PERFORMANS PROGRAMI NEDİR

VE NASIL HAZIRLANIR

Alper KILIÇASLAN

Daire Başkanı

KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ

5018 sayılı Kanun 9 uncu md.Stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme   Madde 9- Kamu idareleri; kalkınma planları, programlar, ilgili

mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak,  stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlarlar.

            Kamu idareleri, kamu hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçeleri ile program ve proje bazında kaynak tahsislerini; stratejik planlarına, yıllık amaç ve hedefleri ile performans göstergelerine dayandırmak zorundadırlar.         ……………………………….

            Kamu idareleri bütçelerini, stratejik planlarında yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve performans esasına dayalı olarak hazırlarlar. …………………………..

            Maliye Bakanlığı, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ve ilgili kamu idaresi tarafından birlikte tespit edilecek olan performans göstergeleri, kuruluşların bütçelerinde yer alır. Performans denetimleri bu göstergeler çerçevesinde gerçekleştirilir.  

Alıntı:BÜMKO

PERFORMANSPROGRAMI

BÜTÇE

FAALİYETRAPORU

Performans Yönetimi

PERFORMANS DENETİMİ

STRATEJİKPLAN

Performans Programı

•Öncelikler•Performans hedefleri•Faaliyet/projeler•Kaynak ihtiyacı•Performans Göstergeleri

İdare Bütçesi

•Harcama birimleri•Kaynak tahsisi•Temel performans göstergeleri

Faaliyet Raporu

•Faaliyet/proje sonuçları•Performans hedef ve gerçekleşmeleri•Performans göstergeleri hedef ve gerçekleşmeleri•Sapma ve nedenleri•Öneriler

Denetim ve Değerlendirme

•Performans Denetimi•Performans Değerlendirmesi

UYGULAMA

TBMM/Yerel Meclis

•Hesapverme sorumluluğu

Stratejik Plan

•Misyon•Vizyon•Stratejik amaçlar•Stratejik hedefler

Alıntı:BÜMKO

PERFORMANS ESASLI BÜTÇELEME

Kamu idarelerinin ana fonksiyonlarını, bu fonksiyonların yerine getirilmesi sonucunda gerçekleştirilecek amaç ve hedeflerini belirleyen, kaynakların bu amaç ve hedefler doğrultusunda tahsisini ve kullanılmasını sağlayan performans ölçümü yaparak ulaşılmak istenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendiren ve sonuçları raporlayan bir bütçeleme sistemidir.PEB’in temel unsurları Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporudur.

PERFORMANS ESASLI BÜTÇELEME

İdare düzeyinde performans programının hazırlık aşaması, idare stratejik planının hazırlanmasıyla başlamaktadır.Üniversitemiz stratejik planı DPT’ye gönderilmiş bulunmaktadır.Bu nedenle Üniversitemiz performans esaslı bütçelemenin temeli olan stratejik planlama aşamasını tamamlayarak, performans programını hazırlama aşamasına gelmiştir. İdare performans programının temelini de BİRİM PERFORMANS PROGRAMI oluşturmaktadır.Her harcama birimi kendi performans programını Üniversite Stratejik Planına uygun şekilde hazırlayacaklardır.

PERFORMANS PROGRAMI NEDİR

Performans Programı, bir mali yılda kamu idaresinin stratejik planı doğrultusunda yürütmesi gereken faaliyetleri, bu faaliyetlerin kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren, idare bütçesinin ve idare faaliyet raporunun hazırlanmasına dayanak oluşturan programdır.

PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANIRKEN KULLANILACAK TERİMLER

STRATEJİK AMAÇ: Bir kamu idaresinin belirli süre itibariyle misyonunu nasıl yerine getireceğini ifade eden, sonuca yönelmiş orta ve uzun vadeli amaçlardır.Stratejik Planda yer alır ve performans programının hazırlanmasında veri olarak kullanılır.

Üniversitemizin stratejik amaçları; 1.Eğitim ve öğretimin niteliğinin yükseltilmesi 2.Bilimsel çalışma ve teknolojik araştırmaların arttırılması

ve teşvik edilmesi 3.Teknolojik ve fiziksel altyapının geliştirilmesi 4.Dış Paydaşlarla işbirliği ve ilişkilerin kapsam ve nitelik

yönünden geliştirilmesi 5.Kurumsal gelişimin sağlanması 6.Finansal kaynakların arttırılması ve etkin kullanımı

PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANIRKEN KULLANILACAK TERİMLER

STRATEJİK HEDEF: Stratejik amaçların gerçekleştirilebilmesi için ortaya konan ölçülebilir, somut ve orta vadeli alt amaçlar olup stratejik planda yer alır ve performans programının hazırlanmasında veri olarak kullanılır.Stratejik hedeflerdeki rakamlardan ilki bağlı olduğu stratejik amacın sırasını, sonraki rakam ise stratejik hedefin o amaç altındaki sıra numarasını ifade etmektedir.

STRATEJİK HEDEFLERİMİZ örneklerStratejik Amaç 1: Eğitim ve

öğretimin niteliğinin yükseltilmesi

Hedef 1.1: Ders İçeriklerinin ve ders programlarının en az her beş yılda bir güncellenmesi

Hedef 1.2: Toplumsal istemleri ve teknolojik gelişmeleri karşılayacak yeni akademik birimlerin açılması için her yıl değerlendirme yapılması

Hedef 1.3: Ulusal ve uluslararası düzeyde akreditasyona başvuru sayısının beş yılda en az üç programa ulaşması

Hedef 1.4: Öğrenci memnuniyet düzeyinin artırılması

Hedef 1.5: Yurtdışı değişim programlarına katılan öğrenci ve öğretim elemanı sayısının her yıl %10 artırılması

Stratejik Amaç 2: Bilimsel çalışma ve teknolojik araştırmaların arttırılması ve teşvik edilmesi

Hedef 2.1: Öğretim Elemanı başına düşen yayın sayısının her yıl en az % 10 artırılması

Hedef 2.2: Bilimsel ve teknolojik araştırmaların sayısının her yıl en az %10 artırılması

Hedef 2.3: Üniversitemizin basılı ve elektronik yayın sayısının her yıl en az %10 artırılması

PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANIRKEN KULLANILACAK TERİMLER

PERFORMANS HEDEFİ: İdarelerin, stratejik amaçları çerçevesinde, stratejik hedeflerine ulaşmak için bir mali yılda gerçekleştirmeyi amaçladıkları performans seviyelerini gösteren çıktı-sonuç odaklı hedeflerdir.Bu hedefler yıllık olarak harcama birimlerince belirlenir ve performans programlarında yer alır.

PERFORMANS HEDEFLERİMİZ Örnekler Stratejik Hedef 1.1: Ders

içeriklerinin ve ders programlarının en az beş yılda bir güncellenmesi

Performans Hedefi 1.1.1: Ulusal ve uluslararası standartlar çerçevesinde var olan ders programlarının ve içeriklerinin gözden geçirilmesi

Performans Hedefi 1.1.2: Ders program ve içeriklerini elektronik ve basılı olarak erişilebilir kılınması

Performans Hedefi 1.1.3: Uygulamalı derslerin teorik derslere oranının arttırılması

Performans Hedefi 1.1.4: Öğrenci bilgi ve görgüsünü artıracak teknik gezi ve saha çalışmasının yapılması

Stratejik Hedef 1.2:

Toplumsal ve teknolojik

gelişmeleri karşılayacak

yeni akademik birimlerin

açılması için her yıl

değerlendirme yapılması

Performans Hedefi 1.2.1: Açılacak akademik birimlere (enstitü, fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu, konservatuar, bölüm, program, merkez vb.) uygun altyapının kazandırılmasıPerformans Hedefi 1.2.2: Bu birimlerde bilimsel ölçütlerde ders verebilecek ve araştırma yürütebilecek akademisyenlerin bulunması ve yetiştirilmesi

PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLANIRKEN KULLANILACAK TERİMLER

PERFORMANS GÖSTERGELERİ: Kamu idarelerince stratejik amaçlar ve hedefler ile performans hedeflerine ulaşmak amacıyla yürütülen faaliyetlerin sonuçlarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan araçlardır.

PERFORMANS GÖSTERGELERİMİZ Örnekler Performans Göstergeleri 1- Eğitim ve Öğretimin Niteliğinin Yükseltilmesi Stratejik Amacına

Yönelik Performans GöstergeleriÖn Lisans, Lisans Eğitiminin Niteliğinin Artırılması 1. Lisans öğrenci sayısının toplam öğrenci sayısına oranı 2. Ön lisans öğrenci sayısının toplam öğrenci sayısına oranı 3. Lisans programlarına kabul edilen öğrencilerin niteliği SAY, SÖZ, EA, DİL Puanlarının Ortalaması (İLK %

10’luk ÖSSS Puan Dilimlerinden Giren Öğrenci Sayısı)X100 4. Mezun olan öğrenci oranı

Ön lisansLisans

5. Ön lisans mezunlarının ortalama okulu bitirme süreleri 6. Lisans mezunlarının ortalama okulu bitirme süreleri 7. Mezunların mezuniyet not ortalaması

Ön lisansLisans

………..

BİRİM PERFORMANS PROGRAMI HAZIRLAMA SÜRECİ(AŞAMALAR) 1.Üniversitemizin stratejik amaç ve

hedeflerinden harcama biriminin konusuna girenlerin belirlenmesi ve öncelik değerlendirmesi yapılması

2.Performans hedeflerinin belirlenmesi 3.Faaliyet ve projelerin belirlenmesi 4.Kaynak ihtiyacının belirlenmesi 5.Performans göstergelerinin belirlenmesi 6.Performans programının hazırlanması

Örnek 1 : SARUHANLI MYO Saruhanlı Meslek Yüksekokulu için stratejik amaç ve

stratejik hedef belirleme aşamaları aşağıdaki gibi olacaktır.

Öncelikle ana faaliyetler/projeler sıralanır. 1.Eğitim faaliyeti (Eğitim, Konferans, Seminer vb.) 2.Rehberlik ve Danışmanlık faaliyeti 3. …………………………… projesi Ana faaliyetlere destek amaçlı faaliyetler/projeler

sıralanır. 1.Satınalma faaliyeti 2.İnşaat faaliyeti 3.Temizlik faaliyeti vs.. 4…………… 2008 yılında yukarıda belirtilen faaliyetler

yapılacağından, bu faaliyetlerle yürütülecek hizmetlere ilişkin performans hedefleri belirlenir.Bir performans hedefi içinde pek çok faaliyet/proje olabilir

Örnek 1 : ÖRNEK PERFORMANS HEDEFİ VE FAALİYETLER Performans Hedefi: Meslek Yüksek Okulumuzda 2008

yılında 15 adet konferans gerçekleştirilecektir. Faaliyet 1 : Eğitim Faaliyetleri Faaliyet 2 : Temizlik faaliyeti Faaliyet 3 : Halkla İlişkiler faaliyeti

Performans Hedefi: Meslek Yüksekokulumuzda 2008 yılında 1 bilgisayar laboratuarında iyileştirme olacaktır.

Faaliyet 1 : Satın alma faaliyeti Faaliyet 2 : İnşaat faaliyeti

Örnek 1 : ÖRNEK PERFORMANS HEDEFİ VE FAALİYETLER Daha sonra bu performans hedefleri Üniversitemiz Stratejik

Amaç ve Hedefleri ile ilişkilendirilir.Örneğimizdeki bilgisayar laboratuarı kurulmasına ilişkin hedefe göz atarsak; öncelikle bu hedefi kapsayabilecek stratejik hedefleri belirlemek gerekiyor.bir tane hedef olabileceği gibi birden fazla hedefte olabilir.Sadece birisi seçilmelidir. Üniversitemizin;

“stratejik Hedef 3.2: Birimlerin ihtiyacı olan laboratuar donanımının her yıl en az %10 artırılması”

stratejik hedefi örneğimizdeki performans hedefi için seçilir.Böylelikle stratejik hedef ile birlikte stratejik amaçta kendiliğinden seçilmiş olur.Bu hedefin yöneldiği stratejik amaç ise “3” numaralı stratejik amacımızdır.

Stratejik Amaç 3 : Teknolojik ve fiziksel altyapının geliştirilmesi

Örnek 1 : ÖRNEĞİMİZİ SADELEŞTİRİRSEK;

STRATEJİK AMAÇ 3 : Teknolojik ve fiziksel altyapının geliştirilmesi

STRATEJİK HEDEF 3.2 : Birimlerin ihtiyacı olan laboratuar donanımının her yıl en az %10 arttırılması

PERFORMANS HEDEFİ 3.2.1 : Meslek Yüksekokulumuzda 2008yılında bir bilgisayar laboratuarında iyileştirme yapılacaktır.

PERFORMANS PROGRAMINDA İKİNCİ AŞAMA

PERFORMANS HEDEFLERİNİN BELİRLENMESİ

Öncelikli stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu performans hedefleri oluşturulur.Harcama birimleri bunları oluştururken bütçe imkanlarını göz önünde bulundurur.

PERFORMANS PROGRAMINDA ÜÇÜNCÜ AŞAMA FAALİYET VE PROJELERİN BELİRLENMESİ Bu aşamada harcama birimleri belirlenen performans

hedeflerini gerçekleştirmek üzere hangi tür faaliyet ve projeleri yerine getireceklerine karar verirler.Faaliyet ve proje, belirli bir amaca ve hedefe yönelen ve başlı başına bir bütünlük oluşturan yönetilebilir, ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmet birimidir.Faaliyetler idarenin cari (Analitik Bütçede Sınıflandırmasında ekonomik kodu 01,02,03,05 ile başlayan harcama kalemleri) ve sürekli nitelikteki hizmetlerinin karşılanmasına dönük oluşturulurken, projeler yatırım hizmetleri (06 ekonomik kod) ile ilgilidirler ve süreklilik arzetmezler.

PERFORMANS PROGRAMINDA DÖRDÜNCÜ AŞAMA KAYNAK İHTİYACININ BELİRLENMESİ

Her harcama birimi faaliyet ve projelerini belli bir maliyetle gerçekleştirir.Faaliyet ve projelere ayrılacak kaynağın belirlenmesinde yayınlanmış bütçe tavan rakamları kullanılacaktır.Birimler kendi toplam bütçe rakamlarından faaliyet ve projeler için ayıracağı tutarı kendileri belirleyecektir.Belirleme esnasında faaliyet ve projelerin, birimin görev ve sorumlulukları ile hedefleri içindeki ağırlığı ve tahmini maliyeti göz önünde bulundurularak bir oran belirlenecek ve bu oranlar çerçevesinde bütçe rakamları faaliyet ve projelere dağıtılacaktır.

PERFORMANS PROGRAMINDA DÖRDÜNCÜ AŞAMA ÖRNEK TABLOLAR İNCELEME

PERFORMANS PROGRAMINDA BEŞİNCİ AŞAMA

PERFORMANS GÖSTERGELERİNİN BELİRLENMESİ Kamu idareleri amaç ve hedeflerini yerine getirmek üzere

yürüttükleri faaliyetlerin her boyutunu (girdi, süreç, çıktı,sonuç) ölçmek ve değerlendirmek için performans göstergeleri kullanırlar.Performans göstergeleri, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılıp kullanılmadığını ölçmeye ve değerlendirmeye yardımcı olur.

PERFORMANS PROGRAMINDA BEŞİNCİ AŞAMA

Stratejik Hedef 3.2.

Birimlerin ihtiyacı olan laboratuar donanımının her yıl en az %10 artırılmasıPerformans

Göstergesinin Türü

PERFORMANS GÖSTERGESİ

Girdi Donanımı iyileştirmenin toplam maliyeti

Çıktı Donanımdaki iyileşme oranı

Sonuç Eğitim kalitesindeki artış

Verimlilik Donanımı iyileştirmenin toplam maliyeti / donanımdaki iyileşme oranı

Etkinlik Donanımdaki iyileşme oranı / Eğitim kalitesindeki artış

Kalite Eğitim kalitesindeki artış

PERFORMANS PROGRAMINDA BEŞİNCİ AŞAMA

Stratejik Hedef için belirlenen göstergeleri somutlaştırarak kendi performans hedefimize uyarlarsak kendi göstergelerimiz şu şekilde olabilir;

Bilgisayar laboratuarının maliyeti Alınan bilgisayar sayısı Laboratuardan faydalanacak öğrenci sayısı Eğitim kalitesindeki artış

Bir performans hedefi için en az 3 gösterge belirlenmesi tavsiye edilir.

PERFORMANS PROGRAMINDA ALTINCI AŞAMA PERFORMANS PROGRAMININ HAZIRLANMASI

Yukarıdaki aşamalardan geçerek her bir faaliyet ve proje için maliyet ve performans bilgileri kullanılarak birim performans programı hazırlanır ve idare performans programının oluşturulması amacıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir.

PERFORMANS PROGRAMININ İÇERİĞİ BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU (Harcama Yetkilisince Birim Performans Programındaki

hedeflere ilişkin özet bir sunuş) GENEL BİLGİLER (Büyük ölçüde faaliyet raporunda bulunan ilgili bölümlerle

örtüşebilir.Güncel olarak doldurulur) Vizyon-Misyon: Birime İlişkin Bilgiler Tarihçe: Mevzuat: (Kuruluş ve faaliyetlere ilişkin mevzuat) Teşkilat Yapısı: (Organizasyon şeması, etkinliğe ilişkin

değerlendirmeler, yapılması planlanan değişiklikler, birim yöneticileri ve programı hazırlayanlara ilişkin bilgiler vs.)

Yönetim ve İç Kontrol Sistemi: (Harcama, atama, ihale gibi karar alma süreçleri, yetki ve sorumluluk yapısı, mali yönetim, harcama öncesi kontrol, muhasebe sistemi vs.)

PERFORMANS PROGRAMININ İÇERİĞİ Bilişim Sistemi:(Harcama biriminin bilişim sistemine,

bilişim sisteminin faaliyetlere katkısı, karşılaşılan sorunlar, program döneminde sistemde planlanan değişiklikler, e-devlet uygulamaları)

İnsan kaynakları ve Fiziki İmkanlar İnsan kaynakları :(Mevcut insan kaynakları, istihdam

şekli, istihdam sınıfları, kadro unvanları, istihdam politikası, insan kaynakları ihtiyacı ve bunun karşılanmasına yönelik izlenecek politikalar vs.)

Fiziki kaynaklar: (Kullanımdaki hizmet binası, lojman, taşıt aracı, iş makineleri, telefon, faks, bilgisayar, yazıcı gibi bilgiler ve bunların kullanımı ve elde edilmesine dair politikalara tablolar eşliğinde yer verilir.)

Temel Politikalar ve Öncelikler : Faaliyetlere İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler: Diğer Hususlar :

PERFORMANS PROGRAMININ İÇERİĞİ PERFORMANS BİLGİLERİ Stratejik Amaç ve Hedeflere İlişkin Bilgiler: Öncelikli Stratejik Amaç ve Hedefler : (Stratejik planda

yer alan stratejik amaç ve hedeflerden program yılında harcama birimince öncelik verilenler gerekçeleri ile birlikte belirtilir)

Öncelikli Yıllar Hedefleri ve Sapmalar : (Daha önceki programda bulunan hedeflerden sapmaları ve daha önceki hedef gerçekleşmelerinin bu dönemdeki programa olan etkileri değerlendirilir)

Performans Tablosu : (Performans hedeflerinin ilgili olduğu stratejik amaçlara, performans hedefine, performans göstergelerine ve hedefe ilişkin kaynak ihtiyacına standart formlarına yer verilir)

PERFORMANS PROGRAMININ İÇERİĞİ Performans Hedeflerine İlişkin Açıklamalar : (Performans

hedeflerinin düzeylerini belirleyen unsurlar, hedefleri etkileyebilecek önemli faktörler, yürütülecek faaliyet ve projeler ve bunların performans hedefleri ile bağlantısı, uygulama stratejileri, göstergelerin hedefleri açıklama kabiliyeti, performans tablosuna dayanak oluşturan tahmin ve beklentiler ile idarece gerekli görülen diğer hususlara yer verilir.)

Performans Verilerinin Kaynakları ve Güvenirliği : (Bu başlık altında performans hedef ve gösterge verilerinin kaynaklarına, elde edilmesine ve güvenilirliğine ilişkin bilgilere yer verilir.

BÜTÇE BİLGİLERİ : (Kaynak ihtiyacı belirleme çalışmaları sırasında faaliyet ve projeler itibariyle tespit edilen ödenek ihtiyacı bilgileri ile geçmiş yıllar bütçe gerçekleşme bilgilerine, bütçe sınıflandırmasının ekonomik kodlarının 1. düzeyinde tablo halinde yer verilir.

İLGİLİ MEVZUAT www.bumko.gov.tr Pilot uygulama Hacettepe Üniversitesi

Performans Programı 2007 Pilot uygulama Karayolları Genel

Müdürlüğü Performans Programı 2007

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI

TEŞEKKÜR EDERİZ

KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ