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Physiotherapy Services Operational Guidelines

1 August 2020

P a g e 2 of 1 6

U s ef ul c o nt a ct s a n d t el e p h o n e n u m b er s

Pl e a s e s e e b el o w c o nt a ct d et ail s f or a n u m b er of t e a m s a cr o s s A C C t h at c a n a s si st y o u wit h

a n y q u eri e s y o u h a v e i n t h e c o ur s e of pr o vi di n g P h y si ot h er a p y S er vi c e s t o A C C cli e nt s.

A C C’ s w e b sit e c a n pr o vi d e y o u wit h a l ot of i nf or m ati o n, e s p e ci all y o ur “ H e alt h a n d S e r vi c e

P r o vi d er s” s e cti o n. Pl e a s e vi sit w w w. a c c. c o. n z/f or -pr o vi d er s .

A C C ’ s Pr o vi d er C o nt a ct

C e ntr e

P h: 0 8 0 0 2 2 2 0 7 0 E m ail: pr o vi d er h el p @ a c c. c o. n z

A C C ’ s Cli e nt/ P ati e nt

H el pli n e

P h: 0 8 0 0 1 0 1 9 9 6

Pr o vi d er R e gi str ati o n P h: 0 4 5 6 0 5 2 1 1 E m ail: r e gi str ati o n s @ a c c. c o. n z

F a x: 0 4 5 6 0 5 2 1 3 P o st: A C C, P O B o x 3 0 8 2 3,

L o w er H utt 5 0 4 0

A C C e B u si n e s s P h: 0 8 0 0 2 2 2 9 9 4,

O pti o n 1

E m ail: e b u si n e s si nf o @ a c c. c o. n z

H e alt h Pr o c ur e m e nt If y o u h a v e a q u e sti o n a b o ut y o ur c o ntr a ct or n e e d t o u p d at e y o ur

d et ail s, pl e a s e c o nt a ct t h e A C C H e alt h Pr o c ur e m e nt t e a m:

E m ail: h e alt h. pr o c ur e m e nt @ a c c. c o. n z

P h: 0 8 0 0 4 0 0 5 0 3

E n g a g e m e nt a n d

P erf or m a n c e M a n a g er s

( E P M s)

E n g a g e m e nt a n d P erf or m a n c e M a n a g er s c a n h el p y o u t o pr o vi d e

t h e s er vi c e s o utli n e d i n y o ur c o ntr a ct. C o nt a ct t h e Pr o vi d er

H el pli n e or vi sit t hi s li n k f or d et ail s of w h o t h e E P M s i n y o ur r e gi o n

ar e .

A C C P ri m ar y C ar e

P ortf oli o T e a m

If y o u h a v e a n y q u e sti o n s f or t h e A C C Pri m ar y C ar e P ortf oli o

T e a m:

E m ail: pri m ar y c ar e @ a c c. c o. n z

P a g e 3 of 1 6

T a bl e of C o nt e nt s 1. H o w t o r e a d t hi s g ui d e ...................................................................................................... 5

2. I ntr o d u cti o n ....................................................................................................................... 6

3. S er vi c e o bj e cti v e s ............................................................................................................. 6

4. G etti n g s t art e d .................................................................................................................. 6

4. 1. Pr er e q ui sit e s t o h ol d t h e c o ntr a ct ............................................................................ 6

4. 2. A p pl yi n g f or a c o ntr a ct ............................................................................................. 6

5. S er vi c e l o c ati o n ................................................................................................................. 6

6. C ertifi c ati o n ....................................................................................................................... 7

7. Pr o vi d er r e q uir e m e nt s ....................................................................................................... 7

8. Cli e nt eli gi bilit y .................................................................................................................. 7

9. Cl ai m r e gi str ati o n .............................................................................................................. 7

1 0. P h y si ot h er a p y s er vi c e it e m s ........................................................................................ 8

1 0. 1. P T 0 1 ........................................................................................................................ 8

1 0. 2. P T 0 2 ........................................................................................................................ 8

1 0. 1. P T C G ...................................................................................................................... 8

1 0. 2. P T T H ....................................................................................................................... 8

1 0. 3. P T 2 1 ........................................................................................................................ 8

1 0. 4. P T 2 2 ........................................................................................................................ 8

1 0. 5. P T E 1 ....................................................................................................................... 8

1 0. 6. P T E 2 ....................................................................................................................... 8

1 0. 7. P T E 3 ....................................................................................................................... 8

1 0. 8. P T 1 4 ........................................................................................................................ 8

1 0. 9. P T 3 1 ........................................................................................................................ 8

1 0. 1 0. P T 3 2 ................................................................................................................ 9

1 1. P h y si ot h er a p y S er vi c e s i niti al a s s e s s m e nt s: ............................................................... 9

1 1. 1. R e q uir e m e nt s of a n i niti al a s s e s s m e nt s, i n cl u di n g off sit e i niti al a s s e s s m e nt s, a n d

D H B i niti al a s s e s s m e nt s .................................................................................................... 9

1 2. P h y si ot h er a p y S er vi c e s f oll o w u p tr e at m e nt s: ............................................................. 9

1 2. 1. R e q uir e m e nt s of f oll o w u p tr e at m e nt s i n cl u di n g off sit e f oll o w u p tr e at m e nt s ............ 9

1 2. 2. R e q uir e m e nt s of gr o u p c o n s ult r at e s ....................................................................... 9

1 2. 3. R e q uir e m e nt s f or t el e h e alt h c o n s ult ati o n s ............................................................. 1 0

1 3. R e q uir e m e nt s f or e q ui p m e nt pr o vi si o n ...................................................................... 1 0

1 3. 1. Cr ut c h e s hir e ......................................................................................................... 1 0

1 3. 2. M o o n b o ot s ............................................................................................................ 1 0

1 3. 3. K n e e Br a c e s .......................................................................................................... 1 1

1 3. 4. Ot h er ort h oti c s ....................................................................................................... 1 1

P a g e 4 of 1 6

1 4. A C C 3 2 r e q u e st ......................................................................................................... 1 1

1 4. 1. A d diti o n al c o v er ..................................................................................................... 1 1

1 4. 2. Pri or a p pr o v al of tr e at m e nt .................................................................................... 1 1

1 4. 3. V ol u nt ar y r e q u e st s f or cli ni c al a d vi c e ..................................................................... 1 1

1 5. Pr o gr e s s r e p ort r e q uir e m e nt s: ................................................................................... 1 2

1 5. 1. W h e n d o e s a r e p ort h a v e t o b e c o m pl et e d ............................................................ 1 2

1 5. 2. R e q uir e m e nt s of t h e Writt e n R e p ort a n d Li ai s o n ................................................... 1 2

1 6. G o al s etti n g a n d o ut c o m e m e a s ur e s ......................................................................... 1 3

1 6. 1. G o al s etti n g ........................................................................................................... 1 3

1 6. 2. O ut c o m e m e a s ur e s ............................................................................................... 1 3

1 7. Di s c h ar g e r e q uir e m e nt s: ........................................................................................... 1 3

1 7. 1. Di s c h ar g e S u m m ar y t o R ef erri n g Pr o vi d er s ........................................................... 1 4

1 8. R e s p o n si biliti e s of t h e cli ni c al dir e ct or ....................................................................... 1 4

1 8. 1. E n s ur e r e q uir e m e nt s f or cli ni c al r e c or d k e e pi n g ar e m et ....................................... 1 4

1 8. 2. Pr o vi d e o v er si g ht w h er e r e q uir e d .......................................................................... 1 4

1 8. 3. Pr o vi d e a cli ni c al r e vi e w of t h e cli e nt s pr o gr e s s ..................................................... 1 4

1 8. 4. I n d u ct n e w st aff a n d e n s ur e t h e A C C p art n er s hi p a gr e e m e nt i s si g n e d. ................ 1 4

1 8. 5. E n s ur e t h e A C C l e ar ni n g m o d ul e s h a v e b e e n c o m pl et e d ...................................... 1 4

1 8. 6. W or k wit h A C C if t h e n e e d ari s e s t o r e s ol v e a n y cli ni c al p erf or m a n c e i s s u e s. ....... 1 4

1 9. I n v oi ci n g f or s er vi c e s ................................................................................................. 1 5

1 9. 1. All pr o vi d er s ar e r e q uir e d t o i n v oi c e A C C el e ctr o ni c all y f or s er vi c e s ...................... 1 5

2 0. I nt er a cti o n s wit h A c cr e dit e d E m pl o y er s ..................................................................... 1 5

2 1. S a m e D a y Alli e d H e alt h Tr e at m e nt ........................................................................... 1 5

2 2. St u d e nt s .................................................................................................................... 1 5

2 3. Pr o vi di n g tr e at m e nt t o fri e n d, f a mil y, a n d t h o s e cl o s e t o y o u i n cl u di n g c oll e a g u e s .... 1 5

2 4. Pr o vi di n g Tr e at m e nt i n a S p ort s S etti n g .................................................................... 1 6

P a g e 5 of 1 6

1. H o w t o r e a d t hi s g ui d e

R e a d t h e s e o p er ati o n al g ui d eli n e s wit h t h e:

• St a n d ar d T er m s a n d C o n diti o n s d o c u m e nt; a n d

• P h y si ot h er a p y S er vi c e s S er vi c e S c h e d ul e (‘ y o ur c o ntr a ct’).

T h e s er vi c e s d eli v er e d m u st r efl e ct t h e e x p e ct ati o n s o utli n e d i n t h e P h y si ot h er a p y S er vi c e s

S er vi c e S c h e d ul e ( c o ntr a ct). W h er e t h er e ar e a n y i n c o n si st e n ci e s b et w e e n t h i s o p er ati o n al

g ui d eli n e a n d t h e c o ntr a ct, t h e c o ntr a ct will t a k e pr e c e d e n c e.

A C C will w or k c oll a b or ati v el y wit h s u p pli er s t o i m pr o v e t h e o p er ati o n of t h e s er vi c e, a n d w e will

e n s ur e t hi s d o c u m e nt i s u p t o d at e wit h a n y s er vi c e i m pr o v e m e nt s w e h a v e m a d e.

A C C will n otif y S u p pli er s w h e n a n e w v er si o n of t h e P h y si ot h er a p y S er vi c e s C o ntr a ct i s

a v ail a bl e . Th e l at e st v er si o n will b e a v ail a bl e o n A C C ’ s w e b sit e at w w w. a c c. c o. n z .

D efi niti o n s of t h e P arti e s

A C C T h e s e t er m s ar e u s e d i nt er c h a n g e a bly i n t hi s d o c u m e nt . A C C a cti o n s

will b e u n d er t a k e n b y t h e cli e nt’ s c a s e o w n er ; or a n ot h er A C C

e m pl o y e e d e p e n di n g o n t h e a cti o n r e q uir e d. I n t h e c o nt e xt of A C C,

c a s e o w n er s m a y al s o b e r ef err e d t o a s ‘ co or di n at or s’ or ‘ c a s e

m a n a g er s’ .

C a s e O w n e r

A C C C a s e O w n er

Cli e nt T h e cli e nt i s t h e p er s o n wit h t h e c o v er e d i nj ur y.

S u p pli er T h e e ntit y h ol di n g a c o ntr a ct wit h A C C t o d eli v er t h e P h y si ot h er a p y

S er vi c e s d e s cri b e d . T h e y ar e r e s p o n si bl e f or all t h e s er vi c e s d eli v er e d

a n d all a s s o ci at e d a cti o n s .

T h e s e r e s p o n si biliti e s c a n n ot b e tr a n sf err e d t o a n y ot h er p art y; a n d

r e m ai n wit h t h e s u p pli er i n i n st a n c e s s u c h a s w h e n t h e y m a y c o ntr a ct

a n ot h er p h y si ot h er a pi st t o pr o vi d e s er vi c e s o n t h eir b e h alf.

Pr o vi d er A n i n di vi d u al w or ki n g f or t h e s u p pli er eit h er a s a n e m pl o y e e or

c o ntr a ct or .

P a g e 6 of 1 6

2. I ntr o d u cti o n

A C C p ur c h a s e s p h y si ot h er a p y s er vi c e s fr o m pr o vi d er s vi a t w o m e c h a ni s m s :

• Th e C o st of Tr e at m e nt R e g ul ati o n s, a n d

• Th e P h y si ot h er a p y S er vi c e s C o ntr a ct

T hi s d o c u m e nt o utli n e s e x p e ct ati o n s f or s u p pli er s a n d pr o vi d er s w or ki n g u n d er t h e

P h y si ot h er a p y S er vi c e s Co ntr a ct .

3. S er vi c e o bj e cti v e s

P h y si ot h er a p y S er vi c e s pr o vi d e s cli e nt s wit h ti m el y a c c e s s t o q u alit y p h y si ot h er a p y tr e at m e nt,

a n d f a cilit at e s a pr o m pt a n d c o st -eff e cti v e r et ur n t o i n d e p e n d e n c e, w or k , a n d/ or e d u c ati o n.

4. G etti n g s t art e d

4. 1. Pr er e q ui sit e s t o h ol d t h e c o ntr a ct

4. 1. 1. Cli ni c al Di r e ct or

T h e c li ni c al d ir e ct or i s a s e ni or cli ni ci a n, w h o i s n a m e d o n t h e c o ntr a ct , a n d is r e s p o n si bl e f or

c arr yi n g o ut t h o s e d uti e s s p e cifi e d i n P art B, Cl a u s e 8. 3 of t h e P h y si ot h er a p y S er vi c e s C o ntr a ct.

T h e c li ni c al d ir e ct or i s r e q uir e d t o h a v e fi v e y e ar s of e x p eri e n c e i n cli ni c al pr a cti c e, a n d a

P o st g r a d u at e C ertifi c at e or hi g h er i n a r el e v a nt ar e a t o t h e cli ni c ’s pr a cti c e.

D uti e s of t h e c li ni c al dir e ct or c a n b e d el e g at e d t o ot h er m e m b er s w h o m e et t h e r e q uir e m e nt

a b o v e.

4. 2. A p pl yi n g f or a c o ntr a ct

T h e P h y si ot h er a p y S er vi c e s C o ntr a ct i s a n o p e n c o ntr a ct a n d a p pli c ati o n s ar e a v ail a bl e t hr o u g h

t h e w w w. G E T S. g o vt. n z w e b sit e.

A n y q u e sti o n s c a n b e s e nt t o t h e A C C H e alt h P r o c ur e m e nt T e a m:

h e alt h. pr o c ur e m e nt @ a c c. c o. n z

5. S er vi c e l o c ati o n

P h y si ot h er a p y S er vi c e s c a n b e d eli v er e d:

• At a sit e c ertifi e d a g ai n st N Z S 8 1 7 1: 2 0 0 5 or i n t h e c a s e of D H B s N Z S 8 1 3 4: 2 0 0 8

• I n t h e cli e nt’ s h o m e,

• I n t h e cli e nt’ s w or k pl a c e, or

• At a n off sit e l o c ati o n.

P a g e 7 of 1 6

6. C ertifi c ati o n

A C C e x p e ct s s er vi c e pr o vi d er s u n d er t h e P h y si ot h er a p y S er vi c e s c o ntr a ct t o h ol d c ertifi c ati o n

a g ai n st:

• T h e A C C R e q uir e m e nt s f or P h y si ot h er a p y a n d H a n d T h er a p y , O R

• T h e N Z S 8 1 7 1: 2 0 0 5 Alli e d H e alt h S er vi c e s S e ct or St a n d ar d , O R

• In t h e c a s e of a D H B , t h e r e q uir e m e nt s of N Z S 8 1 3 4: 2 0 0 8 N e w Z e al a n d H e alt h a n d

Di s a biliti e s S er vi c e s [ C or e] St a n d ar d.

A c ertifi c at e c a n b e o bt ai n e d fr o m o n e of t h e f oll o wi n g D e si g n at e d A u dit A g e n ci e s:

• T h e D A A Gr o u p

• H D A N Z

If t h er e i s a c h a n g e i n t h e c ertifi c ati o n st at u s of t h e pr a cti c e, t h e s u p pli er m u st n otif y A C C ’ s

H e alt h Pr o c ur e m e nt T e a m wit hi n 5 B u si n e s s D a y s.

7. P r o vi d er r e q uir e m e nt s

T o pr o vi d e s er vi c e s u n d er t h e P h y si ot h er a p y S er vi c e s C o ntr a ct pr o vi d er s ar e r e q uir e d t o b e:

• r e gi st er e d wit h t h e P h y si ot h er a p y B o ar d of N e w Z e al a n d a n d h ol d a c urr e nt a n n u al

pr a cti ci n g c ertifi c at e. w w w. p h y si o b o ar d. or g. n z

• a m e m b er of P h y si ot h er a p y N e w Z e al a n d .

• r e gi st er e d wit h A C C pri or t o pr o vi di n g s er vi c e s (to r e gi st er n e w pr o vi d er s pl e a s e c o m pl et e

a n A C C 2 4 ).

8. Cli e nt eli gi bilit y

Cli e nt s c a n s elf -r ef er t o P h y si ot h er a p y S er vi c e s aft er i nj ur y. Cli e nt s m u st h a v e s u st ai n e d a

p e r s o n al i nj ur y c a u s e d b y a n a c ci d e nt t o b e eli gi bl e f or s u p p ort fr o m A C C.

P h y si ot h er a p y pr o vi d er s ar e a bl e t o r e gi st er a cl ai m o n b e h alf of a cli e nt.

9. Cl ai m r e gi str ati o n

T o r e gi st er a cl ai m a cli e nt m u st b e a bl e t o i d e ntif y a n a c ci d e nt e v e nt.

T h e pr o vi d er m u st b e a bl e t o di a g n o s e a p er s o n al i nj ur y , a n d m u st b e a bl e t o e st a bli s h t h at t h e

a c ci d e nt w a s t h e m o st li k el y c a u s e of t h e p er s o n al i nj ur y.

Cl ai m s m u st b e r e gi st er e d wit h A C C vi a t h e A C C 4 5 pr o c e s s. Thi s c a n b e eit h er vi a t h e A C C

e B u si n e s s G at e w a y or t hr o u g h a s u p p ort e d Pr a cti c e M a n a g e m e nt S oft w ar e pr o gr a m m e wit h

e l e ctr o ni c l o d g e m e nt c a p a biliti e s.

P a g e 8 of 1 6

1 0. P h y si ot h er a p y s er vi c e i t e m s

1 0. 1. P T 0 1

I niti al C o n s ult ati o n: pr o vi d er s ar e eli gi bl e t o i n v oi c e t hi s if t h e tr e at m e nt i s d eli v er e d at a n

A c cr e dit e d Sit e, t h e cli e nt ’s h o m e or w or k pl a c e.

1 0. 2. P T 0 2

F oll o w -u p C o n s ult ati o n: pr o vi d er s ar e eli gi bl e t o i n v oi c e t hi s if t h e tr e at m e nt i s d eli v er e d at a n

A c cr e dit e d Sit e, t h e cli e nt ’s h o m e or w or k pl a c e.

1 0. 1. P T C G

Gr o u p C o n s ult ati o n R at e: pr o vi d er s ar e eli gi bl e t o i n v oi c e t hi s if t h e tr e at m e nt i s d eli v er e d at a n

A c cr e dit e d Sit e, t h e cli e nt’ s h o m e, t h e cli e nt’ s w or k pl a c e, a g y m or p o ol.

1 0. 2. P T T H

T el e h e alt h F oll o w -u p C o n s ult ati o n: c o n s ult ati o n utili si n g vi d e o c o nf er e n ci n g t e c h n ol o gi e s, s e e

S e cti o n 1 2 f or f urt h er d et ail.

1 0. 3. P T 2 1

Off sit e I niti al C o n s ult ati o n: pr o vi d er s ar e a bl e t o i n v oi c e t hi s c o d e f or tr e at m e nt t h at i s d eli v er e d

at a sit e t h at d o e s n ot h ol d c ertifi c ati o n a g ai n st t h e r e q uir e m e nt s o utli n e d i n S e cti o n 6 .

1 0. 4. P T 2 2

Off sit e F oll o w -u p C o n s ult ati o n: pr o vi d er s ar e a bl e t o i n v oi c e t hi s c o d e f or tr e at m e nt t h at i s

d eli v er e d at a sit e t h at d o e s n ot h ol d c ertifi c ati o n a g ai n st t h e r e q uir e m e nt s o utli n e d i n S e cti o n

6 .

1 0. 5. P T E 1

A C C C o ntri b uti o n t o t h e Hir e of Cr ut c h e s: pr o vi d er s c a n i n v oi c e t hi s o n c e p er cl ai m w h e n t h e y

h a v e pr o vi d e d cr ut c h e s f or a cli e nt’ s u s a g e.

1 0. 6. P T E 2

A C C C o ntri b uti o n t o t h e P ur c h a s e of a M o o n B o ot: pr o vi d er s c a n i n v oi c e t hi s o n c e p er cl ai m

w h er e t hi s i s pr o vi d e d t o s u p p ort a cli e nt’ s c o v er e d p er s o n al i nj ur y.

1 0. 7. P T E 3

A C C C o ntri b uti o n t o t h e Pur c h a s e of a K n e e B r a c e: pr o vi d er s c a n i n v oi c e t hi s o n c e p er cl ai m

w h er e t hi s i s pr o vi d e d t o s u p p ort a cli e nt’ s c o v er e d p er s o n al i nj ur y.

1 0. 8. P T 1 4

Writt e n R e p ort a n d Li ai s o n : pr o vi d er s m a y i n v oi c e t hi s w h er e a d diti o n al o v er si g ht i s i d e ntifi e d

a s b ei n g r e q uir e d. S e e S e cti o n 1 5 f or m or e i nf or m ati o n.

1 0. 9. P T 3 1

I niti al C o n s ult ati o n: for D H B s u p pli er s .

P a g e 9 of 1 6

1 0. 1 0. P T 3 2

F oll o w -u p C o n s ult ati o n: f or D H B s u p pli er s.

1 1. P h y si ot h er a p y S er vi c e s i niti al a s s e s s m e nt s:

1 1. 1. R e q uir e m e nt s of a n initi al a s s e s s m e nt s, i n cl u di n g o ff sit e i niti al a s s e s s m e nt s , a n d D H B i niti al as s e s s m e nt s

• D e v el o p m e nt a n d d o c u m e nt ati o n of a tr e at m e nt pl a n t h at i n cl u d e s t h e a nti ci p at e d

n u m b er of vi sit s, t h e o bj e cti v e s of tr e at m e nt, a n d t h e ti m efr a m e s f or t h e s e.

• R e c or di n g o ut c o m e s fr o m tr e at m e nt d eli v er e d u si n g a n e vi d e n c e -b a s e d o ut c o m e

m e a s ur e a s o utli n e d b el o w i n S e cti o n 1 6.

• R ef erri n g t h e cli e nt t o ot h er s er vi c e s w h er e cli ni c all y n e c e s s ar y a n d a p pr o pri at e,

i n cl u di n g s e e ki n g A C C’ s pri or a p pr o v al f or s u c h r ef err al s if pri or a p pr o v al i s r e q uir e d.

• Pr o vi di n g e d u c ati o n t o cli e nts o n t h e s elf -m a n a g e m e nt of t h e ir i nj ur y, a n d i nj ur y

pr e v e nti o n (i n cl u di n g u s e of A C C’ s i nj ur y pr e v e nti o n r e s o ur c e s w h er e a p pr o pri at e) .

• D o c u m e nt ati o n of cli ni c al r e c or d s .

1 2. P h y si ot h er a p y S er vi c e s f oll o w up tr e at m e nt s:

1 2. 1. R e q uir e m e nt s of f oll o w u p tr e at m e nt s i n cl u di n g off sit e f oll o w u p tr e at m e nt s

• E n s uri n g t h at t h er e i s cli ni c al e vi d e n c e t h at t h e tr e at m e nt dir e ctl y r el at e s t o t h e c o v er e d

P er s o n al I nj ur y .

• R e c or di n g o ut c o m e s fr o m tr e at m e nt d eli v er e d u si n g a n e vi d e n c e -b a s e d o ut c o m e

m e a s ur e a s o utli n e d b el o w i n S e cti o n 1 6.

• R ef erri n g t h e c li e nt t o ot h er s er vi c e s w h er e cli ni c all y n e c e s s ar y a n d a p pr o pri at e,

i n cl u di n g s e e ki n g A C C’ s pri or a p pr o v al f or s u c h r ef err al s if pri or a p pr o v al i s r e q uir e d.

• W h e n a p pli c a bl e, s u b mitti n g a r e q u e st f or p ri or a p pr o v al of furt h er tr e at m e nt a n d or

c o v er a s o utli n e d i n S e cti o n 1 4 .

• D o c u m e nt ati o n of cli ni c al r e c or d s.

1 2. 2. R e q uir e m e nt s of g r o u p c o n s ult r at e s

• Gr o u p c o n s ult ati o n s m a y b e pr o vi d e d t o cli e nt s w h o ar e r e c ei vi n g p o st -s ur gi c al

p h y si ot h er a p y tr e at m e nt f or b ot h a c ut e a n d el e cti v e s ur gi c al pr o c e d ur e s.

• Pr o vi d er s m u st e n s ur e t h at t h er e i s cli ni c al e vi d e n c e t h at t h e gr o u p tr e at m e nt dir e ctl y

r el at e s t o t h e c o v er e d p er s o n al inj ur y a n d i s p er s o n ali s e d w h er e n e e d e d.

• R e c or di n g o ut c o m e s fr o m tr e at m e nt d eli v er e d u si n g a n e vi d e n c e -b a s e d o ut c o m e

m e a s ur e a s o utli n e d b el o w i n S e cti o n 1 6.

• R ef erri n g t h e c li e nt t o ot h er s er vi c e s w h er e cli ni c all y n e c e s s ar y a n d a p pr o pri at e,

i n cl u di n g s e e ki n g A C C’ s pri or a p pr o v al f or s u c h r ef err al s if pri or a p pr o v al i s r e q uir e d;

a n d

P a g e 1 0 of 1 6

• W h e n a p pli c a bl e, s u b mitti n g a r e q u e st f or pri or a p pr o v al of f urt h er tr e at m e nt a n d or

c o v er a s o utli n e d i n S e cti o n 1 4 .

• D o c u m e nt ati o n of cli ni c al r e c or d s.

1 2. 3. R e q uir e m e nt s f or tel e h e alt h c o n s ult ati o n s

• T el e h e alt h c o n s ult ati o n s c a n b e pr o vi d e d t o cli e nt s w h er e it i s d et er mi n e d b y t h e

pr o vi d er a s a cli ni c all y a p pr o pri at e c o n s ult ati o n m et h o d t o m e et t h e tr e at m e nt a n d

r e h a bilit ati o n n e e d s of t h eir cli e nt.

• T el e h e alt h c o n s ult ati o n s ar e t o b e pr o vi d e d i n li n e w it h t h e st a n d ar d s a n d r e q uir e m e nt s

o utli n e d b y t h e N e w Z e al a n d T el e h e alt h R e s o ur c e C e ntr e .

• Pr o vi d er s a n d cli e nt s utili si n g t el e h e alt h f or f oll o w u p m u st b ot h b e pr e s e nt i n N e w

Z e al a n d at t h e ti m e of t h e c o n s ul t ati o n.

• D o c u m e nt ati o n s h o ul d e vi d e n c e t h at t h e tr e at m e nt dir e ctl y r el at e s t o t h e c o v er e d

p er s o n al i nj ur y

• R e c or di n g o ut c o m e s fr o m tr e at m e nt d eli v er e d u si n g a n e vi d e n c e -b a s e d o ut c o m e

m e a s ur e a s o utli n e d b el o w i n S e cti o n 1 6 .

• R ef erri n g t h e cli e nt t o ot h er s er vi c e s w h er e cli ni c all y n e c e s s ar y a n d a p pr o pri at e,

i n cl u di n g s e e ki n g A C C’ s pri or a p pr o v al f or s u c h r ef err al s if pri or a p pr o v al i s r e q uir e d;

a n d

• W h e n a p pli c a bl e, s u b mitti n g a r e q u e st f or pri or a p pr o v al of f urt h er tr e at m e nt a n d or

c o v er a s o utli n e d i n S e cti o n 1 4 .

• D o c u m e nt ati o n of cli ni c al r e c or d s.

1 3. R e q uir e m e nt s f or e q ui p m e nt pr o vi si o n

1 3. 1. Cr ut c h e s hir e

• Cr ut c h e s c a n b e pr o vi d e d w h er e it i s i d e ntifi e d t h at t h e y ar e r e q uir e d t o a d dr e s s t h e

cli e nt s c o v er e d p er s o n al i nj ur y.

• T h e cr ut c h e s m u st b e ar e r e g ul arl y a s s e s s e d a n d m ai nt ai n e d t o a s af e st a n d ar d .

• T h e cli e nt m u st b e a s s e s s e d a n d fitt e d f or t h e s e a c c or di n g t o t h eir s p e cifi c ati o n s, a n d

b e st pr a cti c e g ui d eli n e s .

• Th e cli e nt m u st b e e d u c at e d o n t h e ir s af e u s e.

1 3. 2. M o o n b o ot s

• A m o o n b o ot c a n b e pr o vi d e d w h er e it i s i d e ntifi e d t h at it i s r e q uir e d t o a d dr e s s t h e cli e nt s

c o v er e d p er s o n al i nj ur y.

• A C C m a y b e c h ar g e d t h e a ct u al a n d r e a s o n a bl e c o st of s u p pl yi n g m o o n b o ot s, u p t o

$ 1 0 0 e x cl . G S T.

• A c o -p a y m e nt m a y b e c h ar g e d t o t h e cli e nt f or t hi s it e m, w h er e t h e a b o v e c o st e x c e e d s

$ 1 0 0 e x cl . G S T.

P a g e 1 1 of 1 6

1 3. 3. K n e e Br a c e s

• A k n e e br a c e c a n b e pr o vi d e d w h er e it i s i d e ntifi e d t h at it i s r e q uir e d t o a d dr e s s t h e

cli e nt s c o v er e d p er s o n al i nj ur y.

• A C C m a y b e c h ar g e d t h e a ct u al a n d r e a s o n a bl e c o st of or d eri n g, d eli v er y a n d h ol di n g

t h e it e m u p t o $ 1 0 0 e x cl. G S T.

• A c o -p a y m e nt m a y b e c h ar g e d t o t h e cli e nt f or t hi s it e m, w h er e t h e a b o v e c o st e x c e e d s

$ 1 0 0 e x cl . G S T.

1 3. 4. Ot h er o rt h oti c s

W h er e it i s i d e ntifi e d t h at a n ort h oti c d e vi c e i s r e q uir e d a s p art of a cli e nt’ s tr e at m e nt a n d

r e h a bilit ati o n, a n d it i s n ot o n e of t h o s e li st e d a b o v e , a r e q u e st c a n b e s e nt t o t h e pri or a p pr o v al

t e a m u si n g t h e N o n -C o ntr a ct e d Ort h oti c s R e q u e st pr o c e s s.

1 4. A C C 3 2 r e q u e st

All A C C 3 2 r e q u e st s m u st b e s e nt t o A C C el e ctr o ni c all y.

T hi s c a n b e d o n e vi a t h e A C C 3 2 A p pli c ati o n F or m O nli n e , or t hr o u g h y o ur Pr a cti c e M a n a g e m e nt

S y st e m.

1 4. 1. A d diti o n al c o v er

A d diti o n al c o v er , f or c o n diti o n s li st e d i n t h e att a c h m e nt b el o w, c a n b e r e q u e st e d u si n g a

st a n d ar d r e q u e st:

htt p s:// w w w. a c c. c o. n z/ a s s et s/ pr o vi d er/r e a d -c o d e s -st a n d ar d -a c c 3 2 -r e q u e st. p df

A d diti o n al i nf or m ati o n i s r e q uir e d f or all ot h er r e q u e st s, i n cl u di n g i n v e sti g ati o n r e s ult s a n d /or

s p e ci ali st o pi ni o n.

1 4. 2. Pri or ap pr o v al of tr e at m e nt

A p pr o v al t o tr e at cli e nt s m or e t h a n 5 0 ti m e s r e q uir e s a n o n -st a n d ar d r e q u e st – w hi c h will r e q uir e

y o u t o pr o vi d e i nf or m ati o n fr o m y o ur cli ni c al r e c or d s o n y o ur cli e nt’ s i nj ur y a n d t h e tr e at m e nt

t h at h a s b e e n pr o vi d e d t o d at e.

M or e i nf or m ati o n c a n b e f o u n d at:

htt p s:// w w w. a c c. c o. n z/f or -pr o vi d er s/tr e at m e nt -r e c o v er y/ pri or-a p pr o v al -tr e at m e nt/

1 4. 3. V ol u nt ar y r e q u e st s f or cli ni c al a d vi c e

Y o u m a y r e q u e st A C C t o r e vi e w t h e i nf or m ati o n o n a cl ai m, an d i s s u e a d e ci si o n o n t h e

c o n si d er ati o n of c o v er, c a u s ati o n , or a p pr o pri at e n e s s of o n g oi n g A C C f u n d e d tr e at m e nt , u si n g

t h e n o n-st a n d ar d A C C 3 2 r e q u e st f or m .

It w o ul d b e e x p e ct e d t h at:

• Th e c a s e i s di s c u s s e d wit h t h e cli ni c al dir e ct or pri or t o s e e ki n g c o m m e nt fr o m A C C.

• T h e r e q u e st i s cl e arl y l a b ell e d a s a “ v ol u nt ar y s u b mi s si o n” i n t h e c a u s ati o n s e cti o n.

• T h e r e q u e st w o ul d i n cl u d e all r el e v a nt cli ni c al i nf or m ati o n t o a s si st A C C i n pr o vi di n g

a d vi c e.

P a g e 1 2 of 1 6

1 5. P r o gr e s s r e p ort r e q uir e m e nt s :

T hi s s e cti o n r el at e s t o t h e r e q uir e m e nt o utli n e d i n cl a u s e 6. 2. 3 . 6 of t h e c o ntr a ct.

1 5. 1. W h e n d o e s a r e p ort h a v e t o b e c o m pl et e d

A r e p ort c a n b e c o m pl et e d at a n y p oi nt d uri n g t h e c ar e of a cli e nt, w h er e a d diti o n al o v er si g ht i s

i d e ntifi e d a s b ei n g r e q uir e d t o e n s ur e f urt h er tr e at me nt r e m ai n s a p pr o pri at e .

H o w e v er, a s a mi ni m u m r e q uir e m e nt , t he c li ni c al d ir e ct or m u st r e vi e w a n d pr o vi d e a r e p ort o n

cl ai m s pri or t o t h e cli e nt’ s 1 6 t h vi sit.

A C C will r e m u n er at e f or t hi s r e p ort at t h e P T 1 4 r at e.

T h e r e p ort m a y t a k e pl a c e fr o m a r e vi e w of t h e cli ni c al n ot e s a n d i nf or m ati o n o n fil e , or a s a n

a s s e s s m e nt of t h e cli e nt .

1 5. 2. R e q uir e m e nt s of t h e Writt e n R e p ort a n d Li ai s o n

T h e f oll o wi n g i nf or m ati o n i s r e q uir e d t o b e pr o vi d e d a s p art of t h e r e p ort:

Cl ai m R e vi e w Writt e n R e p ort:

Cli ni c al Dir e ct or s N a m e: D at e:

1 W h at w a s t h e r e p ort e d a c ci d e nt e v e nt ? ( Pl e a s e c o n si d er t h e m e c h a ni s m a s

r e p ort e d i n t h e cli ni c al r e c or d a s w ell a s t h e A C C 4 5)

2 W h at w a s t h e i niti al i nj ur y di a g n o si s ?

3 W h at i s t h e c urr e nt di a g n o si s a n d c o n diti o n b ei n g tr e at e d ?

4 I n y o ur o pi ni o n, h a s t h e r e p ort e d a c ci d e nt e v e nt c a u s ed t h e c o n diti o n b ei n g

tr e at e d ?

Y e s ☐ N o ☐ U n s ur e ☐

5 I s t h e tr e at m e nt t h at h a s b e e n pr o vi d e d t o d at e a p pr o pri at e (i. e. eff e cti v e, s af e,

n e c e s s ar y, a n d r e a s o n a bl e fr e q u e n c y et c.) i n a d dr e s si n g t h e i nj ur y ?

6 D o y o u h a v e a n y r e c o m m e n d ati o n s f or t h e tr e at m e nt pl a n m o vi n g f or w ar d ?

7 D o y o u r e c o m m e n d a n y f urt h er i n v e sti g ati o n s or o n w ar d r ef err al ?

8 Li ai s o n wit h pr o vi d er u n d ert a k e n Y e s ☐ N o ☐ N ot r e q uir e d ☐

P a g e 1 3 of 1 6

1 6. G o al s etti n g a n d o ut c o m e m e a s ur e s

1 6. 1. G o al s etti n g

All cli e nt s ar e r e q uir e d t o h a v e i n di vi d u al cli e nt c e ntr e d g o al s a n d tr e at m e nt g o al s .

T h e s e g o al s s h o ul d b e writt e n i n t h e S M A R T f or m at i. e. S p e cifi c, M e a s ur a bl e, A c hi e v a bl e,

R el e v a nt, a n d Ti m e -b o u n d.

G o al s m a y i nf or m o ut c o m e m e a s ur e s s u c h a s t h e p ati e nt s p e cifi c f u n cti o n s c al e.

1 6. 2. O ut c o m e m e a s ur e s

Pr o vi d er s ar e e x p e ct e d t o c oll e ct cli e nt o ut c o m e m e a s ur e s t h at ar e v ali d at e d a n d r el e v a nt t o

t h e cli e nt.

T h e s e s h o ul d b e c oll e ct e d at t h e i niti al a s s e s s m e nt, r e g ul arl y d uri n g tr e at m e nt , a n d o n

di s c h ar g e.

S e e S e cti o n 1 7 b el o w f or di s c h ar g e o ut c o m e r e q uir e m e nt s.

1 7. Di s c h ar g e r e q ui r e m e nt s:

Pr o vi d er s ar e e x p e ct e d t o f oll o w u p o n cli e nt s a n d di s c h ar g e t h e m fr o m t h e s er vi c e.

At c o m pl eti o n of t h e s er vi c e t h e f oll o wi n g i nf or m at i o n n e e d s t o b e r e c or d e d, a n d pr o vi d e d t o

A C C if r e q u e st e d:

1. H a s t h e cli e nt b e e n di s c h ar g e d b y t h e pr o vi d er, s elf -di s c h ar g e d or l o st t o f oll o w u p ?

2. H a s t h e cli e nt m et t h e g o al s t h at w er e s et at t h e o ut s et of tr e at m e nt ?

Y e s / N o

3. N u m eri c al P ai n r ati n g s c al e at i niti al a s s e s s m e nt a n d di s c h ar g e.

I niti al A s s e s s m e nt: _ _ _ _ _ _ _ Di s c h ar g e: _ _ _ _ _ _ _

4. Gl o b al R ati n g of C h a n g e S c al e at di s c h ar g e ( s e e F i g ur e 1 b el o w )

Fi g ur e 1. Gl o b al R ati n g of C h a n g e S c al e

P a g e 1 4 of 1 6

1 7. 1. Di s c h ar g e S u m m ar y t o R ef erri n g Pr o vi d er s

I n a c c or d a n c e wit h P art B, Cl a u s e 7. 2. 5, w h er e A C C cli e nt s h a v e b e e n r ef err e d t o

P h y si ot h er a p y S er vi c e s b y ot h er h e alt h pr o vi d er s ( e. g. G P s), pr o vi d er s ar e r e q uir e d t o pr o vi d e

a di s c h ar g e s u m m ar y b a c k t o t h e r ef erri n g pr o vi d er.

T h e p ur p o s e of t hi s r e q uir e m e nt i s t o h el p s u p p ort t h e i nt e gr ati o n of c ar e a cr o s s m ulti pl e h e alt h

pr of e s si o n al s f or A C C cli e nt s.

A s a mi ni m u m, A C C e x p e ct s t h e di s c h ar g e s u m m ar y t o o utli n e t h e f oll o wi n g b a c k t o t h e r ef erri n g

pr o vi d er:

• H o w h a s t h e cli e nt r e s p o n de d t o p h y si ot h er a p y tr e at m e nt ?

• D o e s t h e p h y si ot h er a pi st r e q uir e t h e r ef erri n g pr o vi d er t o u n d ert a k e a n y s p e cifi c

f oll o w-u p a cti viti e s ?

1 8. R e s p o n si bili ti e s of t h e cli ni c al dir e ct or

1 8. 1. E n s ur e r e q uir e m e nt s f or cli ni c al r e c or d k e e pi n g ar e m et

T h e cli ni c al dir e ct or m u st m a k e s ur e t h at pr o vi d er s w or ki n g wit hi n t h e cli ni c ar e a w ar e of t h e

S t a n d ar d s F r a m e w or k f or cli ni c al n ot e s s et o ut b y t h e P h y si ot h er a p y B o ar d of N e w Z e al a n d a n d

t h e r e q uir e m e nt s o utli n e d i n t h e St a n d ar d T er m s a n d C o n diti o n s d o c u m e nt a n d P h y si ot h er a p y

S er vi c e s S er vi c e S c h e d ul e .

1 8. 2. Pr o vi d e o v er si g ht w h er e r e q uir e d

T h e cli ni c al dir e ct or m u st b e a v ail a bl e t o pr o vi d e o v er si g ht t o pr o vi d er s w h er e r e q uir e d.

1 8. 3. Pr o vi d e a cli ni c al r e vi e w of t h e cli e nt s pr o gr e s s

Pl e a s e r ef er t o t h e r e q uir e m e nt s li st e d i n S e cti o n 1 5 of t hi s g ui d eli n e.

1 8. 4. I n d u ct n e w st aff a n d e n s ur e t h e A C C p art n er s hi p a gr e e m e nt i s si g n e d.

A c o p y of t h e P art n eri n g wit h A C C – A G ui d e f or P h y si ot h er a pi st s a n d H a n d T h er a pi st s c a n b e

f o u n d h er e: P art n eri n g wit h A C C .

A si g n e d c o p y f or e a c h pr o vi d er m u st b e k e pt at t h e pr a c ti c e.

1 8. 5. E n s ur e t h e A C C l e ar ni n g m o d ul e s h a v e b e e n c o m pl et e d

It i s e x p e ct e d t h at Cli ni c al Dir e ct or s will w or k t hr o u g h t h e m o d ul e s wit h pr o vi d er s i n t h eir pr a cti c e

a s t h e y ar e r el e a s e d. M o d ul e s s h o ul d b e u s e d a s p art of t h e i n d u cti o n pr o c e s s f or n e w pr o vi d er s .

A C C will c o nti n u e t o d e v el o p t h e s e o n a n o n g oi n g b a si s a n d n otif y S u p pli er s a s n e w l e ar ni n g

m o d ul e s ar e r el e a s e d. F or a li st of c urr e nt m o d ul e s pl e a s e vi sit w w w. a c c. c o. n z/r e s o ur c e s/ #/ -

a n d filt er r e s o ur c e s b y C o ntr a ct s ( c at e g or y) a n d P h y si ot h er a p y ( s u b c at e g or y) .

1 8. 6. W or k wit h A C C if t h e n e e d ari s e s t o r e s ol v e a n y cli ni c al p erf or m a n c e i s s u e s.

If t h e n e e d ari s e s f or A C C t o w or k wit h t h e s u p pli er t o r e s ol v e a n y p erf or m a n c e i s s u e s, t h e

cli ni c al dir e ct or i s t o b e a v ail a bl e w h er e t h e i s s u e i s i d e ntifi e d a s h a vi n g a cli ni c al c o m p o n e nt.

P a g e 1 5 of 1 6

1 9. I n v oi ci n g f or s e r vi c e s

1 9. 1. All pr o vi d er s ar e r e q uir e d t o i n v oi c e A C C el e ctr o ni c all y f or s er vi c e s

Y o u c a n s u b mit i n v oi c e s o nli n e a n d k e e p tr a c k of t h e m u si n g o ur e B u si n e s s G at e w a y or y o ur

Pr a cti c e M a n a g e m e nt S y st e m ( P M S). O ur o nli n e s y st e m s ar e e a s y t o u s e , a n d y o u will g et p ai d

f a st er t h a n d oi n g it m a n u all y.

O n c e w e h a v e y o ur i n v oi c e, y o u will u s u all y r e c ei v e p a y m e nt aft er si x w or ki n g d a y s.

T o s et y o ur s elf u p wit h o ur e B u si n e s s s er vi c e s s e e: G etti n g S et U p O nli n e .

2 0. I nt er a cti o n s wit h A c cr e dit e d E m pl o y er s

A c cr e dit e d E m pl o y er s ( A E s) ar e e m pl o y er s w h o h a v e a c o ntr a ct e d p art n er s hi p wit h A C C t o a ct

a s A C C o n b e h alf of t h eir e m pl o y e e s. If a n A E’ s st aff m e m b er n e e d s tr e at m e nt t h at w o ul d

n or m all y b e c o v er e d b y A C C, t h e A E c a n arr a n g e f or t hi s or t h e y m a y u s e a T hir d - Part y

A d m i ni str at or ( T P A). H o w e v er, t h e y m u st a bi d e b y t h e A C C P h y si ot h er a p y S er vi c e s c o ntr a ct

u nl e s s t h e y h a v e a s e p ar at e c o ntr a ct or a gr e e m e nt wit h t h e pr o vi d er.

R e g ar dl e s s of t h e c o ntr a ct a n A E h ol d s wit h a pr o vi d er, t h e e m pl o y e e of a n a c cr e dit e d e m pl o y er

i s e ntitl e d t o t h e s a m e s er vi c e q u alit y, a n d t er m s a n d c o n diti o n s t h at ar e gi v e n t o a n A C C cli e nt

u si n g t h e P h y si ot h er a p y s er vi c e.

A E s a n d T P A s m a y h a v e t h eir o w n pr o c e s s e s r e g ar di n g tr e at m e nt li mit s a n d pri or a p pr o v al of

a d diti o n al tr e at m e nt. Pl e a s e li ai s e wit h t h e r el e v a nt A E or T P A wit h r e g ar d s t o t h eir pr o c e s s e s.

A E s a n d T P A s m a y r e q u e st r e p ort s r e g ar di n g t h eir cli e nt s, b ut t h eir d e ci si o n s a b o ut f urt h er

tr e atm e nt m u st f oll o w t h e c o n diti o n s of t h e P h y si ot h er a p y S er vi c e s c o ntr a ct.

2 1. S a m e D a y Alli e d H e alt h T r e at m e nt

W h er e cli e nt s r e q uir e m ulti pl e tr e at m e nt s o n t h e s a m e d a y fr o m s e p ar at e Alli e d H e alt h

T r e at m e nt P r o vi d er s, pl e a s e r ef er t o A C C’ s P o siti o n St at e m e nt o n M ulti pl e S a m e D a y Alli e d

H e alt h Tr e at m e nt .

2 2. St u d e nt s

St u d e nt s c a n pr o vi d e tr e at m e nt w h e n s u p er vi s e d u n d er t h e P h y si ot h er a p y S er vi c e s c o ntr a ct.

A c o p y of t h e A C C p o siti o n St at e m e nt c a n b e f o u n d h er e: A C C P a y m e nt f or T r e at m e nt P r o vi d e d

b y Alli e d H e alt h St u d e nt s .

2 3. P r o vi di n g tr e at m e nt to fri e n d, f a mil y, a n d t h o s e cl o s e t o y o u i n cl u di n g c oll e a g u e s

Pl e a s e c ar ef ull y c o n si d er t h e P h y si ot h er a p y B o ar d ’s p o siti o n o n tr e at m e nt of fri e n d s, fa mil y a n d

t h o s e cl o s e t o y o u.

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A C C’ s Po siti o n St at e m e nt s o n t h e s e m att er s c a n b e f o u n d b el o w :

• Tr e at m e nt of C oll e a g u e s

• Tr e at m e nt of F a mil y

2 4. P r o vi di n g T r e at m e nt i n a S p ort s S etti n g

Pl e a s e c ar ef ull y c o n si d er tr e at m e nt pr o vi d e d a n d bill e d t o A C C i n a s p ort s t y p e s etti n g.

A c o p y of t h e A C C p o siti o n St at e m e nt c a n b e f o u n d h er e: Tr e ati n g C li e nt s i n a S p ort S e tti n g.