PERKHIDMATAN MEJA BANTUAN

HRMIS JPA

PROGRAM SHARING HRMIS APPLICATION KNOWLEDGE & EXPERIENCE (SHARE) SIRI 5 2017

25 – 26 APRIL 2017

TADBIR URUS HELPDESK JPA

NOORHALIMATUN SAADIAH AZIZ (F44)

NIK ZARINA NIK MAT (F48)

ZAINI MAT ZIN (FA32) HASHIMAH HAMSI (FA29)

NORZIHAN HARUN

(FT19)SUPAREKHA KAMARI

(FT19)NORSAADAH SAYUTI

(FT19)

AHMAD ASRI ABD

WAHID (FT19)

MOHD ABU BAKAR

SULAIMAN (FT19)ZURAIDA BADRI

(FT19)NORAZLINA MAT

JOHARI (FT19)

ANITH UMIRA AHMAD

(FT19)

NORLAILI MD SOHOD (FA29)

FUNGSI HELPDESK JPA

Menerima semua aduanberkaitan aplikasi dan

peralatan JPA.

Menganalisa dan menyelesaikan aduan serta menyemak maklum balas penyelesaian sebelum dikemukakan

kepada pengadu

Menyediakan Laporan Statistik Aduan

Mengeluarkan e-mel pemakluman gangguan

aplikasi kepada Pentadbir HRMIS agensi

Menyertai Sesi Program Turun Padang ke agensi

Memberi khidmat bantuan dan nasihat kepada pengguna yang walk in ke helpdesk dan yang

dijemput oleh agensi.

Melaksanakan Prosedur Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) bagi Pengauditan

Pensijilan MS ISO/IEC 27001:2013

PIAGAM PELANGGAN HELPDESK JPA

Akuan penerimaan

aduan dalam tempoh

satu (1) hari bekerja

dari tarikh aduan

diterima

Memaklumkan status

penyelesaian aduan

dalam tempoh tidak

melebihi tiga (3) hari

bekerja dari tarikh

akuan penerimaan

diterima

Memaklumkan status

penyelesaian

berikutnya dalam

tempoh tidak

melebihi tiga (3) hari

bekerja

SUMBER ADUAN HRMIS

HOTLINE HELPDESK

03-8321 1400& VoiceMail

E-MEL helpdesk@jpa.gov.my

• Surat Rasmi Agensi

• Fax

• Mesyuarat/Bengkel/Seminar/Latihan

• Hari Bersama Pelanggan JPA/Agensi

• Walk-in ke JPA

• Laman Sosial

• Rakan-rakan warga JPA/ saudara mara/ taulan

WAKTU OPERASI:

Isnin – Jumaat : 08:00 pagi – 07:00 malam | Sabtu, Ahad & Cuti Umum : 08:00 pagi – 05:00 petang

• Sistem Maklum Balas JPA

• Biro Pengaduan Awam

• Akhbar Tempatan

• 1MOCC

Level 0

Terima dan selesaikan aduan di peringkat agensi.

Rujuk FAQ melalui Portal HRMIS untk bantuan awal.

Rujuk Level 1 untuk bantuan dan saluran aduan.

Semak status log aduan di Level 1.

Pemakluman status aduan kepada CO sehingga selesai.

Level 1

Terima, diagnos dan selesaikan aduan.

Pantau dan kemaskini aduan sehingga selesai.

Salurkan aduan yg tidak dapat diselesaikan ke Level 2.

Tutup aduan selesai.

Pemakluman status selesai kepada pengguna

Level 2

Terima, analisa dan selesaikan aduan.

Release Control dan Quality Assurance.

Makluman aduan selesai kepada Level 1

Terdiri dari Pemilik Modul (MO), Pegawai Dasar (SME), Pasukan Pembangunan (Dev) dll

Level 3

Analisa Cadangan Keperluan Proses.

Penasihat dan saluran untuk pengesahan serta penyelesaian kepada Level 2

Merupakan Pemilik Proses (PO).

AGENSI

PERINGKAT PENGURUSAN ADUAN HRMIS

JPA JPA JPA

1 2 3 4

Menyelesaikan aduan

yang boleh

diselesaikan di

peringkat “Level 0’’

(agensi) dan

menyalurkan aduan ke

“Level 1’’ (Helpdesk

JPA) jika aduan tidak

dapat diselesaikan.

Meningkatkan

keupayaan

Pentadbir HRMIS

Agensi dari semasa

ke semasa dengan

mengadakan latihan

dan program

kesedaran HRMIS

melalui

bengkel/kursus/

mesyuarat/hands-

on.

Mempromosikan

kemudahan dan

peranan

Helpdesk/Pentadbir

Agensi di Portal

Agensi/ PSUK/

Jabatan.

Mempromosikan Portal

Rasmi HRMIS

(www.eghrmis.gov.my)

• Ruang Pembelajaran-

Nota/Makluman Terkini

Bantuan Hrmis/Soalan

Lazim/FAQ

PERANAN PENTADBIR HRMIS AGENSI

PELAPORAN ADUAN KE HELPDESK JPA

Sila nyatakan:

• Nama;

• Agensi dan lokasi bekerja; dan

• Masalah yang dihadapi secara

terperinci.

Sila nyata dan sertakan:

• Nama;

• Agensi dan lokasi bekerja;

• No. IC;

• Salinan IC (kemaskini rekod peribadi sahaja);

• No. telefon pengadu;

• Alamat e-mel pengadu;

• Masalah yang dihadapi secara terperinci; dan

• Print screen paparan yang bermasalah.

Sila nyatakan:

• Nama:

• Agensi dan lokasi bekerja; dan

• No. telefon pengadu.

Maklumat yang tidak lengkap

akan diberi tempoh 2 minggu

untuk CO memberi

maklumbalas sebelum log

aduan ditutup

9

Tarikh

209,331

251,258271,168

244,807

292,095

233,837

288,093264,069

335,896

0

50,000

100,000

150,000

200,000

250,000

300,000

350,000

400,000

Jul2016 Ogos2016 Sept2016 Okt2016 Nov2016 Dis2016 Jan2017 Feb2017 Mac2017

Jumlah Pengguna

TREND LOG ADUAN CUTI 2016

9 7

12

16

9

6 6

12

15

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Jul 2016 Ogos 2016 Sept 2016 Okt 2016 Nov 2016 Dis 2016 Jan 2017 Feb 2017 Mac 2017

Jumlah Aduan

10

273

173

46

243

173

700

109125

33

82

137

14

658

Rekod Peribadi SKT/LNPT Tuntutan PENGURUSANCUTI

ProfilPerkhidmatan

PenamatanPerkhidmatan

Sekuriti Data Perjawatan MBJ PengisytiharanHarta

Aliran Kerja Saraan Lain-lain

JUMLAH LOG ADUAN 2017 MENGIKUT MODUL

11

LOG ADUAN CUTI YANG SERING DITERIMA

Gagal membuat carian penyokong dan pelulus cuti

Hapus maklumat cuti pada peti pesanan

Maklumat cuti bertindan pada tahun yang sama

Kegagalan untuk merekod Cuti Kuarantin( 5 Hari)

Tiada tetapan aliran kerja

Maklumat GCR Yang Terkumpul Tidak Tepat

Masalah Kebenaran Keluar Pejabat

Baki cuti tidak sama antara HRMIS versi Klasik dan HRMIS 2.0

Masalah mengemaskini GCR

Masalah permohonan cuti rehat

12

03-83211400

helpdesk@jpa.gov.my