perkhidmatan utama halaman: 1/15 prasiswazah no....

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P004

Halaman: 1/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENDAFTARAN KURSUS Tarikh: 03/01/2011

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara pendaftaran kursus pelajar program prasiswazah UPM.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi aktiviti penyediaan pendaftaran, pengecualian kursus, tambah kursus, gugur kursus, tukar program, tangguh pengajian, tarik diri dan gugur nama tidak termasuk program yang ditawarkan di Kampus UPMKB, Program Jarak Jauh dan Program Eksekutif.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems-Requirements

- Manual Pengguna SMP – Modul Pendaftaran

- Jadual Waktu Kuliah Semester

- Kalendar Akademik

- Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

AKD : Bahagian Akademik Alasan Munasabah : Kewangan, keluarga, kesihatan, pertukaran universiti. Fakulti : Semua Fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian

dan Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar

iDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi JWKA : Jadual Waktu Kuliah/Amali Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

: Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)



Halaman: 2/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian

dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar

KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah PA : Penasihat Akademik Pelajar : Pelajar program Prasiswazah dan Asasi Sains Pertanian Pendaftaran Sempurna : Memenuhi syarat pendaftaran dan tidak membuat

sebarang perubahan PK : Pengurus Kolej PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian

Akademik PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTJ PT PTJ : Pegawai Tadbir Fakulti PTM : Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Akademik PTM PTJ : Pegawai Teknologi Maklumat PTJ SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan (Akademik) TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan prosedur Pendaftaran Kursus ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.



Halaman: 3/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


6.0 CARTA ALIR

MULA

Persediaan Pendaftaran Kursus

Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus

Daftar Kursus

Pengecualian

Proses Tambah/Gugur Kursus

Kenalpasti Status Pelajar?

Pelajar Baharu Pelajar Lama

Daftar Kursus

Tidak

Pilih Kursus

Gugur Nama

Terima Rayuan

Daftar Semester Depan

TAMAT

Hantar Peringatan Semak Pendaftaran

Ya

Tidak

Pelajar Daftar Kursus Lewat

Ya

Mohon Tukar Program ?

Tambah/Gugur Kursus?

TidakTidak

Lulus

Ya

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Ya

Ya

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.15

7.17

7.18

7.21

7.19

7.20

7.23

7.14

7.25

Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus

Pengecualian

Proses Pengecualian

Tangguh/Tarik Diri

Ya

Tidak7.16

Tidak

7.22

7.24

Tidak

Mohon Tukar Major &Minor?

Ya

Tidak

Ya

7.26



Halaman: 4/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Persediaan Pendaftaran Kursus 7.2.1 Sediakan Notis Pendaftaran Kursus untuk semester

hadapan pada minggu kesepuluh (10) berpandukan Kalendar Akademik. Notis mengandungi maklumat berikut:

7.2.1.1 Tarikh mula dan tamat pendaftaran

7.2.1.2 Tempat dan masa

7.2.1.3 Syarat pendaftaran

7.2.2 Edar notis ke fakulti dan Kolej Kediaman pada minggu kesepuluh (10) untuk dipamerkan di Fakulti/Kolej.

7.2.3 Pamerkan notis pendaftaran kursus pada papan kenyataan di fakulti, di kolej dan di dewan kuliah bawah seliaan AKD selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh pendaftaran.

7.2.4 Muat naik notis pendaftaran kursus dalam laman web

http://www.akademik.upm.edu.my pada minggu kesebelas (11).

7.2.5 Sediakan kemudahan komputer bagi proses pendaftaran kursus secara dalam talian.

7.2.6 Pastikan semua pelajar mempunyai Penasihat Akademik (Rujuk : Garis Panduan Sistem Penasihatan Akademik (PU/PS/GP003)

PT/PT(P/O)

PT/PT(P/O)

PT/PT PTJ/PK

PT/PTM

PTMF

Ketua PTJ

http://www.akademik.upm.edu.my/



Halaman: 5/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7.3 Uji SMP Modul Pendaftaran Kursus

7.3.1 Minta iDEC laksanakan uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus selewat-lewatnya pada minggu kesepuluh (10) semester sebelum bagi memastikan sistem boleh mengesan perkara berikut: 7.3.1.1 Pertindihan jadual waktu

7.3.1.2 Bilangan pelajar yang boleh mendaftar

berdasarkan kuota

7.3.1.3 Program pengajian pelajar

7.3.1.4 Klasifikasi pelajar

7.3.1.5 Major/minor

7.3.1.6 Prasyarat kursus

7.3.1.7 Pengesahan pendaftaran oleh Penasihat Akademik

7.3.2 Dapatkan maklumat status uji lari SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian daripada iDEC selewat-lewatnya tiga hari bekerja daripada tarikh surat permohonan minggu kesebelas (11) semester sebelum. (Rujuk : Borang Pengesahan Uji Lari – Modul Pendaftaran (PU/PS/BR07/DAF))

7.3.3 Jika ujian berjaya, ikut langkah 7.4.

7.3.4 Jika ujian tidak berjaya, buat tindakan pembetulan. Ikut langkah 7.3.5.

7.3.5 Minta iDEC buat tindakan pembetulan untuk memastikan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam Talian dapat digunakan dengan sempurna pada hari pendaftaran.

PT/PTM/PPTM/ PT(P/O)

PT/PTM

PT/PTM



Halaman: 6/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7.4 Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus

7.4.1. Aktifkan SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara Dalam

Talian melalui SMP Modul Aktiviti pada hari pertama minggu kedua belas (12) hingga keempat belas (14) semester sebelum.

7.4.2. Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara

Dalam Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik sehari selepas Mesyuarat Senat Pertama pengesahan keputusan peperiksaan untuk tempoh dua (2) minggu.

7.4.3. Aktifkan semula SMP Modul Pendaftaran Kursus Secara

Dalam Talian melalui SMP Jadual Aktiviti Kalendar Akademik pada minggu pertama hingga minggu kedua (2) semester berkenaan bermula.

PT

PT

PT

7.5 Kenalpasti Status Pelajar?

7.5.1. Sekiranya pelajar baharu, ikut langkah 7.6

7.5.2. Sekiranya pelajar lama, ikut langkah 7.9

PT/PT(O)

PT/PT(O)

7.6 Pelajar Baharu

7.6.1. Pelajar baharu dibenarkan membuat pendaftaran kursus

mulai hari pertama minggu suai kenal hingga hari terakhir minggu kedua (2) semester tanpa bayaran denda atau mengikut tarikh Surat Tawaran dan tempoh pendaftaran yang ditetapkan.

Pelajar/PA



Halaman: 7/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7.7 Daftar Kursus

7.7.1. Semak pendaftaran kursus yang telah dipakejkan dalam

SMP

7.7.2. Pelajar berbincang dengan PA untuk mendapat nasihat

dan pengesahan mengenai kursus yang diambil.

7.7.3. Jika melebihi 18 jam kredit, dapatkan kelulusan Dekan. 7.7.4. Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada

pelajar pada hari pertama semester bermula. (Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) – Perkara 17 (a)).

7.7.5. Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau menyerahkan slip pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar yang membuat perubahan pendaftaran selewat-lewatnya tiga (3) hari berkerja selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran. (Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) – Perkara 17 (b)).

Pelajar/PT(P/O) PTJ

Pelajar/PA

Pelajar/PA

PT(P/O) PTJ

PT(P/O) PTJ

7.8 Pengecualian? 7.8.1. Jika ya, ikut langkah 7.15.

7.8.2. Jika tidak, ikut langkah 7.16.

Pelajar/ PT(P/O) PTJ

7.9 Pelajar Lama 7.9.1. Pelajar lama dibenarkan membuat pendaftaran kursus

mulai hari pertama minggu kedua belas (12) hingga hari terakhir minggu keempat belas (14) semester sebelum.

7.9.2. Pendaftaran kursus juga dibuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan Peperiksaan Akhir diumumkan.

7.9.3. Pendaftaran kursus lewat (pelajar yang tidak membuat

Pelajar

Pelajar

Pelajar



Halaman: 8/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


pendaftaran dalam tempoh yang telah ditetapkan) boleh membuat pendaftaran kursus sepanjang dua (2) minggu pertama semester bermula.

7.10 Pilih Kursus 7.10.1. Semak JWKA dalam laman web AKD sebagai panduan

pendaftaran kursus.

7.10.2. Pantau dan bimbing pelajar buat pendaftaran jika perlu.

Pelajar

PA

7.11 Daftar Kursus 7.11.1. Beri kebenaran mendaftar secara dalam talian.

7.11.2. Daftar melalui e-SMP pelajar.

7.11.3. Cetak slip pendaftaran kursus dan serahkan kepada

pelajar pada hari pertama (1) semester bermula.

7.11.4. Cetak slip pendaftaran kursus lewat atau serahkan slip pendaftaran kursus yang telah dikemaskini kepada pelajar yang membuat perubahan pendaftaran selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja selepas pelajar tersebut membuat pendaftaran. (Cetak slip Pendaftaran yang terkini – Rujuk : Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Seksyen 17 B)

PA

Pelajar

PT(P/O) PTJ

PT(P/O) PTJ

7.12 Semak Pendaftaran 7.12.1. Cetak senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran

kursus dari SMP (hari pertama (1) selepas minggu peperiksaan akhir semester).

7.12.2. Semak senarai pelajar yang belum mendaftar kursus

berdasarkan perkara berikut:

7.12.2.1. Status pelajar (pelajar aktif dan tangguh pengajian)

PT(P/O)

PPT/PT(P/O)



Halaman: 9/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7.12.2.2. Senarai pelajar gred kursus tidak lengkap (TLK), Latihan Industri dan Latihan Praktikum.

7.12.2.3. Status pelajar bergraduat

7.12.3. Edar senarai nama pelajar yang tidak mendaftar kepada fakulti pada hari pertama (1) dan dua (2) minggu selepas peperiksaan akhir semester untuk fakulti mengesan dan menghubungi pelajar yang tidak mendaftar kursus.

7.12.4. Dapatkan maklum balas fakulti status setiap pelajar yang

tidak mendaftar kursus dalam tempoh seminggu (1) daripada tarikh surat diedar.

7.12.5. Jika pelajar mendaftar, ikut langkah 7.13

7.12.6. Jika pelajar tidak mendaftar, ikut langkah 7.19

PT/PT(P/O)

TDA/PT(P/O)

7.13 Mohon Tukar Major/ Minor

7.13.1. Permohonan pertukaran major/ minor dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk : Arahan Kerja Pertukaran Major & Minor (UPM/PU/PS/AK032)).

7.13.2. Jika Ya, ikut langkah 7.17

7.13.3. Jika tidak, ikut langkah 7.14

Pelajar

7.14 Mohon Tukar Program

7.14.1. Permohonan Tukar Program dibenarkan dalam tempoh dua (2) minggu selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan. (Rujuk : Arahan Kerja Bertukar Program (UPM/PU/PS/AK014)).

7.14.2. Jika ya, ikut langkah 7.15


Pelajar



Halaman: 10/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7.15 Pengecualian

7.15.1. Jika perlu pengecualian, ikut langkah 7.16

7.15.2. Jika tidak perlu pengecualian, ikut langkah 7.17

Pelajar

Pelajar

7.16 Proses Pengecualian

Untuk pengecualian kursus, (Rujuk : Arahan Kerja Pengecualian Kursus Pengajian(UPM/PU/PS/AK015))

Pelajar/ PT(P/O) PTJ

7.17 Tambah/Gugur Kursus?



PT(P/O)

7.18 Proses Tambah Gugur Kursus Jika ada Tambah/ Gugur Kursus, daftar dalam SMP. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B – Pendaftaran, akan dirujuk untuk proses pendaftaran atau perubahan pendaftaran (tambah dan gugur kursus).

Pelajar

7.19 Hantar Peringatan

7.19.1. Dapatkan senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus melalui SMP-AKD Modul Pendaftaran Kursus.

7.19.2. Hantar surat peringatan kepada pelajar yang dikesan tidak membuat pendaftaran kursus empat (4) minggu selepas peperiksaan akhir semester.

PT(P/O)

KPPP

7.20 T Pelajar Daftar Kursus Lewat

7.20.1. Pelajar daftar kursus lewat pada minggu pertama (1) dan kedua (2) semester. Kaedah UPM (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Bahagian B – Perenggan 10.


Pelajar



Halaman: 11/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02



7.21 Penangguhan Pengajian/Tarik Diri? 7.21.1. Jika ya, (Rujuk : Arahan Kerja Penangguhan Pengajian

(UPM/PU/PS/AK016)/ Arahan Kerja Menarik Diri (Berhenti) (UPM/PU/PS/AK017)), ikut langkah 7.26


Pelajar

7.22 Gugur Nama 7.22.1. Gugur nama pelajar yang tidak mendaftar kursus dari

daftar pelajar aktif dalam SMP - Modul Pendaftaran. 7.22.2. Hantar Surat Gugur Nama kepada pelajar dan salinan

kepada Dekan, Bendahari, Penaja, Pustakawan dan Timbalan Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Pelajar selewat-lewatnya pada minggu keempat (4) semester berkenaan.

PT(P/O)

PT(P/O)

7.23 Terima Rayuan 7.23.1. Terima surat dari pelajar yang digugurkan nama untuk

rayuan meneruskan pengajian dari minggu keempat (4) hingga sehari (1) bekerja sebelum semester dibuka.



PT(P/O)

7.24 L Lulus? 7.24.1. Buat keputusan permohonan rayuan pelajar meneruskan

pengajian dan ikut langkah berikut:

7.24.2. Jika lulus, pelajar perlu membayar denda dan mendaftar pada semester berikutnya. Ikut langkah 7.25.

KPPP

Pelajar



Halaman: 12/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


7.24.3. Jika tidak diluluskan, pelajar kekal digugurkan dari daftar pelajar dan dimaklumkan kepada pelajar. Ikut langkah 7.26.

PT(P/O)

7.25 Daftar Semester Depan Keluarkan surat kepada pelajar untuk mendaftar pada hari pertama (1) semester berikutnya.

KPPP

7.26 Tamat



Halaman: 13/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1 UPM/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER

Surat Notis Pendaftaran

Memo muat naik notis Pendaftaran Kursus ke laman web

Surat kepada Timbalan Dekan Akademik Fakulti berkaitan pengeluaran Slip Pendaftaran Kursus kepada pelajar

Surat kepada PTM(IDEC) berkaitan uji lari Modul Pendaftaran Kursus

Borang Pengesahan Status Ujilari – Modul Pendaftaran Kursus

Surat maklum balas daripada PTM(IDEC) berkaitan status uji lari Modul Pendaftaran Kursus

Pengesahan skrin pengaktifan Pendaftaran Kursus

E-mail masalah Pendaftaran Kursus oleh pelajar

Senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus

Semakan oleh PT(P/O) berkaitan pendaftaran kursus pelajar

Surat kepada Dekan Fakulti berserta senarai pelajar yang tidak mendaftar kursus

Maklumbalas dari Dekan Fakulti (jika ada)

Senarai pelajar yang tidak membuat pendaftaran kursus

Surat peringatan kepada pelajar tidak mendaftar kursus

Catatan penyelesaian masalah semasa pendaftaran (Buku Log)

Senarai pelajar yang belum buat pendaftaran kursus lewat

Pengesahan senarai pelajar yang

PT (P/O)

PT Bilik Fail AKD 5 Tahun

Pendaftar Rincih



Halaman: 14/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02




Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

akan di gugur nama

Surat gugur nama kepada pelajar

Surat rayuan pelajar yang ingin menyambung semula pengajian

Surat jawapan rayuan sambung pengajian

2. UPM/(PTJ)/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER

Surat Notis Pendaftaran

Surat kepada Timbalan Dekan Akademik Fakulti berkaitan pengeluaran Slip Pendaftaran Kursus kepada pelajar

Surat kepada Dekan Fakulti berserta senarai pelajar yang tidak mendaftar kursus

Maklumbalas dari Dekan Fakulti (jika ada)

Surat gugur nama kepada pelajar

Surat jawapan rayuan sambung pengajian

SMP-Modul Pendaftaran Kursus

PT (P/O) PTJ

PT (PTJ) Bilik Fail PTJ 5 Tahun

Pendaftar Rincih

3. UPM/(iDEC)/600-3/1/4 PENDAFTARAN KURSUS SEMESTER

Surat kepada PTM(IDEC) berkaitan uji lari Modul Pendaftaran Kursus

Borang Pengesahan Status Ujilari – Modul Pendaftaran Kursus

Surat maklum balas daripada PTM(IDEC) berkaitan status uji lari Modul Pendaftaran Kursus

Pengesahan skrin pengaktifan Pendaftaran Kursus

PT (P/O) iDEC

PT (PTJ) Bilik Fail iDEC 5 Tahun

Pendaftar Rincih



Halaman: 15/15

No. Semakan: 00

No. Isu: 02




Memfail


Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

4. UPM/PTJ/600-3/1/4 PANDUAN PENASIHAT AKADEMIK

SMP-Modul Penasihatan Akademik

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011

perkhidmatan utama halaman: 1/15 prasiswazah no....

Documents