pkm ati-ati broh!intra.kiec.co.id/sinova/wp-content/uploads/2018/01/pkm-ati-ati-broh.pdfb. personil...

10
PKM ATI - ATI BROH! Peningkatan Waktu Kerja Program Audit Terintegrasi Internal (ATI)

Upload: others

Post on 24-Mar-2020

15 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

PKM ATI-ATI BROH!

Peningkatan Waktu Kerja Program Audit Terintegrasi Internal

(ATI)

Struktur Organisasi & Profil PKM ATI-ATI BROH !

PKM ATI-ATI

BROH !

Dibentuk

Jumlah

Pertemuan

04 Juli 2016

12 Kali Pertemuan

1 Kali 1 (satu) minggu

Lama

Pertemuan

Prosentase

Kehadiran

1 Jam

85 %

Internal Audit

Finance &

Operational Audit

Group

IT Group

Divisi

IT & Management

Compliance &

Quality Assurance

Group

a. Belum optimalnya proses kerja program ATIb. Personil internal audit terbatac. Softskill dari personil IA terkait Audit masih kurangd. Tidak ada regenerasi personil ATI (terkait izin dari atasan yang terbatas)e. Respon dari auditee terkait tindaklanjut hasil audit masih kurangf. Dokumentasi & rekaman hasil audit masih manual belum terstruktur dengan baikg. Pemborosan kertas untuk dokumen audit ATIh. Teknik penulisan laporan hasil audit berbeda-beda meskipun sudah ada

standarnya.

PLAN LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Berdasarkan Brainstorming, ditetapkan perumusan masalah sebagai berikut :

1. PENGGUNAAN KERJA KERJA AUDITOR

TARGET PERBAIKAN : 2. WAKTU PENGGANDAAN & DISTRIBUSI KERTAS KERJA AUDIT

14 Hari

2 Hari

3. WAKTU PENGUMPULAN NCR AUDITOR

1 Hari

7 Hari

15 Rim x 500 lembar = 7500 lembar

Biaya copy :

7500 lembar x @Rp 150 = Rp 1.125.000

Kami menargetkan biaya penggunaan kertas

turun 100%.

PLAN LANGKAH 2 : MENGANALISA PENYEBAB MASALAH

Fishbone Diagram

METHOD

MACHINE

Auditor mencetak ulang form audit untukperbaikan laporan

Kesalahan pengisian form audit

Banyak Auditor Internal yang baru

Terbatasnya kualifikasi SDM

Pola pikir / skill Auditor Internal berbeda-beda

Pengembalian kertas kerja terlampau lama

Kurangnya komitmen dari auditor

Kertas kerja masih manual

Belum ada aplikasi yang menggantikan kertas kerja auditor

Banyak Form yang harus diisi oleh auditor

1

Belum ada tools untuk mengontrol & mengawasi kinerja auditor

2

Banyak kertas & tinta terbuang

3

5ENVIRONMENT

Belum ada standarisasi untuk menjadi Auditor Internal 4

MAN

Waktu Kerja

Program ATI

terlalu lama

Tidak tertarik menjadi Auditor Internal

Karena diluar Jobdesc Karyawan

Tidak mendapatkan izin dari atasan kerja

Tidak ada ketentuan yang

mewajibkan atasan memerikan izin

bawahan untuk menjadi auditor

PLAN LANGKAH 2 : MENGANALISA PENYEBAB MASALAH

NO FAKTOR MASALAH PENYEBAB AKIBAT

1 Machine Belum ada Aplikasi

yang menggantikan

kertas kerja

Kertas Kerja masih manual Banyak Form yg hrs diisi

oleh Auditor

2 Method Belum ada tool

untukmengontrol &

mengawasi kinerja

auditor

Kurang komitmen dari auditor Pengembalian Kertas Kerja

terlampau lama

3 Environment Banyak kertas & tinta

printer terbuang

Auditor mencetak ulang form

audit untuk perbaikan laporan

Kesalahan pengisian form

audit

4 Man Belum ada Standarisasi

untuk menjadi Auditor

Internal

1. Tidak mendapatkan izin dari

atasan

2. Diluar jobdesc karyawan

Tidak tertarik menjadi

Audiitor Internal

5 Machine Tidak ada ketentuan

yang mewajibkan

atasan memberi izin

bawahan untuk

menjadi Auditor

1. Terbatasnya kualifikasi SDM

2. Banyak Auditor Internal yg baru

Pola pikir/skill auditor

Internal berbeda-beda

DOLANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN

No Penyebab Masalah Tindakan Hasil Perbaikan

1 Belum ada

Standarisasi untuk

menjadi Auditor

Internal

Membuat standar kriteria untuk

menjadi Auditor Internal

Kompetensi independensi Auditor Internal terjamin

2 Tidak ada

ketentuan yang

mewajibkan atasan

memberi izin

bawahan.

Membuat nota dinas list usulan

penunjukan Auditor Internal

kepada atasan Unit Kerja

Pemilihan Auditor Internal sah secara legal

3 Belum ada aplikasi

yang menggantikan

Kertas Kerja.

Memanfaatkan Aplikasi

Document Collaboration yang ada

Dengan aplikasi Document Collaboration proses

distribusi kertas kerja semakin efektif tanpa

melakukan penggandaan / foto copy

DOLANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN

No Penyebab

Masalah

Tindakan Hasil Perbaikan

4 Belum ada tools

untuk mengontrol &

mengawasi kinerja

auditor

Membuat metode digital signature

di kertas kerja auditor

Waktu pengumpulan dokumen kerja auditor lebih

cepat dan tervalidasi.

5 Banyak kertas &

tinta printer

terbuang

Mengganti dokumen kertas kerja

dengan format softcopy

Penggunaan kertas & tinta lebih effisien

CHECKLANGKAH 6 : MENELITI HASIL PERBAIKAN

1) Penggunaan Kertas Kerja Auditor

Tidak ada penggunaan kertas karena menggunakan aplikasi document

sharing sehingga target effisiensi 100% terpenuhi

2) Waktu Penggandaan & Distribusi Kertas

Kerja Auditor

Dengan adanya aplikasi share document waktu

distribusi kertas kerja lebih effisen dan cepat

menjadi 2 hari kerja

3) Waktu Pengumpulan NCR Auditor

Dengan adanya aplikasi share document waktu

distribusi kertas kerja lebih effisen dan cepat menjadi 1

hari kerja

14

Hari

2 Hari

85%

7 Hari

1 Hari

85%

ACTIONLANGKAH 7 : STANDARISASI

1. Standar kriteria Auditor Internal

A. Kompetensi

Auditor harus memiliki keahlian di bidang auditing dan mempunyai

pengetahuan yang cukup mengenai bidang yang diauditnya.

Minimal Pendidikan S1 dan mengikuti Sertifikasi Auditor Internal.

B. Independensi

Independensi artinya bebas dari pengaruh subyektifitas para pihak

yang tekait, sehingga pelaksanaan dan hasil auditnya dapat

diselenggarakan secara obyektif.

C. Cermat dan Seksama

Auditor harus menggunakan keahliannya dengan cermat (due

professional care), direncanakan dengan baik, menggunakan

pendekatan yang sesuai, serta memberikan pendapat berdasarkan

bukti yang cukup dan ditelaah secara mendalam.

D. Kejujuran

Auditor harus menunjukan kejujuran, objektivitas dan kesungguhan

dalam melaksanakan tugas dan memenuhi tanggungjawab

profesinya.

No. Langkah PIC

1 Buka email kiec & login ke akun yang anda miliki Auditor

2 Kemudian buka aplikasi google drive Auditor

3 Buka folder “share with me” Auditor

4 Kemudian buka file Audit Note, Form NCR & OBS. Auditor

5 Isi hasil observasi anda di form tersebut Auditor

6 Untuk validasi form NCR berkoordinasi dengan Divisi

Internal Audit untuk penggunaan digital signatureLead Auditor

2. Standar prosedur document sharing ATI

Tahapan :

STANDAR HASIL

BIAYA :Dari hasil perbaikan di bulan September – Oktober 2016 muncul penghematan sebesar Rp 575.000,-atau 52 % dari biaya anggaran kertas kerja ATI

WAKTU :Dari hasil perbaikan di bulan September – Oktober 2016 muncul effisensi waktu sebesar 85 % dari kegiatan distribusi kertas kerja auditor dan pengumpulan NCR Auditor