perda-ps-03 prosedur perolehan prosedur perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 ak...

15
PROSEDUR PEROLEHAN PERDA-PS-03 No. Isu 3 No. Semakan 0 Tarikh 02 JULAI 2012 Status DIKAWAL DISEDIAKAN OLEH ……………………………. PP(K) DISEMAK OLEH …………………………....... P(K) DILULUSKAN OLEH ……………………………….. PENGURUS BESAR

Upload: ledung

Post on 07-May-2019

224 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

PROSEDUR PEROLEHAN PERDA-PS-03

No. Isu 3

No. Semakan 0

Tarikh 02 JULAI 2012

Status DIKAWAL

DISEDIAKAN OLEH

……………………………. PP(K)

DISEMAK OLEH

………………………….......

P(K)

DILULUSKAN OLEH

………………………………..

PENGURUS BESAR

Page 2: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

REKOD SEMAKAN

SEMAKAN ITEM KETERANGAN

NO. TARIKH

Page 3: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

1.0 Carta Aliran Prosedur Perolehan

1.1 Carta Aliran Prosedur Perolehan Terus

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

PYB/PP(K) 6.1.2 Mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden

PYB/PP(K) 6.1.3 Menyelia dan menyemak perolehan

6.1.5 Urusan bayaran

PYB

PYB

Proses tamat

6.1.1 Kenalpasti keperluan perolehan dan mendapatkan kelulusan pembekal/kontraktor

Tidak

Ya

Inden/

Pesanan Tempatan

6.1.4 Batalkan perolehan dan buat perolehan

baru

AK

PERDA-PS-03/B2

6.1.6 Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor

PYB PERDA-PS-03/B3

Inden/

Pesanan Tempatan

Inden/

Pesanan Tempatan

• Inden/ Pesanan Tempatan

• Invois Pembekal

Page 4: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

1.2 Carta Aliran Prosedur Perolehan Sebutharga

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

PYB

PP(K)

6.2.1 Maklumkan keperluan sebutharga

6.2.2 Tentukan nombor tawaran sebutharga

6.2.3 Notis hebahan

Jawatankuasa

Pembuka Tawaran

6.2.4 Penerimaan dan pembukaan tawaran

sebutharga

6.2.5 Jadual tawaran sebutharga oleh

Jawatankuasa Pembuka Tawaran

6.2.6 Penilaian Harga/Teknikal Sebutharga

PYB

A

Jadual Tawaran

Sebutharga

Kertas Perakuan kelulusan Sebutharga

PYB/ PP(K)

PYB

Tidak

Ya

Keputusan

6.2.7 Bentang Kertas Perakuan kelulusan sebutharga

PYB

-

-

Notis Hebahan

Sebutharga Pembekal

Jadual Tawaran

Sebutharga

Kertas Perakuan kelulusan Sebutharga

Page 5: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

PYB/PP(K)

PYB/PP(K)

6.2.9 Menerima perolehan

PYB/PP(K)

6.2.10 Terima tuntutan bayaran daripada

pembekal/kontraktor

6.2.11 Perakuan untuk bayaran

AK

Perakuan

semula

Tidak

Ya

6.2.13 Urusan bayaran

Proses tamat

Sempurna

Pesanan Tempatan/

Inden PYB/PP(K) 6.2.8 Mengeluarkan Pesanan Tempatan/

Inden

6.2.14 Penilaian Prestasi Pembekal/

Kontraktor

PYB

A

-

• Inden/ Pesanan Tempatan

• Invois Pembekal

• Inden/ Pesanan Tempatan

• Invois Pembekal

• Baucer Bayaran

PERDA-PS-03/B3

Page 6: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

1.3 Carta Aliran Prosedur Perolehan Tender

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

PYB

PP(K)

PYB

6.3.2 Tentukan nombor tawaran tender

Jawatankuasa

Pembuka Tawaran

6.3.6 Penilaian Harga/Teknikal Tender PYB

6.3.1 Memaklumkan keperluan tender

6.3.3 Notis hebahan

6.3.4 Penerimaan dan pembukaan tender

6.3.5 Jadual tawaran tender oleh Jawatankuasa Pembukaan tawaran

PYB/PP(K)

PYB 6.3.7 Bentang Kertas Perakuan Kelulusan mengikut jenis perolehan kepada Lembaga Perolehan A/B

A

Tidak

Jadual Tawaran

Tender

Kertas Perakuan

Kelulusan Tender

-

-

Notis Hebahan

Dokumen Tender

Pembekal

Jadual Tawaran Tender

Kertas Perakuan

Kelulusan Tender

Page 7: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

PYB/PP(K)

AK

A

6.3.8 Menerima perolehan

6.3.9 Terima tuntutan bayaran daripada

pembekal/kontraktor

6.3.10 Perakuan untuk bayaran

Perakuan semula

Tidak

Ya

6.3.12 Urusan bayaran

Proses tamat

Sempurna

PYB/PP(K)

PYB/PP(K)

6.3.13 Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor PYB

• Dokumen Kontrak

• Invois Pembekal

-

• Perakuan Bayaran

• Invois Pembekal

• Baucer Bayaran

PERDA-PS-03/B3

Page 8: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

1.4 Carta Aliran Prosedur Penilaian dan Pendaftaran Pembekal/Kontraktor

Tanggungjawab Carta Alir Dokumen

PP(K) 6.4.2 Hebahan/Keperluan

6.4.3 Pembekal/Kontraktor mengisi borang

permohonan.

6.4.1 Kenalpasti keperluan Pembekal/Kontraktor

6.4.5 Daftar pembekal/kontraktor yang diluluskan

Proses tamat

-

PERDA-PS-03/B1

PP(K)

PP(K)

6.4.4 Penilaian Pembekal/ Kontraktor

PP(K)

PP(K)

Daftar Pembekal/ Kontraktor Diluluskan

Tidak

Lulus

-

PERDA-PS-03/B1

Page 9: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

2.0 TUJUAN

Tujuan prosedur ini ialah untuk memastikan semua perolehan diuruskan secara terbaik

dan paling menguntungkan mengikut Arahan Perbendaharaan dan lain-lain

Pekeliling/Arahan yang berkaitan, yang dikeluarkan oleh pihak Perbendaharaan dan

ICU, JPM supaya tidak berlaku pembaziran ke atas wang Kerajaan semasa

berbelanja berlandaskan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan bagi

melaksanakan program tersebut.

3.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk perolehan PERDA dan mematuhi Peraturan Kewangan

dan Perakaunan PERDA.

4.0 DEFINISI

Tender Perolehan bagi kerja dan bekalan/perkhidmatan

dengan harga/kos melebihi RM500,000.00.

Sebutharga Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan dengan

harga/kos melebihi RM50,000.00 hingga

RM500,000.00. Perolehan bagi kerja dengan

harga RM20,000.00 hingga RM500,000.00.

Perolehan Terus (i) Semua jenis item yang melibatkan

jumlah perbelanjaan tahunan sehingga

RM50,000.00 dengan mana-mana

pembekal yang berdaftar atau tidak

berdaftar dengan Kementerian

Kewangan sama ada bertaraf

Bumiputera atau bukan Bumiputera;

Page 10: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

(ii) Kajian pasaran dibuat supaya harga

bekalan atau perkhidmatan yang hendak

diperolehi adalah berpatutan dan

menguntungkan Kerajaan di samping

memastikan perolehan tidak tertumpu

kepada pembekal tertentu.

(iii) Bagi bidang khusus yang memerlukan

lesen/permit yang sah atau keperluan

lain yang disyaratkan mengikut

peruntukan undang-undang yang

ditetapkan, pembekal yang dipilih

mestilah mematuhi syarat-syarat

tersebut.

Jawatankuasa Pembuka

Tawaran

Ahli terdiri daripada Pegawai Yang Berkenaan/

wakil Bahagian Kewangan dan ahli yang dilantik.

Mesyuarat Jawatankuasa

Sebutharga

Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Besar

dan ahli-ahli terdiri daripada TPB(P), P(HT) dan

P(K).

Mesyuarat Jawatankuasa

Pengurusan Kontrak

Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengurus Besar

dan ahli-ahli terdiri daripada TPB(P), P(HT) dan

P(K)

Mesyuarat Jawatankuasa

Penilaian Harga Tender

Mesyuarat dipengerusikan oleh TPB(P) dan ahli-

ahli terdiri daripada P(HT) dan P(K).

Mesyuarat Jawatankuasa

Penilaian Teknikal Tender

Mesyuarat Lembaga

Perolehan (A)

Mesyuarat dipengerusikan oleh TPB(P) dan ahli-

ahli terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

orang pegawai yang mahir dan berkelayakan di

dalam bidang berkenaan termasuk wakil-wakil

agensi lain yang berkaitan

Mesyuarat dipengerusikan oleh Timbalan Ketua

Setiausaha Kanan JPM dan ahli-ahli terdiri

daripada ICU, JPM, Jabatan Kerja Raya,

Page 11: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

Kementerian Kewangan, Wakil Lembaga

Pengarah dan Pengurus Besar.

Mesyuarat Lembaga

Perolehan (B)

Mesyuarat dipengerusikan oleh Timbalan

Setiausaha Kanan JPM dan ahli-ahli terdiri

daripada ICU, JPM, Jabatan Kerja Raya, Wakil

Lembaga Pengarah dan Pengurus Besar.

TPB(M)

TPB(P)

P(PERDA-TECH)

P(HT)

P(K)

PP(K)

Timbalan Pengurus Besar (Pengurusan)

Timbalan Pengurus Besar (Pembangunan)

Pengarah PERDA-TECH

Pengurus Hartanah Teknikal

Pengurus Kewangan

Penolong Pengurus (Kewangan)

AK

PYB

Akauntan

Pegawai Yang Bertanggungjawab

5.0 RUJUKAN

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 2007

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

Arahan Perbendaharaan

Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)

Peraturan Kewangan LKW 1997

Panduan Perolehan Kerajaan

Garis Panduan Tatacara Perolehan Kementerian Kewangan

Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding (Edisi 2006)

Page 12: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

6.0 PROSEDUR

6.1 Perolehan Terus

6.1.1 Bahagian berkaitan mengenalpasti keperluan untuk perolehan terus yang

hendak dilaksanakan dan memaklumkan kepada Bahagian Kewangan untuk

kelulusan pembekal/kontraktor dengan menggunakan Borang Kelulusan

Perolehan Terus (PERDA-PS-03/B2).

6.1.2 PYB/PP(K) mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden bagi

pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan PERDA (Daftar

Pembekal/Kontraktor Diluluskan) setelah kelulusan diperolehi.

6.1.3 PYB/PP(K) menyelia dan menyemak perolehan sama ada memuaskan atau

tidak dan seterusnya memperakukan bayaran.

6.1.4 Jika tidak memuaskan, PYB/PP(K) membatalkan perolehan berkenaan dan

membuat perolehan baru.

6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan

merujuk kepada :

• Pesanan Tempatan/Inden

• Invois Pembekal

6.1.6 PYB menilai prestasi pembekal/kontraktor dengan menggunakan Borang

Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3).

6.2 Sebutharga

6.2.1 PYB memaklumkan keperluan tawaran sebutharga.

6.2.2 PP(K) menentukan nombor tawaran sebutharga.

6.2.3 PYB/PP(K) mengeluarkan Notis Hebahan.

Page 13: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

6.2.4 PYB/Wakil Bahagian Kewangan menguruskan penerimaan tawaran dan

pembukaan tawaran sebutharga dan mengumpul Sebutharga Pembekal.

6.2.5 Jawatankuasa Pembukaan Tawaran menyediakan Jadual Tawaran

Sebutharga.

6.2.6 PYB menyediakan penilaian harga sebutharga dan penilaian teknikal

sebutharga (jika perlu) dengan merujuk kepada Jadual Tawaran Sebutharga

.

6.2.7 PYB membentang Kertas Perakuan Kelulusan Sebutharga dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga untuk mendapatkan kelulusan.

6.2.8 PYB/PP(K) mengeluarkan Pesanan Tempatan/Inden kepada

kontraktor/pembekal.

6.2.9 PYB/(PP(K) menerima perolehan mengikut spesifikasi.

6.2.10 PYB/PP(K) menerima tuntutan bayaran daripada pembekal/kontraktor dengan

merujuk kepada :

• Pesanan Tempatan/Inden

• Invois Pembekal

6.2.11 PYB/PP(K) memperakukan bayaran.

6.2.12 Jika tidak memuaskan, perakuan semula perlu dibuat dan ulang semula

langkah 6.2.10

6.2.13 Jika memuaskan, AK uruskan Baucer Bayaran.

6.2.14 PYB menilai prestasi pembekal/kontraktor dengan menggunakan Borang

Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3).

Page 14: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

6.3 Tender

6.3.1 PYB memaklumkan keperluan tender

6.3.2 PP(K) menentukan nombor tawaran tender.

6.3.3 PYB/PP(K) mengeluarkan Notis Hebahan.

6.3.4 PYB/Wakil Bahagian Kewangan menguruskan penerimaan tawaran dan

pembukaan tawaran tender dan mengumpul Dokumen Tender Pembekal.

6.3.5 Jawatankuasa Pembukaan Tawaran menyediakan Jadual Tawaran Tender.

6.3.6 PYB menyediakan penilaian harga/teknikal kepada Jawatankuasa Penilaian

Harga/Teknikal Tender dengan merujuk Jadual Tawaran Tender .

6.3.7 PYB membentang Kertas Perakuan Kelulusan Tender mengikut jenis

perolehan kepada Lembaga Perolehan A/B.

6.3.8 PYB/(PP(K) menerima perolehan mengikut spesifikasi.

6.3.9 PYB/PP(K) menerima tuntutan bayaran daripada pembekal/kontraktor dengan

merujuk kepada :

• Dokumen Kontrak

• Invois Pembekal

6.3.10 PYB/PP(K) memperakukan bayaran dengan merujuk :

• Perakuan Bayaran

• Invois Pembekal

6.3.11 Jika tidak memuaskan, perakuan semula perlu dibuat dan ulang semula

langkah 6.3.10.

6.3.12 Jika memuaskan, AK uruskan Baucer Bayaran.

Page 15: PERDA-PS-03 Prosedur Perolehan Prosedur Perolehan.pdf · membuat perolehan baru. 6.1.5 AK menyempurnakan pembayaran apabila perolehan memuaskan dengan merujuk kepada : • Pesanan

LEMBAGA KEMAJUAN WILAYAH PULAU PINANG

NO. ISU : 3 PERDA-PS-03 NO. SEMAKAN :0

TAJUK: PROSEDUR PEROLEHAN

6.3.13 PYB menilai prestasi pembekal/kontraktor dengan menggunakan Borang

Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3).

6.4 Pendaftaran dan Penilaian Pembekal/Kontraktor

6.4.1 Mendaftarkan syarikat yang telah memberi perkhidmatan kepada PERDA

sebagai pembekal/kontraktor untuk dibuat penilaian.

6.4.2 Pembekal/kontraktor perlu mengisi Borang Permohonan Pendaftaran

Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B1) dan PP(K) perlu membuat

penilaian ringkas selepas permohonan.

6.4.3 PP(K) membuat penilaian ke atas pembekal/kontraktor yang terlibat selepas

terima perolehan dari pembekal atau kontraktor dengan melengkapkan

Borang Penilaian Pembekal/Kontraktor (PERDA-PS-03/B3) .

7.0 REKOD

(a) Borang Permohonan Pendaftaran Pembekal/Kontraktor PERDA-PS-03/B1

(b) Borang Kelulusan Perolehan Terus PERDA-PS-03/B2

(c) Pesanan Tempatan (Am 75) Pin. 6/86

(d) Inden Kerja

(e) Invois Pembekal

(f) Notis Hebahan

(g) Salinan Dokumen Sebutharga

(h) Jadual Tawaran Sebutharga

(i) Kertas Perakuan Kelulusan Sebutharga

(j) Baucer Bayaran

(k) Salinan Dokumen Tender

(l) Jadual Tawaran Tender

(m) Kertas Perakuan Kelulusan Tender

(n) Perakuan Bayaran

(o) Borang Penilaian Pembekal/Kontraktor PERDA-PS-03/B3

(p) Daftar Pembekal/Kontraktor Diluluskan