peruvian e-document system f/s consulting - …ongei.gob.pe/pdf/e_document_system - resumen en...
TRANSCRIPT
『Peruvian e-Document System F/S Consulting』Consultoría del Estudio de Factibilidad
del Sistema Peruano de Documento Electrónico
Mayo - Agosto, 2009
2
I. Esquema del Proyecto
• Análisis Situacional
• Diseño Propuesto
• Plan de Ejecución
Índice
3
Colaboración entre Perú y Corea I. Esquema del Proyecto
Perú y Corea han establecido una relación de colaboración respecto del Proyecto de Gobierno Electrónico (e-Gobierno). Este proyecto se inicia como una tarea de seguimiento para el establecimiento del Plan Maestro de Gobierno Electrónico en el Perú.
Nov. 2008MOU entre el
e-Gobierno de Perú y Corea
Dic 2008~ Feb 2009Establecimiento del
Master Plan de Gobierno Electrónico
en el Perú
Mar. 2009MOU para el
establecimiento del Sistema
e-Documento
May.2009~ Jul.2009Sistema e-Documento Consultoría Estudio de
Factibilidad
Año 2008 Año 2009
Aplicación sostenida de proyectos de e-Gobierno para ingresar en la sociedad de la información.Reestructuración administrativa, innovación gubernamental y la eficiencia del trabajo a través de la informatización.Reforzar los servicios al ciudadano a través de una administración transparente.
Aplicación sostenida de proyectos de e-Gobierno para ingresar en la sociedad de la información.Reestructuración administrativa, innovación gubernamental y la eficiencia del trabajo a través de la informatización.Reforzar los servicios al ciudadano a través de una administración transparente.
Compromiso del Gobierno
Peruano para la informatización
Ubicada en el 6to puesto del Índice de Disponibilidad de e-Gobierno de la ONU y 9no en el FEM Índice Rápido de Red 9 (2008).Intensificar el apoyo de e-Gobierno como uno de los líderes mundiales de e-Gobierno.Retener los casos de éxito en diversos sectores incluyendo ciudadanos, empresas y servicios administrativos.
Ubicada en el 6to puesto del Índice de Disponibilidad de e-Gobierno de la ONU y 9no en el FEM Índice Rápido de Red 9 (2008).Intensificar el apoyo de e-Gobierno como uno de los líderes mundiales de e-Gobierno.Retener los casos de éxito en diversos sectores incluyendo ciudadanos, empresas y servicios administrativos.
Corea Gobierno Líder
en competencias de Gobierno Electrónico
4
Objetivos y Alcances del Proyecto I. Esquema del Proyecto
AvancesAvancesAvancesObjetivos y Alcances del ProyectoObjetivos y Alcances del ProyectoObjetivos y Alcances del Proyecto
El objetivo principal del proyecto es proponer al Gobierno Peruano el Sistema de Documento Electrónico optimizado, y demostrar la validez de su introducción basado en el análisis técnico, económico, y político, llevado a cabo durante las últimas 13 semanas.
Fase I
Análisis del entorno y de la situación actual
Fase II
Modelo Propuesto
Fase IIIEstablecer la
implementación de la hoja de
ruta
13 SemanasMayo, 2009 Julio, 2009
1) Establecer la meta y visión de la política del 1) Establecer la meta y visión de la política del Sistema de Documento Electrónico.Sistema de Documento Electrónico.
2) Definir las funciones y responsabilidades de 2) Definir las funciones y responsabilidades de cada institución, así como la dirección de las cada institución, así como la dirección de las leyes y políticas.leyes y políticas.
3) Presentar el Sistema de Aplicación Estratégica y 3) Presentar el Sistema de Aplicación Estratégica y
el Modelo Propuesto.el Modelo Propuesto.
4) Establecer las funciones de ejecución y plan de 4) Establecer las funciones de ejecución y plan de
trabajo.trabajo.
5) Proponer la forma de obtener financiamiento 5) Proponer la forma de obtener financiamiento
para la ejecución del proyecto.para la ejecución del proyecto.
Presentación del esquema del Presentación del esquema del Sistema de Documento Electrónico Sistema de Documento Electrónico
para la Simplificación para la Simplificación Administrativa en el Gobierno Administrativa en el Gobierno
PeruanoPeruano
Analizar la situación actual
- Implementar el benchmarkingnacional
- Taller Local de Inicio
- Entrevistas en ONGEI y principales oficinas gubernamentales
- Encuestas del estado actual de la informatización documentaria.
Diseño Propuesto- Establecer los
principales puntos de dirección y mejora
- Definir la visión y estrategia de aplicación del Sistema e-doc
- Diseñar el Modelo Propuesto
- Presentar las tareas estratégicas
Plantear la Hoja de Ruta
- Establecer la aplicación de la Hoja de Ruta
- Planes para el financiamiento
- Reporte Final en Perú(7 de Agosto, 2009)
5
Definición del Sistema de Documento Electrónico
Los documentos sirven como base y fundamento para los trabajos administrativos. El Sistema de Documento Electrónico se basa en un diseño de gestión que automatiza y procesa la documentación en línea respecto del ciclo de vida de documentos (creación, distribución y almacenamiento).
ArchivarArchivarDistribuirDistribuirCrearCrear
Hacer el Documento Aprobar Entregar Operación Archivo
ConferenciaPregunta/respuesta
Búsqueda de datos Notificación
Flujo de Trabajo (Workflow)Flujo de Trabajo (Workflow)
ComunicaciónComunicación
Ciclo de Vida Ciclo de Vida del Documentodel Documento
Fase Fase AdministrativaAdministrativa
I. Esquema del Proyecto
6
I. Esquema del Proyecto
• Análisis Situacional
• Diseño Propuesto
• Plan de Ejecución
Índice
7
Tareas por ImplementarTareas por ImplementarTareas por ImplementarAnálisis de la Situación Actual Análisis de la Situación Actual Análisis de la Situación Actual
La situación actual del Sistema de Documento Electrónico Peruano será investigada desde las perspectiva política, económica y técnica; y se llevará a cabo a través de la investigación de datos e información, así como por medio de entrevistas a funcionarios de entidades públicas.
Análisis de Servicios
Análisis de Procesos del
Trabajo Actual
Análisis de Procesos del
Trabajo Actual
Análisis del Sistema de
Trabajo
Análisis del Sistema de
Trabajo
Análisis Cualitativo de
Costos y Servicios
Análisis Cualitativo de
Costos y Servicios
Descripción General del Análisis Situacional
Análisis
Análisis del estado de las TIC a nivel nacional
Análisis del estado de las TIC a nivel nacional
Análisis de Leyes y Políticas
Análisis de Leyes y Políticas
Análisis de las Políticas
Nacionales
Análisis de las Políticas
Nacionales
Análisis de la DemandaAnálisis de los
Resultados de la Entrevistas
Análisis de los Resultados de la
EntrevistasAnálisis del
UsuarioAnálisis del
Usuario
Entrevistas con entidades
gubernamenta-les
Análisis de la Legislación y
Políticas Peruanas
Investigación de la Data
Entrevista con la persona
encargada de tramitar los
fondos
Mejores Prácticas
Leyes y PolíticasLeyes y PolíticasEstrategiaEstrategia Lección aprendida Lección
aprendida
Entrevistas con 10 funcionarios públicos de nueve instituciones
MEF, SUNAT, ONPE, AGN, PCM entre otros.
Ley de Modernización de la Gestión del Estado, Ley Nacional de Planificación Estratégica, Informe de País del BID 2007-2011Leyes relacionadas a las TICSimplificación Administrativa del proyecto llevado a cabo por PCM
Proceso de Gestión de DocumentosGestión de Gasto y DemandaOrganización del Gobierno peruano y de RRHH
IDB, KOICA
PMDE
8
Sistema de Gestión de Documentos en el Perú II. Análisis Situacional
El sistema de gestión de documentos que opera actualmente en el Perú se basa en gran medida en dos modelos: los sistemas funcionales y los sistemas representativos. Se han analizado ambos para extraer los problemas del actual sistema de gestión de documentos electrónicos y para proponer su mejora.
Gestión de e-Documentos
Sistema de trabajo que permite transportar los documentos al adjuntar los e-documentos.SIGED (Sistema de Gestión Documentaria) - SUNATFunciones y Características:
Registrar y adjuntar los documentos electrónicos, propiedades de gestión de documentos. Registrar y consultar el estado de tramitación de documentos.Consultar la lista de los documentos enviados y recibidos de cada departamento e individuo.Apoyar la aprobación del procedimiento y entrega del mismo al personal encargado y subsiguiente seguimiento. SIGED(SUNAT)
Registro deDocumentos
Aplicar el Sistema de Registro de documentos para la gestión de entradas y salidas.TRAFYS (ONPE), Sistema de Trámite Documentario (MEF), Sistema de Gestión Urbana (Locales Miraflores), Sistema de Trámite Documentario (MINSA), entre otros.Funciones y Características
Registro de documentos electrónicos, propiedades de gestión de documentos.Consultar la lista de los documentos enviados y recibidos por cada departamento e individuo.No se puede adjuntar el documento.Gestor de documentos basados en el funcionamiento de cada departamento.
TRAFYS (ONPE)
9
Proceso de Gestión de Documentos II. Análisis Situacional
Los documentos generados al realizar trabajos administrativos se imprimen y distribuyen manualmente; su estado se registra y gestiona en el Sistema de Archivo de Documentos.
ProcesoProcesoProceso
Proceso del DocumentoProceso del Proceso del DocumentoDocumento
Proceso del Sistema
Proceso del Proceso del SistemaSistema
Creación de DocumentosEl gestor de documentos es la primera persona que registra internamente los documentos creados o solicitados por entidades externas en el sistema documentario.Se requiere la firma manuscrita de los documentos para tener fuerza y efectos jurídicos.
Distribución de DocumentosEl gestor de documentos registra la situación de los documentos en el sistema al enviarlos o recibirlos.
Registro Estado de DocumentosEl gestor de documentos registra el estado del documento en el sistema una vez que el departamento correspondiente completa el trabajo del documento.
Archivo de DocumentosLas copias de los documentos procesados, se conservan y mantienen en el departamento.
Registrar el documento
Registrar el estado del documento al enviarlo y recibirlo
Registrar el resultado del proceso
del documento
Archivar en el departamento
Aprobación manual
Realizar el trabajo correspondiente
Crear e imprimir el documento
Enviar y recibir el documento
ProblemaProblemaProblema
1
2
3
4
5
Los documentos creados electrónicamente se imprimen para obtener la aprobación de la persona encargada.
Transferencia y recepción manual de los documentos durante su intercambio entre entidades.Los documentos creados electrónicamente se imprimen con el fin de enviarlos.
Los mismos documentos son guardados y mantenidos redundantemente en diferentes entidades.Procedimiento de aprobación complicado respecto de temas críticos, que requieren solución inmediata.
10
Del análisis situacional se observan situaciones que pueden ser resueltas mediante la aplicación de distintos planes que incluyen el entorno técnico y las áreas de negocios.
Problemas y Soluciones II. Análisis Situacional
SoluciónSoluciónSoluciónProblemaProblemaProblema
Análisis de la Análisis de la situaciónsituación
Documentación basada en papel
Definir las normas técnicas del documento
Dividir la gestión del documento en unidades específicas
Soporte de la automatización del flujo de trabajo del documento
Automatizar el intercambio de documentos entre las entidades
Mejorar el proceso de gestión de documentos
Digitalizar los archivos y la gestión de documentos
Proporcionar herramientas de trabajo para acumular conocimientos
Soluciones Soluciones legaleslegales
Soluciones Soluciones técnicastécnicas
Soluciones de Soluciones de negocionegocio
Renovar la legislación y las políticas relacionadas con el e-Documento
La falta de normas de alcance nacional para la gestión de documentos
Análisis del Análisis del ServicioServicio
Análisis de la Análisis de la DemandaDemanda
Excesiva y redundante labor de apoyo en el proceso del documento
Excesivo archivo de documentos
Gestión orientada al sistema de documentos
Gestión de documentos basado en funcionamiento del área
Exceso de gastos en la gestión de documentos
Falta de un sistema de trabajo que permita la sistematización de experiencias y conocimientos
Demora en el trabajo debido a limitaciones de espacio físico
Dificultad en el almacenamiento y mantenimiento de los documentos debido al escaso espacio físico
Soporte/monitoreo del trabajo basado en el individuo
Función de uso amigable
Minimizar el trabajo de apoyo
11
El éxito del Sistema de Documento Electrónico Coreano se atribuye a los siguientes cuatro factores, así como a los 10 años de esfuerzos sostenidos en cada división.
Descripción de Mejores Prácticas II. Análisis Situacional
Introducción del Sistema de Gestión de Archivos y Registrosy Construcción de e-Registros DB
Introducción del Sistema de Gestión de Archivos y Registrosy Construcción de e-Registros DB
Instituciones adoptan la utilización del Sistema no estandarizado de documentos electrónicos de forma independiente
Instituciones adoptan la utilización del Sistema no estandarizado de documentos electrónicos de forma independiente
11 Tareas de e-Gobierno Hoja de ruta de 31 tareas del e-Gobierno
Establecer el centro de e-Distribución (GDOC), Inicio del trabajo
Establecer el centro de e-Distribución (GDOC), Inicio del trabajo
Se presentó el Nuevo Sistema de Documento
Electrónico
Se presentó el Nuevo Sistema de Documento
Electrónico
Manejo de Manejo de PolíticasPolíticas
Manejo Manejo TécnicoTécnico
Distribución estandardizada de e-Documentos entre
sistemas de e-Documentos Heterogéneos
Distribución estandardizada de e-Documentos entre
sistemas de e-Documentos Heterogéneos
Promulgación de la Ley de e-Gob.(2000)Revisión de directrices para la
gestión administrativa (2000)
Promulgación de la Ley de e-Gob.(2000)Revisión de directrices para la
gestión administrativa (2000)
Norma que promulga tres directrices sobre e-
Documentos (2002)
Norma que promulga tres directrices sobre e-
Documentos (2002)
Factores de Éxito 1998 20041999 2001 2003 2005 20072000 2002 2006 2008
14 Tareas de e-Gobierno
Innovado Sistema de gestión de documentos (2002)
Innovado Sistema de gestión de documentos (2002)
Promulgación de la Ley de Gestión de Archivos
y Registros (1999)
Promulgación de la Ley de Gestión de Archivos
y Registros (1999)
Declaración de solución integral para la aprobación y distribución electrónica
de documentos (Feb.2004)
Declaración de solución integral para la aprobación y distribución electrónica
de documentos (Feb.2004)
Estrategia Nacional
Consistente
Estrategia Estrategia Nacional Nacional
ConsistenteConsistente
Renovación de Leyes
y Políticas
Renovación Renovación de Leyesde Leyes
y Políticasy Políticas
EstandarizaciónEstandarizaciónEstandarización
Establecimiento gradual del
Sistema
Establecimiento Establecimiento gradual delgradual del
SistemaSistema
12
Leyes y Estandarización del SistemaLeyes y Estandarización del SistemaLeyes y Estandarización del SistemaFlujograma de e-Documentos en CoreaFlujograma de eFlujograma de e--Documentos en CoreaDocumentos en Corea
Corea cuenta con la Ventanilla Unica del Sistema de Gestión de Documento Electrónico, el mismo que dispone de la creación, distribución y archivo de documentos electrónicos, y ha establecido el marco jurídico necesario para la implementación del e-documento. Esta normativa consta de Leyes, Decreto, y Normas.
II. Análisis SituacionalDescripción del Sistema de Documento Electrónico Coreano
Cad
a
En
tidad
Cad
a
Cad
a
En
tidad
En
tidad
Cad
a
En
tidad
Cad
a
Cad
a
En
tidad
En
tidad
Cen
tro d
e
Distrib
ució
n d
e
Do
cum
en
tos
Ele
ctrón
icos
Cen
tro d
e
Cen
tro d
e
Distrib
ució
n d
e
Distrib
ució
n d
e
Do
cum
en
tos
Do
cum
en
tos
Ele
ctrón
icos
Ele
ctrón
icos
Arch
ivo
N
acio
nal
Arch
ivo
A
rchiv
o
Nacio
nal
Nacio
nal
Sistema e-Documento
Sistema de Gestión de Registro
Ley
Ley
Ley
Reg
lam
en
toR
eg
lam
en
toR
eg
lam
en
toN
orm
as
No
rmas
No
rmas
Ley de Gobierno
Electrónico
Ley de Ley de Gobierno Gobierno
ElectrónicoElectrónico
Reglamento de la ley de Gobierno
Electrónico
Reglamento Reglamento de la ley de de la ley de Gobierno Gobierno
ElectrónicoElectrónico
Implementa-ción del
Decreto de Asuntos de
Gestión Pública
ImplementaImplementa--ciónción del del
Decreto de Decreto de Asuntos de Asuntos de
Gestión Gestión Pública Pública
Implementa-ción del
Decreto de la Ley de Archivo de Documentos de Entidades
Públicas
ImplementaImplementa--ción del ción del
Decreto de la Decreto de la Ley de Archivo Ley de Archivo de Documentos de Documentos de Entidades de Entidades
Públicas Públicas
Ley de Archivo de
Documentos del Sector
Público
Ley de Ley de Archivo de Archivo de
Documentos Documentos del Sector del Sector
PúblicoPúblico
Normas del Sistema de e-Documento
Normas de Distribución dele-Documento
Normas de Conectividad
Normas de Gestión de Documentos
La Vinculación de las Normas Tecnológicas
GPKI
Sistema e-Documento
Sistema de Gestión de Registro
13
Las normas del sistema de documento electrónico establecen la gestión y el sistema de cooperación para la creación, distribución, proceso y archivo. El propósito del Sistema es el promover la eficacia y la simplificación administrativa a través del manejo de documentos electrónicos entre entidades.
Lista de las funciones del Sistema de e-Documentos para entidades públicasLista de las funciones del Sistema de eLista de las funciones del Sistema de e--Documentos para entidades públicasDocumentos para entidades públicasEstándares GeneralesEstándares GeneralesEstándares Generales
• Propósito- Aumentar la eficacia de la
administración pública y definir las funciones esenciales del sistema electrónico de documentos administrativos de cada entidad con el fin de establecer el sistema de gestión de documentos por e-Documentos.
• Objetivos aplicables y Distribución
- Estas normas son aplicables cuando un desarrollador está creando un sistema electrónico de documentos administrativos para cada entidad de gobierno o cada entidad administrativa establece un sistema electrónico de documentos
II. Análisis SituacionalFunciones del Sistema de Documento Electrónico
Flujograma
Com
unicación
Preparación y borrador del documento
Aprobación, clasificación y presentación
Aprobación Aprobación ElectrónicaElectrónica
Despacho de documentos
Recepción de documentos
Distribución de Distribución de Documentos Documentos ElectrónicosElectrónicos
Carpeta de documentos de
gestión
Otras funciones de administración de
documentos
Manejo de Manejo de Documentos Documentos ElectrónicosElectrónicos
Función de correo electrónicoFunción de correo electrónico
Composición Envío Recep-ción
Función del Boletín ElectrónicoFunción del Boletín Electrónico
Publicar Leer
DistribuciónDistribuciónDistribución ArchivoArchivoArchivoCreación Creación Creación
14
Flujo de Distribución de e-DocumentosFlujo de Distribución de eFlujo de Distribución de e--DocumentosDocumentosMeta de Distribución de e-DocumentosMeta de Distribución de eMeta de Distribución de e--DocumentosDocumentos
Se buscará la estandarización de los servicios administrativos y la eficiencia en la ejecución del trabajo mediante el establecimiento del sistema de gestión de distribución basada en la administración del Centro de Distribución de Documentos Electrónicos.
Establecer estándares abiertos
del Sistema de distribución de e-
Documento
Establecer estándares abiertos
del Sistema de distribución de e-
Documento
Ampliar el número de
entidades que utilizan la
distribución de e-Documento
Ampliar el número de
entidades que utilizan la
distribución de e-Documento
Elevada eficiencia en la ejecución de trabajos Al distribuir los documentos electrónico a la mayor cantidad de entidades seleccionadas
Elevada eficiencia en la ejecución de trabajos Al distribuir los documentos electrónico a la mayor cantidad de entidades seleccionadas
Estabilizar los servicios Mediante la adopción de Normas Internacionales Estandarizadas
Estabilizar los servicios Mediante la adopción de Normas Internacionales Estandarizadas
Mejora del nivel de satisfacción y utilizaciónMediante el mejoramiento de la función de
distribución de e-Documentos
Mejora del nivel de satisfacción y utilizaciónMediante el mejoramiento de la función de
distribución de e-Documentos
Sistema e-DocumentoSistema de Información Administrativa
Centro de Distribución de
Documentos Electrónicos
Código Administrativo Estandarizado
Directorio de Gobierno Firma Digital
Consulta de la Parte Receptora
Solicitar y verificar firma electrónica
Solicitar y verificar la firma digital
Parte receptora de búsqueda
Enviar y recibir e-Documento
Entidades
II. Análisis SituacionalMeta de la distribución del e-Documento y Principales Funciones
15
Meta de Archivo y Gestión de DocumentosMeta de Archivo y Gestión de DocumentosMeta de Archivo y Gestión de Documentos Flujograma de Archivos y Gestión de DocumentosFlujograma de Archivos y Gestión de DocumentosFlujograma de Archivos y Gestión de Documentos
El Gobierno de la República de Corea ha aumentado la eficiencia en la preservación de los archivos y registros nacionales, así como, ha incrementado la renovación de los archivos nacionales y el sistema de gestión de registros de forma gradual.
Establecer Gestión
Electrónica de Archivos y Registros
Establecer Gestión
Electrónica de Archivos y Registros
Preparar la utilización
del Sistema de
Información de Registros
Preparar la utilización
del Sistema de
Información de Registros
Preparar el sistema para la conserva-
ciónpermanente
de Archivos y Registros
Preparar el sistema para la conserva-
ciónpermanente
de Archivos y Registros
Innovación del Trabajo
Administración Confiable
ParticipaciónPública
Innovación de Gestión
Archivos de Primer Nivel y Sistema de Gestión de Documentos
Special Agency
Entidad
Entidad
Sistema e-Documento• Borrador, Aprobación, Distribución• Informe de la transferencia y el control de
estado del documento • Registro, clasificación, presentación
Sistema de Archivo
y Gestión de Documentos
Gestión de Archivos y Registros del Sistema • Recopilar y transferir el control de los
archivos y registros• Exploración y utilización los archivos y
registros• Administración de Bibliotecas• Gestión abierta de Archivos y Registros
Administración delArchivo Nacional
y deRegistros
Preservación de Archivos y Registros del Sistema• Recopilar los archivos y registros • Utilizar los medios de preservación • Conservación permanente de los archivos y registros • Completa gestión de los criterios de clasificación
Interconexión
Interconexión
Búsqueda
Criterio de Clasificación
Transferir el Control(Dos años)
Transferir el Control(Siete años)
II. Análisis Situacional
Innovación Nacional de Archivos y Sistema de Gestión de Documentos
Meta de la Gestión de Archivos y Registros
16
Efectos esperados de la Introducción del Sistema e-DocumentoII. Análisis Situacional
El Sistema de Documento Electrónico de la República de Corea ha alcanzado un enorme progreso ya que más del 98% de los documentos públicos se distribuyen vía electrónica, en tanto que, la reducción de los costos administrativos y las ventajas obtenidas son apoteósicas.
Resultados del Establecimiento del Sistema de Documento ElectrónicoResultados del Establecimiento del Sistema de Documento ElectrónResultados del Establecimiento del Sistema de Documento Electrónicoico
Número de entidades que utilizan la distribución
electrónica de documentos
8.8M
12.8M
20.8M
30.9M
41.4M
• Completa solución de la aprobación electrónica
• Reducción de tiempo de procesamiento de los documentos
• Innovación administrativa
Aprobación ElectrónicaAprobación Electrónica
• La reducción de los costos adicionales de alrededor de $ 42M por año
• Aprox. $ 114M en reducción de gastos acumulado de acuerdo a lo estimado por MOPAS
Distribución de eDistribución de e--DocumentosDocumentos
• Establecer las bases para la gestión de archivos y expedientes electrónicos
• Administración confiable a través de una gestión rigurosa de los archivos y registros públicos
Archivos Electrónicos y Archivos Electrónicos y Gestión de DocumentosGestión de Documentos
54.9%
32.5%
20.0%10.0%
66.8%
89.5% 92.6% 96.3% 97.7% 98.2% 98.4% 99.0%
0100200300400500600700800900
1000
1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 20080%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
17
Lecciones Aprendidas (Corea) II. Análisis Situacional
En la etapa inicial, debe tomarse en cuenta una política basada en la técnica de ensayos y errores. Para ello es necesaria una estrecha colaboración entre las entidades pertinentes, una definición clara de R&R, la identificación de las necesidades de los usuarios, y la correcta estrategia de gestión del cambio, con una política basada en el apoyo, así como, en el soporte técnico para la estandarización de los documentos electrónicos.
Ensayos y errores en el proceso de establecer el Sistema de Documentos Electrónicos en CoreaEnsayos y errores en el proceso de establecer el Sistema de DocuEnsayos y errores en el proceso de establecer el Sistema de Documentos Electrónicos en Coreamentos Electrónicos en Corea
Introducción indiscriminadade la Gestión del
Sistema e-Documento en cada entidad
Introducción indiscriminadade la Gestión del
Sistema e-Documento en cada entidad
Ausencia de normas sobre administración de e-documentos en la fase inicial de introducción, causando que diferentes entidades utilicen los sistemas de e-documentos con diferentes funciones y normas.Inversión redundante de TI debido en las fallas de distribución de documentos electrónicos y la introducción de diversos Sistemas de documento electrónico en diferentes entidades
Colaboración Cercana, Definición clara de R&R
desde la etapa inicial
Colaboración Cercana, Colaboración Cercana, Definición clara de Definición clara de R&RR&R
desde la etapa inicialdesde la etapa inicial
Requerimiento de Estándares Técnicos
desde la etapa inicial
Requerimiento de Estándares Requerimiento de Estándares Técnicos Técnicos
desde la etapa inicialdesde la etapa inicial
Gestión comprometida en prevenir la
Doble aprobación
Gestión comprometida Gestión comprometida en prevenir laen prevenir la
Doble aprobación Doble aprobación
Identificar necesidades yrequerimientos
de los directivos y trabajadores para obtener consenso e informar de los
Beneficios del cambio
Identificar necesidades yIdentificar necesidades yrequerimientosrequerimientos
de los directivos y trabajadores de los directivos y trabajadores para obtener consenso e informar de los para obtener consenso e informar de los
Beneficios del cambioBeneficios del cambio
Proceso de aprobación redundante (aprobación basada
en el papel seguido por una aprobación electrónica)
Proceso de aprobación redundante (aprobación basada
en el papel seguido por una aprobación electrónica)
Fracaso de la gestión del cambio (la resistencia
al cambio)
Fracaso de la gestión del cambio (la resistencia
al cambio)
La aprobación redundante resultó ser el único obstáculo de mayor influencia para disuadir la reducción en el tiempo y costo en la etapa inicial de la introducción del Sistema de Documento Electrónico
Familiarizarse con la nueva gestión de documentos La falta de explicación en el proceso para trabajar con documentos electrónicos produjo que los gestores se resistieran a utilizar la aprobación electrónica
18
I. Esquema del Proyecto
• Análisis Situacional
• Diseño Propuesto
• Plan de Ejecución
Índice
19
La visión del Proyecto de Sistema de Documento Electrónico, se define como una de las herramientas primordiales para la Simplificación Administrativa y la Modernización del Estado, por lo que se deberán implementar las correspondientes estrategias para lograr este objetivo.
III. Diseño PropuestoVisión y Objetivos del Sistema de Archivo de e-Documentos
Preparación técnica y cultural para la mejora
de trabajo
Apoyo eficiente en la administración y
transmisión paulatina de conocimientos
Mejorar las prácticas ineficientes a través de
la automatización
Preparación y reforzamiento de política y normas
Eliminar las restricciones y
fomentar el uso de e-documentos
Leyes y PolíticasLeyes y PolíticasLeyes y Políticas
Introducción de Políticas
Estandarizadas Para reducir los
costes iniciales y elevar la utilización
del sistema
EstandarizaciónEstandarizaciónEstandarización
Introducción gradual de la estrategia Con diferentes
niveles de Informatización y
tomando en cuenta la infraestructura
Introducción de la Estrategia
Introducción de Introducción de la Estrategiala Estrategia
Establecer estándares para el
flujo de trabajoLlevar la innovación administrativa a nivel
nacional
Proceso de Trabajo
Proceso de Proceso de TrabajoTrabajo
Sistema Riguroso de Implementación Para una rápida introducción y expansión del
sistema
Sistema de Implementación
Sistema de Sistema de ImplementaciónImplementación
Sistema de e-Documento como herramienta primordial para la Simplificación Administrativa y
la Modernización del EstadoVisiónVisión
ObjetivosObjetivos
Estrategia Estrategia de de
ImplementaImplementa--ción ción
20
Resumen de Mejoras de Tareas III. Diseño Propuesto
Se han definido siete (7) tareas a mejorar, con estrategias de aplicación obtenidas en base al análisis de estudios previos realizados.
Mejora de tareasMejora de tareasMejora de tareasSolucionesSolucionesSoluciones
1
2
3
4
5
6
7
Renovar las leyes relacionadas al Documento Electrónico
Establecer normas técnicas
Introducir el Sistema de Gestión de Documento Electrónico entre Entidades
Introducir el Sistema de Distribución Electrónica entre Entidades
Introducir el Sistema de Gestión de Archivos y Registros Nacionales
Introducir el Sistema de Documento Electrónico y organizar el equipo de trabajo
Establecer Plan de Gestión de Cambio
Reforzamiento legal y Reforzamiento legal y preparación de preparación de
políticaspolíticas
Establecimiento deEstablecimiento dePolíticas de Políticas de
EstandarizaciónEstandarización
Introducción de la Introducción de la EstrategiaEstrategia
PasoPaso--aa--PasoPaso
Procesos de Procesos de Estandarización de Estandarización de
TrabajoTrabajo
Establecimiento Establecimiento Riguroso de la Riguroso de la
Implementación del Implementación del SistemaSistema
Definir las normas técnicas documentariasConstruir un Sistema de Implementación Eficiente
Dividir la gestión del documento en unidades específicas
Automatizar el Flujo de Trabajo DocumentarioAutomatizar el intercambio documentario entre entidades
Mejorar el proceso de gestión de documentos
Digitalizar los archivos y la gestión de documentos
Proporcionar herramientas de trabajo para acumular conocimientos
Renovar las leyes y políticas relacionadas al documento electrónico
Soporte/monitoreo del trabajo basado en el individuo
Uso amigable del sistema
Minimizar el trabajo de apoyo
i
21
Tareas de Mejora III. Diseño Propuesto
01 Renovación de las leyes relacionadas a documento electrónico
Se requiere una revisión gradual de leyes para la implementación del Proyecto Piloto → Distribución de Documento → Gestión de Archivos y Registros
MetaMeta
TipoTipo
Factor Factor LegalLegal
Decreto Supremo LeyLey
Promulgación de la norma que permita la ejecución
del proyecto piloto (Administración de
e-Documentos, Infraestructura)
Incluir una cláusula en la norma relacionada al Documento
Electrónico (Administración de e-Documentos, e-Distribución,
Infraestructura)
Revisión de las normas para la Gestión de
Archivos y Registros (Gestión de Archivos y Expedientes Públicos)
Definir modelo estándar que se aplicará a toda las entidades del Gobierno Peruano. Identificar los problemas que puedan surgir en el proceso de implementación y presentar las soluciones.
Establecer la creación y distribución de documentos administrativos que, mediante norma legal, se lleven a cabo vía electrónica.
Apoyar la utilización de la norma del Sistema de Gestión de e-Documentos en todas las entidades gubernamentales.
Establecer la base jurídica para gestionar archivos y registros que deban ser conservados conforme a las leyes nacionales y a las normas ISO.
Establecer el principio que los documentos administrativos deban ser creados electrónicamente.Preparar formatos administrativos de acuerdo al e-Documento.Efectuar e-Documentos a través de aprobación electrónica.Mejorar el procedimiento administrativo previo a la introducción del sistema.
Centro de Apoyo a la distribución del Documento Electrónico (GDOC).Preparar el sistema para verificar la autenticidad de los documentos cuando se distribuyen entre las entidades.
Definir las funciones y responsabilidades de las entidades a cargo de la Gestión de Archivos y el Archivo Nacional.Establecer el sistema de Gestión Electrónica de Registros y Archivos Nacionales.Aprobar las normas de Gestión Electrónica de Registros y Archivos Nacionales.
22
Tareas de Mejora III. Diseño Propuesto
02 Establecer Normas Técnicas
La Norma Técnica es el factor clave para el éxito de la difusión del sistema de documento electrónico, así como, la promoción de la distribución de documentos electrónicos entre entidades.
Sistema
Estándares Técnicos del Sistema de
e-Documento
Emisión de estándares tecnológicos de e-gobierno a través de las entidades pertinentes.Definir los estándares técnicos a ser usados como guías a seguir, en lugar de mandatos o imposiciones legales.
Cumplimiento de los requerimientos de las leyes y/o normas y reglamentos pre-determinados sobre regulación de e-
documentosLey de Gestión de eLey de Gestión de e--DocumentoDocumento
Gestión
Sustained improvement
through standardized architecture
Arquitectura del Sistema
Minimize risks involving
compatibility with proper response
to changes in technologies
Tecnología
Comply with laws & regulations and
support standardized work
Estándares Funcionales
Define work processes
through system to be complied with
laws & regulations
Proceso de Estandarización
de trabajoMinimize risks
through rapid and efficient
development & operation
Desarrollo y Guía de
OperacionesSupport e-
Distribution among institutions
as well as utilization
Estandarización de e-Document
Mejora sostenida a través de arquitectura
estandarizada
Arquitectura del Sistema
Minimizar riesgos que impliquen la
compatibilidad con la debida respuesta
a cambios tecnológicos
Tecnología
Cumplir con las leyes y
regulaciones y apoyar el trabajo
estandarizado
Estándares Funcionales
Definir los procesos de trabajo a través
del sistema, los cuales deben
cumplir con las leyes y reglamentos
Proceso de Estandarización
de trabajoMinimizar los
riesgos a través de un rápido y
eficaz desarrollo y funcionamiento
Desarrollo y Guía de
Operaciones
Apoyo en la distribución
electrónica entre entidades así como
su utilización
Estandarización de e-
Documento
23
Tareas de Mejora III. Diseño Propuesto
Aplicación del legado
03Introducción del Sistema de Gestión de Documento Electrónico dentro de las entidades.
Dentro de la entidades, el ciclo de vida de los documentos electrónicos debe contar con el apoyo y la colaboración del personal pertinente.
ArquitecturaArquitecturaArquitecturaRequerimientosRequerimientosRequerimientos ArquitecturaArquitecturaArquitecturaRequerimientosRequerimientosRequerimientos
Sistema de Gestión de Documento
Portal
Negocio
Módulo Interfase
Inscripción Única PersonalizaciónInformación del Portal
Servicio Común
Flujo de Trabajo
Comunicación
Incluye todas las funciones necesarias para la implementación del trabajo sin papel.
Oficina sin PapelesOficina sin Papeles
Debe ser el núcleo del sistema de e-Gobierno a través de una estrecha interconexión con los sistemas encomendados.
Portal de Trabajo Administrativo
Proporciona una variedad de canales de comunicación incluyendo el correo electrónico, el boletín y el messenger.
Comunicación, Comunicación, Colaboración y Colaboración y
Gestión de Gestión de ConocimientoConocimiento Aplicación del legado
El Sistema de gestión permite un funcionamiento estable bajo diferentes niveles de informatización.
Administración Administración Conveniente y FácilConveniente y Fácil
Componentede ServicioRR HH
24
04Presentación del Sistema de Distribución de Documentos dentro de las entidades de la administración pública
El propósito principal del Sistema es implementar una administración rápida y eficiente, al distribuir los documentos electrónicamente entre las entidades públicas, eliminando y/o reduciendo gastos.
ArquitecturaArquitecturaArquitecturaRequerimientosRequerimientosRequerimientos
Tareas de Mejora III. Diseño Propuesto
Rápida administración a través de transferencia electrónica de documentos entre las instituciones en tiempo real.
Distribución de Distribución de Documentos en Documentos en
Tiempo RealTiempo Real
Aclarar las responsabilidades de los actores relevantes, asegurando la interfase correcta de envío y recepción de documentos.
Distribución estable de Documentos
Reducción de gastos al reducir al mínimo los costos en el envío y recepción de documentos.
Conveniencia en la Conveniencia en la Distribución de Distribución de
DocumentosDocumentos
Establecer una colaboración fluida para prevenir la posibilidad de elaboración de documentos manuales.
ElevadaElevadaSeguridad Seguridad
DocumentalDocumental
Envío de las Envío de las entidadesentidades
Recepción Recepción de las de las
entidadesentidades
Centro de Centro de Distribución de Distribución de ee--DocumentosDocumentos
Sistema de e-Documentos
Módulo regulador
Sistema de e-Documentos
Enviar documento
Gestión de autenticación
Módulo de intercambio
Directorio delGobierno
Servidor demensajería
Módulo de Procesos
Módulo regulador
Envío de documento
25
05 Presentación del Sistema de Gestión del Archivo Nacional y Registros
Apoyo a la administración transparente y gestión eficiente de los archivos y registros nacionales mediante la conservación estable y eficiente de los documentos administrativos.
ArquitecturaArquitecturaArquitecturaRequerimientosRequerimientosRequerimientos
Tareas de Mejora III. Diseño Propuesto
Gestión estable de documentos al minimizar la posibilidad de pérdida o daño de los documentos.
Manejo de Manejo de DocumentosDocumentos
Facilitar el acceso público a la información administrativa a través de métodos convenientes y fáciles.
Utilización adecuada de Documentos
Mantenimiento y almacenamiento adecuados de información administrativa mediante la eliminación de las limitaciones de espacio físico.
Manejo EficienteManejo Eficiente
Promover la transparencia administrativa y obtener la confianza de los ciudadanos facilitando el acceso del público a la información administrativa.
Administración Administración TransparenteTransparente
Instituciones Instituciones PúblicasPúblicas
Sistema de Gestión Nacional Sistema de Gestión Nacional de Archivos y Registrosde Archivos y Registros
Criterio de Clasificación
Sistema de Clasificación
de trabajo
Base de Información
Transferir el Control de Archivos y
Registros Electrónicos
Archivos y Registros No Electrónicos
Sistema e-Documento
Archivos y Registros DB
Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros
Lista de Gestiónde Archivos y Registros
Administración de Bibliotecas
e-DocumentoDBConservación de
e-documentos
Lista de Archivos y Registros
PortalBúsquedaIntegrada
Entrega del documento
26
06Organización para la introducción y funcionamiento del sistema de documento electrónico
Sistemas de colaboración para la introducción y el funcionamiento del sistema de documento electrónico.
R&R por fasesR&RR&R por fasespor fasesRoles y ResponsabilidadesRoles y ResponsabilidadesRoles y Responsabilidades
Preparación Piloto
Difusión & Avances Operación
Tareas Mejoradas
PCMPCMPCM
ONGEIONGEIONGEI
MEFCIO’sAGN
RENIECEntidades
MEFMEFCIO’sCIO’sAGNAGN
RENIECRENIECEntidadesEntidades
Empresas TIEmpresas TIEmpresas TI
Estrategia y Planeamiento
Coordinación
ApoyoApoyoApoyo
Implementa-
ción
ImplementaImplementa--
ciónción
PCM
ONGEI AGNAGNAGNRENIECRENIECRENIEC
PCM
ONGEI
CIO’s
EntidadEntidadEntidadEntidadEntidadEntidad
RENIECRENIECRENIEC
PCM
ONGEI
MEF
PCM
ONGEI
CIO’s
EntityEntityEntity
III. Diseño Propuesto
Centro de Distribución
Sistema de Archivo
EmpresaEmpresaEmpresa
Asesor
Asistencia
Asesor
27
07 Planificación de Gestión del Cambio El cambio de paradigma entre los funcionarios públicos del Perú es crítico para el éxito de la implementación del Sistema de Documento Electrónico, ya que el sistema sentará las bases para cambiar la manera en que todos los peruanos llevan a cabo sus trámites administrativos, promoviendo la simplificación administrativa y la modernización del Estado.
Meta de Gestión de CambioMeta de Gestión de CambioMeta de Gestión de CambioRequisitosRequisitosRequisitos
Tareas Mejoradas III. Diseño Propuesto
Planning
Capaz de minimizar el periodo de estabilización así como el impacto en los trabajos administrativos actuales.
Gestión de cambio con
mínimo impacto
La iniciativa integral de cambio (de arriba-abajo), implica un fuerte compromiso de la alta dirección, y es uno de los factores más críticos para un cambio exitoso
Gestión de Gestión de Cambio Cambio IntegralIntegral
El cambio de gestión debe ser conjuntamente iniciado y realizado por todas las partes interesadas incluyendo la dirección central, cada una de las entidades, y los operadores de sistemas
Eficiente gestión de cambio a
través de una definición clara
de R&R
Administrador
TFT
UsuarioResponsable d
el cambio de Gestión
Manejo de las expectativas y guía
en las comunicaciones de
valor
Manejo de las Manejo de las expectativas y guía expectativas y guía
en las en las comunicaciones de comunicaciones de
valorvalor
Realizar programa eficaz de Gestión del
Cambio
Realizar programa Realizar programa eficaz de Gestión del eficaz de Gestión del
CambioCambio
Reforzar el trabajo en equipo a través de la
educación la formación
Reforzar el trabajo en Reforzar el trabajo en equipo a través de la equipo a través de la
educación la educación la formación formación
Firme compromiso con la aplicación y apoyo al sistema
Firme compromiso Firme compromiso con la aplicación y con la aplicación y apoyo al sistemaapoyo al sistema
28
Panorama del Sistema Propuesto III. Diseño Propuesto
El Sistema de Documento Electrónico está en gran parte compuesto por tres grandes áreas dentro de las entidades: la gestión de documentos, distribución de documentos entre las entidades, y el sistema de archivos y registros.
Panorama del Sistema de e-Documento Panorama del Sistema de ePanorama del Sistema de e--Documento Documento
CiudadanosEmpleado Público
Sistema de gestión de documentosSistema de distribución de documentos
Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros
Aplicación del legado obtenido
Portal
Empresas
Componente de servicio
PortalDirectoriode Gobierno
Módulo de Interfase
Criterio de clasificación para un documento
RRHH
Inscripción única PersonalizaciónInformación del Portal
Servicio común
Flujo de trabajo
Comunicación
Administrador
Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros
Lista de gestión de archivos y registros
Administración de Bibliotecas
Conservación del e-Documento
Gestión de Autenticación
Módulo de intercambio
Servidor de Mensajería
Módulo de procesos
29
I. Esquema del Proyecto
• Análisis
• Diseño Propuesto
• Plan de Ejecución
Índice
30
Implementación de la Estrategia IV. Plan de Ejecución
La implementación exitosa del Sistema de Documento Electrónico requiere de un adecuado plan de implementación, para que, de manera específica se adopte un enfoque gradual, en tanto que los ensayos y errores deberán ser minimizados en base a las experiencias previas.
BBB
AAA
CCC
Implementación gradual teniendo en consideración el presupuesto y la eficienciaSeleccionar entidades que maximicen los
efectos de la implementación del sistema.Desarrollar un plan de aplicación gradual e
implementarlo teniendo en consideración las restricciones del presupuesto.
Desarrollo del Modelo EstandarizadoDesarrollo independiente de un modelo
estandarizado y que incluya las licencias (código fuente) en lugar de comprar un producto comercial. Adquirir eficiencia operativa y perspectiva
funcional.
Posibilitar el Plan de FinanciamientoPresupuesto para asegurar el desarrollo y la
expansión del sistema es un factor fundamental para el éxito de la implementación del plan.Concretar el plan de financiamiento para
garantizar el presupuesto en cada fase de ejecución.
Considerar la Estandarización con expansión
Plan de Adquisición
y Presupuesto
Maximizar la Factibilidad
Enfoque Gradual
Reforzamiento de las Reforzamiento de las Leyes y Políticas de Leyes y Políticas de
Preparación del Preparación del SistemaSistema
Establecer Políticas Establecer Políticas de Estandarizaciónde Estandarización
Estrategia de Estrategia de Introducción Introducción PasoPaso--aa--PasoPaso
Proceso de Proceso de Estandarización de Estandarización de
TrabajoTrabajo
Establecer un Establecer un sistema riguroso de sistema riguroso de
ImplementaciónImplementación
31
FasesFases
ObjetivosObjetivos
AlcancesAlcances
Desarrollo de las Etapas del Sistema de Documento Electrónico
El Sistema de e-Documento Peruano se llevará a cabo en tres grandes etapas: el ciclo de vida del documento, incluyendo la instalación y expansión del modelo estándar; el establecimiento del sistema de distribución documentaria; y la aplicación del Sistema Nacional de Gestión de Archivos y Registros.
IV. Plan de Ejecución
Automatizar la gestión de documentos dentro de las entidades.Digitalizar la creación y aprobación de documentos .
Distribución electrónica de documentos entre las entidades. Automatizar el seguimiento y verificación de envío y recibo del documento.
Establecer el Sistema de Gestión Nacional de Archivos y Registros para la transferencia electrónica y el almacenamiento de documentos.
Fase IIIEstablecimiento del
Sistema Nacional de Archivo
Fase IIIFase IIIEstablecimiento del
Sistema Nacional de Archivo
Fase IIEstablecimiento del
Sistema de Distribución
Fase IIFase IIEstablecimiento del
Sistema de Distribución
Fase IRealización del Modelo Estándar
y Difusión
Fase IFase IRealización del Modelo Estándar
y Difusión
Sentar las bases para el trabajo de procesamiento a través de e-documentos cuando las entidades seleccionadas adopten y utilicen el Sistema de Documento Electrónico.
Ampliar el sistema e-documentos a todas las entidades administrativas sobre la base de la infraestructura de e-documento.Establecer el Sistema de Distribución de documentos para digitalizar el intercambio de documentos administrativos entre las entidades.
Establecer un Sistema de Gestión que soporte todo el ciclo de vida del documento, desde su creación, distribución y preservación.
Designar un modelo de prueba y establecer un Sistema Piloto.Designar entidad de prueba y finalizar el modelo estándar.Ampliar e-Sistema de Archivo de Documentos (16 entidades, están sujetas a cambios posteriores).
Establecer el Sistema de Distribución Electrónica.Módulo Regulador del Sistema de Documento Electrónico.
• Establecer Sistema de Archivo Digital
• Desarrollar el Sistema de e-Documento y el Módulo de Interconexión del Sistema Digital de Archivo.
32
Calendario de Ejecución de las Diferentes Fases
Se tendrán cinco años para la implementación de las tres fases, incluyendo la preparación preliminar, la ejecución presupuestaria, la organización, y la introducción de leyes y políticas.
Sistema de Gestión de
e-Documento
Sistema de Sistema de Gestión de Gestión de
ee--DocumentoDocumento
Sistema de Distribución
de e-Documento
Sistema de Sistema de Distribución Distribución
de de ee--DocumentoDocumento
Sistema Nacional de
Archivo
Sistema Sistema Nacional de Nacional de
ArchivoArchivo
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
20102010 20112011 20122012 20132013 20142014
Establecer el Sistema de Distribución
Establecer el Sistema de Archivo Nacional
Desarrollar y Difundir el Modelo Estándar
Fase I Fase II Fase III
IV. Plan de Ejecución
Modelo PilotoEstándar
Modelo PilotoEstándar
Establecimiento de Prueba
Establecimiento de Prueba
Ampliación en las Entidades Principales
Ampliación en las Entidades Principales
Sistema de DistribuciónSistema de Distribución
Mejora funcional Mejora
funcional Mejora
FuncionalMejora
Funcional
Sistema de Registro
Sistema de Registro
ConsultoríaConsultoría
ConsultoríaConsultoría
Expansión sostenidaExpansión sostenida
Añadir el Módulo de
Interconexión Añadir el Módulo de
Interconexión
Completar la implementación del Sistema de
Documento Electrónico en las
Principales Entidades del
Estado
Ampliar a 24 entidades por año
33
Plan de Inversiones IV. Plan de Ejecución
La inversión total estimada de 16,7 Millones de Dólares, se prevé sea necesaria para los próximos cinco años, incluyendo la implementación del sistema básico que digitalizará todo el ciclo de vida de los documentos gubernamentales.
$ 5,942$ 5,897$ 1,692$ 1,959$ 1,241$ 16,731TOTAL
$ 4,363
$ 4,402
$ 7,966
Monto TotalClasificación
$ 516
$ 516
$ 928
2011
$ 516
$ 516
$ 661
2012
$ 1,578
$ 1,539
$ 2,825
Archivo Nacional
201420132010
$ 2,741$ 811Costo laboral
Software
Hardware
$ 1,617$ 215
$ 1,539$ 215
DistribuciónDifusión del Sistema de Documento Electrónico
(Unidad : USD 1,000)
HardwareSoftwareCosto Laboral
0
1,000
2,000
3,000
4,000
5,000
6,000
2010 2011 2012 2013 2014
(Uni
dad
: USD
1,0
00(
1,2411,959 1,692
5,897 5,942
34
Hoja de Ruta Financiera IV. Plan de Ejecución
La hoja de ruta para los próximos cinco años será la siguiente: La primera fase de la expansión institucional requerirá de la ayuda de cooperación financiera. Asimismo, se recomienda garantizar la continuidad de las fuentes de financiamiento para la expansión e implementación de la Segunda y Tercera fase.
Sistema de Gestión de e-Documento
Sistema de Sistema de Gestión de Gestión de ee--DocumentoDocumento
Sistema de Distribución e-Documento
Sistema de Sistema de Distribución Distribución ee--Documento Documento
Sistema de Archivo Nacional
Sistema de Sistema de Archivo Archivo NacionalNacional
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q420102010 20112011 20122012 20132013 20142014
Fase I Fase II Fase III
4.9M 5.9M
5.9M
Modelo PilotoModelo Piloto
Establecimiento de Prueba Establecimiento de Prueba
Ampliar las Principales Entidades Ampliar las Principales Entidades
Sistema de DistribuciónSistema de Distribución
Mejora FuncionalMejora Funcional
Mejora FuncionalMejora Funcional
Sistema deRegistro Sistema deRegistro
ConsultoríaConsultoría
ConsultoríaConsultoría
Expansión sostenidaExpansión sostenida
Añadir el Módulo de Interconexión
Añadir el Módulo de Interconexión
Ampliar a 24 Entidades por Año
35
Efectos Esperados IV. Plan de Ejecución
La introducción del Sistema de Documento Electrónico acelerará y facilitará la simplificación administrativa, la modernización del Estado, así como, permitirá la comunicación y cooperación entre entidades, innovando el sistema de trámites y elevando la transparencia administrativa.
Efectos Cualitativos EsperadosEfectos Cualitativos EsperadosEfectos Cualitativos Esperados
TiempoReal
Eliminación de Restricciones
de Espacio Físico
Transparencia
Innovación y Simplificación Administrativa
Promueve la Simplificación Administrativa.
Eleva el nivel de los servicios públicos.
Contribuye al desarrollo de la industria TIC.
Rápida creación de documentos públicos a través de formatos estandarizados. Aprobación y distribución de documentos en tiempo real vía aprobación electrónica y correo electrónico.Rigurosa conservación de los archivos y registros nacionales creados como documentos electrónicos.
Superar las limitaciones de los funcionarios públicos durante el proceso de creación de documentos administrativos.Eliminar las restricciones de espacio físico y ahorro de tiempo mediante la distribución de documentos en línea, en lugar de la tramitación manual convencional.Permitir la búsqueda rápida y eficiente de los documentos conservados o archivados electrónicamente, eliminando los problemas de la falta de espacio físico.
Implementación de un gobierno más democrático, integrado y descentralizado.Mejorar la eficiencia mediante métodos innovadores de trabajo.Mejorar el nivel de satisfacción de los ciudadanos al acceder a servicios públicos rápidos, eficientes y de calidad.
Elevar la responsabilidad del encargado del registro al precisar el procedimiento detallado del trabajo realizado.Incrementar el derecho del ciudadano de acceder, conocer y velar el manejo de la información pública.
36
Efectos Esperados IV. Plan de Ejecución
No sólo se reducirán los costos y el tiempo invertido para la tramitación de documentos en papel, sino que además, se elevará la utilización adecuada de los documentos.
Efectos Cuantitativos EsperadosEfectos Cuantitativos EsperadosEfectos Cuantitativos Esperados
Reducción de Costos Reducción de TiempoReducción de Tiempo
Utilización de DocumentosUtilización de Documentos
Gastos Laborales
Gastos Laborales
Gastos de Impresión
Gastos de Impresión
Gastos de TransporteGastos de Transporte
Gastos de Almacenamiento
Gastos de Almacenamiento
(10,000)
0
10,000
20,000
30,000
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Punto de Quiebre
Relación de Archivos y Registros
Relación de Archivos y Registros
Utilización de Información entre
las Entidades
Utilización de Información entre
las Entidades
Tiempo del procesamiento de Documentos
Tiempo del procesamiento de Documentos
Reducción de Trámites
Reducción de Trámites
“Se espera una reducción promedio de costos mensuales
por entidad pública de alrededor de USD $38, 845 Dólares, una
vez se implemente por completo el Sistema de Documento
Electrónico”
“Reducción del tiempo de manejo de documentos y gastos asociados. Se
eliminan tiempos y esfuerzos innecesarios (colas, entregas, etc.)
“Utilización del conocimiento interno acumulado y mejoramiento
de la información a través del incremento de acceso a los
archivos y registros nacionales”
BeneficioCostoBeneficio – CostoAcumulado
37
¡Muchas Gracias!