God ledelses- kommunikationPernille Steensbech Lemée

Fokus Kommunikation

www.retorikskolen.dk

Han er lydhør og har "antennerne" ude, god til selv at tage prekære emner op og være den første til at åbne debatten. Er åben og troværdig i sin kommunikation: man kan stole på, at han mener det, han siger. Samtidig er han den første til at indrømme og undskylde, hvis han har taget fejl - også gerne foran alle medarbejdere. Det er med til at gøre kommunikationsmiljøet meget tillidsfuldt og trygt efter min mening.

'Nytårstalen' var et flot eksempel på god kommunikation af vores nuværende situation, fremlæggelse af budget, indfletning af hvordan eksterne forhold kunne påvirke os, og hvilke tiltag der var sat i gang/ville blive sat i gang for at bringe osvidere.

Fantastisk "på ølkassen": evner at få komplicerede sammenhænge forklaret og tydeliggjort og at kommunikerevanskelige og alvorlige budskaber på en sober og forståelig måde. Har stor respekt for "folke-opinionens" styrke og er altid velforberedt, når han har indlæg på møder m.m.

Nogen gange kan han - især hvis han er presset/stresset - have en tendens til at lukke af for andres tale/skære dem fra lidt vel hurtigt. I disse situationer vil han med fordel kunne tage en dyb vejrtrækning og lad folk tale lidt længere. Kan virke meget diktatorisk og hård.

Kunne godt øve sig lidt i at være lidt mere tålmodig, når man har noget at sige i stedet for haste videre, når han har forstået budskabet. Der er nogle gange lidt for meget handling og effektivitet over kommunikationen og for lidt plads til forståelseog den enkeltes følelser - men det ved han sikkert godt.

Lad være med bare at sige ”fix it”, når jeg kommer til dig med et problem. Jeg kommer til dig, fordi jeg har brug for sparring. Det kan godt være, du siger det, fordi du har tillid til mine evner. Men jeg kunne godt savne en lidt mere empatisk og støttende tilgang. Jeg kommer jo til dig, fordi jeg har brug for dit råd. Ellers ville jeg da bare selv have fixet det for længst.

Formiddagens program

God intern kommunikation – på organisationsplan

Måling af den enkelte leders kommunikation

Strategisk kommunikationsplanlægning

Intern kommunikationen - forudsætningen for en stærk virksomhed Formålets klarhed Ledelsens kommunikationsadfærd Tillidsfulde relationer på alle niveauer Effektiv videndeling

(Clutterbuck & Hirst: Talking Business, 2003)

Formålets klarhed Hvor klart defineret og kommunikeret er formålet med hvert større

forandringsprojekt?

I hvilken grad ”fløjter ledelsen den samme melodi”, når de kommunikerer om organisationen, dens visioner og fremtid?

Tillidsfulde relationer

Føler medarbejderne, at ledelsen interesserer sig for dem og deres behov?

Er budskaberne fra ledelsen accepterede som præcise og dækkende - eller modtages de med skepsis?

Kan man åbent konfrontere og diskutere vanskelige emner?

Effektiv videndeling

Får medarbejderne let adgang til viden på tværs af ”siloer” i organisation?

Får medarbejderne nok viden fra ledelsen, og får ledelsen nok fra medarbejderne?

Er der de fornødne kanaler til at understøtte videndelingen?

Ledelsens kommunikationsadfærd Hvor troværdig fremstår ledelsen overfor medarbejderne?

Er kommunikation et emne på ledelsesmødernes dagsorden?

Fornemmer medarbejderne, at ledelsen er indstillet på åbenhed og dialog?

Et af de helt centrale spørgsmål i Kommunikationsspejlet: ”Tager din leder sig tid til en uformel snak –

også når det ikke er skemalagt?”

Diskussion 1:

Hvor fornemmer du umiddelbart, at I kunne forbedre kvaliteten af den interne kommunikation hos jer?

Peg på tre fremtidige indsatsområder

Kommunikationsspejlet – et blik på dig selv

Hvad er mine styrker? Hvad er mine

svagheder? Hvordan bliver jeg

oplevet? Hvad skal jeg helt

konkret gøre bedre?

Hvad er kommunikationsspejlet? Webbaseret analyse

180 grader: Vi spørger lederen selv, hans/hendes medarbejderne og lederens leder

Værktøj til rådgivningssamtale om, hvor og hvordan man kan sætte ind for at forbedre kommunikationen

Glædeligt overblik over styrker

•Vi får hurtig besked.

•Rygter/konflikter stoppes.

•Tillidsfuldt miljø

•Vi ved, hvad målene i hverdagen

er.

•Opgaver bliver klart igangsat

•Vi får konstruktiv

ros/ris

•Forklarer strategier/

planer.

• Begrunder forandringer

•Forklarer hvad der

påvirker os fra

omverdenen

•Er god ambassadør

•Er loyal overfor både medarbejdere og topledelse

•Er nærværende og lyttende

Husk at tage action på problemer, når de

opstår

Husk at besvare interne mails. Og husk

at hilse, når du går gennem afdelingen

Udover mandagsmødet (som er en sludder for en sladder) ser vi ham ikke,

han skal være mere synlig. Han taler for lavt.

Virker tillukket

Men han handler ikke på det, vi taler

om

Han er god til at lytte til alle medarbejder på vores mandagsmøder og komme med forklaringer, når der erspørgsmål.

Godt at vi får referat fra mandags-

møder

Kan nogle gange komme til at bagatellisere ting med udtalelser som "det er ikke noget problem" eller "det er let nok”. Det er ikke altid så godt, hvis en medarbejder rent faktisk mener, der

er et problem.

Øvelse:

Giv dig selv point på spørgsmålene om Kommunikationsmiljø

Skala:

• Utilfredsstillende (1-3): Udvikling afgørende• Under middel (4-6): Udvikling nødvendig• Over middel (7-9): Beherskes professionelt• Ekspert (10-12): Beherskes forbilledligt

Godt at sætte

pointerne fra

nytårstale i perspektiv

til vores hverdag

Godt at forklare

strategien set i

forhold til vores

opgaver

Det kunne være dejligt med flere konkrete

eksempler på, hvad vi skal rent strategisk

Afdelingen har lige ansat 5 nye konsulenter - en oplagt mulighed for at fortælle, hvor vi (afdelingen) er på vejhen og prøve at inspirere os medarbejdere. En mulighed, der ikke blev taget. Udover at vi skal fakturere X antal kr, har jeg ikkehørt om afdelingens strategi

Øvelse:

Giv dig selv point på spørgsmålene om Sammenhæng & Perspektiver

Skala:

• Utilfredsstillende (1-3): Udvikling afgørende• Under middel (4-6): Udvikling nødvendig• Over middel (7-9): Beherskes professionelt• Ekspert (10-12): Beherskes forbilledligt

Jeg synes, at

han er god til at formidle budskab

er fra topledel-sen og fortælle

hvad der rører sig i

vores afdeling

Salgsarbejde. Han gentager hyppigt, hvor vigtigt det er og kommer med konkrete eksempler på, hvordan han selvgør.

Husk at følge op på de projekter, der er startet, hver gang. Det giver dårlig stemning, når man ikke får feed backpå det, man laver

Han forventer at vi selv sætter målene og holder fast i dem - det gør nogle utrygge. Han skal blive bedre til selv at drage konklusioner og følge op. Han har tillid til, at den enkelte selv kan finde ud af det, men det er ikke tilfældet altid og for alle

I en ideel verden ville der være en (synlig) kø af spændende interne opgaver, man kunne sætte tænderne i, nårder i perioder ikke så meget eksternt "debitertbart" arbejde. Dette ville gøre det mere klart ,hvad man skal levere i tider medbegrænset eksternt arbejde.

Øvelse:

Giv dig selv point på spørgsmålene om Mål & Kvalitet

Skala:

• Utilfredsstillende (1-3): Udvikling afgørende• Under middel (4-6): Udvikling nødvendig• Over middel (7-9): Beherskes professionelt• Ekspert (10-12): Beherskes forbilledligt

Meget velformuleret og lyttende. Har stor faglig kompetence og kan simplificere selv

vanskelige emner. Gør tørt stof til tider underholdende

Bør vise sig noget mere i afdelingen - bare sige

godmorgen og farvel

Kortere talestrøm ved drøftelse af

problemer. Er svær at stoppe, når der først deles ud af

viden

Han er god til at lytte, men ikke god til at tage noget til sig -og han kommer altid

med forklaringer

Er god til at fremhæve det positive i vanskelige situationer. Virker rolig selv under pres,

Han er ærlig, melder klart ud også hvis han har truffet forkert beslutning, følger op og melder tilbage

Det kunne være rart, hvis han interesserede sig lidt for afdelingen som personer en gang i mellem, når nu han er lederen. Det hele er næsten altid ren "business".

Øvelse:

Giv dig selv point på spørgsmålene om Ambassadør & Rollemodel

Skala:

• Utilfredsstillende (1-3): Udvikling afgørende• Under middel (4-6): Udvikling nødvendig• Over middel (7-9): Beherskes professionelt• Ekspert (10-12): Beherskes forbilledligt

Smart i en fart- Læg en plan for kommunikationen

Baggrund Kernebudskaber Målgrupper Strategi Spørgsmål og svar Tidsplan

Kilde: Helle Petersen og Michael Harris: Kommunesammenlægning

Baggrund

Diskussioner op til beslutningen om en forandring er ofte indforståede, når beslutningen formidles.

Giv en klar beskrivelse af baggrunden, som omverdenen kan forholde sig til

Kernebudskaber

Fokuser på konkrete, tydelige budskaber – sagen i en nøddeskal

Kommuniker på modtagerens præmisser – med et ordvalg og et perspektiv, de kan forholde sig til

Målgrupper

Funktion Barrierer Motivation

Målgruppe 1

Målgruppe 2

Målgruppe 3

Strategi

Hvilke kommunikationskanaler vil vi bruge? Massekommunikation: intranet, mail, stormøder

etc. Målrettet kommunikation: Breve, møder, samtaler Cen/lok-strategien

Spørgsmål og svar Arbejd med de kritiske spørgsmål

Vær djævlens advokat, når I stiller spørgsmålene

Vær katalysatorer, når I besvarer dem - ærligt.

Tidsplan

Hvornår skal hvad ske?

Vejen videre

Hvilke ideer har du fået til at forbedre din kommunikation i hverdagen?

1 2 3