perancangan sistem informasi rekam medis di klinik
TRANSCRIPT
JURNAL PERMATA INDONESIA Halaman : 29 - 36
Volume 6, Nomor 1, Mei 2015
ISSN 2086 – 9185
29
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS
DI KLINIK GRIYA MEDIKA MENGGUNAKAN
METODE PROTOTYPING
Fahmi Hakam
Program Studi RMIK, POLTEKKES Permata Indonesia
E-mail : [email protected]
Abstrak : Untuk menunjang pelayanan kesehatan dan pengolahan data rekam medis pasien di klinik
griya medika, diperlukan sebuah sistem informasi rekam. Selama ini kegiatan pencatatan dan
pengolahan data rekam medis yang ada berjalan kurang optimal, dikarenakan masih dilakukan secara
manual dengan menggunakan aplikasi spreadsheet, sehingga ketika petugas melakukan indexing dan
menyusun laporan mengalami kesulitan, karena petugas harus merekap dan mencari kembali data
yang akan dibutuhkan. Tujuan penelitian ini adalah melakukan pengembangan sistem, dengan
membuat rancangan sistem informasi rekam medis. Jenis penelitian ini adalah penelitian
developmental System dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini, proses
pengumpulan dan pengambilan data dilakukan dengan menggunakan teknik purposive sampling. Dari
hasil identifikasi user, peneliti mulai merancang data flow diagram (DFD), entity relationship
diagram (ERD), basis data dan desain interface sistem, serta bentuk cetak laporan yang dihasilkan.
Dengan adanya rancangan sistem ini, diharapkan dapat bermanfaat bagi institusi. Namun rancangan
sistem ini masih banyak kekurangan dan kedepannya perlu dilakukan beberapa perbaikan.
Kata kunci : Developmental System, Prototyping, DFD, ERD.
Abstract: To support the health services and the processing of medical records patients at the griya
medika clinic, needed a system to record information. During this activity of recording and processing
of medical records that exist running less than optimal, because it still done manually by using a
spreadsheet application, so that when the officer indexing and compiling reports having difficulty,
because the officers had to recapitalize and looking back data that will be needed. The purpose of this
study was to develop a system, by creating medical record information system design. This type
research is the study of developmental system using a qualitative approach. In this study, the process
of data collection and retrieval is done by using purposive sampling technique. From the results of
user identification, researchers began designing the data flow diagram (DFD), entity relationship
diagram (ERD), database and system interface design, and print the generated report. With the design
of this system, expected to be useful for the institution. However, the design of these systems are still
many shortcomings and the future need to do some repairs.
Key words : Developmental System, Prototyping, DFD, ERD.
Fahmi Hakam | Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis ...............
30
PENDAHULUAN
Dalam upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di fasilitas pelayanan kesehatan,
perlu adanya upaya yang nyata dan
professional, salah satunya adalah
terselenggaranya rekam medis yang sesuai
dengan Permenkes No: 269/ MENKES/ PER/
III/ 2008, yaitu “rekam medis adalah berkas
yang berisi catatan dan dokumen antara lain
identitas pasien, hasil pemeriksaan,
pengobatan yang telah diberikan, serta
tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien” (13)
.
Rekam medis merupakan rangkaian
pendokumentasian kegiatan pelayanan medis
yang diberikan oleh instansi kesehatan
terhadap pasien (2)
. Rekam medis juga
merupakan bagian dari sistem kesehatan yang
harus dikelola secara baik (14)
. Sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul sebagai
suatu kesatuan, yang dirancang untuk
mencapai suatu tujuan (7)
. Sistem dapat
diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari suatu unsur atau variable yang
terorganisasi, saling berinteraksi dan saling
bergantung satu sama lain (5)
.
Berdasarkan studi pendahuluan yang
telah dilakukan di klinik griya medika, dapat
disimpulkan bahwa, masih sering terjadi
permasalahan pada pencatatan rekam medis,
misalnya pencatatan masih dilakukan secara
manual, sehingga sering terjadi human error
proses pencarian data memakan waktu yang
lama. Hal tersebut dapat dilihat adanya
beberapa bagian sistem yang mengharuskan
pasien untuk antri berkali-kali pada saat
pembagian poli dan karena lamanya petugas
memasukan data bagi pasien yang baru
pertama kali berkunjung dan mencari data bagi
anggota atau pasien lama di buku bantu
kegiatan. Berdasarkan permasalahan-
permasalahan tersebut, maka penulis ingin
mendesain dan membangun Sistem Informasi
Rekam Medis guna meningkatkan kualitas dan
mutu pelayanan di klinik griya medika, dengan
menggunakan metode Prototyping.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah penelitian
developmental System atau disebut juga
pengembangan sistem, dengan menggunakan
pendekatan kualitatif (17)
. Sedangkan
berdasarkan sumber datanya, penelitian ini
menggunakan sumber data primer dan
sekunder (10)
. Dalam penelitian ini, proses
pengumpulan dan pengambilan data dilakukan
dengan menggunakan teknik purposive
sampling, yaitu melakukan wawancara dengan
petugas yang dianggap mengerti dan
berkompeten, serta melakukan obsrvasi secara
langsung terhadap pelaksanaan kegiatan
pencatatan dan dan pengolahan data rekam
medis pasien. Peneliti juga melakukan teknik
Triangulasi data, terhadap data dan-data yang
berhasil diperoleh.
HASIL
Analisis Sistem Yang Sudah Berjalan
Klinik griya medika Jl. Nogosari-
Kartosuro KM. 7, Nogosari, Boyolali.
Merupakan tempat pelayanan kesehatan
tingkat pratama. Pelaksanaan rekam medis
Fahmi Hakam | Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis ...............
31
di klinik griya medika, selama ini masih
menggunakan sistem manual. Dalam
melakukan kegiatan pencatatan dan
pengolahan data, selama ini petugas menulis di
buku catatan dan di input ke Spreadsheet,
sehingga dalam melakukan indexing dan
pembuatan laporan, petugas mengalami
banyak kesulitan.
Analisis Kebutuhan Sistem
Berdasarkan analisis yang telah
dilakukan, maka sistem rekam medis yang
diusulkan oleh penulis adalah sebuah sistem
yang terkomputerisasi, guna meningkatkan
kualitas dan mutu pelayanan di Klinik griya
medika. Beberapa usulan sistem yang akan
dibangun meliputi:
1. Proses Pengolahan Data Utama, seperti:
data pasien, data operator, data dokter dan
data user. Data-data tersebut akan dicatat
oleh bagian administrasi yang kemudian
disimpan ke dalam database.
2. Data Rekam medis
Pada data rekam medis ini terdapat
beberapa data antara lain, data nomor
rekam medis, data diagnose dan data
obat. Data-data tersebut dicatat oleh
administrator untuk memasukan dalam
data pasien, sehingga memudahkan
pencarian data pasien secara detail selama
berobat di Puskesmas.
3. Proses Laporan dan Informasi
Pada proses pelaporan akan menghasilkan
beberapa macam laporan dan informasi,
yaitu informasi data pasien, informasi
data operator, informasi data pemeriksa,
serta informasi rekam medis yang akan
diserahkan kepada direktur.
4. Proses Backup Data
Proses backup data merupakan proses
yang tidak kalah penting, proses ini
dilakukan setiap saat setelah pelayanan
pasien selesai. Proses ini berfungsi untuk
membackup data pasien yang dilakukan
selama satu hari, sehingga bila terjadi
kesalahan , maka akan dapat dilakukan
restore data pada hari dimana dilakukan
kesalahan tersebut
Pengembangan Sistem Menggunakan
Metode Prototyping
1. Merancang formulir yang akan digunakan
pada kegiatan pencatatan dan pelaporan
yang berhubungan dengan sistem
informasi rekam medis.
2. Merancang bentuk dan sistem laporan
yang dibutuhkan pada tiap entitas.
a. Rekap data pasien, sensus harian,
sensus mingguan, sensus bulanan dan
sensus tahunan
b. Data sebaran penyakit
3. Merancang prosedur atau mekanisme
sistem yang diusulkan.
4. Proses perbaikan sistem sesuai dengan
kebutuhan user.
5. Proses implementasi dan pengoperasian
sistem.
Fahmi Hakam | Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis ...............
32
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem
Gambar 2. DFD Level 1
Fahmi Hakam | Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis ...............
33
Gambar 3. ERD Sistem
Gambar 4, Tampilan Login dan Menu Utama
Fahmi Hakam | Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis ...............
34
Gambar 5. Tampilan Formulir Pendaftaran
Gambar 6. Tampilan Formulir Rekam Medis
Fahmi Hakam | Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis ...............
35
Gambar 6. Tampilan Laporan Rekap Data RM
PEMBAHASAN
Proses identifikasi kebutuhan,
perancangan awal sampai dengan perbaikan
rancangan sistem, berlangsung cukup lancar,
karena pengguna cukup interaktif dan terbuka
dalam memberikan masukan dan kebutuhan
akan sistem yang diinginkan. Dalam sistem ini
output yang dihasilkan berupa cetakan laporan
yang sudah sesuai dengan keinginan
pengguna, seperti laporan sebaran penyakit,
laporan data pasien dan laporan kunjungan
pasien.
Kekurangan dalam melakukan
perancangan sistem ini adalah, penulis
menggunakan bahasa pemrograman dan
database yang masih berbasis single user (3)
.
Dalam penelitian yang berjudul “Rates,
levels, and determinants of electronic health
recordsystem adoption”. Bahwa kebutuhan
pengguna akan pengembangan sistem
Electronic Health Reccord (EHR), yaitu
sistem yang mampu mendukung dalam
efisiensi pencatatan dan pengolahan data, serta
dapat menyajikan informasi yang berkualitas
dan dapat diakses dengan mudah oleh
manajerial (1)
.
KESIMPULAN
Penelitian ini menghasilkan sistem informasi
rekam medis, yang nantinya dapat digunakan
untuk menunjang dalam memberikan
pelayanan kesehatan. Penggunaan dan
tampilan interface yang disajikan, juga mudah
untuk dioperasikan oleh pengguna. Dengan
menggunakan metode prototyping,
pengembangan sistem yang dilakukan menjadi
Fahmi Hakam | Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis ...............
36
lebih mudah, karena melibatkan user dan end
user secara langsung.
SARAN
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat
digunakan sebagaimana mestinya, untuk
menunjang sistem informasi rekam medis data
di Klinik griya medika. Dalam pengoperasian
sistem diperlukan juga hardware tambahan,
seperti komputer dengan spesifikasi yang
layak untuk pengoperasian sistem. Rancangan
sistem yang ada masih masih perlu banyak
perbaikan, seperti harus adanya integrasi antar
subsistem dan sistem kasir atau billing yang
sudah terintegrasi dengan pelayanan yang ada.
DAFTAR PUSTAKA
1. Aldosari, B. (2013). Rates, levels, and
determinants of electronic health
recordsystem adoption: A study of
hospitals in Riyadh, SaudiArabia.
International Journal of Medical
Informatics, 83 (5), 330 – 42. doi:
10.1016/j.ijmedinf.2014.01.006.
2. Boy Subirosa Sabarguna. 2003. Sistem
Informasi Pemasaran Rumah Sakit
Berbasis Rekam Medis. Yogyakarta :
Gadjah Mada University Press.
3. Budisetyo Handoko. 2010. Seri Panduan
Pemrograman Database Visual Basic 6.0
dengan Crystal Reports. Yogyakarta :
Andi Publiser.
4. Direktorat Bina Kesehatan Kerja. 2009.
Pedoman Klinik di Tempat Kerja. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.
5. Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi.
Yogyakarta: CV. Andi Offset.
6. Haliman dan Wulandari. 2012. Cerdas
Memilih Rumah Sakit. Yogyakarta: CV.
Andi Offset.
7. Jogiyanto HM. 2005. Analisis dan Desain
Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi
Offset.
8. Madcoms. 2010. Mahir Microsoft Visual
Basic 6.0 Dalam 7 Hari. Yogyakarta: CV.
Andi Offset.
9. Marimin, dkk. 2008. Sistem Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia.
Jakarta: PT. Grasindo.
10. Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi
Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka
Cipta.
11. Noviyanto dan Dwi. 2009. Rich Internet
Applications Untuk Aplikasi Sistem
Informasi Klinik Kesehatan. Jurnal.
UAD Yogyakarta.
12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor: 028/ MENKES/ PER/
I/ 2011 “Tentang Klinik”.
13. Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor: 269/ MENKES/ PER/
III/ 2008 “Tentang Rekam Medis”.
14. Sabarguna, Boy. 2003. Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta:
Konsorsium RSI Jateng.
15. Soeherman, Bonnie. 2008. Designing
Information System. Jakarta: PT. Elex
Media Komputindo.
16. Sutarbi, Tata. 2005. Sistem Informasi
Manajemen. Yogyakarta: CV. Andi
Offset.
17. Yakub. 2012. Pengantar Sistem
Informasi. Yogyakarta: CV. Graha Ilmu.