phân loại tài liệu lưu trữ

14
Câu 1:. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC LOẠI PHÔNG LƯU TRỮ Phông lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hình thành và phát triển của một quốc gia, một cơ quan hay một cá nhân, gia đình, dòng họ. Như vậy, để xác định một phông lưu trữ, chúng ta cần xem xét đến các yếu tố như: đơn vị hình thành phông là một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân hay một gia đình, dòng họ; khối tài liệu trong phông hoàn chỉnh hay tương đối hoàn chỉnh… Trong một phông lưu trữ có thể có nhiều loại tài liệu khác nhau. Từ khái niệm về phông lưu trữ chúng ta có thể thấy mỗi một quốc gia trong quá trình hình thành và phát triển của mình sẽ hình thành một khối tài liệu phong phú, đa dạng. Khối tài liệu đó hợp lại thành Phông lưu trữ quốc gia. Mỗi cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển sẽ hình thành nên phông lưu cơ quan và mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ trong quá trình sống và hoạt động sẽ hình thành nên Phông lưu trữ cá nhân, Phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ… Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của các loại Phông lưu trữ. 1. Phông lưu trữ quốc gia Theo luật lưu trữ VN năm 2011: Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước. 1

Upload: tran-hoang

Post on 23-Nov-2015

69 views

Category:

Documents


2 download

DESCRIPTION

asd

TRANSCRIPT

Phn loi ti liu (phn 3)

Cu 1:. KHI NIM, C IM CA CC LOI PHNG LU TRPhng lu tr l khi nim dng ch mt khi ti liu hon chnh hoc tng i hon chnh phn nh qu trnh hnh thnh v pht trin ca mt quc gia, mt c quan hay mt c nhn, gia nh, dng h. Nh vy, xc nh mt phng lu tr, chng ta cn xem xt n cc yu t nh: n v hnh thnh phng l mt quc gia, mt c quan, mt c nhn hay mt gia nh, dng h; khi ti liu trong phng hon chnh hay tng i hon chnh Trong mt phng lu tr c th c nhiu loi ti liu khc nhau.T khi nim v phng lu tr chng ta c th thy mi mt quc gia trong qu trnh hnh thnh v pht trin ca mnh s hnh thnh mt khi ti liu phong ph, a dng. Khi ti liu hp li thnh Phng lu tr quc gia. Mi c quan trong qu trnh hnh thnh v pht trin s hnh thnh nn phng lu c quan v mi c nhn, gia nh, dng h trong qu trnh sng v hot ng s hnh thnh nn Phng lu tr c nhn, Phng lu tr gia nh, Phng lu tr dng hDi y l nhng c im c bn ca cc loi Phng lu tr.1. Phng lu tr quc giaTheo lut lu tr VN nm 2011: Phng lu tr quc gia Vit Nam l ton b ti liu lu tr ca nc Vit Nam, khng ph thuc vo thi gian hnh thnh, ni bo qun, ch chnh tr - x hi, k thut ghi tin v vt mang tin.

Phng lu tr quc gia Vit Nam bao gm Phng lu tr ng Cng sn Vit Nam v Phng lu tr Nh nc Vit Nam.

Phng lu tr ng Cng sn Vit Nam l ton b ti liu lu tr c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc t chc ca ng Cng sn Vit Nam, t chc tin thn ca ng, cc t chc chnh tr - x hi; cc nhn vt lch s, tiu biu ca ng, t chc tin thn ca ng v ca cc t chc chnh tr - x hi.

Phng lu tr Nh nc Vit Nam l ton b ti liu lu tr c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan nh nc, t chc chnh tr x hi - ngh nghip, t chc x hi, t chc x hi - ngh nghip, t chc kinh t, n v s nghip, n v v trang nhn dn, nhn vt lch s, tiu biu v ti liu khc c hnh thnh qua cc thi k lch s ca t nc.

2. Phng lu tr c quanMi mt c quan, t chc trong qu tnh hnh thnh v pht trin s sn sinh ra mt khi lng ti liu phn nh qu trnh hnh thnh v pht trin ca c quan, t chc .Phng lu tr c quan l khi ti liu hon chnh hoc tng i hon chnh phn nh qu trnh hnh thnh v pht trin ca mt c quan, mt t chc chnh tr, t chc kinh t, vn ha, x hi hoc mt n v lc lng v trang nhn dn.Thi gian ca mt Phng lu tr c quan c tnh bt u t khi c quan, t chc thnh lp n khi c quan, t chc ngng hot ng hoc gii th.Phng lu tr c quan phi p ng cc yu cu c bn ca mt phng lu tr, tc l ngoi yu t ca mt phng lu tr.V vy, mt c quan, t chc mun thnh lp mt phng lu tr cn p ng nhng yu cu sau:- C quan t chc phi hot ng c lp: tc l c vn bn ca c quan c thm quyn cho php thnh lp v hot ng, c ti khon ring, c bin ch ring, c vn th v con du ring (c t cch php nhn).- Ti liu hnh thnh trong qu trnh hnh thnh v pht trin ca c quan, t chc phi phn nh hon chnh hoc tng i hon chnh qu trnh hnh thnh v pht trin ca c quan .3. Phng lu tr c nhnPhng lu tr c nhn l ton b ti liu hnh thnh trong qu trnh sng v hot ng ca mt c nhn.Phng Lu tr c nhn c bt u t khi ngi sinh ra v kt thc khi ngi qua i. (Tuy nhin, vn c quan im cho rng thi im kt thc ca phng lu tr c nhn c th ko di cho n khi khng cn cc c nhn khc vit v ngi ).Phng lu tr c nhn bao gm nhiu nhm ti liu phong ph a dng, t ti liu v tiu s n cc ti liu phn nh qu trnh hc tp, lm vic v nhng ti liu th t trao i, ti liu ca nhng c nhn khc vit v ngi . Trong c nhiu loi hnh ti liu khc nhau nh: ti liu hnh chnh; ti liu nghin cu khoa hc; ti liu khoa hc k thut; ti liu chuyn mn; ti liu phim nh, ghi m; ti liu in t Do c im ti liu phng lu tr c nhn rt phong ph a dng v nhiu th loi nn khng th xy dng mt phng n phn loi thng nht i vi cc loi phng lu tr c nhn m trong qu trnh phn loi cn vn dng linh hot nhiu c trng phn loi ti liu. Ngi ta thng cn c vo tnh cht hot ng ca c nhn hnh thnh phng m quy nh mt phng n phn loi v sp xp th t cc nhm trong phng ring bit (vn ny s c trnh by k phn sau).4. Phng lu tr gia nh, dng hPhng lu tr gia nh, dng h l ton b ti liu hnh thnh trong qu trnh sng v hot ng ca mt gia nh, dng h hoc ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca nhiu c nhn tiu biu trong mt gia nh, dng h.Phng lu tr gia nh, dng h cng c nhng c trng khc bit vi phng lu tr c quan hay phng lu tr c nhn. Phng lu tr gia nh, dng h phn nh qu trnh sng v hot ng ca mt gia nh, mt dng h hoc nhiu c nhn tiu biu trong mt gia nh, dng h. V vy, thnh phn ti liu trong phng lu tr gia nh, dng h rt a dng v phc tp. Do vic xy dng v la chn phng n phn loi cho loi hnh phng lu tr ny l rt kh khn v phc tp.5. Su tp ti liu lu trSu tp ti liu l nhm ti liu c su tm v thu thp ch yu theo ch nht nh da trn c trng ni dung, vn , thi gian, tc gi hoc vt liu, k thut ch tc ra ti liu. y l khi ti liu thng c s lng t, cha c cc yu t thnh lp mt phng lu tr. Khi ti liu ny li khng iu kin tho mn l thnh phn ca mt phng lu tr c quan hay mt phng lu tr c nhn bt k. V vy, ngi ta thu thp, su tm v thnh mt khi ring bit gi l su tp ti liu.

V d: Su tp ti liu v Phong tro X vit Ngh Tnh nm 1930-1931.

CU 2. KHI NIM, MC CH, YU CU V NGUYN TC PHN LAI TI LIU1.1 Khi nimPhn loi ti liu lu tr l cn c vo nhng c trng ph bin ca ti liu phn chia chng ra cc khi, cc nhm, hoc cc n v chi tit ln, nh khc nhau nhm mc ch qun l v s dng c hiu qu nhng ti liu .1.2 Mc chVic phn loi ti liu nhm hng ti hai mc ch c bn:- Mt l, phn loi t chc khoa hc ti liu ca cc Phng lu tr. Chng ta bit rng ti liu lu tr trong cc phng lu tr c s lng rt ln (t hng chc n hng trm, hng nghn mt gi ti liu). Mt khc, ti liu thuc Phng Lu tr Quc gia Vit Nam li c hnh thnh trong phm vi rng ln. V vy, nu khng tin hnh phn loi th khng th t chc khoa hc khi ti liu ca quc gia cng nh ti liu ca tng c quan. Nh phn loi ti liu, chng ta s xc nh c mng li cc trung tm, cc kho lu tr bo qun ti liu trong phm vi ton quc, ng thi cng nh phn loi, ti liu trong tng phng lu tr c quan s c t chc thnh cc khi, nhm mt cch khoa hc, to iu kin cho vic t chc, sp xp ti liu trong thc t.- Hai l, phn loi ti liu nhm to iu kin thun li cho vic tra tm v khai thc, s dng ti liu. Nh phn loi khoa hc ti liu, cc c quan lu tr c th xy dng h thng cc cng c tra tm theo phng, theo khi, nhm ti liu hoc theo vn . Mt khc, cng nh phn loi khoa hc ti liu, ngi khai thc s thun li trong vic tra tm thng tin trong ti liu theo phng, theo khi, nhm ti liu hoc theo vn m h quan tm.1.3 Yu cuPhn loi ti liu cn t c hai yu cu c bn l: tnh khoa hc v tnh trit .- Tnh khoa hc th hin ch sau khi phn loi, ti liu trong phng phi c sp xp mt cch khoa hc, logic d bo qun, d tra tm v phn nh c ni dung v thnh phn ti liu ca mt phng lu tr ng thi lm ni bt c chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc cng nh nhng c im ca n v hnh thnh phng.- Tnh trit th hin trong vic cc c quan lu tr cn xy dng phng n phn loi sao cho ti liu trong phng c phn chia mch lc theo tng cp ln, nh ca cc nhm, m bo khng c ti liu tha ra sau khi ti liu c phn loi theo phng n chn.1.4 Nguyn tcPhn loi ti liu cn c thc hin theo nhng nguyn tc nht nh. m bo nguyn tc qun l tp trung thng nht, vic phn chia ti liu trong cc phng lu tr ni chung v phng lu tr quc gia ni ring cn c ch o xuyn sut trn lp trng quan im ca ng v thng nht v nghip v theo quy nh ca Nh nc. Vic phn loi ti liu trong phng lu tr quc gia cn phn nh c lch s hnh thnh ca quc gia v c cu t chc b my ca nh nc trong tng thi k lch s.i vi phng lu tr c quan, vic phn loi ti liu m bo khng c phn tn ti liu trong phng v tn trng nguyn tc xut sinh ti liu, khng ph v mi quan h lch s ca ti liu trong phng.Phn loi ti liu cn m bo nguyn tc thng nht vi cng tc thu thp, b sung ti liu v cng tc xc nh gi tr ti liu trong phng. Vic phn loi ti liu phi to iu kin thun loi cho cng tc thu thp, b sung ti liu ng thi cng tc thu thp, b sung ti liu vo phng cng cn c thng nht vi cng tc. ng thi qu trnh phn loi ti liu cn c thc hin song song vi cng tc xc nh gi tr ti liu, nhm trnh trng hp sau khi phn loi, sp xp ti liu n n v bo qun cui cng, cn b lu tr li pht hin nhng n v bo qun ht gi tr cn loi b gy lng ph v thi gian, cng sc.

Cu 4: Phn tch cc yu t nh hng n gii gin ca phng LT c quan

- S thay i v ch chnh tr: s thay i thng gn lin vi cc cuc cch mng, khi cc c quan thuc b my ca chnh quyn c b xo b, b my nh nc mi c thnh lp, lm xut hin hng lot c quan mi. V d: Vit Nam, Cch mng thng Tm nm 1945 thnh cng, nh b my chnh quyn Php v phong kin b nhn ti Vit Nam, ko theo s ra i ca hng lot cc c quan thuc chnh quyn cch mng dn ch nhn dn. Ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca nhiu c quan ny s to nn nhng phng lu tr mi.- S thay i v chc nng, nhim v, quyn hn ca c quan: Khi chuyn i, tch hay sp nhp, gii th, lp mi cc c quan, n v th c th s lm thay i chc nng, nhim v, quyn hn ca c quan c. S thay i ny cng c th dn n vic kt thc hot ng ca mt phng lu tr v m ra s bt u ca mt phng lu tr mi. l cn c quan trng nh hng n gii hn hot ng ca cc n v hnh thnh phng ti liu trong mt trung tm, mt phng kho lu tr.V d: Ngh nh s 91/2002/N-CP ngy 11/11/2002 ca Chnh ph v vic thnh lp B Ti nguyn v Mi trng; Ngh nh s 54/2003/N-CP ngy 19/5/2003 ca Chnh ph v vic thnh lp B Khoa hc v Cng ngh trn c s tch B Khoa hc Cng ngh Ti nguyn v Mi trng thnh B Ti nguyn & Mi trng v B Khoa hc & Cng ngh, nh du s kt thc hot ng ca Phng Lu tr B Khoa hc Cng ngh Ti nguyn v Mi trng, thnh lp mi hai phng lu tr: Phng Lu tr B Khoa hc v Cng ngh, Phng Lu tr B Ti nguyn v Mi trng. S thay i s dn n s thay i s lng phng trong Kho lu tr ca Trung tm Lu tr quc gia III sau khi thu thp ti liu t cc n v hnh thnh phng ni trn.- S thay i v a gii hnh chnh: Trng hp ny thng din ra cc c quan hnh chnh a phng nh: cp tnh, cp huyn Vic chia tch, sp nhp hay lp mi cc n v hnh chnh s dn n s thay i v phm vi hot ng ca cc c quan hin ang c chc nng, nhim v qun l hnh chnh ti cc n v hnh chnh . iu cng tc ng n s thay i v gii hn phng lu tr.

Cu 5:Cc phng n PL ti liu phng LT c quanPhng n phn loi phng lu tr l bn k cc nhm ti liu d kin phn loi v sp xp chng theo mt trt t khoa hc dng lm c s phn loi v sp xp ti liu trong mt phng lu tr.Cc nhm ti liu trong phng n phn loi phi bao qut, phn nh trit tt c cc ti liu c trong phng lu tr.- Phng p c cu t chc - thi gian- Phng n thi gian - c cu t chc- Phng n mt hot ng - thi gian- Phng n thi gian - mt hot ngKhi xy dng phng n phn loi ti liu cho mt phng lu tr c quan cn phi la chn kiu phng n phn loi thch hp vi c trng ca phng lu tr v lch s n v hnh thnh phng. Phng n phn loi ti liu phi bo m phn nh chnh xc lch s hot ng ca n v hnh thnh phng, to iu kin thun li cho cng tc bo qun v khai thc, s dng ca c gi.Phng n c cu t chc - thi gian: p dng phng n ny c ngha l ton b ti liu trong phng c phn chia thnh cc nhm c bn theo c cu t chc ca c quan, n v hnh thnh phng, sau ti liu trong tng nhm c bn c phn chia bc hai theo c trng thi gian. n v thi gian y c tnh theo nm hot ng hoc theo mt thi k no ph hp vi lch s n v hnh thnh phng v lch s phng. Phng n phn loi c cu t chc - thi gian thng c p dng phn loi ti liu cc phng lu tr m n v hnh thnh phng c c cu t chc n nh, t thay i.Phng n thi gian - c cu t chc: Theo phng n phn loi ny th trc ht ti liu trong phng c phn chia thnh cc nhm c bn theo c trng thi gian, sau ti liu trong cc nhm c bn li c phn chia bc hai theo c cu t chc ca c quan, n v hnh thnh phng. Phng n ny thng p dng phn loi ti liu cc phng lu tr c c cu t chc ca n v hnh thnh phng khng n nh, c nhiu thay i. Tuy nhin, nhng thay i c th theo di c. y l phng n phn loi ti liu tng i n gin, d xy dng v ph hp vi tnh hnh t chc v hot ng ca cc c quan nh nc Vit Nam.Phng n mt hot ng - thi gian: Theo phng n ny th ti liu ca phng trc ht c phn chia thnh cc nhm c bn theo mt hot ng ca c quan, n v hnh thnh phng, sau ti liu trong cc nhm c bn li c tip tc phn chia bc hai theo c trng thi gian. Phng n phn loi ny thng c p dng phn loi ti liu ca nhng n v hnh thnh phng c c cu t chc hay thay i, kh theo di hoc cc n v hnh thnh phng ngng hot ng.Phng n thi gian - mt hot ng: p dng phng n phn loi ny ton b ti liu ca phng trc ht c phn chia thnh cc nhm c bn theo c trng thi gian, sau ti liu c phn chia bc hai theo mt hot ng ca c quan, n v hnh thnh phng. Phng n phn loi thi gian - mt hot ng thng p dng phn loi ti liu ca nhng n v hnh thnh phng c c cu t chc hay thay i, ang hot ng trong thc t.Trn y l cc kiu phng n phn loi ti liu ca cc phng lu tr. Khi phn loi ti liu trong mi phng cn phi la chn kiu phng n phn loi cho ph hp vi nhng c im ca ti liu v c im ca n v hnh thnh phng. Sau khi phn loi cc khi, cc nhm ti liu phi phn nh chnh xc qu trnh hot ng cng nh chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc ca n v hnh thnh phng, to iu kin thun li cho cng tc khai thc v s dng ti liu ca c giCu 6 Nu iu kin c quan hnh thnh 1 phng LT c lp

C quan dc thnh lp bng vn bn quy phm PL ca c quan c thm quyn cho php thnh lp v hot ng,trong quy nh r chc nng,nhim v,quyn hn v t chc ca c quan

C bin ch ring, dc quyn tuyn dng cn b nhn vin theo tng s bin ch dc cp trn phn b

C vn th v con du ring (c t cch php nhn)

C ngn sch c lp,c ti khon ring,

Tm li:Bn yu t trn c quan h mt thit vs nhau,biu hin tnh c lp v t chc v hot ng ca mt c quan .Khi xc nh mt c quan c hot ng c lp hay khng,cn xem xt cc yu t trn mt cch tng hp,khng tch bit tng yu t

Trong thc t hot ng ca cc c quan nc ta ,c nhng c quan giai on y c th thiu mt yu t no ( t chc bin ch ring , ngn sch c lp )nhng thc cht c quan hot ng c lp th ti liu ca c quan cng dc t chc tnh mt phng lu tr c lp

Cu 7. Phng n phn loi ti liu phng LT c nhn,gia nh,dng hPhng lu tr c nhn bao gm nhng ti liu c ni dung v loi hnh tng i phong ph, a dng. Da vo c im loi hnh ti liu c th phn chia ti liu trong phng lu tr c nhn thnh ba nhm c bn sau:4.1 Nhm ti liu giyNhm ny c chia thnh cc khi nh sau:- Nhm ti liu v tiu s: bao gm nhng ti liu lin quan n qu trnh sinh ra c nhn nh: ti liu v gia nh, dng h ca c nhn , gia ph, giy chng nhn tha k, s hu ti sn; cc ti liu v giy khai sinh, giy chng nhn h tch, h khu, chng minh th nhn dn, s yu l lch, cc vn bng chng ch, cc quyt nh cng tc v cc giy t tu thn khc...- Nhm ti liu v qu trnh sng v hot ng ca c nhn : Nhm ti liu ny c chia lm hai nhm nh:+ Ti liu v hot ng chnh ca c nhn : y l nhm ti liu ng vai tr quan trng trong phng lu tr c nhn. Nhm ti liu ny s phn nh r nt nhng cng lao ng gp ca c nhn trong qu trnh pht trin ngnh hoc lnh vc m c nhn tham gia hot ng, ng thi cng l nhm ti liu c s lng v thnh phn chnh trong phng lu tr c nhn. V d: mt nh nghin cu khoa hc th nhm ti liu chnh l nhng cng trnh nghin cu m ngi ch tr hoc trc tip tham gia nghin cu; phng lu tr c nhn ca mt nh vn th nhm ti liu chnh bao gm cc tc phm vn hc ngh thut do ngi sng tc+ Ti liu v cc hot ng ph ca ngi : y l nhm ti liu c v tr quan trng sau nhm ti liu chnh, nhm ti liu ny phn nh mt phn ng gp ca c nhn i vi hot ng ca ngnh lin quan. V d: Mt nh ton hc c th trong qu trnh hot ng c tham gia nghin cu v vt l, ho hc th trong qu trnh sng v hot ng ca c nhn s hnh thnh nhng ti liu lin quan n cc lnh vc l hc v ho hc; mt nh th i khi tham gia sng tc vn xui, truyn k, nn ti liu trong phng lu tr c nhn c nhm ti liu v hot ng chnh l cc tc phm th ca cn nhm ti liu v cc hot ng ph s l nhng sng tc vn xui, truyn k- Ti liu v vic tham gia cc hot ng x hi: y l nhm ti liu phn nh cc hot ng x hi khng thuc lnh vc chuyn mn ca c nhn . Nhm ti liu ny c ngha phn nh cc mi quan h on th, qun chng ca c nhn, bao gm cc loi ti liu nh: Ti liu v tham gia hot ng on, Cng on, tham gia cc hot ng Hi ngh nghip, Hi cu chin binh, Hi ph n, Hi ngi cao tui v vic tham gia cc hot ng vn ha, vn ngh, hot ng t thin- Nhm ti liu v cc th t trao i: Nhm ti liu ny ch yu l nhng bc th trao i trong lnh vc quan h gia nh, h hng, bn b, ng nghip... Tuy nhin, nhm ti liu ny cng c ngha lm phong ph thm i sng tinh thn ca c nhn ngi hnh thnh phng ng thi gp phn lm hon chnh phng lu tr c nhn.- Nhm ti liu ca cc c nhn khc vit hoc nghin cu v c nhn hnh thnh phng: Mt c nhn l mt nhn vt lch s hay mt nhn vt tiu biu thng c qun chng mn m v khm phc. Nh vy, trong qu trnh sng v ngay c khi c nhn qua i cng c nhiu c nhn khc vit v nghin cu v ngi . Nhiu nhn vt lch s tiu biu c cuc i c nhng ng gp ln lao cho t nc, cho dn tc song trong cuc sng cn nhiu iu b n m khi ngi qua i cc nh nghin cu mi tp trung nghin cu v lm sng t. y l khi ti liu m ca phng lu tr c nhn v l ngun thu thp, b sung vo phng lu tr c nhn.- Nhm ti liu do c nhn su tm c: Trong qu trnh sng v hot ng c nhn c th su tm c nhng ti liu c gi tr b sung vo phng lu tr quc gia.4.2 Nhm ti liu phim, nh, ghi m lin quan n hot ng ca ngi Do c trng v vt liu v k thut ch tc ti liu nn nhm ti liu ny phi c thnh mt khi ring v cn c k thut bo qun khc ti liu giy. Nhm ti liu ny c ngha lm sinh ng, phong ph v hon thin phng lu tr c nhn.4.3 Nhm ti liu in ty cng l nhm ti liu c c trng ch tc, bo qun v s dng khc vi cc loi ti liu khc. Ni dung ca nhm ti liu ny c th trng hoc khng trng vi ti liu hnh chnh v ti liu phim, nh, ghi m song n cng gp phn lm phong ph, sinh ng thm thnh phn ti liu trong phng lu tr c nhn ng thi cng cha ng nhng ti liu dng in t thun li cho vic khai thc, s dng v sao chp khi cn thit.im ng ch khi phn loi phng lu tr c nhn l khng ln ti liu cng v ca c quan do c nhn lm th trng vi ti liu ring ca c nhn . Vic phn loi cp tip theo trong mi nhm ti liu trn cn da vo c trng ca tng nhm v vn dng linh hot, sng to cc c trng phn loi ti liu theo c trng hot ng ca c nhn v da theo s lng hin c ca ti liu.Cu 8. Ni dung bn lch s dn v hnh thnh phng v lch s phngBn lch s n v hnh thnh phng l bn tm tt qu trnh hnh thnh v pht trin ca c quan, n v hnh thnh phng trong cn nu r:- iu kin v hon cnh lch s ca vic thnh lp c quan, n v hnh thnh phng;- Ngy, thng, nm bt u v kt thc hot ng ca c quan, n v hnh thnh phng;- Chc nng, nhim v, quyn hn v phm vi hot ng ca c quan, n v hnh thnh phng;- C cu t chc b my ca c quan, n v hnh thnh phng;- Nhng hot ng chnh ca c quan qua tng thi k lch s;- iu kin, hon cnh v thi gian thay i chc nng, nhim v v c cu t chc ca c quan, n v hnh thnh phng (nu c);- Ch cng tc vn th, lu tr ca c quan, n v hnh thnh phng;- Nguyn nhn v thi gian gii th, kt thc hot ng ca n v hnh thnh phng (nu c).Bn lch s phng l bn tm tt qu trnh hnh thnh v thay i ca ti liu trong phng lu tr, bao gm cc ni dung sau:- Tn phng, gii hn thi gian ca phng;- Khi lng v mc hon chnh ca ti liu trong phng;- Qu trnh tp trung ti liu vo phng;- Thnh phn, ni dung v cc loi hnh ti liu trong phng;- S ln xut v nhp ti liu ra, vo phng (nu c);- Tnh trng ti liu: mc thiu ca phng lu tr, th thc vn bnBn lch s n v hnh thnh phng v lch s phng c bin son nhm mc ch lm cn c phn loi ti liu trong phng c chnh xc, xy dng phng n phn loi khoa hc, hp l, to iu kin thun li trong vic xc nh chnh xc gi tr ca ti liu v thu thp, b sung ti liu hon chnh phng lu tr.Bn lch s n v hnh thnh phng v lch s phng c bin son chnh xc da trn nhng ti liu m n v hnh thnh phng sn sinh ra. y l ti liu ch yu phc v bin son bn lch s n v hnh thnh phng v lch s phng.

PAGE 8