Persönliche Zeit- und Arbeitsplanung

(„Zeitmanagement“)

Mehr Zeit für das Wesentliche

Klaus Heil / 11-2008

Persönliche Zeit- und Arbeitsplanung(„Zeitmanagement“)

Mehr Zeit für das Wesentliche

Klaus Heil / 11-2008

Foto Günter Röser, 24.09.2008 um 18:55 Uhr

Foto Klaus Heil, 24.09.2008 um 18:57 Uhr

Was bedeutet Ihnen Zeit?

Zeit ist nicht nur Geld Zeit ist bedeutend mehr

wert als Geld Zeit ist so etwas wie das

Leben selbst!• Zeit ist unabänderlich• Zeit lässt sich nicht speichern• Zeit lässt sich nicht vermehren• Zeit lässt sich nicht übertragen• Zeit vergeht unwiderruflich mit

anhaltender Gleichmäßigkeit

Während Sie diese Zeilen gelesen haben, sind wieder einige EinheitenIhrer Lebenszeit abgelaufen – unwiederbringbar!

Bedenken Sie:

Heute beginnt der ersteTag vom Rest IhresLebens!

Leben Sie zeitbewusstund nehmen Sie sich dieZeit für die Dinge, dieIhnen wichtig sind!

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.

Der Regelkreis des ZeitmanagementsZielfindungSituationsanalyseZielstrategien

Erfolgsmethoden

JahresplanungTagesplanung

ALPEN-Methode

PrioritätenPareto-PrinzipABC-AnalyseEisenhower-PrinzipDelegation

TagesgestaltungLeistungskurve

IST-SOLL-VergleichTagesrückschau

Das klassische Dilemma:Arbeit soll in (zu) wenig Zeitgefäße gegossen werden

ARBEIT

Z E I T

Übersicht über Aufgaben und Tätigkeiten behalten

die richtigen Prioritäten setzenZeit und Arbeit beherrschenStress abbauen oder sogar vermeidenZeitdiebe erfassen und beseitigenzielbewusster arbeitenZeit für sich selbst gewinnen

Mit einer vernünftigen Zeit- und Arbeitsplanung

Mögliche Ursachenfür Zeitprobleme

mangelnde Zeitplanung ungünstige Arbeitstechniken mangelnde Arbeitsorganisation Störungen durch Dritte persönlicher Arbeitsstil

persönliche Schwachstellen ungenügende Zusammenarbeit Missachtung des Gesetzes über Lust und

Unlust

Wege zum Ziel

Schreiben Sie Ihre Tätigkeiten und den dafür nötigen Zeitbedarf auf

täglichüber einen Zeitraum von 2 - 3 Wochen

Alternativ: Verwenden Sie eine ChecklisteAchten Sie auf eine ehrliche

SelbsteinschätzungErgebnis ist eine Ist-Analyse

Beseitigen Sie Störfaktoren und ZeitdiebePlanen Sie Ihren Tag, Ihre Woche, ...

Beispiel für eine Checklistezur Erfassung der

Z e i t d i e b e

Planen Sie Ihre eigene ArbeitSetzen Sie sich Ziele

Grundlagen für Ihre Planung sind vor allem:

o die Vorgaben Ihres Studiengangeso die Jahrespläne (Ihre Jahrespläne!)o äußere Einflüsseo Ihre beruflichen und privaten Ziele

Planung bedeutet Zeitgewinno Erfahrungswert: 8 Minuten Planung = 1

Stunde ZeitgewinnTagesplan = Tagesziele

Die Bedeutung von Zielen

Wer Ziele definiert hat

- behält den Überblick

- richtet auch seine unbewussten Kräfte auf sein Tun aus

- konzentriert sich auf Schwerpunkte

Tagesplanung

Eine gute Hilfe ist die ALPEN-Methode:– Aufgaben, Aktivitäten und Termine

aufschreiben– Länge der Aktivitäten einschätzen– Pufferzeit freihalten– Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen

und Delegationsmöglichkeiten treffen– Nachkontrolle - Unerledigtes übertragen

Verwenden Sie einen großen Terminkalender oder ein Zeitplanbuch

Vorlesung

Telefonate

BesprechungMeisterprüfung

Manuskript FoHo

Schwimmen

Prof. HussBuchenzentrum

KahleyßUZHBorris

Vorlesung vorbereitenAUFGABEN

Vorlesung ATelefonate 1,2 A

3-5 B

Manuskript A!

Frank Geburtstag!

3,0

0,5

1,5

1,0

2,0

Fehler?

Keine Reserve

Keine stilleStunde

Warum schriftliche Fixierung der Tagesaufgaben ?

• Nur im Kopf gespeicherte Tagespläne werden leicht verändert oder wichtige Bereiche vergessen. Bei "Unvorhergesehenem" verliert man schließlich das gesamte Tagesprogramm aus dem Gedächtnis.

• Was aufgeschrieben wird, muss nicht im Kopf behalten werden. Der Kopf wird frei für die notwendigen Problemlösungen.

• Das Programm ist eine Art "Selbstbefehl". Sie sind von Anfang an darauf ausgerichtet, es straff durchzuführen.

• Auch wenn ein Arbeitstag nicht immer nach Plan und ohne Störungen abläuft, lohnt sich die Planung. Sie müssen nur Puffer- oder Reservezeiten aufnehmen.

• Bedenken Sie: Was Sie nur im Kopf haben, können Sie weder voll durchführen noch hinterher richtig kontrollieren.

Das R i c h t i g e tunEin Spaziergänger geht durch den Wald und begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und mühselig damit beschäftigt ist, einen gefällten Baum in Abschnitte zu zersägen. Der Spaziergänger tritt näher heran, um zu sehen, warum der Holzfäller sich so abmüht, und sagt dann:"Entschuldigen Sie, aber mir ist da etwas aufgefallen: Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie diese nicht einmal schärfen?" Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf:"Dafür habe ich keine Zeit - ich muss sägen!"

Unstimmigkeit zwischen nebensächlichen und wichtigen Aktivitäten

Wir verbringen die meiste Zeit damit, uns um viele relativ nebensächliche Probleme zu kümmern, statt uns auf wenige, aber wichtige Aufgaben zu konzentrieren !Beispiele:- 20 % der Schreibtischarbeit ermöglicht 80 % des

Arbeitserfolges- 20 % der Zeitung enthalten 80 % der

Nachrichten- 20 % der Fehler verursachen 80 % der

vermeidbaren Kosten- 20 % der Aktien bringen 80 % der Gewinne- 20 % der Jagdtage bringen 80 % der Strecke

A-B-C-Analyse

Eine Wertanalyse der Zeitverwendung zeigt, dass die Anteile von sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben an der tatsächlichen Zeitverwendung nicht unbedingt ihrem Anteil am Wert aller Aufgaben entsprechen.

Setzen Sie Prioritäten

A-Aufgaben sind wichtige und nicht delegierbare Aufgaben

Das Eisenhower-PrinzipSehr wichtig

Sehr dringlich

Tagesleistungskurve beachten!

Sägeblatt - EffektAbnahme der Leistungsfähigkeit bei ständig durch Störungen unterbrochenen ArbeitenZeitverluste durch immer längere Anlaufzeiten undimmer geringere Konzentration

Tagesstörkurve(Bürotätigkeit)

0

1

2

3

4

5

6

0 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Zeit (Uhr)

Stör

häuf

igke

it

Leistungswerte der Konzentrationim Verlauf von 60 Minuten

0

20

40

60

80

100

120

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60

Minuten

Leist

ungs

werte

%

Erhalten Sie Ihre Leistungsfähigkeit

Kurze Pausen(5-10 Minuten je Stunde)• vermindern die

spürbare Ermüdung,• erhalten das

Leistungsvermögen,• beugen (auch

geistiger) Erschöpfung vor.

Aufgaben+Kompetenzen+Verantwortung müssen deckungsgleich sein

Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortung

Aufgaben

Kompetenz

Verantwortung

Aufgaben

Kompe-tenz

Verantwortung

Vermeiden Sie "Killerphrasen"

Killerphraseo Ich weiß, dass es

nicht gehto Das habe ich

immer so gemachto Das habe ich ja

noch nie gemachto Das ist zu teuer

B e s s e r : Ich versuche einen

Weg zu finden

Ich werde es einmal versuchsweise anders machen

Wie schnell wäre die Investition amortisiert ?

Zehn GrundregelnDen Tag positiv beginnen und beendenJeden Tag eine langfristige A-AufgabeNur das wirklich Wesentliche tunWichtigkeit geht vor DringlichkeitLeistungshochs und -tiefs berücksichtigen

Arbeitsblöcke bildenSalami-Taktik für größere AufgabenWas wir nicht schaffen, das schafft unsKillerphrasen bekämpfen, positiv denken

Zeit hat man nie, Zeit muß man sich nehmen

Gegenüber der Fähigkeit,die Arbeit eines einzigen Tagessinnvoll zu ordnen,ist alles andere im Lebenein Kinderspiel !

Johann Wolfgang von Goethe

Versuchen Sie es trotzdem!

Viel Erfolg dabei und danke für Ihre Geduld

Ihr