ph 3023 bil_05_perekrutan_dalaman_nov_02-03
TRANSCRIPT
internal recruit 1
PEREKRUTAN DALAMANPEREKRUTAN DALAMANMembincangkan isu-isu dalam perancangan perekrutan
Isu-isu OrganisasiIsu-isu Pentadbiran
Mengenalpasti pelbagai aspek dalam pembangunan strategi
Jenis/sistem perekrutanSumber perekrutanPemilihan sumberBila hendak mencari
Objektif:
internal recruit 2
PEREKRUTAN DALAMANPEREKRUTAN DALAMAN
Membincangkan isu-isu pencarianMembincangkan reaksi calon terhadap proses perekrutan
Objektif:
internal recruit 3
Perekrutan DalamanPerekrutan Dalaman
Perancangan perekrutan– Utk mencapai keberkesanan pemadanan pemohon dalaman dgn
jawatan kosong yg ada, orgn perlu memberi tumpuan terhadap dua isu:
Isu-isu organisasi– Laluan Pergerakan (Mobility Path)
– Polisi Pergerakan (Mobility Policies)
Isu-isu pentadbiran– Requisition
– Koordinasi
– Belanjawan
– Panduan Perekrutan
internal recruit 4
Perancangan PerekrutanPerancangan PerekrutanIsu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi
Laluan Pergerakan (Mobility path) – mengandungi pergerakan pekerja yg mungkin/ munasabah di
dlm struktur pasaran dalaman– ditentukan oleh banyak faktor :-
tenaga kerja orgn kesatuan sekerja ciri-ciri pasaran buruh
– Terdapat dua jenis laluan pergerakan :- Tradisional Inovatif
– kedua-duanya akan menentukan siapakah yg layak utk sesuatu pekerjaan baru dlm orgn
internal recruit 5
Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Laluan Pergerakan TradisionalLaluan Pergerakan Tradisional
Penekanan adalah semata-mata pergerakan ke-atas di dlm orgn (exhibit 8.1 )
kenaikan pangkat scr pergerakan lateral kadang2 wujud bagi menggantikan pergerakan ke atas bagi staf yg mempunyai pengalaman :-– umum & khusus – Peringkat korporat & bahagian (division)
mereka ini dilihat sbg berkebolehan & mampu utk bekerja dlm keseluruhan orgn
Laluan pergerkan ini mudah ditadbir ttp kurang fleksibel & mungkin menjadi penghalang kpd pemadanan terbaik antara individu dgn pekerjaan
internal recruit 6
Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Laluan Pergerakan InovatifLaluan Pergerakan Inovatif
Pergerakan bukan hanya ke atas shj tetapi juga ke mana-mana arah ( atas, bawah, sisi ) ( exhibit 8.2 )
utk tujuan pembelajaran yg berterusan & dpt memberi sumbangan yg banyak kpd orgn
banyak orgn telah bertukar kpd inovatif kerana:– Orgn perlu lebih fleksibel dgn perubahan teknologi & global– pertumbuhan orgn yg perlahan menyebabkan ia mencari alternatif utk
memanfaatkan bakat pekerja yg sedia ada Laluan ini fleksibel ttp sukar utk ditadbir Terdapat beberapa jenis laluan pergerakan inovatif:(Exhibit 8.2)
– Laluan Selari (parallel)– Lateral– Lattice
internal recruit 7
Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Laluan Pergerakan InovatifLaluan Pergerakan Inovatif
Laluan Selari (parallel)– membenarkan pengkhususan pekerjaan oleh pekerja sama ada dlm
kerja teknikal @ pengurusan– Kedua-dua laluan diberi ganjaran & status yg sama
Lateral– tiada langsung pergerakan ke atas– Pekerja memegang pelbagai jawatan (yg memerlukan pelbagai
keupayaan & kebolehan) pada tahap yg sama dlm orgn Lattice
– membenarkan pergerakan ke atas, lateral, ke bawah– Spy dpt memperlengkapkan pekerja sebelum mereka memegang
suatu jawatan pd tahap yg lebih tinggi dlm orgn
internal recruit 8
Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Laluan Pergerakan InovatifLaluan Pergerakan Inovatif
Langkah yg diperlu diambil jika gunakan kaedah inovatif :-– Sistem ganjaran alternatif
tidak berdasarkan kenaikan pangkat ttp berdasarkan :-– pengetahuan & kemahiran
– sumbangan kpd orgn secara berpasukan @ individu
– Pembinaan pasukan cabaran & autonomi dpt diwujudkan dgn membina pasukan kerja (ahli
pasukan bert/jwb dlm segala hal termasuk penyediaan produk/servis)
– Kaunseling bengkel dan nasihat individu digunakan utk memastikan pekerja
mempunyai perancangan yg baik utk pergerakan dlm orgn
– Pekerjaan alternatif cuti sabatikal, penempatan industri dll utk memastikan pekerjaan tetap
mencabar & pekerja mendpt pengetahuan & kemahiran yg baru
internal recruit 9
Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Polisi Pergerakan (Mobility Policies)Polisi Pergerakan (Mobility Policies)
Laluan pergerakan menunjukkan perhubungan sesama pekerjaan, tetapi tidak menunjukkan peraturan pergerakan pekerja di antara pekerjaan tersebut
Peraturan pergerakan dinyatakan dlm polisi bertulis yg perlu dibangunkan & ditetapkan kriteria
Antara ciri-ciri pernyataan polisi yg bermutu– Tujuan polisi disampaikan dgn jelas– Polisi konsisten dgn falsafah & nilai pengurusan atasan– Skop polisi yg jelas iaitu meliputi kawasan geografi, kump pekerja– T/jawab & peluang pembangunan pekerja ditafsir dgn jelas– T/jawab penyelia utk pembangunan pekerja dinyatakan dgn jelas– Prosedur diterangkan dgn jelas
internal recruit 10
Isu-Isu OrganisasiIsu-Isu Organisasi Polisi PergerakanPolisi Pergerakan
Kriteria polisi pergerakan– Senaraikan kriteria yg digunakan utk tentukan pekerja
yg layak dipertimbangkan utk mengisi kekosongan jawatan dlm laluan pergerakan
– Biasanya penentuan kriteria berdasarkan :- Senioriti Tahap pengalaman KSAOs Duti kerja yg diperlukan utk pekerjaan tersebut
internal recruit 11
Perancangan PerekrutanPerancangan PerekrutanIsu-Isu PentadbiranIsu-Isu Pentadbiran
Requisition– Autoriti untuk pengisian jawatan oleh pengurusan atasan– Requisition yg formal adalah penting bagi proses perekrutan
dalaman spy tidak berlaku perkara yg bercanggah dgn matlamat orgn
Koordinasi– usaha perekrutan luaran & dalaman mesti dikoordinasi &
diselaraskan melalui falsafah penstafan orgn– Langkah yg perlu diambil utk mengkoordinasi aktiviti :-
Wujudkan jawatan pakar penstafan dalaman (juga dikenali sbg placement/classification professional) untuk memastikan calon dalaman diambilkira dlm proses perekrutan
Wujudkan polisi yg menjelaskan bil. & jenis calon yg diambil scr dalaman & luaran
internal recruit 12
Belanjawan (Budget)– mesti selalu diawasi– kos pengambilan mungkin berbeza diantara perekrutan luaran &
dalaman– walaupun sasaran perekrutan dalaman merupakan pekerja yg sedia
ada, ttp tidak semestinya belanjawannya kurang drp perekrutan luaran
Panduan Perekrutan– merupakan dokumen formal yg menjelaskan proses utk diikuti bagi
menarik pemohon kpd kekosongan jawatan– Panduan termasuklah penjelasan tentang :-
Masa Kewangan aktiviti staf yang diperlukan untuk mengisi kekosongan langkah utk mengisi kekosongan
Perancangan PerekrutanIsu-Isu Pentadbiran
internal recruit 13
Selepas perancangan perekrutan, orgn perlu membentuk strategi ttg :-– Dimanakah untuk mencari sistem perekrutan yg hendak
digunakan?
– sistem perekrutan terbuka, tertutup @ tersasar?– Bagaimanakah untuk mencari sumber perekrutan yg
hendak digunakan?– Bagaimanakah hendak memilih sumber?– Bilakah perlu mencari ?
Pembangunan StrategiPembangunan Strategi
internal recruit 14
Pembangunan StrategiPembangunan StrategiSistem PerekrutanSistem Perekrutan Sistem perekrutan dalaman terbuka
– pekerja diberitahu ttg kekosongan jawatan (Exhibit 8.5) biasanya melalui sistem job posting (hebahan kekosongan jwtan)
– beri peluang kpd pekerja utk mengukur kelayakan mereka terhadap keperluan pekerjaan utk kenaikan pangkat
– mengelak penyelia dari memilih pekerja yg disukainya sahaja utk kenaikan pangkat
– boleh mewujudkan persaingan yg tidak dikehendaki di kalangan pekerja
– morale (semangat)pekerja juga mungkin akan berkurangan jika kecewa
– mengambil masa yg lama utk menapis calon & memberi maklumbalas kpd mereka
internal recruit 15
Pembangunan StrategiPembangunan StrategiSistem PerekrutanSistem Perekrutan
Sistem perekrutan dalaman tertutup– pekerja tidak tahu ttg kekosongan jawatan (Exhibit 8.4)
– sangat efisien kerana langkah yg terlibat adalah sedikit, masa & kos juga minimum
– Sesuai digunakan sekiranya mempunyai fail KSAOs calon Sistem perekrutan dalaman tersasar
– Di bawah sistem tersasar, langkah-langkah dlm sistem terbuka & tertutup diikuti pd masa yg sama
– Kekosongan pekerjaan dihebahkan kpd pekerja, di samping itu jabatan HR juga mengendalikan pencarian
– Kebaikan :- mendapatkan calon yg ramai & menyeluruh calon mempunyai peluang yg sama utk memohon, dpt cungkil bakat
– Kelemahan :- memakan masa & mahal
internal recruit 16
Pembangunan StrategiPembangunan Strategi Sistem PerekrutanSistem Perekrutan : : Kriteria Kriteria
pemilihanpemilihan Kos pencarian – sistem tertutup paling murah, ttp akan mengakibatkan kos perundangan yg
tinggi jika berlaku ketidakadilan dlm kecapaian pekerjaan oleh wanita & minoriti ( US context)
– sistem tersasar melibatkan kos yg paling tinggi Tindakbalas yang cepat
– Sistem tertutup dpt memberi tindakbalas yg cepat dlm keadaan kekosongan jawatan ingin diisi segera
Kenal pasti & cungkil bakat calon– sesetengah pekerjaan memerlukan KSAOs yg khusus, dan sistem tertutup
dpt mengenalpasti dengan cepat calon yg sesuai– sistem terbuka pula dapat mengenalpasti lebih ramai calon & mencungkil
bakat calon berbanding dgn sistem tertutup– Namun, sistem terbuka akan menggalakkan migrasi pekerja dr jenis
pekerjaan yg kritikal & sukar diisi dlm orgn. Ini akan menimbulkan masalah kekosongan jawatan dlm bidang-bidang tersebut.
internal recruit 17
Job posting (Hebahan pekerjaan secara dlman)– seperti pengiklanan yang digunakan dalam rekrut luaran– menyatakan tugas & keperluan pekerjaan, & cara mmohon– isu penting ialah maklumbalas, pekerja mesti diberitahu
sama ada mereka mendapat jawatan yang dipohon atau tidak Inventory kemahian (skill inventories)
– KSAOs yang digunakan dalam membuat keputusan di simpan dalam inventori kemahiran
– mengandungi fail manual/berkomputer bagi setiap pekerja
Pembangunan StrategiPembangunan Strategi Sumber-sumber perekrutanSumber-sumber perekrutan
internal recruit 18
Pengundian (nomination )– dilakukan oleh penyelia & rakan sebaya yang berpotensi– mereka mungkin merupakan sumber yang terbaik bagi calon
dalaman kerana mereka telah biasa dengan apa yang diperlukan untuk membantu kejayaan organisasi
Rujukan pekerja (employee referral)– pekerja akan merujuk calon yang berpotensi kepada organisasi– tidak banyak digunakan dalam rekrut dalaman
In-house temporary pools (sumber sementara dlman)– penting kepada penstafan sementara dan juga untuk sumber bagi
pekerjaan tetap
Pembangunan Strategi Sumber-sumber perekrutan
internal recruit 19
Rancangan gantian (succession plans)– kebanyakan rancangan ini memasukkan carta gantian (replacement
charts) yang menerangkan kedudukan pertengahan & atasan & siapakah yang dijadualkan untuk mengisi slot tersebut
– berorientasikan masa hadapan utk memenuhi cabaran2 baru
Intranet dan intraplacement (penempatan dlman)– laman web dalaman organisasi (intranet) boleh juga menjadi
sumber rekrut dalaman disebabkan maklumat dpt disebarkan dgn cepat sekali
– penempatan dlman menggunakan perekrut dlman utk menempatkan pekerja secara dlman(bila perlu)
Pembangunan Strategi Sumber-sumber perekrutan
internal recruit 20
Pemilihan sumber bergantung kepada kriteria berikut:– kuantiti pekerja: job posting & intranet akan menghasilkan calon
dlman yang > ramai berbanding sumber yang lain– kualiti pekerja: rancangan gantian sesuai utk calon dlman yg
berkualiti – kekangan belanjawan: rujukan pekerja @ pengundian selalunya <
melibatkan kos, & intranet serta rancangan gantian perlukan kos yg tinggi utk dikendalikan
– tanggungjawab perundangan & kontrak: dlm kebanyakan keadaan, agensi kerjaan & swasta perlu mengiklankan pekrjaan utk memenuhi perjanjian yg termetrai di antara majikan dgn kesatuan sekerja
Pembangunan StrategiPembangunan Strategi Pemilihan sumberPemilihan sumber
internal recruit 21
Bilakah perlu kpd calon-calon dlman?
Perlu dikira masa yg diperlukan sebelum melakukan perekrutan dan langkah2 atau turutan2 yg perlu diikuti dlm proses perekrutan
lead time concerns (hal2 yg mendahului masa):– perbezaan utama antara perekrutan dalaman & luaran ialah:
perekrutan dalaman bukan hanya mengisi kekosongan tetapi juga mewujudkan kekosongan, kerana setiap kali kekosongan diisi akan ada kekosongan yang lain pula
– perlu lakukan perancangan (spt rancangan gantian)
Pembangunan StrategiPembangunan Strategi Bila hendak mencariBila hendak mencari
internal recruit 22
time sequence concerns (hal2 turutan langkah2):– penting bagi mengkoordinasikan aktiviti rekrut dalaman dan
luaran– banyak organisasi memulakan perekrutan secara dalaman,
kemudian baru luaran– isu yang diutarakan ialah:
berapa lama pencarian dalaman akan dilakukan, sama ada ia boleh berjalan serentak dengan luaran & siapakah akan dipilih jika kedua-dua calon ( dalaman &
luaran ) menepati KSAOs yg dikehendaki
Pembangunan Strategi Bila hendak mencari
internal recruit 23
Dilkaukan selepas fasa perancangan dan pembangunan strategiMelibatkan pembangunan mesej dan media komunikasi mesej komunikasi
– seperti dlm perekrutan luaran , mesej mungkin secara tradisional, realistik, sasaran & menarik
– tradisional: menyediakan maklumat yang kurang konkrit & kurang tepat kpd calon
– realistik: menyediakan maklumat sebenar sesuatu aspek pekerjaan, s’ada positif @ negatif
– sasaran: menunjukkan bagaimana ssuatu pekerjaan itu padan @ tidak dgn kehendak/keperluan calon
– menarik: menawarkan insentif kpd calon (berbentuk kewangan & bukan kewangan)
PencarianPencarian
internal recruit 24
medium komunikasi– medium sebenar yang digunakan untuk memberitahu kekosongan
dalam organisasi ialah job posting, dokumen bertulis yg lain, penyelia & rakan yang berpotensi, & juga sistem tidak formal
– job posting biasanya dikoordinasikan oleh jabatan sm– dokumen bertulis lain termasuklah penerangan tentang organisasi,
lokasi & juga tentang pekerjaan– sistem informal berlaku bila pekerja berkomunikasi antara satu
sama lain tentang kekosongan jawatan dlm orgn
Pencarian
internal recruit 25
Kurang kajian dilakukan terhdp reaksi calon terhdp perekrutan dlman
W’bagaimana pun, isu keadilan menonjol
Isu keadilan– keadilan distributif : persepsi pekerja terhadap keadilan bagi
sesuatu keputusan (kenaikan pangkat/ tidak dinaikkan pangkat )– keadilan prosedural/kaedah : persepsi pekerja terhadap keadilan
proses ( polisi & prosedur) yang membawa kepada kenaikan pangkat/tidak
– diskriminasi terhadap wanita & minoriti
Reaksi calonReaksi calon