OBILISER POUR CONSTRUIRE UN PROJET

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phase 1Un mot d’ordre : l’union fait la force (et la pertinence du projet déposé)

ContexteVous êtes un, deux ou un petit groupe à avoir une idée qui pourrait intéresser les parisiennes et les parisiens de votre quar-tier ou sur tout Paris. Mais voila de l’idée au projet mieux vaut être plusieurs à en penser les contours.

L’objectif de cette première étape est de vous donner des clés pour vous lancer et mobiliser des publics avec qui coproduire un ou des projets à déposer sur https://budgetparticipatif.paris.fr/bp/

quatre actions pour s’organiser

1. Faire le tour du propriétaireLa Mairie d’arrondissement est un bon interlocuteur pour commencer à identifier des acteurs du territoire avec lesquels

travailler votre engagement.

Les élus et les agents en charge de la démocratie locale et/ou de la vie associative mais aussi les

équipes de développement local, les maisons des associations peuvent vous mettre en contact avec des associations intéressées par la démarche.Ci-dessous, un lien vous permettant d’accéder à un exemple de guide présentant les partenaires associatifs du quartier La Chapelle - Porte d’Aubervilliers - Paris 18e : https://paris-nord-est.imaginons.paris/sites/default/files/guide_des_partenaires_associatifs_la_chapelle_version_2015.pdf

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Un besoin = Un oUtil nUmériqUe

Afin de partager la base de données et faire en sorte que la mise à disposition de son contenu soit accessible à toutes les personnes concernées, mieux vaut choisir

un outil collaboratif en ligne.En voici un gratuit, en logiciel libre et porté par la communauté framasoft. Il suffit de partager le lien du tableau et vous accédez à son contenu https://framacalc.org/

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2. Travailler un modèle de lettre d’information (électronique)Le fait de rédiger une lettre pour informer quelques personnes de l’organi-sation du projet, vous oblige à définir ce que vous proposez. Soyez concis. Pensez à indiquer en priorité Le quoi (ce que vous demandez aux lecteurs de ce courrier) et Le Pourquoi (ce qui vous pousse à faire cette démarche). Racontez une histoire qui s’appuie sur des éléments factuels. Un lecteur devra comprendre en 5 à 10 secondes les principaux éléments de votre lettre. La partie ci-dessous renvoie à l’aspect technique de l’envoi de cette lettre d’information au format électronique.

a. construire une liste de contacts de qualité et collaborative. C’est à dire, un tableau excel avec au minimum les colonnes suivantes :

Nom | Prénom | adresse mail | numéro de téléphone portable |

b. définir les priorités :une fois le fichier fait, il vous faut définir dans l’ordre :

• votremessage. Issu de votre lettre d’information, il ne doit pas faire plus de six lignes. Il doit intégrer un lien renvoyant vers une page (FB, site, blog…) qui présente les informations dans leur intégralité.

• l’objetdevotreemail (la petite phrase qui présente l’enjeu de l’email).

Sachez que les 5 premiers mots comptent. Faites court et concis.

• l’email qui va recevoir les réponsesen retour ainsi que le nom de l’expéditeur de l’email. Vous pouvez créer une adresse mail dédiée à la mobilisation (exemple : projetbp@laposte.net)

Un besoin = Un oUtil nUmériqUe

Votre fichier a de grandes chances de grossir tout au long du projet. Si vous souhaitez optimiser l’organisation de vos envois d’email nous vous recommandons

l’un de ces deux outils :http://www.mailkitchen.com/ (outil en français, un nombre de contacts à solliciter illimité, jusqu’à 10 000 envois par mois gratuits)

https://mailchimp.com/ (leader des envois mais en anglais, un nombre de 2 000 contacts maximum, jusqu’à 12 000 envois par mois gratuits)

la démarche se décompose en trois temps, après la création de votre compte  :• importer/choisir la liste de contacts à qui le message sera envoyé

• renseigner l’objet, l’expéditeur et son adresse mail• choisir la forme de votre email (ces services en ligne vous proposent des modèles d’email ou de newsletter) et rédiger votre messagetutoriel : http://associationici.fr/les-guides-association-ici/

Niveaux de difficulté : 5/5

3. Mobiliser via SMS et les réseaux sociaux le sms est un formidable outil de mobilisa-tion mais il est très intrusif. il est à utiliser uniquement si les personnes qui souhaitent s’inscrire dans le projet vous ont donné leur accord explicite.Il faut bien cadrer le rythme des envois, le contenu des messages (information, demande de réponse) et le délai de réponse envisagé.

concernantlesréseauxsociaux, si vous avez un compte Twitter ou Facebook (une page ou un groupe également) pensez à relayer votre démarche sur ces espaces de communication. Mais attention, vos 450 amis ne seront pas tous présents le jour J :-)

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4. Convenir d’une date pour se rencontrer et travailler Vous êtes de plus en plus nombreux à connaître l’expression « Faire undoodle ».Cet outil numérique permet de planifier une date de réunion en fonction de choix proposés et des réponses des invités. La date avec le plus de votes l’emporte. Vous pouvez également créer des sondages pour définir les lieux de rendez-vous, la liste des choses à apporter…

Un besoin = Un oUtil nUmériqUe

Nous préférons son cousin https://framadate.org/Proposé par l’association framasoft, cet outil est un logiciel libre et gratuit. Il réunit les mêmes fonctionnalités que Doodle mais il a l’avantage de ne pas exploiter vos données pour cibler ses publicités.

Niveaux de difficulté : 2/5

Votre date est arrêtée, vous avez mobilisé des habitants, des amis,

des connaissances. Il faut donc passer à

la phase d’idéation

conception graphique : etiennehenocq.fr

IDéAT ON

//////// DE L’IDéE au projEt //////parLons

phase 2écouter

et organiser les idées par écrit.

ContexteVous avez réussi à intéresser et rassembler un groupe de personnes autour d’une ou de plusieurs idées. Ces publics intéressés par la démarche ou par une idée sont présents afin de débattre et partciper à l’émergence de projets à soumettre au vote.

L’objectif est de faire émerger un ou des projets fédérateurs et rédiger leur présentation en 2 000 signes, à déposer sur https://budgetparticipatif.paris.fr/bp/

les phases d’organisation prérequises

1. où trouver une salle ?Renseignez-vous auprès de la maison des associations, de la mairie ou d’une association de quartier. Il est fréquent qu’une salle ne soit pas utilisée tout le temps.

2. Que prévoir pour cette salle ?Une bonne mise en place d’éléments simples mais indispensables permet d’optimiser vos chances et d’obtenir de meilleurs résultats. ■ Une / des tables à mettre en rond (carré ou rectangle) mais pas en tribune.■ Des chaises.■ Un peu d’eau et quelque chose à manger (un cake maison : coût : 8 € env. ; Effet positif 100 %).■ Un vidéoprojecteur ■ Un ordinateur portable + rallonge + multiprise■ Une connexion internet.

3. organiser sa réunion : quelques points de méthode

IntroDuCtIon > 2 mn/personne Faire un tour de table, mais pour éviter d’interminables présentations, imposez un format de présentation : Nom, prénom, une question relative au BP (connaissez vous le BP ? Avez vous déjà déposé un projet BP  ? Si oui lequel…) Donner la motivation

principale de sa présence.un poInt InformatIon > 15 mn

Présenter ce qu’est le Budget Participatif : prin-cipes, sommes engagées, temporalités. Se référer

aux outils disponibles sur https://budgetparticipatif.paris.fr Et s’assurer que tous ces principes ont été bien compris et acceptés.En cas de doute il est toujours possible de contacter le service Budget Participatif de la Ville de Paris par mail budgetparticipatif@paris.fr

Un besoin = Un Usage nUmériqUe

Si vous avez un smartphone, vous pouvez l’utiliser comme émetteur de Wifi afin de permettre à un ordinateur de se

connecter à Internet. Procédure  : Allez dans Paramètres > réseaux > Plus... chercher l’option Partage de connexion et chercher une option Hotspot Wi-fi / partage en Wi-fi. En activant cette option, vous verrez le réseau sur lequel connecter votre ordinateur et le mot de passe qui vous a été attribué. Il ne vous reste plus qu’à chercher sur votre ordinateur, le réseau WIFI correspondant. Entrez le mot de passe… et le tour est joué. attention : pour éviter de payer un surcoût, assurez-vous que votre forfait internet est suffisant pour partager votre connexion. Niveaux de difficulté : 3/5

présEntEr unE IDéE CommE ExEmpLE > 20 mnAfin de libérer la parole de l’assemblée, présenter l’idée à l’origine de la réunion, son enjeu, d’où vient-elle, qui la porte, que faut-il faire pour la transformer en projet. Une fois les échanges terminés, inviter les participants à décrire leur idée ou leur souhait.

La phasE DE CréatIvIté > 60 à 120 mn d’idéation■ La méthode : chaque participant écrit sur un Post-it ses idées, ses projets en précisant les auteurs, les enjeux et l’histoire.■ Deux règles  : une idée par carré de couleur / Écrire en majuscule pour éviter les erreurs de relecture et le déchiffrage de hiéroglyphes

Un besoin = Un oUtil nUmériqUe

Pour les aventuriers du numérique, nous vous recommandons d’utiliser l’outil

http://groupzap.com/ Cet outil vous donne accès gratuitement et pour 24h à un espace pour organiser votre séance d’idéation. Au format post it, ce tableau de synthèse permet d’avoir un rendu quasi immédiat de votre séance.Cet outil n’est pas un logiciel libre. Il offre une base gratuite mais certaines options sont payantes.tutoriel : http://associationici.fr/les-guides-association-ici/ Niveaux de difficulté : 3/5

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■ Deux principes  : il n’y a pas de mauvaise idée. Chacun doit avoir pu s’exprimer.

Le temps de l’idéation s’arrête lorsque tous les post-it ont été lus et que les projets proposés ne font plus débat. Les objectifs doivent être appropriés par tous au regard des critères d’éligibilité du budget participatif.Suivez ce lien pour plus d’information : https://budgetparticipatif.paris.fr/bp/le-budget-participatif-.html

à noter : il est possible de porter plusieurs projets.

à ce stade, pour chaque projet, il faut

faire un résumé de moins de 2 000 signes et si possible l’illustrer d’images, de vidéos ou de schémas explicatifs.Une ou deux personnes doivent prendre la responsabilité de faire ce premier travail de synthèse.

AfIN DE LE pArTAgEr AVEC L’ENsEmbLE DEs pArTICIpANTs

■ créer un espace de travail commun, où vous rassemblerez les compte-rendus de vos séances de travail

■ constituer/enrichir un fichier de contact en demandant aux participants de désigner l’outil de communication à privilégier (SMS, email, courrier, visite physique).

Un besoin = Un oUtil nUmériqUe

L’outil de traitement de texte collaboratif http://publishwith.me/ est ultra simple à utiliser et permet d’avoir la dernière version d’un texte accessible en ligne.

Pour le prendre en main, téléchargez le guide sur cette page http://associationici.fr/les-guides-association-ici/

Niveaux de difficulté : 2/5

4. Le temps de la synthèse

Il faut désormais s’engager sur une date de mise en ligne. Les rédacteurs enverront ensuite un mail avec le lien publishwith.me et le document en pièce jointe. Il faut arrêter une date limite pour enrichir la proposition. Une semaine, maximum 10 jours. Au delà les participants auront oublié.

CONsEIL  : Avant de mettre en ligne votre projet, nous vous conseillons de le faire lire au référent budget participatif de votre mairie d’arrondissement. Il a toujours un avis intéressant.

Créer et déposer un projet, c’est bien. Faire en sorte qu’il devienne réalité, c’est mieux !

Pour le promouvoir, il est donc indispensable

de communiquer.

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/// à la com- munication

///////////// De la stratégie

phase 3Trouver les bons mots

et passer le temps nécessaire pour les trouver.

contexteNous sommes fin juin, votre projet a été approuvé par les services instructeurs de la Ville de Paris et les élus de votre arrondissement. Bravo ! Mais il faut encore sonner le rassemble-ment et faire en sorte que votre groupe com-munique auprès d’autres habitants et d’acteurs relais afin qu’ils votent en nombre en septembre.

L’objectif est de s’accorder sur une stratégie de communication et planifier vos actions.

Définir la stratégie De communica- tion, éléments De méthoDe

1. Faire un état des lieuxVotre projet a été déposé en février et validé en juin. Il s’est passé cinq mois. Il faut donc faire le point sur les forces et les faiblesses de votre groupe, sur les opportunités et les menaces de votre projet.Concrètement  : chaque participant inscrit les forces et les faiblesses du groupe et du projet et les opportunités et les menaces du groupe et du projet.Prenez le temps ensuite de partager vos réponses. (40 mn env.)Pourquoi faire ça ? Pour éviter de déconnecter votre stratégie de communica-tion avec la réalité de votre quotidien. 

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2. répondre en groupe aux questions suivantesquestion 1  : Quels sont vos objectifs ? Pour définir le nombre de votes à atteindre, rendez-vous sur : https://opendata.paris.fr/explore/dataset/resultats-des-votes-budget-participatif-2016/

question 2  : Qui sont vos publics prioritaires et ceux qui vous aideront à les atteindre ?

■ à qui votre projet est-il destiné ? Quels sont les publics intermédiaires qui vous aideront à communiquer auprès des publics prioritaires? ■ Identifiez les moments propices pour que ces publics prioritaires lisent votre commu-nication…

question 3  : Quels sont les éléments de communication ? Les éléments clés  : quoi et pourquoi, où, quand, comment. Une fois ces éléments définis, il faut raconter une histoire pour toucher les publics ciblés. Cette histoire change en fonction des publics (sérieux / humoristique, poétique ou pragmatique…)

question 4  : Quels canaux de communication investir ? Numérique, papier, porte à porte, marché du dimanche, kiosque… Retrouvez un guide plus détaillé sur l’organisation d’une stratégie de communication sur http://associationici.fr/les-guides-association-ici/

Conseil  : Il n’y a pas de stratégie de communication parfaite. Il faut décider, expérimenter et analyser vos résultats.

3. Définir le plan d’action C’est la phase opérationnelle. En fonction des forces et des faiblesses identifiées dans le groupe, les Geeks s’empareront des réseaux sociaux ; les marcheurs, des actions de terrain et les orateurs, des places publiques. Mais il faut rationaliser et planifier ces actions.

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Faites un rétroplanning qui intégrera toutes vos démarches, de la conception des flyers à leur distribution, de la programmation de vos posts sur Facebook à la création d’un site ad-hoc. Les plus témairaires s’essaieront sur https://framaboard.org/

les outils De conception graphique

Afin de rendre votre communication dyna-mique et engageante, vous pouvez vous aider de plusieurs outils disponibles sur internet. Notamment ceux qui vous proposent, sur un modèle freemium (une base gratuite, des options payantes), de créer vos flyers et autres

outils de communication destinés à illustrer votre projet sur Internet ou dans la rue.

Un besoin = Un oUtil nUmériqUe

nous vous en recommandons deux :■ https://www.canva.com Cet outil vous propose de créer des supports de com-munication avec un large choix d’images, de formes et de pictogrammes gratuits. Vous pouvez télécharger vos supports pour les imprimer ensuite chez un imprimeur ou sur votre imprimante locale.Le choix des formats de vos supports se fait sur la page d’accueil «  custom dimensions ». la seule limite : votre créativité.■ https://piktochart.com/ Second outil pour créer vos supports de communica-tion. Piktochart vous propose un large choix d’icônes, de photos ou de formes. Aucune limite dans le nombre de créations, vous pourrez télécharger vos supports en PDF.

Ces deux outils sont en anglais. Ils se présentent de la même façon :

Après une page d’accueil pour sélectionner le type de format, vous accéder à un tableau de bord en colonnes. De gauche à droite : une colonne pour détailler les bases d’images, d’icônes ou de formes (1/4), une colonne pour voir votre création (3/4). Vous avez de nombreux tutoriels disponibles sur youtube.com.Mots clés : canvas / piktochart tutoriel français

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Vous avez créé et communiqué, mais pour que tous vos efforts

ne soient pas vains, il faut voter et

faire voter

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LE voTE

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phase 4Se rendre visible

sur le terrain et sur Internet

contexteVotre projet a été validé, vous en avez fait la promotion mais maintenant il faut le soutenir concrètement en votant pour lui. Il existe deux modalités :• levotepapierdansdesurnesplacéesàdiversendroits de la capitale (la liste exacte est àdemanderàvotremairied’arrondissement)• levoteélectroniquesurlesitehttps://budgetparticipatif.paris.fr

L’objectif de cette partie est de vous donner les clés pour réussir le voteélectronique.

voter en ligne, éléments de méthode

1 Pour le vote en ligne la première nécessité est de se créer un compte sur

le site du Budget Participatif. Un impératif : résider ou travailler à Paris pour avoir le droit de voter, c’est pour cela que vous devez renseigner une adresse postale.

Attention : vous ne pouvez voter quepour des projets « Tout Paris » et des projets se

situant dans votre « arrondissement de vote », c’est- à-direceluioùvousrésidezouceluioùvoustravaillez.Ainsisivoushabitezle 10emaisavezélaboréunprojetavecuneassociationsituéedans le13e,choisissezdanslarubrique« Vosinformationsdevote »,le13earrondissement.

Autres informations demandées :votreadresseemail,lacréationd’unmotdepasseassociéàvotrecompteBudgetParticipatif,votredatedenaissanceetvotreadressephysique.

2 Une fois votre inscription réalisée il faut absolument se connecter à l’adresse mail que vous avez renseignée.

Lamairievousauraenvoyéunmaildanslequelsetrouveunlienqu’ilfautsuivre pour valider définitivement votre inscription. Sans cette validation, ilvousseraimpossibledevoter. 

3 Une fois la validation réalisée on peut passer au vote.Vouspouvezsoutenirjusqu’à10projetsaumaximum:5dedimension

parisienneet5situésdansvotrearrondissement.

faire voterAu-delà d’informer et d’inciter le public à voter, vous pouvez vous aussi tenir des permanences de vote. Cespermanencesvisentà faireparticiperdespersonnesquin’ontpasdematériel informatiquechezelles,cellesquin’ontpasdemails,oubiencellesquineleferontpassionnelesincitepasàlefaire(etquin’ontpasenvied’ypasserbeaucoupdetemps).Les lieux doivent être clairement identifiés et choisis en fonction de leurfréquentation:plusilyauradepassageplusvoschancesdefairevoterlesgensserontgrandes.

Pensez aux outils mobiles (tablette, smartphone). De plus en plus deparsiennesetparisienssontéquipésdesmartphone.Vouspouvezdoncvousplaceràlasortied’unmétroouàproximitéd’unlieudepassagepourinviterlespassantsàvoterdirectementsurlesite https://budgetparticipatif.paris.fr

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Création d’adresse mail sur https://www.laposte.net/accueil Pourquoi le service laposte.net ? Parce que cette messagerie vous demande le

minimum d’informations obligatoires (Civilité/ Nom/ Prénom/ Date de naissance/ code postal) et que la création ne prend pas plus de 2 minutes. Le fait d’avoir également un espace email sur laposte.net vous permet d’accéder aux services laposte.net qui sont liés aux services publics dématérialisés via le dispositif franceconnect.gouv.fr Vous bénéficiez aussi d’un espace sécurisé pour stocker vos documents importants. Tout est en ligne et facile d’accès.Astuce  : pour créér votre mot de passe, pensez à le valider sur https://howsecureismypassword.net/ Ce site vous permet de voir le temps pour forcer votre mot de passe. Niveaux de difficulté : 2/5

rappel : action de terrainLes commerçants sont de bons relais  ! Discutez du projet soumis au vote avec eux et demandez leur si vous pouvez laisser une affiche pour informer les clients du projet soumis au vote sur le quartier.

Vous avez passé toutes les étapes. Avec chance, votre investissement a débouché

sur le résultat espéré : votre idée est devenue réalité

bravo !

La procédure création de mail + inscription + vote prendra environ 10minutes.Lorsdelaphasedevote,pensezàgarderlese-mailsdesvotants.Vouspourrezainsileurenvoyerdesinformationssurl’évolutiondesprojets.

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