peraturan kepala badan tenaga nuklir...

BATAN

PERATURAN

KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL

NOMOR 12 TAHUN 2013

TENTANG

PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL,

Menimbang : a. bahwa untuk pelaksanaan reformasi birokrasi maka perlu

menyusun Standar Operasi Prosedur;

b. bahwa agar terdapat kesesuaian dan kesamaan dalam

penyusunan dan pengendalian Standar Operasi Prosedur, perlu

membuat pedoman penyusunan dan pengendalian;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala

Badan Tenaga Nuklir Nasional tentang Pedoman Penyusunan

dan Pengendalian Standar Operasional Prosedur;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan

Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan

Lembaran Negara Nomor 5038);

2. Keputusan Presiden Nomor 71 Tahun 2001 tentang Pendirian

Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir;

3. Peraturan Presiden Nomor 081 Tahun 2010 tentang Grand

Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;

4. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 tentang Badan

Tenaga Nuklir Nasional;

5. Keputusan Presiden Nomor 72/M Tahun 2012;

6. Keputusan Kepala BATAN Nomor 360/KA/VII/2001 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir;

7. Peraturan Kepala BATAN Nomor 392/KA/XI/2005 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Badan Tenaga Nuklir Nasional;

BATAN

- 2 -

8. Peraturan Kepala BATAN Nomor 393/KA/XI/2005 tentang Tata

Kerja Balai Elektromekanik;


Organisasi dan Tata Kerja Balai Instrumentasi dan

Elektromekanik;


Organisasi dan Tata Kerja Unit Pemantauan Data Tapak dan

Lingkungan Pembangkit Listrik Tenaga Nuklir;


Organisasi dan Tata Kerja Balai Iradiasi, Elektromekanik dan

Instrumentasi;

12. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 12 tahun 2011 tentang Pedoman

Penataan Tatalaksana (Business Process);

13. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor PER/35/M-PAN/11/2012 tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;

14. Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor

230/KA/XII/2012 Tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode

Klasifikasi;

15. Peraturan Kepala BATAN Nomor 231/KA/XII/2012 tentang

Pedoman Tata Naskah Dinas;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL TENTANG

PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR.

Pasal 1

Pedoman Penyusunan dan Pengendalian Standar Operasional

Prosedur (SOP) sebagaimana tersebut dalam Lampiran merupakan

bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

BATAN

- 3 -

Pasal 2

Pedoman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan

acuan/pedoman bagi kesesuaian dan kesamaan penyusunan SOP.

Pasal 3

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan

Peraturan Kepala BATAN ini dengan penempatannya dalam Berita

Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 16 Desember 2013


-ttd-

DJAROT SULISTIO WISNUBROTO

Diundangkan di Jakarta

pada tanggal 31 Desember 2013

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

-ttd-

AMIR SYAMSUDIN

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 1648

Salinan sesuai dengan aslinya,

KEPALA BIRO KERJA SAMA, HUKUM, DAN HUMAS,

TOTTI TJIPTOSUMIRAT

BATAN

- 1 -

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL

NOMOR 12 TAHUN 2013

TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN DAN

PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2005-2025

mengamanatkan bahwa pendayagunaan aparatur negara dilakukan

melalui Reformasi Birokrasi. Amanat ini selanjutnya dijabarkan dalam

rencana pembangunan jangka menengah lima tahunan. Rencana

Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2010-2014 telah

menetapkan bahwa Reformasi Birokrasi merupakan salah satu prioritas

pembangunan nasional. Reformasi Birokrasi bertujuan untuk

membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas

tinggi, produktivitas tinggi, bertanggung jawab, mampu memberikan

pelayanan yang prima serta membangun birokrasi yang bersih, efisien,

efektif, produktif, transparan, dan akuntabel.

Salah satu area perubahan dari Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah

penataan tatalaksana dengan memaksimalkan dukungan Teknologi

Informasi dan Komunikasi (TIK) yang bermuara pada kepercayaan

masyarakat terhadap birokrasi. Penataan tatalaksana diwujudkan dalam

pemetaan proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung, yang

disertai dengan penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP).

BATAN

- 2 -

Dalam rangka mewujudkan Reformasi Birokrasi di BATAN tersebut perlu

dilaksanakan perbaikan proses penyelengaraan tugas dan fungsi (tusi)

khususnya dengan menyempurnakan dan menyeragamkan format SOP

yang telah ada dan menyusun SOP baru yang diperlukan.

Pengertian Umum SOP adalah sebagai berikut:

• Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan

cara yang paling efektif dalam rangka memenuhi persyaratan

operasional;

• Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas

rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi;

• Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana

dan oleh siapa.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dari Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP adalah sebagai

pedoman bagi Unit Kerja di BATAN dalam menyusun dan mengendalikan

SOP agar mempunyai prinsip, persepsi dan format yang sama.

Tujuan Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP adalah untuk :

1. mewujudkan transparansi dan akuntabilitas serta ketertiban

penyelenggaraan tugas dan fungsi BATAN;

2. memberikan keseragaman SOP pada Unit Kerja di BATAN.

C. Definisi

1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi

tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan

aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilaksanakan,

dimana dan oleh siapa dilakukan.

2. SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan

tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang

aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan

yang diperuntukan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat

administratif.

BATAN

- 3 -

3. SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan

yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan

satu peran atau jabatan.

4. Pelayanan Eksternal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilakukan

oleh Unit Kerja lini BATAN kepada masyarakat atau instansi

pemerintah yang lain secara langsung, termasuk Penerimaan Negara

Bukan Pajak (PNBP).

5. Pelayanan Internal adalah berbagai jenis pelayanan oleh Unit Kerja

pendukung kepada seluruh unit atau pegawai di BATAN.

6. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada

personil atau pihak tertentu yang sudah ditentukan dan apabila

terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut, maka

organisasi berkewajiban memberikan revisi dokumen yang baru dan

menarik dokumen yang lama.

7. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan

kepada personil atau pihak tertentu yang tidak/belum ditentukan

dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut

maka organisasi tidak berkewajiban memberikan revisi dokumen

yang baru dan juga tidak menarik yang lama.

8. Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu

hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan.

D. Manfaat

Manfaat SOP dalam lingkup penyelenggaraan administrasi pemerintahan

antara lain:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam

menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.

2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin

dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan

tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara

keseluruhan.

BATAN

- 4 -

4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada

intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan

pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.

6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai

cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu

mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan

dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi

mutu, waktu dan prosedur.

9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus

dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai.

11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh

seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari

kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan

penyimpangan.

13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.

14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural

dalam memberikan pelayanan.

15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam

penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat

memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

E. Prinsip

Penyusunan dan pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip

sebagai berikut:

1. Kemudahan dan kejelasan

SOP harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh

semua pegawai bahkan seseorang yang sama sekali baru dalam

pelaksanaan tugasnya.

BATAN

- 5 -

2. Efisiensi dan efektivitas

SOP harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam

proses pelaksanaan tugas.

3. Keselarasan

SOP harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang

terkait.

4. Keterukuran

Output dari SOP mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang

dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

5. Dinamis

SOP harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan

peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam

penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani).

SOP harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer's

needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.

7. Kepatuhan hukum

SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan

pemerintah yang berlaku.

8. Kepastian hukum

SOP harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum

yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi

pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

9. Konsisten

SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh

siapa pun terkait, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran

organisasi pemerintahan.

10. Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh

jajaran organisasi, dari level yang paling tinggi dan terendah.

BATAN

- 6 -

11. Perbaikan Berkelanjutan

Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-

penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar

efisien dan efektif.

12. Mengikat

SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya

sesuai dengan yang telah ditetapkan.

13. Seluruh unsur pelaksana terkait memiliki peran penting

Seluruh unsur pelaksana terkait memiliki peran-peran tertentu

dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pelaksana tertentu

tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan terganggu

keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses

penyelenggaraan pemerintahan.

14. Terdokumentasi dengan baik

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan

dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap

mereka yang memerlukan.

F. Ruang Lingkup

Pedoman ini berlaku pada seluruh penyelenggaraan tugas dan fungsi di

BATAN dalam menyusun, menerapkan dan mengendalikan SOP,

mencakup pelayanan eksternal, pelayanan internal, kegiatan penelitian,

pengembangan dan penerapan energi nuklir, isotop dan radiasi serta

kegiatan kesekretariatan.

G. Referensi

1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010

tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;

2. Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 tentang Badan Tenaga

Nuklir Nasional;

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi

Birokrasi 2010-2014;

BATAN

- 7 -

4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintahan;


Birokrasi Nomor 12 tahun 2011 tentang Pedoman Penataan

Tatalaksana (Business Process);


Organisasi dan Tata Kerja BATAN;

7. Peraturan Kepala BATAN Nomor 393/KA/XI/2005-396/KA/XI/2005

Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai di Lingkungan BATAN;


230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode

Klasifikasi;


231/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;

10. Keputusan Kepala BATAN Nomor 360/KA/VII/2001 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir;

11. Peraturan Kepala BATAN Nomor 093/KA/V/2009 tentang Petunjuk

Pelaksanaan Manajemen Penelitian, Pengembangan, Perekayasaan,

Diseminasi, dan Penguatan Kelembagaan Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi Nuklir.

BATAN

- 8 -

BAB II

PENYUSUNAN SOP

A. Langkah Penyusunan SOP

Penyusunan SOP mengikuti prinsip PDCA yaitu Plan (perencanaan), Do

(pelaksanaan), Check (pemeriksaan) dan Act (perbaikan). Adapun langkah

penyusunan SOP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Melakukan identifikasi kebutuhan SOP;

Adalah melakukan pendataan kebutuhan SOP berdasarkan kegiatan

yang dilakukan.

2. Menentukan Prioritas SOP;

Adalah menentukan urutan prioritas SOP yang akan dibuat

berdasarkan tingkat kepentingannya.

3. Melaksanakan pembuatan SOP;

Adalah melakukan pembuatan SOP berdasarkan format yang telah

ditetapkan.

4. Melaksanakan penerapan SOP;

Adalah menjalankan langkah-langkah SOP yang telah ditetapkan.

5. Memonitor dan melakukan evaluasi SOP;

Adalah melakukan pemonitoran dan evaluasi apakah dalam

menjalankan SOP telah sesuai dengan yang telah ditetapkan.

6. Melakukan perbaikan SOP.

Adalah melakukan perbaikan atau penyempurnaan SOP jika

terdapat kekurangan.

B. Identifikasi Kebutuhan dan Penentuan Prioritas SOP

Penyusunan SOP harus dimulai dengan identifikasi SOP yang dibutuhkan

dan penentuan prioritas sesuai dengan karakteristik kegiatan. Dalam

melakukan identifikasi kebutuhan dan penentuan prioritas SOP dapat

menggunakan formulir sesuai format berikut:

BATAN

- 9 -

Formulir Identifikasi Kebutuhan SOP

Unit Kerja :

Tugas dan fungsi Unit Kerja :

Tugas dan fungsi Bidang/Bagian :

Tugas dan fungsi Sub Bidang/Bagian :

No Judul SOP Keterangan Out Put Tahun

Prioritas

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Dst

Bagi Unit Kerja yang telah memiliki SOP, tahapan ini untuk mengkaji ulang

perubahan SOP yang diperlukan, terutama jika ada perubahan business

process.

BATAN

- 10 -

C. Dokumen SOP

Dokumen SOP tersusun atas:

1. Sampul Depan

Lembar pertama ini berisi informasi mengenai: Judul SOP, nomor

dokumen, nama unit kerja, nama dan simbol lembaga dan tahun

penyusunan SOP. Format Sampul Depan ini seperti pada Format 1.

Format 1

Standar Operasional Prosedur

(Judul SOP) (nomor Dokumen. SOP)

(Nama UNIT KERJA) (BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL)

(TAHUN PENYUSUNAN SOP)

BATAN

- 11 -

Penomoran SOP sesuai dengan Peraturan Kepala Batan Nomor

230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode

Klasifikasi, ditambah dengan kode unik SOP. Format penomoran diatur

sebagai berikut:

SOP aaa.bbb/cc cc cc/ddd e.f

SOP : Kode dokumen SOP

aaa

bbb

: Nomor urut SOP

Tingkat hirarki dokumen

cc cc cc : Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif

Ddd : Nama Unit Kerja

e : Kode Bidang/Bagian

f : Kode Subbidang/Subbagian (jika ada)

Contoh: SOP Cuti Pegawai (BSDM)

Dokumen SOP tentang Cuti Pegawai disusun oleh Subbag. Tata Usaha

diberi nomor dokumen: SOP 023.002/KP 04 06/SDM 1.1

Penjelasan:


023

002

: Nomor urut SOP

Tingkat hirarki dokumen (tingkat 2)

KP 04 06 : Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif

SDM : Nama Unit Kerja

1 : Bagian Umum Kepegawaian

1 : Subbagian Tata Usaha

BATAN

- 12 -

2. Lembar Pengesahan

Lembar kedua ini berisi informasi mengenai nama penyusun,

pemeriksa dan yang mengesahkan SOP. Lembar ini disusun seperti

pada Format.

Format 2

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja

No. SOP

No.revisi / Terbitan Nama SOP Tgl.berlaku Halaman ... dari ...

LEMBAR PENGESAHAN

Uraian

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disiapkan

Diperiksa

Disahkan

BATAN

- 13 -

3. Daftar Distribusi

Lembar ketiga berisi identifikasi distribusi setiap kopi dokumen SOP.

Format yang digunakan seperti pada Format 3.

Format 3


No. SOP

No.revisi / Terbitan

Nama SOP Tgl.berlaku

Halaman ... dari ...

Daftar Distribusi

Nomor Salinan

Distribusi

Jabatan Nama

BATAN

- 14 -

4. Daftar Isi

Penyusunan Lembar keempat yang berisi Daftar Isi seperti pada Format

4.

Format 4


No. SOP




Daftar Isi

BATAN

- 15 -

5. Isi Dokumen

Lembar kelima dan seterusnya dari Dokumen SOP ini merupakan isi

dokumen, termasuk SOP. Format Isi Dokumen seperti pada Format 5.

Format 5


No. SOP




1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Tanggung Jawab 4. Definisi 5. Referensi 6. SOP - Lampiran (bila ada)

BATAN

- 16 -

Isi dokumen tersusun atas beberapa bab sebagai berikut:

a. Tujuan

Isi dari “Tujuan” SOP adalah menjelaskan atau menggambarkan

sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan dibuat

prosedur.

b. Ruang Lingkup

Isi dari “Ruang Lingkup” prosedur adalah menjelaskan cakupan dari

SOP yang akan dilaksanakan, dan jawaban yang diperlukan untuk

pertanyaan pada Ruang Lingkup antara lain:

- Dimana SOP ini diberlakukan?;

- Siapa yang akan menggunakannya?;

- Sejauh mana batasan objek dilakukan?;

- Apakah ada keterkaitan dengan kegiatan lainnya (interface)?

c. Tanggung Jawab

Isi dari “Tanggung Jawab” SOP adalah penjelasan tentang identifikasi

personal yang bertanggung jawab termasuk jabatan yang sesuai

dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari

prosedur tersebut.

d. Definisi

Isi dari “Definisi” adalah penjelasan istilah di dalam SOP yang tidak

dimengerti atau yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau

bahasa asing yang sulit dimengerti.

e. Referensi

Referensi adalah daftar pustaka dan/atau peraturan perundang-

undangan yang berlaku yang digunakan atau berkaitan dengan

penyusunan SOP tersebut seperti spesifikasi, standar atau dokumen

lainnya yang diacu.

f. SOP

SOP dinyatakan dalam bentuk diagram alir, Diagram alir merupakan

gambaran secara grafis yang terdiri dari simbol-simbol dalam suatu

tproses, yang menyatakan arah dari alur proses. Bila terdapat

kegiatan yang tidak dapat dinyatakan dalam simbol maka dapat

BATAN

- 17 -

ditambahkan penjelasan pada kolom keterangan. Diagram alir dibuat

seperti Format 6.

Format 6

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

Keterkaitan: Peralatan dan Perlengkapan.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

No. PROSES

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Pelaksana

1 Pelaksana

2 Pelaksana

3 Kelengkapan Waktu Output

Lampiran 1

Lampiran 2

Dst.


No. SOP

Nama SOP


Tgl.berlaku


BATAN

- 18 -

Dalam pembuatan diagram alir SOP memuat unsur berikut :

a. Dasar hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari

prosedur;

b. Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan SOP dengan

SOP lain;

c. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-

kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau

tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indikasi berbagai

permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali

pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak

yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara

mengatasinya. Peringatan ini dapat berisi misalnya: identifikasi

risiko terhadap keselamatan, kesehatan, keamanan maupun

lingkungan beserta upaya yang dilakukan untuk mengatasinya.

d. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai

kualifikasi khusus pegawai yang harus dimiliki dalam

melaksanakan peran pada SOP;

e. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai

daftar peralatan dan perlengkapan utama yang dibutuhkan;

f. Uraian SOP, dijelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci

dan sistematis dari SOP. Agar SOP ini terkait dengan kinerja,

maka setiap aktivitas hendaknya mengindikasikan mutu baku

tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan,

persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input), dan

output-nya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu

sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses

benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana

ditetapkan dalam standar pelayanan;

g. Pencatatan dan Pendataan memuat berbagai hal yang perlu

didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam

pelaksanaan SOP, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-

formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat

dalam proses. Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses,

BATAN

- 19 -

diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah

dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang

ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya.

Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang

memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur telah

dijalankan dengan benar.

Apabila dalam SOP tidak disertai pendataan dan pencatatan,

maka pada kolom Pencatatan dan Pendataan diberikan

keterangan “Tidak Ada”. Sedangkan pada penomoran formulir

diatur sebagai berikut:

Contoh: Formulir Cuti Pegawai (BSDM)

Formulir cuti pegawai ada di dokumen SOP tentang Cuti Pegawai

yang disusun oleh Subbag. Tata Usaha yang diberi nomor

dokumen: FM 001 SOP 023.002/KP 04 06/SDM 1.1

Penjelasan:

FM Kode Formulir

001 Nomor urut formulir


023

002

: Nomor urut SOP

Tingkat hirarki dokumen (tingkat 2)

KP 04

06

: Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif

SDM : Nama Unit Kerja

1 : Bagian Umum Kepegawaian

1 : Subbagian Tata Usaha

h. Simbol Diagram Alir

Simbol umum yang digunakan dalam penyusunan SOP BATAN

adalah sebagai berikut:

TUGAS MULAI/AKHIR PROSES

PROSES

BATAN

- 20 -

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

KONEKTOR UNTUK PERPINDAHAN

HALAMAN

GARIS ALUR PROSES

i. Rekaman

Rekaman ini merupakan dokumen yang menyatakan bahwa

sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah

dilaksanakan.

Bagian ini digunakan untuk mencantumkan rekaman yang

terkait dengan prosedur dan menguraikan tentang rekaman apa

yang harus dipelihara, lokasi penyimpanan dan lama

penyimpanan.

Nomor rekaman merupakan nomor urut rekaman, nama

rekaman merupakan jenis rekaman yang dihasilkan, lokasi

penyimpanan rekaman merupakan tempat khusus dimana

rekaman disimpan dan lama penyimpanan rekaman merupakan

periode masa simpan rekaman sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).

j. Lampiran

Lampiran merupakan bagian dari SOP yang diperlukan untuk

memperkuat SOP. Lampiran dapat terdiri antara lain:

- Keterangan-keterangan yang diperlukan;

- Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang

diisyaratkan oleh SOP tersebut.

6. Header

Setiap dokumen SOP, pada bagian “header” memuat identitas berikut:

a. Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan;

b. Nama Unit Kerja;

c. Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan;

d. Tanggal berlaku, adalah tanggal pengesahan, dimana pada tanggal

terserbut dinyatakan SOP diberlakukan;

BATAN

- 21 -

e. Status revisi, menunjukkan urutan revisi. Dokumen yang direvisi

agar disesuaikan status nomor revisi sesuai dengan urutan

pembuatan revisinya dan disesuaikan pula tanggal pembuatan

revisinya;

f. Terbitan, menunjukkan urutan terbit Dokumen yang diperbarui

setelah dilakukan 5 kali revisi;

g. Halaman dari, menunjukkan halaman dan jumlah halaman.

7. Format pengetikan SOP

Dokumen dibuat dengan kertas ukuran A4 (210mm x 297 mm) warna

putih. Jenis dan ukuran font adalah Arial 11 pt. Batas (margin) atas-

bawah 20 mm, batas kiri 30 mm dan batas kanan 20 mm. Tata letak

dokumen adalah portrait, kecuali untuk SOP dapat dibuat dengan tata

letak landscape dengan batas margin atas, bawah, kiri, kanan 1,27 cm.

8. Hirarki Pengesahan SOP BATAN

Penggunaan hirarki pengesahan ini merupakan jabatan dalam

pengesahan SOP BATAN. Tanggung jawab pengesahan ditetapkan

dalam hirarki sebagai berikut:

SOP Administratif

No. Jenis SOP Disiapkan

Oleh

Diperiksa Oleh Disahkan

Oleh

1.

SOP Administratif

Eselon I

Eselon III/

Pejabat

Setara

Eselon II Eselon I

2. SOP Administratif

Eselon II

Eselon IV Eselon III Eselon II


Eselon III

Staf Eselon IV Eselon III


Eselon IV

Staf Staf lain Eselon IV

BATAN

- 22 -

SOP Teknis

No. Jenis SOP Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh

1. SOP Teknis

Eselon III

Staf Eselon IV Eselon III

2. SOP Teknis

Eselon IV

Staf Staf lain Eselon IV

Apabila dalam penyusunan SOP melibatkan lebih dari satu personil atau

satu jabatan, maka pada lembar pengesahan dapat ditambahkan kolom

atau berupa lampiran.

BATAN

- 23 -

BAB III

PENGENDALIAN SOP

A. Penyiapan

Penyiapan dokumen disesuaikan dengan tabel hirarki penetapan jenis SOP

secara berjenjang dimulai dari pengajuan, pembuatan, pemeriksaan dan

persetujuan. Setiap Unit Kerja harus membuat daftar induk dokumen SOP.

B. Penerbitan

Dokumen yang telah disahkan pada sampul depan diberi cap MASTER dan

disimpan. Dalam penerbitan selalu dicek keabsahan, nomor, revisi, tanggal

dan jumlah halaman. Apabila terdapat revisi dan terbit dokumen baru

maka dokumen yang lama dinyatakan tidak berlaku lagi, dokumen yang

tidak berlaku diberi cap TIDAK BERLAKU dan kemudian disimpan dalam

penempatan yang terpisah dengan dokumen yang baru atau dokumen

yang mutakhir. Hanya dokumen yang mutakhir yang beredar atau

digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.

C. Penggandaan dan pendistribusian

Dokumen yang telah dicap MASTER, digandakan sesuai dengan

kebutuhan, dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang berhak

memperoleh salinan berdasarkan disposisi. Salinan dokumen master

tersebut diberi cap SALINAN No.:..... dan TERKENDALI, kemudian

didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi penerima dokumen,

sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK TERKENDALI dan

dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda

bukti penerimaan salinan. Form serah terima dokumen setelah

ditandatangani, kemudian disimpan.

D. Pendokumentasian elektronik

Dokumen SOP yang bersifat publik dan sudah disahkan paling lambat 1

(satu) bulan harus dikirim ke repositori dokumen BATAN,

http://repositori.batan.go.id

BATAN

- 24 -

E. Pemusnahan

Dokumen SOP yang sudah tidak berlaku dan rekaman yang telah habis

masa retensinya, diidentifikasi dengan memberi stempel TIDAK BERLAKU

pada sampul depan (cover) dan pemusnahannya dilaksanakan sesuai

dengan Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor

230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode Klasifikasi

F. Pengubahan/Revisi

Apabila terdapat dokumen SOP yang dapat mengakibatkan penyimpangan

atau masalah terhadap kinerja, maka Sub bidang/Tim Jaminan Mutu

dapat mengusulkan pengubahan atau revisi terhadap dokumen SOP

kepada pejabat yang berwenang mengesahkan SOP tersebut. Dokumen

SOP yang akan diubah atau direvisi harus dibahas bersama oleh

penanggung jawab SOP, Tim jaminan Mutu dan pejabat yang

mengesahkan SOP untuk kemudian ditetapkan bagian yang akan diubah

atau direvisi. Pengubahan atau revisi yang bersifat kecil, maka dapat

digunakan sistem amandemen yaitu dengan mengubah hanya pada bagian

yang akan diubah saja. Untuk mengetahui bagian yang diamandemen

maka dokumen SOP yang diamandemen harus disertai daftar amandemen.

Ditetapkan maksimal 5 (lima) amandemen maka dokumen SOP harus

direvisi. Ditetapkan maksimal 5 (lima) kali revisi maka dokumen SOP

harus diubah status terbitan/edisinya. Untuk mengetahui sejarah

dokumen SOP, maka Master dokumen SOP tersebut harus disimpan.

BATAN

- 25 -

BAB IV

PENUTUP

SOP adalah bagian yang sangat penting bagi BATAN untuk menjamin

terlaksananya kegiatan teknis dan administratif dalam pelaksanaan tugas dan

fungsi BATAN. Oleh karena itu SOP akan menentukan apakah tugas dan

fungsi BATAN dapat dicapai secara efesien, efektif, akuntabel dan transparan.

SOP juga merupakan bagian penting dari Reformasi Birokrasi sehingga

Penyusunan SOP sesuai dengan kaidah-kaidah penyusunan SOP mutlak

diperlukan. Oleh karena itu Pedoman ini menjadi acuan yang penting dalam

penyusunan dan pengendalian SOP seluruh Unit Kerja di BATAN sehingga

dapat mendorong setiap pegawai BATAN dalam melaksanakan pekerjaan

secara terarah dan dapat dipantau hasil pekerjaannya yang pada akhirnya

akan meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada BATAN. Pedoman ini

akan selalu dilakukan penyempurnaan sesuai dengan dinamika

perkembangan organisasi dan ilmu pengetahuan.


-ttd-

DJAROT SULISTIO WISNUBROTO

Salinan sesuai dengan aslinya,

KEPALA BIRO KERJA SAMA, HUKUM, DAN HUMAS,

TOTTI TJIPTOSUMIRAT

BATAN

- 26 -

ANAK LAMPIRAN

Contoh SOP ADMINISTRATIF

LOGO BATAN

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL

Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir

No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1

No.revisi/terbitan : 0/0

SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012

Halaman 5 dari 10

Dasar Hukum:/Referensi Kualifikasi Pelaksana:


Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi

Birokrasi 2010-2014. 2. Peraturan Kepala BATAN No. 158/KA/XI/2008 tentang

Pelaksanaan Standardisasi Ketenaganukliran.

Tim Pemantau

Telah memahami penerapan sistem manajemen mutu.

Telah menjadi observer pemantauan minimal 3 kali.

Keterkaitan: Peralatan dan perlengkapan :

Proses penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi

Proses pelaksanaan BATAN Quality Award

Peralatan dokumentasi, misal: kamera.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

Tidak diidentifikasi adanya risiko terhadap keselamatan, kesehatan maupun lingkungan.

1. Jadwal Pemantauan

2. Surat Tugas

3. Laporan Pemantauan

4. Evaluasi Kinerja Pemantau

No Proses

Pelaksana Mutu Baku Ket.

Kasubbid

Audit dan Pemantauan

Kabid

Jaminan Mutu

Ka.

PSJMN

Unit Kerja Tim

Pemantau

Kelengkapan/

Standar Kelengkapan

Waktu Output

1. Mengusulkan Jadwal

Pemantauan

SK Tim Pemantauan

Struktur Organisasi

BATAN

Rincian tugas unit-unit kerja di

lingkungan kerja

3 hari

Konsep

Jadwal

Pemantauan

BATAN

- 27 -

LOGO BATAN



No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1



Halaman 6 dari 10

No Proses


Kasubbid

Audit dan

Pemantauan

Kabid

Jaminan

Mutu

Ka.

PSJMN

Unit Kerja Tim

Pemantau

Kelengkapan/

Standar

Kelengkapan

Waktu Output

2. Memeriksa usulan

Jadwal Pemantauan.

Konsep Jadwal Pemantauan

1 hari Konsep Jadwal

Pemantauan

3. Mengesahkan Jadwal Pemantauan dan

mengirimkan surat

pemberitahuan

Konsep Jadwal Pemantauan

1 hari Jadwal Pemantauan

Nota dinas

4. Meminta perubahan Jadwal Pemantauan,

jika tidak ada per-

mintaan perubahan,

maka Ka. PSJMN

menerbitkan Surat Tugas Pemantauan.

Pemberitahuan perminta-an peruba-han

Jadwal

Pemantauan (jika

ada).

5 hari Konfirmasi kesediaan dari unit

kerja

Revisi Jad-wal Peman-

tauan

Surat Tugas

Tidak

BATAN

- 28 -

LOGO BATAN



No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1



Halaman 7 dari 10

No Proses


Kasubbid

Audit dan

Pemantauan

Kabid

Jaminan

Mutu

Ka.

PSJMN

Unit Kerja Tim

Pemantau

Kelengkapan/

Standar

Kelengkapan

Waktu Output

5. Melaksanakan

pemantauan dan

membuat Laporan Pemantauan.

Pemantauan dapat

dilaksanakan dengan

beberapa metode:

Wawancara

Pengamatan proses

Menelaah dokumen

Menganalisa data

Peralatan dokumentasi

Pedoman Pemantauan.

Daftar Hadir

Surat Tugas Pemantauan

Lembar Laporan Pemantauan

Renstra Unit Kerja

Laporan Kegiatan Unit Kerja Hasil

Pemantauan Ta-hun sbelumnya

4 hari

per

unit kerja

Laporan Pemantauan

per unit kerja

Daftar Hadir

6. Mengisi data hasil

Evaluasi Kinerja

Pemantau. Tim

Pemantau memandu proses pengisian.

Lembar Evaluasi Kinerja

Pemantau

Hasil evaluasi

kinerja

pemantau

Ya

BATAN

- 29 -

LOGO BATAN



No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1



Halaman 8 dari 10

No Proses


Kasubbid

Audit dan

Pemantauan

Kabid

Jaminan

Mutu

Ka.

PSJMN

Unit Kerja Tim

Pemantau

Kelengkapan/

Standar

Kelengkapan

Waktu Output

7. Mengevaluasi seluruh

Laporan Pemantauan

dan Evaluasi Kinerja Pemantau untuk

membuat Laporan Hasil

Pemantauan.

Laporan Pemantauan per

unit kerja

Hasil evaluasi kinerja

pemantau

5 hari Konsep Laporan

Hasil

Pemantauan.

Laporan

Kinerja Pemantau.

8. Memeriksa Laporan

Hasil Pemantauan.

Konsep Laporan Hasil

Pemantauan

2 hari Konsep Laporan

hasil

Pemantauan

9. Mengesahkan dan

mengirimkan hasil

pemantauan kepada unit kerja yang dipantau

Konsep Laporan Hasil

Pemantauan

Laporan hasil Pemantauan

BATAN

- 30 -

Contoh SOP TEKNIS

LOGO BATAN

PUSAT REKAYASA PERANGKAT NUKLIR


No. SOP 011.003/OT 01 02/RPN 6


SOP PENGOPERASIAN START UP PROTOTIPE GAMMA WEIGHT SCALE Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012

Halaman 6 dari 10

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Standar BATAN 001-SNI-9001: 2012

2. Peraturan Bapeten

Memahami bahaya radiasi dan proteksinya

Keterkaitan:

SOP Pengujian

Peralatan/perlengkapan

Komputer, Film Badge, Jas Laboratorium, dan sarung tangan

Peringatan

Bahaya radiasi dan kontaminasi

Pencatatan dan Pendataan

- Formulir hasil pemantauan pengujian batu bara

- Log book penggunaan sumber radiioaktif

No. PROSES Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Kelengkapan Waktu Output

1 Menghubungkan sistem catu daya

Manual alat 2 menit Catu daya

2 Menghidupkan komputer dan menjalankan program

pengoperasian

Catu daya 5 menit program

BATAN

- 31 -

LOGO BATAN

PUSAT REKAYASA PERANGKAT NUKLIR


No. SOP 011.003/OT 01 02/RPN 6


SOP PENGOPERASIAN START UP PROTOTIPE GAMMA WEIGHT SCALE Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012

Halaman 6 dari 10

No. PROSES Pelaksana Mutu Baku

Keterangan Kelengkapan Waktu Output

3 Menghidupkan modul RTU dan

RCU dengan menekan tombol ON

sampai lampu menyala

program 5 menit Modul RTU dan

RCU

4 Menempatkan sample batu bara pada wadah yang tersedia

- Modul RTU dan

RCU

- Batu bara

3 menit

- Modul RTU

dan RCU

- Batu bara

5 Membuka gembok pengaman

sumber radioaktif

- Modul RTU dan

RCU

- Batu bara - gembok

Pengaman

2 menit

- gembok

Pengaman

yang sudah terbuka

6 Membuka shutter sumber

radioaktif ke posisi open

shutter sumber

radioaktif ;posisi

close

1 menit

shutter sumber

radioaktif posisi

open

7 Menghidupkan motor penggerak

belt conveyor sehingga sample batu bara dapat bergerak diatas

belt conveyor

Motor penggerak belt conveyor

2 menit shutter sumber radioaktif posisi

open

8 Melakukan pengamatan dan

monitoring berat batu bara pada

monitor proses

shutter sumber

radioaktif posisi

open

10 menit Monitor preses

peraturan kepala badan tenaga nuklir...

Documents