perpustakaan modern berbasis budaya melayu dengan nuansa ... · perpustakaan provinsi riau dengan...

PENGANTAR

Perpustakaan telah ada sejak adanya kebudayaan umat manusia.

Sebagaimana peradaban yang selalu berubah dan berkembang, maka

perpustakaan juga selalu mengalami perubahan dan perkembangan

sejalan dengan perjalanan kehidupan umat manusia. Perpustakaan masa

kini haruslah sesuai dengan gaya hidup dan kebutuhan masyarakat

yang sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi.

Perpustakaan Provinsi Riau yang dalam sejarah perkembangan-

nya telah beberapa kali mengalami perubahan nama dan fungsi serta

lokasi, saat ini sedang dalam tahap membangun dan merenovasi gedung.

Gedung baru yang berkesan modern namun tetap bercirikan budaya

Melayu dan bernuansa agamis direncanakan selesai pada akhir tahun

2007.

Agar perpustakaan dapat beroperasi dan berfungsi penuh dalam

melayani penggunanya segera setelah selesai pembangunan gedung,

tepatnya pada awal tahun 2008 maka disusunlah Grand Design

Perpustakaan Provinsi Riau dengan tema:

“Perpustakaan Modern Berbasis Budaya Melayu dengan Nuansa Agamis yang Didukung oleh Pemanfaatan Teknologi Mutakhir”

Dalam Grand Design ini telah dirancang konsep-konsep

pengembangan dan implementasinya, serta rincian kegiatan-kegiatan

yang akan dilaksanakan pada tahun 2007-2010.

Grand Desain Perpustakaan Provinsi .................. ii

Semoga Grand Design ini dapat dijadikan pijakan dalam

penataan ruang perpustakaan dan mebeler, penataan infrastruktur

teknologi komunikasi dan informasi, pengembangan SDM, sistem

manajemen, pengembangan dan pengolahan koleksi, berbagai jenis

layanan, promosi dan kerjasama, serta pengembangan perpustakaan

masa depan, sehingga perpustakaan Provinsi Riau mampu menghadirkan

pengetahuan dunia (world’s knowledge) untuk masyarakat Riau dan

masyarakat Indonesia dalam meningkatkan taraf kehidupan sosial

ekonomi serta penelitian dan pengembangan (research and

development).

Pekanbaru, 20 Desember 2006

Tim Penyusun

Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 …………… i

iii

DAFTAR ISI

PENGANTAR i

EXECUTIVE SUMMARY 1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang 8 1.2.Tujuan 10 1.3. Ruang Lingkup Kegiatan 11 1.4. Indikator Kinerja 12

BAB 2 KEADAAN UMUM PROVINSI RIAU

2.1. Profil Provinsi Riau 15 2.2. Keadaan Umum Perpustakaan Provinsi Riau 27

BAB 3 TINJAUAN TEORITIS 40

BAB 4 PEMBENTUKAN PERPUSTAKAAN PROVINSI RIAU

4.1. Pembanunan Gedung 82 4.2. Penataan Ruang dan Mebeler 84 4.3. Penataan Infrastruktur Teknologi Informasi 89

BAB 5 PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA

5.1. Analisa Kebutuhan 102 5.2. Magang 102 5.3. Studi Banding 104 5.4. Diklat Teknis dan Diklat Fungsional 105 5.5. Pendidikan Formal Perpustakaan 106 5.6. Rekrut Tenaga Baru 106 5.7. Pengembangan Kemampuan dan Ketrampilan SDM di Era Digital 107 BAB 6 PENGEMBANGAN KOLEKSI DAN PENGOLAHAN

6.1. Pengembangan Koleksi 113 6.2. Pengolahan Bahan Pustaka 119

Grand Desain Perpustakaan Provinsi .................. iv

BAB 7 LAYANAN DAN PROMOSI

7.1.Pengembangan dan Penataan Sistem Layanan Perpustakaan 126

7.2.Promosi Layanan dan Promosi Perpustakaan 139

BAB 8 PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN PROVINSI RIAU

8.1.Pengembangan Layanan Perpustakaan Masa Depan 146 8.2.Pengembangan Sistem Layanan Terpadu Dengan Perpustakaan dan Pusat-Pusat Informasi di Provinsi Riau 153

DAFTAR PUSTAKA 155

LAMPIRAN

• Tahapan Pengembangan Sistem Perpustakaan 159

Badollahi Mustafa, Drs., M.Lib.

Pustakawan, Perpustakaan Institut Pertanian Bogor

Sugiharto, S.Sos. Pustakawan, Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI

Zurniaty Nasrul, MLS. Konsultan Perpustakaan/Sekjen Ikatan Pustakawan Indonesia

Fauzi Asran, Drs. Kepala Perpustakaan Jakarta Islamic Center

H. R. Erisman, Drs., M.Si Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau

Mega Putra RM., Drs. Kepala Bidang Pengembangan dan Perawatan Perpustakaan Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau

Moh. Aries, Drs., M.Lib Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia

Romi Satria Wahono, M.Eng. Direktur Utama, PT. Brainmatics Cipta Informatika

Tiva Riawati, S.Sos. Pustakawan, Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau

Wien Muldian Kepala Perpustakaan Departemen Pendidikan Nasional

Woro Titi Haryanti, Dra., M.A. Kepala Pusdiklat Perpustakaan Nasional R.I.

Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006 ……………… 1

EXCECUTIVE SUMMARY

Perpustakaan Modern Berbasis Budaya Melayu

dengan Nuansa Agamis yang Didukung oleh Pemanfaatan Teknologi Mutakhir

erpustakaan modern yang dimaksud adalah perpustakaan dengan

konsep layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan

karakteristik masyarakat modern yang memerlukan beragam informasi

dalam beragam format termasuk digital, namun juga tetap menyediakan

layanan perpustakaan secara konvensional yaitu format tercetak, sehingga

disebut juga sebagai perpustakaan hibrida, yaitu memadukan bahan

pustaka dan layanan digital dengan bahan pustaka tercetak/terekam

dengan layanan tradisional. Budaya Melayu yang merupakan budaya

masyarakat Provinsi Riau menjadi ciri khas dan kekayaan utama

Perpustakaan Provinsi Riau yang akan dilayankan kepada masyarakat.

Untuk semua itu akan dioptimalkan pemanfaatan teknologi mutakhir.

Perpustakaan Provinsi Riau dalam memberikan layanannya tidak

lepas dari budaya Melayu. Ini berarti semua kekayaan khasanah literatur

dan kebijakan daerah perlu dihimpun dan dikelola dengan baik sehingga

dapat disajikan kepada masyarakat secara utuh, lengkap, akurat, cepat dan

nyaman melalui berbagai format layanan baik secara konvensional

maupun dengan memanfaatkan teknologi mutakhir. Dengan pendekatan

ini, diharapkan masyarakat Provinsi Riau maupun masyarakat Indonesia

pada umumnya, bahkan masyarakat dunia dapat mengetahui dengan

mudah dan cepat serta lengkap dan akurat mengenai kekayaan budaya

2 ………… … Grand Desain Perpustakaan Provinsi Riau 2006

Melayu, sekaligus sebagai institusi yang menyediakan informasi dalam

semua bidang bagi masyarakat Provinsi Riau. Melalui institusi

Perpustakaan Provinsi Riau ini pun masyarakat Provinsi Riau dapat

membagi informasi dan pengetahuan yang dimilikinya kepada masyarakat

luas, bukan saja bagi masyarakat Provinsi Riau, masyarakat Indonesia dan

dunia. Sebaliknya Perpustakaan Provinsi Riau menghadirkan

pengetahuan dunia (world’s knowledge) untuk masyarakat Riau.

Perpustakaan menjadi wahana belajar sepanjang hayat dan berperan

sebagai pusat pembudayaan kebiasaan membaca masyarakat.

Untuk semua itu diperlukan rancangan yang matang

pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau, yang dituangkan dalam

dokumen Grand Design Perpustakaan Provinsi Riau. Rangkuman

dokumen Grand Design ini dapat dengan mudah dipahami melalui dua

diagram berikut. Dua buah diagram berikut menggambarkan dasar dan

strategi pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau. Diagram pertama

menggambarkan dasar dan arah serta keterkaitan antara pengembangan

Perpustakaan Provinsi Riau dengan lingkungan masyarakat serta

pemerintah pusat dan daerah, sedangkan diagram kedua menggambarkan

strategi implementasi pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau.


Diagram 1. Dasar dan Arah Pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau

Perpustakaan Provinsi Riau

Kebijakan Pemerintah Pusat /Daerah mengenai

perpustakaan

Strategi Pengembangan

Kebutuhan Informasi dan

kebiasaan pemakai/ masyarakat

Konten informasi, teknik penelusuran, waktu dan lokasi, kebiasaan membaca

Visi dan Misi Provinsi Riau serta


• Pengembangan sistem • Pengembangan konten • Pengembangan SDM • Pengembangan SOP • Penataan tata ruang

layanan • Sistem organisasi dan

fungsi • Promosi dan layanan

Perpustakaan Kota / Kabupaten

Dan lembaga terkait

Budaya Melayu dan Nuasa Agamis

Teknologi pendukung

• ICT • Web-based • Multimedia • Mesin penelusur • Personalisasi • Open source

software • RFID

Kecenderungan (trend)

perkembangan perpustakaan


Diagram 2.

Strategi Implementasi Pembangunan Perpustakaan Provinsi Riau

Pembangunan dan Renovasi Gedung

(2006 – 2007) Penataan ruang, Mebeler dan

Rambu-rambu (2007)

Pengembangan Perpustakaan Masa

Depan (2007 – 2010) • Landmark/ikon Provinsi Riau

• Nuansa Melayu dan agamis

• Sarat teknologi modern

• Nyaman, indah, asri, trendi

• Ramah • Ergonomis

Penataan Infrastruktur

Teknologi (2007)

• Sistem jaringan (WiFi)

• Hardware (RFID) • Software (Integrated

Web-based) • Dataware • Brainware

Pengembangan SDM (2007 - 2010)

• Magang • Studi banding • Rekrut tenaga baru • Diklat teknis • Diklat fungsional • Pendidikan formal

(D3, S1, S2)

Pengembangan Koleksi dan Pengolahan

(2007 – 2010)

• Survei minat pengguna

• Bahan umum/ referensi tercetak

• Multimedia • Format digital • Koleksi Melayu • Koleksi deposit

• Pengembangan Layanan

• Kerjasama layanan dengan pihak lain

Pengembangan Layanan dan

Promosi Perpustakaan (2007 – 2010)

• Bilik Melayu • Layanan untuk

orang cacat • Layanan manula • Layanan anak,

remaja dan dewasa • Layanan multimedia

dan digital • Community Center • Promosi

perpustakaan (pameran, bimbingan pemakai, lomba-lomba, bedah buku, story telling, talkshow, dll.)


Modern (2007-2010)

Pengembangan Perpustakaan Masa

Depan (2007 – 2010)

• Pengembangan Layanan

• Kerjasama layanan dengan pihak lain

Pengembangan Layanan dan

Promosi Perpustakaan (2007 – 2010)

• Bilik Melayu • Layanan untuk

orang cacat • Layanan manula • Layanan anak,

remaja dan dewasa • Layanan multimedia

dan digital • Community Center • Promosi

perpustakaan (pameran, bimbingan pemakai, lomba-lomba, bedah buku, story telling, talkshow, dll.)


Untuk memudahkan dalam tahap pengembangan dan

implementasi, dokumen Grand Design disusun dengan sistematika

sebagaimana berikut ini :

Setelah halaman-halaman awal yang terdiri atas judul luar, judul dalam,

halaman pengesahan, kata pengantar dan daftar isi, maka isi dokumen

Grand Design adalah sebagai berikut:

Bab 1 Pendahuluan

• Latar belakang • Tujuan • Ruang lingkup kegiatan • Indikator kinerja

Bab 2 Keadaan Umum Provinsi Riau

• Profil Provinsi Riau • Keadaan Umum Perpustakaan Provinsi Riau

Bab 3 Tinjauan Teoritis

Bab 4 Pembentukan Perpustakaan Provinsi Riau

• Pembangunan Gedung • Penataan Ruang dan mebeler • Penataan Infrastruktur Teknologi Informasi

Bab 5 Pengembangan SDM

Bab 6 Pengembangan Koleksi dan Pengolahan

• Pengembangan Koleksi • Pengolahan Bahan Pustaka

Bab 7 Layanan dan Promosi

• Pengembangan sistem layanan perpustakaan • Promosi layanan dan promosi perpustakaan


Bab 8 Pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau

• Pengembangan layanan perpustakaan masa depan • Pengembangan sistem layanan terpadu dengan perpustakaan

dan pusat-pusat informasi di provinsi Riau

Daftar Pustaka

Dalam rangka pengembangan sistem perpustakaan secara

berkesinambungan perlu dibuat pentahapan pengembangan sistem

perpustakaan sebagai berikut:

Tahun 2007: • Pembangunan gedung

• Penataan ruang

• Pengadaan dan penataan mebeler

• Pengadaan bahan pustaka (termasuk koleksi Melayu)

• Penataan sistem layanan

• Pengadaan hardware

• Pengadaan software

• Penataan sistem jaringan

• Pengembangan SDM (magang, studi banding, diklat teknis dan

fungsional, pendidikan formal, rekrut tenaga baru)

• Pembuatan SOP

• Penataan ulang sistem organisasi

• Operasional (pengolahan bahan pustaka, input data ke komputer)


Tahun 2008: • Pengembangan bahan pustaka

• Pengembangan software (lanjutan)

• Pengembangan SDM (lanjutan)

• Pengembangan sistem layanan

• Pengembangan perpustakaan digital

• Operasional (pengolahan, input data, konversi data digital, metadata)

• Promosi dan sosialisasi (kepada pengguna dan pengambil kebijakan)

• Pembinaan perpustakaan di Provinsi Riau

Tahun 2009:

• Pengembangan bahan pustaka

• Pengembangan sistem kerjasama layanan

• Lanjutan pengembangan perpustakaan digital

• Promosi dan sosialisasi (kepada masayarakat pengguna dan

pengambil kebijakan)

Tahun 2010:



• Operasional (konversi data digital, metadata)

• Promosi dan sosialisasi (kepada pengguna dan pengambil kebijakan).


BAB 1

PENDAHULUAN

”Buku mencerdaskan bangsa” (Bung Hatta)

1.1. Latar belakang

Pengembangan sistem perpustakaan terpadu dan modern di

Provinsi Riau dalam rangka menyebarluaskan informasi kepada

masyarakat dan untuk meningkatkan minat baca masyarakat serta

mendukung pelestarian budaya daerah merupakan suatu usaha yang

sangat penting dan diperlukan di era keterbukaan ini. Sistem dan

infrastruktur awal pengembangan sistem layanan perpustakaan terpadu

sesungguhnya sudah dirintis. Hal ini dapat dilihat dengan adanya Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Riau serta beberapa

perpustakaan di tingkat kabupaten kota. Namun masih perlu

ab ini menguraikan mengenai latar belakang dan tujuan pembentukan Perpustakaan Provionsi Riau, ruang

lingkup kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka membangun perpustakaan Provinsi Riau serta indikator kinerja yang menunjuk-kan beberapa angka indikator dan kondisi Perpustakaan Provinsi Riau saat ini (tahun 2006) dan harapan untuk tahun 2007 sampai tahun 2010.


dikembangkan dan disempurnakan agar sesuai dengan tuntutan kebutuhan

stakeholders yang semakin kompleks.

Namun menghadapi kemajuan kebutuhan masyarakat terhadap

informasi yang diiringi dengan kemajuan pesat dalam teknologi

informasi, maka diperlukan suatu sistem layanan perpustakaan modern

yang didukung oleh sistem manajemen dan teknologi mutakhir serta

dengan menjalin sistem jaringan kerja sama layanan terpadu antar seluruh

perpustakaan dan pusat informasi di Provinsi Riau.

Terdapat banyak perpustakaan dan pusat-pusat informasi di daerah

provinsi Riau. Namun Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi

Riau, sebagaimana tupoksinya (tugas pokok dan fungsi), bertugas

melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebaran informasi ilmu

pengetahuan dan teknologi, serta budaya daerah khususnya bagi

masyarakat di daearah provinsi Riau dan untuk masyarakat Indonesia

serta masyarakat internasional pada umumnya.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Riau dapat

berperan dan berfungsi sebagai pembina dan koordinator dalam sistem

perpustakaan di provinsi Riau. Namun BPAD Riau harus dapat bersinerji

dengan seluruh perpustakaan, pusat informasi dan dokumen serta instansi

lain yang terkait. Bahkan terbuka kemungkinan BPAD Riau dapat

bersinerji dengan berbagai instansi penyedia informasi dalam bidang yang

sama atau terkait di Indonesia dan luar negeri, yang potensial

menyumbangkan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi serta budaya

daerah atau memanfaatkan ilmu pengetahuan yang ada dalam rangka

mencerdaskan masyarakat secara umum.

Oleh karena itu perlu dilakukan usaha untuk mengembangkan

Sistem Perpustakaan di Provinsi Riau. Sebagai langkah awal yang


strategis untuk mencapai hal itu, perlu dikembangkan Grand Design

pengembangan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di provinsi Riau,

yang pada akhirnya akan mencakup pula pengembangan perpustakaan di

dalam provinsi Riau. Pada tahap awal fokus diarahkan pada

pengembangan model sistem perpustakaan di BPAD Riau, namun pada

saat yang bersamaan perlu dipersiapkan skenario pengembangan

pengelolaan dan pelayanan perpustakaan di beberapa kabupaten/kota

hingga pada akhirnya mencapai seluruh sebagian besar pusat-pusat

informasi dan perpustakaan di provinsi Riau.

1.2. Tujuan Tujuan kegiatan yang dirancang dalam Grand Design ini adalah:

1. Membangun Sistem Perpustakaan di Provinsi Riau dengan

berfokus pada pengembangan model Perpustakaan Provinsi Riau

dan sistem jaringan dengan perpustakaan di kabupaten/kota.

2. Pengembangan SDM Perpustakaan Provinsi Riau sehingga

mampu memberikan layanan prima kepada masyarakat dengan

memanfaatkan teknologi mutakhir.

3. Membangun suatu institutional repository sebagai tempat untuk

pengumpulan dan pengawetan hasil-hasil intelektual institusi dan

budaya daerah (Melayu) dalam bentuk dokumen dan paket

informasi dalam berbagai format dan memungkinkan akses seluas-

luasnya bagi masyarakat terhadap khasanah kekayaan informasi

dan budaya daerah tersebut.

4. Menyediakan fasilitas yang lebih nyaman bagi pengguna dalam

memanfaatkan langsung sumber-sumber informasi yang ada,


sehingga diharapkan akan mampu meningkatkan minat baca

masyarakat provinsi Riau.

5. Menyediakan fasilitas yang akan lebih memudahkan masyarakat

dalam melakukan akses ke sumber-sumber informasi yang ada di

luar provinsi Riau melalui fasilitas komunikasi yang disediakan.

6. Menyesuaikan sistem organisasi dan manajemen terutama yang

berkaitan langsung dengan sistem layanan perpustakaan agar lebih

efektif dalam rangka pengembangan sistem dan layanan

perpustakaan terpadu di provinsi Riau.

1.3. Ruang lingkup kegiatan

Ruang lingkup kegiatan yang akan dilaksanakan adalah

mengembangkan model sistem manajemen dan layanan perpustakaan

terpadu dan modern mencakup perancangan sistem, pengelolaan dan

pelayanan serta pengembangan infrastruktur, pengembangan sumberdaya

manusia, pengembangan koleksi sistem manajemen pengelolaan dan

pelayanan sistem perpustakaan, dalam rangka mengoptimalkan fungsi

gedung Perpustakaan Provinsi Riau yang sedang dibangun, serta

membuat konsep kerja sama layanan terpadu antar perpustakaan dan

pusat-pusat informasi di Provinsi Riau.

Untuk itu beberapa kegiatan yang perlu dilaksanakan adalah:

1. Pembangunan gedung perpustakaan

2. Penataan ruang-ruang

3. Pelengkapan mebeler dan rambu-rambu

4. Pelengkapan bahan-bahan pustaka (buku, majalah, dan berbagai

bentuk dan format dokumen dan informasi)


5. Pengembangan sistem manajemen perpustakaan

6. Pengembangan infrastruktur

7. Pengadaan Hardware

8. Pengembangan Software

9. Pengembangan sistem koneksi jaringan intranet/internet dan

jaringan lokal (LAN)

10. Pengembangan SDM yang berkaitan dengan pengelolaan dan

layanan perpustakaan modern.

11. Pembuatan SOP (Standard Operation Procedure) mengenai

manajemen perpustakan

12. Penyediaan konten untuk layanan automasi perpustakaan dan

perpustakaan digital (pembuatan metadata, penyediaan dokumen

digital)

13. Promosi dan sosialisasi sistem perpustakaan kepada masyarakat

14. Penataan ulang struktur organisasi yang terkait dengan layanan

perpustakaan modern dan terpadu dengan perpustakaan

kabupaten/kota

15. Membangun koordinasi dan kerjasama perpustakaan dan unit

pusat informasi di provinsi Riau dan daerah lain.

1.4. Indikator kinerja

Pada akhir tahun 2006 ini baseline sebagai embrio pengembangan,

pengelolaan dan pelayanan sistem perpustakaan di Provinsi Riau dapat

dilihat pada Tabel 1.1. berikut. Indikator kinerja berikut menunjukkan

peningkatan secara bertahap sampai tahun 2010 sesuai dengan pentahapan

pengembangan sistem perpustakaan secara berkesinambungan.


Tabel 1.1. Indikator Kinerja

No. Tolok Ukur Baseline (2006) 2007 2008 2009 2010

1 Jumlah pustakawan yang terampil dalam pengelolaan perpustakaan

52 60 70 80 100

2 Jumlah pustakawan yang terampil dalam memberi layanan prima

40 50 60 70 100

3 Jumlah pustakawan yang terampil dalam pengelolaan teknologi informasi

7 20 30 40 50

4 Jumlah pustakawan yang terampil menggunakan teknologi informasi

18 30 40 50 60

5 Volume koleksi umum

180.515 300.000 500.000 800.000 1.000.000

6 Volume koleksi dokumen Melayu/Deposit

3800 4000 5000 6000 10000

7 Jumlah database - 350.000 600.000 900.000 1.200.000

8 Jumlah pengunjung per tahun

132.334 150.000 200.000 250.000 400.000

9 Jumlah jam layanan per hari

8 8 10 11 13

10 Koleksi digital - 10.000 15.000 20.000 30.000

Sumber: Lembaran data statistik Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau tahun 2006.


BAB 2 KEADAAN UMUM PROVINSI RIAU

”Tak kan Melayu hilang di bumi”

ab ini menguraikan mengenai keadaan dan kondisi umum Provinsi Riau dari berbagai aspek baik geografis, kependudukan, sosial

kemasyarakatan dan budaya, pembangunan, visi dan misi Provinsi Riau. Juga diuraikan mengenai kondisi Perpustakaan Provinsi Riau saat ini, termasuk SDM, koleksi, layanan, dan berbagai aspek lainnya termasuk sejar perpustakaan serta misi dan visi Perpustakaan Provinsi Riau.

Dalam tradisi Melayu, ada semacam ungkapan "Adat Bersendikan

Syarak, dan Syarak Bersendikan Kitabullah". Hal ini menyiratkan bahwa

secara langsung atau tidak tradisi kebudayaan melayu tetap berpegang

teguh pada ajaran Islam.

Adat dalam Melayu sangat diutamakan dan menjadi ukuran

derajat seseorang. Orang yang tidak tahu adat atau kurang mengerti adat

dianggap sangat memalukan dan dapat dikucilkan dari kelompok

masyarakat. Ungkapan atau cap kepada mereka yang "tak tahu adat" atau

"tak beradat". Begitu pentingnya sehingga timbul ungkapan lain, "Biar

mati Anak, jangan mati Adat". Ungkapan lainnya adalah: "Biar mati Istri,

jangan mati Adat". Semua ungkapan ini menunjukan betapa adat-istiadat

dalam masyarakat Melayu sangat dijunjung tinggi.

"Tak kan Melayu hilang di bumi", adalah keyakinan masyarakat


Melayu Riau akan tradisi dan budayanya. Kalimat ini diucapkan secara

turun-temurun dan telah mendarah-daging bagi orang Melayu.

2.1. Profil Provinsi Riau

2.1.1. Keadaan Alam

Provinsi Riau terdiri dari daerah daratan dan perairan, dengan

luas lebih kurang 8 135 897 km2, sebesar 235 306 km2 (71,33 persen)

merupakan daerah lautan dan hanya 94 561,61 km2 (28,67 persen) daerah

daratan. Di samping itu di daerah lautan yang berbatasan dengan negara

lain diperkirakan luas daerah Zone Ekonomi Ekslusif adalah 379 000

km2. Keberadaannya membentang dari lereng Bukit Barisan sampai

dengan Selat Malaka, terletak antara 01o05'00’’ Lintang Selatan sampai

02o25'00’’ Lintang Utara atau antara 100o00'00’’Bujur Timur-

105o05'00’’ Bujur Timur.

Di daerah daratan terdapat 15 sungai, di antaranya ada 4 sungai

yang mempunyai arti penting sebagai prasarana perhubungan seperti

Sungai Siak (300 km) dengan kedalaman 8-12 m, Sungai Rokan (400

km) dengan kedalaman 6-8 m, Sungai Kampar (400 km) dengan

kedalaman lebih kurang 6 m dan Sungai Indragiri (500 km) dengan

kedalaman 6-8 m. Ke 4 sungai yang membelah dari pegunungan dataran

tinggi Bukit Barisan bermuara di Selat Malaka dan Laut Cina Selatan itu

dipengaruhi pasang surut laut.

2.1.2. Pemerintahan

Sebagai Provinsi, Riau dikepalai oleh seorang Gubernur/ Kepala

Daerah dengan satu orang Wakil Gubernur. Di dalam melaksanakan

tugasnya, ada 3 organisasi perangkat staf pemerintahan daerah yaitu:


Sekretaris Daerah (Sekda), Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

(BAPPEDA) dan Badan Pengawasan Daerah (Bawasda).

Daerah Provinsi Riau terdiri dari 9 kabupaten (Kuantan Singingi,

Indragiri Hulu, Indragiri Hilir, Pelalawan, Siak, Kampar, Rokan Hulu,

Bengkalis dan Rokan Hilir) dan 2 kota yaitu Kota Pekanbaru yang

merupakan Ibukota Provinsi Riau, dan Kota Dumai. Tiap Kabupaten

dikepalai oleh seorang Bupati, Kota oleh seorang Walikota.

Dari 11 Kabupaten/Kota yang ada di Provinsi Riau terdapat 173

kecamatan dimana masing-masing kecamatan terdiri dari beberapa

kelurahan/desa yang dikepalai oleh seorang Lurah/Kepala Desa. Data

tahun 2005 menunjukkan bahwa di daerah ini terbagi atas 1 483

kelurahan/desa.

2.1.3. Penduduk

Dilihat dari jumlahnya penduduk Riau menurut hasil SP 2000

Riau menempati urutan ke 4 bila dibandingkan dengan 8 Provinsi yang

ada di Sumatera. Dengan luas daratan 86 461,91 km2 hasil SP 2000

menunjukkan banyaknya penduduk Riau tercatat 3 755 juta jiwa dengan

laju pertumbuhan per tahun 1990-2000 relatif tinggi yaitu 3,8 persen,

tetapi merupakan penduduk terjarang di Sumatera yaitu 43 jiwa per km2.

Penduduk Riau berjumlah 3 755 485 jiwa yang terdiri dari 1 934

399 penduduk laki-laki dan 1 821 086 perempuan. Banyaknya rumah

tangga yang terdapat di Provinsi Riau pada tahun 2000 tercatat 896 278

rumah tangga dengan rata-rata penduduk 4,18 per rumah tangga.


0500

10001500200025003000

2002 2003 2004 2005

Laki-lakiPerempuan

Laki-laki Perempuan

Gambar 2.1. Penduduk Provinsi Riau Menurut Jenis Kelamin

2002-2005 (Ribu)

Berdasarkan SP2000 Kepadatan penduduk per-km menurut

kabupaten/kota menunjukkan bahwa Kota Pekanbaru menempati

urutan tertinggi yaitu 1 311,18 orang per km2, diikuti Kota Dumai 100,26

per km2, dan sebaliknya Kabupaten Pelalawan kepadatan penduduknya

terendah yaitu 12,76 orang per km2.

Penyebaran penduduk yang tidak merata merupakan satu dari

sejumlah masalah kependudukan. Ketidakmerataan dapat menimbulkan

kondisi yang kurang sehat bagi kegiatan ekonomi, pertahanan keamanan

dan keadilan sosial lain. Untuk itu pemerintah mengusahakan

penyebaran penduduk yang lebih merata dari daerah yang padat


penduduknya ke daerah yang jarang penduduknya, yang disebut

transmigrasi. Sejak Pra Pelita sampai dengan Pelita VI tahun kelima,

pemerintah telah menempatkan 131 408 kepala keluarga atau 542 271

jiwa sebagian besar transmigrasi berasal dari Provinsi-Provinsi di Pulau

Jawa.

2.1.4. Pendidikan

Berhasil atau tidaknya pembangunan suatu bangsa banyak

dipengaruhi oleh tingkat pendidikan penduduknya. Semakin maju

pendidikan berarti akan membawa berbagai pengaruh positif bagi

masa depan berbagai bidang kehidupan. Demikian pentingnya peranan

pendidikan, tidaklah mengherankan kalau pendidikan senantiasa banyak

mendapat perhatian dari pemerintah maupun masyarakat.

Pada tahun 2005/2006 Sekolah Dasar berjumlah 3507, murid

724.132 dan guru 27.925, dengan rasio murid terhadap guru 25,93 dan

ratio murid terhadap sekolah 206,48. Data statistik pendidikan menengah

terbatas pada SLTP dan SLTA di lingkungan Dinas pendidikan Nasional

saja. Pada tahun 2005/2006 terdapat 1 079 SLTP umum dan 225 SMU,

dengan jumlah murid SLTP 260 714. Sedangkan rasio murid terhadap

guru SLTP 26,98. Angka-angka tersebut diatas masih cukup baik

dibandingkan dengan keadaan tahun-tahun sebelumnya.

Jika dibandingkan dengan tahun 2004/2005 yaitu 405 SLTP, 163

SLTA, dengan 153 881 murid SLTP, 75 585 murid SLTA serta guru

SLTP 10 471 dan guru SLTA 5 340 dengan ratio murid terhadap guru

SLTP 14,70 dan murid terhadap guru SLTA 14,15.


2.1.5. Pendidikan Tinggi

Selain 2 buah Perguruan Tinggi Negeri yaitu Universitas Riau dan

Universitas Islam Negeri Sulthan Syarif Kasim, pada tahun 2004/2005

ada 5 buah Universitas dan 23 Sekolah Tinggi serta 28 Akademi di

Provinsi Riau dalam lingkungan APTISI Riau serta 16 buah Perguruan

Tinggi Swasta Islam siap menampung lulusan SLTA.

2.1.6. Industri

Sektor industri saat ini merupakan sektor utama kedua setelah

sektor pertambangan dan penggalian dalam perekonomian Riau. Pada

tahun 2004 jumlah perusahaan industri besar dan sedang di Provinsi Riau

sebanyak 163 perusahaan. Berdasarkan kelompok industri, jumlah

perusahaan yang terbanyak adalah pada kelompok industri makanan dan

minuman (15) yaitu sebanyak 95 perusahaan, diikuti kelompok industri

kayu, barang-barang dari kayu (tidak termasuk furnitur), dan barang-

barang anyaman (20) sebanyak 27 perusahaan, serta kelompok industri

alat angkutan, selain kendaraan motor roda empat atau lebih (35)

sebanyak 16 perusahaan.

Industri Besar dan Sedang di Provinsi Riau menyerap tenaga kerja

sebanyak 124.444 orang dengan pengeluaran untuk pekerja sebesar 1.218,

37 milyar rupiah. Nilai output pada industri besar dan sedang tahun

2004 sebesar 41.844,18 milyar rupiah dengan biaya input yang

dikeluarkan sebesar 27 998, 25 milyar rupiah. Selanjutnya dapat dilihat

bahwa nilai produksi barang yang dihasilkan perusahaan industri besar

dan sedang mencapai 41.608, 39 milyar rupiah. Nilai tambah menurut

harga pasar yang dihasilkan sebesar 131.845, 91 milyar rupiah. Nilai

tambah terbesar juga dihasilkan oleh sub sektor industri industri makanan


dan minuman (15) sebesar 8.667, 02 milyar rupiah atau 62,60 persen dari

total nilai tambah yang dihasilkan.

2.1.7. Pertambangan

Produksi Minyak Bumi di Provinsi Riau, pada tahun 2005

sebanyak 166,22 juta barel. Di samping minyak mentah, sumber daya

alam yang potensi lainnya adalah gambut, pasir, granit, dan batubara.

2.1.8. Air Minum

Air minum ataupun air bersih mempunyai peranan yang penting

dalam kehidupan masyarakat. Dari 12 buah perusahaan air minum pada

tahun 2003 tercatat kapasitas potensial air minum 1 118 liter per

detik. Sedangkan pada tahun 2004 jumlah Perusahaan Air Minum

menjadi 14 perusahaan dengan kapasitas potensial air minum 1 428 liter

perdetik.

Produksi air minum yang di salurkan pada tahun 2004 sebesar

15,06 juta m3, sejumlah 7,42 juta m3 (49,32 persen) di distribusikan ke

kelompok Non Niaga yaitu rumah tangga dan instansi pemerintah, 1,99

juta m3 (13,28 persen) ke kelompok Niaga, 0,23 juta m3 (1,51 persen) ke

kelompok sosial, 0,11 juta m3 (0,73 persen) ke kelompok industri dan

0,03 juta m3 (0,21 persen) ke kelompok khusus. Sedangkan air minum

yang susut/hilang dalam penyaluran sebesar 5,26 juta m3 (34,95 persen).

2.1.9. Energi

Kebijakan pemerintah di bidang kelistrikan ditujukan untuk

meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong kegiatan

ekonomi khususnya sektor industri. Untuk mencapai sasaran tersebut


diupayakan peningkatan daya terpasang pembangkit tenaga listrik serta

perluasan jaringan distribusi agar tersedia tenaga listrik dalam jumlah

yang cukup dengan pelayanan yang baik.

Kapasitas terpasang pembangkit listrik wilayah Riau tahun 2005

sebesar 118 012 KW dan tenaga yang dibangkitkan sebesar 266 485 796

KWH. Jumlah pelanggan PLN tahun 2005 sebanyak 456 981, sebesar

88,87 persen merupakan pelanggan rumah tangga.

2.1.10. Konstruksi

Berbagai usaha dilakukan pemerintah dalam rangka memenuhi

kebutuhan perumahan yang sehat dan teratur. Pada tahun 2005

pengembang swasta telah membangun 4 355 unit perumahan yang

tersebar di beberapa kabupaten/kota Provinsi Riau. Kabupaten/Kota yang

terbanyak dibangun perumahan adalah Kota Pekanbaru sebanyak 2 822

unit, diikuti Kampar sebanyak 1 119 unit dan sisanya di Kabupaten

Pelalawan dan Dumai sebanyak 297 dan 89 unit. Jika dibandingkan

dengan tahun lalu, banyaknya rumah yang dibangun pengembang swasta

mengalami kenaikan sebesar 43,02 persen.

2.1.11. Perhubungan Darat

Prasarana jalan merupakan urat nadi kelancaran lalu lintas di

darat. Lancarnya arus lalu lintas akan sangat menunjang perkembangan

perekonomian suatu daerah. Guna menunjang kelancaran perhubungan

darat di daerah Riau pada tahun 2005 tercatat panjang jalan 21 260,09

km dan jembatan 840 buah. Di lihat kondisinya, jalan yang baik tercatat

sepanjang 5 960,06 km (28,03 persen), sedang 6 982,21 km (32,84

persen), rusak/rusak berat 8 317,82 km (39,12 persen). Jika panjang jalan


dirinci menurut jenis permukaan diperoleh proporsi 29,98 persen di aspal,

30,31 persen jalan kerikil dan 5,94 persen jalan beton serta 33,76 persen

jalan tanah Selanjutnya dari 840 buah jembatan sebanyak 440 jembatan

dengan konstruksi beton, 49 komposit, 198 dengan konstruksi kayu, dan

148 buah rangka.

2.1.12. Hotel dan Pariwisata

Jumlah wisman yang berkunjung ke Provinsi Riau pada tahun

2004 sebanyak 59.272 orang atau mengalami penurunan tipis sebesar 0,60

persen dibandingkan dengan tahun sebelumnya.Wisman tersebut sebagian

besar berasal dari negara-negara ASEAN yaitu sebesar 67,28 persen dari

jumlah seluruhnya, sisanya berasal dari negara Asia (22,16 persen), Eropa

(7,65 persen), Amerika (1,63 persen), Australia dan Selandia Baru (0,68

persen) dan negara lainnya 0,61 persen.

Besarnya jumlah wisman memerlukan peningkatan dalam bidang

akomodasi, kamar dan tempat tidur. Pada tahun 2005 jumlah akomodasi

302 unit, jumlah kamar 7 977 unit dan jumlah tempat tidur 13 269 unit

atau masing-masing mengalami peningkatan sebesar 4,14 persen, 6,52

persen dan 6,99 persen dibanding tahun sebelumnya.

Pada tahun 2005 jumlah surat biasa dan tercatat yang dikirim

sebanyak 2.937.072 surat, sedangkan jumlah surat biasa dan tercatat yang

diterima berjumlah 2.765.050 surat. Aktifitas lain dari kantor pos adalah

pengiriman/penerimaan pos paket.

2.1.13. Perbankan

Pada akhir tahun 2005 di Riau terdapat 178 buah Kantor Bank

(tidak termasuk Bank Indonesia) yang terdiri dari :


- Kantor Pusat 1 buah

- Kantor Cabang 58 buah

- Kantor Cabang Pembantu 92 buah

- Kantor Kas 27 buah

Pengerahan dana masyarakat melalui perbankan dari tahun ke

tahun menunjukkan perkembangan yang cukup menggembirakan. Dana

dari masyarakat yang berhasil dihimpun perbankan pada akhir tahun 2005

berjumlah 20.649,61 milyar rupiah yang terdiri dari giro sebesar 8.417,91

milyar rupiah, deposito 4.833,90 milyar rupiah dan tabungan 7.397,79

milyar rupiah.

Dibandingkan akhir tahun 2004, total dana yang dihimpun tahun

2005 tercatat sebesar 20.649,61 milyar rupiah, yang berarti terjadi

kenaikan sebesar 27,18 persen. Sementara itu pada akhir tahun 2005

pemberian kredit perbankan meningkat menjadi 19,05 triliun rupiah yang

berarti naik sebesar 24,29 persen dibanding pemberian kredit pada tahun

sebelumnya yang berjumlah 15,32 triliun rupiah. Di sisi lain pinjaman

perbankan tahun 2005 menurut sektor ekonomi diberikan ke perindustrian

4 683,6 milyar rupiah, pertanian 4 634,17 milyar rupiah, dan sektor

lainnya 3 938,48 milyar rupiah. Selanjutnya upaya pemerintah untuk

meningkatkan kegiatan ekonomi yang semakin berat adalah dengan

menciptakan iklim usaha yang menunjang kegiatan Penanaman Modal

Dalam Negeri (PMDN) dan Penanaman Modal Asing (PMA). Besarnya

investasi PMDN di daerah Riau pada tahun 2005 yang digunakan untuk

industri makanan 1.634,45 milyar rupiah, dan jasa lainnya 5,58 milyar

rupiah.


2.1.14. Keuangan Daerah

Dalam Perencanaan Anggaran dan Belanja Negara, pemerintah

menganut prinsip anggaran berimbang dan dinamis. Jumlah anggaran

menurut kewenangannya tahun 2004/2005 berjumlah 2.437,72 milyar

rupiah, dimana bidang administrasi umum pemerintah diberikan sebesar

1.013,73 milyar rupiah, disusul bidang pemukiman sebesar 561,19 milyar

rupiah dan bidang pendidikan dan kebudayaan sebesar 382,43 milyar

rupiah.

Di sisi lain, realisasi penerimaan Provinsi Riau tahun 2005

berjumlah 3.286,50 milyar rupiah. Dibanding dengan realisasi penerimaan

Provinsi Riau 2004 yang berjumlah 2.298,31 milyar rupiah naik sebesar

42,99 persen. Realisasi Pengeluaran Dati I Riau 2005 berjumlah

2.437,72 milyar rupiah yang terdiri dari belanja aparatur daerah sebesar

712,99 milyar rupiah dan pelayanan publik sebesar 1.724,74 milyar

rupiah.

2.1.15. Konsumsi dan Pengeluaran

Salah satu indikator yang dipakai untuk mengukur tingkat

kesejahteraan penduduk adalah data konsumsi kalori dan protein per

kapita. Kesejahteraan dapat dikatakan makin baik apabila kalori dan

protein yang dikonsumsi penduduk semakin meningkat sampai

akhirnya melewati standar kecukupan konsumsi kalori/protein per kapita

sehari. Menurut Widya Pangan dan Gizi (1988) norma kecukupan gizi

yang dianjurkan per kapita per hari adalah penyediaan energi 2500

kalori dan protein 55 gram. Di samping itu FAO (Food and Agriculture

Organization) menganjurkan bahwa bagi Indonesia untuk mencapai

kecukupan gizi yang seimbang dapat digunakan pola penyediaan pangan

harapan dengan kecukupan energi dari padi-padian 50 persen,


umbi-umbian 5 persen, pangan hewani 15-20 persen, lemak dan minyak

10 persen, biji berminyak/ kacang-kacangan 8 persen, gula 6-7 persen

dan sayur-sayuran 5 persen.

Dari hasil Survei Sosial Ekonomi Nasional (SUSENAS) yang

dilaksanakan oleh BPS dapat dilihat gambaran secara umum mengenai

konsumsi kalori dan protein. Untuk tahun 2005 rata - rata konsumsi

kalori per kapita sehari untuk Propinsi Riau adalah 2083,42 gram dan

rata-rata konsumsi protein per kapita sehari menunjukkan angka 58,01

gram.

Secara umum, gambaran mengenai konsumsi kalori dan protein

pada tahun 2005 menunjukkan peningkatan dibanding tahun-tahun

sebelumnya. Pada tahun 2002 rata-rata konsumsi kalori per kapita sehari

Propinsi Riau menunjukkan angka 1992,5 dan rata-rata protein per kapita

sehari menunjukkan angka 55,65.

Pengeluaran rata-rata sebulan penduduk Riau di daerah kota

pada tahun 2005 telah mencapai 451.776 rupiah sedangkan di daerah

pedesaan baru mencapai 296.034 rupiah atau hanya sebesar 65,52 persen

pengeluaran rata-rata masyarakat kota. Secara keseluruhan pengeluaran

rata-rata per kapita sebulan penduduk Riau diperkirakan 350.859

rupiah.

Pada tahun 2005 persentase pengeluaran makanan terhadap

seluruh pengeluaran di Riau masih cukup tinggi yaitu sekitar 55,77

persen. Selain itu perbedaan pengeluaran untuk makanan di daerah kota

dengan daerah pedesaan masih cukup tinggi. Persentase pengeluaran

untuk makanan di daerah kota hanya sekitar 47,08 persen sedangkan di

daerah pedesaan 62,99 persen menunjukkan tingkat kehidupan penduduk

kota lebih tinggi dari penduduk pedesaan.


2.1.16. Pendapatan Regional

Hingga kini alat untuk mengukur tingkat kemakmuran masyarakat

suatu daerah secara tepat sulit ditemukan, namun secara tidak langsung,

salah satu ukuran yang dianggap dapat mendekati pencapaian

kemakmuran tersebut yakni dengan menggunakan angka pendapatan

regional. Manfaat pendapatan regional antara lain adalah untuk

mengetahui tingkat produk yang dihasilkan oleh seluruh faktor produksi,

besarnya laju pertumbuhan ekonomi, dan stuktur perekonomian pada

suatu periode di suatu daerah tertentu. Dari hasil penghitungan PDRB

Riau yang telah dilakukan oleh BPS Riau dapat disajikan angka-angka

pendapatan regional secara seris dari tahun ke tahun. Untuk tahun 2005

dalam bab ini disajikan seris data 6 tahunan dari tahun 2000-2005.

2.1.17. Produk Domestik Regional Bruto

Dengan cenderung membaiknya pertumbuhan ekonomi dunia

yang membawa dampak langsung maupun tidak langsung terhadap

pertumbuhan ekonomi nasional dan termasuk Riau. Bila dilihat dari angka

PDRB atas dasar harga belaku tanpa migas, maka telah terjadi kenaikan

dari 64.527,87 miliar rupiah pada tahun 2004 meningkat menjadi

79.055,37 miliar rupiah pada tahun 2005. Demikian pula angka PDRB

atas dasar harga konstan 2000 tanpa migas tahun 2005 mencapai sebesar

33.512,54 miliar rupiah yang lebih tinggi dari tahun 2004 yakni

sebesar 30.879,77 miliar rupiah.

2.1.18. Pendapatan Regional Per Kapita

Salah satu indikator yang dapat digunakan sebagai alat mengukur

kemajuan pembangunan ekonomi suatu daerah adalah pendapatan per

kapita. Angka ini diperoleh melalui nilai nominal PDRB dikurangi pajak


tak langsung netto dan dikurangi lagi penyusutan kemudian dibagi dengan

jumlah penduduk pertengahan tahun.

Pendapatan per kapita Riau termasuk migas atas dasar harga

berlaku sebesar 27,54 juta rupiah tahun 2005 lebih besar dari angka tahun

2004 sebesar 23,11 juta rupiah. Begitu juga bila diamati atas dasar harga

konstan 2000 tercatat tahun 2004 sebesar 15,21 juta rupiah kemudian naik

menjadi 15,71 juta rupiah pada tahun 2005.

Sementara itu bila diamati pendapatan per kapita tanpa migas atas

dasar harga berlaku juga meningkat dari tahun 2004 sebesar 13,05 juta

rupiah menjadi 15,66 juta rupiah pada tahun 2005, demikian pula bila

diamati atas dasar harga konstan 2000 telah terjadi peningkatan dari 6,25

juta rupiah di tahun 2004, kemudian naik menjadi 6,64 juta rupiah pada

tahun 2005.

2.2. Keadaan Umum Perpustakaan Provinsi Riau

2.2.1. Sejarah Sejarah Perpustakaan Provinsi Riau diawali dari berdirinya

Perpustakaan Negara di Tanjung Pinang pada tahun 1958 yang kemudian

dipindahkan ke Pekanbaru pada tahun 1960. Perpustakaan negara yang

berada di bawah Departemen Pendidikan dan Pengajaran tersebut

mempunyai dua tugas pokok yaitu sebagai perpustakaan umum dan

sebagai perpustakaan referensi.

Pada tahun 1976 Perpustakaan Negara berubah nama menjadi

Perpustakaan Wilayah yang merupakan Unit Pelaksana Teknis di

lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan dan bertanggung

jawab langsung kepada Kepala Pusat Pembinaan Perpustakaan. Tugas

Perpustakaan Wilayah adalah menyediakan koleksi bahan pustaka untuk

kepentingan pendidikan, penelitian dan kebudayaan.


Sesuai dengan Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1989

Tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (RI), Perpustakaan

Wilayah berubah nama menjadi Perpustakaaan Daerah yang

berkedudukan sebagai satuan organisasi Perpustakaan Nasional RI yang

berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala

Perpustakaan Nasional RI. Perpustakaan Daerah mempunyai tugas pokok

“melaksanakan pembinaan layanan dan pengembangan perpustakaan di

daerah serta melaksanakan layanan dan pelestarian bahan pustaka”.

Nama Perpustakaan Daerah diubah menjadi Perpustakaan

Nasional Provinsi pada tahun 1997 dengan Keputusan Presiden Nomor 50

Tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Nasional

Provinsi yang merupakan instansi vertikal Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia yang berada di daerah dalam melaksanakan tugasnya

bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI.

Perpustakaan Nasional Provinsi bertugas melaksanakan kegiatan di

provinsi yang meliputi pengembangan, pembinaan dan pendayagunaan

semua jenis perpustakaan di instansi atau lembaga pemerintah maupun

swasta dalam rangka pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya serta

pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan sesuai

dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional

Republik Indonesia.

Lahirnya Undang–Undang Nomor 25 Tahun 1999 Tentang

Otonomi Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000,

Perpustakaan Nasional Provinsi Riau tidak lagi menjadi instansi vertikal

Perpustakaan Nasional RI, dan berubah nama menjadi Badan Perpustakan

dan Arsip Provinsi Riau. Sesuai Keputusan Menteri Dalam Negeri dan

Otonomi Daerah No.50 Tahun 2000 dan Peraturan Daerah Provinsi Riau


Nomor 28 Tahun 2001 kedudukan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah

Provinsi Riau adalah sebagai perangkat daerah yang diserahi wewenang,

tugas dan tanggung jawab menunjang penyelenggaraan Otonomi Daerah,

Desentralisasi, Dekonsentrasi dan tugas pembantuan di bidang

perpustakaan dan arsip di daerah.

Sejak tahun 2004 nama Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi

Riau berubah menjadi Perpustakaan Provinsi Riau, namun struktur

organisasi dan tata kerja tetap mengacu kepada Peraturan Daerah

Provinsi Riau Nomor 28 tahun 2001.

2.2.2. Visi dan Misi

2.2.2.1. Visi

Visi Perpustakaan Provinsi Riau yaitu: “Terwujudnya

Perpustakaan Provinsi Riau yang profesional dalam pengelolaan

perpustakaan sebagai sumber pengetahuan dan informasi untuk mencapai

Sumber Daya Manusia Riau yang berkualitas menunjang Visi Riau Tahun

2020”.

Makna visi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Terwujudnya Perpustakaan Provinsi Riau yang profesional,

maksudnya Perpustakaan Provinsi Riau mampu melaksanakan

tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien dengan

dukungan prasarana, sarana dan dana yang memadai sesuai

dengan tuntutan kebutuhan dan peningkatan pelayanan kepada

masyarakat.


b. Profesional dalam pengelolaan perpustakaan adalah

kemampuan teknis sumber daya manusia pengelola

perpustakaan yang memenuhi syarat–syarat yaitu menguasai

pekerjaan, loyal, mempunyai integritas, mampu bekerja keras,

komitmen dan motivasi yang tinggi.

c. Perpustakaan sebagai sumber pengetahuan dan informasi adalah

suatu tekad untuk memberikan motivasi kepada masyarakat

Riau bahwa perpustakaan mempunyai nilai strategis dan

penting dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

d. Dalam upaya untuk menyediakan sumber daya manusia Riau

yang berkualitas dapat dilakukan dengan menumbuhkan minat

dan budaya baca masyarakt melalui perpustakaan.

e. Untuk menyongsong Visi Riau Tahun 2020 dimaksudkan,

bahwa perumusan Visi Perpustakaan Provinsi Riau tidak

terlepas dan mempunyai kaitan erat dengan Visi Riau Tahun

2020, yaitu: “Terwujudnya Provinsi Riau sebagai pusat

perekonomian dan kebudayaan Melayu dalam lingkungan

masyarakat yang agamis, sejahtera lahir dan batin di Asia

Tenggara tahun 2020”.

2.2.2.2. Misi

Untuk mencapai visi tersebut ditetapkan Misi Perpustakaan

Provinsi Riau sebagai berikut:

a. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia Perpustakaan

Provinsi Riau.

b. Meningkatkan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat.

c. Meningkatkan minat dan budaya baca masyarakat.


d. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana Perpustakaan

Provinsi Riau.

e. Meningkatkan upaya–upaya pembinaan dalam rangka

pemantapan pengelolaan perpustakaan.

2.2.3. Tugas Perpustakaan Provinsi Riau

Perpustakaan Provinsi Riau menjalankan beberapa tugas/peran

sebagai berikut:

a. Pembina perpustakaan dan pustakawan

b. Perpustakaan deposit dan referensi

c. Pusat kerja sama perpustakaan di Wilayah Provinsi Riau

d. Perpustakaan umum di Wilayah Ibu Kota Provinsi Riau

2.2.4. Struktur Organisasi dan Sumberdaya Manusia Meskipun pada tahun 2004 nama Badan Perpustakaan dan Arsip

Provinsi Riau berubah menjadi Perpustakaan Provinsi Riau, namun

struktur organisasi dan tata kerja tetap mengacu kepada Peraturan Daerah

Provinsi Riau Nomor 28 tahun 2001. Struktur organisasi dapat dilihat

pada Gambar 2.1.


KEPALA BADAN

Bagian Tata Usaha

Sub Bag AdmUmum & Humas

Sub Bagian Kepegawaian

Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Perlengkapan

STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN PROVINSI RIAU Berdasarkan SK Mendagri dan Otonomi Daerah No. 50 Tahun 2000 tanggal 17 Nop. 2000 dan Peraturan Daerah Provinsi Riau No. 28 Tahun2001 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja BadanPerpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Riau

KELOMPOKTENAGA AHLI/FUNGSIONAL

Sub Bagian Perancangan

Bidang Pengembangandan PerawatanPerpustakaan

Sub Bidang Perawatan

Perpustakaan

Sub Bidang Pengembangan Perpustakaan

Bidang PelayananPerpustakaan

Sub Bidang Pelayanan Non

Naskah

Sub Bidang Pelayanan Naskah

Bidang PengolahanArsip

Sub Bidang Penyimpanan dan

Akuisisi Arsip

Sub Bidang Pelayanan,

Pengolahan danPenataan Arsip

Bidang Pembinaan danPerawatan Arsip

Sub Bidang Perawatan Arsip

Sub Bidang Pembinaan Arsip

Sub Bag AdmUmum & Humas

Sub Bagian Kepegawaian

Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Perlengkapan

Sub Bagian Perancangan

Gambar 2.2. Struktur Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau

Pada Tabel 2.1. terlihat bahwa pegawai perpustakaan saat ini

berjumlah 108 orang. Dilihat dari tingkat pendidikan, 34 orang (31,48

%) berpendidikan sarjana, 18 orang (16,66 %) D2/D3, dan 56 orang

(51,85 %) berpendidikan SLTA/SLTP/SD. Dari 34 orang yang

berpendidikan sarjana, hanya satu orang berlatar belakang pendidikan

bidang perpustakaan, dan dari 18 orang yang berpendidikan D2/D3, 7

orang di bidang perpustakaan. Ditinjau dari segi usia 32 orang (29,62 %)

berusia di 50 tahun ke atas, 56 orang (51,85 %) berusia 40-49 tahun, 19


orang (17,59 %) berusia 31-39 tahun, dan 1 orang berusia di bawah 30

tahun.

Tabel 2.1. Data SDM Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 2006

No.

PENDIDIKAN

USIA Tahun

JUMLAH

≥ 50 40 - 49

31 – 39

≤30

1. Sarjana Perpustakaan

- - 1 - 1

2. Sarjana bidang lain 14 17 2

- 33

3. D2/D3 Perpustakaan

- 3 4 - 7

4. D2/D3 bidang lain 8 3

- - 11

5. ≤ SLTA 10 33 12 1

56

Jumlah 32 56 19 1 108

2.2.5. Koleksi

Dari Tabel 2.2. terlihat koleksi Perpustakaan Provinsi Riau

menurut subjeknya cukup beragam, mulai dari Karya Umum, Filsafat,

Agama, Ilmu-Ilmu Sosial, Ilmu-Ilmu Terapan, Kesenian dan Olah Raga,

Kesusateraan, Sejarah dan Geografi, serta Buku-Buku Cerita.


Tabel 2.2. Data Koleksi Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 2002-2003

No.

Kelompok Subjek

No. Klas DDC

Jumlah Eksemplar

1. Karya Umum 000 6 190

2. Filsafat 100 7 852

3. Agama 200 22 045

4. Ilmu – Ilmu Sosial 300 22 071

5. Bahasa 400 10 031

6. Ilmu – Ilmu Murni 500 8 085

7. Ilmu- Ilmu Terapan 600 35 959

8. Kesenian dan Olah Raga 700 11 7 48

9. Kesusasteraan 800 8 552

10. Sejarah dan Biografi 900 6 617

11. Buku – Buku Cerita (Fiksi) - 41 095

Jumlah 180 515

Menurut jenisnya pada tahun 2006 seperti terlihat pada Tabel 2.3.

koleksi perpustakaan terbanyak adalah Koleksi Umum (35000 judul),

Koleksi Deposit 380 judul, Koleksi anak–anak 310 judul, dan Koleksi

referensi 280 judul. Selain itu terdapat 162.420 eksemplar koleksi

Perpustakaan Keliling.


Tabel 2.3. Data Koleksi Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 2006

No.

Koleksi

Jumlah Judul

Jumlah Eksemplar

1. Umum 35000 137020

2. Referens 280 2600

3. Anak-anak 310 6000

4. Deposit 380 3800

5. Perpustakaan Keliling 13000

Jumlah 162420

2.2.6 Pengguna dan Layanan

Perpustakaan Provinsi Riau menyediakan berbagai jenis layanan

kepada penggunanya berupa:

- Layanan baca ditempat

- Layanan peminjaman

- Layanan pendidikan pengguna

- Layanan referensi

- Layanan perpustakaan keliling

- Dan layanan khusus Bilik Melayu

Selain layanan tersebut Perpustakaan Provinsi Riau juga

menyelenggarakan berbagai kegiatan untuk memasyarakatkan

perpustakaan dan peningkatan minat baca antara lain:

- Lomba menulis


- Lomba pidato

- Lomba menggambar untuk anak-anak

- Bercerita (story telling)

- Seminar, Lokakarya, dan pertemuan sejenis lainnya.

Pengunjung yang datang ke perpustakaan cukup banyak dan

beragam, mulai dari anak –anak, pelajar, mahasiswa hingga masyarakat

umum. Dari Tabel 5 terlihat jumlah pengunjung pada tahun 1999-2000

sebanyak 111.645 orang. Pada tahun 2000-2001 menurun menjadi

101.825 orang. Pada tahun 2001-2002 jumlah pengunjung ini naik

kembali menjadi 103.430 orang. Namun pada tahun 2002 – 2003

jumlahnya jauh berkurang, yakni hanya 91.065 orang. Jika dibandingkan

dengan pengunjung pada tahun 1999 maka pengunjung pada tahun 2003

berkurang menjadi hanya berkisar 80% saja.

Tabel 2.4. Jumlah Pengunjung Perpustakaan Provinsi Riau Tahun 1999 – 2003

No. Tahun Jumlah orang

1. 2002 – 2003 91 065

2. 2001 – 2002 103 430

3. 2000 – 2001 101 825

4. 1999 – 2000 111 645

Pengunjung yang datang ke perpustakaan pada tahun 2002 - 2003

seperti terlihat pada Tabel 6 paling banyak berasal dari kalangan

mahasiswa 57%, pelajar 27%, umum 11%, dan anak – anak 4%.


Tabel 2.5. Jumlah Pengunjung Perpustakaan Provinsi Riau Menurut Jenisnya Tahun

2002 – 2003

No. Jenis Pengunjung Jumlah Orang

Persentase %

1. Umum 10 097 11,09

2. Mahasiswa 54 426 57,57

3. Pelajar 24 769 27,20

4. Anak – Anak 4 378 4,14

Jumlah 91 065 100

Jumlah pengunjung tersebut meningkat dari tahun ke tahun seperti

yang terlihat paada Tabel 2.6. yaitu 39.075 orang pada tahun 2004, 80210

orang pada tahun 2005, dan 132.334 orang pada tahun 2006.

Tabel 2.6. Jumlah Pengunjung Perpustakaan Provinsi Riau Menurut Jenisnya Tahun

2004 - 2006

No.

Jenis Pengunjung

2004 2005 2006 Jumlah Orang

Persen tase (%)

Jumlah Orang

Persen tase (%)

Jumlah Orang

Persen tase (%)

1. Mahasiswa 21349 54,63 43019 53,63 87935 66,44

2. Umum 8591 21,98 20062 25,01 21540 16,27

3. Pelajar 9011 23,06 13011 16,22 16874 12,75

4. Anak-anak 124 0,31 4118 5,13 5985 4,52

Jumlah 39075 100 80210 100 132334 100


Jumlah anggota perpustakaan seperti terlihat pada Tabel 2.7. meningkat

dari tahun ke tahun. Jumlah anggota terbanyak adalah mahasiswa.

Tabel 2.7.

Jumlah Anggota Perpustakaan Provinsi Riau Menurut Jenisnya Tahun 2004 – 2006

No. Jenis

Pengunjung 2004 2005 2006

Jumlah Orang

Persen tase (%)

Jumlah Orang

Persen tase (%)

Jumlah Orang

Persen tase (%)

1. Mahasiswa 3222 59,95 3417 53,92 2670 69,27

2. Umum 1546 28,76 1242 19,60 568 14,73

3. Pelajar 442 8,22 1424 22,47 488 12,66

4. Anak-anak 164 3,05 253 3,99 128 3,32

Jumlah 5374 100 6336 100 3854 100

Frekwensi penggunaan koleksi perpustakaan seperti terlihat pada 2.8.

pada tahun 2004 dan 2005 jumlahnya sama yaitu 197.360. Pada tahun

2006 meningkat menjadi 394.720.


Tabel 2.8. Data Pemanfatan Koleksi Perpustakaan Provinsi Riau

Tahun 2004 - 2006

No. Kelompok Subjek No.Klas DDC

Jumlah Judul 2004 2005 2006

1. Karya Umum 000 27118 54393 27243

2. Filsafat 100 38701 37707 18601

3. Agama 200 23987 57133 27432

4. Ilmu – Ilmu Sosial 300 30876 61321 28987

5. Bahasa 400 9875 15182 7243

6. Ilmu – Ilmu Murni 500 11234 18204 8976

7. Ilmu- Ilmu Terapan 600 21347 67200 30321

8. Kesenian dan Olah Raga

700 5021 8704 4987

9. Kesusasteraan 800 17321 56979 26900

10. Sejarah dan Biografi

900 9876 15410 8211

11. Buku – Buku Cerita (Fiksi)

-

Jumlah 197360 197360 394720

2.2.5. Keadaan Mutakhir (November 2006)

Pada tanggal 24 November 2006 pembangunan gedung baru dan

renovasi gedung Perpustakaan Provinsi Riau dimulai dengan acara

peletakan batu pertama oleh Gubernur Riau. Pembangunan dan renovasi


gedung yang dilengkapi dengan sarana dan mebelair yang diperlukan

ditargetkan selesai pada bulan Oktober 2007.

Konsekwensi dari pekerjaan pembangunan gedung mengakibatkan

ruang kerja, ruang koleksi, dan ruang baca tidak dapat digunakan. Seluruh

koleksi disimpan/ditumpuk dalam sebuah ruangan. Layanan perpustakaan

untuk sementara ditiadakan.


BAB 3 TINJAUAN TEORITIS

“I can see further,

only because I stand on the shoulder of a giant” (IsacNewton)

ab ini menguraikan tinjauan teroritis yang dikutip dari berbagai sumber literatur mengenai pengembangan perpustakaan dalam berbagai

aspek antara lain pengembangan koleksi, pengolahan, layanan perpustakaan, pengembangan SDM, pemanfaatan teknologi informasi dan kerjasama layanan serta promosi. Hal ini sesuai dengan prinsip yang telah dikatakan oleh pemikir besar Isac Newton bahwa kita dapat maju dan berkembang karena kita belajar dari kumpulan pengetahuan dan kebijakan orang-orang terdahulu.

Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang di era

masyarakat informasi ini dimanfaatkan sebagai salah satu pusat informasi,

sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi dan pelestarian khasanah

budaya. Kini peranan perpustakaan cenderung berkembang lebih jauh

yaitu perpustakaan sebagai pusat komunitas, dimana masyarakat dapat

berkumpul di perpustakaan dalam rangka pengembangan pengetahuan

dan budaya melalui berbagai aktifitas keilmuan dan sosial.

Pada prinsipnya perpustakaan, sebagaimana disebutkan dalam

Encyclopedi Americana, 1991) mempunyai tiga kegiatan pokok yaitu

pertama mengumpulkan (to collect) semua informasi yang berkaitan dan

diperlukan masyarakat penggunanya; Kedua, melesetarikan, memelihara

dan merawat seluruh koleksi perpustakaan (to preserve); dan ketiga


adalah menyiapkan dan menyediakan bahan pustaka agar dapat

dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna yang membuthkan (to make

available). Kini dalam era teknologi informasi ini, perpustakaan juga

harus dapat menyediakan akses yang mudah kepada sumber-sumber

informasi agar penggunanya dapat memperoleh informasi yang tidak

dimiliki oleh perpustakaan secara mudah cepat dan lengkap.

Salah satu kegiatan awal perpustakaan dalam mengisi

perpustakaan dengan sumber-sumber informasi adalah pengadaan

(akuisisi) koleksi bahan pustaka. Kegiatan akuisisi bahan pustaka

merupakan kegiatan inti di perpustakaan yang menentukan arah dan

tujuan perpustakaan serta cerminan masyarakat yang dilayani. Kegiatan

akusisi ini meliputi penentuan kriteria koleksi perpustakaan dalam

pembentukan koleksi awal, dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Ini

menjadi titik tolak pengembangan koleksi selanjutnya. Pengembangan

koleksi bahan pustaka bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi

pengguna dan kebutuhan staf, dengan melakukan kegiatan survei

kebutuhan untuk bahan pertimbangan pengadaan bahan pustaka yang

akan diadakan.

3.1. Pemberdayaan Dokumen

Dengan semakin pesatnya ilmu pengetahuan yang ditandai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, maka perpustakaan

dituntut untuk memberikan layanan yang prima dari berbagai sumber-

sumber informasi yang beragam, baik yang tercetak, terekam dan digital.

Kekuatan koleksi yang dimiliki merupakan salah satu modal

perpustakaan tersebut untuk berkembang diperlukan strategi dan

kebijakan pengembangan koleksi yang handal dalam pemberdayaan


dokumen atau sumber informasi yang dimilikinya, serta didukung oleh

sumberdaya manusia yang profesional dibidangnya.

Dalam pemberdayaan dokumen setidaknya mempunyai beberapa

tahapan yang perlu dipersiapkan oleh perpustakaan atau pusat informasi

antara lain:

• Mempunyai kebijakan pengembangan koleksi yang sesuai

kebutuhan saat itu.

• Mengadakan koleksi baik tercetak, terekam, maupun digital yang

sesuai dengan kebutuhan users perpustakaan.

• Menyediakan fasilitas tempat untuk penyimpanan koleksi dan

tempat untuk mengakses koleksi tersebut.

• Manajemen administrasi pengelolaan dokumen yang baik.

• Mempunyai SDM yang handal dan profesional untuk mengelola

dokumen tersebut.

• Memberikan layanan prima dokumen tercetak, terekam, dan

digital kepada pengguna atau pencari informasi.

• Menganggarkan dana secara rutin sesuai kebutuhan untuk

pengembangan koleksi perpustakaan.

• Mengadakan kerjasama dan membentuk jaringan (networking)

dengan pihak lain guna peningkatan layanan sumberdaya

informasi.

• Untuk evaluasi perlu mengadakan survei kebutuhan pengguna.

Dalam perencanaan pemberdayaan dokumen, selanjutnya perlu dilakukan

upaya bimbingan pemakai perpustakaan, melakukan promosi

perpustakaan, dan menyebarluarkan brosur atau pamplet untuk menarik

minat pengguna informasi.


3.1.1. Pemberdayaan Dokumen Tercetak

Dokumen tercetak terdiri dari Buku-buku (diantaranya terdiri dari

buku ilmiah, fiksi, referen dan umum), dan dokumen tercetak bukan buku

seperti brosur, pamflet, majalah, terbitan berkal, kliping, peta, dan lain-

lain. Prosedur atau langkah pemberdayaan yang harus diupayakan agar

dokumen tercetak tersebut dapat dimanfaatkan oleh user antara lain:

• Menyediakan koleksi atau dokumen tercetak yang sesuai

kebutuhan pengguna (users).

• Menyediakan tempat yang sesuai dan cukup luas, nyaman untuk

pengguna dalam mengakses dan memenfaatkan koleksi tersebut.

• Koleksi mudah diakses dan dijangkau oleh pengguna.

• Koleksi yang tersedia memadai dan selalu uptodate sesuai dengan

perkembangan ilmu pengetahuan.

• Koleksi dokumen tercetak harus senantiasa terawat dan tertata rapi

sehingga mudah ditemukan kembali apabila dibutuhkan.

• Mempunyai pencatatan peminjaman yang baik, untuk

pengendalian koleksi agar tidak mudah hilang.

• Koleksi dokumen disusun berdasarkan suatu sistem temu kembali

tertentu yang memudahkan pustakawan atau pengguna mencari

dokumen tersebut.

• Membuar rencana lengkap mengenai kebutuhan pengguna

perpustakaan dan digunakan sebagai salah satu pertimbangan

kebijakan pengembangan koleksi.

• Pustakawan/petugas perpustakaan senantiasa memberikan layanan

dan bimbingan kepada pengguna dalam mencari dan memakai

dokumen tercetak tersebut.


• Membuat laporan atau statistik pemakaian koleksi tercetak, guna

mengetahui kebutuhan pengguna dan keterpakaian koleksi

tercetak tersebut.

• Mengadakan evaluasi pemakaian dan keadaan koleksi tercetak

untuk pengadaan koleksi berikutnya.

3.1.2. Pemberdayaan Dokumen Terekam

Dokumen terekam dan audio visual, biasanya lebih dikenal

dengan koleksi pandang dengar adalah semua koleksi berupa audio visual

yang pemanfaatan dan pemberdayaannya membutuhkan peralatan

pandang dengar dengan ruangan khusus untuk menyimpan dan

menggunakannya.

Dokumen terekam (audio visual) terdiri dari:

a. Microform (yang terdiri dari mikrofis, mikrofilm, aperture

card, mikrooptik)

b. Video record (yang terdiri dari video kaset, video disk, Digital

video disk)

c. Audio record (terdiri dari audio kaset, rekaman suara, piringan

hitam, pita dan kawat suara/ tape & wire audio, CD-ROM).

d. Picture (yang terdiri dari gambar, lukisan, seni grafis,

reproduksi, cetakan, dan lain sebagainya).

Langkah-langkah atau prosedur pemberdayaan koleksi terekam ini agar

dapat dimanfaatkan oleh pengguna antara lain:

• Menyiapkan ruang penyimpanan khusus, dengan suhu dan

keadaan tertentu.

• Menyiapkan peralatan untuk menggunakan koleksi terekam

tersebut seperti komputer, microreader, Video player, audio player


dan earphone, televisi, dan peralatan lainnya sesuai koleksi yang

dimiliki.

• Mempunyai sistem simpan temu kembali koleksi audio visual

yang mudah digunakan.

• Mempunyai pencatatan pemakaian koleksi dokumen terekam

tersebut.

• Memberikan bimbingan cara penggunaan koleksi audio visual

tersebut, agar pengguna tidak dibuat bingung untuk

menggunakannya.

• Membeli dan mempunyai kualitas barang/dokumen terekam yang

baik, serta perawatan yang kontinyu sehingga koleksi tidak mudah

rusak.

• Menyiapkan ruangan khusus serta sarana dan prasaran pendukung

guna memberikan kepuasan kepada pengguna dalam

memanfaatkan koleksi terekam tersebut.

3.1.3. Pemberdayaan Dokumen Digital

Memasuki era digitalisasi dengan perkembangan teknologi

informasi, komunikasi dan internet, dokumen dalam bentuk digital

tidaklah asing lagi bagi kita untuk mendapatkannya. Dokumen digital

biasanya berupa file digital yang untuk mengaksesnya dibutuhkan

perangkat komputer. Dokumen digital yang terdapat di harddisk atau

server komputer dan di CD-ROM ini dapat diakses melalui komputer

offline. Sedangkan dokumen digital yang terdapat di dunia maya dapat

diakses melalui jaringan global internet; Dokumen tersebut dapat berupa

fulltext atau abstrak e-journal, e-book, bulletin board, Online public

access catalogue, dan internet databases, serta koneksi web page.


Pemberdayaan koleksi dokumen digital agar dapat di akses oleh

pengguna dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

• Mempersiapkan tempat layanan yang memadai untuk

mengakses koleksi digital.

• Mempunyai perangkat peralatan untuk mengakses dokumen

digital seperti komputer, modem, salauran telepon.

• Mendaftarkan diri ke salah satu internet access provider.

• Mempersiapkan SDM yang menjalankan dan mengoperasikan

akses online internet, dan akses dokumen digital secara offline.

• Mempromosikan dokumen digital yang kita miliki melalui

website, atau brosure.

• Memaksimalkan pemanfaatan akses internet tersebut untuk

hemat biaya, dan mendapatkan informasi secara digital, seperti:

informasi berbagai bidang profesional, teknologi, sains, profesi,

ekonomi, dan lain-lain; Sebagai sarana bisnis, iklan, publikasi

secara online, bullitin board, koneksi web page, tanpa batas

jarak dan waktu, dan jasa layanan informasi. Sebagai media

komunikasi (dengan e-mail, tranfer informasi), kerjasama

bertukar informasi, pengetahuan dan dokumen digital dengan

lewat e-mail, newsgroup, millis, dll.

• Perencanaan maintenance/perawatan dan pengembangan

dokumen digital di website/internet secara kontinyu.

• Membuat training peningkatan kemampuan sumberdaya

manusia/pustakawan, dan penambahan sarana dan prasarana

penunjang (infrastruktur) secara bertahap, dengan perencanaan

penganggaran yang sesuai kebutuhan.


• Pengkajian dan evaluasi pemakaian dan pemanfaatan dokumen

digital baik yang di akses secara offline, maupun yang diakses

online lewat internet.

• Membuat aturan tata cara penggunaan atau cara mengkases

dokumen digital serta rincian biaya yang harus dibayar oleh

pengguna untuk mengaksesnya, dengan diiringi kebijakan yang

mendukung kearah kemajuan.

Dengan perencanaan pemberdayaan dokumen tersebut, diharapkan dapat

meningkatkan pemanfaatan koleksi dokumen tercetak, terekam dan

digital, sehingga menambah akses informasi pengguna untuk

mendapatkan informasi dari sumber-sumber informasi tersebut dengan

variasi sumber informasi berbagai bentuk, yang apada akhirnya dapat

menghasilkan layanan yang prima dan kepuasan pengguna perpustakaan

atau pusat informasi.

3.2. Infrastruktur Teknologi Informasi

Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar

hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan

sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang

penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat.

Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari

perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan

teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan

terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran

perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan

teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain

seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia


maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan

dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan

penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang

berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan

manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan

cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya

untuk umum.

Untuk menghadapi semakin gencarnya serbuan electronic devices

perpustakaan tidak hanya dituntut untuk memberikan layanan pada

pengguna dengan informasi yang tepat (right information for the right

users), tetapi faktor kecepatan waktu dalam layanan informasi juga lebih

dituntut. Sehingga sekarang persepsi masyarakat menuntut perpustakaan

menjadi right information, right users and right now.

Dalam mengelola sebuah perpustakaan seringkali pustakawan

merasa terhambat dalam aktivitasnya, karena semua kegiatan

kepustakawanan dilakukan dengan manual, atau kalaupun ada kegiatan

tersebut dengan komputerisasi hanya setengah-setengah (tidak

terintegrasi), terutama dalam kegiatan pokok perpustakaan seperti

kegiatan pengadaan, pengolahan, dan sirkulasi dilakukan sendiri-sendiri,

tanpa terintegrasi satu dengan yang lainnya, padahal seluruh kegiatan

kepustakawanan tersebut satu dengan yang lainnya saling berhubungan

dan tak dapat dipisahkan.

Untuk menunjang kegiatan perpustakaan di era globalisasi

informasi ini dibutuhkan suatu grand desain sistem informasi dan

automasi perpustakaan yang terpadu (terintegrasi), mulai dari sistem

pengadaan (akuisisi), sistem pengolahan (katalogisasi), sistem sirkulasi

bahan pustaka dan katalog online/OPAC (Online Public Access


Catalogue), serta sistem data anggota perpustakaan. Dengan sebuah

sistem informasi dan automasi perpustakaan yang terintegrasi, yang

didukung dengan peralatan komputerisasi yang memadai, dapat

membantu pustakawan dalam melaksanakan aktivitas kepustakaannya dan

dapat memberikan kualitas layanan yang prima kepada pengguna secara

profesional dan dapat menciptakan perpustakaan yang proaktif.

Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan

dalam berbagai bentuk, antara lain:

1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem

Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang

dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan

adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan

pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya.

Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi

Perpustakaan.

2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk

menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu

pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam

perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun

terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan

software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur

peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Dalam

makalah ini selanjutnya akan membahas tentang automasi perpustakaan.


3.2.1. Faktor Penggerak

• Kemudahan mendapatkan produk TI

• Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI

• Kemampuan dari teknologi informasi

• Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”

3.2.2. Alasan lain

• Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam

perpustakaan

• Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna

perpustakaan

• Meningkatkan citra perpustakaan

• Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

3.3. Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan

Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen.

Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem

perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan

sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi.

Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor

kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.

3.4. Cakupan dari Automasi Perpustakaan

• Pengadaan koleksi

• Katalogisasi, inventarisasi

• Sirkulasi, reserve, inter-library loan

• Pengelolaan penerbitan berkala


• Penyediaan katalog (OPAC)

• Pengelolaan anggota

Menurut Sulistyo-Basuki (1989), untuk keperluan automasi

perpustakaan maka perlu digunakan paket perangkat lunak tertentu,

seperti CDS/ISIS yang telah beredar saat ini merupakan perangkat lunak

yang khusus dirancang untuk keperluan perpustakaan. Lebih lanjut

menurut Rouf (1990) pengertian automasi untuk perpustakaaan adalah

penggunaan mesin untuk membantu tugas perpustakaan. Pengertian mesin

disini diasosiasikan dengan perangkat komputer.

Seperti dikemukakan Kusumaningrum (1998: 119) keberhasilan

penerapan teknologi informasi atau lebih khusus automasi, lebih

bergantung pada manusia, bukan pada perangkat keras atau lunak. Lebih

lanjut menurut Kusumaningrum (1998) tujuan automasi di perpustakaan

adalah untuk mengatasi pekerjaan yang menumpuk, meningkatkan

efisiensi, memberikan pelayanan baru, serta mengadakan kerjasama dan

sentralisasi.

Nugroho (1992), mengemukakan bahwa dalam bidang

perpustakaan, inti dari sistem informasi perpustakaan (data buku, data

anggota, dan sebagainya), pada dasarnya yang dilakukan oleh perangkat

lunak pengolah data perpustakaan adalah memberikan kemungkinan akses

terhadap basis data perpustakaan kepada pemakainya.

Hariyadi (1995), mengatakan bahwa banyak perpustakaan yang

menggunakan program pengelolaan pangkalan data dan program

perpustakaan untuk membangun pangkalan data bibliografi, sebagian

dantaranya telah menyajikan pangkalan data bibliografinya dalam bentuk

OPAC (Online Public Access Catalogue).


Sistem informasi dan automasi perpustakaan dapat dikembangkan

untuk satu perpustakaan (intern), tetapi dengan kemajuan teknologi

informasi dan komunikasi seperti sekarang ini, sistem informasi dan

automasi perpustakaan tersebut dapat dikembangkan dalam suatu jaringan

lokal LAN (Local Area Network) maupun dalam sistem jaringan yang

lebih luas seperti jaringan global internet. Hal ini seperti lebih lanjut

dikemukakan oleh Widodo (1992) sebagai berikut :

Sistem informasi perpustakaan dengan sarana jaringan komputer setempat LAN (Local Area Network) dapat dikembangkan lagi menjadi suatu jaringan komputer kota besar MAN (Metropolitan Area Network) atau bahkan menjadi jaringan komputer nasional bersama-sama dengan perpustakaan-perpustakaan lain sebagai anggota. Hal tersebut dapat terlaksana dengan menggunakan jasa telepon atau jasa Sistem Komunikasi Data Paket (SKDP) yang disediakan oleh PT. Telkom. Jaringan komputer ini selanjutnya dapat dihubungkan dengan perpustakaan lain maupun pangkalan data yang berada di dalam lingkup nasional maupun internasional. (Widodo, 1992).

Untuk menngetahui dan menggunakan sebuah sistem informasi atau

sistem komputerisasi, dalam automasi perpustakaan harus melihat konsep

siklus hidup suatu sistem, karena sebuah sistem merupakan kumpulan

elemen, yang saling berinteraksi satu sama lain guna mencapai sasaran-

sasaran tertentu. Dalam pengembangan sistem informasi setiap sistem

bergerak melalui beberapa fase siklus hidup sistem.

Siklus hidup suatu sistem sangat penting dalam penyelidikan sistem. Setiap sistem bergerak melalui beberapa beberapa fase siklus hidup sampai kemudian sistem berfungsi normal, hanya memerlukan sedikit perawatan selama beberapa tahun. Sistem kemudian secara


bertahap meluruh sampai berakhir pada suatu titik di mana sistem tidak berfungsi, dan siklus hidup baru kemudian dimulai dengan perkembangan sistem baru. (George M. Scott, 1997: 468)

Suatu sistem informasi automasi perpustakaan biasanya digunakan sesuai

dengan kebutuhan dan selera perpustakaan yang bersangkutan, tetapi

secara teoritis untuk menentukan penggunaan suatu sistem, terlebih

dahulu harus mengkaji dan melihat siklus hidup sistem tersebut. Secara

garis besar masing-masing fase dalam siklus hidup sistem adalah sebagai

berikut:

1). Fase studi awal. Dalam fase ini akan ditemukan adanya masalah

baru yang berkaitan dengan sistem informasi yang ada, ataupun

kesempatan untuk mengembangkan sistem baru. Sejumlah

penelitian awal diperlukan untuk mengetahui apakah suatu

proyek sistem memang benar diperlukan atau tidak.

2). Fase analisis sistem. Dalam fase ini masalah atau kesempatan

yang berhubungan dengan sistem diidentifikasi, kekuatan atau

kelemahan dari sistem yang lama diuji, dan kemudian ditentukan

apa yang harus disempurnakan.

3). Fase perancangan desain sistem. Dalam fase perancangan,

sistem baru atau penggunaan komputer dirancang agar

memenuhi keperluan yang telah ditetapkan dalam fase analisis.

Selama fase ini, baik kajian piranti keras maupun sistem piranti

lunak dilengkapkan.

4). Fase penerapan. Fase ini meliputi pemrograman, pemasangan

perangkat, dan berbagai aktivitas lain yang berhubungan dengan

penerapan desain sistem baru.


5). Kematangan sistem dan fase pemeliharaan. Fase ini mencakup

pengoperasian sistem secara terus menerus setelah dipasang

dengan baik. Biasanya kinerja sistem mencapai puncaknya dan

makin lama menurun akibat adanya perubahan kondisi

lingkungan, biaya operasi, atau kondisi peralatan yang makin

aus. Di akhir fase ini sistem dianggap tidak dapat beroperasi

secara baik sehingga perlu diganti.

3.5. Layanan Referensi

Layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi

dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun yang lebih penting

adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan

referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan

koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses

informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet).

3.6. Peran CD-ROM

• Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak,

indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan

hubungan ke jaringan komputer.

• Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi

referens bagi perpustakaan lain.

3.7. Peran Internet

• Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.

• Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.

• Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.


3.8. Keperluan Pengguna

Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti

permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari

dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para

pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga

mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan

informasi yang diperlukan.

Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam

mengautomasikan perpustakaannya :

• Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP

• Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis

sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem

• Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan

desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.

• Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal

sebelum menentukan sebuah sistem

• Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk

staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja

3.9. Unsur-unsur Automasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa

unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya,

unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :


3.9.1. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi

perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu

dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang

meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi

serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa

kebutuhan informasi mereka? Seberapa melek komputerkah mereka?

Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah

beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah

sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa

dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun

anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan

adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.

Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-

kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang

dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa

yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer.

Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan

kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.

Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap

perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf

harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga

inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem

harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

3.9.2. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan

mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain


mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah

sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa

komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung

pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.

Kecenderungan perkembangan komputer :

• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar

• Harga terjangkau (murah)

• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi

• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf

yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum

transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk

mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak

buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis

serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.

3.9.3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk

mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.

Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan

dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu

program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola

data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-

user).


Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari

luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan

dan harga yang bervariasi.

Contoh software aplikasi Sistem automasi perpustakaan sbb:

• Produk luar negeri: CDS/Isis, Winisis, WWWIsis, Genesis,

Greenstone, Inmagic, Tinlib, Carbox, Dynix, VTLS, dll.

• Produk aplikasi dalam negeri: Indonesis, Sistem Informasi Automasi

Perpustakaan (SIAP), Sipisis, NCI Bookman, LASer (Library

Automation Service), Siprus (Sistem Perpustakaan), Dila (Digital

Library Application), Duta Vipop (Duta wacana visual program

automasi perpustakaan), SOP (Sistem Automasi Perpustakaan),

LONTAR (Library Automasi and Digital Archieves), dsb.

Sistem Informasi Automasi Perpustakaan ini difungsikan untuk

pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi,

inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala,

sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

3.9.4. Kriteria Penilaian Software

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu

sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak

kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software

adalah sebagai berikut :


• Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan

kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu

(realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.

• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk

mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.

• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan

frekuensi besar dan terus-menerus.

• Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar

dengan kemampuan temu kembali yang cepat.

• Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan

dengan mudah dan interaktif dengan pengguna

• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem

operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk

dikembangkan lebih lanjut.

3.9.5. Menentukan Software

Untuk menentukan softaware yang akan digunakan, dapat

diperoleh melalui :

• Membangun sendiri

• Mengontrakkan keluar

• Membeli software jadi yang ada di pasaran

Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus :

• Sesuai dengan keperluan

• Memiliki izin pemakaian

• Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta

pemeliharaan.


• Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan

evaluasi software.

Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses

tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan

pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik.

Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih

perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan.

Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan

dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna

dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat

keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat

lunak.

3.9.6. Network / Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi

perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi

informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya

bersama melalui teknologi.

Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server

dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub),

jaringan telepon atau radio, modem.


Gambar 3.1.

Contoh Konfigurasi Topologi Sistem Jaringan di Perpustakaan EDP

Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer

adalah :

• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)

• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan

sejenisnya

• Protokol komunikasi yang digunakan

• Menentukan staf yang bertanggung jawab dalam pembangunan

jaringan.


3.9.7. Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan

sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta,

tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat

berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data

disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah

data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi

pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan

dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan

sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem

informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data

baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

Gambar 3.2. Model dasar sistem informasi

Data Pengolahan Informasi

Gambar 3.3. Model Pengembangan Sistem Informasi

Penyimpanan

Masukan Pengolahan Keluaran


3.9.8. Standar basis data katalog

Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang

seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk

itu, dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya

bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog

koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan,

kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki

kesamaan dalam format penulisan data katalog. Persoalan yang sering

dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah

banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan

standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang

membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam

perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena

kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-

pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota

jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-

prosedur yang digunakan bersama.

Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog

adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang

menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa

pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi

sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan, tetapi bagaimana dengan

data lain seperti subyek, pengarang, penerbit, dan lain lain.

3.9.9. Metadata

Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep

baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan


metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi Definisi metadata sangat

beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi

tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa

metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu

data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan

metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit,

subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan

adalah Marc dan Dublin Core.

3.9.10. Indomarc

Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu

hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan

pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini

dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC

ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan

pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini

membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi

kepentingan nasionalnya masing-masing.

Format INDOMARC merupakan implementasi dari International

Standard Organization (ISO) Format ISO 2709 untuk Indonesia, sebuah

format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital

atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi

bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data

penerbitan dan deskripsi fisik. Indomarc menguraikan format cantuman

bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat

mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber

pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan


berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi,

tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku

Langka.

3.9.11. Dublin Core

Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang

digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan

membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan

standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa

istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa

digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan

MARC intinya bisa saling dikonversi.

Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:

a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana

b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.

c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :

1. Title: judul dari sumber informasi 2. Creato : pencipta sumber informasi 3. Subject: pokok bahasan sumber informasi, biasanya

dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi

4. Description: keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian

5. Publisher: orang atau badan yang mempublikasikan sumber

informasi

6. Contributor: orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi


7. Date: tanggal penciptaan sumber informasi

8. Type: jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya

9. Format: bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi,

sumber informasi

10. Identifier: nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs

11. Source: rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi

12. Language: bahasa yang intelektual yang digunakan sumber

informasi

13. Relation: hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.

14. Coverage: cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau

periode waktu

15. Rights: pemilik hak cipta sumber informasi

3.9.12. Manual

Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana

memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau

perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti

bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak

peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal

karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti

manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau

serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.

Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan

khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan

pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-


pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota

jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.

3.9.13. Tahapan Membangun Sistem Automasi Perpustakaan

Tahap Hasil

Persiapan • Definisi masalah

• Maksud dan tujuan

• Kerangka kerja

• Perkiraan waktu dan biaya

Survei • Analisa kond. Sumber daya

• Analisa kebutuhan

• Analisa sistem berjalan

Disain • Menyusun logika kerja sistem

• Disain data, table, database, relasi.

• Disain input, proses dan output

• Spes. Peralatan yang diperlukan

Pembangunan • Pembuatan program aplikasi.

• Instalasi software, jaringan klien

server

• Dokumentasi

Uji coba • Tes sistem keseluruhan

• Evaluasi, perbaikan

Training • Training : staf,operator, teknisi,

administrator

• Sosialisasi

Operasional • Sistem siap digunakan.

• Bantuan teknis

• Pengembangan lebih lanjut

UJI COBA

PERSIAPAN

SURVEI

DESAIN

PEMBANGUNAN

TRAINING

OPERASIONAL


3.10. Perpustakaan Digital

3.10.1 Pengertian perpustakaan digital

Sesungguhnya prinsip perpustakaan digital sama dengan

perpustakaan konvensional. Jadi tetap ada kegiatan pengembangan

koleksi, pengolahan, pemeliharaan dan pelayanan bahan pustaka.

Perbedaannya dengan perpustakaan tradisional/konvensional adalah

terutama pada format dokumen yang dilayankan (full digital document)

dan model pelayanannya.

Menurut Arms (2002), Perpustakaan Digital (Digital Library) adalah:

A managed collection of information, with associated sources where the information is stored in digital formats and accessible over a network. A crucial part of this definition is that the information is managed. (Arms, 2002).

Karena itu perpustakan digital berbeda misalnya dengan situs biasa atau

misalnya blogs. Kini banyak bermunculan blog yang dibuat orang di

internet untuk menyajikan informasi mereka. Namun blog seperti ini

biasanya tidak ada jaminan akan ditayangkan terus, tidak ada seleksi

informasi yang disajikan. Hal ini karena blog atau situs biasa dibuat oleh

siapa saja. Sedangkan perpustakaan digital dibuat oleh seseorang atau

lembaga yang memang bertujuan akan menajikan informasi secara

bertanggungjawab.

Berikut adalah beberapa definisi lain perpustakaan digital:

From a research perspective, digital libraries are content collected and organized on behalf of user communities. From a library perspective, digital libraries are institutions that provide information services in digital formats. (Deegan, 2002)


• A digital library is a managed collection of digital objects • The digital objects are created or collected according to

principles of collection development • The digital objects are made available in a cohesive manner,

supported by services necessary to allow users to retrieve and exploit the resources just as they would any other library materials

• The digital objects are treated as long-term stable resources and appropriate process are applied to them to ensure their quality and survivability

• Perpustakaan digital adalah: “merupakan suatu organisasi yang menyediakan sumber informasi termasuk penyiapan staff yang ahli dalam menyeleksi, menstruktur, mengakses, menginterpretasi, menyebarkan, menyimpan berbagai hasil kerja berupa digital dan menyajikannya secara ekonomis untuk keperluan masyarakat”. (Don Waters - Direktur Digital Library Federation, Amerika.(1998),

Sedangkan Putu (2005) mendaftarkan dan membandingkan empat jenis


Perpustakaan ”Biasa”

atau Tradisional

Perpustakaan

Multiple Media

Perpustakaan

Hibrida

Perpustakaan Multimedia

Digital

Koleksinya semata-mata bahan tercetak, berupa buku, jurnal, surat kabar, peta, dan sebagainya.

Koleksinya sama dengan perpustakaan biasa, ditambah media analog dan elektronik

Koleksinya sama dengan perpustakaan multiple media, ditambah bahan digital yang interaktif

Koleksinya melulu digital, bersifat interaktif, dan dapat merupakan perpustakaan tanpa lokasi fisik (virtual)


Rusbridge (dalam Deegan, 2002) mendefinisikan perpustakaan hibrida sebagai berikut

”Designed to bring a range of technologies from different sources together in the context of a working library, and also to begin to explore integrated systems and services in both the electronic and print environments”

3.10.2 Pengembangan perpustakaan digital Hasil pertemuan Expert Meeting on Digital Content Development

for Information Sciences for Information Societies with Special Reference

to The Asia/Pacific Region, Tokyo: 26 -28 Maret 2001, Ada 7 (tujuh)

faktor yang perlu diperhatikan dalam pengembangan digitasi data dan

informasi iptek :

1. Visi yang jelas dan kepemimpinan yang kuat (usaha bersama dan

dukungan pemerintah).

2. Jaringan telekomunikasi yang murah, handal dan kapasitas

tinggi.Pengiriman kandungan informasi secara digital

membutuhkan jaringan yang efektif. Biaya telekomunikasi yang

tinggi, akan menghambat penggunaan internet, dan juga

merupakan kendala dalam mengakses informasi secara digital.

3. Peranan Sektor Swasta. Tersedianya layanan informasi digital

komersialisasi adalah penting dalam pengetahuan berbasis

kemasyarakatan

4. Strategi pemerintahan secara elektronik (e-government) terutama

bidang sektor umum pada layanan informasi digital.

5. Kerangka hukum dan pengaturan yang stabil dan transparan

adalah sangat penting. Hak kekayaan intelektual (HAKI) perlu

dilindungi dan diatur.


6. Keterampilan informasi yang memadai. Dalam hal ini, sektor

publik maupun swasta membutuhkan sumber daya manusia

(SDM) yang memadai secara kuantitas dan kualitas.

7. Kesadaran akan kebutuhan informasi. Perorangan dan organisasi

mempunyai banyak kebutuhan informasi.

Untuk menuju perpustakaan digital dibutuhkan perangkat pendukung

antara lain:

• Dokumen yang akan digitalisasi

• Sarana dan prasarana/ peralatan untuk mendigitasi (spt: scanner,

komputer, dll.)

• SDM yang profesional dibidangnya.

• Sistem Informasi dan Automasi Perpustakaan yang terintegrasi untuk mengakses dokumen digital tersebut.

3.11. Konservasi dan Preservasi

Perpustakaan sebagai salah satu pusat informasi, bertugas

mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan pustaka untuk dapat

dimanfaatkan oleh pengguna secara efektif dan efisien. Agar bahan

pustaka yang dimiliki perpustakaan dapat digunakan dalam jangka waktu

yang relaif lama, perlu suatu penanganan agar bahan pustaka terhindar

dari kerusakan, atau setidaknya diperlambat proses kerusakannya, dan

mempertahankan kandungan informasi itu yang sering kita sebut sebagai

preservasi bahan pustaka.

Indonesia yang mempunyai iklim tropis kecenderungan rusaknya

bahan pustaka karena temperatur yang tinggi akibat cuaca yang panas

atau akibat kelembaban udara karena cuaca dingin di musim hujan sangat

potensial untuk menjadikan kerusakan bahan pustaka. Sebab lainnya


adalah tempat penyimpanan yang kurang memenuhi standar, serta kurang

sadarnya pemakai bahan pustaka akan arti pentingnya ikut menjaga dan

melestarikan bahan pustaka yang dipinjarn, banyaknya buku yang

halaman tertentunya dilipat karena malas mencatat sehingga kertas

menjadi rusak, dibuat catatan dan coretan di sana-sini, merobek bagian

yang penting dan masih banyak contoh lainnya. Selain beberapa faktor di

atas, kerusakan bahan pustaka dapat juga terjadi karena ancaman yang

datang dari alam, seperti gempa bumi, banjir, kebakaran dan lain-lain.

Pelestarian dan pengawetan bahan pustaka mencakup beberapa

unsur diantaranya: keuangan, pengelolaan, sumber daya manusia, metode

dan teknik tertentu yang dipakai petugas teknik untuk melindungi bahan

pustaka dan kebijakan yang diberikan dari atasan. Banyak cara untuk

menjaga agar bahan pustaka kita tidak cepat rusak dan banyak cara pula

untuk memberikan pendidikan pemakai, agar mereka menyadari

pentingnya menjaga keawetan bahan pustaka yang sangat diperlukan

tersebut.

3.11.1. Pengertian Preservasi

Dureau dan Clement, dalam buku Dasar-dasar Pelestarian dan

Pengawetan Bahan Pustaka, menyebutkan bahwa pelestarian

(preservation) mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan,

termasuk cara penyimpanan dan alat-alat bantunya, taraf tenaga kerja

yang diperlukan, kebijaksanaan, teknik dan metode yang diterapkan untuk

melestarikan bahan-bahan pustaka serta informasi yang dikandungnya.

Dengan demikian tujuan pelestarian bahan pustaka adalah melestarikan

kandungan informasi yang direkam dalam bentuk fisiknya, atau dialihkan

pada media lain, agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.


Pendapat Dureau dan Clement tersebut mengandung pengertian

bahwa preservasi bahan pustaka ini menyangkut usaha yang bersifat

preventif, kuratif dan juga mempermasalahkan faktor-faktor yang

mempengaruhi pelestarian bahan pustaka tersebut. Unsur pengelolaan dan

keuangan meliputi kegiatan bagaimana mengelola bahan pustaka agar

dapat dimanfaatkan oleh pengguna dengan baik tanpa mengabaikan

kelestarian bahan pustaka tersebut. Sedangkan dalam hal keuangan,

seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan pelestarian

bahan pustaka, sehingga dengan jelas dalam mengalokasikan biaya untuk

kegiatan tersebut. Kebutuhan untuk keperluan pelestarian harus

direncanakan dengan matang, sehingga dana yang terserap dapat

dipertanggungjawabkan.

Unsur cara penyimpanan meliputi kegiatan bagaimana

memperlakukan bahan-bahan pustaka dalam pengaturan di tempat

penyimpanan. Hal ini penting dan perlu diperhatikan agar bahan pustaka

yang dimiliki tidak cepat rusak, sebab sering kita jumpai jilid dan buku

rusak sebelum buku itu digunakan. Di mana bahan pustaka harus

disimpan dan dipertimbangkan, oleh siapa yang menyimpan, alat-alat

bantu apa yang diperlukan untuk penyimpanan dan untuk kegiatan

pelestarian pada umumnya. Alat-alat tersebut misalnya alat-alat untuk

keperluan penjilidan, alat angkut berupa kereta dorong dan lain-lain.

Taraf tenaga kerja yang diperlukan dalam rangka kegiatan

pelestarian bahan pustaka ini menyangkut kuantitas dan kualitas,

maksudnya berapa banyak tenaga yang dibutuhkan dan dengan kualifikasi

bidang apa serta tingkat kemampuannya. Karena kegiatan preservasi

bahan pustaka ini bersifat preventif disamping juga kuratif, diperlukan

kesadaran dan pemahaman dari berbagai pihak, baik oleh pustakawan,


tenaga administrasi, dan pengguna perpustakaan. Setiap perpustakaan

perlu menegaskan sejauh mana ia akan memperoleh bahan pustaka dan

memelihara bahan-bahan yang ditambahkan ke koleksinya.

Kebijaksanaan ini akan berkaitan dengan perencanaan keuangan.

Kebijaksanaan pada tahap awal dilakukan dalam seleksi bahan pustaka,

yaitu memutuskan apakah akan menambahkan koleksi atau tidak.

Kemudian menentukan waktu yang diperlukan untuk menyimpan.

Menyimpan bahan-bahan pustaka untuk jangka waktu yang relatif lama

memerlukan biaya besar, tempat penyimpanan dan pada akhirnya biaya

pengawetan dan perbaikan. Perpustakaan tidak selamanya harus

melestarikan kandungan informasinya ke dalam bentuk fisik yang lain,

misalnya dalam bentuk mikro (microfiche/microfilm) atau CD-ROM.

Seringkali orang meyamaratakan anatara kegiataan pelestarian,

pengawetan, dan perbaikan. Dalam dunia perpustakaan dan dokumentasi,

hal ini merupakan sesuatu yang berbeda kegiatannya, yang dapat

dirumuskan sebagai berikut:

• Preservation (Pelestarian) mencakup unsur-unsur pengelolaan dan

keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-alat bantunya,

taraf tenaga kerja yang diperlukan, kebijakan, teknik dan metode

yang diterapkan untuk melestarikan bahan pustaka dan arsip serta

informasi yang dikandungnya.

• Conservation (Pengawetan) merupakan kebijakan dan cara

tertentu yang dipakai untuk melindungi bahan pustaka dan arsip

dari kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang

diterapkan oleh petugas teknis.

• Restoration (Perbaikan) merupakan teknik-teknik dan

pertimbangan- pertimbangan yang digunakan oleh petugas teknis


yang bertugas memperbaiki bahan pustaka dan arsip yang rusak

akibat waktu, pemakaian, atau faktor-faktor lainnya.

Berdasarkan The International Review Team for Conservation and

Preservation, serta J.M. Dureu dan D.WG. Clements dalam Principles for

the preservation and conservation of library materials, maka preservasi

dan konservasi bahan pustaka dengan maksud melestarikan kandungan

informasi ilmiah yang direkam dengan dialihkan pada media lain dan

melestarikan bentuk fisik bahan pustaka sehingga dapat digunakan dalam

bentuk seutuh mungkin.

Tujuan pelestarian bahan pustaka adalah untuk melestarikan

kandungan informasi ilmiah yang direkam dan dialihkan pada media lain.

Juga untuk melestarikan bentuk fisik asli bahan pustaka dan arsip

sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin.

3.11.2. Faktor penyebab kerusakan bahan pustaka

Untuk dapat memberikan perlakuan terhadap bahan pustaka yang

tepat, agar terhindar dari kerusakan, perlu memahami faktor-faktor

penyebab kerusakan tersebut. Adapun faktor penyebab tersebut, sebagai

berikut:

3.11.2.a. Faktor internal

Faktor internal yaitu kerusakan bahan pustaka yang disebabkan

oleh faktor buku itu sendiri, yaitu bahan kertas, tinta cetak, perekat dan

lain-lain. Kertas tersusun dari senyawa-senyawa kimia, yang lambat laun

akan terurai. Penguraian tersebut dapat disebabkan oleh tinggi rendahnya


suhu dan kuat lemahnya cahaya. Kandungan asam pada kertas akan

memepat kerapuhannya.

3.11.2.b. Faktor eksternal

Faktor eksternal yaitu kerusakan bahan pustaka yang disebabkan

oleh faktor luar dari buku, yang dapat dibagi faktor manusia dan faktor

bukan manusia (alam).

Faktor manusia, yaitu kerusakan bahan pustaka yang disebabkan

pemanfaatan dan perlakuan terhadap bahan pustaka yang kurang tepat.

Manusia, meliputi pustakawan sebagai orang yang memberikan layanan,

dan pengguna yang terdiri dari mahasiswa, dosen, karyawan dan pihak

luar. Larangan membawa makanan, minuman ke dalam ruang

perpustakaan bukan merupakan hal yang tanpa alasan, sebab ceceran sisa

makanan atau kandungan minyak, jika menempel pada buku akan

mengundang serangga atau tikus. Pengguna perpustakaan kadang melipat

halaman bagian yang dianggap penting, akan menyebabkan cepat

rusaknya buku tersebut.

3.11.2.c. Faktor bukan manusia, antara lain:

1. Suhu dan kelembaban udara

Suhu dan kelembabab udara ini sangat erat hubungannya, karena

jika kelembaban udara berubah, maka suhu juga akan berubah. Di

musim penghujan suhu udara rendah, kelembaban tinggi,

memungkinkan tumbuhnya jamur pada kertas, atau kertas menjadi

bergelombang karena naik turunnya suhu udara.

2. Serangga dan binatang pengerat


Beberapa jenis serangga yang dapat merusak bahan pustaka, seperti

kecoa, rayap, kutu buku dan lain-lain. Tikus merupakan binatang pengerat

yang suka merusak buku, terutama buku-buku yang tertumpuk, apalagi di

tempat gelap.

3. Kuat lemahnya cahaya

Sumber cahaya yang digunakan untuk penerangan ruang

perpustakaan ada dua, yaitu cahaya matahari dan cahaya lampu

listrik. Kita tahu bahwa cahaya matahari maupun cahaya lampu

listrik mengandung sinar ultra violet. Ultra violet inilah yang dapat

menyebabkan rusaknya kertas/buku. Perhatikanlah kertas yang

langsung kena sinar matahari, warnanya akan cepat berubah dan

semakin suram.

4. Perabot dan peralatan

Perabot yang berhubungan langsung dengan buku/bahan pustaka

adalah rak. Jumlah rak jika kurang sesuai dengan kebutuhan akan

mengakibatkan buku bertumpuk pada rak tersebut. Ukuran rak

yang tidak sesuai dengan ukuran buku, dan penempatan yang

terlalu rapat, dapat menyebabkan bahan cepat rusak. Peralatan

yang digunakan untuk memindahkan buku dari ruang ke ruang

lain atau dari lantai bawah ke lantai atas pada gedung

perpustakaan, juga berpengaruh pada kerusakan bahan pustaka.

3.11.3. Pentingnya bagi pustakawan

Bertolak dari makna preservasi dan faktor penyebab yang telah

diulas di muka, maka pustakawan perlu memahaminya. Hal ini penting

karena:


Seorang pustakawan, dengan memahami tentang pelestarian bahan

pustaka, mampu mengelola kegiatan tersebut, sehingga bahan-bahan

pustaka sebagai koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan oleh

masyarakat pengguna dalam jangka waktu relatif lama.

Pustakawan dapat merencanakan kegiatan, menentukan prioritas, dapat

menentukan biaya yang diperlukan untuk melaksanakan rencana kerja itu.

Dengan memahami pengetahuan pelestarian bahan pustaka,

seorang pustakawan dapat melakukan penyimpanan bahan pustaka

sebagaimana seharusnya disimpan. Memahami bahwa buku itu terdiri dari

bahan organik yang bersifat tidak tahan lama. Proses kerusakan itu dapat

dihambat dengan memperhatikan kebersihan, suhu dan kelembaban udara,

pencahayaan dan sebagainya.

Seorang pustakawan juga dapat menentukan alat bantu yang tepat

untuk keperluan kegiatan pelestarian bahan pustaka. Dengan memahami

tentang preservasi, pustakawan dapat menentukan jumlah tenaga yang

dibutuhkan dan kualifikasinya. hal ini berkaitan dengan volume pekerjaan

dan anggaran.


BAB 4 PEMBENTUKAN PERPUSTAKAAN

PROVINSI RIAU

Perjalanan yang bermil-mil selalu dimulai dari satu langkah (Pepatah Cina)

ab ini menguraikan tentang strategi dan langkah-langkah yang dilakukan untuk membangun Perpustakaan Provinsi Riau, yaitu

secara berurutan adalah pembangunan gedung, penataan ruang, pengadaan dan penataan mebeler serta rambu-rambu, penataan infrastruktur teknologi informasi, pengembangan SDM, pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan serta promosi dan pengembangan sistem layanan masa depan. Semua dilakukan dalam rangka menuju pengembanagn layanan Perpustakaan Porvinsi Riau yang modern.

Pembangunan Perpustakaan Provinsi Riau perlu dilakukan secara

terencana, sistematis dan efektif sesuai dengan prinsip manajemen dan

kaidah ilmu perpustakaan. Perpustakaan hakikatnya terdiri atas fisik

gedung dan perlengkapan yang ada di dalamnya, koleksi yang dilayankan,

manusia sebagai pengelola dan pengguna serta sistem organisasi dan

manajemen untuk mengatur kegiatan sehingga tercipta layanan

perpustakaan sebagai tujuan didirikannya suatu perpustakaan. Oleh

karena itu, pembangunan perpustakaan sudah barang tentu dimulai

dengan pembangunan gedungnya. Selanjutnya gedung perlu diisi dengan

perabot dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan fungsional, estetika


dan keindahan, keamanan dan kaidah ergonomis. Kemudian

mengembangkan substansi isi dari perpustakaan yaitu bahan pustaka dan

layanannya. Pada akhirnya diperlukan sistem manajemen untuk mengatur

semua itu. Di era teknologi ini, pemanfaatan teknologi mutakhir kiranya

sudah menjadi keharusan agar sistem layanan yang diharapkan dapat

tercapai secara efektif dan cepat.

4.1. Pembangunan Gedung

Pembangunan gedung sedang dilakukan. Rancangan gedung

berlantai enam sudah jadi. Maket dan site plan gedung sudah dibuat dan

didisplay untuk dilihat. Namun yang perlu menjadi perhatian dan

penekanan adalah bagaimana membuat Gedung Perpustakaan Provinsi

Riau tampil berbeda dan tidak konvensional dibandingkan dengan

gedung-gedung lain di sekitarnya bahkan di seluruh Provinsi Riau. Hal ini

tampaknya sudah disadari oleh user yaitu Pemerintah Provinsi Riau

maupun pihak arsitek gedung, sehingga telah dirancang bentuk gedung

yang unik. Rancangan unik ini juga mempunyai makna filosofis yang

mengusung aspek budaya lokal Melayu dan lingkungan yang agamis dari

Provinsi Riau. Aspek ini tampak dari arsitek bangunan, yaitu bentuk unik

bangunan mirip rehal atau tempat membaca Al Qur’an.. Namun bentuk

fisik gedung ini perlu ditopang oleh fungsi dan peranan yang strategis

dalam pengembangan budaya masyarakat Provinsi Riau, sedemikian rupa

sehingga gedung Perpustakaan Provinsi Riau akan menjadi ikon atau

landmark dari Provinsi Riau.

Jika orang berkunjung ke Riau maka yang teringat adalah gedung

perpustakaan. Sebagaimana orang ingat pada Gedung Opera House jika


disebut kota Sydney Australia atau ingat Jakarta ketika disebut Monas.

Ingat Malaysia ingat Menara kembar.

Filosopi gedung yang modern dan memadukan unsur budaya

Melayu dan Islam, dan makna simbolis, mulai dari jumlah dan bentuk

tiang, dan tampak gedung yang berupa rehal, tempat membentang ayat

suci Al Qur’an, dan bermakna Iqra “bacalah” yang juga bermakna alam

semesta yang terbentang tak berhingga ini merupakan buku Allah SWT

yang maha segala-gala. Hanya bagi orang-orang yang berfikir dan zikir,

yang dapat mengambil manfaat dan hikmah, yang seimbang antara

kehidupan dunia dan akhirat, yang tentunya selalu dalam kehidupannya

berfikir tentang penciptaan langit dan bumi, dan tanda-tanda kebesaran

Sang Pencipta.

Pada kesimpulannya adalah manusia dengan keseimbangan itu

akan mencapai suatu kesimpulan yang hakiki ”Ya Allah tidak Engkau

jadikan ini semua dengan sia-sia, maha suci enggkau dan peliharalah

kami dari siksa neraka”.

Maka nuansa Islam baik dari segi nilai arsitektur, dan akhlaq,

dimana nilai-nilai tersebut yang mendasari budaya melayu, juga akan

diwujudkan dalam disain interior perpustakaan, dan juga fasilitas yang

tersedia.

Sangatlah penting menterjemahkan kebutuhan mayoritas

pengunjung yang beragama Islam, untuk memudahkan mereka dalam

menjalankan Ibadah, terutama 5 waktu. Maka dengan memperhitungkan

setiap lantai akan menampung sejumlah pengguna, tentunya ketersediaan

tempat shalat, dengan daya tampung 10-15 orang, hadir disetiap lantai.


4.2. Penataan Ruang dan Mebeler

Penataan ruang dan mebeler untuk Perpustakaan Provinsi Riau

perlu dirancang dengan baik. Hal ini karena kesan pertama pengunjung

terhadap perpustakaan banyak dipengaruhi oleh penataan ruang interior

perpustakaan. Prinsip penataan ruang dengan konsep penyediaan lobby

luas setelah pengunjung memasuki ruang perlu diadopsi. Konsep ini

biasanya diterapkan di hotel-hotel berbintang. Dimana tamu disuguhi

ruang yang lapang, tertata apik dan asri sesaat setelah memasuki ruang

melalui pintu atau lobby utama. Konsep ruang luas ini memberi kesan

lapang dan welcome bagi tamu atau pengunjung. Teknik ini perlu

diterapkan di Perpustakaan Provinsi Riau. Pengunjung diharapkan akan

senang melangkahkan

kakinya memasuki

ruangan dan meman-

faatkan fasilitas dan

layanan perpustakaan

jika rancangan tata

letak ruang dibuat

lapang dan nyaman.

Tanpa mengurangi

penataan ruangan yang efisien, tentu kehadiran “sudut lima waktu”

merupakan ciri khusus” yang tampil dalam disain gedung. Ornamen

dalam gedung perpustakaan seharusnya juga bernuansa melayu dan Islam,

baik dalam bentuk lukisan, meja utama di lobby yang akan digunakan

sebagai pintu masuk bagi pengunjung, yang langsung akan bertemu

dengan staf perpustakaan.

Gambar 4.1. Contoh Mebeler untuk Anak-anak


Meja utama di lobby akan

berfungsi sebagai “meja

informasi” layanan pengguna

secara umum, dan juga

sirkulasi yang terpusat.

Untuk ruangan Bilik

Melayu juga ditampilkan

nuansa melayu yang lebih

kental, mulai dari meja, kursi,

rak, juga lampu. Dimana kalau

dimungkinkan kesemua benda yang hadir, merupakan benda antik, asli

ataupun duplikat. Di Bilik Melayu ini pula tentunya naskah-naskah kuno

Melayu dapat dipajang. Karenanya luasan Bilik Melayu harus benar-benar

dipertimbangkan jumlah koleksi khusus yang ada, dan kemungkinan

menjadi “Pusat kajian sejarah Melayu”.

Pemilihan mebeler yang sesuai dengan fungsi yang memenuhi

asas ergonometrik, dengan penampilan asri dan indah kokoh kuat

sehingga bertahan lama perlu diperhatikan.

Penempatan ruang-ruang perlu disesuaikan dengan permintaan dari user

dalam hal ini adalah Kepala Badan Perpustakaan Provinsi Riau dengan

memperhatikan asas kemudahan pemanfaatan layanan oleh pengguna

perpustakaan.

Gambar 4.2. Contoh Ruang Baca Anak


Tabel 4.1. Penempatan ruang-ruang berdasarkan lantai

di gedung baru (bangunan II) 6 lantai adalah sebagai berikut:

Lantai Peruntukan

1

• Lobby utama

• Ruang baca koran dan majalah

• Ruang baca koran dan majalah

• Display buku baru

• Ruang Tata usaha

• Ruang Pendaftaran anggota

• Meja OPAC

• Cafe

• Ruang main anak

• Ruang Manajemen Perpustakaan Keliling

2

• Ruang Koleksi Umum

• Koleksi Anak-anak

• Meja OPAC dan Sirkulasi

3

• Ruang Koleksi Umum

• Ruang Koleksi Dewasa

• Meja OPAC dan Sirkulasi

4

• Ruang Referensi

• Ruang Koleksi Deposit

• Bilik Melayu

• Meja OPAC


5

• Ruang Belajar Mandiri

• Fasilitas kontrol TI

• Ruang Server

6

• Ruang Kabid Layanan

• Kelompok Pustakawan


di gedung lama bangunan I adalah sebagai berikut:

Lantai Peruntukan

1

• Ruang Pimpinan

• Ruang Rapat

• Ruang Bagian Umum

2

• Ruang Bidang Pengembangan dan Perawatan

Perpustakaan

3

• Ruang Serba Guna (Floating building)



di gedung lama bangunan III adalah sebagi berikut:

Lantai Peruntukan

1

• Ruang Pameran

• Ruang Serbaguna

2

• Ruang Theater

Gambar 4.3. Contoh Meja Komputer OPAC (Online Public Access Catalog)


4.3. Penataan Infrastruktur Teknologi Informasi

Penataan infrastruktur teknologi informasi Perpustakaan Provinsi

Riau perlu mengikuti konsep teori pengembangan sistem informasi.

Sistem informasi (SI) sendiri merupakan interaksi terpadu antar

komponen (sumberdaya) manusia (brainware), perangkat lunak

(software), perangkat keras (hardware), perangkat jaringan (netware) dan

data (dataware) yang didisain untuk mendukung aktivitas mulai dari

pengumpulan data (data collecting), pengolahan data (data processing),

Gambar 4.4. Contoh Meja Sirkulasi (Peminjaman dan Pengembalian Buku)


PerformanceControl System

Data InfoProcessProcess

Data StoreData Store

BRAINWARE DATAWARE

HA

RD

WA

RE

SOFTWARE

N E T W A R E

penyimpanan data (data storing), penyebaran informasi (dissemination of

information), serta kontrol terhadap keseluruhan aktivitas tersebut

(overall performance control). Definisi diatas dapat direpresentasikan

dalam suatu model umum SI seperti pada gambar berikut.

Model SI pada Gambar

4.5. tersebut diatas juga

memberi cara pandang

yang utuh tentang sistem

informasi, dimana keber-

adaan dan fungsi kelima

komponen sistem bersifat

mutlak untuk mendukung

keberjalanan kesuluruhan

aktivitas sistem informasi.

Cara pandang yang hanya mengutamakan sebagian dari kelima komponen

sistem tersebut, merupakan cara pandang yang tidak utuh (parsial)

terhadap suatu sistem informasi.

Terlebih penting lagi bahwa model tersebut memandang sistem

informasi sebagai produsen atau industri informasi (information industry),

yang perlu menjamin kualitas dan ketersediaan informasi sebagai produk

yang harus sesuai kebutuhan, sampai tepat waktu, dan aman bagi

konsumen yang membutuhkannya. Hal ini berkaitan erat dengan konsep

IRM (Information Resource Management) yang memandang data dan

informasi sebagai suatu sumberdaya yang vital dari suatu organisasi

Gambar 4.5. Model Umum Sistem Informasi


(enterprise) yang harus dikelola seperti layaknya sunberdaya yang lain

seperti peralatan, buku atau dokumen, dan sumber daya manusia.

4.3.1. Komponen Sistem Informasi 4.3.1.a. Manusia (Brainware)

Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir (end users) dan

pengelola sistem (system information managing team). Pengguna akhir

adalah mereka yang menggunakan sistem informasi ataupun informasinya

saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola

sistem adalah mereka yang membangun, mengoperasikan dan merawat

sistem informasi. Perpustakaan Provinsi Riau perlu mempersiapkan

pengelola sistem dalam jumlah dan kualifikasi serta kompetensi yang

cukup untuk mengelola keseluruhan sistem perpustakaan sesuai dengan

bagian-bagian dalam sistem manajemen di Perpustakaan Provinsi Riau.

4.3.1.b. Perangkat Keras (Hardware) Sumberdaya perangkat

keras mencakup mesin

pengolah (processing

machine), repositori

atau media penyimpan-

an data (memory),

pencetak informasi dan

unit Input/Output

(peripherals) seperti

scanner, stylus pen,

camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors),

Gambar 4.6. Contoh Pintu Security untuk Keamanan Koleksi


printer, plotter, microphone, speaker, modem, data display dan

sebagainya. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem

komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS

(Computer-Based Information System). Untuk mendukung sistem

automasi yang diterapkan, Perpustakaan Provinsi Riau menyediakan

perangkat keras dalam jumlah dan spesifikasi mutakhir yang sesuai

kebutuhan dan kompatibel dengan keseluruhan sistem, baik berupa

perangkat komputer maupun periferal serta peralatan teknologi informasi

lainnya.

4.3.1.c. Perangkat Lunak (Software)

Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan

atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam

aplikasi komputer, program pengembangan, dan program sistem operasi

(Operating System Software). Perpustakaan Provinsi Riau perlu

mengimplementasikan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan,

mudah digunakan dan di pelihara serta dapat dikembangkan mengikuti

perkembang an teknologi.Pilihan perangkat lunak yang tepat akan sangat

mendukung kelancaran sistem automasi perpustakaan. Keterpaduan antar

sistem yang digunakan merupakan hal yang perlu mendapat perhatian.

4.3.1.d. Jaringan (Netware)

Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk

telekomunikasi yang meliputi media telekomunikasi, prosesor

telekomunikasi, aliran (jalur) telekomunikasi, topologi dan aturan

(protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi. Sistem

jaringan yang digunakan harus menjamin konektifitas antar perangkat


keras dan perangkat lunak. Sehingga pemanfaatan dan pendayagunaan

sumberdaya dapat efektif dan efisien.

4.3.1.e. Data (Dataware)

Sumberdaya data meliputi semua fakta hasil pengukuran,

pengamatan, perhitungan atau transaksi yang perlu dihimpun dan

disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi.

Informasi berbeda dengan data. Informasi adalah data yang telah diolah

dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab

itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan disimpan,

tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun

pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra

(image), audio, atau video. Keakuratan, kesinambungan, konektifitas

dan kemutakhiran serta

keamanan data adalah

masalah yang sangat penting

dalam manajemen

automasi perpustakaan.


harus selalu menjamin

validitas data agar dapat

memberikan layanan yang

tepat kepada pengguna

perpustakaan.

Gambar 4.7. Teknologi Jaringan RFID untuk Layanan Sirkulasi

(Peminjaman dan Pengembalian) Mandiri


4.3.2. Aktivitas Sistem Informasi 4.3.2.a. Pengumpulan Data (Data Collecting)

Aktivitas ini meliputi pengumpulan data dari berbagai sumber

yang diperlukan, strukturisasi dan kodifikasi data, hingga entri

(pemasukan) data. Pemasukan data dapat dilakukan secara manual

(melalui keyboard, scanner, digitizer, stylus pen) atau non-manual,

misalnya melalui pesawat tilpun atau faksimil, kamera, sensor ukur yang

dihubungkan langsung (interfaced) ke sistem komputer. Pemilihan alat

untuk data entri ini sangat bervariasi tergantung dari jenis, bentuk,

volume, serta lokasi data yang akan dimasukkan ke sistem komputer.

Prinsipnya adalah bagaimana agar dalam entri data ini kelambatan dan

kesalahan manusia (human's errori) dapat diminimalisasi. Jika potensi

kesalahan yang terjadi masih besar, maka berlaku kondisi GIGO

(Garbage in Garbage Out), artinya data masuk yang salah adalah

"sampah" sehingga produk informasinyapun akan setara dengan

"sampah". Data dalam berbagai bentuk: teks, citra (image), suara

(audio), video dari berbagai sumber harus dapat ditangani oleh suatu

sistem informasi yang memerlukannya.

4.3.2.b. Pengolahan Data (Data Processing)

Aktivitas ini meliputi komputasi dan analisis (matematik, statistik

numerik ataupun logik), komparasi data, pengurutan data (data sorting),

konversi data, meringkas data (data summarizing), klasifikasi dan

organisasi data, validasi dan verifikasi data, pembaharuan dan

penghapusan data serta pelacakan data (data search).


4.3.2.c. Penyimpanan Data (Data Storing)

Aktivitas ini mencakup pengorganisasian (strukturisasi, kodifikasi,

indeksasi) dan penyimpanan data dalam media penyimpanan komputer

sehingga dapat dengan mudah dan cepat untuk diakses bagi kepentingan

aktivitas keseluruhan sistem informasi.

4.3.2.d. Penyebaran informasi (Information Dissemination)

Aktivitas ini dimulai dari produksi informasi, penyajian informasi,

pembuatan laporan (report production), pencetakan informasi, klasifikasi

informasi, serta penyampaiannya ke pengguna atau yang memerlukannya.

4.3.2.e. Kontrol Terhadap Sistem

Aktivitas ini meliputi auditing (evaluasi dan pemantauan terhadap

komponen, aktivitas, dan kinerja sistem informasi), pengamanan

(security) sistem, pengaturan pemakaian sistem, pemantauan kesesuaian

informasi dengan kebutuhan pengguna, pengaturan hak dan wewenang,

pengorganisasian dan peningkatan kemampuan tim pengelola, serta

pelaksanaan sistem reward and penalty.

4.3.3. Perangkat Lunak SI

Kinerja suatu sistem informasi sangat tergantung kepada

sumberdaya perangkat lunak (software) untuk melakukan aktivitasnya

dalam melakukan transformasi input (data) menjadi output (informasi).

Software dikelompokkan menjadi dua jenis:

1. Software Sistem (System Software): software yang digunakan

untuk mengelola dan mendukung operasi dari sistem komputer

dan sistem informasi yang didukung oleh sistem komputer


tersebut. Software sistem yang digunakan di Perpustakaan

Provinsi Riau harus mendukung sepenuhnya software aplikasi

yang akan digunakan.

2. Software Aplikasi (Application Software): software yang

digunakan untuk mendukung suatu tugas aplikasi tertentu,

misalnya aplikasi perpustakaan, aplikasi akutansi, aplikasi

penggambaran, aplikasi kearsipan, aplikasi geografis, aplikasi

teknik dan sebagainya.

Gambar 4.8. Klasifikasi software

Software

Software Sistem

Software Aplikasi

Software Manajemen

Sistem

Software Dukungan

Sistem

Software Pengemba-ngan Sistem

Software Aplikasi Umum

Software Aplikasi Spesifik

• LINUX • Postgre-

SQL • Apache

• Firewall • Bind

(DNS) • DHCP

• PHP • C++ • Java • Web Service

• Word Processing

• Spreadsheet • DBMS • Telecommu

nications • Graphics • Integrated

package

• OPAC • Circulatio

n • Catalog

editing • Document

Management System

• User authenti-


Trend (kecenderungan) penggunaan/pemilihan software saat ini lebih

ditekankan pada:

• Easy-to-use software. Ini berarti tersedia fasilitas bantuan (on-

line) help, komunikatif, automatic guidance dan error detection

(intelligence software).

• Multiplatform software. Ini berarti dapat digunakan pada berbagai

lingkungan hardware dan sistem operasi.

• High-level language software. Ini berarti menggunakan bahasa

yang mendekati bahasa alami (natural language).

• Fasilitas plug-in.

• Dukungan multimedia: menyediakan fasilitas untuk mengakses

dan menampilkan data pada berbagai media baik teks, citra, suara,

video.

• Integrasi yang mudah dengan software aplikasi lain.

• Mendukung aplikasi multiguna.

• Mendukung untuk multiuser dan networking.

• Mengakomodir pemilihan berbagai preferensi user: tampilan,

format, style.

• Icon-based and graphical menu or interface.

4.3.4. Implementasi Teknologi Informasi di Perpustakaan

Provinsi Riau 4.3.4.a. Hardware

Untuk mendukung sistem automasi pada setiap unit kegiatan di

perpustakaan, mulai dari pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan

dan tata laksana perpustakaan, serta manajemen perpustakaan diperlukan


beragam hardware berupa komputer dan peralatan teknologi informasi

lainnya dengan spesifikasi tertentu dalam jumlah yang cukup sesuai

dengan jenis kegiatan serta lokasi kegiatan. Setiap ruangan dari ke enam

lantai harus menampung peralatan automasi yang terhubung secara

terpadu dalam suatu sistem jaringan sesuai dengan peruntukannya.

4.3.4.b. Software

Software sistem dan aplikasi yang digunakan harus sesuai dengan

kebutuhan dan handal untuk digunakan dengan mudah dan ramah oleh

beragam orang, baik yang ahli maupun yang umum. Untuk itu disarankan

untuk membeli software sudah teruji dengan baik di lapangan digunakan

oleh perpustakaan ukuran besar.

4.3.4.c Sistem Jaringan

Sistem jaringan kabel kecepatan tinggi digunakan untuk

menghubungkan semua lantai (backbone sistem jaringan). Pada setiap

lantai sistem jaringan menggunakan sistem Wireless Fidelity (WiFi)

untuk menghubungkan seluruh workstasion yang ada di lantai tersebut

melalui fasilitas Access Point..

4.3.5. SDM TI

Sumberdaya Manusia (SDM) dengan latar belakang Teknologi

Informasi (TI) yang kuat perlu dimiliki oleh Perpustakaan Provinsi Riau.

Beragam kompetensi TI perlu disediakan antara lain SDM TI dengan

kemampuan programming, design web, pengelolaan database dan sistem

jaringan. Level latar pendidikan dapat beragam sesuai kebutuhan, yaitu

D3 atau S1.


4.3.6. Perpustakaan digital

Layanan perpustakaan digital perlu segera diwujudkan untuk

memperkuat layanan di Perpustakaan Provinsi Riau. Untuk itu dapat

dimulai dengan menyiapkan konten dan sistem serta prosedur untuk

menayangkan fulltext dokumen budaya Melayu khas koleksi

perpustakaan. Fasilitas perpustakaan digital ini juga harus dirancang

sedemikian rupa sehingga para penulis mengenai budaya Melayu dapat

mempublikasikan sendiri karyanya melalui perpustakaan digital yang

dibangun, selain tentu saja dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh

publik agar mereka dapat mengetahui kekayaan budaya Melayu melalui

fasilitas internet. Konten koleksi perpustakaan digital diberikan alternatif

layanan dalam bentuk multimedia sebagai media pembelajatran.

4.3.7. Design web perpustakaan

Untuk mendukung pengembangan perpustakaan digital,

diperlukan rancangan web yang lengkap, menarik dan fungsional serta

aman yang datanya selalu mutakhir. Karena itu perlu dirancang web

perpustakaan secara baik oleh web designer profesional sekaligus harus

disediakan tenaga khusus untuk menangani web ini, baik disain, mesin

pencarinya, maupun kontennya yang selalu muatkhir.

Sebaiknya semua tenaga itu adalah staf tetap perpustakaan.

Namun kalau belum memungkinkan maka dapat melakukan sistem kerja

sama outsourching untuk SDM dengan kompetensi tertentu. Misalnya

tenaga programmer dan web designer dapat merupakan tenaga paruh

waktu.


4.3.8. E-learning (Learning Management System)

Dalam mendukung proses pemahaman yang berorientasi pada

proses pendidikan yang mandiri perlu ditambahkan konsep e-learning

sebagai alat dalam pendistribusian materi atau konten pembelajaran.

Gambar 4.9. Ilustrasi akses e-learning


BAB 5 PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA

Pustakawan profesional adalah salah satu kunci kesuksesan layanan prima perpustakaan dalam rangka meningkatkan minat baca dan kecerdasaan masyarakat

Provinsi Riau

ab ini menguaraikan program pengembangan sumberdaya manusia untuk meningkatkan mutu layanan prima Perpustakaan Provinsi Riau

melalui analisis kebutuhan untuk kemudian melaksanakan program magang, diklat teknis dan diklat fungsional, studi banding, pendidikan formal dan rekrut tenaga baru.

Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) diperlukan untuk

menjamin kelancaran layanan prima Perpustakaan Provinsi Riau. Kunci

keberhasilan pengembangan perpustakaan adalah tersedianya SDM dalam

jumlah dan kualitas yang memadai. Pembinaan SDM harus dilakukan

secara berkesinambungan. Memperhatikan data SDM yang kini dimiliki

oleh Perpustakaan Provinsi Riau sangat tidak ideal. Hal ini dapat dilihat

bahwa hanya ada satu orang sarjana bidang perpustakaan dan tujuh orang

diploma (2 dan 3) bidang perpustakaan. Sedangkan cukup banyak staf

dengan latar belakang sarjana bidang lain sebanyak 33 orang dengan

umur kebanyakan diatas 40 tahun dan diatas 50 tahun sudah sebanyak 14

orang.


Pegawai ini dalam waktu beberapa tahun ke depan akan pensiun.

Kondisi SDM ini sangat tidak ideal untuk mendukung pengembangan

layanan perpustakaan prima yang dicita-citakan. Kalau karena itu

pengembangan SDM di Perpustakaan Provinsi Riau perlu segera

mendapat perhatian serius. Pengembangan SDM dapat dilakukan melalui

berbagai cara yaitu antara lain melalui magang, kunjungan studi banding,

diklat teknis dan diklat fungsional, pendidikan formal dan rekrut tenaga

baru. Namun sebelumnya perlu dilakukan kajian dan analisis kebutuhan.

5.1. Analisa kebutuhan

Dalam hal penambahan tenaga baru atau peningkatan kemampuan

dan status staf diperlukan analisis kebutuhan. Analisis ini diperlukan

untuk menghitung secara tepat kebutuhan staf untuk Perpustakaan

Provinsi Riau, baik dalam jumlah maupun kualifikasi serta keterampilan

dan kompetensi.

Beberapa kompetensi yang diperlukan Perpustakaan Provinsi Riau

jika ingin mengembangkan layanan perpustakaan modern dan terpadu

adalah kompetensi ilmu perpustakaan secara umum, kompetensi ilmu

komputer dengan spesifikasi web design, database, sistem jaringan,

programmer; ilmu sosial dan komunikasi serta kompetensi sastra budaya,

terutama kompetensi dalam bidang budaya Melayu.

5.2. Magang

Program magang staf pada suatu lokasi perpustakaan lain atau unit

selain perpustakaan yang dianggap telah melakukan kegiatan

perpustakaan secara lebih baik sehingga dapat dicontoh. Berikut hal-hal

yang perlu diperhtikan sebelum memilih progam magang:


1. Materi. Garis besar materi magang yang perlu diikuti adalah:

a. Manajemen perpustakaan.

b. Keterampilan dan ilmu perpustakaan.

c. Keterampilan teknologi informasi dan automasi perpustakaan.

d. Kepribadian dan kemampuan memberi layanan prima.

2. Peserta. Perhatikan latar belakang peserta magang. Pertimbangan

utama adalah minat peserta pada materi magang dan tujuan

penempatan staf setelah mengikuti program magang.

3. Durasi. Berapa lama program magang akan dilakukan. Rata-rata

pelatihan efektif dilakukan paling lama satu atau dua minggu.

4. Lokasi magang atau instruktur magang.Perhatikan kompetensi

instruktur atau lembaga yang melaksanakan program magang.

Apakah sudah melaksanakan materi atau kegiatan yang akan

diikuti dengan baik sehingga dapat ditiru oleh staf untuk

diterapkan di Perpustakaan Provinsi Riau. Berikut adalah contoh

beberapa perpustakaan atau instansi yang dapat didatangi untuk

program magang antara adalah:

A. Dalam Negeri: Perpustakaan Nasional, PDII-LIPI,

Perpustakaan UI, Perpustakaan IPB, Perpustakaan BINUS,

Perpustakaan ITB, Perpustakaan Depdiknas.

B. Luar Negeri: Perpustakaan Nasional Singapura , Perpustakaan

Negara Malaysia, Perpustakaan Negara Brunei Darussalam,

Perpustakaan Nasional Negeri Belanda, Perpustakaan Nasional

Cina.

5. Perkiraan Biaya.


5.3. Kunjungan Studi Banding

Kunjungan studi banding adalah program jangka pendek satu

sampai paling lama tiga hari untuk mengunjungi suatu perpustakaan atau

jenis instansi lain dalam rangka melihat secara langsung pelaksanaan

kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan dan layanan perpustakaan

yang telah dilaksanakan dengan baik sehingga dapat ditiru dan diterapkan

di Perpustakaan Provinsi Riau.

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum merencanakan kegiatan

studi banding:

1. Materi. Garis besar aspek yang perlu diamati pada saat mengikuti

studi banding adalah:

a. Aspek manajemen perpustakaan.

b. Cara dan mekanisme dalam Keterampilan dan ilmu

perpustakaan.

c. Ketrampilan teknologi informasi dan automasi perpustakaan.


2. Peserta. Perhatikan latar belakang peserta magang. Pertimbangan

utama adalah minat peserta pada materi magang dan tujuan

penempatan staf setelah mengikuti program magang.

3. Durasi. Berapa lama program magang akan dilakukan. Rata-rata

pelatihan efektif dilakukan paling lama satu atau dua minggu.

4. Lokasi magang atau instruktur magang. Perhatikan kompetensi

instruktur atau lembaga yang melaksanakan program magang.

Apakah sudah melaksanakan materi atau kegiatan yang akan

diikuti dengan baik sehingga dapat ditiru oleh staf untuk

diterapkan di Perpustakaan Provinsi Riau. Berikut adalah contoh


beberapa perpustakaan atau instansi yang dapat didatangi untuk

program studi banding antara adalah:

A. Dalam Negeri: Perpustakaan Nasional, PDII-LIPI,

Perpustakaan UI, Perpustakaan IPB, Perpustakaan BINUS,

Perpustakaan ITB, Perpustakaan Depdiknas.

B. Luar Negeri: Perpustakaan Nasional Singapura, Perpustakaan

Negara Malaysia, Perpustakaan Negara Brunei Darussalam,

Perpustakaan Nasional Negeri Belanda, Perpustakaan Nasional

Cina.

5. Perkiraan Biaya.

5.4. Diklat Teknis dan Diklat Fungsional

Dalam merencanakan program diklat teknis dan diklat fungsional

bagi staf perpustakaan berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Materi. Garis besar materi yang perlu diberikan adalah:

a. Manajemen perpustakaan.

b. Keterampilan dan ilmu perpustakaan.

c. Ketrampilan teknologi informasi dan automasi perpustakaan.


2. Peserta. Perhatikan latar belakang peserta pelatihan. Pertimbangan

utama adalah minat peserta pada materi pelatihan dan tujuan

penempatan staf setelah mengikuti pelatihan.

3. Durasi. Berapa lama pelatihan akan dilakukan. Rata-rata pelatihan

efektif dilakukan paling lama satu atau dua minggu.

4. Pemateri atau instruktur pelatihan.Perhatikan kompetensi

instruktur atau lembaga yang melaksanakan pelatihan.


5. Lokasi. Pelatihan dapat dilakukan di lokasi Perpustakaan Provinsi

Riau atau di lokasi instruktur misalnya di Perpustakaan Nasional

Jakarta, Perpustakaan PDII-LIPI, Perpustakaan IPB Bogor,

Perpustakaan UI Jakarta.

6. Perkiraan Biaya.

5.5. Pendidikan formal perpustakaan:

Pendidikan formal untuk staf Perpustakaan Provinsi Riau dalam

bidang perpustakaan dan teknologi informasi perlu pula direncanakan

dengan baik sesuai kebutuhan dan ketersediaan formasi. Untuk

pendidikan formal ini

dana dapat diperloleh dari

APBD dan APBN serta

melalui sponsorship dari

perusahaaan asing yang

ada di Provinsi Riau

misalnya Caltex dan lain-

lain . Level pendidikan

formal yang perlu diikuti

adalah: Diploma Tiga,

Sarjana Strata Satu dan

Pasca Sarjana.

5.6. Rekrut Tenaga Baru

Pengadaan tenaga baru (rekrut tenaga baru) diperlukan untuk

menjamin kesinambungan staf dari tahun ke tahun. Hal ini karena secara

bertahap akan ada pegawai yang pensiun.

Gambar 5.1. Salah Satu Contoh Kegiatan Pengembangan SDM


Pengadaan tenaga baru diperlukan untuk berbagai bidang antara lain:

Bidang: Perpustakaan level D3 dan S1

Bidang: Pranata komputer D3 dan S1

Pengembangan Kemampuan dan Ketrampilan SDM di Era Digital

Memasuki era digital, demi memenuhi tuntutan kebutuhan

pengguna, Perpustakaan Provinsi Riau dikembangkan menjadi

perpustakaan digital. Untuk itu sumberdaya manusia (SDM) yang ada

secara bertahap perlu ditingkatkan melalui pendidikan dan latihan yang

terencana dan mantap agar siap melaksanakan program-program yang

akan dilaksanakan. Melihat kondisi dan komposisi yang ada, peningkatan

SDM ini tidak hanya secara kualitas tetapi juga kuantitas agar mereka siap

mengelola perpustakaan digital, dan agar pencapaian program

perpustakaan tahun 2010 dapat terwujud secara real.

Pada saat ini 30 persen pegawai berada pada usia diatas 50 tahun

dan menurut hasil analisis pada BAB II Keadaan Umum Provinsi Riau

setiap tahun harus mendapat formasi minimum 10 orang karena itu

perekrutan pegawai harus lebih diarahkan kepada pemenuhan kebutuhan

SDM pada bidang keilmuan TI dan perpustakaan lebih dahulu. Sejalan

dengan program dan perkembangan tersebut, secara kualitas SDM yang

ada di berbagai Perpustakaan di Provinsi Riau perlu juga ditingkatkan

kemampuannya agar secara sinergi dapat berkoordinasi dan bekerja sama

dengan Perpustakaan Provinsi Riau. Para pengelola perpustakaan tersebut

berfungsi sebagai pemanfaatan dan pemasok informasi yang mereka

miliki terhadap sistem yang akan dibangun.


Sebagai panduan dalam mengadakan pendidikan, pelatihan dan

pengembangan SDM, perlu dipetakan secara komprehensif kompetensi

SDM yang ditargetkan sebagai berikut:

a) Skill Manajemen Informasi

Termasuk dalam skill manajemen informasi:

• Mencari informasi. Proses mencari informasi terdiri atas

kemampuan: Mendefinisikan kebutuhan informasi pengguna,

mengidentifikasi kebutuhan pengguna, melakukan

penelusuran.

• Menggunakan informasi. Proses menggunakan informasi

terdiri atas: mengevaluasi infomasi yang didapat, menilai

informasi yang didapat, mengintegrasikan dan

mengkoordinasikan informasi dari berbagai sumber berbeda,

melakukan klasifikasi informasi, mempunyai kemampuan

memilah dan membuang informasi yang dianggap tidak perlu,

interpretasi informasi, meringkas dan mengidentifikasi detail

informasi yang relevan.

• Membuat dan menciptakan informasi.

• Organisasi informasi. Melakukan abstraksi (abstracting),

pengindeksan (indexing), resensi dan review.

• Diseminasi informasi: Kemampuan menyampaikan dan

mempromosikan ide-ide secara jelas dalam berbagai bentuk

(tertulis, oral, presentasi).

b) Skill Teknologi Informasi

Kemampuan untuk menggunakan berbagai perangkat Teknologi

informasi untuk membantu semua proses kerja. Beberapa skill TI

yang diperlukan:


• Disain database dan manajemen database.

• Metadata, merupakan kemampuan mendifinisikan kebutuhan

field atau data about data (metadata) bagi sebuah objek yang

didefinisikan lebih lanjut desain databasenya.

• Data Warehousing, merupakan repository atau kumpulan data

dan informasi yang diekstrak dari beragam sumber basisdata

untuk keperluan analisis, reporting dan pengambilan

keputusan.

• Management dan kontrol source data.

• Reporting, kemampuan dalam menganalisis data dan

mengekstrak informasi serta men-generate inferensi untuk

keperluan decision support.

• Penyajian report dalam bentuk visual knowlegde sehingga

lebih mudah dipahami dan lebih mudah untuk saling berbagi.

• Internet, yang dimaksud adalah kemampuan dasar, menengah,

dan lanjut dalam memanfaatkan semaksimal mungkin fitur-

fitur yang dimiliki internet.

• Web, kemampuan ini khususnya ditujukan kepada kelompok

SDM tertentu di perpustakaan untuk menunjang terbentuknya

media publikasi, diseminasi dan media berbagi pengetahuan

melalui web/internet.

• Multimedia merupakan skill dalam menghasilkan produk

digital baik yang berfungsi nantinya untuk sekadar profile

hingga berfungsi sebagai media pengemasan informasi.

• Aplikasi perangkat lunak, kemampuan mengoperasikan

perangkat lunak yang berkaitan dengan bidang kerjanya.


• Perangkat keras meliputi kemampuan: pengenalan komponen

perangkat keras, iagnosis dan Troubleshooting, dan

maintenance.

• Desain Intranet/Ekstranet, meliputi kemampuan mendesain,

memasang, dan merawat jaringan komputer.

• Sistem Informasi Management, adalah kemampuan untuk

mengidentifikasi masalah, baik lokal unit kerja maupun secara

global dalam lingkup perpustakaan.

Secara umum dalam pengembangan sistem perpustakaan digital,

selain pengembangan SDM dengan kompetensi bibliografis dan

kompetensi lainnya yang diperlukan, strategi Perpustakaan Provinsi Riau

dalam mengembangkan SDM dengan kompetensi TI adalah dengan

menyiapkan staf dengan kompetensi senior programmer. Staf inilah

yang akan berfungsi sebagai sistem analisis dari pengembangan sistem

perpustakaan digital secara keseluruhan. Sedangkan Junior

Programmer, yang terutama menguasai aspek teknis dalam

pengembangan sistem (misalnya pembuatan program atau coding

program), dapat dilakukan melalui prinsip outsourching atau

memanfaatkan tenaga bantuan dari luar. Hal ini untuk menanggulangi

keterbatasan ketersediaan SDM dengan kapasistas TI yang beragam.

Dalam menghadapi kekurangan tenaga programmer, maka yang

penting perpustakaan mempunyai seorang senior programmer yang

bertanggung jawab dalam menata sistem yang ada dan memikirkan

pengembangan sistem yang harus dilakukan perpustakaan secara berkala.

Keperluan junior programmer bisa ditanggulangi dengan mengambil

tenaga part time dari luar seperti mahasiswa atau alumni dari program


ilmu komputer yang baru lulus, sehingga bisa menghemat biaya. Senior

programmer akan mengarahkan dan mengevaluasi produk-produk dari

para junior programmer.


BAB 6 PENGEMBANGAN KOLEKSI DAN PENGOLAHAN

agian ini menguraikan prinsip dan teknik pengembangan koleksi untuk mendukung sistem layanan perpustakaan yang akan dilakukan di

Perpustakaan Provinsi Riau, terutama pengembangan koleksi Melayu, baik dalam bentuk tercetak, terekam maupun dalam bentuk digital. Pada bagian ini juga diuraikan sistem pengolahan bahan pustaka untuk memudahkan pemanfaatan koleksi dengan didukung oleh infrastruktur teknologi informasi, sehingga perpustakaan bukan hanya dapat menyediakan informasi yang sesuai dan akurat bagi pengguna yang tepat tetapi juga dalam waktu yang cepat, lengkap dan nyaman.

Koleksi bahan pustaka merupakan jiwa dari sebuah perpustakaan.

Perpustakaan Provinsi Riau perlu mempunyai suatu kebijakan dalam

pengembangan koleksi. Hal ini karena sesuai dengan jiwa visi dan

misinya untuk melestarikan budaya Melayu, dan meningkatkan minat

baca dan kecerdasaran masyarakat Provinsi Riau, maka pengembangan

koleksi untuk mendukung tujuan mulia itu perlu mendapat perhatian.

Untuk memberikan layanan kepada pengguna secara cepat, tepat dan

mudah, maka diperlukan sistem pengolahan yang efektif dengan

memanfaatkan sistem dan teknologi informasi modern, sesuai dengan

kaidah-kaidah pengelolaan bahan pustaka.


6.1. Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi perpustakaan bertujuan untuk memenuhi

kebutuhan informasi pengguna sesuai dengan visi dan misi perpustakaan.

Kekuatan Koleksi merupakan salah satu modal perpustakaan untuk

berkembang.

Pengembangan koleksi Perpustakaan Provinsi Riau dilakukan dengan

mengikuti tahapan kegiatan berikut :

6.1.1. Menyusun rencana kerja operasional pengadaan bahan pustaka

1). Perumusan kebijakan pengembangan koleksi, dengan cakupan

pedoman, peraturan, penekanan (stressing), dan penyediaan

anggaran.

• Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pengguna,

• Prosentasi bidang-bidang atau subyek pengetahuan bahan

pustaka yang akan diadakan,

• Seleksi, dengan menggunakan alat bantu berupa katalog

terbitan, brosur, bibliografi, daftar tambahan buku

(accession list), permintaan pengguna, perkembangan

penerbitan, perkembangan informasi, dll.

Perpustakaan Provinsi Riau sebagai perpustakaan deposit dan

menyelenggarakan layanan khusus Bilik Melayu dalam

kebijakan pengembangan koleksinya haruslah mencantumkan

bahwa semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilkan di

wilayah Provinsi Riau harus ada dalam koleksi perpustakaan.


2). Menghimpun alat seleksi bahan pustaka

Mengumpulkan semua alat seleksi bahan pustaka yang akan

digunakan untuk kegiatan proses pengadaan bahan pustaka

atau koleksi baru yang akan diadakan. Alat seleksi bahan

pustaka ini antara lain berupa: katalog terbitan, brosur, daftar

tambahan buku, bibliografi, permintaan pengguna, permintaan

staf atau karyawan instansi tersebut, perkembangan

penerbitan, perkembangan informasi, saran dari pengunjung,

daftar buku dari penerbit dan toko buku yang dapat diakses

melalui internet, dan alat bantu seleksi lainnya yang

diperlukan. Ini diperlukan untuk proses pengadaan bahan

pustaka baik tambahan koleksi baru maupun pengadaan

jumlah eksemplar buku yang sudah ada di koleksi

perpustakaan.

6.1.2. Survei Minat Pengguna

Survei Minat pengguna

adalah kegiatan mem-

buat instrumen, me-

ngumpulkan, mengolah

dan menganalisis data

serta membuat laporan

hasil survei untuk

mengetahui bidang atau

subyek yang diminati

pengguna, jenis pustaka

yang diperlukan, terma- Gambar 6.1. Gambar Koleksi Buku di Rak


suk jenis layanan yang dibutuhkan. Survei ini dapat dilakukan dengan

mengadakan wawancara dengan para pengguna potensial yang rajin

menggunakan perpustakaan, atau dengan cara menyediakan formulir isian

yang disediakan untuk pengunjung perpustakaan. Mereka dipersilakan

untuk memberikan masukan tentang buku-buku atau sumber informasi

yang dibutuhkan, jenis layanan yang diperlukan, dan jasa lain yang

diminati. Perpustakaan Provinsi Riau perlu melakukan survei minat

pengguna.

6.1.3. Survei Bahan Pustaka

Survei bahan pustaka dilakukan untuk mengamati dan browsing

secara langsung bahan pustaka yang ada di toko buku, penerbit, pameran,

dan perpustakaan lain sebagai bahan pertimbangan dalam pengadaan

bahan pustaka. Hal ini dilakukan untuk mengetahui :

- Buku apa saja yang ada

- Buku yang sudah lama, namun masih diperlukan atau tetap

penting bagi perpustakaan.

- Bentuk fisik buku, perbandingan harga, dan data bibliografis

lainnya yang diperlukan.

6.1.4. Membuat dan Menyusun Desiderata

Kegiatan ini dilakukan dengan membuat deskripsi bahan pustaka

yang disusun dalam bentuk lembaran kartu atau daftar, sebagai sarana

atau bahan seleksi pengadaan bahan pustaka yang akan diadakan.

6.1.5. Menyeleksi Bahan Pustaka

Seleksi bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan daftar

desiderata, laporan hasil survei minat pengguna, atau memilih langsung


buku-buku/ bahan pustaka yang akan diadakan untuk koleksi

perpustakaan dalam kurun waktu satu tahun anggaran. Begitu anggaran

tersedia, maka buku atau bahan pustaka tersebut segera diadakan dan

dapat segera disajikan kepada pengguna perpustakaan.

6.1.6. Pengadaan bahan pustaka

Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:

• Pembelian langsung, ataupun melalui pihak ketiga.

• Hasil tukar menukar koleksi dengan perpustakaan lain

• Hasil dari pemberian atau hadiah lembaga atau institusi lain.

• Hasil kerjasama dengan pihak lain.

• Hasil fotokopi, duplikasi, hasil digitasi ataupun pembuatan CD

dari koleksi lain.

• Hasil penerbitan sendiri atau terbitan lembaga induknya.

Jika pengadaan bahan pustaka dilakukan guna menambah dan

melengkapi koleksi yang sudah ada, maka jumlah koleksi akan terus

bertambah, tetapi setelah koleksi diletakkan dalam rak di ruang

perpustakaan maka perlu diperhitungkan adanya penyusutan karena

beberapa faktor diantaranya: kerusakan akibat dipakai, hilang, rusak tidak

dapat diperbaiki lagi, dipinjam tetapi tidak kembali, dikeluarkan dari

jajaran koleksi karena sudah tidak relevan lagi, dan diganti dengan edisi

terbaru.

Pengadaan bahan pustaka Melayu perlu mendapat perhatian

khusus karena khasanah literatur dan dokumen Melayu akan menjadi ciri

khas dari koleksi Perpustakaan Provinsi Riau. Untuk mengadakan

dokumen Melayu ini, Perpustakaan Provinsi Riau perlu menyediakan

dana yang cukup untuk membeli dokumen yang dimaksud dari berbagai


sumber. Selain itu perlu pula pemilik atau pencipta dokumen Melayu

didorong untuk menyerahkan dokumennya ke Perpustakaan Provinsi Riau

melalui Peraturan atau Undang-undang Wajib Simpan Karya Cetak dan

Karya Rekam.

6.1.6.1 Pengadaan Bahan Pustaka Tahun 2007 - 2009

Dengan dibangunnya gedung baru perpustakaan Provinsi Riau

yang dilengkapi mebeler dan peralatan yang sesuai dengan kondisi sebuah

perpustakaan moderen, maka koleksi yang sudah ada saat ini kecuali

koleksi deposit dan koleksi bilik Melayu dianggap tidak layak dalam

sistem dan kondisi perpustakaan yang dirancang rapi, indah, menarik, dan

sesuai kebutuhan pengguna. Mengingat besarnya jumlah bahan pustaka

yang akan diadakan dan banyaknya volume kegiatan lainnya yang akan

dilaksanakan, serta terbatasnya SDM untuk pekerjaan tersebut pada tahun

2007 – 2009, maka pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui pihak

ketiga dalam satu paket kegiatan dengan pengolahan/pembuatan data base

dan kelengkapan bahan pustaka. Setiap bahan pustaka yang diterima oleh

perpustakaan haruslah bahan pustaka yang sudah siap untuk disusun di

rak sesuai jenis koleksi dan kelompok subjek/klasifikasinya dan sudah

tercantum dalam data base perpustakaan dan siap untuk dilayankan.

Seleksi dan penyusunan daftar bahan pustaka yang akan diadakan beserta

harga dilaksanakan dengan bantuan konsultan dan sebuah Tim yang

dibentuk oleh Kepala Badan perpustakaan dan Arsip Provinsi Riau.

Daftar bahan pustaka telah siap pada setiap awal tahun anggaran.

Anggaran yang memadai perlu disediakan untuk mengadakan bahan

pustaka sebagai berikut:


Tahun 2007 sebanyak 200.000 judul



Bahan pustaka yang diadakan termasuk untuk koleksi perpustakaan

keliling.

6.1.6.2. Pengadaan bahan pustaka Melayu dan Riau

Koleksi Melayu dan Riau yang merupakan koleksi khusus dan

unik merupakan koleksi unggulan Perpustakaan Provinsi Riau yang

meliputi naskah kuno Melayu, karya klasik Melayu, sejarah Melayu dan

Riau dan karya tokoh-tokoh Melayu. Koleksi Melayu Riau ini yang

ditempatkan di Bilik Melayu didukung oleh koleksi Deposit yang

meliputi karya yang diterbitkan di Riau, karya yang ditulis oleh orang

Riau dan karya tentang Melayu dan Riau dalam berbagai bidang.

Untuk mengumpulkan koleksi tersebut diatas perlu dibina kerja

sama dengan perpustakaan dan lembaga informasi, lembaga penelitian

dan perguruan tinggi, penerbit dan toko buku, baik yang ada di Riau

maupun di wilayah lain, yang kemungkiinan mempunyai koleksi yang

dibutuhkan.

Untuk memberdayakan koleksi khusus tersebut diatas, agar dapat

diakses oleh masyarakat informasi mengenai koleksi ini perlu

diintegrasikan dalam web site Perpustakaan Provinsi Riau.

Sebagai pengawasan bibliografi koleksi Melayu perlu disusun Bibliografi

Melayu dan Riau.


6.2. Pengolahan Bahan Pustaka

Pengolahan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan penting dari

rangkaian kegiatan menyiapkan bahan pustaka dan dokumen agar dapat

dimanfaatkan secara efektif oleh pengguna perpustakaan. Pengolahan

bahan pustaka mencakup pekerjaan mengidentifikasi dokumen secara

fisik (deskripsi fisik) dan isi (deskripsi subjek), mempersipkan dokumen

agar secara fisik dapat digunakan serta mempersiapkan sistem wakil

dokumen yang akan digunakan untuk proses temu kembali dokumen.

Kegiatan pengolahan bahan pustaka mencakup kegiatan katalogisasi,

klasifikasi dan penentuan nomor panggil dokumen, penentuan subjek,

pemberian kelengkapan fisik dokumen untuk proses pemanfaatan

dokumen serta untuk sistem keamanan dokumen.

Pengolahan untuk semua jenis bahan pustaka dilakukan secara

terpusat pada bagian pengolahan. Bagian layanan untuk semua jenis

bahan pustaka yang diolah, baik berupa buku umum, referensi, majalah,

koleksi deposit atau koleksi Melayu hanya melayankan jenis bahan

pustaka itu, tetapi tidak melakukan pengolahan tersendiri.

6.2.1. Katalogisasi

Katalogisasi berarti mendeskripsikan secara fisik dokumen atau

bahan pustaka agar dokumen dapat dikenali. Dengan proses katalogisasi

ditentukan judul dokumen, penanggungjawab dokumen (pencipta,

penyadur, editor), penerbitan dokumen (kota terbit, penerbit dan tahun

terbit dokumen), gambaran tentang fisik dokumen (jumlah halaman) dan

sebagainya.


Standar panduan yang digunakan adalah prinsip AACR2 (Anglo-

American Cataloging Rules edisi ke 2). Prinsip ini digunakan oleh

hampir semua perpustakaan di Indonesia untuk mengolah (deskripsi fisik)

dokumen atau bahan pustaka.

6.2.1. Klasifikasi

Klasifikasi adalah proses mengelompokkan dokumen atau bahan

pustaka berdasarkan isi atau subjeknya serta memberikan kodifikasi

standar berdasarkan subjek tersebut. Berbagai standar klasifikasi

digunakan di Indonesia, namun pada umumnya untuk jenis perpustakaan

daerah dan perpustakaan umum, kebanyakan standar penomoran

klasifikasi menggunakan DDC (Dewey Decimal Classification).

Perpustakaan Provinsi Riau akan tetap menggunakan DDC dalam

menentuan nomor klasifikasi dokumen sebagaimana sudah dilakukan

selama ini. Bagan DDC yanag digunakan selain versi mutakhir yang

diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional RI, Perpustakaan Riau perlu

memiliki edisi asli DDC versi terakhir.

6.2.2. Pengindeksan dan penentuan tajuk subjek verbal

Pengindeksan atau penentuan subjek verbal adalah kegiatan lain

dalam pengolahan dokumen nyang perlu dilakukan. Penentuan subjek

verbal suatu dokumen atau bahan pustaka adalah menentukan subjek

dokumen kemudian menyajikan subjek tersebut dalam bentuk kata-kata

verbal (kata atau istilah) yang standar.

Standar panduan yang digunakan untuk itu adalah Daftar Tajuk Subjek

Perpustakaan Nasional versi terakhir.


6.2.2. Nomor Panggil Dokumen (Call Number)

Nomor panggil pada label buku merupakan salah satu

kelengkapan dokumen yang diperlukan agar suatu dokumen dapat

dimanfaatkan dalam sistem layanan perpustakaan. Berbagai cara dapat

digunakan untuk menentukan nomor panggil dokumen. Salah satunya

adalah dengan menggunakan gabungan nomor kode klasifiaski buku

dengan singkatan nama penanggungjawab karya (pengarang atau

penaggungjawab karya lainnya) dan huruf awal dari buku yang diolah.

Diharapkan nomor panggil ini bersifat agak unik sehingga memudahkan

penempatan dokumennya pada rak serta dapat tertata dengan rapi mudah

ditemukan jika dicari kembali untuk dimanfaatkan.

Berikut contoh nomor panggil buku yang berjudul The Basics of

librarianship karangan Colin Harrison dan Rosemary Oates:

020

HAR

b

Kode 020 menunjukkan subjek kepustakawanan (librarianship) pada

sistem klasifikasi DDC dan HAR adalah tiga huruf pertama nama

keluarga dari Colin Harrison sebagai pengaranag pertama dan huruf b

adalah huruf pertama dari kata Basics. Kata The tidak digunakan karena

merupakan kata depan dalam bahasa Inggris.

Sistem pemberian nomor panggil seperti ini dapat digunakan pada sistem

pengolahan dokumen yang akan dilakukan.

Kelengkapan fisik lainnya seperti slip kembali, kartu buku,

kantong buku dan sebagainya dapat digunakan atau tidak perlu digunakan

tergantung pada sistem global yang digunakan dalam pengolahan bahan


pustaka. Jika akan menggunakan sistem automasi perpustakaan secara

terpadu maka kelengkapan fisik tersebut dapat ditinggalkan.

6.2.3. Format pengisian database

Dalam mengisi database dokumen sistem yang digunakan adalah

format INDOMARC (Indonesian Machine Readable Catalog). Sistem

ini digunakan oleh hampir semua perpustakaan di Indonesia yang

menerapkan sistem automasi dalam pengolahan data dokumen atau bahan

pustaka. INDOMARC mengatur ruas-ruas, sub-ruas, tipe dan cara

penulisan ruas serta kode standar bagi unsur data bibliografi dokumen dan

bahan pustaka. Misalnya pengarang atau penanggungjawab karya diberi

kode 100, judul karya diberi kode 245 dan seterusnya. Secara lengkap

standar format INDOMARC dapat dilihat pada lampiran.

6.2.4. Format pengisian metadata untuk layanan dokumen digital

Format pengisian database untuk layanan dokumen digital,

sebagaimana data bibliografi, juga perlu mengikuti standar yang umum

digunakan. Khusus untuk metadata dokumen digital biasanya digunakan

adalah format Dublin Core. Format Dublin Core yang yang terdiri atas

15 ruas sangat sederhana untuk diterapkan. Berikut adalah standar format

Dublin Core yang akan digunakan untuk metadata dokumen digital.


6.2.5. Format Standar Dublin Core:

Nama ruas

Isi

Title Judul dari sumber informasi

Creator Pencipta sumber informasi

Subject Pokok bahasan sumber informasi, biasanya

dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau

nomor klasifikasi

Description

Keterangan suatu isi dari sumber informasi,

misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian

Publisher

Orang atau badan yang mempublikasikan

sumber informasi

Contributor

Orang atau badan yang ikut menciptakan

sumber informasi

Date Tanggal penciptaan sumber informasi

Type

Jenis sumber informasi, nover, laporan, peta

dan sebagainya

Format

Bentuk fisik sumber informasi, format,

ukuran, durasi, sumber informasi

Identifier

Nomor atau serangkaian angka dan huruf

yang mengidentifikasian sumber informasi.

Contoh URL, alamat situs


Source Rujukan ke sumber asal suatu sumber

informasi

Language

Bahasa yang intelektual yang digunakan

sumber informasi

Relation

Hubungan antara satu sumber informasi

dengan sumber informasi lainnya.

Coverage

Cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau

periode waktu

Rights Pemilik hak cipta sumber informasi

6.2.6. Layanan Katalog Salinan (Copy Cataloging)

Perpustakaan Provinsi Riau perlu menyediakan layanan katalog

salinan (Copy Cataloging), terutama bagi perpustakaan yang ada di

Provinsi Riau. Layanan katalog salinan adalah layanan bagi perpustakaan

yang menginginkan metadata (data bibliografi) suatu buku. Perpustakaan

yang mempunyai buku baru tidak perlu melakukan pengolahan

katalogisasi dan klasifikasi sendiri (original cataloging), melainkan dapat

mencari datanya di database Perpustakaan Provinsi Riau untuk kemudian

dapat mengcopy (download) data bibliografi (metadata) itu untuk

digabung dan digunakan di perpustakaan mereka.

6.2.7. Sistem Barcode

Sistem pengolahan dokumen sudah harus menggunakan sistem

barcode untuk identifikasi dokumen. Kode barcode yang digunakan

sebaiknya adalah tipe Code 39. Dengan tipe Code 39 semua karakter A

s/d Z, angka 0 s/d 9, serta beberapa karakter lain seperti $, /, +, %, titik


dan spasi dapat digunakan. Jumlah digit maksimal yang dapat digunakan

untuk tipe ini adalah 16. Tipe ini yang paling cocok digunakan untuk data

pada unit PUSDOKINFO. Baik untuk kode barcode dokumen (buku)

maupun untuk kode barcode anggota perpustakaan. Untuk membuat

barcode seperti ini disarankan menggunakan program aplikasi yang sudah

jadi yang banyak terdapat di pasaran. Sedangkan untuk mencetaknya

digunakan printer dengan jenis dan tipe yang juga banyak terdapat

dipasaran. Ini untuk menjamin kesinambungan sistem. Tidak disarankan

menggunakan peralatan pencetakan barcode khusus dengan kertas

khusus. Karena kesinambungan sistem jika menggunakan cara ini sering

terganggu.

Berikut adalah dua buah contoh Barcode:

6.2.8. Sistem sekuriti

Sistem sekuriti untuk pengamanan koleksi disarankan

menggunakan Security tag dengan teknologi magnetik. Bahkan kalau

memungkinkan dapat digunakan teknologi yang lebih modern yaitu

teknologi RFID (Radio Frequency Identification Device). Dengan

teknologi RFID, walau biayanya lebih besar, namun efektifitas dan

kemudahan dapat lebih terjamin. Dengan sistem RFID baik pada

dokumen maupun pada kartu anggota banyak kegiatan transaksi di

perpustakaan dapat dilakukan dengan mudah. Tentu saja sistem ini perlu

didukung oleh fasilitas yang modern yaitu penggunaan peralatan berbasis

RFID.


BAB 7

LAYANAN DAN PROMOSI

agian ini antara lain membahas layanan perpustakaan sebagai salah satu Community Center, dimana perpustakaan dapat berfungsi

sebagai tempat pembelajaran seumur hidup, juga sebagai katalisator perubahan budaya, dan pusat pembudayaan kebiasaan membaca, serta jembatan komunikasi antar masyarakat dan pemeritah, melalui penyediaan layanan perpustakaan.

7.1. Pengembangan dan Penataan Sistem Layanan Perpustakaan

Sistem layanan perpustakaan adalah bagian di perpustakaan yang

berhubungan langsung dengan pengguna. Sebaik apapun sistem lain yang

dipersiapkan di perpustakaan jika sistem layanannya buruk maka sistem

lain tidak akan bermanfaat. Bagian layanan adalah bagian yang

bersentuhan langsung dengan pengguna. Pengguna menilai suatu

perpustakaan berdasarkan layanan yang diberikan, bukan berdasarkan

kecanggihan sistem pengolahan, sistem teknologi yang digunakan dan

sebagainya. Karena itu sistem layanan perpustakaan perlu mendapat

perhatian yang serius pada sebuah perpustakaan.

Layanan perpustakaan dimulai saat pengguna datang ke

perpustakaan baik hanya menggunakan layanan perpustakaan sesaat atau

akan menjadi anggota perpustakaan yang akan menggunakan layanan

perpustakaan secara berlanjut. Sesungguhnya layanan perpustakaan


bahkan mulai dapat dirasakan pengguna saat pengguna mengetahui

keberadaan perpustakaan melalui berbagai sumber informasi. Misalnya

ketika orang melihat brosur atau lembar informasi mengenai perpustakaan

atau melihat situs perpustakaan melalui internet. Namun yang akan

diuraikan lebih rinci disini adalah saat pengguna atau calon pengguna

datang langsung ke perpustakaan.

Layanan dimulai saat calon pengguna datang untuk mendapatkan

layanan perpustakaan misalnya mendaftar menjadi anggota. Kemudian

berturut-turut berbagai layanan lain dapat dimanfaatkan oleh pengguna

setelah memasuki perpustakaan, misalnya layanan bimbingan pengguna,

layanan mencari informasi dan dokumen, layanan membaca di tempat dan

seterusnya sesuai dengan jenis layanan yang disediakan di perpustakaan.

Secara standar berikut adalah layanan yang dapat diberikan oleh

Perpustakaan Provinsi Riau kepada pengguna dan calon pengguna:

7.1.1. Pendataan dan Pendaftaran Anggota

Semua pengguna yang bermaksud akan meminjam keluar koleksi

perpustakaan perlu mendaftar sebagai anggota terlebih dahulu. Untuk

mendaftar menjadi anggota setiap calon perlu memenuhi kriteria dan

persyaratan tertentu yang sudah ditetapkan terlebih dahulu melalui

kebijakan perpustakaan. Peraturan keanggotaan Perpustakaan Provinsi

Riau perlu dibuat sesuai dengan kebijakan nperpustakaan.

Sistem automasi pencatatan keanggotaan Perpustakaan Provinsi

Riau mencakup pencatatan jati diri anggota, sehingga data jati diri

anggota dapat dimanfaatkan dalam pengelolaan sistem layanan

perpustakaan. Sistem automasi di bagian pencatatan anggota terpadu

dengan keseluruhan sistem automasi. Sehingga data anggota yang sudah


dimasukkan melalui modul pencatatan anggota dapat dimanfaatkan oleh

bagian lain dalam memberikan layanan kepada anggota, misalnya pada

bagian sirkulasi saat pengguna akan meminjam atau mengembalikan

koleksi yang dipinjam.

Kelengkapan pencatatan keanggotaan (kartu anggota dsb) berbasis

elektronik misalnya sistem barcode, magnetik atau RFID (Radio

Frequency Identification Device).

Layanan pencatatan keanggotaan pun perlu dibuat SOPnya untuk

menjamin standar mutu layanan pencatatan keanggotaan.

7.1.2. Layanan Meja Informasi (Customer Service)

Layanan meja informasi adalah layanan di bagian paling depan

yang berfungsi memberi informasi kepada pengunjung tentang apa saja

Gambar 7.1. Contoh Suasana Pendaftaran Anggota Perpustakaan


yang dapat diperoleh pengunjung di perpustakaan. Layanan ini dapat

disatukan atau didekatkan dengan layanan pencatatan anggota.

Petugas yang ditempatkan pada bagian layanan ini haruslah

petugas yang benar-benar terlatih baik secara teknik mengetahui apa dan

bagaimana pengunjung mendapatkan informasi serta dibekali pula

kemampuan dan ketrampilan menghadapi beragam karakteristik orang.

Pustakawan yang sedang bertugas di bagian ini perlu diberi atribut

tertentu sedemikian rupa sehingga mudah dikenali oleh pengunjung.

Konter kerjanya pun dirancang sedemikian rupa sehingga memudahkan

pengunjung untuk berdialog dengan petugas, misalnya pemanfaatn

seragam khusus atau tanda-tanda khusus yang dikenakan.

Bagian layanan ini perlu dilengkapi dengan peralatan seperlunya.

Misalnya antara lain perlu disediakan workstasion khusus untuk petugas

yang terhubung secara terpadu dengan sistem automasi. Sehingga jika ada

pengunjung yang menanyakan suatu informasi, petugas dapat mencari

informasi melalui workstasion itu, termasuk menelusur katalog

perpustakaan melalui modul OPAC.

Sistem penjadwalan petugas yang piket pada bagian layanan ini

perlu diatur sedemikian rupa petugas dapat bergantian menempati pos

layanan tersebut. Perlu diperhatikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan

para petugas ini harus merata serta dilengkapi dengan SOP untuk

menjamin standar mutu layanan.

7.1.3. OPAC

OPAC atau Online Public Access Catalog adalah fasilitas sistem

automasi yang disediakan untuk umum agar memudahkan mereka

mencari informasi dokumen yang dimiliki perpustakaan menggunakan


sarana komputer. Sistem automasi yang disediakan untuk pengguna harus

memenuhi beberapa syarat yaitu harus mudah digunakan dan handal

sehingga tidak mudah timbul gangguan, mengingat kemampuan dan

karakter pengguna sangat beragam. OPAC merupakan sarana temu

kembali dokumen pengganti kartu katalog yang selama ini digunakan.

Dengan demikian kesinambungan pasokan tenaga listrik perlu

dipersiapkan secara saksama, sehingga fasilitas OPAC selalu dapat

digunakan.

Fitur-fitur OPAC yang disediakan minimal harus dapat digunakan

untuk mencari dokumen jika pengguna mengetahui subjek dokumen atau

mengetahui judul atau hanya mengetahu nama pengarang.

Selain itu modul OPAC harus pula terintegrasi dengan modul

sirkulasi. Ini berarti jika ada sebuah buku dipinjam melalui modul

sirkulasi, maka secara real time jika dokumen itu dicari dan ditampilkan

pada modul OPAC, maka status keberadaan dokumen harus dapat

diketahui bahwa sedang dipinjam.

Jumlah workstasion OPAC yang disediakan serta lokasi

penempatannya harus diperhitungkan secara saksama sehingga

mencukupi kebutuhan pengguna pada setiap lantai layanan. Sejumlah

work stasion OPAC sebaiknya ditempatkan pada lobby utama. Selain itu

pada setiap lantai layanan yang terdapat koleksi perpustakaan perlu

disediakan workstasion OPAC yang memadai jumlah. Setidaknya tiga

unit workstasion disediakan untuk setiap ruangan yang menampung

koleksi dokumen atau bahan pustaka. Misalnya untuk ruang koleksi anak-

anak, ruang koleksi dewasa, ruang koleksi referensi, Bilik Melayu dan

sebagainya. Sehingga jika di satu lantai terdapat dua ruangan terpisah

yang ditempati jenis dokumen berbeda misalnya koleksi referensi dan


koleksi deposit, maka di lantai tersebut harus disediakan enam unit

workstasion OPAC, masing-masing tiga unit setiap ruangan.

Pada setiap lokasi penempatan workstasion OPAC perlu disediakan

panduan tertulis selain panduan secara online yang harus sudah tersedia

pada modul OPAC.

7.1.4. Referensi

Koleksi referensi atau koleksi rujukan adalah salah satu jenis

koleksi di perpustakaan yang terdiri atas dokumen berisi informasi

rujukan. Koleksi rujukan umumnya tidak dipinjamkan untuk dibawa

pulang, tetapi hanya untuk dibaca di tempat di dalam perpustakaan.

Gambar 7.2. Contoh Meja Layanan OPAC (Online Public Access Catalog)


Beberapa contoh koleksi rujukan adalah: kamus, ensiklopedia, buku

statistik, katalog, bibliografi, abstrak, indeks, peta, sumber geografi,

sumber biografi dan sebagainya.

Dalam ruangan tempat menyimpan koleksi rujukan perlu

dipersiapkan meja baca khusus untuk membaca buku-buku referensi.

Ada beberapa buku referensi yang ukurannya sangat besar sehingga

memerlukan meja yang cukup besar, misalnya peta bumi dan sebagainya.

Petugas referensi harus dipersiapkan secara khusus karena petugas

referensi harus siap membantu pengguna dalam memanfaatkan buku-buku

referensi. Petugas harus mengetahui semua koleksi referensi yang

dimiliki serta mampu menggunakannya dengan baik. Bahkan petugas

referensi harus mengetahui sumber-sumber referensi lain yang tidak

terdapat di perpustakaan tetapi mungkin terdapat di lokasi lain atau

perpustakaan lain di dalam provinsi Riau atau bahkan di luar Provinsi

Riau bahkan di luar negeri melalui sarana akses yang tersedia, misalnya

internet. Dengan demikian fasilitas akses internet perlu tersedia di dalam

ruang referensi. Kemungkinan lain adalah menempatkan ruangan

referensi berdekatan dengan ruang layanan internet sehingga

memungkinkan petugas dan pengguna yang mencari sumber-sumber

referensi dapat memanfaatkan fasilitas internet.

SOP (Standard Operation Procedure) untuk mengatur layanan

referensi dibuat sebagai panduan petugas dalam memberikan layanan

referensi. Dengan adanya SOP setiap petugas diharapkan dapat

memberikan layanan dengan standar mutu yang sama.


7.1.5. Sirkulasi

Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman dan pengembalian

buku. Hanya anggota perpustakaan yang dapat meminjam buku. Setiap

anggota sudah diberi kartu anggota. Dengan menggunakan kartu anggota

elektronik setiap anggota dapat meminjam buku sesuai dengan aturan

yang telah dibuat.

Sistem automasi digunakan untuk proses sirkulasi. Sistem

automasi sirkulasi ini harus mempunyai fitur antara lain mengetahui

buku-buku yang terlambat dikembalikan, menghitung denda, membuat

statistik, melakukan reservasi buku, melacak buku-buku yang terlambat

dikembalikan dan berbagai fitur lain.

Untuk memudahkan proses transaksi sirkulasi perlu didukung oleh

peralatan tambahan misalnya barcode scanner atau alat data capture

lainnya sesuai dengan sistem yang digunakan, misalnya sistem magnetik

atau RFID.

Jumlah workstasion yang digunakan minimal dua unit untuk setiap

konter peminjaman dan pengembalian. Sehingga jika ada empat ruangan

yang akan digunakan untuk transaksi sirkulasi, maka diperlukan delapan

unit workstasion.

Buku-buku yang sudah diproses transaksi sirkulasi (peminjaman) bebas

dibawa kemana-mana selama masih dalam gedung. Pemeriksaan buku-

buku yang dibawa keluar dilakukan di pintu utama perpustakaan, baik

secaramanual maupun menggunakan teknoogi sistem keamaman.

Petugas yang melakukan proses transaksi sirkulasi harus sudah

dipersiapkan dengan baik, baik ketrampilan menggunakan sistem

komputer, maupun kemampuan memberikan layanan yang baik kepada

pengguna.


SOP untuk seluruh kegiatan transaksi sirkulasi digunakan untuk

menjamin standar mutu pekerjaan setiap petugas di bagian sirkulasi.

7.1.6. Layanan untuk anak-anak

Ruangan untuk layanan anak-anak (Children Section) perlu

didisain sesuai dengana jiwa anak-anak yang ceriah dan bebas. Bentuk,

ukuran dan penempatan mebeler serta penataan rak harus esuai dengan

ergonometrik anak-anak. Lokasi ruang anak-anak perlu disesuaikan dan

diatur sedemikian rupa agar setiap sudut mudah diawasi petugas, namun

anak-anak tetap diberi keleluasaan gerak dalam mencari dan

memanfaatkan buku. Koleksi untuk anak harus disesuaikan dengan

kebutuhan dan perkembangan kejiwaan dan pendidikan anak.

Sistem automasi pada bagian layanan kepada anak-anak selain

untuk memperlancar layanan juga berfungsi sebagai sarana pendidikan

bagi anak-anak mulai membiasakan diri dengan teknologi informai.

Pustakawan yang ditugaskan di bagian layanan anak-anak harus sudah

dipersiapkan dengan baik terutama petugas harus memahami benar

perkembangan jiwa anak-anak, sehingga dapat memberikan layanan dan

bimbingan kepada anak dengan baik.

7.1.7. Kegiatan lain di Perpustakan

Berbagai kegitaan rutin dapat dilakukan di perpustakaan antara

lain kegiataan Story telling, baik dengan menggunakan orang lain yang

ahli dalam berceritera kepada anak, atau perpustakaan perlu

mempersiapkan sendiri staf yang punya kemampuan untuk melakukan

kegiatan story telling. Kegiatan ini ditujukan terutama bagi anak-anak

untuk mendorong peningkatan minat baca anak-anak. Selain itu kegiatan


lain seperti pameran dan bursa buku dengan bekerja sama dengan penerbit

akan ikut meramaikan perpustakaan sehingga dapat mendorong

masyarakat lebih banyak menggunakan perpustakaan.

7.1.8. Layanan untuk remaja dan orang dewasa

Layanan untuk remaja dan orang dewasa yang berada di lantai 2

dan lantai 3 menempati ruang yang paling luas. Koleksi untuk remaja dan

dewasa mencakup dokumen dengan subjek dari golongan 0 sampai

golongan 900. Untuk menggunakan koleksi ini, pengguna dapat mencari

langsung ke rak

atau mencarinya

melalui OPAC

sebelum menuju

rak. Pengguna yang

akan mem-baca di

tempat jika sudah

menda-patkan

dokumen yang

diminatinya dapat

langsung membaca di tempat yang sudah disediakan.

Pengguna dapat pula mengcopy dokumen yang diminati dengan

membawa dokumen yang ingin dicopy ke lantai 1 bagian layanan

fotocopy.

Pengguna dapat pula mencari dokumen yang diminati terlebih

dahulu pada workstasion OPAC. Setelah judul dokumen yang diminati

ditemukan apda OPAC, maka pengguna mencatat nomor panggilnya

untuk kemudian mencari dokumen yang diminati sesuai dengan kode

Gambar 7.3. Contoh Ruang Baca Umum


lantai, kode ruangan serta nomor panggil raknya. Jika pengguna ingin

meminjam membawa pulang dokumen maka terlebih dahulu diproses

transaksi peminjaman di konter sirkulasi.

Petugas yang ditempatkan di layanan remaja dan dewasa perlu

dipersiapkan secara baik, kemampuan teknis melayani, pengetahuan

mengenai koleksi remaja dan dewasa serta informasi lain yang

berhubungan dengan layanan untuk remaja dan dewasa. Petugas perlu

pula dibekali dengan kemampuan memberi layanan prima.

SOP untuk layanan remaja dan dewasa perlu pula dipersiapkan dan

dipahami oleh petugas untuk menjamin standar mutu layanan di bagian

ini.

7.1.9. Layanan untuk lansia

Layanan khusus untuk lansia (lanjut usia) sengaja diberikan untuk

memberi penghargaan dan perhatian khusus kepada warga yang berumur

lanjut. Hal ini karena mereka secara fisik dan psikologis memang perlu

mendapat perhatian.

Tidak disediakan koleksi khusus untuk lansia. Jadi pengguna yang

tergolong lansia dapat menggunakan seluruh koleksi perpustakaan yang

diminati. Namun bagi mereka disediakan ruang khusus dengan fasilitas

mebeler yang ditata sedemikian rupa sehingga memberi kenyamanan

khusus bagi lansia dengan dekorasi nuansa tersendiri sesuai karakteristik

para lansia.

Semua petugas layanan dibekali pengetahuan, ketrampilan dan

wawasan tentang mengapa layanan bagi lansia perlu mendapat perhatian

khusus. Untuk itu SOP khusus untuk layanan lansia perlu pula dibuat.


7.1.10. Layanan untuk orang cacat

Orang cacat (disabled person) perlu mendapat perhatian secara

khusus dan kemudahan. Mulai dari akses masuk ke perpustakaan, jalur-

jalur yang akan dilalui, rambu-rambu petunjuk serta koleksi khusus bagi

mereka, misalnya koleksi untuk tuna netra (sistem Braille) perlu

disediakan secara saksama.

Semua petugas layanan dibekali pengetahuan, ketrampilan dan

wawasan tentang mengapa layanan bagi orang cacat perlu mendapat

perhatian khusus. Untuk itu SOP khusus untuk layanan bagi orang

cacata perlu pula dibuat.

7.1.11. Layanan multimedia

Layanan multimedia mencakup layanan bagi pengguna yang

memerlukan bahan pustaka dengan format dan bentuk multimedia.

Koleksi multimedia di perpustakaan antara lain adalah audio, video dan

sebagainya. Untuk memanfaatkan koleksi multimedia diperlukan

peralatan khusus yang ditempatkan secara khusus pula dalam suatu ruang

tertentu. Sistem layanan yang digunakan perlu dirancang secara khusus

pula termasuk aturan-aturan khusus penggunaan koleksi multimedia.

Petugas yang bekerja di layanan multimedia perlu dipersiapkan

secara khusus. Hal ini karena mereka harus mampu mengoperasikan

peralatan khusus selain harus mengetahui kandungan informasi dari

koleksi multimedia yang dilayankan. Untuk bagi mereka pun perlu dibuat

SOP.

7.1.12. Layanan khusus (Bilik Melayu)


Layanan Khusus Bilik Melayu adalah layanan khas Perpustakaan

Provinsi Riau. Layanan ini belum ada di perpustakaan lain. Layanan

khusus bilik Melayu adalah layanan yang mencakup penyediaan koleksi

dokumen khasanah budaya Melayu. Terutama naskah kuno dan buku-

buku mengenai Budaya Melayu. Koleksi dokumen Melayu dan ruangan

layanan baca ditempatkan pada ruang khusus dengan dekorasi khas

nuansa Melayu. Selain itu itu disediakan pula ruang diskusi khusus untuk

penulis dan budayawan Melayu.

Penggunaan layanan Khusus Koleksi Melayu perlu dirancang

secara khusus dengan prinsip lebih meransang pemanfaatan dokumen dan

informasi mengenai Melayu. Serta mendorong semua orang untuk

berpartisipasi dalam mengembangkan budaya Melayu. SOP untuk

layanan khusus ini perlu dibuat untuk menjamin standar layanan pada

bagian ini.

7.1.13. Cafe Pustaka Layanan koleksi perpus-

takaan yang dipadukan

dengan layanan ala cafe,

yang memungkinkan

masyarakat pengguna da-

pat membaca buku sambil

menikmati suasana cafe

dengan beragam suguhan.

Gambar 7.3. Contoh Cafe Pustaka


7.2. Promosi Layanan dan Promosi Perpustakaan

Perpustakaan Provinsi Riau sebagai perpustakaan umum, yang

sepenuhnya dibiayai oleh masyarakat umum harus dapat diakses bagi

semua anggota masyarakat sehingga mensyaratkan gedung perpustakaan

memiliki letak yang baik, fasilitas ruang baca dan belajar yang baik,

teknologi yang memadai serta jam buka yang memungkinkan anggota

masyarakat mengunjunginya. Ketentuan tersebut tidak terdapat pada

perpustakaan jenis lain seperti perpustakaan nasional, perpustakaan

khusus, perpustakaan sekolah dan perpustakaan perguruan tinggi.

Koleksi perpustakaan nasional tidak selalu dapat dipinjam umum

sedangkan perpustakaan khusus, perguruan tinggi dan sekolah tidak

dapat digunakan umum walaupun kini ada anjuran agar perpustakaan

sekolah membuka dirinya bagi masyarakat sekitarnya.

Untuk mengenalkan produk dan jasa layanan perpustakaan serta

koleksi apa saja yang dimilikinya yang dapat diakses oleh masyarakat,

perpustakaan perlu mempromosikan dirinya dengan berbagai cara

diantaranya melalui Pameran, Bimbingan pemakai, Bedah buku, Seminar,

Lomba-lomba, Storytelling, Brosur/leaflet, dan Promosi di media

elektronik (talkshow, dll). dan media cetak.

7.2.1. Pameran

Pameran adalah satu sarana yang dapat memenuhi sifat kodrati

manusia, seperti keinginan untuk menonton, mengetahui, memperhatikan

sesuatu, mendalami sesuatu, memahami atau menghayati. Dalam arti

sempit, pameran adalah suatu pengaturan, penyusunan, dan penyajian

benda-benda sedemikian rupa sehingga menimbulkan kesan serta

pengertian tertentu bagi orang yang melihatnya. Dalam arti luas, pameran


adalah suatu cara penyediaan informasi dan penyampaian informasi yang

mencakup segala aspek kegiatan yang secara sadar dan aktif dan

diusahakan dalam bentuk visulisasi dan atau peragaan baik yang bersifat

statis maupun dinamis sehingga menimbulkan suatu perhatian, interes,

keinginan, keputusan, dan tindakan/action bagi masyarakat yang menjadi

sasarannya.

Salah satu jalan untuk mempromosaikn perpustakaan dan

membina komunikasi antara pengguna dan perpustakaan adalah melalui

pameran. Tidak ada salahnya bila perpustakaan mencoba

memvisualisasikan apa yang mereka punya melalui pameran. Dalam suatu

pameran terdapat unsur yang dipamerkan, unsur yang memamerkan dan

unsur yang menjadi sasaran pameran. Visualisasi pameran yang

merupakan inti kegiatan pameran itu sendiri harus mempunyai daya tarik

yang kuat sehingga pameran tersebut berhasil. Salah satu tolok ukur

keberhasilannya adalah adanya feedback yang positif dari masyarakat

terhadap pameran tadi.

Dalam suatu kegiatan, ada beberapa karakteristik tata pameran yang harus

diperhatikan antara lain:

a. Jenis pameran

Jenis pameran terbagi menjadi dua yaitu pameran tetap,

diselenggarakan secara tetap yang meliputi semua jenis koleksi

menurut sistematika penyajian dan teknik penataan tertentu.

Sifatnya sebagai penerangan umum dan edukatif. Pameran

temporer atau berkala diadakan untuk kebutuhan berkala di

dalam rangka kegiatan tertentu dengan tema yang dapat selalu

berubah. Sifatnya sebagai penerangan umum dan rekreasi.

b. Sistem penyajian yang efektif


Pada prinsipnya jangan sampai pengamat merasa jenuh dalam

menikmati obyek koleksi. Penyajian harus menarik minat dan

merangsang daya pikir pengunjung, dapat menerangkan dengan

jelas, caranya dengan menggabungkan konsep penyajian dengan

modernisasi teknik peragaan, aman dan terjamin dengan cara

memperhatikan konsep ruang dalam.

• Metode penyajian

Metode penyajian memperhatikan nilai-nilai estesis yaitu

segi keindahan, romantika untuk menciptakan suasana

tertentu serta intelektual untuk informasi ilmu pengetahuan

yang bersangkutan.

• Teknik penyajian

Terdiri dari 2 macam pergerakan yaitu pergerakan obyek

pameran, obyek ditata pada suatu dasar yang dapat bergerak.

Berikutnya adalah pergerakan pengamat atau pengunjung.

Obyek diam, pengamat bergerak baik bergerak dengan

sistem konvensional maupun sistem ban berjalan.

• Teknik obyek pameran

Terbagi dalam beberapa macam, yaitu diorama, sistem ruang

terbuka, sistem panil atau dinding, dengan vitrine

(kotak/lemari kaca), serta dengan sistem slide atau film.

7.2.2. Bimbingan Pemakai

Bimbingan pemakai adalah salah satu cara mempromosikan

perpustakaan, yang tujuannya memperkenalkan jasa-jasa layanan

perpustakaan serta kemudahan-kemudahan penggunaan atribut

perpustakaan. Pada kegiatan ini, pemakai atau pengguna perpustakaan


yang potensial diundang dalam suatu pertemuan yang dilakukan oleh

perpustakaan, pihak perpustakaan atau pustakawan memberikan

bimbingan penggunaan perpustakaan atau cara mencari informasi dengan

mempergunakan alat bantu penelusura yang ada di perpustakaan.

Bimbingan pemakai uni biasanya dilakukan secara berkala dalam kurun

waktu 1 atau 3 bulanan.

7.2.3. Bedah Buku

Bedah buku merupakan suatu kegiatan yang dapat dimanfaatkan

untuk promosi perpustakaan, dimana suatu buku baru atau buku best

seller, dengan mendatangkan pengarangnya membahas menngenai buku

tersebut. Bedah buku ini dilaksanakan di perpustakaan dan sekaligus

mempromosikan jasa perpustakaan tersebut.

7.2.4. Lomba-lomba

Pada kurun waktu tertentu atau event perpustakaan untuk juga

dapat mengadakan lomba-lomba untuk menarik minat pengunjung datang

ke perpustakaan, diantaranya lomba membaca dan menceritakan kembali,

lomba mengetik komputer, lomba membaca buku cerita anak-anak, lomba

tulis karya ilmiah tentang perpustakaan, storytalling dan lain-lain

disesuaikan dengan kegiatan atau dalam peringatan hari-hari besar

nasional dan daerah.

7.2.5. Promosi lain

Promosi perpustakaan dalam bentuk lain dapat dilakukan dengan

cara membuat dan menyebarkan brosur tentang jasa layanan perpustakaan

dan fasilitas yang dimiliki perpustakaan yang dapat dimanfaatkan oleh


para pengunjung perpustakaan, termasuk kekuatan koleksi yang

dimilikinya. Promosi perpustakaan dapat pula dilakukan dengan

Promosi perpustakaan dapat pula dilakukan di media elektronik seperti

talkshow, atau berupa tulisan di media cetak.

Idealnya semua kegiatan promosi perpustakaan harus sejalan

dengan fungsi-fungsi perpustakaan yang akan dicapai, terutama

Perpustakaan Provinsi Riau sebagai perpustakaan umum yang berfungsi

sebagai agen perubahan sosial, adalah tempat dimana segala lapisan

masyarakat bisa bertemu dan berdiskusi tanpa dibatasi prasangka agama,

ras, kepangkatan, strata, kesukuan, golongan, dan lain-lain. Perpustakaan

Provinsi Riau yang dapat diakses oleh umum sangat strategis dijadikan

tempat anggota komunitas berkumpul dan mendiskusikan beragam

masalah sosial yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari. Disini,

perpustakaan tidak hanya menyediakan ruang baca, tetapi juga

menyediakan ruang publik bagi komunitasnya untuk melepas unek-

uneknya dan kemudian berdiskusi bersama-sama mencari solusi yang

terbaik. Tugas pustakawanlah untuk mendokumentasikan semua

pengetahuan publik yang dihasilkan dan menyebarluaskan ke anggota

komunitas yang lain. Seorang pustakawan dituntut tidak hanya mampu

mengolah informasi, tetapi juga harus punya kepekaan sosial yang tinggi

dan kemampuan berkomunikasi yang baik.

Selain berfungsi sebagai agen perubahan sosial, Perpustakaan

Provinsi Riau juga mempunyai fungsi berikut :

• Sebagai tempat pembelajaran seumur hidup (life-long learning).

Perpustakaan Umumlah tempat dimana semua lapisan masyarakat dari

segala umur, dari balita sampai usia lanjut bisa terus belajar tanpa

dibatasi usia dan ruang-ruang kelas. Banyak program pemerintah,


seperti pemberantasan buta huruf dan wajib belajar, yang akan jauh

lebih berhasil seandainya terintegrasi dengan Perpustakaan Umum.

Bila di sekolah orang diajar agar tidak buta huruf dan memahami apa

yang dibaca. Maka di Perpustakaan Umum, orang diajak untuk

terbuka wawasannya, mampu berpikir kritis, mampu mencermati

berbagai masalah bersama dan kemudian bersama-sama dengan

anggota komunitas yang lain mencarikan solusinya. Tugas

Perpustakaan Umum membangun lingkungan pembelajaran (learning

environment) dimana anggota komunitas pemakainya termotivasi

untuk terus belajar dan terdorong untuk berbagi pengetahuan. Dalam

konsep manajemen modern, hal ini disebut dengan Knowledge

Management.

• Sebagai katalisator perubahan budaya. Perubahan perilaku

masyarakat pada hakikatnya adalah perubahan budaya masyarakat.

Perpustakaan Umum merupakan tempat strategis untuk

mempromosikan segala perilaku yang meningkatkan produktifitas

masyarakat. Individu komunitas yang berpengetahuan akan

membentuk kelompok komunitas berpengatahuan. Perubahan pada

tingkat individu akan membawa perubahan pada tingkat masyarakat.

Komunitas yang berbudaya adalah komunitas yang berpengetahuan

dan produktif. Komunitas yang produktif mampu melakukan

perubahan dan meningkatkan taraf hidupnya menjadi lebih baik.

• Sebagai jembatan komunikasi antara masyarakat dan

pemerintah. Dari semua pengetahuan komunitas yang

didokumentasikan di Perpustakaan Umum, fungsi perpustakaan

berikutnya adalah melakukan kemas ulang informasi, kemudian

memberikan kepada para pengambil keputusan sebagai masukan dari


masyarakat. Dengan begini masyarakat akan punya posisi tawar yang

lebih baik dalam memberikan masukan-masukan dalam pengambilan

kebijakan publik.

Selain itu promosi perpustakaan dan layanan perpustakaan tentu

saja dapat pula dilakukan dengan cara meningkatkan citra perpustakaan

melalui peningkatan mutu layanan prima. Masyarakat yang datang ke

perpustakaan dan mendapat layanan prima secara tidak langsung akan

menjadi agen promosi perpustakaan. Pengunjung yang puas dengan

layanan akan mempromosikan perpustakaan dan layanannya kepada

orang lain. Bahkan cara promosi seperti ini biasanya lebih efektif.

Namun jangan sampai terjadi hal sebaliknya. Yaitu pengunjung

perpustakaan merasa tidak puas dan menyampaikannya kepada orang lain,

sehingga berpengaruh buruk bagi citra perpustakaan. Karena itu mutu

layanan sangat perlu dijaga. Termasuk disini adalah keramahan dan

kerapihan petugas, kerapihan dan penataan apik interior perpustakaan,

dan berbagai aspek lain yang perlu diperhatikan untuk meningkatkan citra

atau image Perpustakaan Provinsi Riau.

Pemanfaatan teknologi juga perlu diusahakan dalam melakukan

promosi perpustakaan. Keberadaan web perpustakaan yang dirancang

apik dan selalu berisi informasi mutakhir yang berguna dengan link yang

efektif akan meningkatkan citra dan daya tarik perpustakaan. Semua ini

merupakan media promosi perpustakaan.


BAB 8 PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN

PROVINSI RIAU

agian ini membahas tentang konsep pengembangan layanan Perpustakaan Provinsi Riau di masa depan, kerjasama dengan

perpustakaan dan pusat-pusat informasi, serta perguruan tinggi baik di Provinsi Riau maupun di luar provinsi dalam memberikan layanan informasi kepada masyarakat. Juga dibahas kerjasama dengan institusi lain dalam pengembangan minat baca dan kecerdasan masyarakat.

8.1. Pengembangan Layanan Perpustakaan Masa Depan Menyonsgsong dan memasuki ere teknologi informasi yang

semakin modern, Perpustakaan Provinsi Riau perlu menyusun strategi

pengembangan layanan perpustakaan. Beberapa aspek yang perlu

dikembangkan menuju pengembangan layanan perpustakaan masa depan

adalah penerapan:

8.1.1. Konsep The Friends of the Library/Partners

(Mitra atau Sahabat Perpustakaan) Sahabat Perpustakaan Provinsi Riau (SPPR) adalah organisasi

nonprofit yang memperoleh sebagian besar dananya dari beragam usaha

yang sah dan legal, menggalang pengumpulan dana melalui keanggotaan

dan kegiatan khusus masyarakat. SPPR terdiri dari anggota masyarakat

yang sangat peduli terhadap pengembangan perpustakaan, yang secara


sukarela memanfaatkan semua karya dan karsanya, enerji dan

pengalamannya, wewenang dan kemampuannya untuk memperkuat dan

mengembangkan perpustakaan serta advokasi layanan perpustakaan.

SPPR akan mempromosikan, mendorong dan melaksanakan

kegiatan perpustakaan setempat melalui kegiatan-kegiatan yang

mencakup pengumpulan dana, menggalang dukungan untuk

perpustakaan, mensponsori kegiatan khusus perpustakaan, misalnya

kegiatan untuk remaja dan anak-anak, sebagai tenaga sukarela jika

diperlukan dan mengusahakan perpustakaan terdepan dalam aktifitas

masyarakat. Semua ini tentu saja harus dilandasi keinginan untuk

meningkatkan layanan Perpustakaan Provinsi Riau.

Idealnya pembentukan SPPR diprakarsai dan dilaksanakan secara

bersama antara komponen masyarakat dan pihak perpustakaan. Tentu

saja dalam pembentukan organisasinya tetap harus mengikuti kaidah-

kaidah yang berlaku sesuai peraturan pemerintah mengenai pembentukan

organisasi.

8.1.2. Pengoptimalan Pemanfaatan Teknologi Mutakhir

Salah satu bentuk usaha pengoptimalan pemanfaatan kemajuan

teknologi dalam rangka memberi layanan prima kepada masyarakat

adalah dengan menyediakan layanan perpustakaan digital. Perpustakaan

digital dalam pengertian dasar adalah suatu perpustakaan yang

menyediakan layanan beragam informasi dalam bentuk digital secara full.

Definisi lengkap mengenai perpustakaan digital dijelaskan dalam tinjauan

literatur.


8.1.3. Perpustakaan Digital

Dalam konsep pengembangan sistem layanan berbasis

perpustakaan digital di Provinsi Riau ini mencakup unsur hubungan

dengan instansi lain, misalnya hubungan dengan instansi seperti :

perpustakaan di kabupaten/kota, perpustakaan perguruan tinggi dalam

provinsi baik negeri (UNRI, UIN) maupun swasta serta unit pusat

informasi instansi daerah atau swasta, dengan Perpustakaan Nasional RI

atau lembaga inpormasi lain di Indonesia dan di luar negeri. Untuk itu

sistem perpustakaan perlu didukung elemen dasar (basic elements)

berupa koleksi lengkap dan bermutu, SDM yang handal, infrastruktur

yang mendukung, manajemen modern, SOP sebagai panduan kerja

sehingga menghasil mutu layanan yang standar, anggaran yang cukup dan

didapatkan secara rutin dari berbagai sumber. Sistem perpustakaan selain

memberikan layanan khusus langsung kepada pengguna, perlu

didukung oleh sistem layanan umum (common services) di dalam

pengelolaan perpustakaan yaitu berupa: sistem jaringan, database, sistem

keamanan data, pelatihan.

Berikut salah satu contoh model layanan perpustakaan digital yang

disarankan untuk Perpustakaan Riau:


Gambar 8. 1. Model Layanan Perpustakaan Digital

Beragam koleksi perpustakaan dapat disajikan sebagai koleksi

perpustakaan digital. Jenis koleksi yang disajikan terutama adalah

dokumen yang khas hanya dimiliki oleh perpustakaan yang bersangkutan,

ditambah dengan koleksi yang kiranya akan sering dimanfaatkan oleh

masyarakat. Sedangkan jenis koleksi lain misalnya buku-buku umum,

tidak perlu menjadi prioritas penayangan secara digital fulltext. Beberapa

contoh dokumen yang potensial dilayankan secara digital fulltext melalui

sistem perpustakaan digital adalah: Laporan penelitian, Artikel jurnal,

Disertasi, Tesis, dan skripsi mahasiswa, Koleksi khusus (Misal: koleksi


Melayu, koleksi deposit daerah, monografi daerah, perda, MoU, rekaman

budaya daerah dan sebagainya).

Dalam mengkaji rencana pengembangan perpustakaan digital,

perancang perlu memperhatikan berbagai aspek pendukung dan yang

berkaitan dengan rencana pengembangan perpustakaan digital. Diagram

berikut menggambar aspek-aspek yang berkaitan dengan pengembangan

perpustakaan yang perlu dikaji sebelum membangun sistem perpustakaan

digital.

Pada gambar diatas dapat dilihat Vertical Services yang

merupakan ujung tombak layanan perpustakaan digital. Layanan ini

antara lain mencakup OPAC (Online Public Access Catalog), Sirkulasi,

ILL (Inter Library Loan), CAS (Current Awareness Service), Layanan

perpustakaan keliling, peminjaman koleksti Bulk-loan), pameran, story

telling, dan berbagai jenis layanan konvensional lainnya, Upload

dokumen digital ke server, Download dokumen digital dari server, Link

ke situs lain yang memuat informasi berkaitan dan berbagai ragam

layanan yang mungkin diberikan kepada pengguna.

8.1.4. Peranan Pengguna dalam perpustakaan digital

Dalam sistem perpustakaan modern peran pengguna lebih besar

dari peran pengguna pada sistem perpustakaan konvensional. Hal ini

karena pengguna pada sistem layanan perpustakaan modern dapat pula

berperan sebagai produsen informasi sekaligus sebagai pengelola

informasi, khususnya informasi digital. Sebagai pengguna, setiap orang

yang mengakses dan memanfaatkan perpustakaan dapat memperoleh

informasi yang diinginkan dan telah tersedia pada server perpustakaan.

Sebagai produsen, setiap orang yang memanfaatkan sistem layanan


perpustakaan sesungguhnya dalam batas dan syarat tertentu, dapat

mengupload (mengirim) dan mengshare informasi digitalnya melalui

server perpustakan. Setiap orang yang mengupload informasi digital ke

server, perlu memberi keterangan sebagai kelengkapan informasi yang

dikirim biasanya berupa keterangan metadata yang akan memudahkan

pencari informasi mendapatkan informasi sesuai kebutuhan mereka.

Dengan demikian sesungguhnya pengirim informasi ke server berperan

pula sebagai pengelola informasi. Setiap anggota masyarakat Provinsi

Riau secara umum atau jika memenuhi syarat-syarat tertentu, dapat meng-

share informasi yang dimiliki yang kiranya akan bermanfaat kepada

masyarakat umum.

Pada umumnya pengguna sistem perpustakaan modern dan

terpadu dapat berkomunikasi interaktif dengan pengelola sistem. Dalam

hal ini pengelola sistem, termasuk pustakawan yang mengelola konten

dapat berkomunikasi interaktif dengan setiap pengguna melalui fasilitas

komunikasi interaktif yang disediakan pada situs perpustakaan. Beragam

fasilitas layanan dan fasilitas komunikasi interaktif yang biasanya

disediakan pada sistem layanan perpustakaan.

Media atau saluran yang digunakan oleh masyarakat dan

pustakawan dalam berkomunikasi antara lain: e-mail, milis, fax, telpon,

surat, kontak langsung dsb.

Komunikasi dan diskusi antar masyarakat menghasilkan kumpulan

informasi ilmu pengetahuan (unstructured knowledge). Pustakawan yang

juga terlibat sebagai pengumpan akhirnya membentuk kumpulan ilmu

pengetahuan yang kemudian menjadi structured knowledge. Selain itu

keterlibatan pustakawan dalam interaksi antar pengguna, membuat

pustakawan mengetahui secara tepat kebutuhan informasi masyarakat.


Berikut adalah diagram alur terciptanya ilmu pengetahuan

terstruktur dari kumpulan ilmu pengetahuan tidak terstruktur melalui

komunikasi atau collaborative works yang tercipta dengan memanfaatkan

fasilitas perpustakaan, termasuk dengan memanfaatkan informasi dari

sumber-sumber lain di internet. Perpustakaan berfungsi untuk

menghimpun kumpulan ilmu pengetahuan terstruktur itu untuk

pemanfaatan dimasa datang (Wicaksono, 2005).

Masyarakat Melayu di Provinsi Riau dapat berperan aktif dalam

berkontribusi menghasilkan dokumen digital, khususnya mengenai

budaya Melayu.

Gambar 8.2. Diagram Alur Terciptanya Ilmu Pengetahuan Terstruktur


8.2. Pengembangan Sistem Layanan Terpadu Dengan Perpustakaan dan Pusat-Pusat Informasi di Provinsi Riau

Pengembangan sistem layanan terpadu dengan perpustakaan dan

pusat-pusat informasi di Provinsi Riau di tingkat nasional perlu dijalin

dengan baik untuk menjamin bahwa pengguna Perpustakaan Provinsi

Riau selalu dapat mengakes semua informasi yang dibutuhkan.

Kerjasama dan hubungan kerja dan layanan dengan berbagai

perpustakaan perlu antara lain dengan:

- Perpustakaan Nasional

- Perpustakaan kabupaten /kota

- Perpustakaan perguruan tinggi di Provinsi Riau (UNRI, UIN, dsb)

- Perpustakaan instansi pemerintah di Provinsi Riau

- Perpustakaan khusus (LSM, instansi swasta dsb)

- Perpustakaan sekolah

- Perpustakaan komunitas

8.2.1. One-stop Services

Dengan kerja sama sejumlah perpustakaan seperti diatas akan

tercipta layanan yang disebut one stop services. Yang dimaksud dengan

layanan One-stop Services adalah jika seorang pengguna mencari suatu

informasi pengguna cukup mendatangi satu perpustakaan. Dari

Gambar 8.3. Contoh Bentuk Kerjasama Perpustakaan dengan Instansi Lain


perpustakaan yang didatanginya itu, pengguna dapat mengetahui dan

mendapatkan informasi yang dicarinya, meskipun sesungguhnya

informasi itu sendiri tidak terdapat pada perpustakaan yang didatangi.

Tentu saja hal dapat terjadi jika semua perpustakaan yang terlibat dalam

kerjasama layanan ini sudah mempersiapkan diri dengan baik dalam hal

fasilitas infrastruktur komunikasi, penyiapan konten dan metadatanya,

sistem dan aturan yang kondusif.


DAFTAR PUSTAKA

Ardoni. Teknologi Informasi: Kesiapan Pustakawan Memanfaatkannya. —dalam Dinamika Informasi dalam Era Global, 1998. p.163-172.

Barnes, Susan J (Editor). Becoming a digital library. New York : Marcel

Dekker, 2004.

Badan Pusat Statistik Provinsi Riau.—Riau dalam angka 2006. Pekanbaru : Badan Pusat Statistik Provinsi Riau kerjasama dengan Bappeda Provinsi Riau, 2006.

Black, Kirsten. Project management for library and information service

professionals. The Aslib Know How Series. London: Aslib, 1996.

Brodart Library supplies and furnishings for libraries, for booksellers, for home. 2004.

Chapman, Liz. Managing acquisition in library and information services.—

London : Facet Publishing, 2004. Clyde, Laurel A. Weblogs and libraries. Oxford: Chandos Publishing, 2004.

Creth, Sheila D. . The Electronic library: sluching toward the future or creating

a new information environment. London: Cavendish Cenference Centre, 30 Sept.1996. melalui: http://www.ukoln.ac.uk/services/papers/follett/creth/paper.html

Deegan, Marilyn dan Tanner, Simon. Digital futures: strategies for the

information age. London: Library Association Publishing, 2002.

De Saez, Eileen Elliott. Marketing concepts for libraries and information services. Second edition. London: Facet Publishing, 2002.

Durisin, Patricia. (editor). Information literacy programs: success and

challenges. Binghamton, NY: The Haworth Information Press, 2002.

Dwiyanto, Arif Rifai. Peningkatan Manfaat Koleksi perpustakaan Melalui Perpustakaan Digital.—makalah Seminar Nasional Perpustakaan Digital dan Bedah Software Sipisis.—Bogor : Perpustakaan IPB, 2004.


Eisenberg, Michael B; Lowe, Carrie A. and Spitzer, Kathleen L. Information litaracy: essential skills for the infromation age. Second edition. Westport, Connecticut: Libraries Unlimited, 2004.

Gaylord 100 Best buys for the year.—New York : Gaylord Bros, 2000.

Garjito. Kebijakan pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi (TI).

Visi Pustaka, Vo. 7 No. 2, Desember 2005: 1-8.

Greenstein, Daniel. Digital libraries and their challenges. Library Trend, 2000, Vol. 49 No. 2: 290-303.

Hadi, Sungkono. Peran dan tanggungjawab profesional pustakawan sebagai

pengelola sumber informasi. Jurnal Pustakawan Indonesia. Desember 2005, 5 (2): 11-20.

Intner, Sheila S.; Tseng, Sally C and Larsgaard, Mary Lynette. (Editors).

Electronic cataloging: AACR2 and metadata for serials and monographs. Binghamton, NY: The Haworth Information Press, 2003.

Koswara, Engkos (editor). Dinamika Informasi dalam Era Global.—Bandung :

Remaja Rosdakarya, 1998. 354p. Kusumaningrum, Indrati. Keberhasilan Penerapan Automasi Perpustakaan

sebagai suatu Inovasi di Perguruan Tinggi.—dalam Forum Pendidikan, No.02, THN XXIII, 1998, p.117-139.

Marimin, Tanjung, Hendri dan Prabowo, Haryo. Sistem informasi manajemen

sumber daya manusia. Jakarta: Grasindo, 2006.

Martin, William J. The global information society. Aldershot, England: Aslib-Grower, 1995.

Matthews, Joseph R. Strategic planning and management for library managers.

Westport, Connecticut: Libraries Unlimited, 2005.

Mustafa, B.; Sujana, Janti G. Dan Toha, Yuyu Yulia. Dinamika perpustakaan IPB menuju universitas riset. Bogor: IPB Press, 2004.

Myburgh, Sue. The New information professional: how to thrive in the

infomation age doing what you love. Oxford: Chendos Publishing, 2005.

Nicholas, David. Assessing information needs: tools, techniques and concepts for the internet ages.—2nd ed.—London : ASLIB., 2000. 163 p.


Nugroho, L.E. Pengaksesan Data Perpustakaan Secara Interaktif.—Makalah Seminar Aplikasi Komputer dalam Sistem Informasi Perpustakaan.—Yogjakarta : UGM, 2 Maret 1992.

Paepcke, A. Et.al. Using distributed objects for digital library interoperability.

Computer, Vol. 29 No. 5: 61-68.

Pendit, Putu Laxman dkk.Perpustakaan digital: persfektif perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia. Jakarta: Perpustakaan Universitas Indonesia, 2005.

Pressman, Roger S. Software Engineering: A Practitioner Approach. Fourth

Edition. McGraw-Hill Companies, Inc. New York. 1997.

Prytherch, Ray. (Editor). Gower handbook of library and information management. Aldershot, England: Gower Publishing, 1998.

Rohanda. Peluang untuk bermitra (partnership) antar lembaga perpustakaan

dengan lembaga laba: sebuah harapan dan pemikiran. Visi Pustaka. Juni 2005, 7 (1): 20-34.

Rouf, A. Studi Kelayakan Automasi Perpustakaan.—Yogjakarta : UPT.

Perpustakaan UGM, 1992.

Scott, George M. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen.—Jakarta : Raja Grafindo Persada, 1997. 625p.

Setiawan, Hadisiswoyo. Buku sebagai jembatan menuju abad XXI.— 2005.

melalui: http://www.iapkkt.org dan http://www.mail- achive.com/[email protected]

Sulistyo-Basuki. Penyatuan atau pemisahan perpustakaan pada tingkaat

provinsi, kabupaten dan kota dengan berbagai konsekwensinya. Visi Pustaka, Juni, 2004, 6 (1): 1-8.

Sujana, Janti G. Bersama Perpustakaan Nasional RI meningkatkan citra bangsa

Indonesia. Visi Pustaka, Juni 2005, 7(1):46-52.

Sutarno NS. Perpustakaan dan masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia, 2003.

Sutarno NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktik.. Jakarta :

Samitra Media Utama, 2004.


Tedd, Lucy A. dan Large, Andrew. Digital libraries: principal and practices in a global environment. Munchen : K.G. Saur, 2005.

Toha, Yuyu Yulia dan Abdul Rahman saleh. Peranan Standard Operation

Procedure dalam rangka penataan manajemen perpustakaan dan produktivitas kerja di perpustakaan. Jurnal Pustakawan Indonesia. Vol. 5 No. 2, Desember 2005: 43-47.

Tri Warningsih dan Prihanto, Igif G. (Editor). Aplikasi teknologi informasi di

pusdokinfo dalam menghadapi abad 21. Jakarta: Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional, 1998.

Unesco. A Curriculum for an information society: educating and training

information professionals in the Asia-Pacific Region. Bangkok: UNESCO, 1998.

Wicaksono, Hendro. Membangun sistem manajemen pengetahuan untuk

pemakai perpustakaan berbasis intranet menggunakan perangkat lunak Open Source. Visi Pustaka, Vo. 7 No. 2, Desember 2005: 18-24.

Widodo, P. Aspek Perangkat Keras dalam Komputerisasi Sistem Informasi

Perpustakaan.—Makalah Seminar Aplikasi Komputer dalam Sistem Informasi Perpustakaan.—Yogjakarta : UGM, 2 Maret 1992.

Witten, Ian dan Bainbridge. Building a digital library. Amsterdam: Morga


LAMPIRAN

Dalam rangka pengembangan Perpustakaan Provinsi Riau secara

berkesinambungan perlu dibuat pentahapan pengembangan sistem


Tahun 2007

• Pembangunan gedung

• Penataan ruang

• Pengadaan dan penataan mebeler

• Pengadaan bahan pustaka (termasuk koleksi Melayu)

• Penataan sistem layanan

• Pengadaan hardware

• Pengadaan software

• Penataan sistem jaringan

• Pengembangan SDM (magang, studi banding, diklat teknis dan

fungsional, pendidikan formal, rekrut tenaga baru)

• Pembuatan SOP

• Penataan ulang sistem organisasi

• Operasional (pengolahan bahan pustaka, input data ke

komputer)


Tahun 2008


• Pengembangan software (lanjutan)

• Pengembangan SDM (lanjutan)

• Pengembangan sistem layanan


• Operasional (pengolahan, input data, konversi data digital,

metadata)

• Promosi dan sosialisasi (kepada pengguna dan pengambil

kebijakan)

• Pembinaan perpustakaan di Provinsi Riau

Tahun 2009


• Pengembangan sistem kerjasama layanan

• Lanjutan pengembangan perpustakaan digital

• Promosi dan sosialisasi (kepada masayarakat pengguna dan

pengambil kebijakan)


Tahun 2010



• Operasional (konversi data digital, metadata)

• Promosi dan sosialisasi (kepada pengguna dan pengambil

kebijakan).

perpustakaan modern berbasis budaya melayu dengan nuansa ... · perpustakaan provinsi riau dengan...

Documents