plan de acciÓn para mejorar el registro de nomina en … · 2016-04-26 · n° 1 comunicación en...
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Autor: Francisco Arévalo C.I. 16.153.298
PLAN DE ACCIÓN PARA MEJORAR EL REGISTRO DE NOMINA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
PLAN DE ACCION PARA MEJORAR EL REGISTRO DE NOMINA EN EL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA GREIF VENEZUELA C.A.
EMPRESA: GREIF VENEZUELA, C.A.
Autor: Francisco Arévalo C.I. 16.153.298
San Diego, Septiembre del 2014
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
PLAN DE ACCION PARA MEJORAR EL REGISTRO DE NOMINA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DE LA EMPRESA GREIF VENEZUELA C.A.
CONSTANCIA DE APROBACION
_____________________________________________
Tutor Académico: Lcda. Dora Sanchez. C.I 14.623.291
_____________________________________________
Tutor Empresarial: Lcdo. Juan Mercado. C.I 14.684.989
Autor: Francisco Arévalo C.I. 16.153.298
San Diego, Septiembre del 2014
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ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO
Pp
AGRADECIMIENTOS viii
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO
I LA EMPRESA
1.1 La Empresa 3
1.2 Misión de la Empresa 4
1.3 Visión de la Empresa 4
1.4 Política de la Empresa 4
1.5 Estructura Organizacional 5
CAPÍTULO
II EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema 6
2.2 Formulación del Problema 7
2.3 Objetivos 8
2.4 Justificación 8
2.5 Alcance 9
iv
CAPÍTULO
III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1 Antecedentes 10
3.2 Bases Teóricas 15
3.3 Definiciones de Términos Básicos 37
CAPÍTULO
IV MARCO METODOLÓGICO
4.1 Tipo de investigación 39
4.2 Fases de la investigación 40
V ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
5.1 Presentación de los resultados 45
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES 69
RECOMENDACIONES 70
REFERENCIAS
Impresas 71
ANEXOS
A Hoja de observación directa “Lista de Cotejo” 74
B Instrumento tipo encuesta 75
v
LISTAS DE CUADROS
CONTENIDO
CUADRO Pp
N° 1 Hoja de Observación Directa “Lista de Cotejo” 46
N° 2 Objetivos de la propuesta 62
N° 3 Plan de acción “Personal” 65
N° 4 Plan de acción “Personal” 66
N° 5 Plan de acción “Sistema” 67
N° 6 Plan de acción “Definición Soporte y revisión” 68
LISTA DE FIGURAS
CONTENIDO
FIGURA Pp
N° 1 Estructura Organizacional 5
vi
LISTA DE TABLAS
CONTENIDO
TABLA Pp
N° 1 Comunicación en el departamento de Contabilidad 48
N° 2 Diferencias en el registro contable de la nómina manualmente 49
N° 3 Registro manual de la nómina 50
N° 4 Distribución de las cuentas contables de la nómina 51
N° 5 Distribución por centros de costos de la nómina 52
N° 6 Sistema de la nómina 53
N° 7 Plan de acción en el departamento de Contabilidad 54
N° 8 Comprobante automático para el registro de la nómina 55
N° 9 Reportes de la nómina 56
N° 10 Tiempo empleado para el registro contable de la nómina 57
vii
LISTA DE GRAFICOS
CONTENIDO
GRAFICO Pp
N° 1 Comunicación en el departamento de Contabilidad 48
N° 2 Diferencias en el registro contable de la nómina manualmente 49
N° 3 Registro manual de la nómina 50
N° 4 Distribución de las cuentas contables de la nómina 51
N° 5 Distribución por centros de costos de la nómina 52
N° 6 Sistema de la nómina 53
N° 7 Plan de acción en el departamento de Contabilidad 54
N° 8 Comprobante automático para el registro de la nómina 55
N° 9 Reportes de la nómina 56
N° 10 Tiempo empleado para el registro contable de la nómina 57
viii
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por permitir estar con los pies sobre la tierra, por acompañarme Guiarme y
Bendecirme, por darme vida y salud para seguir adelante y poco a poco cumplir con
mis sueños y las metas trazadas, por darme la oportunidad de ingresar a la
universidad y cursar una carrera para optar por el título de licenciado en Contaduría
Pública.
Agradezco a mis padres Alba Centeno y Francisco Arévalo, por la crianza que me
han dado, por estar presente siempre, confiar en mí y brindarme un apoyo
incondicional, son los mejores padres, los quiero.
A mis hijos Franshesca y Francisco Arévalo, por permitir robarles un tiempo y ser
mi mayor fuente de inspiración para superarme.
A mis hermanas, Jenny y Johenny Arévalo y a mi hermano Alejandro Arévalo,
por estar ahí apoyándome y dándome ánimo para seguir adelante.
A mis amigos que creen en mí y con sus palabras están siempre presente
apoyándome.
A la empresa Greif Venezuela, C.A. por brindarme la oportunidad de trabajar,
gracias a todo el personal las cuales me permitieron culminar mis funciones con
éxito, gracias por su colaboración, en darme toda la información necesaria para
realizar mi informe, por su receptividad, que servirá de escalón para optar al título y
alcanzar otro nuevo logro en mi vida.
A la universidad José Antonio Páez por ser mi casa de estudios y enseñarme desde
el primer día de clases los conocimientos que me han permitido lograr el éxito y
crecer tanto a nivel profesional como personal.
A todos mis compañeros de clase con los que curse estudios en especial a Anggi
Castellanos, Blanca Sanchez, Gregory Pérez, Mariangela Angulo, Vianlly Montilla y
Yesika Chirinos.
ix
A todos mis profesores porque cada uno de ellos a lo largo de mi carrera, con sus
palabras, conocimientos y consejos guiaban y orientaban mi formación a la
excelencia para ser un profesional integral.
Asimismo a mi tutora Dora Sanchez, su ayuda hizo posible la realización de este
informe, por su incondicionalidad, confianza, paciencia y amistad.
Francisco Arévalo
1
INTRODUCCION
Este Informe se realizó en la empresa Greif Venezuela, C.A, ubicada en la avenida
segunda transversal parcela, 67,68 y 69 urbanización paraparal zona industrial los
Guayos, Estado. Carabobo, específicamente en el Departamento de Contabilidad.
La empresa Greif Venezuela, C.A., se dedica a la elaboración de tambores de 55
A.G, con o sin revestimiento interno, pailas plásticas de 5 A.G, envases de soplado de
5 A.G, 17 litros, 60 litros de capacidad y botellones de policarbonato para agua
mineral. El objetivo de esta investigación es el mejoramiento de los registros
contables de la nómina en el departamento de contabilidad de la empresa antes
mencionada.
En consecuencia, para mejorar las actividades que en el departamento de
contabilidad se realizan fue necesario la clasificación de las funciones de trabajo del
personal para así poder agilizar los procedimientos teniendo como ventaja la
reducción de fallas existentes a la hora de realizar el proceso, a su vez le
proporcionara a la empresa tener una mejor área de trabajo para cumplir las
exigencias del entorno.
El presente informe consta de cinco capítulos y está estructurado de la siguiente
manera:
En el capítulo I se presenta la empresa, su reseña histórica, ubicación geográfica,
misión, visión, política de gestión integral, estructura organizacional.
En el capítulo II se presenta el problema, planteamiento y formulación del
problema, objetivos generales y específicos del problema, así como también la
justificación y alcance.
En el capítulo III se presentan el marco referencial conceptual, contentivo de los
antecedentes del informe, las bases teóricas y la definición de términos básicos
relacionados con el área.
2
En el capítulo IV se presenta el marco metodológico, contentivo del tipo de
investigación, diseño, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de
datos, y las técnicas y procesamiento de análisis de datos.
Dentro del capítulo V encontramos el análisis de los resultados, con su debida
presentación de los resultados obtenidos a través de la hoja de observación directa
“Lista de Cotejo”, instrumento tipo entrevista, y luego de todo ello se dan las
conclusiones y recomendaciones, mostrándose las referencias de tipo impresas
utilizadas en el informe, así como también una serie de anexos.
3
CAPITULO I
1.1 LA EMPRESA
Greif Venezuela, C.A. fue fundada en Holanda hace más de 100 años y está
dedicada a la producción de tambores de acero, posee la posición número uno del
mercado mundial, es pionera del desarrollo de nueva tecnología y productos
innovadores para la industria de empaque. Tiene varios años elaborando exitosamente
botellas de policarbonato, en varias de sus empresas filiales; Reino Unido, Francia,
Polonia, Turquía, Australia, Rusia, U.S.A., Italia, Argentina, Brasil, Colombia y
Venezuela entre otras.
Hoy en día Greif Venezuela, C.A. una compañía estadounidense de empaques
industriales. Ha estado en el mercado por aproximadamente 125 años y mantiene la
posición de liderazgo en Norteamérica para contenedores de transportes industrial y
servicios de empaques relacionados.
La empresa actualmente posee cerca de 200 plantas, 11 mil empleados y 19 mil
clientes, en mas de 40 países del mundo. En Venezuela Greif Venezuela, C.A, se
funda en 1958, en la ciudad de Falcón, años mas tarde en 1969 fue abierta una planta
en Valencia Edo. Carabobo, la cual opera para la manufactura de tambores de acero,
pailas plásticas, botellones plásticos para agua mineral y envases de soplado con
capacidad de 17, 20 y 60 litros, que están destinados principalmente a satisfacer las
necesidades del mercado petroquímico, agroquímico y alimenticio.
La empresa está ubicada en la, Avenida segunda transversal parcela número 67,68
y 69 Urbanización Paraparal Zona Industrial los Guayos, Estado. Carabobo.
1.2 Misión
Perseguir activamente la satisfacción de sus clientes nacionales e internacionales,
mediante la manufactura, desarrollo y comercialización de bienes y servicios, y se
sustenta en la calidad de sus recursos humano, la competitividad en costos, la
4
innovación y mejoramiento continuo de sus proceso y de sus productos, con el fin de
aumentar el patrimonio de accionistas y bienestar de su patrimonio.
1.3 Visión
Es lograr el liderazgo a escala mundial mediante la fabricación y venta de envases
industriales, que satisfagan a los clientes en calidad y servicio.
1.4 Política
La política de Greif Venezuela, C.A, es la de fabricar y comercializar envases para
la industria que satisfagan plenamente a sus clientes en calidad y servicio, para el
logro de la política se establecen los siguientes objetivos:
� Suministrar a los clientes productos y servicios que cumplan sus
requerimientos.
� Alcanzar las metas de competitividad y crecimiento definidas en el
presupuesto anual.
� Mejorar continuamente, en las siguientes áreas:
• Capacitación del personal.
• Eficiencia y control de proceso.
• Desarrollo de nuevos productos e inversiones en equipos tecnológicos.
1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Figura N° 1
2.1 Planteamiento del Problema
5
1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CAPITULO II
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
6
El departamento de contabilidad es de gran importancia dentro de una
organización, debido a la información que allí se maneja y los reportes que realiza
además de ser un cliente y proveedor de diferentes departamentos.
En vista a los cambios innovadores y tecnológicos que se vienen dando a diario
motivado al dinamismo que rodea el ambiente administrativo contable y a las
exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar
herramientas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados.
Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de
sus fases, para controlar una actividad se hace necesario trazarse metas y establecer
planes, por esta razón el control debe estar presente en cualquier actividad que se
desarrolle, para una empresa es de gran importancia el buen desempeño de los
departamentos que la conforman.
Cabe resaltar, que el departamento que no aplique controles pueden correr riesgos
de tener desviaciones en sus operaciones y las decisiones tomadas no serían
adecuadas, ya que las mismas estarían basadas en información poco confiable, la
utilidad de la información contable y financiera se obtiene cuando las actividades se
realizan en el tiempo preciso, en la forma correcta y de manera fiable, el registro
de nómina comprende diferentes cuentas contables por lo que su distribución debe
realizarse adecuadamente por concepto, departamento, y condición de acuerdo a la
ley del trabajo y el contrato colectivo de la organización.
Dentro de las organizaciones siempre es de gran importancia manejar un ambiente
laboral adecuado el cual permite que el personal se sienta satisfecho y a su vez pueda
realizar sus actividades de manera conforme.La empresa Greif Venezuela. C.A, es
una compañía de carácter privado en la rama de manufactura que despacha sus
productos terminados a nivel nacional, como lo son tambores de acero, botellones
plásticos, pailas plásticas y envases de soplado plásticos, por el cual posee gran
cantidad de clientes y proveedores.
En la actualidad en el departamento de contabilidad de la empresa Greif
Venezuela, C.A. el registro de la nómina el cual está siendo realizado de forma
7
manual generando considerables retrasos al momento de procesar la información, por
tal razón el propósito de este trabajo es diseñar un plan de acción para mejorar el
registro de nómina buscando la modo de hacer los registros de forma automática
utilizando el sistema empleado para la realización de las nómina como principal
herramienta.
En tal sentido, unplan de acción no se diseña para detectar errores, sino para
generar oportunidades de mejora que puedan ser utilizadas como fortalezas dentro de
las organizaciones.Todas las organizaciones necesitan llevar un plan de acción para
cumplir a cabalidad con las actividades y así tener un desempeño que le permita
demostrar la calidad del servicio que presta y tener al personal conforme y motivado
a seguir ejerciendo su cargo con optimismo, eficiencia y eficacia.
Hoy día las planificaciones las tenemos que plantear en base al tiempo porque
tomando en cuenta la velocidad en que transcurre, todo esto implica tener un mejor
control y organización, es por ello que este estudio va dirigido a proponer un plan de
acción para mejorar el registro de nómina en el departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela, C.A. y llevarlo a las mejoras del funcionamiento.
2.2 Formulación del Problema
¿Cuál será el plan de acción óptimo que debe utilizar el departamento de
contabilidad de la empresa, Greif Venezuela, C. A. Para mejorar el registro de
nómina?
2.3 OBJETIVOS
2.3.1 Objetivo General
Diseñar un plan de acción que permita mejorar el registro de nómina en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A.
8
2.3.2 ObjetivosEspecíficos
� Diagnosticar la situación actual en el departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela, C.A.
� Identificar elementos del plan de acción que sirva para mejorar el registro
de nómina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif
Venezuela, C.A.
� Proponer un plan de acción que permita mejorar el registro de nómina en
el departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A.
2.4 Justificación del Problema
La propuesta de un plan de acción se justifica debido a que el registro de la nómina
en el departamento de contabilidad se realiza manualmente y es de gran importancia
para las organizaciones disminuir las actividades que se registren de esta manera,
todo esto con la finalidad de brindar mayor confiabilidad al momento de emitir los
reportes.
El registro de nómina es muy delicado por la información que soporta y su manejo
manual puede considerarse como registros no fiables. Si logramos su registro se
realice automáticamente directamente desde el módulo de nómina que la empresa
emplea su registro sería el más adecuado y confiable, esto conlleva a que los
procedimientos se ejerzan continuamente y permita la organización del personal para
cumplir con las normas y procedimientos del departamento.
El aporte que refleja el presente trabajo es de gran importancia para la
organización Greif Venezuela, C.A. debido a que mejoraría sus actividades
administrativas desarrolladas en el departamento de contabilidad, además de
concientizar y capacitar a las personas que realizan el registro de nómina para que
elaboren de forma correcta con el menor grado de dificultad hasta alcanzar el nivel de
eficiencia en los procedimientos realizados, del mismo modo la implantación de los
lineamientos planteados se traducirá en la reducción de tiempo además otorgará los
siguientes beneficios:
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• Disminución en la congestión del área de trabajo.
• Reducción de tiempo en las actividades.
• Buena distribución en cuanto al manejo de materiales.
• Clasificar las prioridades y el objetivo de cada actividad.
• Establecer listas de actividades a realizar.
• Organización del personal.
• Control del departamento de contabilidad que permitirá la toma de
decisiones.
• Servirá de antecedente para futuras investigaciones que realicen sobre
el tema en estudio.
2.5 Alcance
El presente informe se presentara en la empresa Greif Venezuela C.A., ubicada en
la avenida segunda transversal parcela 67,68 y 69 urbanización paraparal zona
industrial los Guayos, Estado Carabobo, específicamente en el departamento de
contabilidad donde se diagnosticara la situación actual, se identificaran las principales
deficiencias del registro de nómina para así proponer un plan de acción que permita
mejorar el registro contable de la nómina, el tiempo de duración consistirá en la
preparación o formulación que será utilizada para dar cumplimiento al objetivo
general planteado.
CAPITULO III
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
3.1 Antecedentes de la Investigación
10
El estudio tiene como antecedentes otras investigaciones realizadas en el área de
Contabilidad, específicamente relacionado con el control interno en el área
delnómina, como herramienta de gestión en las empresas privadas. En el mismo
contexto se revisaron trabajos de grado y se realizaron consultas en otras
Universidades del Estado Carabobo. A tal efecto, como primer punto en el marco
referencial se presentan los antecedentes del problema que dan sustento bibliográfico
y referencial a la misma, a fin de obtener experiencias de utilidad para el estudio
propuesto.
En el caso objeto estudio, fueron tomadas con el propósito de sustentar la
realización de la misma y de esa manera poder lograr el objetivo principal a través de
teorías y conceptos que apoyan dicho informe.
Aquino, Berrizbeitia y Escobar (2010) presentaron su trabajo de grado “Propuesta
de Estrategias para Optimizar la Gestión Contable del Departamento de
Contabilidad de la Dirección de Administración en la Alcaldía Valencia, Edo.
Carabobo” el cual llevó como objetivo general Proponer estrategias para fortalecer la
gestión contable del departamento de Contabilidad de la dirección de Administración
de la Alcaldía de Valencia. El método de investigación es de campo descriptivo,
debido a que los datos recolectados fueron directamente tomados de la realidad objeto
de estudio. El cuestionario y la observación directa fueron los instrumentos utilizados
para la recolección de datos los cuales facilitaron información referente al diagnóstico
actual de los procesos contables que se desarrollan en el departamento de
Contabilidad de la dirección de Administración de la Alcaldía de Valencia, con la
finalidad de contribuir al logro de los objetivos planteados en el capítulo I de la
investigación.
Partiendo del cuestionario aplicado a los doce (12) trabajadores del departamento
de contabilidad de la Dirección de Administración de la Alcaldía de Valencia, se
procedió a Diagnosticar los procesos contables que se desarrollan en el departamento
de Contabilidad de la dirección de Administración de la Alcaldía de Valencia, en el
cual se determinó que actualmente no existe un manual de normas y procedimientos
11
en el departamento, a través del cual estén establecidos y definidos claramente cómo
deben ser ejecutados los procesos contables de la alcaldía .
El presente informe considera de la investigación recaudada, información
necesaria debido a que en ella se diagnosticaron los procesos contables que se
desarrollan en el departamento de contabilidad, los cuales podrán ser considerados al
momento del desarrollo del plan de acción para el mejoramiento de los registros
contables en el área de nómina, para la empresa en estudio.
Por otro lado, Aziz (2010), en su trabajo de grado que tiene por título “Propuesta
de un Sistema de Control Interno basado en el informe COSO para la
optimización del proceso de nómina de la empresa Maggie Paul, C. A. ubicada
en el Municipio Los Guayos-Estado Carabobo” para optar al título de Licenciado
en Contaduría Pública, en la Universidad de Carabobo. El trabajo de investigación se
realizó bajo los lineamientos metodológicos de una investigación de tipo descriptivo,
bajo la modalidad de proyecto factible, ya que se propone una solución viable al
problema presente en la empresa objeto de estudio.
Además se trabajó en función a un diseño metodológico transeccional descriptivo.
La unidad de análisis estuvo constituida por el personal del área de Recursos
Humanos, el área de Finanzas y el Auditor Interno de la empresa Maggie Paul, C.A.,
conformando un total de seis (06) personas. Las técnicas e instrumentos de
recolección de información utilizados fueron la observación directa no participante y
un cuestionario de tipo dicotómico. Es decir las respuestas consistieron en un SI o
NO, conformado por 14 ítems. Los resultados de la presente investigación,
permitieron diagnosticar la situación actual de empresa.
La autora concluye la investigación planteando que la mayor satisfacción obtenida
en la comprensión de la utilidad de este estudio, se deriva de una permanente
conexión entre teoría y práctica en el campo de las ciencias de la Contaduría Pública.
La investigación sirve de soporte para el presente informe debido a que al
proponer un plan de acción que permita mejorar el registro de nómina en el
departamento de contabilidad en la empresa en estudio, el cual es uno de los objetivos
12
específicos planteado en el capítulo II, es necesario considerar el control interno para
esta área, permitiendo tener información para el área de contabilidad en relación al
registro de nómina, donde serán aplicados.
Leung y Peñalver (2010), en su investigación “Estrategias administrativas y
contables de control interno basadas en el informe coso para empresas
pertenecientes al sector construcción. Caso estudio: Departamento de
contabilidad de la empresa CODELCA, Construcciones Delgado, C.A.” La
presente investigación surge para solventar la necesidad sentida en el departamento
de contabilidad de la empresa CODELCA Construcciones Delgado C.A. Teniendo
como objetivo general identificar estrategias de control interno administrativas y
contables basadas en el informe COSO para empresas pertenecientes al sector
construcción, teniendo como caso estudio dicho departamento. La metodología que
siguió la investigación fue un diseño transeccional descriptivo no experimental, con
un tipo de investigación de campo bajo un nivel descriptivo tendente a un proyecto
factible. Se utilizaron instrumentos de recolección de datos como cuestionarios de
encuesta y de entrevista y listas de cotejo.
Dichas estrategias pueden ser aplicables a cualquier empresa perteneciente al
sector construcción.
Los autores en su investigación consideran que la empresa posee el personal
capaz de enfrentar estos retos y cuenta con una gerencia lo suficientemente motivada
como para liderar el cambio que se recomienda con el fin de lograr una mejora en los
procesos y actividades normales del departamento, desarrollar los planes estratégicos,
crear una organización sana y eficiente, y todo esto redundara en la rentabilidad de la
empresa
Por su parte, Martínez y Ramos (2010) “Manual de Normas y Procedimientos
para la realización de la nómina de los Colegios Fe Y Alegría del Estado
Carabobo.”, presentan este trabajo de grado para optar por el título de Licenciados
en Contaduría Pública en la Universidad de Carabobo, sede Bárbula, el cual tiene
como objetivo la propuesta diseñar un manual de normas y procedimientos para la
13
realización de la nómina mensual de los colegios Fe y Alegría del Estado Carabobo.
El desarrollo de la investigación estuvo enmarcado dentro de la modalidad de
proyecto factible con base en una investigación de campo, de tipo descriptivo y
documental.
Los instrumentos de recolección de datos utilizados fueron la observación directa,
la revisión documental y un cuestionario aplicado a los administradores de los
colegios Fe y Alegría del Estado Carabobo, lo que permitió diagnosticar la situación
actual del departamento de nómina en cada una de las instituciones, para así poder
detectar las debilidades y determinar las oportunidades de mejoras existentes. Los
datos obtenidos fueron analizados y graficados con el propósito de indicar las bases
que sustentan la propuesta, determinando la necesidad de la existencia de un manual
de normas y procedimientos para el cálculo de la nómina que permita estandarizar los
procesos, prevenir fallas y errores en los cálculos, y de esta manera contribuir con el
mejoramiento de la problemática planteada.
Los autores de la investigación concluyen que el hecho que no exista un manual de
normas y procedimientos en el cual se encuentre plasmado los procesos antes
nombrados ha ocasionado fallas, errores y atrasos en los pagos de los trabajadores, así
como registros contables inadecuados; por lo cual consideran necesario implantar un
manual de normas y procedimientos contables para la elaboración de la nómina. Y
consideran que la aplicabilidad de la propuesta del manual resulta cada vez más
factible debido a que las operaciones se plantean de manera sencilla, de modo que las
personas relacionadas con la actividad tengan fácil entendimientos de este proceso.
Este trabajo de grado tiene relación con el presente informe debido a que al
conocer los procesos y establecer las políticas, normas, segregación de funciones, y
establecer los grados de responsabilidad, así como dar a conocer al personal que
labora en el área de registro contable de la nómina, tenga conocimiento de a quien
reportar, le permitirá efectuar los procedimientos de manera adecuada y permitirá
tomarlo como consideración para dar solución a la problemática planteada en el
capítulo II del presente informe.
14
Finalmente, Rojas, Torrens y Valerio (2009) en su trabajo de grado titulado
“Estrategias para la optimización del ciclo de nómina para el personal docente
de la Universidad de Carabobo” En esta investigación se describe la problemática
que presenta la Universidad de Carabobo resaltando que, no cuenta con los
procedimientos óptimos para el proceso de remuneración de los profesores que allí
prestan sus servicios,donde las autoras buscan aportar estrategias que solucionen las
deficiencias existentes. Se enuncio como principal objetivo diseñar estrategias para la
optimización del ciclo de nómina para el personal docente de la Universidad de
Carabobo. El trabajo se enmarca en la modalidad documental y de campo, cuyos
instrumentos aplicados para la recolección de datos fue la Observación Directa y la
encuesta, lo que permitió tener una visión más precisa de la situación actual del
proceso de la nómina y así se pudo determinar las fallas existentes de control interno
en el proceso.
Los resultados que se obtuvieron fueron analizados y graficados con el objeto de
indicar las bases que sustentan las estrategias planteadas, ya que se determinó que la
institución presenta deficiencias en su control interno en actividades como registros,
verificación de documentos, requisitos que respalden el otorgamiento de pagos por
beneficios, bonificaciones, entre otros los cuales vienen originado por la carencia de
un sistema computarizado optimo, lo que amerita un nuevo modelo de control interno
dirigida hacia un nuevo ámbito de planificación de controles a través de la aplicación
de la auditoria para lograr alcanzar y mejorar las operaciones administrativas de la
Nómina Docente.
Sobre la base de las observaciones expuestas en la investigación las autoras
concluyen que, se detectaron deficiencias de control interno en las actividades de
registro, verificación de documentos, requisitos que respalden el otorgamiento de
pagos de beneficios, bonificaciones y otros al Personal Docente de la Universidad de
Carabobo, las cuales se originan principalmente por la necesidad de adoptar nuevos
controles pertinentes a los procedimientos que se realizan inherentes a la situación
planteada, de los cuales detallan que es necesario reaccionar con rapidez ante las
15
deficiencias resaltadas dentro de la investigación y que de una u otra forma afectan a
los docentes así como a las demás dependencias involucradas dentro de la institución
generado en la mayoría de los casos egresos no contemplados inicialmente dentro del
presupuesto.
La investigación se relaciona con el presente informe debido a que muestra varios
de los problemas que presentan la nómina si no se hacen los procedimientos
adecuados, de tal manera que al momento de establecer un plan de acción para su
registro se consideren los controles internos y las posibles debilidades que podría
tener el proceso para establecer estrategias con la finalidad de poder evitarlas,
detectarlas y corregirlas si fuere necesario.
3.2 Bases Teóricas
Las bases teóricas describen cada uno de los elementos que intervienen en una
investigación, además de incluir las relaciones más significativas, formando parte de
un basamento que ayude a fortalecer los conceptos que se emitan, estableciendo un
orden lógico de lo general a lo particular donde las variables se relacionan con los
objetivos tanto general como especifico, definiendo claramente el contenido de esta
investigación.
Para realizar este trabajo se estudia la visión de varios autores con el objeto de
llegar a las conclusiones más acertadas en la solución del problema planteado.
Para desarrollar el presente trabajo se hizo necesaria la consulta de fuentes
secundarias que permitieron adquirir las teorías existentes para un mejor
entendimiento de las operaciones de planes y controles aplicados, conceptos básicos
sobre la nómina, los registros contables, y planes de acción en el área de nómina. Este
enfoque se fundamentó en consultas de textos publicados por autores reconocidos y
con vigencia en el mercado sobre la materia.
Asimismo, existen ciertos conocimientos teóricos básicos necesarios para la
comprensión a cabalidad del tema desarrollado en el presente trabajo, de los cuales se
presentan los de mayor relevancia:
16
3.2.1 Estrategias
Según, Halten, K. (1987):
Es el proceso a través del cual una organización formula objetivos, y está dirigido a la obtención de los mismos. Estrategia es el medio, la vía, es el cómo para la obtención de los objetivos de la organización. Es el arte (maña) de entremezclar el análisis interno y la sabiduría utilizada por los dirigentes para crear valores de los recursos y habilidades que ellos controlan. Para diseñar una estrategia exitosa hay dos claves; hacer lo que hago bien y escoger los competidores que puedo derrotar. Análisis y acción están integrados en la dirección estratégica.
La estrategia de una organización se basa generalmente en la satisfacción de
valores, propósitos, metas y objetivos organizacionales, para el logro del mismo. La
alta gerencia tiene que planear un gran proyecto de objetivos muy amplios.
Los planes de acción se llevan a cabo con el fin de alcanzar determinados
objetivos, pero que presentan cierto grado de dificultad en su formulación y
ejecución, es decir, son acciones que al momento de formularlas, requieren de cierto
análisis; y que al momento de ejecutarlas, requieren de cierto esfuerzo.
Serna, H. ((2003) señala que las estrategias “son acciones que deben realizarse
para mantener y soportar el logro de los objetivos de la organización y de cada unidad
de trabajo y así hacer realidad los resultados esperados al definir los proyectos
estratégicos”. (p.35)
Las estrategias nos permiten concretar y ejecutar los proyectos estratégicos a
través de planes de acción o plan operativo que se procesa por medio del monitoreo,
seguimiento y evaluación. Las estrategias de una empresa deben reunir las siguientes
características:
� Deben ser los medios o las formas que permitan lograr los objetivos; los
objetivos deben ser los “fines” y las estrategias “los medios” que permitan
alcanzarlos.
� Deben guiar al logro de los objetivos con la menor cantidad de recursos y
en el menor tiempo posible.
17
� Deben ser claras y comprensibles para todos.
� Deben estar alineadas y ser coherentes con los valores, principios y cultura
de la empresa.
� Deben considerar adecuadamente la capacidad y los recursos de la
empresa.
� Deben representar un reto para la empresa.
� Deben poder ejecutarse en un tiempo razonable
3.2.2 Contabilidad
Según Pellegrino (2001,) entre las tantas definiciones que el autor ofrece se citan
“es el arte de anotar, clasificar y resumir en forma sistemática y en términos
monetarios la historia financiera de un negocio. Es también parte esencial de la
contabilidad el análisis y la interpretación de dicha historio”, también establece “es la
ciencia que tiene por objeto el estudio cuantitativo y cualitativo del patrimonio de la
empresa, tanto es su aspecto estático como dinámico, con la finalidad de lograr la
dirección apropiada de las riquezas que lo integran”.
3.2.3 Control Interno
El control es toda medida que la empresa toma con el fin de proteger sus activos,
asegurar la veracidad de la información financiera y conocer si se está cumpliendo
con lo programado. Para ello se inspecciona constantemente los resultados de todas
las operaciones de la organización para así poder tomar decisiones oportunas que
permitan la corrección de posibles fallas.
Los alcances del control según Gómez, F (1993) son los siguientes:
El control abarca a todas las actividades y tareas que se ejecutan en la empresa, al
empleo debido del personal, la utilización correcta de todos los recursos, la
salvaguarda del patrimonio, la seguridad del personal y de los bienes, mantenimiento
de los equipos, máquinas y espacio, si el registro de las operaciones comerciales y
18
financieras se llevan fielmente, y se defienden los intereses generales de la
organización.
Objetivos de los Controles:
Existen controles generales que se aplican a toda la empresa, los cuales persiguen
a su vez alcanzar objetivos generales tales como:
� Custodia de los activos.
� Captura y proceso de la información en forma completa y exacta.
� La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la
compañía.
De los dos primeros objetivos generales obtenemos los objetivos específicos, que
se adaptan a las necesidades de cada operación. Estos según Catadora, F (1997) son
los siguientes:
Integridad: Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo
al cual correspondan.
Existencia: Permite asegurar que solo se registren operaciones que afecten la
entidad.
Exactitud: La operación se registra por el valor que realmente representan.
Autorización: Debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de una
operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.
Custodia: Se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada
de los activos de la empresa.
Es notable entonces que el control interno es imprescindible para el normal
funcionamiento de la organización y que su función no se limita a una parte de ella,
sino que se extiende en todas las áreas tanto en la administrativa como en la contable.
Clasificación del Control Interno:
Según la naturaleza del control podemos clasificar a los controles como:
Control Interno Administrativo y Control Interno Contable.
19
El primero según el Comité de Procedimientos de Auditoria del AICPA, en su
Declaración sobre Procedimientos de Auditoria número 29 (citado por Catacora, F
1997):
Comprende el plan de organización y todo los métodos y procedimientos que están
relacionados principalmente con la eficiencia en las operaciones, la adhesión a las
políticas gerenciales y que, por lo común, solo tienen que ver indirectamente con los
registros financieros. Normalmente incluyen controles tales como los análisis
estadísticos, estudio de tiempo y movimiento, informe de actuación, programas de
adiestramiento del personal y controles de calidad.
En segundo lugar se encuentra el control contable, relacionado directamente con la
investigación, que busca no solo la protección de los activos sino el correcto registro,
para obtener así estados financieros confiables:
Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que
tienen que ver principalmente y están relacionados directamente con la protección de
los activos y la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen
controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas
relativas a la anotación de registros de informes contable de aquellas concernientes a
las operaciones o custodia de los activos, los controles físicos sobre lo activos y la
auditoria interna.
Estos controles buscan que los estados financieros estén apegados a los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados y así sus lectores podrán tener una visión
acertada de la condición actual de la empresa, ya que dichos estados son la fuente de
información principal para la toma de decisiones y además de que el incumplimiento
de estos principios puede acarrear sanciones.
Principios del Control Interno:
Estos son los requisitos o condiciones que son necesarios para mantener la
fortaleza de todo el sistema. Según Catacora, F (1997) estos se dividen en:
20
Competencia del personal: Política y procedimiento que tiene una empresa para
contratar, supervisar y entrenar el personal.
Delimitación de responsabilidad: Segregación de actividades para los empleados.
Establecimiento de niveles de autorización: Establece que las operaciones deben
ser autorizadas por un funcionario competente.
Segregación de funciones: Un empleado o departamento no puede realizar
funciones que por su naturaleza sean incompatibles.
Conciencia de control: Actitud de la alta gerencia y los empleados hacia el control
interno.
Canales de comunicación: Medios que la gerencia utiliza para hacer conocer sus
objetivos, políticas, normas y procedimientos.
3.2.4 Personal
Este aspecto está referido a:
• Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de
cada unidad de personas, dentro dela organización.
• Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacidad y experiencias
requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.
• Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al
personal.
3.2.5 Teoría de Nóminas
Las empresas por muy pequeñas que sean o teniendo equipos de alta tecnología
siempre requerirán del factor humano para su funcionamiento, ya que constituyen una
pieza clave para el desarrollo de sus operaciones. Por tal razón, se debe tener un área
que se encargue de realizar los cálculos y registros de los pagos, beneficios y
deducciones que genere el personal que labore en ella, el cual se le denomina, y que
de acuerdo con Aguilar, (2005) se define de la siguiente manera:
21
Una nómina representa una lista de trabajadores con las remuneraciones devengadas por ellos para un período determinado así como las deducciones que normalmente se le hacen para obtener por diferencia la remuneración neta a pagar para cada uno de ello.(p. 223).
Por lo tanto, es necesario que se lleve un control sobre todo lo concerniente al
proceso de nómina, que involucra el cálculo de las remuneraciones devengadas por
los trabajadores menos las deducciones para obtener el neto a pagar para cada
trabajador en un tiempo determinado. También forma parte del proceso de nómina el
registro oportuno de dichos cálculos, para así poder realizar el pago concerniente a
cada trabajador, pero antes de elaborar una nómina, es necesario conocer los
elementos que la componen, los cuales son: devengados, deducciones y neto a pagar:
• Devengado: Son todas aquellas remuneraciones que percibe el trabajador por
su labor prestada, es decir, el salario semanal quincenal o mensual (dependiendo
del caso) las horas extraordinarias trabajadas y otras remuneraciones que de
acuerdo con las características propias de cada empresa puede aumentar los
beneficios a percibir por cada trabajador y entro de estas tenemos: bono de
transporte, primas por antigüedad, bono por producción, entre otros.
• Deducciones: Son todos aquellos descuentos realizados al total devengado
por el trabajador. Dentro de las deducciones encontramos aquellas que son de
carácter legal como lo son: seguro social obligatorio, paro forzoso, política
habitacional e impuesto sobre la renta (estas de explicarán en las bases legales) y
las contractuales, las cuales varían dependiendo de cada empresa y dentro de ellas
tenemos: cuotas sindicales, caja de ahorro, préstamos hechos a trabajadores, entre
otros.
• Neto a pagar: Representa el total de remuneraciones devengadas por cada
trabajador menos todos aquellos descuentos o deducciones antes mencionadas.
• Ciclo de nómina: Este proceso está integrado por los siguientes pasos:
� Se reclutará y seleccionará al nuevo personal.
� Se contratará al personal.
22
� Se efectuará la inducción del nuevo personal para lo cual se les mostrará
las instalaciones y los procedimientos a que estarán sujetos.
� Se realizará el control de los trabajadores a través de hojas de firma de
control de asistencia.
� Se autorizarán los préstamos a los trabajadores, en caso de ser autorizados
se realizará el descuento correspondiente en nómina.
� Se elaborará, quincenalmente, la hoja de nómina a través de los registros de
las hojas de asistencia y descontado los prestamos respectivos.
� Se pagará quincenalmente la nómina, solicitando a cada trabajador el
respectivo recibo de pago de nómina que se enviará al archivo.
3.2.6 Nómina
En la contabilidad, el término nómina indica la cantidad pagada a los empleados y
obreros por el trabajo que han hecho en la empresa durante un período determinado
de tiempo, normalmente semanal, quincenal o mensual.La nómina es muy importante
en la contabilidad financiera de una empresa.
La nómina es una relación de los trabajadores con sus respectivos sueldos
devengados y deducciones obteniendo así el monto a pagar. Así lo explica
Maldonado y Rojas ( p.158):
Una nómina representa una lista de trabajadores con las remuneraciones
devengadas por ellos para un periodo determinado así como las deducciones que
normalmente se les hacen para obtener por diferencia la remuneración neta a pagar
para cada uno de ellos. Las nóminas representan un gasto importante, en la mayoría
de las empresas. Una buena empresa paga a sus trabajadores todo lo que han ganado
y paga a tiempo. Además cumple con sus obligaciones legales y contractuales de
efectuar las correspondientes deducciones. Estas obligaciones requieren que las
empresas cuenten con personas calificadas para la adecuada preparación y
contabilización de la nómina.
23
En primer lugar, la importancia de la nómina es vital en una empresa dado que
éstas y los impuestos derivados de las mismas afectan significativamente el ingreso
neto de la mayoría de las organizaciones. También son a menudo objeto de
numerosas leyes y reglamentos. La nómina es también, por supuesto, muy importante
para sus destinatarios: los empleados y obreros. Para un trabajo la percepción de su
nómina es esencial para su bienestar.
Según Sanz, Pinyol y Fraser (2008), lo define como: “El documento mediante al que se acredita el pago a una persona por los servicios prestados a una empresa. Se conoce también como nómina la lista de pagos efectuados a trabajadores en la que se indica los datos personales y las cantidades abonadas.”(p.204)
Es un documento de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de
cada una de las personas o trabajadores que prestan servicios en las empresas, ya sean
devengados o descuentos en una relación laboral deben percibir haberes. En la
nómina va escrita la lista de personas que trabajan en una oficina, el sueldo de cada
persona, las prestaciones la empresa hace a estos.
Las nóminas representan un gasto importante, en la mayoría de las empresas. Una
buena empresa paga a sus trabajadores todo lo que han ganado y paga a tiempo.
Además cumple con sus obligaciones legales y contractuales de efectuar las
correspondientes deducciones. Estas obligaciones requieren que las empresas cuenten
con personas calificadas para la adecuada preparación y contabilización de la nómina.
Tipos de Nómina
Esta se puede describir de la siguiente manera:
Según su presentación:
Nómina manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en
empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios
diseñados.
Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite,
generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los
24
aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de
nómina se debe crear el siguiente tipo de información:
� Formularios de entrada y codificación.
� Reportes del sistema.
� Operación del sistema.
� Archivos del sistema.
� Programas del sistema.
� Diseños de perforación o tabulación.
Según la Forma de Pago:
Semanal: Para obreros o personal de nómina diaria, cuyo lapso de pago está
establecido en ese tiempo.
Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo
Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (Nómina confidencial).
Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.
Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para
efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.
El Salario:
Para la L.O.T.T.T. artículo 104, se entiende por salario la remuneración, provecho
o ventaja, cualquiera fuere su denominación o método de cálculo, siempre que pueda
evaluarse en moneda de curso legal, que corresponda al trabajador o trabajadora por
la prestación de su servicio y en otros comprende las comisiones, primas,
gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono
vacacional, así como recargos por días feriados, horas extraordinarias o trabajo
nocturno, alimentación y vivienda.
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Características:
Valorable: la remuneración, provecho o ventaja que corresponda al trabajador
debe poder cuantificarse o evaluarse en efectivo.
Proporcionalidad: El salario esta en relación directa al rendimiento individual del
trabajador.
Continuidad: El pago del salario no puede ser interrumpido, salvo en los casos de
suspensión de las relaciones individuales de trabajo.
Seguridad: En el contrato debe constar el salario que percibirá, la forma y el
tiempo, es decir, si lo percibirá semanal, quincenal o mensual.
Intransmisibilidad: El salario debe pagarse al trabajador personalmente.
Irrenunciabilidad: El trabajador no puede convenir en la gratuidad de los servicios
prestados al patrono.
Variabilidad: El salario debe estar supeditado a las fluctuaciones de la economía
del país. No puede ser rebajado a voluntad del patrono aunque si es libre de
aumentarlo.
Clasificación de los Salarios:
Salario fijo, variable o mixto:
Salario Fijo: Es la cantidad que se le paga al trabajador por la labor realizada. Este
salario se le puede pagar por días, semanas, quincena o mes.
Salario Variable: Dependen del esfuerzo físico o intelectual del trabajador. Caso
concreto lo tenemos con los trabajadores a comisión, o de los trabajadores a destajo.
Salario Mixto: Comprende el salario fijo y variable.
Salario según la forma de servicio:
Salario por unidad de tiempo. Cuando se toma en cuenta el trabajo que se realiza
en determinado lapso, sin considerar del resultado mismo.
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Salario por unidad de obra, por pieza o a destajo. Cuando se toma en cuenta la
labor concreta realizada por el trabajador, sin consideración al tiempo empleado para
ejecutarla.
Salario por tarea. Cuando se toma en cuenta la duración del trabajo, pero con la
obligación a cargo del trabajador de dar un rendimiento determinado dentro de la
jornada estipulada.
Salario por la forma de retribución:
Debe pagarse en dinero en efectivo. Por acuerdo entre el patrono y el trabajador
podrá hacerse mediante cheque bancario o por medio de una entidad de ahorro y
préstamo u otra institución bancaria.
Según su naturaleza jurídica:
Salario normal: Lo que percibe el trabajador realmente.
Salario real: La cantidad de necesidades que puede cubrir con esa cantidad que
percibe.
Por el tiempo en que se paga:
Salario hora, diario, semanal, quincenal o mensual.
Salario mínimo:
El artículo 129 de la L.O.T.T.T., determina que el estado garantiza a los
trabajadores y las trabajadoras del sector público y privado un salario mínimo que
será ajustado cada año, conforme a lo establecido en la constitución de la República
Bolivariana de Venezuela. El salario mínimo será igual para todos los trabajadores y
las trabajadoras en territorio nacional y deberá pagarse en moneda de curso legal.
27
Las Retenciones del Salario:
Son descuentos o deducciones que se realizan a los trabajadores de la
remuneración percibida por ellos, en periodos que pueden ser semanales, quincenales
o mensuales, con la finalidad de cumplir con las obligaciones legales, contractuales y
voluntarias. Las legales son: Seguro Social Obligatorio, Régimen Prestacional de
Empleo,Régimen prestacional de vivienda y Hábitat e INCES. Contractuales: Caja de
Ahorro, Cuota Sindical, aportes a Organismos Gremiales, etc. Por ultimo las
voluntarias son: prestamos, contribuciones, INAVI y cualquier otra autorizadas por el
trabajador.
Seguro Social Obligatorio: tiene por objeto regular el régimen que se aplicara en
las contingencias de enfermedades y accidentes, maternidad, invalidez, vejez,
sobrevivientes y paro forzoso. Se consideran dos regímenes bajo esta ley:
Régimen total: En este régimen están amparados todos los trabajadores que
laboren en ciudades donde existan centros de asistencia médica del Seguro Social.
Según el riesgo en que incurra el trabajador dentro de la empresa, el aporte
patronal aumentara como vemos a continuación:
Aporte Patronal Aporte Trabajador
Riesgo Mínimo para el patrono 9% para el trabajador 4%
Riesgo Medio para el patrono 10% para el trabajador 4%
Riesgo Máximo para el patrono 11% para el trabajador 4%
Régimen parcial: Este régimen ampara a todos aquellos trabajadores que laboren
en ciudades donde no existan centros de asistencia médica del Seguro Social. En este
caso el aporte patronal será del 4% y el del trabajador del 2%.
Este cálculo se hará sobre el salario, tomando en consideración el concepto
establecido en el artículo 83 del Reglamento del Seguro Social Obligatorio.
Régimen Prestacional de Empleo: este seguro ofrece protección temporal a los
obreros y empleados que presten servicios en virtud de un contrato o relación de
trabajo y que cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento del Seguro
Social a la contingencia del Régimen prestacional de Empleo.
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Para financiar el Régimen Prestacional de Empleo, sobre la misma base de salario
del Seguro Social, corresponde al patrono aportar un 2,00% y al trabajador un 0,50%.
Régimen prestacional de vivienda y hábitat: Su objeto, es permitir al Estado, a
través de la Republica, los Estados, los Municipios y los entes de la administración
descentralizadas, así como todos los agentes que puedan intervenir, estimulen,
movilicen y apoyen de manera coherente las acciones de los sectores públicos y
privado, a fin de satisfacer las necesidades de vivienda en el país. El aporte para tal
fin de los empleados y obreros es de uno por ciento de su remuneración, y del dos por
ciento del monto erogado para los patronos.
Ley del Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista: Esta ley obliga
a los patronos no agrícolas que tengan más de cinco trabajadores, a contribuir con el
dos por ciento del salario pagado al personal. Los trabajadores eventuales también se
incluyen. Obliga además a los patronos a descontar el 0,5% cundo paguen utilidades
laborales.
3.2.7 Sistema Contable de Nomina
Naturaleza del Proceso de Nomina:
Por lo general, lar erogaciones por concepto de sueldos y salarios representan una
gran parte del costo de operaciones de una organización. Estos gastos involucran
gente y en consecuencia, inevitables problemas.
El ciclo que comprende el proceso de nóminas es de interés relevante, debido a
que está íntimamente relacionado con todos los aspectos operativos de la
organización y su esfuerzo por lograr una eficiente utilización de la mano de obra. Un
aspecto por demás preponderante surge de las consideraciones de tipo legal que se
debe tomar en cuenta, Ley Orgánica del Trabajo, I.V.S.S., Ley de Política Laboral,
etc. Así, los costos de nómina se convierten en uno de los elementos más importantes
de las operaciones totales de una organización. El enfoque en este punto se centra en
el mecanismo que da comienzo a la creación de la nómina y como esta es
subsecuentemente procesada. Además, se tiene un especial interés en lograr un
29
control adecuado, lo cual es de especial relevancia debido a los frecuentes casos de
fraude relacionados con las actividades de nómina.
Relaciones con el Departamento de Personal: El departamento de personal
encargado de un gran número de actividades relativas a la administración de las
relaciones con el personal. Por tanto, su registro constituye la principal fuente de
información y autoridad sobre las operaciones de nómina, ya que es en él donde se
conservan las contrataciones y las condiciones de la misma. Posteriormente se
producirán los cambios en el estado de compensación de cada individuo dentro de la
organización.
La administración de estos conceptos puede ser total o parcial. Finalmente, los
registros cubren la determinación de las relaciones de trabajo con la organización.
Desde el punto de vista del control, todos estos registros constituyen la principal
fuente de información autorizada de la organización con respecto a su personal. Sobra
decir que es extremadamente importante proteger la independencia de todas las
operaciones relativas al proceso de nómina, las cuales por lo general deben ser
efectuadas por un grupo operacional ajeno al departamento de contabilidad.
Relación con la Computación Electrónica: La preparación de las nóminas en una
situación típica involucra un gran nivel de detalle y actividad en oficinas.
Como consecuencia de ello se produjo un gran avance de los sistemas
computarizados para el procesamiento de esta información, ya que las computadoras
tienen gran capacidad para manejar muchos detalles de cálculos y sumarizaciones. En
este punto el interés se centrara en los problemas básicos relativos a las nóminas y los
mecanismos que sirven para su proceso.
Fuentes de Información de Nomina:
En virtud de que la actividad de nóminas está relacionada con los empleos y su
compensación por el trabajo realizado, el punto de partida de la misma es la
autorización para trabajar que se le otorga a determinado individuo, el cual debe ser
oficialmente contratado. Esta situación, por supuesto, está sujeta a una verificación
30
independiente a través del departamento de nómina. El segundo requisito es el de la
evidencia del trabajo desarrollado. En el caso de empleados asalariados, la
documentación de sus actividades puede variar según las políticas particulares de la
organización y el nivel organizacional del empleo. Así, por ejemplo, en los estratos
inferiores por lo general existen tarjetas de tiempo preparadas para cada individuo
bajo el procedimiento de un reloj chequeador. En otros casos pueden existir
registrados bajo el control de supervisores de diferentes niveles. Normalmente, en los
estratos altos de control es formal, ya que depende básicamente, de la calidad e
integridad del individuo.
Los sueldos asignados emanaran de los registros del empleado existente en el
departamento de personal, ya que en él reside la autoridad de mayor confianza e
independencia para manejar este respecto. En los casos en que sea necesario
pagarcompensaciones por tiempo extra, se debe contar con registros y controles
adicionales en poder de los supervisores y con adecuado nivel de aprobación.
Por lo general, en el caso de personal que trabaja por horas, la relación es
manejada de forma más sistematizada, pues cuando menos incluye un reloj
chequeador y sus correspondientes tarjetas para computar el tiempo de permanencia
en la planta. En muchos casos también es necesario contar con información adicional,
tal como el tiempo que invierte en un proyecto individual, cuando las tareas se
realizan por orden de trabajo u otras asignaciones especificas similares. Tales
registros pueden ser preparados por los mismos empleados, pero luego deben ser
revisados y aprobados por sus supervisores, o incluso ser preparados pos éstos.
Cuando se cuenta con estos registros complementarios existe la oportunidad de
hacer un control cruzado entre los tipos de registros para validar el tiempo correcto a
pagar, lo cual incluye asegurarse en el lugar de trabajo, información de suma utilidad
para efectos de contabilidad de costos. La veracidad de las tarifas aplicadas está
sujeta nuevamente a la confirmación independiente de los registros del departamento
de personal. También existe el problema de aquellas personas que trabajan en
distintos sitios y desarrollan diversas actividades que están apoyadas en diferentes
31
bases de compensación. En este caso la dificultad será el manejo de la situación y
saber si esta mano de obra es utilizada eficientemente. Para efectos de nómina, la
autorización del supervisor responsable es la clave del control.
Preparación de la Nómina:
El personal de cada categoría recibe de su compensación sobre la base de
diferentes periodos: la mano de obra asalariada normalmente es recompensada sobre
una base semanal, a cierto tipo de personal administrativo se le pagador quincena,
mientras que a determinado tipo de funcionarios se les remunera mensualmente. Al
final de cada periodo de pago el departamento de nómina es responsable de la
preparación de la nómina, lo cual implica determinar qué es lo que se debe pagar a
cada empleado de acuerdo con el trabajo desarrollado durante dicho periodo. Los
aspectos principales de esta preparación de pago de nómina suelen ser los siguientes:
Obtención de Evidencia de Trabajo: es necesario implantar el empleo de tarjetas
de tiempo y otros registros básicos que comprueben las actividades desarrolladas.
Para ello, en primer lugar, es necesario que la fuente de información sea numérica y
administrativamente confiable y que, además, sea aprobado por un supervisor
responsable. En aquellos casos en que se detecten datos erróneos, estos deben ser
corregidos y actualizados de inmediato. También se deben realizar sumarizaciones
por departamento y/o por cada componente organizacional, cuya confiabilidad
numérica y aritmética tiene que asegurar por medio de controles internos de diversas
clases, lo cual incluye identificar y asignar responsabilidades a quien hizo ese trabajo.
Para comprobar si estos empleados son honestos, se puede recurrir al cruzamiento de
referencias entre registros del departamento de personal y la información mencionada
al inicio de este párrafo.
Aplicación de Tarifas: El trabajo desarrollado debe ser compensado con
remuneraciones apropiadas. Las tarifas aplicables son establecidas a través de los
contratos colectivos de trabajo celebrados con los sindicatos y por otros agentes de la
organización que se reflejan en los registros del departamento de personal. Una vez
32
que se ha establecido adecuadamente la autenticidad de estas tarifas, se debe efectuar
los cálculos correspondientes, cuyo resultado debe ser sumarizados.
Distribución Contable: Los importes pagados por servicios prestados debe ser
registrados dentro de sus propias actividades operativas, y en concordancia con los
requerimientos contables establecidos por la organización, entre esos aquellos
relativos a la contabilidad de costos. En la medida de las posibilidades que en
ocasiones se convierten en verdadera necesidad no se debe decir la determinación de
estas distribuciones: las acciones aquí consignadas tienen que cumplirse de la manera
más expedita y practica posible debido a su alto costo como referencia para cruzarla
con la confiabilidad de los pagos realizados.
Aplicación de Deducciones: Es necesario realizar deducciones por un gran número
de causas, entre ellas las referentes a las cuotas de seguro social, cuotas al sindicato,
planes de pensión, impuesto sobre la renta, compras de personal, etcétera. Los cargos
por cada diferente propósito deben efectuarse bajo el amparo de sus controles
respectivos y aplicarse a cada trabajador afectado.
Determinación del Pago Neto: Finalmente, la diferencia entre la compensación
básica alcanzada y las deducciones indican el pago neto que debe realizarse al
empleado. En este punto nuevamente se debe efectuar sumarizaciones que tendrán
que cruzarse con los netos detallados en cada caso.
Pagos de Sueldos y Salarios:
La preparación de la nómina según el procedimiento anteriormente descrito
referente a la cuestión sobre la forma en que debe hacerse el pago y la
correspondiente preparación de los cheques a empleados, recibos y otra
documentación pertinente de acuerdo con la política de la organización. Lo ideal en
esta operación es pagar al empleado por medio de cheques o tarjetas de débito, ya que
ello reduce el riesgo de manejo de efectivo y, además proporciona registro automático
de la que cada empleado recibe. Sin embargo, en algunas situaciones se hace
33
necesario pagar en efectivo, mientras que en otras los cheques deben utilizarse
simultáneamente con un servicio de cambio a efectivo.
Los procedimientos para la preparación de la nómina normalmente deben
interrelacionar las políticas de la organización y los requerimientos que se representan
en la práctica para la preparación de los cheques o los depósitos en tarjeta de crédito.
En aquellos casos en que existen posibilidades de pagar en efectivo es conveniente
preparar un cheque por el importe total de la nómina. La póliza de contabilización
debe considerar los créditos a aquellas contra cuentas que registran las deducciones
realizadas mediante la nómina, los cuales proporcionan los elementos para la
posterior presentación dedeclaraciones ante organismos del gobierno, como por
ejemplo al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, entero de Impuesto Sobre la
Renta retenido, entre otros.
Luego se entrega a cada empleado o trabajador el cheque, depósito o tarjeta de
débito y/o efectivo a que se ha hecho acreedor por sus servicios rendidos. Un
importante elemento de control es la entrega que se hace con el concurso de varios
individuos, de tal manera que se impida cualquier componenda o manipulación entre
el pagador y el receptor. Siempre que sea aplicable, este debe identificarse en el
momento de cobrar. Contra entrega de sueldo o salario se debe recabar el recibo
correspondiente. En los casos en que el pago se hace en efectivo, es conveniente que
se tomen adecuadas medidas de protección física. En la eventualidad de que los
empleados o trabajadores no se encuentren en el momento del pago, el efectivo o
cheque no cobrado deben ser guardados en la caja fuerte o bóveda de la entidad.
3.2.8 Bases de Control Interno de Nómina:
En virtud de la existencia de una gran cantidad de cálculos y detalles que se deben
tomar en cuenta para elaborar una nómina, su proceso debe ser muy cuidadoso y estar
sujeto a principios básicos de control interno. El primero, y más importante, es que el
manejo o acceso a la nómina ya elaborada debe ser independiente del grupo que se
encarga de la creación de cualquier elemento de registro que constituya la base para
34
el pago de esa nómina. Por consiguiente, es esencial que todas las partes que
intervienen en el proceso sean independientes unas de otras, aun dentro del mismo
departamento de nómina. El objeto de esta precaución es buscar el máximo de inter
cruces para así lograr seguridad. El empleo de totales o cifras de control en cada etapa
del proceso provee el control necesario sobre cada volumen de detalles.
Asimismo, es especialmente importante que el mismo departamento de nómina sea
el que las prepare. Un revisor, como el auditor interno, debe evaluar tanto la
razonabilidad de los intercruces de elementos base como el cuidado que se aplique a
los procedimientos para
Elaborar la nómina. Además, se requiere de un esfuerzo constante por parte de los
niveles de supervisión para evaluar la necesidad de introducir modificaciones a los
procedimientos, a fin de hacer frente a las situaciones cambiantes que se presenten.
3.2.9 Normas y Procedimientos Contables
Catacora, (1997), señala que las normas y procedimientos son: Pautas específicas
que emite la gerencia para el buen funcionamiento de las operaciones realizadas”. La
organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la
clasificación de procedimientos en dos grandes grupos:
Procedimientos Contables: Son los procesos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones contables. Entre algunos de los
procedimientos contables tenemos:
� Procedimientos para la recepción de inventarios.
� Procedimientos para las ventas de productos.
� Procedimientos para la fabricación de productos.
� Procedimientos para el registro de estimaciones.
Procedimientos No Contables: Son aquellos que no afectan las cifras de los
estados financieros. Entre algunos de los procedimientos no contables tenemos:
� Procedimientos para cambiar datos de las cuentas corrientes.
� Procedimientos para contratación de empleados.
35
� Procedimientos para cambios laborales.
� Procedimientos para tramitar reclamos de clientes.
3.3 Bases Legales
Las leyes constituyen un aspecto de gran importancia dentro de toda investigación,
ya que le aporta un carácter de legitimidad a la misma dentro del ámbito en que se
desarrolla.
La presente investigación descanso sobre las bases legales de la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela, así como también de la Ley Orgánica del
Trabajo, de su Reglamento, y de las leyes y decretos referentes a la materia de
retenciones del salario.
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, en su Capítulo V De
los Derechos Sociales y de las Familias, desde el artículo 87 hasta el artículo 97,
expresan el derecho que tiene toda persona por igual, al ejercicio del trabajo, así
como también los beneficios que otorga dicha ley a los trabajadores, los cuales
constituyen aspectos fundamentales para el desarrollo del tema en estudio.
En el artículo 87 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(1999), se establece que:
Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de trabajar. El Estado garantizará la adopción de las medidas necesarias a los fines de que toda persona pueda obtener ocupación productiva, que le proporcione una existencia digna y decorosa y le garantice el pleno ejercicio de este derecho. Es fin del Estado fomentar el empleo. La Ley adoptará medidas tendientes a garantizar el ejercicio de los derechos laborales de los trabajadores y trabajadoras no dependientes. La libertad de trabajo no será sometida a otras restricciones que las que la ley establezca.
Todo patrón o patrona garantizará a sus trabajadores condiciones de seguridad,
higiene y ambiente de trabajo adecuados. El Estado adoptará medidas y creará
instituciones que permitan el control y la promoción de estas condiciones.
Por su parte el artículo 89 de la Constitución (1999), señala que, “El trabajo es un
hecho social y gozará de la protección del Estado. La ley dispondrá lo necesario para
36
mejorar las condiciones materiales, morales e intelectuales de los trabajadores y
trabajadoras…”
Así mismo, el artículo 91 de la Constitución (1999), exponen el derecho que tienen
todos los trabajadores a percibir una remuneración suficiente, y que la misma, es
inembargable. El artículo 92, igualmente plantea el derecho de los trabajadores al
pago de prestaciones sociales y de la antigüedad en el servicio.
Otra Ley de suma importancia para la investigación, ya que el punto central de
ésta, es el sistema de nómina y por ende todos los aspectos vinculados a la misma, es
la Ley Orgánica del Trabajo (2012), la cual plantea en su Título III, Capítulo I, todas
las disposiciones acerca de la remuneración al trabajador, manifestando es su artículo
104, la definición de salario:
Se entiende por salario la remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuere su denominación o método de cálculo, siempre que pueda evaluarse en moneda de curso legal, que corresponda al trabajador o trabajadora por la prestación de su servicio y, entre otros, comprende las comisiones, primas, gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono vacacional, así como recargos por días feriados, horas extras o trabajo nocturno, alimentación y vivienda.
En este mismo artículo, Parágrafo Tercero, se enumeran los beneficios sociales de
carácter no remunerativo, establecidos por la Ley:
1. Los servicios de los centros de educación inicial.
2. Cumplimiento del beneficio de alimentación para los trabajadores y las
trabajadoras a través de los servicios de comedores, cupones, dinero,
tarjetas electrónicas de alimentación y demás modalidades previstas por la
ley que regula la material.
3. Los reintegros de gastos médicos, farmacéuticos y odontológicos.
4. Las provisiones de ropa de trabajo.
5. Las provisiones de útiles escolares y de juguetes.
6. El otorgamiento de becas o pago de cursos de capacitación, formación o de
especialización.
37
7. El pago de gastos funerarios.
Los beneficios sociales no serán considerados como salario, salvo que en las
convenciones colectivas o contratos individuales de trabajo, se hubiere estipulado lo
contrario.
3.4Definición de Términos Básicos
Comunicación: Es un proceso que vincula las funciones de dirección en el seno
de una organización, permitiendo el desarrollo de las relaciones humanas, al mismo
tiempo que sirve para que fluya la información, que es esencial para el trabajo
corporación.
Eficacia: Capacidad para obrar o para conseguir un resultado determinado.
Eficiencia: Se define como la cantidad de recursos que una organización debe usar
para producir una unidad de producto, bajo condiciones normales.
Estrategia: Es una idea diseñada y planificada que se crea con la finalidad de
cambiar el estado actual de una situación, proceso o necesidad.
Lineamiento: Es un conjunto de medidas, normas y objetivos que deben
respetarse dentro de una organización.
Lineamientos de Gestión: Es el establecimiento de los términos, límites y
características de la actividad de una organización. El propósito de un lineamiento es
describir las etapas, fases y pautas, necesarias para desarrollar una actividad u
objetivo.
Contabilidad: es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y
términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter
financiero, así como el de interpretar sus resultados.
Control contable: procedimiento de control interno que se relaciona directamente
con la protección de los activos o con la finalidad de los registros contables.
Optimizar: Planificar una actividad para obtener los mejores resultados.
Organización: Dos o más personas que trabajan juntos, de manera estructurada,
para alcanzar una meta propuesta o un conjunto de metas.
38
Planificación: Acción de elaborar y ejecutar un plan científicamente organizado y
frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objeto determinado.
Políticas: Mandato de la administración respecto de que debe hacerse para
efectuar el control. Una política sirve como base para proceder a su implementación.
Procedimiento: Son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia
cronológica, que precisan la forma sistemática en la que se realizan las operaciones
de la entidad, en este caso para el registro contable adecuado de la nómina.
Proceso:Implica una secuencia relacionada de acciones, de pasos, y no tan solo un
conjunto de ideas.
Mejoramiento: Se refiere a las actividades dirigidas a mejorar los estándares
corrientes.
Plan: Es un curso de acciones basado en el análisis de un problema de manera que
lo podamos descomponer en partes que se revisan cuidadosamente para ver su
impacto dentro del contexto del problema y darle el tratamiento mas adecuado.
Segregación de funciones: Establece que un empleado o departamento no puede
realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por
una sola persona o unidad.
CAPITULO IV
FASES METODOLÓGICAS
En el presente capitulo se presentara como obtendremos los resultados del trabajo,
así como las técnicas utilizadas para la realización del mismo, a continuación tenemos
las fases metodológicas empleadas:
4.1 Tipo y Nivel de la Investigación
El presente informe se enmarca bajo la modalidad de proyecto factible, apoyada en
un estudio de campo, debido a que su propósito principal es el diseño de soluciones
39
orientadas a minimizar las debilidades presentes en el área de nómina en la empresa
Greif Venezuela, C.A., a través de un plan de acción óptimo para el registro de la
contabilidad, En este sentido, el Manual de Tesis de Grado de Especialización y
Maestría y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador
(FEDUPEL, 2003) define al proyecto factible como “la investigación, elaboración y
desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar
problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede
referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos”
(p.16). Adicional a esto, según Sabino (2007) los diseños de campo:
Se basan en informaciones o datos primarios, obtenidos directamente de la realidad. Su innegable valor reside en que a través de ellos el investigador puede cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido sus datos, haciendo posible su revisión o modificación en el caso de que surjan dudas respecto a su calidad. (p.67).
De acuerdo con lo señalado por el autor en referencia, este informe se considera
de Campo, debido a que los datos se obtienen directamente del contexto real donde
ocurren los hechos a los fines de diagnosticar la situación actual que se presenta en
el Departamento de Contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A. a los fines de
establecer un plan de acción óptimo para el registro contable.
En cuanto al nivel de investigación, se señala que este es Descriptivo, ya que se
pretende detallar los aspectos necesarios para la determinación de la situación actual
en la que se enmarca la problemática de la empresa en estudio. Al respecto de los
estudios descriptivos, Ramírez (2007) señala que: “las investigaciones descriptivas, a
diferencia de los estudios exploratorios, pueden partir de hipótesis afirmativas o
también llamadas descriptivas. De los resultados de estas investigaciones se pueden
elaborar hipótesis de relación causa-efecto entre variables.” (p.72).
De acuerdo con esta definición, el nivel descriptivo del presente trabajo se deriva
porque ésta establece la estructura actual y comportamiento de los registros contables
generados por la nómina de la empresa de manera de lograr un plan de acción óptimo
40
que permita el adecuado registro y elaboración de procesos contables de aplicación
factible.
4.2 Fases de la Investigación
Es necesario resaltar que para realizar el plan de acción para mejorar el registro de
la nómina de la empresa del caso en estudio, es necesario cumplir con las tres (3)
fases; descritas a continuación:
4.2.1 Fase I. Diagnostico la situación actual en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A.
Para diagnosticar la situación actual el departamento de contabilidad de la empresa
Greif Venezuela, C.A., se aplicaron técnicas e instrumentos de recolección de datos
que sirvieron como herramienta para poder determinar los errores que se vienen
presentando al momento de realizar los registros contables de la nómina.
Para ello, se utilizó como herramienta de investigación la observación directa,
porque ella permitió recolectar datos de la realidad tal y como son percibidos por los
sentidos, Arias (2006) la define como “una técnica que consiste en visualizar o captar
mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se
produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de
investigación preestablecidos”. Por lo tanto, se ejecutaron procesos de observación de
los factores internos y externos que inciden en la problemática existente.
En cuanto al instrumento asociado a la Observación Directa y a emplear en esta
fase de este informe, está la lista de Control o de Chequeo. Paella y Martins (2006)
indican que:
Las listas de cotejo o de control son un instrumento muy útil para registrar la evaluación cualitativa en situaciones de aprendizaje. Permiten orientar la observación y obtener un registro claro y ordenado de todo cuanto acontece. Sirven para sistematizar los distintos niveles de logro de cada alumno, mediante el uso de ítems, indicadores (o criterios de
41
evaluación) y de una escala cualitativa previamente seleccionados. (p.114).
Estos instrumentos han permitido identificar las debilidades y fortalezas
existentes en el proceso operativo, de las actividades presentes en el proceso de
registro contable de nómina.
4.2.2 Fase II. Identificar elementos del plan de acción que sirva para mejorar
el registro de nómina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif
Venezuela, C.A.
Para conseguir el logro de esta fase, se procedió a documentar las disposiciones
teóricas y legales que contemplan la normativa que se regula en materia del registro
de nómina, ya que esto contribuye a la creación de un adecuado plan de gestión
administrativo y contable, que permitirá minimizar los errores que se presentan en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A., los cuales
básicamente son, falta de capacitación del personal, un buen sistema de distribución y
finalmente un buen soporte para revisión y comparación de la información para
realizar los registros de nómina. También realizar las practicas necesarias para
corroborar y corregir errores que puedan presentarse, para luego así lograr la
eficiencia en el registro contable, que mejoraría sus actividades administrativas
desarrolladas en el departamento de contabilidad, debido a que las personas que
realicen el registro de nómina laboren de forma correcta con el menor grado de
dificultad hasta alcanzar el nivel de eficiencia en los procedimientos realizados.
Para lo cual fue necesario determinar la población objeto de estudio. En tal
sentido, según Carrera y Velázquez, (2007), “una población o universo puede estar
referido a cualquier conjunto de elementos de los cuales pretendemos indagar y
conocer sus características, o una de ellas y para la cual serán válidas las conclusiones
obtenidas en la investigación.” (p.87).
42
En este orden de ideas, la población de este estudio estuvo conformada por los
empleados del Departamento de Contabilidad y el área de Recursos Humanos, los
cuales son seis (6) personas.
En este sentido, las técnicas e instrumentos de recolección de datos se le aplicaron
a una muestra representativa de la población descrita anteriormente. Arias (2006)
define a la muestra como “un subconjunto representativo y finito que se extrae de la
población accesible” (p.83). En este caso, el tipo de muestreo elegido es no
probabilístico e intencional, ya que la selección de la muestra se hizo con base al
criterio establecido por el investigador, siendo éste la escogencia de todas las
unidades que integran la población por ser ésta pequeña y finita y porque sus
individuos están directamente involucrados con la problemática planteada.
Es por esto que Ramírez (1999) expresa que los muestreos no probabilísticos son
aquellos que “Tienen como rango fundamental el que se desconoce la probabilidad de
que un elemento de la población forme parte de la muestra.” (p.106). Con respecto al
muestreo intencional, este mismo autor indica que “implica que el investigador
obtiene información de unidades de la población escogidas de acuerdo con criterios
previamente establecidos, seleccionando unidades representativas.” (p.120).
Este estudio fue representado por el 100% de los trabajadores para darle mayor
validez al informe. Según Hernández (2003) “cuando una población es menor de
cincuenta (50) individuos, la población es igual a la muestra”. (p.67). La muestra del
objeto para este trabajo ha sido la empresa Greif Venezuela C.A.,ubicada en la
avenida segunda transversal parcela 67,68 y 69 Urbanización Paraparal zona
industrial los Guayos, Estado Carabobo.
Como ya se ha mencionado, se utilizaron técnicas para recolectar la información,
es así como, Arias (2006) define a las técnicas como “el procedimiento o forma
particular de obtener datos o información.” (p.67). Por lo tanto, en esta fase del
trabajo se seleccionó a la Encuesta. Este autor también define la Encuesta como “una
técnica que pretende obtener información que suministra un grupo o muestra de
sujetos acerca de sí mismos o en relación con un tema en particular” (p.72).
43
La técnica descrita previamente se apoyó en el instrumento de recolección de
información. Ramírez (1999) indica que un instrumento de recolección de datos “Es
un dispositivo de sustrato material que sirve para registrar los datos obtenidos a través
de las diferentes fuentes.” (p.108).
Para ello, el instrumento asociado a la Encuesta es el Cuestionario. Arias (2006)
señala que el Cuestionario “Es la modalidad de encuesta que se realiza de forma
escrita mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una de una serie de
preguntas” (p.74). Por lo cual, se aplicó un cuestionario de diez (10) preguntas
dicotómicas de tipo cerradas a los fines de diagnosticar la situación actual en el área
de contabilidad.
4.2.3. Fase III: Proponer un plan de acción que permita mejorar el registro de
nómina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A.
En esta fase se diseñó un plan de acción que permitirá mejorar el registro de
nómina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A. este
plan de acción estará compuesto por el módulo de nómina que se utiliza para la
elaboración de la misma, se detalla mediante un cuadro: título, objetivos, Acciones,
área responsable; responsable de ejecutar la acción; recursos necesarios; tiempo de
ejecución. Finalmente, una guía metodología secuencial para la elaboración y
presentación de los objetivos planteados en el Plan de Acción para la mejora de los
papeles de trabajo, esquematizada de forma sencilla, para que permita a los auditores
su rápida comprensión.
La siguiente fase se selecciona con el motivo de mostrar la propuesta a presentar
en este informe la forma de organizarse será el siguiente esquema:
1) Presentación de la Propuesta.
2) Objetivos Generales y específicos de la Propuesta.
3) Justificación de la Propuesta.
4) Alcance de la Propuesta.
44
5) Desarrollo de la Propuesta.
CAPITULO V
RESULTADOS
Una vez recopilada la información a través de los instrumentos de investigación
utilizados, que describirán los pasos para el cumplimiento de los objetivos específicos
propuestos, para llevar a cabo lo planteado con el propósito de mejorar la eficiencia
del departamento de contabilidad, fue necesario preparar las tablas que arrojarán
45
resultados o datos que contribuyen a evaluar de manera objetiva cada una de las
sugerencias presentados por los trabajadores que intervienen en dicho proceso, así
como encuestas al personal que está directamente involucrado en el proceso y que
están interesados por aplicar alguna solución dentro de su área natural de trabajo.
5.2.1 Fase I. Diagnostico la situación actual en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A.
En esta fase se pudo analizar de forma sistemática la naturaleza del problema
existente, para así lograr las medidas correctivas que mejor se adapte y llevarla a cabo
para dar solución a la situación presentada en el área de contabilidad, enfocado en un
plan de acción que permita mejorar el registro de nómina en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A.
Sin embargo, se debe ponderar no solo las respuestas, sino la experiencia y la
cultura del encuestado, a continuación se presentan el análisis e interpretación de los
resultados obtenidos por medio de la técnica de recolección de datos utilizada, tal
como la observación directa en el departamento en estudio, para ello los resultados
obtenidos mediante la misma serán mostrados en el cuadro N° 1, donde (E), significa
Excelente, (B), Bueno, (R), Regular y (M), Malo. (Ver Cuadro N° 1).
Cuadro N° 1 hoja de registro de Observación directa.
Periodo de observación: desde el 03-02-2014 al 01-08/2014
DESCRIPCION E B R M
Clima Organizacional X
Utilización del sistema de nómina. X
Registro contable de la nómina. X
Tiempo de ejecución para el registro contable de X
46
nómina.
Manejo de documentos y sistema de nómina. X
Capacitación del personal X
Alcance del objetivo del departamento X
Fuente : Arévalo F, (2014).
En el cuadro N° se pudo observar lo siguiente:
El departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A., presenta un
clima organizacional excelente, debido a que el personal que lo integra maneja, buena
comunicación y buen trato.
En cuanto a la utilización del sistema de nómina es regular, debido a que no se
aprovecha adecuadamente y se omite hacer la distribución de cuentas
automáticamente así como generar el comprobante para su registro.
En relación al registro contable de la nómina su proceso es regular, ya que se
realiza de forma manual y es engorroso el registro debido a que hay que trabajar en
un archivo de Excel donde se hace la distribución de las cuentas que tienen
movimiento mes a mes y la verificación es detallada para luego ser procesada
contablemente.
Con respecto al tiempo de ejecución para el registro contable de nómina se califica
como malo, ya que se pierde mucho tiempo en la realización de los comprobantes de
los mismos por ser manejados de manera manual.
Así mismo el manejo de documentos y sistema de nómina es calificado como
regular, debido a que se maneja gran cantidad de papeles de trabajo y no se aprovecha
el sistema que se utiliza para el cálculo de la nómina y los reportes que el mismo
puede generar para que el registro contable de nómina se haga automáticamente.
Se observó que la capacitación del personal es buena, el personal está en
constante proceso de adiestramiento buscando mejorar sus conocimientos y desarrollo
personal asistiendo a talleres relacionados que permitan estar actualizados a los
cambios permanentes.
47
Para finalizar con los puntos de la ficha de observación directa, se puede detectar
que el alcance de los objetivos en el departamento de contabilidad de la empresa
Greif Venezuela, C.A., es regular ya que al realizar actividades manuales no se
cumple adecuadamente con el proceso continuo.
5.2.2 Fase II. Identificar elementos del plan de acción que sirva para mejorar
el registro de nómina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif
Venezuela, C.A.
Una vez identificadas las deficiencias que se presentan en el departamento de
contabilidad con respecto al registro contable de la nómina, se analizarán los
elementos que van a ser presentados para mejorar el proceso, para ello se aplicara
como herramienta el cuestionario, donde se va a presentar una serie de preguntas
cerradas al personal del departamento de contabilidad, de las cuales obtendremos los
resultados que serán tomados y así mismo interpretados.
A continuación se presentaran los resultados del cuestionario realizado a los
empleados que trabajan con la elaboración y registro contable de la nómina en la
empresa Greif Venezuela, C.A.
Pregunta 1.- ¿La comunicación en el departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela C.A., e
el registro contable de la Nómina?
Tabla N° 1 Comunicación en el departamento de Contabilidad.
Opciones Si
No
TotalFuente : Arévalo F, (2014).
Grafico N° 1 Comunicación en el departamento de Contabilidad.Fuente: Arévalo F, (2014). Análisis: la información dada para registro contable de la nómina está dividida en
un cincuenta por ciento (50%) donde una parte maneja la información para el registro
contable de la nómina mientras que el resto del personal no maneja esa información.
Este resultado arroja que la información de la nómina no la maneja todo el personal
del departamento presentándose así una debilidad respecto a la información y al
proceso contable de la nómina.
50%
48
¿La comunicación en el departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela C.A., es efectiva en cuanto a la información dada para
el registro contable de la Nómina?
Tabla N° 1 Comunicación en el departamento de Contabilidad.
Opciones Frecuencia PorcentajeSi 3 50%
No 3 50%
Total 6 100% : Arévalo F, (2014).
Grafico N° 1 Comunicación en el departamento de Contabilidad.Fuente: Arévalo F, (2014).
la información dada para registro contable de la nómina está dividida en
cincuenta por ciento (50%) donde una parte maneja la información para el registro
contable de la nómina mientras que el resto del personal no maneja esa información.
Este resultado arroja que la información de la nómina no la maneja todo el personal
partamento presentándose así una debilidad respecto a la información y al
proceso contable de la nómina.
50%
¿La comunicación en el departamento de contabilidad de la
s efectiva en cuanto a la información dada para
Tabla N° 1 Comunicación en el departamento de Contabilidad.
Porcentaje
Grafico N° 1 Comunicación en el departamento de Contabilidad.
la información dada para registro contable de la nómina está dividida en
cincuenta por ciento (50%) donde una parte maneja la información para el registro
contable de la nómina mientras que el resto del personal no maneja esa información.
Este resultado arroja que la información de la nómina no la maneja todo el personal
partamento presentándose así una debilidad respecto a la información y al
Si
No
Pregunta 2.- ¿Considera Usted que realizar el registro contable de la nómina
manual acarrea a cometer errores y con ello presentar deficiencias en el d
de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 2 diferencias en el registro contable de la nómina manualmente.
Opciones Si
No
Total Fuente : Arévalo F, (2014).
Grafico N° 2 diferencias en el registro contable de la nómina manualmente.
Fuente: Arévalo F, (2014). Análisis: el cien por ciento (100%) del personal considera que realizar los
registros manuales de la nómina arroja diferencias en los registros contables. Este
resultado permite determinar que no es fiable realizar el trabajo manualmente y por
ello no se obtiene la información correcta.
49
¿Considera Usted que realizar el registro contable de la nómina
manual acarrea a cometer errores y con ello presentar deficiencias en el d
de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 2 diferencias en el registro contable de la nómina manualmente.
Opciones Frecuencia Porcentaje6
0
6 100%: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 2 diferencias en el registro contable de la nómina manualmente.
Fuente: Arévalo F, (2014).
el cien por ciento (100%) del personal considera que realizar los
registros manuales de la nómina arroja diferencias en los registros contables. Este
resultado permite determinar que no es fiable realizar el trabajo manualmente y por
información correcta.
100%
0%
¿Considera Usted que realizar el registro contable de la nómina
manual acarrea a cometer errores y con ello presentar deficiencias en el departamento
Tabla N° 2 diferencias en el registro contable de la nómina manualmente.
Porcentaje 100% 0% 100%
Grafico N° 2 diferencias en el registro contable de la nómina manualmente.
el cien por ciento (100%) del personal considera que realizar los
registros manuales de la nómina arroja diferencias en los registros contables. Este
resultado permite determinar que no es fiable realizar el trabajo manualmente y por
Si
No
Pregunta 3.- ¿Considera usted que el registro contable de la nómina de forma
manual requiere emplear más tiempo del necesario en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 3 Registro manual de la
Opciones
TotalFuente : Arévalo F, (2014).
Grafico N° 3 Registro manual de la nómina.Fuente: Arévalo F, Análisis: el cien por ciento (100%) del personal encuestado considera que los
registros manuales de la nómina requieren emplear más tiempo del requerido. Este
resultado manifiesta que trabajar de manera manual se necesita emplear más tiempo
para la realización de l
ejecución de las actividades.
50
¿Considera usted que el registro contable de la nómina de forma
manual requiere emplear más tiempo del necesario en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 3 Registro manual de la nómina.
Opciones Frecuencia PorcentajeSi 6 100%
No 0 0%
Total 6 100%: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 3 Registro manual de la nómina. Fuente: Arévalo F, (2014).
el cien por ciento (100%) del personal encuestado considera que los
registros manuales de la nómina requieren emplear más tiempo del requerido. Este
resultado manifiesta que trabajar de manera manual se necesita emplear más tiempo
para la realización de los registros, lo que genera retrasos en el departamento en la
ejecución de las actividades.
100%
0%
¿Considera usted que el registro contable de la nómina de forma
manual requiere emplear más tiempo del necesario en el departamento de
Porcentaje 100% 0% 100%
el cien por ciento (100%) del personal encuestado considera que los
registros manuales de la nómina requieren emplear más tiempo del requerido. Este
resultado manifiesta que trabajar de manera manual se necesita emplear más tiempo
os registros, lo que genera retrasos en el departamento en la
Si
No
Pregunta 4.- ¿Conoce usted como se realiza la distribución de las cuentas
contables que afectan los conceptos arrojados por la nómina en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 4 Distribución de las cuentas contables de la nómina.
Opciones
TotalFuente : Arévalo F, (2014).
Grafico N° 4 Distribución de las cuentas contables de la nómina.Fuente: Arévalo F, (2014).
Análisis: de las personas encuestadas el 50% expreso que conoce como se hace la
distribución de las cuentas contables mientras que el
contrario. Este resultado refleja que hay un personal que desconoce cómo se hace la
hace la distribución de los conceptos de la nómina.
50%
51
¿Conoce usted como se realiza la distribución de las cuentas
contables que afectan los conceptos arrojados por la nómina en el departamento de
lidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 4 Distribución de las cuentas contables de la nómina.
Opciones Frecuencia PorcentajeSi 3 50%
No 3 50%
Total 6 100%: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 4 Distribución de las cuentas contables de la nómina.Fuente: Arévalo F, (2014).
de las personas encuestadas el 50% expreso que conoce como se hace la
distribución de las cuentas contables mientras que el 50% restante manifiesta lo
contrario. Este resultado refleja que hay un personal que desconoce cómo se hace la
hace la distribución de los conceptos de la nómina.
50%
¿Conoce usted como se realiza la distribución de las cuentas
contables que afectan los conceptos arrojados por la nómina en el departamento de
Tabla N° 4 Distribución de las cuentas contables de la nómina.
Porcentaje 50% 50% 100%
Grafico N° 4 Distribución de las cuentas contables de la nómina.
de las personas encuestadas el 50% expreso que conoce como se hace la
50% restante manifiesta lo
contrario. Este resultado refleja que hay un personal que desconoce cómo se hace la
Si
No
Pregunta 5.- ¿Considera que existe una correcta distribución de los gastos de
nómina por centros de costos en el proceso de contabilización manual en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 5 Distribución por centros d
Opciones
Si
No
Total
Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 5 Distribución por centros de costos de la Fuente: Arévalo F, (2014).
Análisis: el cien por ciento (100%) del personal considera que no es correcta su
distribución de gastos por centros de costos. Este resultado manifiesta que la
distribución de los gastos de nómina por centros de costos no
forma manual es lo que hace que realice la distribución adecuadamente.
52
¿Considera que existe una correcta distribución de los gastos de
nómina por centros de costos en el proceso de contabilización manual en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 5 Distribución por centros de costos de la nómina.
Opciones Frecuencia Porcentaje
0
6
6
Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 5 Distribución por centros de costos de la nómina.Fuente: Arévalo F, (2014).
el cien por ciento (100%) del personal considera que no es correcta su
distribución de gastos por centros de costos. Este resultado manifiesta que la
distribución de los gastos de nómina por centros de costos no son fiable el trabajar de
forma manual es lo que hace que realice la distribución adecuadamente.
0%
100%
¿Considera que existe una correcta distribución de los gastos de
nómina por centros de costos en el proceso de contabilización manual en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
e costos de la nómina.
Porcentaje
0%
100%
100%
nómina.
el cien por ciento (100%) del personal considera que no es correcta su
distribución de gastos por centros de costos. Este resultado manifiesta que la
son fiable el trabajar de
forma manual es lo que hace que realice la distribución adecuadamente.
Si
No
Pregunta 6- ¿Considera usted que el sistema de nómina utilizado en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A., se ajusta a las
necesidades requeridas por la organización?
Tabla N° 6 Sistema de la nómina.
Opciones
TotalFuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 6 sistema de la nómina.Fuente: Arévalo F, (2014).
Análisis: el 67% del personal encuestado considera que el sistema empleado para
realizar las nóminas si se adapta a las necesidades requeridas por la organización,
mientras que el 33% restante
alcance. El resultado arrojado permite determinar que hay que aprovechar las
herramientas que brinda el sistema para el registro contable de la nómina.
33%
53
¿Considera usted que el sistema de nómina utilizado en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A., se ajusta a las
idades requeridas por la organización?
Tabla N° 6 Sistema de la nómina.
Opciones Frecuencia PorcentajeSi 4 67%
No 2 33%
Total 6 100%Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 6 sistema de la nómina. Fuente: Arévalo F, (2014).
el 67% del personal encuestado considera que el sistema empleado para
realizar las nóminas si se adapta a las necesidades requeridas por la organización,
mientras que el 33% restante por no trabajar con el sistema de nómina desconoce el
alcance. El resultado arrojado permite determinar que hay que aprovechar las
herramientas que brinda el sistema para el registro contable de la nómina.
67%
¿Considera usted que el sistema de nómina utilizado en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A., se ajusta a las
Porcentaje 67% 33% 100%
el 67% del personal encuestado considera que el sistema empleado para
realizar las nóminas si se adapta a las necesidades requeridas por la organización,
por no trabajar con el sistema de nómina desconoce el
alcance. El resultado arrojado permite determinar que hay que aprovechar las
herramientas que brinda el sistema para el registro contable de la nómina.
Si
No
Pregunta 7.- ¿Cree usted que al implementar un pla
contable de nomina
Venezuela C.A.?
Tabla N° 7 Plan de acción en el departamento de Contabilidad.
Opciones
TotalFuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 7 Plan de acción en el departamento de Contabilidad.Fuente: Arévalo F, (2014).
Análisis: en la gráfica se evidencia que el 100% del personal encuestado considera
que la implementación de un plan de acción mejorara el registro contable de la
nómina, lo cual representara una ventaja para el departamento y arrojara beneficios al
momento de realizar las actividades.
54
¿Cree usted que al implementar un plan de acción mejorara el registro
contable de nomina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif
Tabla N° 7 Plan de acción en el departamento de Contabilidad.
Opciones Frecuencia PorcentajeSi 6 100%
No 0 0%
Total 6 100%Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 7 Plan de acción en el departamento de Contabilidad.Fuente: Arévalo F, (2014).
en la gráfica se evidencia que el 100% del personal encuestado considera
que la implementación de un plan de acción mejorara el registro contable de la
nómina, lo cual representara una ventaja para el departamento y arrojara beneficios al
ar las actividades.
100%
0%
n de acción mejorara el registro
en el departamento de contabilidad de la empresa Greif
Tabla N° 7 Plan de acción en el departamento de Contabilidad.
Porcentaje 100% 0% 100%
Grafico N° 7 Plan de acción en el departamento de Contabilidad.
en la gráfica se evidencia que el 100% del personal encuestado considera
que la implementación de un plan de acción mejorara el registro contable de la
nómina, lo cual representara una ventaja para el departamento y arrojara beneficios al
Si
No
Pregunta 8.- ¿Sabía usted que a través del sistema de nómina utilizado en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A., se pueden hacer
las distribuciones de cuentas por centro de costos y bajar el comprobante automático
para su registro contable?
Tabla N° 8 Comprobante automático para el registro de la nómina.
Opciones
TotalFuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 8 Comprobante automático para el registro de la nómina.Fuente: Arévalo F, (2014).
Análisis: se puede observar mediante la gráfica que el 67% del personal
encuestado tiene conocimiento que mediante el sistema de nómina se pueden realizar
las distribuciones por centros de costos y bajar reportes automáticos, mientras que el
33% restante no maneja la información, es decir que al emplear el sistema de nómina
correctamente se obtiene toda la información necesaria sin tener que realizar los
cálculos manualmente.
33%
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¿Sabía usted que a través del sistema de nómina utilizado en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A., se pueden hacer
las distribuciones de cuentas por centro de costos y bajar el comprobante automático
tro contable?
Tabla N° 8 Comprobante automático para el registro de la nómina.
Opciones Frecuencia PorcentajeSi 4 67%
No 2 33%
Total 6 100%Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 8 Comprobante automático para el registro de la nómina.Fuente: Arévalo F, (2014).
se puede observar mediante la gráfica que el 67% del personal
encuestado tiene conocimiento que mediante el sistema de nómina se pueden realizar
stribuciones por centros de costos y bajar reportes automáticos, mientras que el
33% restante no maneja la información, es decir que al emplear el sistema de nómina
correctamente se obtiene toda la información necesaria sin tener que realizar los
manualmente.
67%
¿Sabía usted que a través del sistema de nómina utilizado en el
departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A., se pueden hacer
las distribuciones de cuentas por centro de costos y bajar el comprobante automático
Tabla N° 8 Comprobante automático para el registro de la nómina.
Porcentaje 67% 33% 100%
Grafico N° 8 Comprobante automático para el registro de la nómina.
se puede observar mediante la gráfica que el 67% del personal
encuestado tiene conocimiento que mediante el sistema de nómina se pueden realizar
stribuciones por centros de costos y bajar reportes automáticos, mientras que el
33% restante no maneja la información, es decir que al emplear el sistema de nómina
correctamente se obtiene toda la información necesaria sin tener que realizar los
Si
No
Pregunta 9.- ¿Cree usted que bajando los reportes de nómina a través del sistema
minimizara los errores del registro contable en el departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 9 Reportes de la nómina.
Opciones
Total
Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 9 Reportes de la nómina.Fuente: Arévalo F, (2014).
Análisis: el resultado de
considera que al generar los reportes de nómina automáticamente mediante el sistema
de nómina se corregirán los errores que se vienen presentando después de realizar los
registros contables de las misma
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¿Cree usted que bajando los reportes de nómina a través del sistema
minimizara los errores del registro contable en el departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela C.A.?
Tabla N° 9 Reportes de la nómina.
Opciones Frecuencia Porcentaje
Si 6 100%
No 0
Total 6 100%
Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 9 Reportes de la nómina. Fuente: Arévalo F, (2014).
el resultado de la gráfica arrojo que el 100% del personal encuestado
considera que al generar los reportes de nómina automáticamente mediante el sistema
de nómina se corregirán los errores que se vienen presentando después de realizar los
registros contables de las mismas, permitiendo así obtener resultados fiables.
100%
0%
¿Cree usted que bajando los reportes de nómina a través del sistema
minimizara los errores del registro contable en el departamento de contabilidad de la
Porcentaje
100%
0%
100%
la gráfica arrojo que el 100% del personal encuestado
considera que al generar los reportes de nómina automáticamente mediante el sistema
de nómina se corregirán los errores que se vienen presentando después de realizar los
s, permitiendo así obtener resultados fiables.
Si
No
Pregunta 10.- ¿Considera usted que el tiempo empleado para el registro contable
de la nómina se reducirá cuando se bajen los reportes de manera automática del
sistema?
Tabla N° 10 Tiempo empleado para el
Opciones
Total
Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 10 Tiempo empleado para el registro Fuente: Arévalo F, (2014).
Análisis: mediante la gráfica podemos observar que de las personas encuestadas el
100% considera que al momento de realizar el registro contable de la nómina
empleando reportes obtenidos a través del sistem
realización de los registros ya que los reportes arrojaran la información completa y
distribuida por centros de costos de manera que solo se procederá a subir el asiento
para la contabilización.
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¿Considera usted que el tiempo empleado para el registro contable
de la nómina se reducirá cuando se bajen los reportes de manera automática del
Tiempo empleado para el registro contable de la nómina.
Opciones Frecuencia Porcentaje
Si 6 100%
No 0
Total 6 100%
Fuente: Arévalo F, (2014).
Grafico N° 10 Tiempo empleado para el registro contable de la nómina.Fuente: Arévalo F, (2014).
mediante la gráfica podemos observar que de las personas encuestadas el
100% considera que al momento de realizar el registro contable de la nómina
empleando reportes obtenidos a través del sistema se reducirá el tiempo para la
realización de los registros ya que los reportes arrojaran la información completa y
distribuida por centros de costos de manera que solo se procederá a subir el asiento
para la contabilización.
100%
0%
¿Considera usted que el tiempo empleado para el registro contable
de la nómina se reducirá cuando se bajen los reportes de manera automática del
registro contable de la nómina.
Porcentaje
100%
0%
100%
contable de la nómina.
mediante la gráfica podemos observar que de las personas encuestadas el
100% considera que al momento de realizar el registro contable de la nómina
a se reducirá el tiempo para la
realización de los registros ya que los reportes arrojaran la información completa y
distribuida por centros de costos de manera que solo se procederá a subir el asiento
Si
No
58
5.2.3 Fase III: Proponer un plan de acción que permita mejorar el registro de
nómina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A.
En esta fase se presentara la propuesta del plan de acción que se está presentando
para mejorar el registro contable de la nómina en el departamento de contabilidad de
la empresa Greif Venezuela C.A.
PROPUESTA
En vista de la problemática que presenta en el departamento de contabilidad de la
entidad Greif Venezuela, C.A., con respecto al registro contable de la nómina debido
a que no cumple de forma adecuada las actividades planteadas por llevar su proceso
manualmente, se hace énfasis y se plantea un plan de acción, como estrategia básica
para la solución de los problemas, el cual permita a la empresa alcanzar los niveles
óptimos de eficacia que lo lleve al logro de los objetivos propuestos.
Lo mencionado es con el propósito de lograr que el departamento de contabilidad
alcance los objetivos y cumpla de manera eficiente con todos los procesos
administrativos, además de contar con un personal capacitado, eficaz y con alto nivel
de desempeño laboral para ejecutar sus actividades, con el diseño de esta propuesta se
busca corregir las deficiencias y errores cometidos.
Al darnos cuenta de la necesidad que tiene el llevar un control interno adecuado se
puede indicar que la propuesta ayudara a la entidad Greif Venezuela, C.A., a llevar
cabo un plan de acción que permita mejorar el funcionamiento administrativos
además de hacerle llegar al personal su funciones y labores en el área de trabajo. Para
así lograr el mejoramiento de las actividades y procesos continuos, esta investigación
es beneficiosa para la organización específicamente en el departamento de
contabilidad donde se refleja la problemática, ya querer el objetivo principal es hacer
que se ejecuten los procesos administrativos correctamente y se cumplan las
actividades aprovechando las herramientas que brinda el sistema utilizado y así evitar
trabajar de forma manual.
ASUNTO: TITULO
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR EL
DE NÓMINA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DE LA EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
ELABORADO POR
59
ASUNTO: TITULO
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR EL
DE NÓMINA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DE LA EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR EL REGISTRO
DE NÓMINA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DE LA EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
APROBADO POR
ASUNTO: MISION Y VISION
Contar con un personal capaz de cumplir los procedimientos y pasos planteados en el
departamento de contabilidad que permitan solucionar las diferencias que
y al mismo tiempo que generen respuestas y así tener un control interno adecuado para
alcanzar el nivel organizativo confortable para la ejecución de las actividades.
Cumplir con todas las actividades de manera correcta en un tiempo d
así tener un ambiente organizacional confortable donde se cumpla con los objetivos
propuestos.
ELABORADO POR
60
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
ASUNTO: MISION Y VISION
MISION
Contar con un personal capaz de cumplir los procedimientos y pasos planteados en el
departamento de contabilidad que permitan solucionar las diferencias que
y al mismo tiempo que generen respuestas y así tener un control interno adecuado para
alcanzar el nivel organizativo confortable para la ejecución de las actividades.
VISION
Cumplir con todas las actividades de manera correcta en un tiempo d
así tener un ambiente organizacional confortable donde se cumpla con los objetivos
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
Contar con un personal capaz de cumplir los procedimientos y pasos planteados en el
departamento de contabilidad que permitan solucionar las diferencias que se presentan
y al mismo tiempo que generen respuestas y así tener un control interno adecuado para
alcanzar el nivel organizativo confortable para la ejecución de las actividades.
Cumplir con todas las actividades de manera correcta en un tiempo determinado para
así tener un ambiente organizacional confortable donde se cumpla con los objetivos
APROBADO POR
ASUNTO: OBJETIVOS
GENERAL:
Establecer un plan de acción en el departamento de contabilidad de la empresa, Greif
Venezuela, C.A. que permita el mejoramiento continuo de los registros contables.
ESPECIFICOS:
� Definir normas
� Citar reuniones donde se expongan, dificultades, propuestas, fallas,
incomodidades entre otras que conlleven al mejoramiento continuo.
� Presentar beneficios que presentara la propuesta.
ELABORADO POR
61
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
ASUNTO: OBJETIVOS
Establecer un plan de acción en el departamento de contabilidad de la empresa, Greif
Venezuela, C.A. que permita el mejoramiento continuo de los registros contables.
Definir normas y reglas en el departamento de contabilidad.
Citar reuniones donde se expongan, dificultades, propuestas, fallas,
incomodidades entre otras que conlleven al mejoramiento continuo.
Presentar beneficios que presentara la propuesta.
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
Establecer un plan de acción en el departamento de contabilidad de la empresa, Greif
Venezuela, C.A. que permita el mejoramiento continuo de los registros contables.
y reglas en el departamento de contabilidad.
Citar reuniones donde se expongan, dificultades, propuestas, fallas,
incomodidades entre otras que conlleven al mejoramiento continuo.
APROBADO POR
ASUNTO: OBJETIVOS
ELABORADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 2 Objetivos de la propuesta
62
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
ASUNTO: OBJETIVOS
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 2 Objetivos de la propuesta
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
APROBADO POR
ASUNTO: JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA
Esta propuesta se justifica debido a la
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A., de contar con herramientas que le
permitan controlar el proceso de registro contable de la nómina, debido que de acuerdo
al diagnóstico realizado no se le da el u
forma manual, lo que ha promovido que se presenten debilidades al momento de
presentar la información ya que no es fiable porque pueden presentarse diferencias en
los registros contables.
En este sentido entre los beneficios que aporta esta propuesta para el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A., es indicar que al cumplir con los
procedimientos establecidos por el grupo existirá mayor control en la realización de las
actividades, y a su vez esto les proporcionará manejar información oportuna y fiable,
además la empresa contara con un personal altamente capacitado y centrado para el
desarrollo de las actividades para así lograr la efectividad de los registros contables de
nómina, objetivo primordial para este informe del departamento en estudio.
ELABORADO POR
63
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA
Esta propuesta se justifica debido a la necesidad que existe en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A., de contar con herramientas que le
permitan controlar el proceso de registro contable de la nómina, debido que de acuerdo
al diagnóstico realizado no se le da el uso efectivo al sistema de nómina y se trabaja de
forma manual, lo que ha promovido que se presenten debilidades al momento de
presentar la información ya que no es fiable porque pueden presentarse diferencias en
los registros contables.
re los beneficios que aporta esta propuesta para el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A., es indicar que al cumplir con los
procedimientos establecidos por el grupo existirá mayor control en la realización de las
a su vez esto les proporcionará manejar información oportuna y fiable,
además la empresa contara con un personal altamente capacitado y centrado para el
desarrollo de las actividades para así lograr la efectividad de los registros contables de
etivo primordial para este informe del departamento en estudio.
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
necesidad que existe en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A., de contar con herramientas que le
permitan controlar el proceso de registro contable de la nómina, debido que de acuerdo
so efectivo al sistema de nómina y se trabaja de
forma manual, lo que ha promovido que se presenten debilidades al momento de
presentar la información ya que no es fiable porque pueden presentarse diferencias en
re los beneficios que aporta esta propuesta para el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A., es indicar que al cumplir con los
procedimientos establecidos por el grupo existirá mayor control en la realización de las
a su vez esto les proporcionará manejar información oportuna y fiable,
además la empresa contara con un personal altamente capacitado y centrado para el
desarrollo de las actividades para así lograr la efectividad de los registros contables de
etivo primordial para este informe del departamento en estudio.
APROBADO POR
ASUNTO: ALCANCE
El presente informe brindara mejor soporte al departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela, C.A., ya que al poner en práctica el plan de acción que
permita mejorar el registro contable de la nómina, se minimizaran las
errores que se vienen arrastrando.
ELABORADO POR
64
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
ASUNTO: ALCANCE DE LA PROPUESTA
El presente informe brindara mejor soporte al departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela, C.A., ya que al poner en práctica el plan de acción que
permita mejorar el registro contable de la nómina, se minimizaran las
errores que se vienen arrastrando.
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
El presente informe brindara mejor soporte al departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela, C.A., ya que al poner en práctica el plan de acción que
permita mejorar el registro contable de la nómina, se minimizaran las deficiencias y
APROBADO POR
ASUNTO: PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ELABORADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 3 Plan de acción “Personal”
65
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 3 Plan de acción “Personal”
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
APROBADO POR
ASUNTO: PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ELABORADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 4 Plan de acción “Personal”
66
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 4 Plan de acción “Personal”
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
APROBADO POR
ASUNTO: PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ELABORADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 5 Plan de acción “Sistema”
67
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 5 Plan de acción “Sistema”
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
APROBADO POR
ASUNTO: PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ELABORADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 6 Plan de acción “Definición soporte y revisión”
68
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Fuente: Arévalo F, (2014)
Cuadro N° 6 Plan de acción “Definición soporte y revisión”
PLAN DE ACCIÓN QUE PERMITA MEJORAR
EL REGISTRO DE NÓMINA EN EL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GREIF VENEZUELA, C.A.
APROBADO POR
69
CONLUSIONES
Al finalizar el presente informe y con el fin de lograr que el plan de acción que se
propone sea beneficioso para la empresa Greif Venezuela C.A., específicamente en el
departamento de contabilidad, donde la información que allí se lleva es de gran
importancia y los procesos deben ser llevados por un personal capacitado,
comprometido, integral y permanentemente actualizado en todas las normativas
inherentes a las actividades diarias de la organización, se llega a las siguientes
conclusiones:
� El personal que integra el departamento de contabilidad está capacitado y
orientado para la realización de las actividades que se deben realizar
diariamente para conseguir los objetivos de la organización, donde
actualmente no están utilizando adecuadamente las herramientas del
sistema de nómina para que el registro contable de nómina sea automático
como se ejecutan los diferentes registros que se realizan en el departamento
de contabilidad.
� Se realiza el registro manual de la nómina lo que genera diferencias en la
distribución de las cuentas por los centros de costos, además que se
requiere más tiempo para realización de las actividades.
70
RECOMENDACIONES
La propuesta en la empresa Greif Venezuela, C.A., está dirigida específicamente
en el departamento de contabilidad, el cual tiene como finalidad un plan de acción
para mejorar el registro contable de la nómina, por ello se tiene que tomar en cuenta:
1. Emplear la propuesta en el departamento, y hacerle seguimiento para
asegurarse de que se emplee de la manera correcta.
2. El líder del departamento debe estar bien capacitado para la aplicación de
la misma.
3. debe existir buena comunicación entre jefe del departamento, el personal
de contabilidad y con todos los departamentos con que tiene que cruzar
información, entregar y recibir documentos.
4. aplicar un método de evaluación trimestralmente para cometer menos
fallas.
5. tener seguimiento constante de que se cumplan las normas del
departamento.
71
REFERENCIAS
Arias, F. (2006), El proyecto de Investigación. Editorial Episteme. 5ta Edición.
Caracas Venezuela.
Aquino, Berrizbeitia y Escobar (2010) presentaron su trabajo de grado “Propuesta
de Estrategias para Optimizar la Gestión Contable del Departamento de Contabilidad
de la Dirección de Administración en la Alcaldía Valencia, Edo. Carabobo”
Aziz (2010), en su trabajo de grado que tiene por título “Propuesta de un Sistema
de Control Interno basado en el informe COSO para la optimización del proceso de
nómina de la empresa Maggie Paul, C. A. ubicada en el Municipio Los Guayos-
Estado Carabobo”
Catacora, F (1997), Sistema y Procedimientos Contables. Caracas Editorial Mc.
Graw – Hill Interamericana de Venezuela, S.A.
Gómez, F (1993), Sistemas y Procedimientos Administrativos, Caracas Editorial
Fragor.
Leung y Peñalver (2010), en su investigación “Estrategias administrativas y
contables de control interno basadas en el informe coso para empresas pertenecientes
al sector construcción. Caso estudio: Departamento de contabilidad de la empresa
CODELCA, Construcciones Delgado, C.A.”
Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y trabajadoras, (2012).
Martínez y Ramos (2010) “Manual de Normas y Procedimientos para la
realización de la nómina de los Colegios Fe Y Alegría del Estado Carabobo.”
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, (1999).
72
Rojas, Torrens y Valerio (2009) en su trabajo de grado titulado “Estrategias para la
optimización del ciclo de nómina para el personal docente de la Universidad de
Carabobo”
Serna, H. (2003). Gerencia Estratégica Planeación Y Gestión Teoría Y
Metodología 5ta Edición. Editorial 3R Editores.
73
ANEXOS
74
Anexo N° 1
Hoja de registro de Observación directa.
DESCRIPCION E B R M
Clima Organizacional
Utilización del sistema de nómina.
Registro contable de la nómina.
Tiempo de ejecución para el registro contable de
nómina.
Manejo de documentos y sistema de nómina.
Capacitación del personal
Alcance del objetivo del departamento
75
Anexo N° 2
Estimado encuestado, se está aplicando un instrumento que servirá para soportar
un informe de pasantías titulado “Plan de acción para mejorar el registro contable de
la nómina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela, C.A.”.
Es importante destacar que la sinceridad con la que usted responda las preguntas de la
encuesta es fundamental para el éxito del informe y validez de sus resultados. Gracias
por su colaboración.
1.- ¿La comunicación en el departamento de contabilidad de la empresa Greif
Venezuela C.A., es efectiva en cuanto a la información dada para el registro contable
de la Nómina?
2.- ¿Considera Usted que realizar el registro contable de la nómina manual acarrea
a cometer errores y con ello presentar deficiencias en el departamento de contabilidad
de la empresa Greif Venezuela C.A.?
3.- ¿Considera usted que el registro contable de la nómina de forma manual
requiere emplear más tiempo del necesario en el departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela C.A.?
4.- ¿Conoce usted como se realiza la distribución de las cuentas contables que
afectan los conceptos arrojados por la nómina en el departamento de contabilidad de
la empresa Greif Venezuela C.A.?
5.- ¿Considera que existe una correcta distribución de los gastos de nómina por
centros de costos en el proceso de contabilización manual en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
6- ¿Considera usted que el sistema de nómina utilizado en el departamento de
contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A., se ajusta a las necesidades
requeridas por la organización?
7.- ¿Cree usted que al implementar un plan de acción mejorara el registro contable
de nomina en el departamento de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A.?
76
8.- ¿Sabía usted que a través del sistema de nómina utilizado en el departamento
de contabilidad de la empresa Greif Venezuela C.A., se pueden hacer las
distribuciones de cuentas por centro de costos y bajar el comprobante automático para
su registro contable?
9.- ¿Cree usted que bajando los reportes de nómina a través del sistema
minimizara los errores del registro contable en el departamento de contabilidad de la
empresa Greif Venezuela C.A.?
10.- ¿Considera usted que el tiempo empleado para el registro contable de la
nómina se reducirá cuando se bajen los reportes