pkm ati-ati broh!intra.kiec.co.id/sinova/wp-content/uploads/2018/01/pkm-ati-ati-broh.pdfb. personil...
TRANSCRIPT
Struktur Organisasi & Profil PKM ATI-ATI BROH !
PKM ATI-ATI
BROH !
Dibentuk
Jumlah
Pertemuan
04 Juli 2016
12 Kali Pertemuan
1 Kali 1 (satu) minggu
Lama
Pertemuan
Prosentase
Kehadiran
1 Jam
85 %
Internal Audit
Finance &
Operational Audit
Group
IT Group
Divisi
IT & Management
Compliance &
Quality Assurance
Group
a. Belum optimalnya proses kerja program ATIb. Personil internal audit terbatac. Softskill dari personil IA terkait Audit masih kurangd. Tidak ada regenerasi personil ATI (terkait izin dari atasan yang terbatas)e. Respon dari auditee terkait tindaklanjut hasil audit masih kurangf. Dokumentasi & rekaman hasil audit masih manual belum terstruktur dengan baikg. Pemborosan kertas untuk dokumen audit ATIh. Teknik penulisan laporan hasil audit berbeda-beda meskipun sudah ada
standarnya.
PLAN LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan Brainstorming, ditetapkan perumusan masalah sebagai berikut :
1. PENGGUNAAN KERJA KERJA AUDITOR
TARGET PERBAIKAN : 2. WAKTU PENGGANDAAN & DISTRIBUSI KERTAS KERJA AUDIT
14 Hari
2 Hari
3. WAKTU PENGUMPULAN NCR AUDITOR
1 Hari
7 Hari
15 Rim x 500 lembar = 7500 lembar
Biaya copy :
7500 lembar x @Rp 150 = Rp 1.125.000
Kami menargetkan biaya penggunaan kertas
turun 100%.
PLAN LANGKAH 2 : MENGANALISA PENYEBAB MASALAH
Fishbone Diagram
METHOD
MACHINE
Auditor mencetak ulang form audit untukperbaikan laporan
Kesalahan pengisian form audit
Banyak Auditor Internal yang baru
Terbatasnya kualifikasi SDM
Pola pikir / skill Auditor Internal berbeda-beda
Pengembalian kertas kerja terlampau lama
Kurangnya komitmen dari auditor
Kertas kerja masih manual
Belum ada aplikasi yang menggantikan kertas kerja auditor
Banyak Form yang harus diisi oleh auditor
1
Belum ada tools untuk mengontrol & mengawasi kinerja auditor
2
Banyak kertas & tinta terbuang
3
5ENVIRONMENT
Belum ada standarisasi untuk menjadi Auditor Internal 4
MAN
Waktu Kerja
Program ATI
terlalu lama
Tidak tertarik menjadi Auditor Internal
Karena diluar Jobdesc Karyawan
Tidak mendapatkan izin dari atasan kerja
Tidak ada ketentuan yang
mewajibkan atasan memerikan izin
bawahan untuk menjadi auditor
PLAN LANGKAH 2 : MENGANALISA PENYEBAB MASALAH
NO FAKTOR MASALAH PENYEBAB AKIBAT
1 Machine Belum ada Aplikasi
yang menggantikan
kertas kerja
Kertas Kerja masih manual Banyak Form yg hrs diisi
oleh Auditor
2 Method Belum ada tool
untukmengontrol &
mengawasi kinerja
auditor
Kurang komitmen dari auditor Pengembalian Kertas Kerja
terlampau lama
3 Environment Banyak kertas & tinta
printer terbuang
Auditor mencetak ulang form
audit untuk perbaikan laporan
Kesalahan pengisian form
audit
4 Man Belum ada Standarisasi
untuk menjadi Auditor
Internal
1. Tidak mendapatkan izin dari
atasan
2. Diluar jobdesc karyawan
Tidak tertarik menjadi
Audiitor Internal
5 Machine Tidak ada ketentuan
yang mewajibkan
atasan memberi izin
bawahan untuk
menjadi Auditor
1. Terbatasnya kualifikasi SDM
2. Banyak Auditor Internal yg baru
Pola pikir/skill auditor
Internal berbeda-beda
DOLANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN
No Penyebab Masalah Tindakan Hasil Perbaikan
1 Belum ada
Standarisasi untuk
menjadi Auditor
Internal
Membuat standar kriteria untuk
menjadi Auditor Internal
Kompetensi independensi Auditor Internal terjamin
2 Tidak ada
ketentuan yang
mewajibkan atasan
memberi izin
bawahan.
Membuat nota dinas list usulan
penunjukan Auditor Internal
kepada atasan Unit Kerja
Pemilihan Auditor Internal sah secara legal
3 Belum ada aplikasi
yang menggantikan
Kertas Kerja.
Memanfaatkan Aplikasi
Document Collaboration yang ada
Dengan aplikasi Document Collaboration proses
distribusi kertas kerja semakin efektif tanpa
melakukan penggandaan / foto copy
DOLANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN
No Penyebab
Masalah
Tindakan Hasil Perbaikan
4 Belum ada tools
untuk mengontrol &
mengawasi kinerja
auditor
Membuat metode digital signature
di kertas kerja auditor
Waktu pengumpulan dokumen kerja auditor lebih
cepat dan tervalidasi.
5 Banyak kertas &
tinta printer
terbuang
Mengganti dokumen kertas kerja
dengan format softcopy
Penggunaan kertas & tinta lebih effisien
CHECKLANGKAH 6 : MENELITI HASIL PERBAIKAN
1) Penggunaan Kertas Kerja Auditor
Tidak ada penggunaan kertas karena menggunakan aplikasi document
sharing sehingga target effisiensi 100% terpenuhi
2) Waktu Penggandaan & Distribusi Kertas
Kerja Auditor
Dengan adanya aplikasi share document waktu
distribusi kertas kerja lebih effisen dan cepat
menjadi 2 hari kerja
3) Waktu Pengumpulan NCR Auditor
Dengan adanya aplikasi share document waktu
distribusi kertas kerja lebih effisen dan cepat menjadi 1
hari kerja
14
Hari
2 Hari
85%
7 Hari
1 Hari
85%
ACTIONLANGKAH 7 : STANDARISASI
1. Standar kriteria Auditor Internal
A. Kompetensi
Auditor harus memiliki keahlian di bidang auditing dan mempunyai
pengetahuan yang cukup mengenai bidang yang diauditnya.
Minimal Pendidikan S1 dan mengikuti Sertifikasi Auditor Internal.
B. Independensi
Independensi artinya bebas dari pengaruh subyektifitas para pihak
yang tekait, sehingga pelaksanaan dan hasil auditnya dapat
diselenggarakan secara obyektif.
C. Cermat dan Seksama
Auditor harus menggunakan keahliannya dengan cermat (due
professional care), direncanakan dengan baik, menggunakan
pendekatan yang sesuai, serta memberikan pendapat berdasarkan
bukti yang cukup dan ditelaah secara mendalam.
D. Kejujuran
Auditor harus menunjukan kejujuran, objektivitas dan kesungguhan
dalam melaksanakan tugas dan memenuhi tanggungjawab
profesinya.
No. Langkah PIC
1 Buka email kiec & login ke akun yang anda miliki Auditor
2 Kemudian buka aplikasi google drive Auditor
3 Buka folder “share with me” Auditor
4 Kemudian buka file Audit Note, Form NCR & OBS. Auditor
5 Isi hasil observasi anda di form tersebut Auditor
6 Untuk validasi form NCR berkoordinasi dengan Divisi
Internal Audit untuk penggunaan digital signatureLead Auditor
2. Standar prosedur document sharing ATI
Tahapan :
STANDAR HASIL
BIAYA :Dari hasil perbaikan di bulan September – Oktober 2016 muncul penghematan sebesar Rp 575.000,-atau 52 % dari biaya anggaran kertas kerja ATI
WAKTU :Dari hasil perbaikan di bulan September – Oktober 2016 muncul effisensi waktu sebesar 85 % dari kegiatan distribusi kertas kerja auditor dan pengumpulan NCR Auditor