) setiap satu AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Proses Membuat Keputusan

• Kenal pasti alternatif keputusan dan

pilihan

• Memilih alternatif terbaik

• Kenal pasti halangan yang

berpotensi

• Membangunkan pelan tindakan /

pelaksanaan.

• Melaksanakan, mengawasi, menilai

dan menyemak

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Melibatkan Orang Lain

• Bilakah ianya wajar untuk

melibatkan orang lain?

• Bilakah ianya tidak wajar atau tidak

sesuai melibatkan orang lain?

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


Autokratik

Demokratik Kita putuskan

Saya putuskan

Memberi kuasa

Anda putuskan

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my


Penyertaan penting kerana …

1. Ia meningkatkan kemungkinan

menjelaskan masalah / keputusan

dengan betul dan memahami konteks

masalah / keputusan – termasuk

penyebab mendasari – dan mengenal

pasti keperluan kemestian / kemahuan

yang kritikal.

2. Ia boleh mempengaruhi secara positif

tahap komitmen terhadap

penyelesaian / keputusan pada mereka

yang diminta untuk melaksanakan

penyelesaian atau keputusan AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

Terima Kasih!

• Mengintergrasikan prinsip


keputusan ke dalam amalan harian.

• Menggunakan model penyelesaian

masalah kepada situasi harian anda.

• Mengamalkan model membuat

keputusan dan menggunakan matriks

keputusan membantu mendefinisi

keperluan membuat keputusan.

• Memikirkan peluang dan strategi bagi

melibatkan orang lain dalam PMMK.

AB

DU

L R

AZA

K A

LIA

S /

01

99

47

40

45

; ab

du

lraz

akal

@ia

b.e

du

.my

penyelesaian masalah dan membuat keputusansrikemuningindah.orgfree.com/pmmk slaid.pdfpenyelesaian...

Documents