Pääkaupunkiseudun Partiolaiset

VIESTINNÄN JA MARKKINOINNIN OHJEISTUS LUOTTAMUS-

HENKILÖILLE

ALKUSANAT Maailma on menossa suuntaan, jossa viestintä kuuluu organisaatiossa kaikille. Ja se on hyvä. Sillä kuka olisikaan parempi tyyppi kertomaan meneillään tai tulossa olevista asioista kuin se tyyppi, joka tietää niistä eniten. Eli juuri sinä, oman vastuualueesi paras asiantuntija. Et ole sisällöntuotantosi kanssa kuitenkaan yksin: käytössäsi ovat valmiiksi mietityt ja jatkuvasti kehittyvät viestintäkanavat, strategiatason linjaukset ydinviesteistä, visuaalinen ilme jonka alla näkyä ja viestintäsuunnitelma, jonka tavoitteena on rytmittää viestintää niin, että kohderyhmät eivät tukehdu infotulvan alle.

Sosiaalisen median myötä maailma on muuttunut paljon. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän rajoja on vaikea määrittää, markkinointi ja viestintä menevät myös iloisesti solmuun monesta kohdasta. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän tulisi siis olla linjassa toistensa kanssa. Sisäisen viestinnän yksi tehtävä onkin sisäisen toiminnan ja ulkoisen yhteisökuvan liittä-minen toimivaksi kokonaisuudeksi.

Somessa on myös vaikea vetää rajaa sille, milloin siellä ollaan partion edustajana, milloin yksityishenkilönä. Siksi tästä vihkosesta löytyy myös muutama sana somessa olemisesta.

Eikä muuten sitten uskota Osmo A. Wiion viestinnän lakia: ”Viestintä epäonnistuu aina – paitsi sattumalta.”

VIESTINNÄN JA MARKKINOINNIN SUUNNITTELUSTA

Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry noudattaa Suomen Partiolaisten viestintästrategiaa, omaa emme tarvitse. Strategiatasolla suomalaisen partion tavoitteena on näkyä valta-kunnallisesti yhteneväisenä, houkuttelevana nuorisojärjestönä. Myös visuaalinen ilme on valtakunnallisesti yhteneväinen. Partio on partio.

Sisäisen ja ulkoisen viestinnän rajojen hämärtymisen lisäksi myös viestinnän ja markki-noinnin erottaminen toisistaan on hankalaa ja usein myös tarpeetonta. Iso osa lippukun-nille menevistä viesteistä on lähempänä sisäistä markkinointia kuin viestintää.

Jemmasta (partioyhteisot -> papa -> toiminnanalat -> vima -> suunnitelmat) löytyy aina viimeisin versio vuotuisesta viestintäsuunnitelma-excelistä. Viestintäsuunnitelma pitää sisällään PäPan viestinnän yleiskuvauksen, linkit ohjeisiin ja asiakirjoihin, joihin PäPan viestintä nojaa, viestintäkanavien kuvaukset ja vastuuhenkilöt, julkaisuaikataulut, jäsenistölle ja luottiksille suunnattujen kyselyjen vuosisuunnitelman, viestinnällisten teemojen vuosikellon sekä tiedotussuunnitelman. Piirin johto päättää viestinnällisistä teemoista vuoden alussa.

Tiedotussuunnitelma esitäytetään toimistolla puolivuosittain toiminnanalasta vastaa-van työntekijän ja viestintäkoordinaattorin toimesta, ja sitä täydennetään suunnitelmien tarkentuessa pitkin vuotta. Pidä siis työntekijäsi ajan tasalla suunnitelmistasi. Häneltä saat myös tarvittaessa tukea viestinnän suunnitteluun. Tiukka etunoja suunnittelussa on tärkeää, jotta asiat saadaan viestittyä oikeaan aikaan, toiminnan painopisteet eivät jää muun sälän jalkoihin ja kokonaisuus pysyy hallinnassa. Muista, että viestintä on kaikkien toimijoiden vastuulla. Viestintä-toiminnanala tarjoaa ajanmukaiset, eri kohderyhmät tavoittavat viestintäkanavat sekä tukea, koulutusta ja ohjeistusta niiden käyttämiseen, mutta sisällöntuotannosta vastaavat kaikki.

PIIRISSÄ KÄYTETTÄVÄT KANAVAT PäPalla on käytössä hurja valikoima erilaisia tapoja tavoittaa eri kohderyhmiä. Asiaa on paljon, joten kohderyhmien huomioiminen viestinnässä on tärkeää, jotta olennaiset vies-tit tavoittavat oikeat tyypit. Spämmäämisen välttämiseksi on myös syytä tehdä yhteistyö-tä muiden toiminnanalojen kanssa ja niputtaa samoille kohderyhmille meneviä viestejä yhteen mahdollisuuksien mukaan. Arkiviestintä piirin virallisiin kanaviin hoituu toimis-tolta käsin. Kaikkien piirin viestintäkanavien DL-päivät löytyvät piirin nettisivuilta: www.päpa.fi/piiri-palvelee/julkaisuaikataulut/

Heppu Heppu on neljä kertaa vuodessa printtinä ja jatkuvasti verkossa ilmestyvä Pääkaupun-kiseudun Partiolaiset ry:n jäsenlehti. Lehti postitetaan suoraan kaikkien jäsenmaksun maksaneiden partiolaisten lisäksi pääkaupunkiseudun kirjastoihin, nuorisotaloille ja seurakuntiin.

Heppu uutisoi journalistisella otteella pääkaupunkiseudun ajankohtaisista partioasioista, lippukuntien kuulumisista, käynnissä olevista hankkeista sekä muista merkittävistä par-tioon liittyvistä aiheista. Printtilehden kohderyhmänä ovat erityisesti samoajat ja nuoret aikuiset eli 15–30 vuotiaat. Verkossa ja sosiaalisessa mediassa julkaistavat sisällöt on kohdistettu erityisesti tarpojille ja nuorille aikuisille eli 12–30-vuotiaille.

Hepulla on kaksi vapaaehtoisena työskentelevää päätoimittajaa ja lehden toimituskuntaan kuuluu noin kymmenen nuorta toimittajaa. Lehtien sisältö suunnitellaan toimituskokouk-sessa noin 2,5 kuukautta ennen ilmestymistä. Mikäli sinulla on juttuvinkki, ole ajoissa suoraan yhteydessä päätoimittajiin. Heppuun tulevat mainokset ja ilmoitukset voi lähettää suoraan Hepun taittajalle. Yhteystiedot löytyvät viimeisimmän lehden ensimmäiseltä sivulta. Kaikki lehdet ovat luettavissa näköislehtinä Issuu-palvelussa: issuu.com/heppu

Lehti ekaluokkalaisille Syyskauden alkaessa elokuun alussa kaikille pääkaupunkiseutulaisille ekaluokkalaisille lähetetään postitse esite partiosta lehden muodossa. Lehti on ulkoasultaan samannäköi-nen kuin Heppu, mutta sen nimi kertoo yleisesti partiosta ja sisältö on suunnattu eka-luokkaisten vanhemmille.

Sähköinen tiedote (sähkis) Sähkis on uutiskirje, joka lähetetään toimintakauden aikana kerran kuussa sähköpostitse kaikille jäsenrekisteri Kuksassa oleville yli 15-vuotiaille päpalaisille, joilla ei ole markki-nointi- tai sähköpostikieltoa. Sähkis kokoaa yhteen ajankohtaisia partioasioita, esittelee aiheen lyhyesti ja tarjoaa linkin tiedon alkulähteelle.

Lippukuntaposti Lippukuntaposti on lippukuntien johtajistoa varten koottu tietopaketti, johon kootaan kuusi kertaa vuodessa lippukuntaa ja sen toimintaa koskevia asioita. Paperiversio posti-tetaan lippukunnan jäsenrekisteri Kuksaan merkitsemälle postinsaajalle. Sähköinen versio lähetetään lippukunnan postinsaajan lisäksi myös lippukunnanjohtajalle, pestijohtajalle, ohjelmajohtajalle, lippukunnanjohtajan apulaiselle sekä valmentajille ja piirineuvoston jäsenille ja varajäsenille. WhatsAppPäPan WA-listojen sisällöt on kohdennettu tarpojaikäisille ja sitä vanhemmille sekä eri pesteissä toimiville. WhatsApp tarjoaa ensisijaisesti yksittäistä partiolaista mahdollisesti kiinnostavia tapahtumavinkkejä ja partiouutisia. WA-lista on muun viestinnän vapaa-muotoinen tukikanava, jossa samasta jutusta ei pääsääntöisesti huudella kuin kerran. Viestintäkoordinaattorin vastuulla.

Nettisivut www.päpa.fi Uutiset Piirin nettisivut on suunnattu ensisijaisesti ei-vielä-partiolaisille. Sivuilta löytyy muun muassa tietoa partiosta eri kielillä, lippukuntien yhteystiedot ja tietoa erilaisista projek-teistamme, kuten päiväleireistä. Sisältö on kirjoitettu niin, että se aukeaa myös partion saloihin vihkiytymättömälle. Sivusto on viestintäkoordinaattorin vastuulla, muusta sisäl-löstä vastaavat markkinointikoordinaattori ja projektien työntekijät

Blogi Piirin nettisivuilla julkaistaan blogia, johon kuka tahansa voi tarjoja kirjoitusta liittyen kolmeen eri kategoriaan: lippukuntiin, päätöksentekoon tai yleisiin partioasioihin.

Heppumedia Hepun verkkojulkaisut löytyvät piirin nettisivuilta Heppumedian alta.

O365-ympäristö ja Jemma (Sharepoint) Jemma on PäPan luottisten ja työntekijöiden yhteinen intranet O365 -ympäristön Share-pointissa. Sisään pääsee kirjautumaan osoitteista portal.office.com tai partio.sharepoint.com.

Jemmassa on piirin kaikille toiminnanaloille oma sivu, jonne voi koota toiminnalan kai-kille julkista materiaalia. Partion tiedonhallintaa Jemmassa ohjaa neljä periaatetta: 1. Kaikki tieto on avointa ja sitä voi muokata kuka tahansa. 2. Jokaisella on vastuu tiedonhallinnasta ja tiedon jakamisesta avoimesti. 3. Tietoa luodaan yhdessä yhteisin työvälinein. 4. Henkilötietoja on käsiteltävä huolellisesti, eikä yksilöiviä henkilötietoja julkaista.

OneDrive OneDrivessa luottikset voivat työstää dokumentteja, jotka eivät ole kaikille julkisia. Dri-vessä tiedostoja voi jakaa myös muille ja muokata niitä yhdessä.

Yammer Yammerissa luottikset voivat käydä keskustelua ajankohtaisista asioista eri ryhmissä.

Uutiskirjeet Puhisposti Puhisposti on luottisten johtamista ja tekemistä tukeva tiedote, joka lähetetään ryhmien, toimikuntien, piirihallituksen jäsenten ja isompien projektien puheenjohtajille. Posti lähetetään 6 kertaa vuodessa. Vapaaehtoistyön koordinaattori ja aluepäällikkö kokoavat yhteistyössä piirinjohtajien kanssa.

Jatkojohto Aluetiimeille aina kuun puolivälissä lähetettävä tiedote heitä koskevista asioista. Lippu-kuntatuen ryhmä tuottaa sisällöt, aluepäällikkö huolehtii lähettämisestä.

Johtolanka Johtolanka- kirje ilmestyy neljä kertaa vuodessa ja lähtee sähköpostitse aina aluetapaa-misten jälkeen lippukunnanjohtajalle, pestijohtajalle ja ohjelmajohtajalle.

Jäsenkirje Jäsenkirje lähetetään sähköpostitse koko jäsenistölle kaksi kertaa vuodessa. Siihen nos-tetaan syksyisin toiminnan aloitukseen ja keväisin Partioviikkoon liittyviä ajankohtaisia asioita. Markkinointikoordinaattori kokoaa ja lähettää kirjeen.

SOSIAALISEN MEDIAN KANAVAT Sosiaalisen median osalta ei ole mitään järkeä luoda joka tapahtumalle ja projektille omia profiileja eri kanaviin. Yhteisiä kanavia käyttämällä saamme toiminnan monipuolisuuden parhaiten esiin.

Facebook – Pääkaupunkiseudun Partiolaiset

Sivun kohderyhmiä ovat yli 13-vuotiaat ei-vielä-partiolaiset ja partion sidosryhmät. Sivulla puffataan tapahtumia ja muita ajankohtaisia juttuja. Sivulla jaetaan välillä myös muiden järjestöjen ja median juttuja mm. luonnosta, nuorista ja vapaaehtoistyöstä. Kaikki FB-tapahtumat luodaan tämän sivun alle. Tapahtumista vastaavat luottikset toimivat tapahtumien ylläpitäjinä. Sivun ensisijainen päivitysvastuu on viestintäkoordinaattorilla ja markkinointikoordinaattorilla.

HUOM: Jos tapahtuman osallistujamäärätavoite on yli 50 henkeä, on tapahtumalle mah-dollista perustaa oma FB-event PäPan sivun alle. Tällöin tapahtuman tekijät sitoutuvat päivittämään tapahtumasivua itse.

Facebook – Päpan iltapäiväkerho

Pääkaupunkiseudun Partiolaisten luottiksille ja lippukuntatoimijoille tarkoitettu ryhmä. Hyödynnetään tapahtumamarkkinoinnissa, uutisoinnissa ja erilaisten lippukunnan toi-mintaa tukevien vinkkien ja muistutusten jakamisessa.

Instagram – @partiokuuluukaikille

Tarkoitettu yli 13-vuotiaille partiolaisille ja partiosta kiinnostuneille. Sisältö lähinnä si-säistä markkinointia, partiotoiminnan avaamista brändin mukaisten kuvien avulla evp:il-le, tapahtumien jälkimarkkinointia, päpalaisten partiokuvien regrammausta. Kannus-tetaan seuraajia jakamaan partiokuvia ja osallistumaan keskusteluihin. Sisällöntuotanto kevyellä otteella, keskitytään muiden tuottamien sisältöjen jakamiseen. Kuvissa käytetään aihetunnisteita #päpa ja #partioscout. Ensisijainen päivitysvastuu viestintäkoordinaatto-rilla ja markkinointikoordinaattorilla. HUOM: Tapahtumaa varten voi saada IG-tunnukset käyttöön esimerkiksi viikonlopun ajaksi. Tarkemmat ohjeet ja tiedot toimistolta edellä mainituilta henkilöiltä.

Snapchat - @partiolaiffii

PäPan snäppissä kohderyhmänä ovat kaikki ikäkaudet seikkailijoista ylöspäin. Snäpissä jaetaan päivityksiä tapahtumista ja yleisesti hyvästä partiofiiliksestä. Sisältö on lähinnä sisäistä markkinointia tapahtumien ennakko- ja jälkimarkkinointia. Tunnelmia, elämyk-siä, innostamista ja seuraajien aktivoimista. Kanavalle tuotetaan sisältöä live tilanteista joko videona tai kuvina.

Twitter – @partiokuuluu

Kohderyhmiä ovat partiolaiset samoajista ylöspäin, media, muut järjestöt ja sidosryhmät sekä evp:t. Puffataan tapahtumia ja muita ajankohtaisia juttuja, retweetataan partiota koskevia juttuja. Jaetaan välillä myös muiden järjestöjen ja median juttuja mm. luon-nosta, nuorista ja vapaaehtoistyöstä. Tili on ”neutraali toimija”, joka ei ota kantaa esim. partiopoliittisiin juttuihin. Aatekeskustelut yms. käydään piirinjohtajien omien profiilien kautta. Viestintäkoordinaattori ja markkinointikoordinaattori vastaavat ensisijaisesti tästä kanavasta. Käytetään aihetunnisteita #päpa ja #partioscout.

LinkedIn

LinkedIn on kanava, jossa Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry on läsnä yhtenä yhdistykse-nä muiden joukossa. Toimistolta käsin LinkedInissä uutisoidaan ajankohtaisista partio-teemoista, kerrotaan vapaaehtoistyöstä, jaetaan työpaikkailmoituksia, tuodaan näkyville piirin isommat projektit ja jaetaan muissa medioissa kerrottuja partiotarinoita. LinkedIn ei ole varsinainen markkinointikanava, mutta se toimii hienosti silloin, kun halutaan saa-da näkyvyyttä pestille tai työpaikalle tai kun halutaan viestiä omaa osaamista. YouTube

Piirin YouTube-kanavalla julkaistaan videoita, jotka kertovat partiosta monipuolisesti. Lisäksi kanavan kautta striimataan livenä eri tapahtumia ja julkaistaan vlogeja. Kanava on suunnattu partiolaisille ja ei-vielä-partiolaisille.

SISÄLTÖ ON KUNKKU

Viestittäviä asioita on paljon. Myös sellaisia asioita on paljon, joista olisi hyvä ja tärkeää kertoa eri kohderyhmille: partiouutisten, tapahtumamarkkinoinnin, dl-muikkareiden ja erilaisten lippukuntien parempaa toimintaa edistävien vinkkien lisäksi voisimme nykyistä enemmän esimerkiksi tehdä tapahtumien jälkimarkkinointia, kertoa projektien jälkeen niiden tuloksista ja jakaa projektin aikana opittuja asioita, kertoa esimerkiksi kyselyjen tuloksista ja tarjota infografiikoiden muodossa monipuolisesti tietoa toiminnastamme. Partiossa tehdään paljon hienoja juttuja ja organisaatiossamme on paljon osaamista. Teh-dään se näkyväksi.

Pidä kuitenkin mielessäsi, että viestinnällä ei paikata huonosti suunniteltua tai tehtyä. Kakasta ei saa konvehtia, kuten vanha sanonta kuuluu. Ja vähemmän on usein enemmän. Panosta tekemisessäsi siis määrän sijaan laatuun!

Lyhyt muistilista tekemisen lomaan:

1. Keskity. Pysähdy miettimään, mitä ja keitä oikeasti viestilläsi haluat saavuttaa.

2. Suunnittele. Mieti, millä aikataululla asiasta pitäisi kertoa ja hyödynnä kanavatauluk-koa. Pitäisikö eri kohderyhmille kertoa asiasta vähän eri kärjillä tai eri näkökulmista? Entä voisiko mediaa kiinnostaa joku osuus asiasta?

3. Ja. Hyödynnä ilosanoman jakamisessa useampia kanavia. Jaa mah dollisuuksien mu-kaan myös omissa henkilökohtaisissa kanavissasi.

PÄPALAISEN LUOTTIKSEN SOMEOHJEET 1. Pidä järki kädessä

• Sen, mitä olisit valmis huutelemaan julkisesti turuilla ja toreilla tai sanomaan toiselle ihmiselle kasvotusten, voit luultavasti julkaista myös somessa. Valheelliset, loukkaavat tai virheelliset kirjoitukset eivät ole ok. • Muista, että nettiin kerran julkaistu sisältö säilyy siellä pysyvästi. Jos jonkin asian jul-kaiseminen arveluttaa, mieti kaksi kertaa ja pyydä tarvittaessa apua. • Mieti mitä ja miten julkaiset: ulkopuolisen voi olla vaikeaa erottaa yksityistä julkisesta tai henkilökohtaista mielipidettä partion virallisesta kannasta. • Kunnioita yleisöäsi välttämällä kirjoittamasta muista negatiivisessa sävyssä.

2. Noudata lainsäädäntöä

• Henkilötietojen ja luottamuksellisten asioiden jakaminen ei ole koskaan sallittua. • Somessa pätevät samat tekijänoikeussäädökset kuin muuallakin maailmassa: muista kysyä kuvissa esiintyviltä (alaikäisten osalta heidän vanhemmiltaan) lupa kuvien julkai-semiseen sekä jo julkaistujen kuvien jakamiseen eteenpäin.

3. Huolehdi tietoturvasta ja tietosuojasta

• Huolehdi, etteivät esimerkiksi salasanat leviä väärille tahoille ja ettei luottamukselliseen tietoon ole mahdollisuutta päästä käsiksi ilman asianmukaista lupaa. • Älä kutsu tai hyväksy suljettuihin ryhmiin jäseniä, joita et tunne tai joilla ei mielestäsi ole kyseisiin ryhmiin asiaa. Vastaavasti pyri huolehtimaan, että pestinsä päättäviltä pois-tetaan tarpeettomaksi käyvien käyttöoikeuksien lisäksi mahdolliset jäsenyydet suljetuissa ryhmissä.

4. Tartu mahdollisuuksiin!

• Sosiaalinen media tarjoaa huikeita mahdollisuuksia verkostoitumiseen, partion brändin rakentamiseen, toiminnan tunnettuuden lisäämiseen sekä monipuoliseen ja aktiiviseen viestintään. • Pyri mahdollisuuksien mukaan käyttämään kuvia, joissa näkyy yhdessä tekeviä hymyi-leviä nuoria (ei selkiä). Pyri myös käyttämään me-muotoa. • Partiolainen on verkossa rohkea, huumorintajuinen ja vastuuntuntoinen. Hän menee mukaan uusiin juttuihin ja kokeilee uusia sosiaalisen median kanavia.

5. Ole oma itsesi

Kerro rohkeasti miltä sinun #partioscout näyttää. Muista kuitenkin hyvät käytöstavat ja positiivinen mieli. • Partiolainen ei kiusaa ja puuttuu mahdolliseen nettikiusaamiseen heti.

6. Ole aktiivinen ja reagoi

Kerro reaktiosi avulla mielipiteesi postauksista: tykkää, kommentoi ja jaa.

VIESTINTÄ POIKKEUSTILANTEISSA Suurin osa partiotapahtumien poikkeustilanteista pystytään hoitamaan viestinnän nor-maalikäytäntöjen mukaan eikä tarvetta kriisiviestinnälle ole. Hankalat tilanteet ilmenevät usein yllättäen ja tapahtumat etenevät nopeasti. Siksi on tärkeää, että jo etukäteen on sovittu säännöt, joiden mukaan osataan toimia.

1) Älä julkaise sosiaalisessa mediassa valokuvia tai videoita tai lähetä niitä viestillä.

2) Kriisitilanteessa voit vastata kysyjille (esim. toimittajille, mummolle tai muulle ulko-puoliselle)

”Kiitos yhteydenotosta, lisätietoja antaa toiminnanjohtaja Mimmu Mannermaa, 040 132 70 88.”

Kriisiviestinnän järjestys tilanteesta riippuen

1) Loukkaantuneiden kotiväki. Soitto: asianosainen soittaa aina itse, jos mahdollista. Ti-lanteesta riippuen soiton hoitaa leirilääkintä tai leirilippukunta. Jos asiaan liittyy rikos-tutkinta, (esim. kuolemantapaus), asiasta tiedottaa poliisi.

2) Piirin toimisto. Soitto toiminnanjohtajalle mihin vuorokauden aikaan tahansa: Mimmu Mannermaa puh. 040 132 7088.

2) Tapahtuman sisällä: tapahtuman tekijät, osallistujat tarpeen mukaan

3) Partion sisäinen tiedottaminen.

4) Osallistujien kotiväki: nettisivut, some-kanavat.

5) Media: tiedote valtakunnan medialle ja paikallismedialle (toimistolta viestintäkoordi-naattori)

Jos havaitset kiusaamista tai häirintää sosiaalisen median kanavissa, ota yhteys Mim-muun. Älä kommentoi itse.

TAPAHTUMIEN VIESTINTÄ JA MARKKINOINTITEET PÄRÄYTTÄVÄÄ PARTIOTOIMINTAA, MUTTA OSALLISTUJAT PUUTTUVAT.

MITÄ TEHDÄ?

Partiossa tehtävä markkinointi on hyvin suurelta osin tapahtumamarkkinointia ja siksi kovin tärkeää ei vain tapahtumien onnistumisen kannalta, vaan myös partion brändin kannalta. Tapahtumat ovat usein näkyviä myös ei-vielä-partiolaisille, joten niiden onnis-tuminen on todella tärkeää. Tapahtumamarkkinointi on viestintää, mainontaa ja markki-nointia ja apuja siihen saa kautta koko tämän oppaan. Tässä kuitenkin täsmävinkit. TÄRKEÄT LINKIT

- Viestintäkanavien DL-päivät: www.päpa.fi/piiri-palvelee/julkaisuaikataulut/ - Piirin kuvagalleria: www.papa.kuvat.fi - Logot: Jemma (partio.sharepoint.com -> Viestintä & markkinointi -> Media -> Logot)

VAIHE 1 - ENNEN TAPAHTUMAA

1. Toiminnansuunnittelu Toiminnansuunnittelun yhteydessä toimitetaan tapahtuman perustiedot piirin netti-sivuille ja tapahtumakalenteriin: mitä, milloin, kenelle, missä?, hinta?

2. Aloitustapaaminen Aloitustapaamisen yhteydessä työntekijän kanssa tarkistetaan seuraavat asiat: johta-ja pestattu, tapahtuman teema tiedossa, alustava budjetti tehty, Kuksa-linkin tiedot, FB-event tapahtumalle (jos yli 50 osallistujaa tavoitteena). Kun tapahtuman tekijällä on pesti merkittynä Kuksaan, hän voi luoda itselleen etunimi.sukunimi@partio.fi-muotoisen sähköpostiosoitteen.

3. Tapahtuman pestit julkaistaan ja pestihaku aukeaa. Riippuen tapahtuman koosta, pestit saatetaan julkaista jopa kaksi vuotta ennen tapahtumaa (SM-kisat). Sopivasta ajan-kohdasta on hyvä sopia aloitustapaamisesta.

4. Ilmo alkaa (yleensä 2 kk ennen tapahtumaa)- Hyödynnä piirin valmiita kanavia, älä tee omaa Instatiliä jokaiselle tapahtumalle (toki esim. toimikunnalla tai vuosittaisilla tapahtumilla voi olla oma tili). Yhteisön rakentami-nen nollasta on vaikeaa ja vie turhaa resursseja tapahtuman kohderyhmän saavuttami-seksi. - Ilmoittautumisen alkamisen yhteydessä ennakkomarkkinoinnilla varmistetaan, että paikalle saadaan ihmisiä, sillä isommalla porukalla on lähes aina paremman bileet. - Päräyttävä partiotapahtuma ei kelpaa -> nosta pari tai kolme konkreettista juttua esiin kokonaisina lauseina. - Hyödynnä piirin viestintäkanavien julkaisuaikataulut ja aikatauluta DL:t omaan kalen-teriisi. Julkaisuaikataulut löytyvät osoitteesta: www.päpa.fi/piiri-palvelee/julkaisuaika-taulut. - Huomioi kohderyhmä kanavien valitsemisessa. - Jos haluat boostata tapahtumaa maksullisella somemarkkinoinnilla, ota yhteys piirin markkinoinnista vastaavaan työntekijään. - Jos menet paikan päällä johonkin toiseen piirin tapahtumaan markkinoimaan omaa tapahtumaasi, varaa markkinointimateriaalit ajoissa: www.päpa.fi/markkinointi tetta #partioscout ja #päpa. - Kerro tapahtuman aihetunnisteet osallistujille jo etukäteen ja käytä niitä aktiivisesti.

OHJE SOMEPOSTAUSTA VARTEN

Esimerkki some-postauksesta, jossa on kerrottu kaikki tarvittavat tiedot: tapahtuman aika, paikka ja kohderyhmä, tietoa ohjelmasta, ilmoittautumisen päättymispäivä, ilmo-linkki Kuksaan, hinta ja lisätiedot.

Tarpojien Metsä-Kino

Uudenlainen elokuvakokemus tarpojille ja luotseille lauantaina 8.9. 1. Venekuljetus kello 16:00 Tammisalosta (Jatasalmentie 21) Partiosaareen eli Vasikkaluo-dolle. 2. Ulkoilmaleffateatteri huvilan terassilla illan hämärtyessä kello 19 alkaen. 3. Dome Karukosken Jussi-palkittu elokuva kahdesta vanhoillislestadiolaisesta tytöstä, jotka karkaavat kesäksi Helsinkiin kokeilemaan erilaista elämää: https://www.youtube.com/watch?v=044vDHPI5AE. 4. Mahdollisuus valmistaa täydelliset leffaeväät ja testata myös elokuvatietämystä. 5. Luotseille oma luotsikahvila, jossa pääsee keskustelemaan muiden aikuisten kanssa. 6. Paluukuljetus saaresta veneellä takaisin Tammisaloon noin kello 21.

Ilmoittaudu kuksaan.fi/21112 perjantaihin 31.8. mennessä. Mukaan istuinalusta, lämmintä vaatetta tai makuupussi ja kaverit. Hinta: 15 euroa. Lisätiedot osoitteesta www.päpa.fi/tapahtumat.

Aihetunniste eli hashtag eli # - PäPan somekanavissa käytettävät aihetunnisteet ovat #partioscout ja #päpa. - Valitse tapahtumalle aihetunniste. Ota huomioon ainakin seuraavat asiat: -> Tarkista, ettei samaa aihetunnistetta ole käytetty aiemmin. Helpoiten tämä onnistuu tekemällä kyseisellä aihetunnisteella haun halutuissa kanavissa. -> markkinoidessasi tapahtumaa on osallistujan helppo samalla aihetunnisteella löytää kuvia tai sisältöä edellisestä tapahtumasta. -> Muista, että aihetunnisteen on oltava partiomainen, mutta ota huomioon, että sen pitää aueta myös ei-vielä-partiolaisille osallistujille. Sanaa partio ei kuitenkaan tarvitse mainita, sillä on suositeltavaa aina käyttää tapahtumatunnisteen kanssa yhdessä tunnis

OHJE LIPPUKUNTAPOSTIA JA SÄHKISTÄ VARTEN

Esimerkki LPK-postiin tulevasta tapahtumajulisteesta

- Lähetä valmis juliste sekä erikseen julisteen originaalit tekstit, kuvat ja logot piirin toi-mistolle. Julisteesta pitää löytyä seuraavat osiot: - Mainosteksti tapahtumasta: tapahtuman aika, paikka ja kohderyhmä, tietoa ohjelmasta, ilmoittautumisen päättymispäivä, ilmolinkki Kuksaan, hinta ja lisätiedot. - Valokuvat tai grafiikat (piirin kuvagalleria ja edellisten vuosien kuvat www.papa.kuvat.fi) - Tapahtuman oma logo (jos on). - PäPan logo (Jemmassa: Viestintä & markkinointi -> Media -> Logot).

Esimerkki Heppuun tulevasta mainoksesta - Lähetä valmis mainos JA erikseen originaalit tekstit sekä logo ja kuva Hepun taittajalle eeva.kangas@partio.fi DL-päivään mennessä (www.päpa.fi/piiri-palvelee/julkaisuaika-taulut).

Esimerkki sähkikseen tulevasta tekstistä

9.–10.2. Napakelkka Piirin talvikisat järjestetään vuorovuosittain yhteistyössä Uudenmaan piirin kanssa. Tänä vuonna järjestävänä lippukuntana toimii uusmaalainen Nummen Samoojat. Kilpailun nimi on Napakelkka, ja kisat järjestetään Lohjalla 9.–10.2. Kilpailussa käydään seuraavat sarjat: oranssi, vihreä, sininen, punainen, harmaa ja ruskea. Ilmoita vartiosi osoittessa kuksaan.fi/23606 20.1. mennessä. Kilpailuista voi lukea lisää täältä. Laita seurantaan myös Napakelkan FB -tapahtuma.

VAIHE 2 - TAPAHTUMAN ILMO PÄÄTTYY

Järjestäänkö jälki-ilmo? Mikäli järjestetään, aloita uudelleen alusta.

Voisiko tapahtuma ylittää mediakynnyksen? Ole yhteydessä ulkoisen mediatiedotteen laatimisesta piirin viestintäkoordinaattoriin.

VAIHE 3 - TAPAHTUMAN AIKANA

- Pyydä piirin toimistolta Instagramin ja Snapchatin tunnukset sekä käyttöohjeet tapah-tuman ajaksi. -Valokuvat ja videot. PäPan kuvaajat tulevat mielellään ikuistamaan tapahtumaa, ole ajoissa yhteydessä työntekijääsi. Edellisten vuosien kuvat löytyvät osoitteesta papa.kuvat.fi ja videot piirin YouTube-kanavalta @partiokuuluukaikille. - Aktivoi osallistujia jakamaan tapahtuman aihetunnisteella merkittyjä kuvia ja muuta sisältöä omissa kanaviissaan ja jaa sitä aktiivisesti tapahtuman ajan. Muista myös heh-kuttaa tapahtuman aikana, koska tapahtuma järjestetään seuraavan kerran, jos se ollaan järjestämässä.

VAIHE 4 - TAPAHTUMAN JÄLKEEN

• Regrammaa tai jaa osallistujien jakamia kuvia ja tunnelmia (muista kysyä lupa!). • Kiitä osallistujia ja tekijöitä somessa tapahtuman jälkeen. • Kerro mahdollisista jatkosuunnitelmista ja tapahtuman uusimisesta tai markkinoi seu-raavaa samalle kohderyhmälle suunnattua tapahtumaa. • Lähetä parhaat kuvaotokset toimistolle talletettavaksi kuvagalleriaan.

MEDIASUHTEET Mediaa kiinnostavien uutisten lisäksi erilaiset ilmiöt ja mielenkiintoiset ihmiset. Viestin-täkoordinaattori osallistuu mediatiedotteiden tekemiseen muotoiluun ja auttaa jakelussa. Tiedotteet julkaistaan ePressi-palvelussa ja piirin nettisivuilla.

Median merkitystä järjestöille ei pidä väheksyä. Järjestöt voivat parhaassa tapauksessa hyödyntää mediaa oman asiansa edistämiseen ja näkyvyyden kautta saada uusia jäseniä mukaan toimintaan. Media on kiinnostunut uutisten lisäksi erilaisista ilmiöistä ja mie-lenkiintoisista henkilöistä. Aina ei tarvitse olla Maikkarin uutisissa; joissain tapauksissa paikallislehti tai jonkin alan ammattilehti tavoittaa halutut yleisöt paremmin.

Vaikka toimittajat poimivatkin jatkuvasti enemmän ja enemmän aiheitaan sosiaalisesta mediasta, on mediatiedotteilla yhä myös paikkansa. Toimitukset saavat sähköposteihinsa satoja tiedotteita päivässä, joten tiedotteen sisältöön on syytä kiinnittää huomiota.

PARTION ILME Kuvapankki

Aina hyviä kuvia ei löydy omasta takaa. Siihen apua löytyy PäPan kuvapankista osoitteesta www.papa.fi. Voit vapaasti käyttää kuvia osoitteesta papa.kuvat.fi. Muistathan mainita aina kuvaajan nimen esim. kuvaan leima © Matti Meikäläinen tai kuvatekstiin maininta kuva: Matti Meikäläinen.

Graafinen ohje ja materiaalipankki

Voimassa olevan graafisen ohjeistuksen löydät partio.fi/materiaalipankki -sivustolta. Pyri käyttämään markkinoinnissa ja tehdyissä materiaaleissa graafisen ohjeistuksen mukaisia värejä, fontteja ja visuaalisia elementtejä.

TEKIJÄNOIKEUDET

Käytä omia immateriaalioikeuksia oikein

• noudata partion graafista ohjeistusta ja käytä partion logoa. • mainitse kuvauksissa kuka järjestää tapahtuman (lippukunta, alue tai piiri). • muista käyttää yhteisiä aihetunnisteita #partioscout ja #tapahtumanomahashtag. • älä asettele kaupallista materiaalia kuviin.

Linkit

• linkkaa aina alkuperäiseen lähteeseen, jossa tieto on jaettu. Älä kopioi luvatta sisältöä omaan kanavaasi. • lehtijuttujen osalta älä ota kuvaa painetusta lehdestä ja jaa sitä somessa vaan linkkaa sähköiseen julkaisuun. Jos haluat ottaa kuvan lehdestä ja jakaa sen somessa, tarvitset julkaisijan eli lehden luvan.

Kuvat ja videot

• Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä osallistujat antavat Kuksassa kuvausluvan. Mikäli osallistuja haluaa kieltää kuvaamisen, on hänen otettava yhteys toimistoon ja pi-dettävä huivissaan kuvauskieltomerkkiä tapahtuman ajan. • Jos olet epävarma, varmista kuvaus- ja jakamisluvat tarvittaessa erikseen toimistolta. • Tarvitset videon käyttö- ja jakamisluvan kuvaajalta sekä henkilöiltä, jotka ovat tunnis-tettavissa videolta. Alaikäisten kohdalla lupa tarvitaan vanhemmilta.

Jakaminen

• älä aloita omaa #-kampanjaa, jossa on tarkoituksena saada osallistujat jakamaan kuvia palkinnon toivossa. Lapsia ja nuoria ei saa houkutella palkin noilla, joiden edellytyksenä on viipyminen internetissä, osallistuminen siellä järjestettäviin toimintoihin tai tuotteen ostaminen. • Jos haluat uudelleen jakaa kuvan esim. Instagramissa, kysy aina lupa kuvan alkuperäi-seltä omistajalta tai kerro, että merkitsemällä kuvan tietyillä tunnisteilla ovat ne jaetta-vissa edelleen.

Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry. Töölönkatu 55, 00250 Helsinki

puh 09-8865 1200 papa.toimisto@partio.fi

www.paakaupunkiseudunpartiolaiset.fi