peranan media relations dalam proses …/peranan... · dan kepercayaan dari publiknya. aktivitas...

PERANAN MEDIA RELATIONS DALAM PROSES

REBRANDING THE SUNAN HOTEL SOLO

Disusun Oleh :

DENISE PRAMITA WAKULU NIM : D 1605088

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-tugas Dalam

Memenuhi Syarat-syarat Guna Memperoleh Gelar

Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2008

PERSETUJUAN

Tugas Akhir yang berjudul :

PERANAN MEDIA RELATIONS DALAM PROSES REBRANDING

THE SUNAN HOTEL SOLO

Karya :

Nama : Denise Pramita Wakulu

NIM : D 1605088

Konsentrasi : Public Relations

Disetujui untuk dipertahankan Panitia Penguji Tugas Akhir Program Diploma III

Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Surakarta, Juni 2008

Menyetujui

Dosen Pembimbing

Dra. Christina TH, M.Si

NIP.131 570 291

PENGESAHAN

Tugas akhir ini telah diuji dan disahkan oleh panitia Ujian Tugas Akhir

Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik


Hari :

Tanggal :

Panitia Ujian Tugas Akhir

Drs. Christina TH, M.Si Dr. H. Widodo M, SE, M.Comm

NIP. 131 570 291 NIP. 131 792 193

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik


Surakarta

Dekan,

Drs. H. Supriyadi, SN, SU

NIP. 130 936 616

PERSEMBAHAN

Dengan segala cinta dan ketulusan hati, tugas akhir ini kupersembahkan untuk :

Ø Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan karunia yang diberikan kepadaku.

Ø Mama & Papa beserta keluarga besarku tersayang, kupersembahkan ini

sebagai rasa terima kasih yang tak terhingga untuk cinta dan kasih sayang

selama ini.

Ø Friends of mine yang telah memberi keceriaan dan warna dalam hidupku.

Ø Seseorang yang telah mengantarkan aku, hingga aku sampai disini.

MOTTO

“Bukan kamu yang memilih Aku, tetapi Akulah yang memilih kamu. Dan Aku

telah menetapkan kamu, supaya kamu pergi dan menghasilkan buah dan

buahmu itu tetap, supaya apa yang kamu minta kepada Bapa dalam

nama-Ku, diberikan-Nya kepadamu”

( Injil Yohanes 15 : 16 )

“Setiap permasalahan dalam hidup anggaplah sebagai permainan yang

harus di menangkan”

( Dari seorang sahabat pikir )

“Janganlah merasa kecewa jika tidak mengerti, tetapi hendaklah kecewa

karena tidak belajar”

( Penulis )

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME yang dengan tidak

henti-hentinya memberi limpahan rahmat dan petunjuk baik disaat–saat sulit

maupun di saat-saat mudah yang penulis lalui hingga dapat diselesaikannya tugas

akhir ini.

Tugas akhir dengan judul “Peranan Media Relations Dalam Proses

Rebranding The Sunan Hotel Solo disusun untuk memenuhi persyaratan guna

memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan Public Relations Diploma III Fakultas

Ilmu Politik dan Ilmu Sosial Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini

masih jauh dari sempurna, walaupun penulis telah berusaha dengan sebaik

mungkin. Berbagai pihak telah banyak memberikan dukungan baik moril maupun

material demi kelancaran tugas akhir ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini

penulis sampaikan terima kasih yang setulus–tulusnya kepada:

1. Tuhan Yesus Kristus yang Maha Besar dan Maha Agung.

2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ijin penulisan

Laporan Kuliah kerja Media sebagai Tugas Akhir.

3. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.si selaku Ketua Program Diploma III

Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret.

4. Ibu Dra. Christina TH, M.si selaku dosen pembimbing yang telah berkenan

meluangkan waktu dan dengan sabar memberikan bimbingan dan pengarahan

kepada penulis dalam menyusun tugas akhir ini.

5. Bapak Drs. Ig. Agung Satyawan, M.si, SE selaku dosen pembimbing

akademik yang telah membimbing penulis selama ini.

6. Seluruh dosen dan staf program Diploma III Komunikasi Terapan atas semua

pengetahuan yang telah diberikan selama di bangku perkuliahan.

7. Seluruh management The Sunan Hotel Solo karena telah menjadi laboratorium

kerja yang penuh tantangan dan hal-hal baru, yang telah membantu kelancaran

selama proses magang berlangsung.

8. Mama dan papa untuk doa yang tak putus-putusnya.

9. Kakak-kakakku Erick dan Ricky (Alm) untuk kasih sayang, support dan

nasehat.

10. Bapak Amir Syarief (Alm) beserta keluarga untuk kasih yang tidak pernah

berhenti pada saat pasang dan surut.

11. Teman-teman Diploma III Komunikasi Terapan FISIP Public Relations “B”

atas kebersamaannya selama ini.

12. Sahabat-sahabatku yang brillian, Novia, Putri, Gagan, Katul, Adi, Karyo, Pak

Bik, Yanuar, Irhan, James dan Nana untuk segala inspirasinya selama ini.

13. Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat

penulis sebutkan satu persatu.

Penulis berdoa semoga segala kebaikan yang telah diberikan, memperoleh

balasan berkat dan anugerah yang berkelimpahan dari Tuhan YME. Akhir kata,

penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi

masyarakat pada umumnya dan rekan-rekan mahasiswa Diploma III Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret pada khususnya serta dapat

memberikan motivasi yang kuat untuk meneruskan pencarian dan pendalaman

atas pemahaman yang lebih baik lagi tentang public relations di masa-masa

mendatang.

Surakarta, Juni 2008

Penulis

( DENISE PRAMITA WAKULU )

DAFTAR ISI

PERSETUJUAN ............................................................................................. i

PENGESAHAN .............................................................................................. ii

PERSEMBAHAN ........................................................................................... iii

MOTTO .................................................................................................. iv

KATA PENGANTAR .................................................................................... v

DAFTAR ISI ................................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................................ 1

B. Tujuan ..................................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Definisi Public Relations ........................................................ 7

B. Fungsi Public Relations .......................................................... 10

C. Humas Sebagai Alat Manajemen ............................................ 13

D. Definisi Media Relations ........................................................ 15

E. Image / Citra ............................................................................ 16

F. Jenis dan Teknik Publisitas Dalam Media Relations .............. 18

G. Fungsi Media Relations Bagi Public Relations dan Perusahaan 20

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah The Sunan Hotel Solo ................................................ 22

B. Gambaran Umum Choice Hotels International ....................... 24

C. Lokasi The Sunan Hotel Solo ................................................. 26

D. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo .............................. 27

E. Fasilitas-fasilitas The Sunan Hotel Solo ................................. 29

F. Visi, Misi, Falsafah dan Motto The Sunan Hotel Solo ........... 36

1. Visi .................................................................................... 36

2. Misi ................................................................................... 36

3. Falsafah ............................................................................. 37

4. Motto ................................................................................. 37

G. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo ............................. 37

H. Job Description ....................................................................... 38

I. Pembagian Waktu Kerja ......................................................... 42

BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM)

A. Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo ........... 44

B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media ........................................... 52

1. Tugas – tugas yang Telah Dilakukan ................................ 52

2. Kesulitan atau Kendala Yang Dihadapi ............................ 55

3. Cara yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan............. 56

4. Kemajuan yang Telah Dicapai ........................................... 56

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................. 58

B. Saran-saran .............................................................................. 59

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dunia bisnis dan industri di Indonesia saat ini mengalami perkembangan

yang semakin meningkat. Hal ini dapat terlihat dari semakin banyaknya

penyempurnaan-penyempurnaan yang dilakukan menuju manajemen yang baik

atau berstandar internasional. Industri pariwisata adalah salah satu diantaranya.

Industri pariwisata Indonesia masih belum bisa pulih sepenuhnya,

meskipun wisatawan mancanegara yang sempat hilang sudah mulai berdatangan

kembali. Hal ini disebabkan oleh mulai maraknya aksi unjuk rasa serta munculnya

berbagai macam isu dan peristiwa kerusuhan sporadis yang mau tidak mau juga

memunculkan rasa khawatir. Keadaan tersebut juga berimbas pada usaha bisnis

sektor pariwisata. Khususnya di bidang bisnis akomodasi, yakni perhotelan yang

sangat tergantung pada tamu asing.

Perhotelan merupakan salah satu unsur dari perangkat yang ada dalam

dunia kepariwisataan. Akomodasi adalah suatu wahana penyediaan jasa

penginapan yang dapat dilengkapi dengan jasa-jasa lainnya. Hotel memegang

posisi penting dalam industri pariwisata. Wisatawan yang berkunjung ke

Indonesia sebagaian besar memilih hotel sebagai rumah keduanya selama

melakukan perjalanan wisata ke pelosok tanah air.

Oleh karena itu, hotel sebagai salah satu usaha jasa yang dikelola secara

komersial dan mempunyai peranan penting dalam industri pariwisata diharapkan

mampu memberikan pelayanan yang baik kepada tamu maupun kepada publik.

Perkembangan kebutuhan dan permintaan akan hotel yang semakin meningkat,

membuat pengusaha dan pengembang hotel berusaha untuk menyediakan

berbagai macam fasilitas dan pelayanan yang maksimal untuk memuaskan

pelanggan yaitu tamu yang menginap dan pengunjung hotel.

Persaingan dalam usaha perhotelan, dimana banyaknya hotel-hotel yang

dibangun menyebabkan adanya persaingan yang kuat. Dengan demikian masing-

masing hotel akan berusaha meningkatkan mutu dan kualitas hotel untuk bisa

melangsungkan hidupnya di tengah-tengah persaingan yang ketat. Selain itu,

kepercayaan pelanggan terhadap pelayanan dan image perusahaan menjadi fakor

yang sangat penting dalam mencapai tujuan utama.

Rosady Ruslan berpendapat dalam bukunya “Manajemen Public Relations

dan Media Komunikasi” bahwa tujuan yang ingin dicapai dari setiap lembaga,

organisasi atau perusahaan intinya adalah sama, yaitu mendapatkan citra positif

dan kepercayaan dari publiknya. Aktivitas public relations merupakan kegiatan

komunikasi untuk mencapai citra positif perusahaan yang berasal dari publiknya

sehingga dapat menunjang tujuan perusahaan. Citra perusahaan terbentuk atas

segala hal yang berhubungan dengan perusahaan, baik yang dengan sengaja

dikomunikasikan maupun yang tercipta dengan sendirinya dimata khalayak.

Sehingga baik buruknya citra suatu perusahaan bergantung kembali pada upaya

perusahaan mengimplementasikan diri pada khalayaknya, baik khalayak internal

maupun eksternal.

Menyadari pentingnya hal tersebut, maka dalam manajemen hotel

diperlukan sebuah divisi atau departemen yang khusus menangani segala

sesuatu yang berkaitan dengan publik, baik secara internal maupun

eksternal perusahaan terutama yang berkaitan dengan pembentukan

hubungan serta tehnik-tehnik berkomunikasi guna memperoleh dukungan

yang diharapkan tersebut. Maka disinilah fungsi serta peran public relations

akan dipergunakan dalam melaksanakan semua kegiatan itu.

Menurut Oka A Yoeti dalam bukunya “Hotel Public Relations”,

dalam kondisi pasar yang penuh persaingan sekarang ini, hotel public

relations semakin diperlukan dengan alasan:

1. Pertumbuhan hotel sebagai suatu industri yang semakin kompleks, telah

membuat jarak antara manajemen dengan tamu-tamu hotel semakin

jauh. Dengan perkataan lain, karena kesibukannya manajemen hotel

tidak mungkin menemui tamu-tamunya secara langsung.

2. Terjadinya persaingan, tidak saja antara sesama akomodasi perhotelan,

tetapi juga antara akomodasi perhotelan dengan apartemen atau

kondominium yang semakin marak dimana-mana.

3. Adanya isu-isu negatif atau kritik dari pejabat, pakar-pakar pariwisata

dan perhotelan atau tamu yang membutuhkan klarifikasi atau jawaban

secara cepat oleh pejabat yang profesional dalam bidangnya.

4. Perkembangan teknologi komunikasi yang semain canggih, perlu

dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam memperkenalkan hotel

dengan segala fasilitas yang dimiliki, untuk meningkatkan citra hotel

dalam masyrakarat secara luas, terutama pelanggan potensial.

5. Pelanggan ingin berhubungan dengan perusahaan yang mengetahui dan

menerapkan cara pemenuhan kebutuhan serta harapannnya secara

memuaskan. Pelayanan yang memuaskan terdiri atas tiga komponen, dan

semuanya mencerminkan citra perusahaan. Ketiga komponen tersebut

adalah :

a. Kualitas produk dan layanan yang dihasilkan

b. Cara memberikan pelayanan.

c. Hubungan antar pribadi yang terbentuk melalui layanan.

Tetapi ketika suatu perusahaan melakukan rebranding, upaya

perusahaan untuk mengimplementasikan dirinya yang baru harus

menciptakan positioning yang baru juga di mata khalayak. Tentu bukan hal

yang mudah untuk merubah persepsi terhadap brand, karena rebranding

bukan sekedar ganti logo atau ganti atribut fisik. Dengan atribut dan logo

baru, maka brand harus terus konsisten dalam mempertahankan segala

aktivitas dan atributnya sesuai dengan positioning yang baru. Hal ini akan

membuat konsumen percaya akan perubahan yang telah terjadi, sehingga

cepat atau lambat akan merubah persepsi masyarakat dan makin menepis

keraguan.

Rebranding harus didukung penuh oleh corporate dan juga sesuai dengan

brand mapping dari brand-brand perusahaan itu sehingga meminimalkan

kanibalisme yang tidak diinginkan ataupun konflik di masa depan. Mengingat

semakin pentingnya peran citra perusahaan ini, maka semakin banyak pula

perusahaan yang melakukan pengukuran terhadap kekuatan dan kelemahan citra

perusahaan sebagai masukan untuk membuat strategi di masa mendatang.

Citra perusahaan tidak semata-mata terpikul di pundak public relations,

karena citra dibangun diatas pilar berbasis reputasi maka dengan sendirinya

tanggung jawab pembentukan dan perawatan citra perusahaan terpikul dipundak

seluruh jajaran pekerja mulai dari office boy hingga manajemen puncak. Bila

reputasi perusahaan itu baik dan public relations mampu mengkomunikasikannya

secara proporsional maka citra perusahaan akan cemerlang di depan publik . Oleh

karena itu secara substansial citra baru perusahaan dapat dibangun lewat media

relations yang dimainkan oleh public relations untuk memoles citra perusahaan

menjadi lebih baik. Dalam hal ini peran public relations lebih bersifat sebagai

katalisator, transformator, dan komunikator berbagai nilai-nilai dasar, untuk

mendorong pengembangan kredibilitas dan reputasi perusahaan yang secara terus

menerus disinari oleh visi dan misi serta budaya perusahaan.

Sebagai lembaga pelayanan jasa, tentu saja The Sunan Hotel Solo akan

selalu mengutamakan pelayanan dan kepuasan pelanggannya. Public relations

dalam hal ini sekaligus memiliki salah satu fungsi manajemen, yaitu melakukan

kegiatan komunikasi yang terencana, terarah dan berkelanjutan. Public relations

juga memiliki tujuan untuk menjalin dan memelihara hubungan yang saling

menguntungkan, dengan maksud agar memperoleh keuntungan, understanding,

simpati dan dukungan, sehingga tercapailah apa yang diinginkan oleh manajemen.

Hal tersebut dimaksudkan sebagai tujuan untuk meraih keberhasilan pada

organisasi The Sunan Hotel sendiri di dalam membangun serta memelihara

citranya yang baru.

B. Tujuan

Setiap kegiatan yang dilakukan pasti mempunyai atau mengandung

maksud dan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan utama dari pelaksanaan KKM

(Kuliah Kerja Media) ini adalah memberikan bekal pengalaman autentik kepada

mahasiswa sebagai calon professional agar dapat menjembatani kesenjangan

antara profesi yang diperoleh dari bangku kuliah dengan praktek profesi dunia

kerja. Sedangkan tujuan lain dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan

memahami peranan media relations dalam proses rebranding di The Sunan Hotel

Solo.

Selain itu, penulis dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM)

mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Menumbuhkembangkan pemahaman mahasiswa terhadap seluk beluk praktik-

praktik kerja serta kesadaran sikap professional mahasiswa sebagai calon

tenaga kerja yang bertanggung jawab.

2. Membandingkan serta menerapkan ilmu yang dipelajari diperkuliahan ke

dalam dunia kerja dan penulis ingin mengetahui secara langsung aktivitas

Public Relations di The Sunan Hotel Solo.

3. Menerapkan dan mempraktekkan semua ilmu pengetahuan dan teori yang di

dapat di bangku perkuliahan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.

4. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang cara-cara menjalin hubungan

mutual dengan publik internal dan publik eksternal.

5. Sebagai media pembentukan karakter yang sesuai dalam keprofesionalan

dunia kerja.

6. Sebagai tugas akhir mahasiswa Diploma III Komunikasi Terapan Jurusan

Public Relations Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unuversitas Sebelas

Maret Surakarta dalam memperoleh sebutan Professional Ahli Madya pada

bidang Public Relations.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

H. Definisi Public Relations

Seiring dengan perkembangan zaman, keberadaan Public Relations sangat

dibutuhkan oleh suatu perusahaan karena mempunyai peranan penting dan dapat

menentukan keberhasilan dalam suatu perusahaan.

Mendeskripsikan praktik PR adalah cara lain untuk mendefinisikan konsep

dalam praktik PR itu sendiri. Ratusan definisi telah ditulis guna menangkap esensi

dari PR dengan menyebutkan aktivitas-aktivitas utama yang muncul dalam

praktik. Tokoh professional dan akademik di bidang ini, Rex F. Harlow,

(mengumpulkan hampir 500 definisi yang ditulis antara tahun 1900-an dan 1976).

Definisinya mencakup elemen konseptual dan operasional yang terdapat dalam

bukunya berjudul “Building Public Relations Definitions “ menyatakan bahwa :

“Public Relations adalah fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerjasama antara organisasi dan publiknya; PR melibatkan manajemen problem atau manajemen isu; PR membantu manajemen agar tetap responsif dan mendapat informasi terkini tentang opini public; PR mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan public; PR membantu manajemen tetap mengikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif, dan PR dalam hal ini adalah sebagai system peringatan dini untuk mengantisipasi arah perubahan (trends); dan PR menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya.” Scott M. Cutlip (2007 : 5)

Scott M. Cutlip dalam bukunya ”Effective Public Relations 9th Edition”

menyatakan bahwa unsur-unsur yang lazim di jumpai dalam banyak definisi PR

menyatakan bahwa PR :

1. Melakukan program terencana dan berkesinambungan sebagai bagian dari

manajemen organisasional.

2. Menangani hubungan antara organisasi dan public stakeholders-nya.

3. Memonitor kesadaran, opini, sikap, dan perilaku didalam maupun diluar

organisasi.

4. Menganalisis dampak dari kebijakan, prosedur, dan aksi terhadap public

stakeholder.

5. Mengidentifikasi kebijakan, prosedur, dan tindakan yang bertentangan dengan

kepentingan public dan kelangsungan hidup organisasi.

6. Memberi saran kepada manajemen dalam hal pembentukan kebijaksanaan

baru, prosedur baru, dan tindakan baru yang sama-sama bermanfaat bagi

organisasi dan public.

7. Membangun dan mempertahankan komunikasi dua arah antara organisasi dan

publiknya.

8. Menciptakan perubahan yang terukur dalam kesadaran, opini, sikap dan

perilaku didalam dan diluar organisasi.

9. Menghasilkan hubungan yang baru dan atau tetap antara organisasi dan

publiknya.

Sedangkan definisi Public Relations lainnya yang berkaitan dengan

manajemen adalah definisi yang dikeluarkan oleh Public Relations News : “Public

Relations adalah fungsi manajemen yang melakukan evaluasi terhadap sikap-

sikap public, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur seseorang / sebuah

perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjalankan program-

program komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan public.”

Rhenald Kasali (1994 : 7).

Dari definisi diatas dapat dilihat tujuan dari Public Relations adalah

menciptakan hubungan yang baik dan harmonis dengan publik di luar lembaga

sehingga akan menciptakan opini publik yang baik.

Ada berbagai macam definisi dan menggunakan bahasa yang berbeda-

beda, tetapi pada prinsip dan intinya mempunyai pengertian yang sama.

Pertemuan para pakar humas/public relations di Mexico City pada tahun 1978

menghasilkan definisi-definisi Humas yang lebih singkat dan dinamakan The

Statement of Mexico. Definisi tersebut berbunyi:

“Praktik public relations adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasihati para pemimpin organisasi dan melakasanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan publik atau umum“.

Dari definisi-definisi diatas kiranya memberi kita gambaran yang jelas

mengenai Public Relations. Meski rangkaian dua kata (public dan relations) dapat

diartikan memalui berbagai cara, public relations adalah tetap suatu seni, suatu

tehnik yang memerlukan keahlian yang luas. Bidang public relations adalah suatu

bidang yang sangat luas yang menyangkut hubungan dengan berbagai pihak.

Public relations tidak sama dengan sekedar relations, meskipun personal relations

mempunyai peranan yang sangat besar dalam kampanye public relations. Public

relations juga bukan sekedar menjual senyum, propaganda dengan tujuan

memperoleh kemenangan sendiri, atau mendekati pers dengan tujuan untuk

memperoleh pemberitaan. Lebih dari itu, public relations mengandalkan strategi

agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak-pihak yang berhubungan.

B. Fungsi Public Relations

Setiap perusahaan pasti tidak dapat melepaskan diri dari fungsinya sebagai

komunikator. Dan fungsi ini dapat dilakukan oleh public relations yang

mempunyai peranan penting dalam membina hubungan baik antara perusahaan

dengan publik yang dituju.

Menurut Bernay (1952) terdapat 3 fungsi utama humas yaitu:

1. Memberikan penerangan kepada masyarakat.

2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara

langsung.

3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga

sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya.

Dari pemaparan definisi dan fungsi public relations tersebut diatas dapat

ditarik suatu kesimpulan bahwa ciri khas proses dan fungsi manajemen humas

(Public Relations Management) adalah sebagai berikut :

1. Menunjukkan kegiatan tertentu (action)

2. Kegiatan yang jelas (activities)

3. Adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain (different)

4. Terdapat suatu kepentingan tertentu (important)

5. Adanya kepentingan bersama (common interest)

6. Terdapat komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal two ways traffic

communication)

Kemudian Berdasarkan ciri khas kegiatan humas/PR tersebut, menurut

pakar humas internasional, Cutlip, Centre and Broom (2000:4) fungsi public

relations dapat dirumuskan, sebagai berikut :

1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama

(fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).

2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya

yang merupakan khalayak sasaran.

3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi, dan

tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya, atau

sebaliknya.

4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada

pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.

5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi,

publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi

tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.

Public relations dalam hal ini menunjuk pada batasan melakukan salah

satu fungsi manajemen, yaitu melakukan kegiatan komunikasi yang terencana,

terarah, dan berkelanjutan. Adapun tujuan utamanya adalah untuk untuk menjalin

dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan, dengan maksud agar

memperoleh keuntungan, understanding, simpati dan dukungan. Kedudukan dan

peran public relations atau humas adalah merupakan bagian dari top manajemen,

selain berperan pula sebagai liaison.

Public relations juga memiliki fungsi dan tujuan antara lain:

1. Penghubung /liaison

2. Memelihara citra perusahaan

3. Memantau, mengkaji dan tanggap terhadap sikap, persepsi serta pendapat

public

4. Menjalin hubungan dengan media, lembaga dan sebagainya

Humas dalam pekerjaannya menggunakan asas pelayanan, maka seluruh

aparat perusahaan bertindak sebagai public relations atau humas. Dan karena

perusahaanlah yang membutuhkan pelanggan, didalam melakukan pelayanan nya

menggunakan pendekatan human relations, dengan keterbukaan komunikasi

sebagai dasar pelayanannya, serta orientasi pelayanan adalah merupakan

kepentingan umum sehingga orientasi kerjanya berdasarkan fakta bukan imajinasi.

Adapun definisi kinerja public relations atau humas ialah mengemban fungsi

manajemen serta mencoba menciptakan komunikasi dua arah dengan saling

pengertian serta mau menerima dan kerjasama dengan publiknya di dalam

organisasi.

Sedangkan makna manajemen dalam batasan ini dapat diartikan, bahwa

public relations selalu memperhatikan masalah dan isu, untuk membantu

manajemen agar peka terhadap pendapat umum, melayani publik mengantisipasi

sikap yang kurang menguntungkan perusahaan serta memanfaatkan hasil

penelitian dan tehnik-tehnik komunikasi di dalam mencapai tujuan perusahaan.

Menurut Sr. Maria Assumpta Rumanti dalam bukunya yang berjudul

”Dasar-dasar Public Relations, Teori dan Praktek”, lingkup kerja public relations

atau humas tergantung kepada beberapa hal yaitu:

1. Kebutuhan dan kondisi keuangan suatu organisasi

2. Kliennya dan suasana opini yang hidup dalam lingkungan tertentu.

3. Bagaimana klien mengartikan masalah.

Oleh karena itu, lingkup kerja humas bervariasi, pada umumnya ada pada

level:

a. Pengambil keputusan penentu kebijakan. Dalam hal ini humas biasanya

bertindak sebagai konsultan.

b. Opinion leader group, membantu membuat suatu perencanaan jangaka

panjang untuk suatu kegiatan organisasi dan sebagainya.

Suatu inovasi dibutuhkan dalam menciptakan profil perusahaan yang unik,

yang pada akhirnya akan menciptakan citra perusahaan yang menguntungkan

(favourable image) dari pelanggannya.

Berdasarkan uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa public relations

adalah fungsi manajemen yang melakukan evaluasi terhadap sikap-sikap publik,

mengidentifikasi kebijakan dan prosedur seseorang/sebuah perusahaan terhadap

publiknya, menyusun rencana serta menjalankan program-program komunikasi

untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan publik.

C. Humas Sebagai Alat Manajemen

Menurut Rosady Ruslan dalam bukunya “Manajemen Public Relations

dan Media Komunikasi”, peranan umum PR dalam manajemen suatu organisasi

itu terlihat dengan adanya beberapa aktivitas pokok kehumasan yaitu :

1. Mengevaluasi sikap atau opini publik.

2. Mengidentifikasi kebijakan & prosedur perusahaan dengan kepentingan

publiknya.

3. Merencanakan & melaksanakan penggiatan aktivitas PR.

Dari peranan yang dilaksanakan tersebut, PR Officer akan melakukan

fungsi-fungsi manajemen perusahaan, secara garis besar aktivitas utamanya

berperan sebagai :

1. Communicator.

Kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak

langsung, melalui media cetak / elektronik dan lisan (spoken person) atau

tatap muka sebagainya. Disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan

sekaligus persuader.

2. Relationship.

Kemampuan peran PR membangun hubungan yang positif antara

lembaga yang diwakilinya dengan public internal dan eksternal. Juga berupaya

menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerja sama dan

toleransi antara kedua belah pihak tersebut.

3. Back up Management.

Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain,

seperti manajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia, dan

sebagainya untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan

pokok perusahaan.

4. Good Image Maker.

Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi,

reputasi, dan sekaligus menjadi tujan utama bagi aktivitas public relations

dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra atau nama baik

perusahaan dan produk yang diwakilinya.

D. Definisi Media Relations

Menurut Nurudin Muhammad Saefullah (2004 : 13) media relations adalah

usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan

atau informasi public relations dalam rangka menciptakan pengetahuan dan

pemahaman bagi khalayak dari organisasi perusahaan yang bersangkutan.

Hubungan media dan pers merupakan sebagai alat pendukung atau media

kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan

program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi public relations dengan

pihak publik.Rosady Ruslan (2003 : 146). Media merupakan bentuk jamak dari

medium. Dalam ilmu komunikasi media diartikan sebagai :

1. Saluran;

2. Sarana penghubung;

3. Alat-alat komunikasi.

Secara garis besar pengertian hubungan media pers adalah hubungan yang

baik dengan pihak media massa dibangun melalui suatu kejujuran, serta mau

membantu untuk pelayanan pemberian sumber berita atau informasinya yang

diperlukan dalam suasana saling menghormati dan adanya keterusterangan. Cutlip

& Center Prentice hall, New Jersey (1982:384).

Menurut Sr. Maria Assumpta Rumanti dalam bukunya yang berjudul

”Dasar-dasar Public Relations, Teori dan Praktek”, penggunaan media dalam

kegiatan PR mempunyai beberapa tujuan :

1. Membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk dan

jasa.

2. Menjalin komunikasi berkesinambungan.

3. Meningkatkan kepercayaan public.

4. Meningkatkan citra baik perusahaan.

E. Image / Citra

Menurut Ali (1986:1) citra merupakan tujuan pokok sebuah perusahaan.

Pengertian citra itu sendiri sebenarnya abstrak atau intangible, tetapi wujudnya

dapat dirasakan dari hasil penelitian, penerimaan, kesadaran dan pengertian, baik

semacam tanda respek atau hormat, dari publik sekelilingnya atau masyarakat luas

terhadap personalnya (dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam

pemberian pelayanan yang baik).

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya periklanan, citra perusahaan

(Corporate Image) adalah gagasan atau persepsi mental dari khalayak tertentu

atas suatu usaha perusahaan atau organisasi, yang didasarkan pada pengetahuan

dan pengalaman khalayak itu sendiri.

Citra perusahaan bisa bervariasi dan tidak sesuai dengan sesungguhnya,

bergantung pada sejauh mana khalayak itu berhubungan dengan (dan mengetahui

tentang) organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atas dasar itulah

perusahaan harus senantiasa berusaha menciptakan hubungan yang baik antara

pihaknya sendiri dan segenap unsur yang menjadi khalayak atau konsumennya

yakni mulai dari para pemegang saham perusahaan, pegawai distribusi, konsumen

dan lain-lain. Citra perusahaan tidak bisa direkayasa, namun citra dipersepsikan

secara salah bisa diluruskan melalui penyebaran informasi dan pembeberan fakta-

fakta yang relevan.

Menurut Rachmadi (1994:64) proses pembentukan citra atau image dapat

dilihat dalam Teori Image Building yaitu :

Teori Image Building

Model tersebut menggambarkan proses pembentukan citra melalui proses

penerimaan panca indra, filter perhatian (attention filter). Dari sini kemudian

menghasilkan pesan yang dapat dimengerti (perception message) yang berubah

menjadi persepsi dan akhirnya membentuk citra. Citra merupakan seperangkat

anggapan, kesan atau gambaran seseorang atau sekelompok orang mengenai

obyek yang bersangkutan.

PR

Original Message Stimulus Factor

Physical Receptor

Attention Filter Selective Perception

Perception Filter Selective Perception

Perception Image

F. Jenis dan Teknik Publisitas Dalam Media Relations

PR dan media adalah dua profesi yang tidak bisa dipisahkan. Informasi

tentang perusahaan mustahil dapat diketahui publik tanpa bantuan media.

Sebaliknya, media pun membutuhkan informasi sebagai bahan berita. Ada dua

unsur utama kegiatan PR berhasil mendapatkan publisitas yaitu : kreatifitas pesan

dan media. Pesan adalah semua bentuk informasi, pernyataan, penjelasan,

tanggapan, data tentang perusahaan yang penting untuk diketahui publik. Media

adalah semua bentuk sarana, saluran komunikasi, agar pesan dapat diterima public

sasaran pada waktu yang tepat.

Kreatifitas dalam merancang pesan dan memilih media merupakan senjata

ampuh agar berhasil menyasar public yang menjadi target kegiatan PR. Berbeda

dengan bagian pemasaran yang mengemas pesan secara komersialdalam bentuk

iklan produk, memilih dan membayar biaya pemuatan di media-media tertentu,

pean-pesan ala PR lebih bervariasi baik dari segi isi pesan maupun bentuk

medianya. Teknik publisitas PR tidak mengenal biaya pemuatan, karena media

mengkategorikannya sebagai berita. Tantangan bagi PR Officer adalah bagaimana

mempersiapkan pesan yang “ampuh” untuk merayu dan menggoda redaksi media,

sehingga pesannya dapat dimuat tanpa mengeluarkan biaya. Petugas PR

senantiasa haus akan publisitas bagi perusahaannya, sebaliknya pers

membutuhkan berita untuk medianya. Klop lah ketergantungan PR dengan media.

Sebuah kerjasama akan berkesinambungan jika pihak yang memberi dan pihak

yang menerima mendapatkan manfaat yang seimbang (Ima Hardiman, 2007 : 8).

Untuk memberikan alternatif pesan bagi media, ada beberapa macam

media yang dikembangkan oleh Public Relations Department The Sunan Hotel

Solo :

1. Media Cetak, termasuk di dalamnya adalah house journal, surat kabar,

majalah, dan sebagainya.

2. Broadcasting media, termasuk di dalamnya adalah radio dan televisi.

3. Special event.

4. Media luar ruang, termasuk di dalamnya baliho, spanduk, midi board, dll.

Menurut Frank Jefkins (1992), kerjasama dalam kegiatan proses publikasi

dengan media pers biasanya diwujudkan melalui dua cara :

1. Kontak secara formal pada event-event tertentu yang sengaja dirancang.

Kontak secara resmi ini direncanakan dan dilaksanakan oleh PR untuk

bekerjasama dengan pihak pers yang diundang secara resmi dalam event

tertentu dengan menetapkan tema dan tujuan yang hendak dicapai. Sebagai

contoh :

a. Press Conference / Konferensi Pers.

b. Press Tour / Wisata Press

c. Press Gathering / Jamuan Pers.

d. Press Briefing / Taklimat Pers.

e. Media Visit / Kunjungan Media

2. Kontak pers tidak resmi atau informal :

a. Press Statement / Keterangan Pers.

b. Interview Press / Wawancara Pers

c. Press Gathering Informal Personal to Personal Approach.

d. Press Release / Siaran Berita.

G. Fungsi Media Relations Bagi Public Relations dan Perusahaan

Seperti halnya yang dikemukakan Rosady Ruslan (2003), media

perusahaan yang biasa dipergunakan oleh Public Relations The Sunan Hotel Solo

untuk menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu

meningkatkan citra barunya memiliki fungsi sebagai berikut :

1. House Journal

Media Internal atau House Organ (In House Journal) dipergunakan

untuk keperluan publikasi atau sarana komunikasi yang ditujukan pada

kalangan terbatas / sendiri, seperti karyawan, relasi bisnis atau pelanggan.

Biasanya berbentuk : Newsletter, Company Profile, Majalah Dinding dan

sebagainya.

2. Printed Material

Barang cetakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaian

pesan-pesannya yang berbentuk : Brochure, Leaflet, Kop Surat, Kartu Nama,

Kartu Ucapan Selamat (Suplement), Kalender dan lain sebagainya.

3. Media Pertemuan (Event)

Media pertemuan secara langsung dengan para audiencenya melalui

tatap muka langsung (face to face) demi menyamakan persepsi dan pendapat

untuk menjalin saling pengertian, misalnya presentasi, diskusi panel, seminar,

pameran dan lain sebagainya.

4. Broadcasting Media dan Internet

Publikasi yang disiarkan melalui Stasiun TV atau siaran radio dan

computer serta internet (email) yang dimanfaatkan sebagai media publikasi

dan komunikasi PR yang menjangkau seluruh lapisan masyarakat karena

mempunyai daya tarik khusus sebagai media “pandang-dengar”.

5. Media Sarana PR

Yaitu termasuk media PR yang berkaitan dengan penampilan identitas

perusahaan (corporate identity) yang standar perusahaan dan kemasan produk

(corporate product colour image), penampilan dan citra lobby perusahaan

(front office lobby image), pakaian seragam (uniform) hingga model huruf atau

logo perusahaan (style of identity mark) yang sekaligus merupakan citra

penampilan perusahaan yang khas sebagai pembeda dengan competitor

lainnya. Model huruf atau logo perusahaan atau produk berbentuk signature

mark, monogram, allusive dan associate (terlampir).

6. Media Personal

Merupakan media PR yang berkaitan dengan kemampuan untuk

mengadakan pertemuan secara langsung (face to face contact) untuk maksud

mengadakan pendekatan personal (personal approach) atau melobi dan

kemudian meningkat untuk bernegosiasi sehingga kedua pihak yang terlibat

dalam perundingan akan mencapai kata sepakat, baik itu kesepakatan saling

menguntungkan (win-win solution) atau kesepakatan yang sebaiknya harus

ada yang mengalah (win-lost solution).

BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

J. Sejarah The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo yang dahulu bernama Quality Hotel Solo

merupakan hotel berbintang empat di Surakarta yang mulai dibangun sejak

tahun 1995 dan diresmikan pada 5 Januari 1998 (Quality Hotel Solo) oleh H.

Wisnu Suhardono, SE selaku pemilik PT. Graha Mulya Wirastama, suatu

badan usaha yang bergerak di bidang property terkemuka di Solo, dengan

beberapa holding company, diantaranya The Sunan Hotel Solo. Hotel ini

didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang

tua beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo.

Setelah sembilan tahun berkibar dengan nama Quality Hotel Solo, mulai

23 November 2007 lalu hotel berbintang empat ini resmi berubah nama menjadi

The Sunan Hotel Solo. Pergantian nama ini menandai berakhirnya penggunaan

nama Quality serta Franchise dari Choice Hotels International sejak tahun 1988

silam. Adapun alasan utama pergantian nama ini adalah terbentuknya kemandirian

manajerial dan unggulnya kemampuan sumber daya manusia (SDM) dari

karyawan hotel untuk mengelola sendiri serta tingginya popularitas hotel dan

tingkat hunian. Mengingat bahwa ini hanyalah berganti brand saja, sementara

jajaran manajemen mulai dari Direktur Utama hingga level bawah tidak ada

pergantian. Selain itu juga adanya kewajiban manajemen untuk menyerahkan 4,5

persen pendapatan kamar/bulan kepada pihak Choice Hotels International.

Perubahan branding ini juga diikuti dengan peningkatan kualitas layanan

serta pembaruan fasilitas yang ada, lay out hotel dan beberapa inovasi-inovasi

lainnya. Pada prinsipnya, The Sunan Hotel Solo tidak ingin sekedar ganti brand.

The Sunan Hotel Solo didesain untuk mempresentasikan sebuah kemewahan, cita

rasa berkelas, pengalaman dan inovasi produk hotel. Untuk ke depannya, The

Sunan Hotel Solo akan dikembangkan menjadi brand baru yang mewarnai

hospitality industri, dengan mengusung kesempurnaan konsep pemasaran yang

berbasis inovasi dan keunikan pada produk dan pelayanan.

Peningkatan target okupansi atau tingkat hunian hotel yang dulu hanya 70

% menjadi 75 % serta harapan untuk dapat memenuhi setiap ekspektasi pelanggan

yang datang dalam perjalanan bisnis maupun leisure (melancong) di Kota Solo

dengan layanan hospitality yang prima juga merupakan latar belakang pergantian

brand.

Adapun alasan pemberian nama The Sunan karena simple dan mudah

diingat. Nama tersebut memiliki filosofi bahwa hotel ini ingin menghadirkan

hunian mewah dengan pelayanan yang santun serta sentuhan citra adiluhung.

Logo The Sunan sendiri menyiratkan makna keagungan yang mengejawantahkan

megahnya mahkota kasunanan dalam kemegahan sebuah hotel dan

mempresentasikan kekokohan, kemapanan dan kestabilan. Bentuk mahkota

kasunanan yang menjulang tinggi pun telah diaplikasikan pada bentuk arsitektur

bangunan, sebagai identitas hotel kelas atas. Warna kuning keemasan pada logo,

secara psikologis dimaksudkan untuk menekankan keagungan hotel sekaligus

membangkitkan semangat dan pencerahan para tamu.

Mahkota serta logo tersebut dipresentasikan secara nyata pada saat

launching perubahan nama tanggal 23 November 2007 lalu dengan menampilkan

kuluk (mahkota raja Jawa) raksasa. Mahkota tersebut memiliki tinggi 162 cm,

dengan diameter bagian bawah 165 cm dan diameter bagian atas 110 cm. Dengan

kuluk ini, Museum Rekor Indonesia (MURI) menyatakan The Sunan Hotel Solo

sah menjadi pemrakarsa dan penyelenggara mahkota raja atau kuluk terbesar.

Keyakinan untuk dapat mencapai target yang diharapkan didasari dengan

optimisme dari seluruh jajaran manajemen The Sunan Hotel Solo, yang sejak

berdirinya tidak lagi berada dibawah manajemen Choice Hotels Indonesia.

Memang tidak dipungkiri, bahwa dengan label Quality bisa membawa hotel

dikenal tidak hanya di jajaran konsumen lokal, melainkan pada pengguna jasa

mancanegara. Akan tetapi hal tersebut tidak mengurangi rasa optimisme

manajemen. Terbukti setelah berganti nama, pada tahun 2008 ini okupansi atau

tingkat hunian hotel melampaui apa yang sudah ditargetkan, yang artinya bahwa

perubahan nama ini tidak membuat jumlah tamu menurun. (Seputar Rebranding

terlampir).

K. Gambaran Umum Choice Hotels Internationals

Choice Hotels International merupakan jaringan hotel internasional yang

berpusat di Amerika Serikat sebagai trademark. Di Indonesia, Choice hotels

Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotels International. Pada

Oktober 1990, Mr. Ron Muller dan Mrs. Karl Waelti para veteran yang telah 40

tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan perusahaan ini.

Kerjasama ini dilakukan dengan sistem licensing (izin operasi) atau

franchising (waralaba). Dalam sistem franchising hotel tersebut, maka akan

terdapat standar yang harus diikuti sesuai dengan model atau pola yang telah

ditetapkan oleh Choice Hotels Internasional terutama dalam standar servis

ataupun aspek promosinya. Dahulu, melalui jaringan Choice Hotels Internasional

diharapkan Quality Hotel Solo(The Sunan Hotel Solo) akan mendapatkan

keuntungan seperti supporting tamu, brand image dan sebagainya. Choice Hotels

Internasional bertindak sebagai operator dimana dalam kerjasamanya

menggunakan dua sistem kerjasama yaitu :

1. Under franchise

Hanya menggunakan franchise (merk) Quality. Pembayaran dari hotel

meliputi pembayaran royalty dan marketing fee, kepada hotel operator dalam

hal ini Choice hotels Indonesia.

Contoh hotel yang memakai sistem ini adalah Quality Hotel Solo (The

Sunan Hotel Solo), dimana secara manajemen Hotel Quality dikelola oleh PT

Graha Mulya Wirastama.

2. Under Management.

Hotel dikelola dan berada dibawah management Choice Hotels

Indonesia. Pembayaran meliputi royalty fee, marketing fee dan manajemen

fee.

Contoh hotel yang menggunakan system ini dalam jaringan choice

hotels Indonesia adalah Quality Hotel Jogjakarta.

Choice Hotels International mengklasifikasikan hotel dibawah

manajemennya ke dalam empat kelas, yaitu :

1. The Sleep Choice (hotel bintang dua)

2. The Comfort Choice (hotel bintang tiga)

3. The Quality Choice (hotel bintang empat)

4. The Clarion Choice (hotel bintang lima)

Di Indonesia sendiri, jaringan Choice Hotel International juga tersebar di

beberapa kota di seluruh Indonesia diantaranya, yaitu :

1. Clarion Hotel Jakarta

2. Quality Hotel Jakarta

3. Quality Suites Jakarta

4. Quality Hotel Aspac Jakarta

5. Quality Suites Sunda Kelapa, Jakarta

6. Clarion Suites Carita, Jakarta Barat

7. Quality Hotel Ujung Pandang

8. Clarion Resort batam

9. Quality Suite Medan, dll

C. Lokasi The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo terletak di sebelah barat kota Solo, yaitu tepatnya di

Jalan Ahmad Yani No. 40. Lokasi ini cukup strategis dan cukup mudah

dijangkau oleh wisatawan karena hanya berjarak 6 km dari Bandara

Internasional Adi Sumarmo dengan 15 menit perjalanan berkendara. Jarak dari

Stasiun Kereta Api Balapan hanya sekitar 4 km atau 6 menit perjalanan dengan

kendaraan bermotor.

Lokasi The Sunan Hotel Solo yang berada di tepi jalan raya semakin

memberikan nilai tambah bagi perkembangan dan kemajuan hotel. Dari segi

pemasaran Quality Hotel Solo terletak di jalan yang menghubungkan antara jalan

Slamet Riyadi dan jalan Adi Sucipto dimana disepanjang kedua jalan utama

tersebut terletak berbagai fasilitas perkantoran, pertokoan maupun tempat

olahraga sehingga memudahkan para tamu untuk tetap dapat melakukan berbagai

macam aktivitasnya selama berada di Solo.

Selain itu lokasi The Sunan Hotel Solo terletak cukup dekat dengan objek-

objek wisata di Surakarta dan sekitarnya. Diantaranya: Istana Mangkunegaran,

Keraton Kasunanan dan Pusat Batik “Pasar Klewer”, Candi Sukuh, Candi Cetho,

Pusat-pusat perbelanjaan seperti Solo Square, Solo Grandmall, pusat perbelanjaan

Macro, Pusat Grosir Solo dan Beteng Trade Centre. Selain itu juga, The Sunan

Hotel Solo terletak tidak jauh dari Kota Barat, Manahan, dan Purwosari yang

dikenal sebagai pusat jajan makanan dan minuman khas Solo (denah lokasi

terlampir).

D. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo menempati tanah seluas 22.603,14 m2 dengan luas

bangunan 16.145 m2, pembangunan hotel dilaksanakan oleh PT. Pembangunan

Perumahan, sementara manajemen konstruksi ditangani oleh PT. Paramaloka

Konsultan. Desain arsitektur hotel yang merupakan perpaduan tradisional Jawa

dan modern dirancang oleh arsitek, Jaya Kencana, ME dengan arsitektur

pelaksana PT. Talenta Indah.

Struktur bangunan Quality Hotel Solo adalah sebagai berikut :

a. Basement

1) Ruang perkantoran dan pengendalian.

2) Music Room.

3) Pusat Kebugaran (Fitness Centre & Sauna)

4) Florist

5) Royal Season Education Centre

6) Musholla Qolbun Salim

7) Clinic

8) Area parkir kendaraan.

9) Loker karyawan.

b. Ground Floor

1) Receptionist.

2) Lobby

3) Royal Espresso & Tea Lounge

4) Shopping Arcade

5) Swimming Pool

6) Ballroom dan Ruang Pertemuan

7) Salon dan Perawatan Kecantikan

8) Rice Crispy Business & Family Dinning

9) Business Center

c. Lantai I

1) Kamar-kamar penginapan para tamu.

2) Terrace atau Mezzanine Lounge (Embassy Wine Lounge & Shop

dan Airu Sushi Japanese Resto), dimana para tamu bisa bersantai

sambil menikmati alunan musik.

d. Lantai II, III, IV, V, VI

Di seluruh lantai ini terdapat kamar-kamar penginapan para tamu.

e. Halaman Depan

Halaman yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan pos

keamanan hotel.

E. Fasilitas-fasilitas The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo memiliki beberapa fasilitas yang ditawarkan, yaitu

sebagai berikut :

1. Kamar.

Kamar yang dimiliki The Sunan Hotel Solo berjumlah 127 kamar

dengan spesifikasi :

a. President Suite Room.

1) Hanya terdapat 1 kamar dan terletak di lantai 6.

2) Fasilitas ruang besar, 2 kamar tidur dengan kasur ukuran Twin bed dan

King size bed, 2 kamar mandi dengan perlengkapan mandi yang lebih

istimewa, 1 kamar mandi untuk di ruang tamu, dapur pribadi, ruang

makan, bar counter, dan 3 televisi.

b. Suite Rooms.

1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6.

2) Fasilitas single/double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar

standar, ruang keluarga, ruang makan, bar counter, televise dengan

layar lebih lebar yang terdapat di kamar tidur dan ruang keluarga.

c. Junior Suite Rooms.


2) Fasilitas single/double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar

standar ditambah dengan ruang keluarga lengkap dengan televisi dan

sofa.

d. Executive Business Rooms.


2) Fasilitas single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan

kamar standar ditambah dengan fasilitas khusus untuk para pebisnis.

e. Deluxe Rooms.

1) Sebanyak 102 kamar dan terletak dilantai 2 – 5.

2) Fasilitas single / double bed, televisi, kamar mandi dan perlengkapan

kamar standar.

· Fasilitas yang dimiliki tiap kamar :

1) Bathroom and Shower.

2) Hot and Cold Water.

3) IDD Telephone.

4) Central Air Conditioning with individual control.

5) Remote Control TV ( Satellite & in-house Movie).

6) Radio / Piped Music.

7) Well-Stoked mini Bar and Refrigerator.

8) Socket for Shavers.

9) Guest Amenities.

10) Directory of Service.

11) Hair Dryer.

12) Water Boiler.

· Sedangkan fasilitas yang didapatkan para tamu : Welcome drink, koran,

buah-buahan segar di kamar, sarapan untuk 2 orang, transportasi dari dan

ke bandara/stasiun KA, in room check out, bebas menggunakan fasilitas

olahraga (fitness & renang), bebas masuk Music Room, layanan laundry

dan layanan room service 24 jam.

2. Ruang Banquet dan Fasilitas Konferensi (Meeting Room).

The Sunan Hotel Solo memiliki 9 (sembilan) ruang konferensi dengan

berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara MICE (Meeting,

Incentive, Conference, dan Exhibition) maupun acara-acara lainnya. Ruang

tersebut antara lain sebagai berikut :

a. Ballroom I :

Ruangan ini menempati area seluas 288 m2 dengan ukuran 12 x 24

m2 dan kapasitas yang dimiliki :

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 250 kursi.

2) Untuk Theater Style berkapasitas 250 kursi.

3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi.

4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi.

5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 70 kursi.

b. Ballroom II :

Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Ballroom I.

c. Ballroom III :








d. Soemaryo Grand Ballroom :








e. Kono Meeting Room :

Ruangan ini menempati area seluas 64.8 m2 dengan ukuran 5,4 x 12







f. Executive Meeting Room :

Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 17,8







g. Nurhadi Private Dining Room :

Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m2

dan kapasitas yang dimiliki :






h. Triwindu Meeting Room I :

Ruangan ini menempati area seluas 82,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5







i. Triwindu Meeting Room II :

Ruangan ini menempati area seluas 85,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5







3. Restaurant dan Bar.

a. Rice Crispy Bussines and Family Dining.

Terletak di antara lobby dan kolam renang, dibuka untuk umum

mulai pukul 06.00 – 24.00 WIB. Berkapasitas 120 kursi yang di dekorasi

khusus dan di iringi alunan live music. Menyediakan macam-macam menu

dari Indonesian Food, Western Food & Chinese Food.

b. Airu Sushi Japanese Resto.

Terletak di lantai 1 / Mezzanine floor, dibuka untuk umum mulai

pukul 11.00 – 14.00 WIB dan 18.00 – 22.00 WIB. Menu masakan khas

Jepang dengan standart pelayanan internasional.

c. Royal Espresso & Tea Lounge.

Terletak di lobby bagian depan. Menyajikan aneka kopi pilihan

istimewa dengan atmosfir kehangatan. Dibuka untuk umum mulai pukul

10.00 – 23.00 WIB dengan kapasitas 20 kursi.

d. Pool Bar.

Terletak di samping kolam renang. Menyajikan menyajikan

makanan dan minuman ringan. Dibuka untuk umum mulai pukul 07.00 –

22.00 WIB dengan kapasitas 30 kursi.

e. Embassy Wine Lounge & Shop.

Terletak di lantai 1 / Mezzanine floor. Menyajikan minuman anggur/

wine pilihan dengan cita rasa internasional.

f. Music Room.

Terletak di basement. Menyajikan hiburan malam live musik dengan

full band.

4. Fasilitas Olahraga dan lainnya.

a. Out Heated Semi Olympic Pool.

Terletak diserambi belakang hotel. Tersedia juga kolam ukuran baby

pool dan medium pool untuk balita dan anak-anak. Dibuka untuk umum

dengan waktu operasional 06.00 – 21.00 WIB.

b. Fitness Center dan Spa Gallery.

Terletak berdekatan dengan Music Room dilengkai dengan sauna,

namun managementnya terpisah dengan management The Sunan Hotel

Solo. Selain sebagai fasilitas untuk tamu juga dibuka untuk umum.

c. Fasilitas pendukung Lain :

1) Business Centre.

2) Shoping Arcade.

3) Drug Store

4) Hot Spots.

5) Klinik.

6) Salon & Hair Beauty Treatment.

7) 24 Hours Security

F. Visi, Misi, Falsafah dan Motto The Sunan Hotel Solo

1. Visi

Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan

Food & Beverage di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan,

peningkatan penjualan, kesejahteraan karyawan dan profitabilitas melalui

karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.

2. Misi

a. Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan

menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik.

b. Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan

saling menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha.

c. Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang

terbaik dan kualitas produk yang terbaik kepada semua tamu tanpa

kompromi.

d. Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerjasama yang baik

antara sesama karyawan demi kebaikan semua.

3. Falsafah

Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.

4. Motto

Feel The Sunan Experience!

G. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo

Sebagaimana perusahaan pada umumnya, hotel juga melakukan

pembagian kerja dengan rincian tugas pekerjaan yang dibebankan kepada setiap

individu. Hal ini bertujuan agar tiap-tiap individu bertanggung jawab untuk

melaksanakan tugas kewajibannya tersebut sebaik mungkin. Semua departemen

yang ada di The Sunan Hotel Solo berada dibawah kepemimpinan General

Manager dan tiap-tiap departemen yang ada dipimpin oleh seorang Department

Head dengan beberapa orang staf seperti yang tercemin pada struktur organisasi

hotel yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola hubungan

diantara fungsi, kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab berbeda dalam

suatu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.(Struktur Organisasi The

Sunan Hotel Solo Terlampir).

H. Job Description

PT. Graha Mulya Wirastama yang terletak di Jl. KH. Ahmad Dahlan No.

32 Solo merupakan Direksi (Boards of Director) sekaligus pemilik dari The Sunan

Hotel Solo. Dewan direksi pusat membawahi General Manager (GM) serta

department-department yang ada di The Sunan Hotel Solo. Adapun job

description masing-masing department adalah sebagai berikut :

1. EXECUTIVE OFFICE

Berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh General Manager (GM) dengan

tugas yaitu bertanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan

serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.

2. ACCOUNTING DEPARTMENT

Berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Accounting Manager dengan

tugas yaitu mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel, menganalisa

serta menyusun laporan keuangan perusahaan sesuai dengan standar akuntasi

yang berlaku.

3. HUMAN RESOURCES DEPARTMENT / HRD

Berjumlah 2 orang yang dipimpin oleh Human Resources Manager

dengan tugas :

a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga

karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam

bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu.

b. Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional keamanan

untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel.

c. Menjalin hubungan baik dengan HRD hotel-hotel berbintang,

internasional, café/ restaurant dan perusahaan-perusahaan besar terkait.

d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti sosial dan keagamaan baik

untuk internal The Sunan Hotel Solomaupun eksternal lingkungan sekitar.

4. MARKETING DEPARTMENT

Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Marketing Manager dengan

tugas :

a. Membuat rencana promosi / penjualan.

b. Mengarahkan operasi sales dan marketing.

c. Mengkoordinasikan aktivitas sales & marketing dengan department lain.

5. ENGINEERING DEPARTMENT

Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Engineering dengan tugas

bertanggung jawab atas perencanaan, pengarahan, pengawasan, koordinasi

staff bawahannya dan bertanggung jawab atas penyiapan dan penerapan

sistem pencegahan bahaya, pemeliharaan dan pengembangan metode teknik

kerja.

6. FRONT OFFICE DEPARTMENT

Berjumlah 19 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager dengan

tugas :

a. Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi, dan

mengkoordinasikan seluruh aktivitas front office dan menjamin kepuasaan

tamu atas pelayanan di front office.

b. Melaksanakan pengelolaan front office dan berpedoman pada standart

operating procedure dan kebijakan yang ditetapkan manajemen.

7. PUBLIC RELATION DEPARTMENT

Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh seorang Public Relations

Manager dan dibantu oleh seorang asisten. Selain seorang asisten public

relations, dalam menjalankan tugasnya, public relations manager juga

membawahi art design beserta stafnya yang berjumlah 3 orang.

Secara rinci tugas seorang Public Relations Manager adalah sebagai

berikut :

a. Melakukan PR ke masyarakat internal dan eksternal hotel.

b. Membangun citra positif hotel di masyarakat luas.

Sedangkan untuk Asstistant Public Relation Manager bertugas :

a. Membantu pelaksanaan operasional kegiatan Public Relation Manager.

b. Bertanggungjawab atas realisasi rencana Public Relation Manager.

8. FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT

Berjumlah 22 orang yang dipimpin oleh Food & Beverage Manager

dengan tugas :

a. Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan serta mengontrol kegiatan

operasional di seluruh outlet F&B.

b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan administrasi di seluruh outlet

F&B.

9. FOOD AND BEVERAGE PRODUCT

Berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh Executive Chef dengan tugas :

a. Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan yang

berpedoman kepada peraturan hotel yang berlaku, melaksanakan penataan

dan pembinaan di bidang administrasi bagian pengolahan makanan.

b. Bertanggung jawab atas pengendalian biaya produksi makanan.

10. HOUSEKEEPING DEPARTMENT

Berjumlah 29 orang yang dipimpin oleh Executive Housekeeping

dengan tugas :

a. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian operasional administrasi

housekeeping berdasarkan kebijaksanaan manajemen.

b. Melaksanakan kerjasama dengan staff bawahannya untuk menjamin

kelancaran tugas-tugas secara menyeluruh.

11. LAUNDRY DEPARTMENT

Berjumlah 7 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor dengan

tugas bertanggung jawab atas kelancaraan kegiatan operasional laundry dan

perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi serta

administrasi bagian laundry.

12. SECURITY DEPARTMENT

Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Security dengan tugas

menjaga keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan

hotel.

H. Pembagian Waktu Kerja

The Sunan Hotel Solo memiliki 156 orang karyawan dengan pembagian

waktu kerja sebagai berikut :

1. Marketing dan Accounting

Senin – Kamis Pukul : 08.00 – 12.00

13.00 – 17.00

Jumat Pukul : 08.00 – 11.30

13.00 – 17.00

Sabtu – Minggu Libur

2. Executive Office, HRD & Public Relations

Senin – Kamis Pukul : 08.00 – 12.00

13.00 – 17.00

Jumat Pukul : 08.00 – 11.30

13.00 – 17.00

Sabtu – Minggu Libur

3. Front Office, Engineering, F&B Service, F&B Product, Housekeeping,

Laundry & Security

Shift I : Senin – Kamis Pukul : 07.00 – 12.00

13.00 – 15.00

Jumat Pukul : 07.00 – 11.30

13.00 – 15.00

Shift II : Senin – Minggu Pukul : 15.00 – 22.00

BAB IV

PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM)

A. Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo

Proses pencapaian tujuan suatu hotel agar dapat terpenuhi, maka

dukungan dari publiknya, baik internal maupun eksternal sangat penting.

Untuk memperoleh dukungan ini tidaklah mudah. Karena dukungan publik

itu sangat tergantung dari citra atau kesan hotel. Tidak adanya ruang

komunikasi antara pihak manajemen dengan publiknya menyebabkan

munculnya ketidakpercayaan publik luar dengan hotel tersebut. Dukungan

dari publik sebagai sasaran perusahaan memang sangat berarti bagi

kelangsungan perusahaan sehingga bagi hotel, tamu adalah aset utama

untuk pertumbuhan usahanya. Menyadari pentingnya hal tersebut maka

dalam manajemen hotel diperlukan sebuah divisi atau departement yang

khusus menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan publik, baik secara

internal maupun eksternal perusahaan terutama yang berkaitan dengan

pembentukan hubungan serta tehnik-tehnik berkomunikasi guna

memperoleh dukungan yang diharapkan tersebut. Maka disinilah fungsi

serta peran media relations dalam menunjang tujuan perusahaan akan

dipergunakan dalam melaksanakan semua kegiatan itu.

Secara umum penggunaan media dalam kegiatan public relations The

Sunan Hotel Solo mempunyai beberapa tujuan :

1. Membantu mempromosikan pemasaran produk dan meningkatkan pemasaran

produk dan jasa.

2. Menjalin komunikasi berkesinambungan.

3. Meningkatkan kepercayaan publik terhadap citra baru The Sunan Hotel Solo.

4. Meningkatkan citra baik The Sunan Hotel Solo

Peran media massa sangat strategis dimana tujuan pokoknya adalah

menciptakan pemahamam, bukan hanya menyebarkan informasi atau pesan demi

citra indah saja di depan khalayak. Hubungan press ini adalah upaya untuk

mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum untuk menciptakan

pengetahuan dan pemahamam bagi khalayak yang dilakukan oleh organisasi atau

perusahaan. Dengan memahami prinsip hubungan press ini, dari sisi kehumasan

akan berdampak sangat positif, karena mereka yang mampu menguasai informasi

dan media massa akan menjadi pemenang dalam setiap persaingan.

Adapun media yang dipilih untuk mengkomunikasikan program dari The

Sunan Hotel Solo dilaksanakan melalui beberapa jenis media yaitu: media cetak,

media elektronik (broadcasting media), media luar ruang dan special event yang

meliputi :

1. Media Cetak

Media Cetak menjadi pilihan pertama The Sunan Hotel Solo untuk

mengkomunikasikan program–program dan pergantian brand dari Quality

Hotel Solo menjadi The Sunan Hotel Solo. Alasan bahwa media cetak dalam

hal ini surat kabar menjadi media primer karena surat kabar mampu

menjangkau publik lokal, nasional maupun regional. Hal ini tentu diperlukan

untuk membantu menciptakan image baru serta meningkatkan brand

awareness The Sunan Hotel Solo. Mengingat segmentasi pasar utama dari

pelanggan atau tamu hotel adalah pasar lokal (eks Karesidenan Surakarta)

sebesar 65 % kemudian pasar nasional 30 % terdiri dari tamu dari Semarang,

Jakarta, Surabaya, Bandung, dan lain lain, sisanya sebesar 5 % merupakan

market tamu overseas yang terdiri dari tamu Singapura, Jepang, Amerika dan

lain lain. Sebagai media primer dipilih Harian Umum Solopos untuk

membantu mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo.

Selanjutnya Harian Kompas, Suara Merdeka, Jawa Pos, Radar Solo,

Joglosemar, Seputar Indonesia, Bisnis Indonesia, Koran Tempo dan Suara

Pembaruan yang menjadi media pendukung.

Materi yang ditayangkan di koran adalah press release, iklan display,

advertorial, artikel tandingan dan artikel yang bersifat untuk membentuk opini

publik. Dengan komposisi 70 % publisitas dan 30 % iklan maka tampilan

media The Sunan Hotel Solo lebih didominasi oleh press release, statement

pejabat public relations dan eksekutif hotel serta liputan acara–acara yang

berlangsung di hotel. Data kegiatan iklan dan publisitas di media cetak dibuat

secara berkala setiap bulannya, berikut perbandingannya dengan data hotel

kompetitor di kota Solo yang dapat diketahui dari kliping berita setiap harinya.

Kliping disini adalah sebagai alat sekaligus bahan evaluasi.

Dalam menjalankan promo untuk media cetak selain koran maka

digunakan majalah sebagai media cetak pendukung, yang dikhususkan untuk

pilihan menggunakan majalah sebagai media untuk mengkomunikasikan

pergantian brand serta program baru hotel. Hal ini dimaksudkan untuk

memperkuat citra baru hotel di benak publik. Adapun majalah yang dipilih

adalah majalah yang terkait dengan life style atau majalah bisnis. Majalah

yang selama ini sudah melakukan kerjasama dengan The Sunan Hotel Solo

adalah Griya Asri Magazine, Venue Magazine, Jakarta Java Kini, Trust,

Saudagar, Tempo dan lain-lain. Promo media dilakukan dengan cara

menempatkan iklan dan advertorial produk serta pergantian brand hotel

menyesuaikan dengan karakteristik majalah tersebut. Misalnya untuk Venue

Magazine yang merupakan majalah MICE, dapat dijadikan sarana untuk

memperkenalkan serta memasarkan fasilitas MICE The Sunan Hotel Solo

(terlampir).

2. Media Luar Ruang

Media luar ruang atau lebih dikenal dengan outdoor media menjadi

pilihan kedua setelah penggunaan media cetak. Alasan dari penggunaan media

luar ruang ini adalah segmentasi The Suanan Hotel Solo yang lebih didominasi

oleh market local, disamping penyelenggaraan event atau acara–acaranya yang

dtargetkan untuk masyarakat Surakarta. Media luar ruang yang sering

digunakan adalah : baliho , banner , neon sign , midi board. Strategi khusus

yang dirancang untuk media luar ruang ini adalah pilihan pemasangan media

yang hanya berada di lokasi-lokasi strategis di Solo dan khusus untuk

penyelenggaraan acara musik, The Sunan bekerjasama dengan sponsor untuk

menekan biaya produksi bagi promosi media luar ruang yang tinggi.

Spanduk atau banner dimaksudkan untuk memberikan informasi

mengenai paket kamar biasanya ditempatkan di lokasi sumber tamu seperti

bandara, stasiun kereta api dan terminal bis. Sedangkan baliho dimanfaatkan

untuk memberikan informasi mengenai acara di Music Room dan acara musik

yang berlangsung di The Sunan. Sebagai penunjuk arah ke The Sunan Hotel

Solo, digunakan midi board yang berisi nama, alamat dan logo hotel. Midi

board The Sunan berjumlah 6 buah terletak di lokasi Kartasura dekat bandara,

Jl. Ir. Sutami Kentingan, Depan Terminal Tirtonadi, depan Stasiun Balapan,

Patung Wisnu Kerten dan Jl. Slamet Riyadi. 1 buah tower sign yang

mengambil lokasi di depan The Sunan Hotel Solo. Tower sign tersebut

berisikan semua outlet yang ada di The Sunan Hotel Solo.

3. Broadcasting Media

Penggunaan media elektronik (broadcasting media) juga dimanfaatkan

untuk menanamkan brand baru The Sunan Hotel Solo beserta program-

programnya yang inovatif., Promo media elektronik ini dioptimalkan melalui

dua media yaitu radio dan televisi. Untuk radio The Sunan Hotel Solo

menggunakan pilihan media radio Prambors FM, Solopos FM, Solo Radio,

Metta FM, PTPN FM, Karavan FM, dan radio local Solo lainnya. Materi spot

berupa program acara yang dilaksanakan The Sunan Hotel digunakan sebagai

media komunikasi dengan audiencenya. Selain spot radio The Sunan Hotel

juga menggunakan program interview dan talkshow dimana pejabat hotel

tampil sebagai narasumbernya (terlampir).

Untuk media televisi, The Sunan bekerja sama dengan Terang Abadi

Televisi (TA TV) dalam melaksanakan promo berkala, dengan talkshow

sebagai sarana launching pergantian brand dan program-progam hotel

selanjutnya. Khusus media televisi, untuk menekan biaya promosi yang begitu

besar maka pihak The Sunan Hotel berupaya untuk menjadi sponsorship

program acara televisi melalui fasilitas akomodasi atau venue. Kontrapretasi

yang didapat oleh pihak The Sunan Hotel adalah pihak televisi tersebut akan

menampilkan running teks atau iklan berjalan yang berisi lokasi hotel pada

tayangannya, dan mencantumkan credit title pada akhir acara yang berisikan

logo beserta alamat hotel.

4. Penyelenggaraan Special Event

Mengacu pada positioning hotel sebagai hotel entertainment, maka

keseluruhan penyelenggaraan special event di The Sunan Hotel Solo lebih

diprioritaskan pada event yang mampu mempertajam positioning hotel

tersebut. Manajemen telah menyusun standarisasi penyelenggaraan event

dimana ada persyaratan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaran event

yaitu acara yang diadakan harus bisa mendapatkan efek publisitas maksimal

seperti konser musik dengan bintang tamu artis nasional, atau acara tersebut

harus unik dan belum pernah terselenggara di kota Solo.

Selain mengelola event sendiri The Sunan Hotel Solo juga sering

mengadakan kerjasama dengan pihak event organizer. Akan tetapi dalam

pelaksanaannya pihak EO harus mengadakan koordinasi terus menerus dengan

pihak hotel, karena standar pelaksanaan dan konsep event harus menyesuaikan

dengan aturan yang telah ditetapkan oleh The Sunan Hotel terutama event–

event yang terselenggara di Music Room. Konsistensi atau rutinitas event juga

tetap dijaga oleh pihak manajemen dimana minimal tiga bulan sekali harus

menyelenggarakan event yang mendatangkan artis nasional. Kegiatan sosial

dan keagamaan di The Sunan Hotel seperti donor darah, pengajian Qolbun

Salim rutin setiap Jumat legi, Natal bersama, dan lain-lain, dimaksudkan untuk

mendekatkan The Sunan Hotel kepada masyarakat Solo (terlampir).

Dalam membangun corporate image The Sunan Hotel Solo yang baru ini,

hotel Public Relations juga memanfaatkan dan melaksanakan Courtesy Call untuk

kegiatan media visit atau kunjungan media. Kunjungan ini dilakukan pada media

terseleksi baik media lokal ataupun nasional. Manfaat dari kunjungan ini adalah

untuk membangun hubungan baik antara perusahaan sehingga menimbulkan

pemahamam terhadap perusahaan. Adakalanya media visit ini tidak hanya

dilakukan oleh pejabat public relations saja melainkan dengan mengajak seluruh

departement head dalam kunjungan media.

Selain itu, The Sunan Hotel Solo memberlakukan media rate atau harga

kamar khusus untuk kalangan media yang sedang membutuhkan akomodasi hotel.

Harga khusus tersebut sangat efektif untuk mendekatkan kalangan jurnalis dengan

The Sunan Hotel sehingga dengan adanya harga khusus tersebut proses interaksi

dengan kalangan media menjadi lebih intens .

Dalam penggelolaan opini publik, The Sunan Hotel Solo lebih

memprioritaskan media cetak dalam menyampaikan pesan–pesan perusahaan.

Iklan yang ditayangkan oleh The Sunan Hotel tidak terbatas pada iklan yang

bertujuan untuk penjualan saja, melainkan juga iklan yang mampu menunjukkan

tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat, atau iklan yang menunjukkan

kepedulian sosial.

Pendekatan melalui lobby sering dilakukan The Sunan Hotel kepada

pemerintah, komunitas sekitar hotel dan media. Lobby tersebut dilakukan demi

terciptanya pemahamam dengan pihak lain sehingga The Sunan Hotel akan

mendapatkan dukungan dan simpati publik. Dalam melakukan kegiatan lobbying

diperlukan figur public relations yang memiliki kredibilitas agar dapat

menjalankan fungsinya secara baik.

Press tour juga dilakukan untuk menopang media relations The Sunan

Hotel, kunjungan press tersebut bertujuan untuk mengajak kalangan wartawan

berkunjung langsung ke lokasi hotel. Misalnya pada saat Music Room selesai

direnovasi dengan konsep baru atau pada waktu Soemaryo Grandballroom

diperluas. Hal ini selain dimaksudkan untuk memberikan informasi produk hotel

juga merupakan ajang promosi hotel (terlampir).

Mengundang insan media secara rutin dalam suatu acara khusus dengan

acara makan malam dan hiburan atau lebih dikenal dengan gathering press juga

dilakukan The Sunan Hotel Solo. Biasanya acara tersebut sekaligus dimanfaatkan

bagi public relations untuk menyerap informasi yang beredar di masyarakat

maupun persepsi wartawan sendiri terhadap The Sunan Hotel Solo. Kegiatan ini

sangat efektif dalam mempererat hubungan dengan media massa.

Di dalam upaya melakukan promosi, pelayanan dan produksi, The Sunan

Hotel Solo menerapkan manajemen pelayanan pelanggan, yaitu manajemen yang

berorientasi kepada pemberian pelayanan prima, pelayanan yang berkualitas

tinggi kepada tamu, atau pelanggan. Customer appreciating asset adalah kekayaan

atau harta perusahaan yang nilainya terus bertambah sesuai dengan perjalanan

waktu yang disebabkan karena bertambahnya simpati, dukungan yang pada

akhirnya akan menimbulkan loyalitas. Sentuhan keramahtamahan mampu dijiwai

oleh karyawan dan mempengaruhi output layanan yang berciri khas The Sunan

Hotel Solo. Metode pendekatan kepada tamu secara lebih personalized menjadi

nilai lebih dalam mengikat sisi emosional para pelanggan The sunan Hotel Solo.

Suasana kekeluargaan yang kuat juga ditanamkan pada diri setiap karyawan

dalam memberikan pelayanan kepada para tamu agar tamu merasa betah dan

nyaman untuk tinggal di hotel.

B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media

Pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) pada The Sunan Hotel Solo

ditempuh kurang lebih selama tiga bulan, terhitung mulai tanggal 24 Januari 2008

sampai dengan 30 April 2008 dengan jam kerja pukul 8.00 wib sampai 17.00 wib.

Selama proses KKM, penulis banyak mendapat bantuan dari Ibu Retno Wulandari

selaku supervisor (Public Relation Manager) dalam melaksanakan tugas-tugas,

diantaranya menjalin hubungan komunikasi secara dua arah / timbal balik (two

way communication) baik dengan public internal maupun dengan public eksternal.

1. Tugas – tugas yang Telah Dilakukan

Pada awal pelaksanaan KKM, penulis dibekali pengetahuan dan

pengenalan tentang The Sunan Hotel Solo dan lingkungan kerja sekitar

perusahaan. Selanjutnya supervisor memberikan penjelasan tugas-tugas yang

akan diberikan kepada penulis. Selain itu penulis juga diberi pengarahan

bersama peserta KKM yang lainnya melalui Short Training. Dalam Short

Training tersebut para peserta KKM diberi pengarahan dan penjelasan oleh

pembimbing lapangan KKM tentang tugas-tugas yang akan diberikan kepada

peserta pada setiap department. Adapun tugas-tugas yang diberikan kepada

penulis antara lain :

a. Memberikan berbagai informasi termasuk menginformasikan semua event

yang diadakan di The Sunan Hotel Solo, baik kepada seluruh associate

maupun public eksternal, seperti adanya event regular Musro, paket-paket

yang ditawarkan hotel, fasilitas hotel dan event berskala Nasional yang

diadakan rutin setiap tiga bulan sekali beserta kegiatan donor darah dan

pengajian Jum’at Legi. Untuk internal hotel, informasi diberitahukan

melalui notice board. Sedangkan untuk eksternal hotel, melalui newsletter,

in house promo, website, press release dan media cetak, media luar ruang,

media broadcasting maupun media televisi.

b. Menangani project officer Media Visit to Jakarta. Mulai dari membuat

janji bertemu dengan perwakilan perusahaan yang akan dikunjungi,

mengirimkan confirmation letter sebagai permohonan kunjungan secara

resmi via fax, menyusun jadwal kunjungan, mengupdate data-data yang

diperlukan selama media visit berjalan, dan membuat laporan dari hasil

media visit tersebut untuk selanjutnya difollow up sehingga terjalin

kesepahaman mengenai kontrak kerjasama kerja dengan perusahaan yang

sudah dikunjungi. (Terlampir)

c. Melakukan kerjasama dan membina hubungan baik dengan sesama

perhotelan, relasi perusahaan, pemerintahan, customer dan media massa,

seperti : menangani kegiatan sponsorship dengan IHS, memaintain

hubungan baik dengan wartawan, menangani kerjasama merchant dengan

Bank Mega, Danamon, Mandiri, dll.

d. Melakukan rekapitulasi publikasi dan media promosi. Diawali dengan

mengkliping berita-berita dari Koran (Solopos, Radar Solo/Jawapos,

Kompas, Seputar Indonesia, Joglosemar, Suara Merdeka, Bisnis Indonesia,

Koran Tempo, Suara Pembaruan dan Wawasan) mengenai The Sunan

Hotel Solo beserta hotel kompetitornya di kota Solo. Selanjutnya setiap

bulan sekali dibuat Grafik Advertisement (terlampir), dimana dari situ

manajemen dapat mengetahui publikasi hotel. Dari kliping ini manajemen

juga dapat menjadikannya bahan evaluasi dan untuk mengetahui cara

kerja, trend pemberitaan, serta politik ekonomi media, dll. Merekapitulasi

belanja iklan di media seperti : Lensa Bisnis, Island Ad. (Solopos),

Advertorial hotel di Majalah-majalah yang melaksanakan kerja sama

dengan manajemen (Jakarta Java Kini, Griya Asri Magazine, Venue

Magazine) dan iklan Jacket Cover (Majalah Tempo).

e. Menangani management kantor Public Relations, antara lain :

1) Handling telepon masuk.

2) Mengetik laporan yang diperlukan, memasukkan data ke dalam system

computer dan mengcopy data-data yang penting.

3) Follow up proposal masuk dan kontrak kerjasama via email dan fax.

4) Membuat data inventory.

5) Menempatkan dan memasukkan surat-surat penting ke dalam file,

seperti : memfilekan newsletter yang sudah invalid, BEO (Banquet

Event Order, Promotion Plan, Press release yang sudah dikirimkan via

fax, kontrak kerjasama media dan merchant, proposal-proposal, dll.

Selama KKM berlangsung, penulis juga terlibat dalam acara-acara atau

kegiatan yang diselenggarakan The Sunan Hotel Solo maupun Public

Relations Department, seperti :

b. Mengikuti event Gala Dinner Imlek 2559 di Rice Crispy Business &

Family Dining. (Terlampir)

c. Launching Ice Blend di Royal Espresso & Tea Lounge.

d. Talkshow Anniversary Kartini Days di Metta FM, Solo.

2. Kesulitan atau Kendala Yang Dihadapi

Dalam setiap kegiatan tentu ada kesulitan atau kendala yang dihadapi,

begitu juga yang dialami penulis. Dalam mengerjakan atau melaksanakan

tugas-tugas yang diberikan kepada penulis selama Kuliah Kerja Media

(KKM), penulis banyak mendapatkan kendala atau kesulitan, diantaranya :

a. Kurangnya kepercayaan diri / optimisme dalam berkomunikasi dengan

partner kerja hotel yang belum dikenal sebelumnya, yang akhirnya tak

dapat menguasai materi kerja secara mendalam.

b. Kurang konsentrasi dengan satu pekerjaan karena pembagian tugas yang

tidak pasti, sehingga mengurangi keefisiensian waktu dan menyebabkan

penulis sering lupa dengan apa yang sudah dikerjakan.

c. Harus menyesuaikan ritme kerja yang cepat dan dinamis serta

keprofesionalan dalam dunia kerja.

3. Cara Yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan

Dalam menghadapi kesulitan atau kendala selama KKM , penulis

melakukan banyak hal untuk mengatasi kesulitan-kesulitan tersebut,

diantaranya :

a. Dalam menghadapi kesulitan penulis banyak bertanya, memohon

bimbingan dan penjelasan kepada supervisor mengenai kendala yang

sedang dihadapi, berkaitan dengan tugas-tugas yang diberikan.

b. Mencatat setiap hal yang penting, apa saja yang sudah dikerjakan dan yang

akan dikerjakan.

c. Mengupgrade kompetensi diri yang kurang dan banyak membaca bacaan

(Koran, Majalah, Buku Kehumasan, dll) yang menunjang berjalannya

proses Kuliah Kerja Media (KKM).

d. Mengevaluasi hasil kerja dengan supervisor selama seminggu sekali.

e. Banyak mempelajari Public Speaking sehingga dapat menghadapi orang

dengan karakter yang berbeda-beda dan dapat berinteraksi dengan baik

dan benar.

f. Belajar untuk komitmen, disiplin dan bertanggung jawab terhadap

pekerjaan yang akan dikerjakan serta menganalisa dengan kritis dan teliti.

4. Kemajuan Yang Telah Dicapai

Selama kurang lebih tiga bulan melaksanakan Kuliah Kerja Media

(KKM) di The Sunan Hotel Solo, penulis banyak sekali memperoleh

kemajuan-kemajuan dan pengalaman-pengalaman dalam dunia kerja yang

sangat berharga bagi penulis, diantaranya :

a. Mengetahui kinerja karyawan dalam sebuah perusahaan dan proses

bekerjasama dengan perusahaan lain dalam mencapai tujuan tertentu.

b. Pembentukan karakter dalam mempersiapkan diri menghadapi dunia kerja

yang nyata dan professional

c. Lebih mengerti bagaimana cara beretika dalam berkomunikasi dan

bersoosialisasi dengan media dan public eksternal maupun internal.

d. Mengetahui management kantor dan merancang sebuah event.

e. Mengetahui penulisan press release yang komunikatif dan mempunyai

news-values, sehingga dapat tayang di media massa.

f. Mengetahui aktivitas hotel Public Relations secara nyata, baik dalam hal

Customer Relations, Community Relations, Government Relations,

maupun Media Relations.

Kemajuan yang penulis peroleh selama melaksanakan KKM

merupakan modal dan bekal untuk dapat terjun ke dunia kerja secara nyata.

Penulis merasa sangat senang karena dapat mempraktekkan teori-teori Public

Relations yang selama ini penulis peroleh di bangku perkuliahan. Dengan

adanya KKM ini, penulis banyak mendapatkan ilmu serta wawasan yang akan

sangat bermanfaat bagi penulis di masa depan.

BAB V

PENUTUP

C. Kesimpulan

1. Media Relations merupakan usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran

yang maksimum atas suatu pesan atau informasi Public Relations dalam

rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari

organisasi perusahaan yang bersangkutan. Media Public Relations adalah

berbagai macam sarana penghubung yang dipergunakan seorang Public

Relations Officer (mewakili perusahaannya) dengan publiknya, yaitu

public internal maupun public eksternal untuk membantu pencapaian

tujuan.

2. Meningkatnya citra perusahaan merupakan salah satu tujuan public

relations yaitu dengan berbagai upaya, seperti menciptakan reputasi

perusahaan dan organisasi, menciptakan reputasi perorangan sebagai ahli

di bidangnya, meningkatkan kesadaran pada produk dan jasa, serta

perusahaan yang menghasilkannya, dan tidak kalah penting yaitu

meningkatkan kredibilitas perusahaan dimata publik serta merencanakan

kampanye atau promosi yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu.

3. The Sunan Hotel Solo berhasil membangun citra barunya terutama dalam

upaya membangun “brand image“ sebagai hotel convention dan

entertainment di Solo. Keberhasilan tersebut ditunjang oleh kemampuan

membangun hubungan dengan media massa yang dikombinasikan dengan

penyelenggaraan program yang unik dan konsisten. Hal ini sesuai dengan

rencana strategis public relations dalam penetapan skala prioritas

perusahaan dalam membangun image. Keberhasilan itu terbukti dengan

meningkatnya tingkat hunian hotel dari yang sudah ditargetkan

sebelumnya.

4. Peranan Public Relations dalam membangun brand baru sebuah

perusahaan adalah menciptakan situasi dan kondisi yang komunikatif

sehingga tercipta adanya keterbukaan dan saling mempercayai yang

menguntungkan perusahaan maupun masing-masing pribadi kelompok.

Public Relations merupakan suatu bentuk komunikasi yang khas dalam

bidang kegiatan khusus diantara model komunikasi dua arah yang

menguntungkan kedua belah pihak dengan menciptakan opini public

sebagai efeknya.

5. Tujuan penggunaan media dalam Public Relations secara umum adalah

membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk

dan jasa, Menjalin komunikasi yang berkesinambungan, meningkatkan

kepercayaan public serta meningkatkan citra baik perusahaan. Unsur-

unsur yang terpenting dari publikasi adalah “ dikomunikasikan” dan

“menarik perhatian sejumlah orang” karena merupakan sesuatu yang

“baru” baginya.

B. Saran-saran

Dengan terselesaikannya masa Kuliah Kerja Media (KKM) yang

berlangsung selama tiga bulan, maka dengan ini ada beberapa saran dari

penulis yang mungkin berguna dan bermanfaat baik bagi kemajuan bersama

maupun kemajuan individual. Saran – saran tersebut antara lain sebagai

berikut :

1. Saran untuk Lembaga Akademis Diploma III FISIP UNS :

a. Dalam menghadapi dunia kerja yang nyata, fakultas seharusnya lebih

banyak memberikan praktek selain teori yang diberikan agar

mahasiswa lebih siap dalam menghadapi dunia kerja yang penuh

persaingan dan tantangan.

b. Intens dalam mengadakan seminar-seminar Public Relations yang

mendatangkan praktisi-praktisi ahli di bidang Public Relations maupun

media relations yang akan menambah wawasan pengetahuan bagi

mahasiswa.

c. Peningkatan penguasaan teknologi seperti akses internet yang

merupakan sarana penting untuk mengetahui berbagai informasi actual

dari berbagai daerah dan negara.

2. Saran untuk The Sunan Hotel Solo :

a. Kegiatan-kegiatan sosial / Corporate Social Responsibility agar terus

ditingkatkan kuantitasnya dan harus ditujukan kepada masyarakat

secara riil serta mengambil tema yang strategis dan fokus untuk

mencapai citra positif perusahaan dan terjalin hubungan yang baik

antara The Sunan Hotel Solo dengan public / masyarakat sekitar.

b. Peningkatan program training untuk karyawan misalnya penambahan

tentang penguasaan bahasa asing dengan mengadakan english course

dan english day untuk hari-hari tertentu.

c. Perubahan design Newsletter yang selama ini monoton dari bulan ke

bulan.

d. Kerjasama dengan department lain, sikap kerja yang professional serta

disiplin karyawan yang kini telah berjalan dengan baik agar terus

ditingkatkan demi peningkatan kualitas dalam semua bidang pelayanan

The Sunan Hotel Solo.

e. Peningkatan inovasi dalam program kerja serta pelayanan The Sunan

Hotel Solo yang dapat menunjang tingkat hunian hotel.

f. Dalam memaksimalkan peran dan kekuatan media untuk melakukan

strategi promosi, hendaknya lebih berhati-hati dalam hal pengelolaan

hubungan supaya tidak terjadi hal-hal yang kurang menguntungkan

dalam pencitraan serta dampak dari tingginya frekuensi tayang di

media harus lebih dicermati supaya tidak terjadi over expose sehingga

tidak sesuai dengan target citra yang diharapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Cutlip, Scott M, Center, Allen H, Broom, Glen M. 2007. Effective Public

Relations, 9th Edition. Jakarta : Kencana.

_________________, 2007. Effective Public Relations, 9th Edition. New

Rersey : Prentice Hall.

Effendy, Onong Uchjana. 1992. Hubungan Masyarakat Suatu Studi

Komunikologis. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Hardiman, Ima. 2007. Karier Public Relations The Most Wanted Job, Seri Pintar

2. Jakarta : Gagas Ulung Publisher.

Jefkins, Frank. 1995. Public Relations. Jakarta : Erlangga.

Kasali, Rhenald. 1994. Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya

di Indonesia. Jakarta : Pustaka Utama Grafiti.

Partao, Zainal Abidin. 2006. Media Relations Strategi Meraih Dukungan Publik.

Jakarta : PT. Indeks.

Rachmadi, F. 1994. Public Relations dalam Teori dan Praktek. Jakarta :

Gramedia.

Rumanti, Sr Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Public Relations Teori dan

Praktik. Jakarta : PT. Grasindo.

Ruslan, Rosady. 2003. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi

Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta : PT. Grafindo Persada.

Sirait, Charles Bonar. 2007. The Power Of Public Speaking, Kiat Sukses

Berbicara Di Depan Publik. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.

Yoeti, Oka A. 1999. Hotel Public Relation. Jakarta : Pertja

www.google.com//rebranding.indonesia

peranan media relations dalam proses …/peranan... · dan kepercayaan dari publiknya. aktivitas...

Documents