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Dr. Uwe Bott, Leiter Personalentwicklung im Helmholtz Zentrum München

Personalentwicklung und Personalstrukturplanung –Empirie und Praxis

Dr. Uwe Bott, Bonn, 1. Juni 2016 2

Forschungsziel des HMGU: Verständnis komplexer, chronischer Krankheiten und ihrer Wechselwirkungen mit der Umwelt

MetabolomProteom

Microbiom

Umwelt und Lebensstil

Individuum

Systemische Sicht

Alterung

Diagnose, Vorbeugung, Behandlung

Langfristige Perspektiven: personalisierte Medizin

Genetische Prädisposition Viren, Partikel, Strahlung, Gifte, Aerosole, Pollen, Ernährung, Bewegung,

Stress


Helmholtz Zentrum München in Zahlen

Publikationen (Summe der Impaktfaktoren >7500)Ausgründungen und Joint-Venture Unternehmen: 2 Produkte (Akita, Removab)Wissenschaftliche KooperationsvereinbarungenERC Grants (9 Starting Grants, 5 Consolidator Grants, 2Advanced Grants)

>110018

40016

MitarbeiterFrauen, 30% in FührungspositionenMillionen € Gesamtbudget (inkl. 53 Millionen € Drittmittel)Doktoranden (61% Frauen; 39% internationale Doktoranden aus 38 Nationen)

InstituteForschungseinheitenKlinische KooperationsgruppenNachwuchsgruppenTranslationale Zentren (CPC, MARC, Diabetes Study Center)Gemeinsame Berufungen mit Universitäten (LMU und TUM)

>220059,8%

262388

3212

826

327

Seite 3


Helmholtz Zentrum München: aktuelle Heraus-forderungen im Personalmanagement

• Umsetzung der strategischen Vorgaben im Bereich der wissenschaftlichen Schwerpunktsetzung (Umorganisation von Instituten)

• Umsetzung der Befristungspolicy

• Umsetzung der Novellierung des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes

• Karriereentwicklung für Postdocs und Scientists (Mittelbau)

• Entwicklung von High Potentials

• Internationales Personalmarketing und Rekrutierung

• Optimierte Onboarding-Prozesse


Kernaufgaben Personalentwicklung / Personalmanagement

Arbeitsbe-dingungen

Vergütungs-/ Anreizsysteme

Wissens-management

Mitarbeiter-befragung

Austritts-interviews

Kunden-zufrieden-heitsanalyse

Quantitative und qualitative Personalplanung (Anforderungsprofile), Employer Branding

Unternehmensziele und Strategie unterstützen

Gewinnung und Einarbeitung leistungsfähiger und motivierter Mitarbeiter/innen

Mitarbeiter/innen weiterbilden, entwickeln und nach individuellem Potential fördern

High Potentials identifizieren, entwickeln, binden und in passende Funktionen bringen

Karriereplanung und –entwicklung unterstützen (intern und extern), Nachfolgeplanung

Steigerung der Management- und Führungsqualität

Veränderungsprozesse unterstützen

Kulturentwicklung, die Leistungsfähigkeit, Motivation und Arbeitszufriedenheit unterstützt

Prozess-bezogene Kennzahlen

Effektive und effiziente Per-sonalprozesse

Kennzahlen zur MA-Entwicklung

Diversity Policies


Rollen im Personalmanagement (nach D. Ulrich)

Quelle: David Ulrich, Human Resource Champions, Boston 1997

AdministrativerExperte

StrategischerBusiness-Partner

Performance Coach

Change Agent

strategisch / zukunftsgerichtet

operatives Tagesgeschäft

Mitarbeiter-bezogen

Prozess-orientiert

F - Führungs-prozesse

K - Kern-prozesse

U – Unterstüt-zungsprozesse

K1 - Forschen in Programmen

K2 - Qualifizierung in der Wissenschaft

K3 - Wissens- und Technologietransfer

F1-Strategie-entwicklung

F2-Planung & Steuerung

F3-Führung & Werte

F4-Organisa-tionsstruktur & Prozessmana-

gement

U1-Beschaffung U2-Personal-management

U3-Finanzielle Ressourcen

managen

U4-Bau- und Infrastruktur

Geschäftsprozessmodell im HMGU


Strategieorientierte Personalplanung- und -auswahl

Personalplanung Strategiebezug: qualitativ u. quantitativ Planung Rekrutierungsprozess

Personalmarketing Arbeitgeberimage (Employer Branding) Kontakte zu wichtigen Zielgruppen

Bewerbersuche und -ansprache Anzeigen (Online, Print) Vermittler und Personalberater Campus- und E-Recruiting

Auswahlprozess Screening und Vorauswahl Valide Auswahlverfahren Effiziente, professionelle Prozesse

Onboarding Vertragsmanagement Systematische Einarbeitung, PE Soziale Bindung, Corporate Identity

Personalplanung

Strategie und Ressourcenplanung

Budgetplanung für Schwerpunkte / Fachbereiche (z. B. Departments mit Personalbudgets)

Analyse des Personalportfolios (Datengewinnung)

Personalfluktuation (intern, extern), Altersstruktur

Differenzierung erfolgskritischer Funktionen (stabil, professionell, strategiekonform) - Nachfolgeplanung

Anforderungsprofile: Qualifikationen und Kenntnisse, Erfahrungen, Kompetenzen, Einstellungen

Ziele für Personalgewinnung, -bindung, -entwicklung oder -outplacement

Rekrutierungsstrategie


Konzept zur Umsetzung von PE-Dienstleistungen

Das PE-Konzept orientiert sich an einem geschlossenen Managementmodell (EFQM, Business-Excellence)

PE ist ein Unterstützungsprozess innerhalb des Personalmanagements (jenseits von Personalverwaltung)

PE orientiert sich an der Zentrumsstrategie und den strategischen Zielen der Institute / Einrichtungen

Die Dienstleistungen erfolgen kundenorientiert auf Ebene strukturierter Bedarfs-Analysen und der Nachfrage

Die Maßnahmen werden evaluiert und kontinuierlich optimiert

PE ist nicht alleinige Aufgabe einer Fachabteilung, sondern generelle Führungsverantwortung

Strategischer Bedarf der Unternehmensführung

Strategischer Bedarf Institute / Einrichtungen / Abteilungen

Strukturierte Mitarbeitergespräche

PE als Führungsaufgabe

Bedarf von Querschnittsfunktionen /

-abteilungen

Individuelle Nachfrage und Beratung

Nutzung des Bildungsprogramms

BedarfStrategie-bezug Nachfrage

Systematik der Bedarfsanalysen

Strategieentwicklung und Strategieumsetzung

Vision / Mission

Strategische Ziele & Strategie

Konkretisierung der Ziele, (Zielvereinbarungssysteme)

Maßnahmenplanung und -umsetzung

Kultur, Führung & Zusammenarbeit

Evaluation & Controlling

Strategische Schärfung der PE durch Operationalisierung der Ziele: Was sind die konkreten Ziele? Welche Kennzahlen / Indikatoren sind

steuerungsrelevant? Welche Faktoren tragen zur

Zielerreichung bei? Welchen Beitrag leistet die

Personalentwicklung dabei?

Produkte und Dienstleistungen der Personalentwicklung

Bei der Personalplanung

• Definition von qualitativen Anforderungen

• Erstellung von Anforderungs-profilen

• Konzept zu Kompetenz- und Potenzialanalysen

• Bedarfsanalyse • Mitwirkung bei Recruiting-

Aktivitäten• attraktive Entwicklungsprogramme

• Systematische Bewerberauswahl • Training der Führungskräfte • Aktive Mitwirkung im

Auswahlprozess • Leitfäden zur Einarbeitung

Beim Personalmarketing

Bei der Personal-rekrutierung und Einarbeitung

Qualifizierung und Förderung von Mitarbeiter/innen

• Bildungsprogramm• Beteiligung an HELENA • Karriereentwicklung für wiss.

Nachwuchs• PE für Führungs- und

Führungsnachwuchskräfte• Coaching, Mentoring, Führungskräfte-

feedback, Auslandsaufenthalte

• Strukturierte Anforderungsprofile• Potenzialanalyse und Assessment• High Potential Förderung• Übergabeprozesse mit Mentoringansatz• Vorbereitung auf den Ausstieg aus

dem HMGU

• Strategieentwicklung, strukturelle Veränderungen

• Teamentwicklung, Verbesserung von Führung & Zusammenarbeit

• Team- bzw. OE-bezogene Lern-prozesse

Systematische Nachfolgeplanung, Outplacement

Organisationsentwick-lung und Veränderungs-prozesse

Produkte und Dienstleistungen der Personalentwicklung


Strategische Bedarfsanalyse in Instituten und Einrichtungen

Analyse der strategischen Ziele (1-3 Jahre): Anforderungen an Mitarbeiter, Erwerb von Qualifikationen und Kompetenzen

Personalplanung (Kompetenzprofile) und Rekrutierung: schlanke und effiziente Prozesse, Entlastung von administrativem Aufwand, Handlungssicherheit, Personalmarketing

Effektive / effiziente Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter/innen, Berücksichtigung interkultureller Anforderungen

Weiterbildungs- und Entwicklungsbedarf

Beratung zu speziellen Fördermaßnahmen, z. B. Coaching, Mentoring, Führungsnachwuchsentwicklung, teambezogene Maßnahmen

Neubesetzung von Schlüsselfunktionen, systematische Nachfolgeplanung, Wissensmanagement

Entwicklung und Bindung von Leistungs- / Know-How-Trägern, Umgang mit Low Performance

Strategien zum „Outplacement“ von Mitarbeiter/innen

Unterstützung bei Veränderungsprozessen

Referenzmodell der Abteilung OS - Kommunikationswege

RA

ISA

ZT

EK

KDV

PE

PPM

TKP

INNO

AKO

Wissenschaftlich-administrative Koordination

Operatives Personalmanagement

Operatives Finanzmanagement

Abteilung OS

CO

FA

PA

Administration

Durch die Bündelung der Kommunikation können Anliegen der Wissenschaft koordiniert in administratives Handeln übersetzt werden


Abteilung Strategie, Programme, Ressourcen (SPR)

Aufgabe von SPR ist die Unterstützung der Geschäftsführung sowie der wissenschaftlichen Institute und Abteilungen bei der Entwicklung der Strategie des Zentrums und deren Umsetzung in den Forschungsfeldern sowie den entsprechenden Forschungsprogrammen der Helmholtz Gemeinschaft.

• Bereich Strategische Planung, wissenschaftliches Controlling:koordiniert die Gestaltung der Programmorientierten Förderung, unterstützt die Forschungsfelder des Zentrums, wissenschaftliches Controlling und Benchmarking

• Bereich Projektförderung: unterstützt Wissenschaftler bei der Beantragung und Einwerbung von Drittmitteln

• Bereich Strategisches Controlling Projektmanagement:Umsetzung strategisch-wissenschaftlicher Projekte (z. B. Institutsgründungen) und Erfolgskontrolle

• Bereich Wissenschaftliche Ausbildung:fördert die wissenschaftliche Ausbildung von Doktoranden, Postdoktoranden und Nachwuchsgruppenleitern

Umstrukturierung im Forschungsfeld Immune Response & Infection

Lenkungsausschuss: alle drei Geschäftsführer + Leitung SPR + Leitung PA

Projektleitung (OS): Unit Head

Controlling: Leitungen SPR, PA, ZT, ISA

• Status Umbau / Umzug• FA/CO: Abstimmung zu Kosten,

Mittelabflüsse etc.• Deadlines, kritischer Pfad

• Statusberichte• Risikomanagement• Klärung von Fragen, Risiken,

Konflikten mit Auftraggeber• Input für LA-Sitzung

Projekt-Auftraggeber Leitung SPR + Leitung PA

Strategische Kommunikation im Change Prozess (PE)

TP1Stellenmanagement

(PA)

TP3Umorganisation von

Gruppen (SPR)

TP4Rechtliche Fragen

TP5Karriereplanung /

Personalentwicklung (PE)

TP6Räumliche

Umstrukturierung Geb. 90 (ISA/ZT)

• Strategisches Kommunikations-konzept und Umsetzung

• Begleitung MA-Gespräche• Einbindung Betriebsrat (PA / PE)


Postdoc Fellowship Program – Modulares Trainingsprogramm

Grundlagen der Führung • Teambuilding über Outdoor-Maßnahme • Anforderungsprofil an Führungskräfte• Führungsstil und eigene Positionierung• Kommunikationsmodelle• Führungsinstrumente im wiss. Kontext• Betreuung von Doktoranden• Personalmanagement im HMGU

Führung von Teams, Zeitmanagement• Teamdynamik und Teammanagement• Unterstützung der Teamentwicklung • Effiziente Besprechungen• Systematische Problemlösungen • Umgang mit Komplexität und Dynamik • Prioritäten setzen, effektive Tagesgestaltung• Getting Things done

• Konfliktmanagement als Beteiligter oder in der moderierenden Führungsrolle

• Konfliktarten, -entstehung, -deeskalation • Strategien und Techniken der Konfliktlösung

und –prävention• Techniken der Verhandlungsführung• Kollegiale Beratung

Wissenschaftl. Strategieentwicklung• Grundlagen der Strategie• Individueller, strategischer Karriereplan• Habilitation und Juniorprofessur• Scientific Writing, Publikationen strategisch

planen • Third Party Funding, Patente, Lizenzen• International Networking, Lobbying etc.

Konfliktmanagement, Verhandlung


Helmholtz Akademie: Führung der eigenen Gruppe

Modul 1: Strategische Ausrichtung des eigenen Teams

• Ein eigenes Verständnis von Strategie als Führungsaufgabe ist entwickelt.

• Die notwendigen Instrumente sind verstanden.

• Eine Strategie für die eigene Gruppe ist entwickelt.

• Ein eigenes Verständnis von den relevanten Führungsaufgaben ist entwickelt.

• Das eigene Führungsverhalten ist im Rahmen einer Standortbe-stimmung reflektiert.

• Die Auswahl von Mitarbeitern und die wichtigsten Führungsinstru-mente sind erlernt.

• Ein Verständnis von Team als Ressource ist entwickelt.

• Die Stärken des eigenen Teams sind analysiert.

• Ein Verständnis von Führung der Gruppe ist entwickelt.

Modul 2: Die eigene Führungsrolle weiterentwickeln

Modul 3: Das eigene Team aufbauen und entwickeln

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